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Acuerdo 1 de 2008 Orquesta Filarmónica de Bogotá - OFB

Fecha de Expedición:
22/02/2008
Fecha de Entrada en Vigencia:
03/03/2008
Medio de Publicación:
Registro Distrital 3940 de marzo 03 de 2008
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

ACUERDO 001 DE 2008

(Febrero 22)

 Derogado por el art. 14, Acuerdo de la Orquesta Filarmónica 002 de 2011

"Por el cual se modifica la estructura organizacional y las funciones de la Orquesta Filarmónica de Bogotá y se dictan otras disposiciones".

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ.

En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 76 de la ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la Orquesta Filarmónica de Bogotá (OFB) es un establecimiento público del orden distrital, creado mediante Acuerdo del Concejo Distrital No. 71 de 1967, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, cuya máxima autoridad administrativa es la Junta Directiva.

Que el citado Acuerdo 71 en su artículo 4 establece que la entidad estará obligada a prestar sus servicios culturales de conformidad con los planes de la Administración Distrital.

Que el artículo 93 del Acuerdo Distrital 257 del 30 de noviembre de 2006, dispuso que el Sector cultura, recreación y deporte está integrado por la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte cabeza de Sector y por entidades adscritas y vinculadas, dentro de las cuales se destaca la OFB, establecimiento público descentralizado.

Que mediante Resolución 004 de 1998, la Entidad modificó su estructura administrativa y determinó las funciones de sus dependencias.

Que el estudio técnico adelantado por la Entidad, definió la necesidad de adecuar la estructura con las nuevas realidades y competencias asignadas como resultado de la reforma administrativa, estableciendo como prioritaria, la creación de dos Subdirecciones para responder con las nuevas obligaciones sociales y misionales de la OFB.

 Ver el Acuerdo de la Orquesta Filarmónica 03 de 2008 

ACUERDA:

Capítulo I

De la estructura organizacional

Artículo 1. Estructura organizacional. Para el desarrollo de su objeto y las funciones definidas por La Junta Directiva, la OFB tendrá la estructura organizacional siguiente:

1. Junta Directiva

2. Dirección General

2.1. Oficina Asesora de Jurídica

2.2. Oficina de Control Interno

2.3. Oficina Asesora de Comunicaciones

3. Subdirección Administrativa y Financiera

4. Subdirección Sinfónica

5. Subdirección Cultural, Artística y de Escenarios

Capítulo II

De las funciones de las dependencias

Artículo 2. Dirección y administración. La dirección y administración de la OFB estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General.

Artículo 3. Junta Directiva. La Junta Directiva es la máxima autoridad reguladora interna del establecimiento público y con el Director General, ejercen su dirección. Está encargada de definir las políticas y planes institucionales que se requieran para su funcionamiento, así como vigilar y evaluar las actividades conducentes al cumplimiento del cometido legal, misional y social de la Entidad. Sus funciones están establecidas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y en los estatutos de la Entidad.

Artículo 4. Dirección General. La Dirección General es la encargada de la gestión integral de la Entidad, lo cual incluye acciones de planeación, dirección, coordinación, vigilancia y control del funcionamiento de la OFB. De igual forma, es responsable por el cumplimiento de la misión, objetivos, estrategias y el desarrollo de sus programas y proyectos.

Son funciones de La Dirección General de la OFB, las siguientes:

1. Ejercer la representación legal y la ordenación del gasto.

2. Cumplir la función nominadora mediante la suscripción de los actos administrativos que correspondan.

3. Gestionar la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos para la formación, creación, investigación, circulación, gestión y apropiación de las artes escénicas.

4. Traducir en programas y acciones concretas, las orientaciones y decisiones de la Junta Directiva y la Alcaldía Mayor.

5. Aprobar y controlar la programación artística y cultural de la OFB.

6. Presentar a consideración de la Junta Directiva proyectos de estatutos, estructura, las funciones de los cargos y el sistema de remuneración de los empleados de la Institución.

7. Someter a la aprobación de las autoridades competentes, los estatutos o reformas de estatutos y estructura que apruebe la Junta Directiva y solicitar su publicación en la Gaceta o Registro Distrital

8. Proponer a la Junta Directiva y demás autoridades, la creación, supresión o modificación de cargos y dependencias en la OFB, con sujeción a las disposiciones vigentes.

9. Conocer en segunda instancia, de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos de la OFB, de conformidad con lo previsto en las disposiciones vigentes.

10. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Entidad, en concordancia con la política general que trace la Junta Directiva y con las políticas culturales de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

11. Liderar y garantizar la implementación y desarrollo de los sistemas de Control Interno, del Sistema de Gestión de Calidad y demás sistemas de obligatorio cumplimiento para la OFB.

12. Propiciar en la organización la formulación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

13. Establecer mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía y los funcionarios de la Entidad.

14. Crear grupos o áreas funcionales de trabajo cuando así se requiera por la especialización de las funciones y para un mejor cumplimiento de las mismas.

15. Expedir las reglamentaciones y establecer las funciones y procedimientos que requieran las dependencias y cargos.

16. Las demás que le señalen los Acuerdos, los Estatutos, el Alcalde Mayor y las que refiriéndose a la marcha de la Entidad, no estén atribuidas expresamente a otra autoridad.

Artículo 5. Oficina Asesora de Jurídica. La Oficina Asesora de Jurídica, asesora a la Junta Directiva, al Director General y demás funcionarios, en el conocimiento, revisión y trámite de conceptos, fallos y asesorías de los asuntos jurídicos que le corresponda resolver, bien por ser de su directa competencia, o por delegación de funciones y en general en todas las actuaciones que comprometan la posición institucional jurídica de la Entidad.

Son funciones de la Oficina Asesora de Jurídica, las siguientes:

1. Ofrecer el respaldo jurídico a los procesos de contratación, trámites legales, regulación laboral del personal al servicio de la institución y rendir los conceptos o resolver las peticiones que requieren de un respaldo normativo específico y asesorar y proyectar los fallos en segunda instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Entidad.

2. Coordinar y conocer de las demandas que se presenten contra el establecimiento público.

3. Representar judicialmente a la Entidad ante las autoridades competentes cuando fuere el caso.

4. Atender y vigilar las tutelas, acciones de cumplimiento, conciliaciones y cumplimiento de sentencias en coordinación con las dependencias comprometidas para su adecuada resolución y por las que deba responder o sea parte la OFB.

5. Proyectar para la firma del Director General o de la Junta Directiva, los actos administrativos que deban suscribir conforme a la Constitución Política y la ley.

6. Elaborar, estudiar y conceptuar sobre proyectos de decretos, acuerdos y resoluciones, contratos y convenios que debe suscribir o proponer la Entidad, y sobre los demás asuntos que el Director General le asigne, en relación con la naturaleza de la Entidad.

7. Atender consultas y peticiones elevadas por los ciudadanos, en relación con las materias jurídicas de su competencia, que no correspondan a otras dependencias de la Entidad.

8. Presentar informes en materia jurídica a las autoridades competentes.

9. A solicitud del Director General, conceptuar sobre la conveniencia y oportunidad de iniciativas y proyectos que pasaran a consideración de la Junta Directiva.

10. Asesorar y proyectar los fallos en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Entidad.

11. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6. Oficina de Control Interno: La Oficina de Control Interno asesora a La Dirección General y a las dependencias de la Entidad en la definición e implementación de políticas relacionadas con el Sistema de Control Interno. En términos generales, respalda a la Dirección para asegurar que el desarrollo de la gestión esté dentro de los principios que rigen la función pública, que garanticen la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en la prestación de los servicios.

Corresponde a la Oficina de Control Interno cumplir las funciones siguientes:

1. Asesorar al Director en la definición y aplicación de políticas, normas, planes y programas de control interno

2. Evaluar el Sistema de Control Interno en la Entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo.

3. Planear, dirigir y organizar la evaluación del sistema de control interno y auditorías de calidad.

4. Fomentar la cultura del control y autocontrol.

5. Realizar la evaluación de gestión a partir de la aplicación de los indicadores elaborados para tal efecto y sugerir las modificaciones pertinentes.

6. Evaluar el sistema de control interno contable.

7. Verificar que se implanten las medidas recomendadas y mantener permanentemente informado al Director General acerca del estado del Sistema de Control Interno.

8. Presentar informes al Comité de Coordinación de Control Interno, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.

9. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Parágrafo 1. En ningún caso la Oficina de Control Interno podrá participar en los procedimientos administrativos de la OFB, a través de autorizaciones o refrendaciones.

Artículo 7. Oficina Asesora de Comunicaciones. La Oficina Asesora de Comunicaciones elabora y desarrolla las políticas y estrategias de comunicación y divulgación prensa, radio, televisión y medios informáticos de difusión para la entidad, y regula el correcto uso de la imagen institucional, estableciendo enlaces de información y publicidad de la OFB internamente, con la comunidad, con los medios de comunicación y con otras entidades públicas y privadas.

Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones, las siguientes:

1. Diseñar y proponer, en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, sus políticas y estrategias de comunicación y divulgación prensa, radio, televisión y página web.

2. Desarrollar y evaluar, en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, el plan estratégico de comunicaciones, las campañas de divulgación y comunicación sobre los logros institucionales, acontecimientos, eventos y actos que se impulsen en la Entidad y vigilar el correcto uso de la imagen institucional.

3. Constituir una central de medios para el manejo de los temas relacionados con comunicaciones, acceso gratuito a los medios, publicidad paga y demás componentes necesarios.

4. Establecer relaciones permanentes de comunicación con los medios, la comunidad, las entidades del gobierno y con el sector privado.

5. Realizar las actividades necesarias para la publicación de los materiales requeridos por la Entidad, en coordinación con la Alcaldía Mayor, la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte y cada una de sus dependencias.

6. Asesorar el diseño y programación de la producción audiovisual e impresión documental de información y el material de prensa, radio y televisión.

7. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8. Subdirección Administrativa y Financiera. La Subdirección Administrativa y Financiera es la dependencia que ofrece todo el soporte administrativo, profesional, técnico, financiero, logístico y operativo de los procesos misionales y de inversión social de la OFB. En este sentido, coordina y administra el funcionamiento del talento humano, dirige el grupo funcional financiero (Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Almacén) y coordina el sistema de gestión documental, los sistemas informáticos, los procesos de planeación y los servicios generales.

Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera de la OFB, las siguientes:

1. Asesorar a la Dirección General en la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración del talento humano y los recursos físicos, financieros y tecnológicos de la Entidad.

2. Dirigir y preparar el proyecto de presupuesto de la Entidad, el programa anual de caja (PAC), el proceso de contratación administrativa y las políticas establecidas por la Dirección General.

3. Ejecutar las políticas y programas de administración de personal, bienestar social, capacitación y desarrollo de los servidores de la Entidad.

4. Concertar con las demás Subdirecciones y Oficinas Asesoras, el desarrollo de las actividades misionales para garantizar su cumplimiento.

5. Elaborar los manuales de funciones, requisitos y procedimientos.

6. Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad.

7. Elaborar, ejecutar y controlar el programa general de compras de la Entidad.

8. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Entidad.

9. Dirigir el funcionamiento de los procesos de archivo y correspondencia de la Entidad.

10. Establecer mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes, quejas y reclamos formulados por la ciudadanía y los funcionarios de la Entidad.

11. Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios de la OFB.

12. Apoyar a la Dirección General en la formulación de políticas para la evaluación de la gestión, es la dependencia coordinadora de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, sistemas de calidad, planes de mejoramiento, indicadores de gestión, mapas de riesgos y planes de gestión ambiental.

13. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9. Subdirección Cultural, Artística y de Escenarios. La Subdirección Cultural, Artística y de Escenarios es la dependencia encargada del desarrollo y gerenciamiento de proyectos de inversión social y cumplimiento de los cometidos misionales relacionados con el fomento y desarrollo de las artes escénicas o representativas en sus dimensiones de formación, creación, investigación, circulación, apropiación y gestión, así como la administración de escenarios culturales.

Son funciones de la Subdirección Cultural, Artística y de Escenarios de la OFB, las siguientes:

1. Asesorar a la Dirección General en la implementación de políticas y estrategias relacionadas con el campo artístico y cultural.

2. Diseñar y presentar a la Dirección General los planes y programas relacionados con el fomento de las artes escénicas.

3. Concertar con las demás Subdirecciones y Oficinas Asesoras, el desarrollo de las actividades misionales para garantizar su cumplimiento.

4. Apoyar a la entidad en el establecimiento de los contactos interinstitucionales e intersectoriales que se efectúen en el campo específico y que sean competencia de la Subdirección.

5. Diseñar y dirigir los protocolos de mercadeo y comercialización de la Entidad y especialmente para el diseño y puesta en marcha de las temporadas de ciudad.

6. Dirigir la ejecución de los planes que le sean encomendados, de acuerdo con las instrucciones que reciba de la Dirección General.

7. Dirigir y coordinar los procesos de implementación de las políticas diseñadas por la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte en sus componentes de música, danza y arte dramático.

8. Coordinar la producción técnica, los medios audiovisuales, producción de discos compactos y el desarrollo de los festivales de ciudad.

