RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que mediante Decreto 558 de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., se determinó el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se dictaron otras disposiciones.

Que mediante el artículo  24 del Decreto 558 de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., se facultó al Secretario o Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte, para conformar Grupos Internos de trabajo de acuerdo con la estructura organizacional, necesidades del servicio, planes, programas y proyectos de la Secretaría.

Que es facultad del Secretario o Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, asignar y distribuir las funciones de Coordinación y responsables de área o grupo, a empleados de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de acuerdo con las necesidades y condiciones organizacionales de la misma.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Conformar los siguientes grupos internos de trabajo de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de conformidad con la estructura organizacional, necesidades del servicio, planes, programas y proyectos de dicha Secretaría, así:

1. Grupo Interno de Recursos Humanos

2. Grupo Interno de Recursos Financieros

3. Grupo Interno de Recursos Físicos

4. Grupo Interno de Sistemas

1. Grupo Interno de Contratos.

ARTÍCULO SEGUNDO: Los grupos internos de trabajo creados por el Artículo 1°, cumplirán las funciones que se detallan en la presente Resolución en los Artículos subsiguientes:

El empleado a quien le sean asignadas las funciones de coordinación del Grupo Interno de Recursos Humanos cumplirá las siguientes actividades:

1. Coordinar el desarrollo de las actividades correspondientes a los procesos de selección y vinculación para proveer empleos de gerencia pública y de carrera administrativa; a la vinculación y desvinculación de empleados; y demás actividades relacionadas con estos asuntos.

2. Coordinar la aplicación de las normas vigentes relativas al Sistema Carrera Administrativa.

3. Apoyar a la Dirección Gestión Corporativa y a la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos en la elaboración y actualización de los manuales de funciones y requisitos por cargos y los demás estudios alrededor de la planta de personal que emprenda la Secretaria.

4. Apoyar y hacer recomendaciones a la Dirección Gestión Corporativa sobre la distribución racional de la planta semiglobal entre las diferentes Dependencias, y por la apropiada ubicación de los empleados en las mismas; así como, velar por la actualización de los registros correspondientes.

5. Orientar la administración de las hojas de vida de la Secretaria y velar porque se mantengan actualizados los registros que de allí se desprendan.

6. Coordinar el mantenimiento de los registros y controles del personal; expedir las certificaciones y constancias laborales que le sean solicitadas; y facilitar la información, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan para el efecto.

7. Coordinar la elaboración de la nómina general de la entidad; liquidación de las prestaciones sociales; y el cálculo de los demás emolumentos a que tengan derecho los empleados de la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

8. Proyectar los actos administrativos para el reconocimiento de prestaciones sociales y derechos laborales de funcionarios y exfuncionarios.

9. Promover, programar y coordinar la realización de actividades culturales, deportivas, recreativas y de bienestar social dirigidas a los empleados de la entidad.

10. Coordinar la elaboración del inventario de recursos institucionales para la programación de actividades del área de bienestar social y establecer relaciones con las entidades correspondientes para la utilización de servicios y programas.

11. Velar por la permanente aplicación de las normas vigentes sobre salud ocupacional.

12. Orientar el diseño y desarrollo del programa anual de inducción, reinducción y capacitación dirigidos al personal de la Secretaria.

El empleado a quien le sean asignadas las funciones de coordinación del Grupo Interno de Recursos Financieros cumplirá, con las siguientes actividades:

1. Determinar en coordinación con la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos las fuentes de financiación necesarias para el normal desarrollo de los programas operativos de la Secretaria.

2. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Secretaría y del programa anual de caja, de acuerdo con los criterios y normas vigentes sobre la materia y recomendar al Director Gestión Corporativa las medidas necesarias para mantener el equilibrio presupuestal durante la vigencia fiscal.

3. Coordinar el seguimiento a la ejecución presupuestal, la expedición de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, y elaborar los informes de oficio que deba presentar la Secretaria o que le sean solicitados por la Secretaría de Hacienda y otros organismos competentes.

