RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

2213200-383-2008

Entre los suscritos a saber, RAMIRO ANTONIO NAVIA DÍAZ, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía número 10.538.302 expedida en la ciudad de Popayán, en su calidad de ALCALDE DEL MUNICIPIO DE POPAYÁN, cargo para el cual fue elegido en votación popular, el día 28 de octubre de 2007, según Credencial No. E27 del folio 139, emanada de la Registraduría Nacional del Estado Civil, posesionado el día 31 de diciembre de 2007, facultado para contratar mediante el Acuerdo No. 35 del 7 de diciembre de 2007, expedido por el Concejo Municipal de Popayán, en concordancia con el articulo 12 de la Ley 80 de 1993, quien obra en nombre y representación de la ALCALDIA DE POPAYÁN, que para los efectos del presente convenio en adelante se denominará la ALCALDÍA DE POPAYÁN, por una parte, y YURI CHILLÁN REYES, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cédula de ciudadanía número 19.474.711 de Bogotá D.C., con domicilio en Bogotá D.C., actuando en su calidad de SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C., nombrado mediante el Decreto No, 001 de 2008 y posesionado mediante el acta No. 017 del 2 de enero de 2008, con facultades legales para suscribir este documento, según el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 y el artículo 2° de la Resolución 041 de 2008 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que para efectos del presente convenio se denominará SECRETARÍA GENERAL, hemos acordado celebrar el presente Convenio Interadministrativo de Cooperación previas las siguientes consideraciones: 1) Que la SECRETARÍA GENERAL, ha diseñado, desarrollado e implementado varios modelos, estándares, manuales, procesos, controles y sistemas de información de carácter jurídico, de atención al ciudadano, de manejo de archivo y correspondencia, de nómina, de manejo de los recursos físicos, de mantenimiento, de atención de peticiones, quejas y reclamos, entre otros, los cuales permiten realizar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., 2) Que los sistemas de información desarrollados por la SECRETARIA GENERAL cuentan con diferentes módulos: 3) Que es interés de la ALCALDÍA DE POPAYÁN y de la SECRETARÍA GENERAL, aunar esfuerzos para la coordinación y colaboración armónica en el cumplimiento de las funciones administrativas que les ha señalado la Ley. 4) Que de conformidad con los artículos 113 y 209 de la Constitución Política los órganos del Estado, si bien tienen funciones separadas, deben colaborar y cooperar armónicamente para la realización de sus fines, y además deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. 5) Que en desarrollo del principio de coordinación y colaboración, de que trata el artículo 6 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones para lograr los fines y cometidos estatales. 6) Que de conformidad con el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y se requieran para el cumplimiento de los fines estatales. 7) Que el artículo 2 numeral 4 literal c de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 78 del Decreto 2474 de 2008, permiten la celebración de contratos interadministrativos siempre que las obligaciones de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. 8) Que la ALCALDÍA DE POPAYÁN ha conocido y evaluado el alcance de las funcionalidades y la utilidad de los modelos, estándares, manuales, procesos, controles y sistemas de información de carácter jurídico, de atención al ciudadano, de manejo de archivo y correspondencia, de nómina, de manejo de los recursos físicos, de mantenimiento, de atención de peticiones, quejas y reclamos, entre otros, utilizados en la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., los cuales brindan apoya a la gestión de control que debe ejercer la ALCALDÍA DE POPAYÁN, concluyendo que la implementación de las herramientas administrativas y jurídicas anteriores, facilitan y permiten hacer mas eficaz el control de las actividades por parte de la entidad estatal. 9) Que la ALCALDÍA DE POPAYÁN requiere de la implementación de los software de los Sistemas de información jurídica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D. C., para ser utilizados por ésta, al igual que el modelo de red CADES, los procesos y software de manejo de archivo y correspondencia, como también el de plazas de mercado. 