En Bogotá a los seis (6) días del mes de Agosto de 2001 siendo las 12 m se reunieron en la Gerencia de la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel en Comité de Conciliación la Dra. Alexandra Venegas Rodríguez, Gerente, la Dra. María del Socorro Ramírez, Subdirectora Administrativa, el ingeniero OMAR CAÑAS, Subdirector Financiero y la Dra. Lorna Burgos, Asesora Jurídica, Dra. Reina Pacheco G Jefe Oficina Jurídica (E) y e I Dr. Fabio Rojas S Asesor Jurídico.

Verificado el Quórum se procede a aprobar el orden del día así:

1.- Exposición de las nuevas tendencias jurisprudenciales sobre la conciliación de entidades públicas del Tribunal Contencioso Administrativo

2.- Lectura de la Resolución que modifica el Acto Administrativo de creación del Comité de Conciliación.

3.- Propuesta de conciliación con SYNMED QUIRÚRGICA LTDA

4.- Propuesta de conciliación con. FULLER ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA.

5.- Proposiciones y varios

La Doctora Lorna Burgos Flórez, procede a hacer lectura de la Sentencia de la Sala Plena de la Sección Tercera del Concejo de Estado, de fecha 15 de febrero del 2001, por medio de la cual el Tribunal unifica posiciones en relación con la conciliación que surja de contratos estatales y la competencia del Tribunal en esta materia.

Se resalta que conforme a la posición de este tribunal, no se procederá a avalar conciliaciones que tengan origen en sobre-ejecución de contratos o en servicios o bienes adquiridos sin contratos, pues, no es función del Tribunal subsanar ilegalidades en el área de contratación.

A su vez, el Dr. OMAR CAÑAS, manifestó que en el HOSPITAL existe la mala práctica administrativa en el sentido de que se autorizan trabajos, o prestación de servicios y suministro de bienes sin que previamente se adelante el proceso de contratación ni cuenten con disponibilidad presupuestal y que se sobre ejecutan en los contratos, por lo que luego se solicita a su dependencia se certifiquen los intereses causados para conciliar, con reconocimiento de tales intereses.

1.1 Deberá oficiarse a todos los interventores de contratos y jefes de áreas poniendo en conocimiento, que no se avalarán hechos cumplidos ni sobre-ejecución de contratos. El Comité estudiará detenidamente las causas que dieron lugar a tales conciliaciones y la procedencia de acciones disciplinarias.

El Comité discute la situación y toma las siguientes determinaciones:

1.2 La Subgerente Administrativa conjuntamente con el Subgerente Financiero y el Jefe de Recursos Físicos, deberán revisar el Plan Anual de Compras, determinar las necesidades del Hospital y ajustarías al presupuesto.

1.3 La Subgerente Administrativa, junto con la oficina de control interno, deberán revisar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios y revisar cuales son las causas por las que el HOSPITAL está generando tantas conciliaciones.

1.4 El Subgerente Financiero, para organizar el procedimiento de la realización de letras de cambio en el caso de los pacientes que carecen de recursos económicos al momento egresar de la institución previa hospitalización o intervención quirúrgica.

1.5 Las minutas y contratos u otro documento que realice las diferentes áreas de la Empresa deben ir avaladas por los asesores jurídicos de la misma y no por personas o funcionarios que no son idóneas para asesorar dichos documentos o procedimientos.

La Doctora LORNA BURGOS FLOREZ, procede a hacer lectura de la nueva Resolución por medio de la cual se modificó el Acto Administrativo que creó el Comité de Conciliación, para ajustarlo al contenido de la Ley 446 de 1998 y el Decreto 1214 del 2000. Explica brevemente cual es el contenido de las normas que lo reglamentan así como las funciones más importantes que debe cumplir el Comité.

El ingeniero OMAR CAÑAS pregunta como deben pagarse las conciliaciones, y muestra un acta de la Procuraduría manifestando al Comité que con este soporte se han venido pagando las Conciliaciones.

Igualmente se determinó que el HOSPITAL no contaba anteriormente con el Comité de Conciliación y que se hicieron muchas conciliaciones y acuerdos de pago sin su aval ni los soportes requeridos para su aprobación.

Así las cosas, se aprueba:

2.1 El Comité de conciliación vigilará todos los procesos judiciales que se lleven contra la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel para lo cual contará con la colaboración del asesor jurídico

2.1 Queda claro que para poder pagar una conciliación debe allegarse la primera copia de la providencia del Tribunal Contencioso Administrativo mediante la cual se avale o apruebe el acta suscrita en la Procuraduría, con constancia de prestar mérito ejecutivo.

2.1 Los requisitos con que debe contar toda conciliación son:

2.1.1. Disponibilidad presupuestal

2.1.2 Acta del comité de conciliación

2.1.3 Certificación del interventor sobre la efectiva prestación del servicio o adquisición de los bienes.

2.1.4Certificación de Tesorería en el sentido que no se han cancelado los mismos servicios.