4. Coordinar la elaboración de los análisis económicos y presupuestales que le sean requeridos.

5. Dirigir, vigilar y controlar que los registros y sistemas de contabilidad general y de costos se mantengan actualizados, para la generación de la información requerida por la secretaria y las autoridades fiscales y administrativas pertinentes.

6. Definir los procesos y procedimientos contables internos, de acuerdo con las normas contables.

7. Coordinar la preparación de los estados financieros anuales y periódicos, de acuerdo con las normas fiscales, administrativas y financieras.

8. Consolidar la información en materia de obligaciones tributarias a cargo de la entidad y tramitar su presentación y pago oportuno.

9. Coordinar la elaboración de estudios e informes económicos y contables de la entidad según le sean requeridos.

10. Gestionar los desembolsos en coordinación con los organismos involucrados, efectuando los ajustes financieros y contables requeridos y preparar los informes correspondientes.

11. Elaborar y tramitar las cuentas de cobro relacionadas con los aportes oficiales y demás operaciones de recaudo de la Secretaria ante la Tesorería Distrital.

12. Coordinar todo el proceso de trámite y pago de las obligaciones contraídas por la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, ante la Secretaría de Hacienda y la Tesorería Distrital.

13. Coordinar la expedición de certificaciones, rendición de cuentas y suministro de la información del estado de la Tesorería a la Secretaría de Hacienda y organismos de control, con la periodicidad requerida.

14. Coordinar el trámite para la constitución de cajas menores en la entidad.

15. Rendir la cuenta fiscal de la Secretaria y presentar las declaraciones tributarias ante los organismos competentes.

El empleado a quien le sean asignadas las funciones de coordinación del Grupo Interno de Recursos Financieros cumplirá, con las siguientes actividades:

1. Coordinar la provisión de los recursos físicos que la secretaria requiere para su normal funcionamiento.

2. Coordinar la preparación del plan de compras, para su posterior preparación, y las modificaciones a que haya lugar.

3. Vigilar y controlar que se adelanten los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios de la entidad en la materia de su competencia.

4. Coordinar la adquisición y constitución de los seguros que la secretaria requiera, en desarrollo de sus actividades.

5. Coordinar la adquisición de las dotaciones de acuerdo con las obligaciones que tiene la entidad y según la información que suministre la Coordinación de Recursos Humanos.

6. Recibir las solicitudes de adquisición que hagan las dependencias en materia de suministros, bienes y equipos, y evaluar la factibilidad de incorporarlas al Plan de Compras de la entidad.

7. Proponer, para aprobación de la Dirección Gestión Corporativa, e implementar la política logística de la Secretaría en relación con la prestación de los servicios de transporte, vigilancia, aseo, fotocopiado, cafetería y mantenimiento en general de equipos, muebles de oficina y parque automotor.

8. Coordinar la supervisión y seguimiento de los contratos que la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte suscriba para la prestación de servicios generales.

9. Velar por la oportuna prestación de los servicios públicos de la entidad, llevar control y seguimiento sobre los mismos y efectuar las reclamaciones a los que haya lugar.

10. Coordinar la realización oportuna de los pagos de los impuestos sobre inmuebles y vehículos de la secretaria.

11. Controlar que los seguros constituidos para los vehículos de la entidad, así como los demás documentos requeridos para la circulación de los mismos, estén vigentes con las especificaciones, cuentas y características actualizadas.

12. Velar por la adecuada conservación y mantenimiento de las instalaciones físicas.

13. Desarrollar e implementar la política administrativa de la Secretaria de cultura, Recreación y Deporte en relación con los procesos de organización, distribución, registro y control de activos y la formación y manejo del sistema de inventarios de la Secretaría

14. Coordinar que se lleve control de existencias, entradas y salidas, realizando inventarios físicos periódicos de auto control.

15. Supervisar y controlar el almacenamiento, registro y custodia de los bienes, elementos, materiales y demás equipos que sean adquiridos por la secretaria.

16. Coordinar la distribución oportuna de los bienes, elementos, materiales y demás equipos que soliciten las dependencias para ejecutar sus programas.