9. Asesorar a la Dirección General para la administración del Teatro Municipal Jorge Eliécer Gaitán y el Teatro al Aire Libre la Media Torta y coordinar la programación de la Sala Otto de Greiff y de la Sala Oriol Rangel del Planetario Distrital.

10. Rendir los informes de gestión sobre la dependencia que sean requeridos por el Director General.

11. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. Subdirección Sinfónica. La Subdirección Sinfónica es la dependencia encargada del desarrollo y gerencia de los proyectos de inversión social y cumplimiento de los cometidos misionales relacionados con la ejecución y difusión del repertorio sinfónico universal y nacional y la apreciación musical sinfónica

Corresponde a la Subdirección Sinfónica cumplir las funciones siguientes:

1. Asesorar a la Dirección General en la implementación de políticas y estrategias relacionadas con el campo sinfónico musical.

2. Diseñar y presentar a la Dirección General los planes y programas relacionados con el fomento de la música sinfónica universal y nacional.

3. Concertar con las demás Subdirecciones y Oficinas Asesoras, el desarrollo de las actividades misionales para garantizar su cumplimiento.

4. Apoyar a la Entidad en el establecimiento de los contactos interinstitucionales e intersectoriales que se efectúen en el campo específico y que sean competencia de la Subdirección.

5. Diseñar y dirigir los protocolos de mercadeo y comercialización de la Entidad y especialmente para el desarrollo de la programación musical sinfónica.

6. Dirigir la ejecución de los planes que le sean encomendados, de acuerdo con las instrucciones que reciba de la Dirección General.

7. Dirigir y coordinar los procesos de implementación de las políticas diseñadas por la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

8. Definir y supervisar, de acuerdo con las políticas de la Dirección General, el desarrollo de las actividades sinfónicas de la OFB.

9. Responder por el desempeño y cumplimiento de las obligaciones contractuales de los músicos de la OFB, así como sus directores, solistas y demás artistas invitados.

10. Presidir los Comités asesores de apoyo a la gestión artística en temas relacionados con programación artística y desempeño técnico musical.

11. Rendir los informes de gestión sobre la dependencia que sean requeridos por el Director General.

12. Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Capítulo III

De las funciones generales de las dependencias

Artículo 11. Funciones generales de las dependencias de la OFB. Las dependencias de la OFB, además de las funciones específicas establecidas en el presente Acuerdo, tendrán las funciones siguientes:

1. Informar y divulgar sobre las gestiones, logros, proyectos y acciones programadas y adelantadas en los temas de competencia.

2. Preparar los estudios técnicos requeridos para el desarrollo de sus actividades.

3. Formular, en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera, los planes operativos de las áreas, el plan de contratación anual, los planes de acción de los proyectos de inversión, y demás instrumentos de planeación interna que requieran el concurso de las diferentes dependencias de la OFB.

4. Revisar, mejorar y actualizar los procesos de la dependencia, de acuerdo con las normas que regulan la materia y así mismo determinar los controles de riesgos de los procesos a su cargo, conforme a las orientaciones y con el apoyo de la Oficina de Control Interno.

5. Responder por la memoria institucional, la clasificación, organización y configuración de los archivos de gestión de las dependencias y su transferencia al Archivo Central de la OFB, conforme a las normas que regulan la materia.

6. Adelantar las actividades tendientes a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la OFB, así como del Modelo Estándar de Control Interno.

7. Proyectar los actos administrativos de competencia de las dependencias, con el apoyo de la Oficina Asesora de Jurídica.

8. Promover el autocontrol en las dependencias de la OFB.

9. Elaborar y presentar oportunamente los informes de gestión que requieran las demás dependencias o los entes de control.

10. Asesorar y apoyar a las demás dependencias de la Entidad en los asuntos de su competencia.

Capítulo IV

Disposiciones generales

Artículo 12. Adopción de la planta de personal de la OFB. De conformidad con la estructura prevista en el presente Acuerdo, se procederá a adoptar la planta de cargos de la OFB, la cual será distribuida de acuerdo con la estructura interna, las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos que aquellas adelanten, la naturaleza de las funciones, los niveles de responsabilidad y el perfil de los cargos.

Artículo 13. Grupos internos de trabajo. El Director General de la Institución, podrá conformar grupos internos de trabajo de acuerdo con la estructura organizacional, necesidades del servicio, planes, programas y proyectos de la Entidad.

Artículo 14. Vigencia y derogatorias. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de febrero de dos mil ocho (2008).

CATALINA RAMÍREZ VALLEJO

Secretaria de Cultura Recreación y Deporte

Presidente Junta Directiva

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 3940 de marzo 03 de 2008.