2.1.5Certificación del área financiera en el sentido de que se cuenta con disponibilidad presupuestal

Quedo claro que la responsabilidad de las conciliaciones y el seguimiento de los procesos son funciones del Comité de Conciliación; quien además es el competente para determinar la viabilidad de la acción de repetición y el llamamiento en garantía.

La abogada LORNA BURGOS, presenta al Comité un breve informe de la situación jurídica y procesal del HOSPITAL en el proceso que cursa ante los Juzgados 38 Civil del Circuito y el Juzgado 22 Civil del Circuito.

Manifiesta que inexplicablemente, se multó al HOSPITAL por la inasistencia a la audiencia de conciliación en virtud de que no se aportó en la oportunidad legal la prueba sumaria de la fuerza mayor y los hechos que justificaban el retardo de la Gerente y su apoderado a la audiencia. Además, como consecuencia de esta decisión se tuvieron como no presentadas las excepciones. Por tal motivo el HOSPITAL formuló un recurso de reposición y apelación con el fin de evitar estas funestas consecuencias procesales.

Igualmente, comenta que en el proceso que cursa ante el Juzgado Treinta y Ocho se vencieron términos muy importantes para el HOSPITAL, como por ejemplo, no se interpuso recurso alguno contra el mandamiento de pago ni las medidas previas, se declaró desierto el recurso de apelación del auto que falló el medio exceptivo, formulado por el HOSPITAL y agrega que se aportaron unos dineros de la entidad por un valor aproximado de $286.000.000,oo que no se allegaron en legal forma, por lo que no sirvieron para hacer siquiera imputación de pagos al crédito, con lo cual es HOSPITAL ha perdido no solo la liquidez de esos dineros, sino los valores que pudieron haber producido en inversión, y de otra parte, como tales dineros no se imputaron al crédito, se siguieron causando los intereses por su totalidad.

El asesor jurídico FABIO ROJAS, comenta algunos antecedentes de los procesos, entre ellos, que el HOSPITAL consignó los dineros por cuanto fracasó la audiencia de conciliación, que se adelantó ante la Procuraduría y que se va a pedir acumulación de los procesos.

La Gerente manifiesta que en virtud del incumplimiento del Hospital de un acuerdo de pago que se concertó con la parte actora, sin previo Comité de Conciliación, por el cual el demandante desembargó y luego tuvo que volver a embargar, los actores han manifestado que no tienen otra propuesta diferente al pago de capital e intereses de mora.

De otra parte, en relación con el proceso del Juzgado 22 Civil del Circuito, expone la asesora LORNA BURGOS que en este proceso si se tuvieron en cuenta las excepciones, pero, tampoco se interpuso recurso alguno contra el mandamiento de pago ni las medidas previas, no se aportó la prueba del pago en legal forma y el mismo se sustenta en la consignación que se hiciera en el Juzgado 38, lo que no resulta jurídico conforme a lo expresado.

De otra parte, el Jefe de la Subgerencia Financiera, manifiesta que la situación de liquidez es muy grave y que se requieren estos recursos con urgencia.

Se propone que para efectos de adelantar la conciliación el Subgerente Financiero presente un informe de los saldos reales de los contratos que dieron lugar a las facturas que se cobran, no solamente sobre los mandamientos de pago sino sobre la ejecución contractual y los distintos panoramas financieros para conciliar, como por ejemplo, capital más IPC, capital más DTF, capital y mora ordenada por el Juzgado etc,..

El interventor de los contratos deberá certificar si se recibieron los materiales y elementos facturados.

El Doctor FABIO ROJAS solicita se autorice la conciliación con la firma FULLER ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA, con el pago de intereses de mora por unas facturas que tuvieron lugar en la ejecución del contrato 008-99, y que en tal oportunidad el apoderado de la Empresa suscribió un acuerdo de pago en el que se comprometió a pagar intereses moratorios previa conciliación ante la Procuraduría.

La Doctora LORNA BURGOS manifiesta que para la época de tal acuerdo debió hacerse con el aval del Comité de Conciliación y que debe negociarse con FULLER que no se paguen los intereses, puesto que no fueron pactados en legal forma ya que de acuerdo con la Ley 446/98 y el Decreto 1248/00 las entidades públicas deben contar con un Comité de Conciliación para tramitar y avalar todas las conciliaciones de la entidad.

Por lo anterior, se propone que se solicite suspensión de la audiencia y se trate de negociar nuevamente con FULLER para evitar el pago de intereses.

La Gerencia expone que al recibir el HOSPITAL se habían vencido los términos de presentación oportuna de cuentas en los procesos liquídatorios de AMUANDES Y COOPSOLSA y que el valor de estas cuentas es superior a los $492.000.000,00.

Además, están próximos a vencerse los términos en UNIMEC, SALUDNORTE, ECOOPSALS.

Estos procesos los va a llevar a cabo la Doctora Loma Burgos. Así mismo el Doctor Cañas entrega las respectivas cuentas para que la Doctora Loma Burgos proceda a realizar el procedimiento legal pertinente.

No siendo otro el objeto de la presente reunión se termina y firma por quienes en ella intervinieron.