17. Coordinar la realización de entradas, salidas, traspaso y baja de bienes, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

18. Coordinar la elaboración de elementos devolutivos en servicio extraviados, para su remisión a la Coordinación Financiera.

19. Coordinar la preparación de los informes de movimientos del almacén e inventarios a los organismos de control.

20. Velar por el adecuado funcionamiento del sistema de administración y archivo de la información documental, y optimizar y establecer los métodos y procedimientos para el recibo, trámite, conservación y consulta de documentos.

21. Coordinar las actividades de recibo, clasificación, radicación, y control de la correspondencia de la secretaria.

22. Coordinar la organización y disposición de los archivos activos e inactivos de la Secretaria y los del Instituto Distrital de Cultura y Turismo, hasta cuando sean transferidos al Archivo de Bogotá o entidad competente.

El empleado a quien le sean asignadas las funciones de coordinación del Grupo Interno de Sistemas cumplirá, con las siguientes actividades:

1. Proponer las acciones relacionadas con el desarrollo informático de la secretaria, dirigir su puesta en marcha y prestar apoyo a las dependencias para su mantenimiento y actualización.

2. Efectuar los estudios técnicos y proponer los planes y programas de la sistematización en las diferentes áreas del Instituto.

3. Coordinar la prestación de soporte técnico a las dependencias en materia de sistemas, efectuando mantenimiento preventivo y correctivo, cuando sea del caso, sobre los equipos de computación y redes de sistemas con que cuente la secretaria.

4. Proponer los criterios específicos para la adquisición de los equipos y la conformación y diseño de redes y sistemas de información compatibles y estandarizados.

5. Prestar asesoría en el diseño y determinación de los sistemas de información misionales y administrativos que requiera el Instituto.

6. Coordinar la programación de las actividades de capacitación y actualización de los usuarios en materia de sistematización.

El empleado a quien le sean asignadas las funciones de coordinación del Grupo Interno de Contratos cumplirá con las siguientes actividades:

1. Coordinar y supervisar la elaboración de los contratos y convenios que deba celebrar el Instituto, en coordinación con las dependencias responsables de su ejecución y vigilar el cumplimiento de los requisitos y términos de ley.

2. Diseñar, desarrollar y mantener actualizado el sistema de información sobre los contratos y convenios celebrados para efectos de su seguimiento y control.

3. Custodiar y mantener actualizado el archivo de contratos de la secretaria y establecer los mecanismos de consulta de los mismos.

4. Asesorar a las dependencias en la preparación de los términos de referencia, pliegos de condiciones, licitaciones y demás aspectos jurídicos relativos a la gestión contractual.

5. Asesorar a las dependencias encargadas de preparar la liquidación de los contratos y convenios, conforme a los términos establecidos para tal efecto.

6. Participar en la evaluación jurídica de las propuestas que se reciban en atención a procesos de licitación pública que adelante la secretaria.

7. Coordinar las actividades de programación contractual y dar a conocer a la ciudadanía los resultados de la misma a través de diferentes medios.

ARTICULO OCTAVO: . Disposiciones Generales. Todos los empleados a quienes le sean asignadas tareas de coordinación, cumplirán adicionalmente con las siguientes actividades:

1. Coordinar la realización de estudios técnico-administrativos para el establecimiento y racionalización de procedimientos administrativos y el mejoramiento de los servicios que presta la entidad, en materia de su competencia.

2. Adelantar actividades de planeación, seguimiento y control de las actividades del grupo interno de trabajo, de acuerdo con los lineamientos que le señalen la Dirección Gestión Corporativa, la Oficina Asesora de Jurídica y Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos.

3. Fomentar el desarrollo de la cultura del autocontrol en la entidad, de acuerdo con el ámbito de su competencia.

4. Presentar los informes que le sean solicitados por la Secretaria o Secretario de Despacho, su jefe inmediato y otras Dependencias de la entidad. Igualmente, atender según su competencia, las solicitudes que efectúen órganos de control político y administrativo, otras entidades y la ciudadanía en general.

5. Desempeñar las demás funciones de acuerdo con la naturaleza del grupo interno de trabajo.

ARTICULO NOVENO : La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.