10) Que la ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ cuenta con la infraestructura técnica necesaria para poner en producción los Sistemas de información Jurídica al servicio de las entidades del orden nacional y territorial que lo requieran. 11) Que la SECRETARÍA GENERAL, ha considerado viable autorizar a la ALCALDÍA DE POPAYÁN el uso de una copia del software del Sistema de Información Jurídica, incluyendo los diversos programas desarrollados para este fin, así como de toda la documentación requerida para el desarrollo e implementación del modelo de la red CADES, y todo lo considerado en los numerales 1 y 10. 12) Que la ALCALDÍA DE POPAYÁN puede aportar al mejoramiento y actualización de los Sistemas de Información Jurídica, en sus diversos programas, mediante propuestas de nuevos requerimientos funcionales que serán recibidos, evaluados, y de ser el caso, aprobados y desarrollados por la SECRETARÍA GENERAL, para que puedan ser compartidas por todos los organismos del Estado. Al igual que lo considerado en los numerales 1 y 10. 13) Que la SECRETARÍA GENERAL mantiene la propiedad sobre el Sistema de Información Jurídica, en sus diversos programas. Y en todo el software por ella facilitado según los numerales 1 y 10 14) Que de conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 numeral 4 literal c de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 78 del Decreto Nacional 2474 de 2008, este convenio se celebrará directamente. 15) Que por lo expuesto anteriormente, las partes acuerdan las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO. El presente convenio tiene como objeto la cooperación interinstitucional de las partes tendiente a hacer más eficaz y eficiente el servicio de las Alcaldías firmantes, en los temas de carácter administrativo y de atención al ciudadano determinados en el presente documento. CLÁUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA DE POPAYÁN. 2.1) Recibir los Sistemas de Información a que hace referencia este documento, que entregue la SECRETARÍA GENERAL y disponer del motor de base de datos ORACLE (en la Versión y el Release que la SECRETARÍA GENERAL establezca al momento de la firma del presente convenio), un equipo servidor de base de datos y un equipo servidor de aplicaciones, requeridos para la instalación y configuración de los Sistemas de Información mencionados 2.2) Instalar los programas ejecutables y la base de datos en sus equipos, tanto en el servidor de datos como en el servidor de aplicaciones. 2.3) Cargar los datos adicionales que requieran de los Sistemas de Información, en los diferentes programas recibidos de la SECRETARÍA GENERAL. 2.4) Proveer y mantener la infraestructura tecnológica necesaria y suficiente en los servidores de datos, servidores de aplicaciones, estaciones cliente, además de la infraestructura de comunicaciones (Internet) con un ancho de banda que permita garantizar el desempeño óptimo de los Sistemas de Información, en sus diferentes programas. 2.5) Aplicar los cambios que sean necesarios en nuevas versiones de los Sistemas de Información liderados por la SECRETARÍA GENERAL, teniendo en cuenta que las versiones pueden diferir con el tiempo debido al mejoramiento continuo del sistema de información. 2.6) Informar inmediatamente a la SECRETARÍA GENERAL acerca de cualquier actividad dolosa, usurpación, uso indebido, o infracciones efectuadas a las aplicaciones objeto de este convenio, por parte de terceros. 2.7) Aportar al mejoramiento y actualización de los Sistemas de Información Jurídica, mediante propuestas de nuevos requerimientos funcionales que serán evaluados, y cuando se considere pertinente serán desarrollados por la SECRETARÍA GENERAL para que puedan ser compartidas con otros organismos del Estado. 2.8) No ceder en forma total o parcial los aplicativos entregados por la SECRETARÍA GENERAL, sin la previa autorización expresa y escrita de la misma. 2.9) Designar el equipo de trabajo encargado de recibir, implantar y administrar en forma autónoma los Sistemas de Información, en sus diferentes programas, entregados por la SECRETARÍA GENERAL, así como designar al personal necesario de las oficinas jurídica y de sistemas, por lo menos 2 de tiempo completo, para recibir la capacitación a nivel de usuario funcional, quienes serán los encargados de replicar dicha capacitación a los demás usuarios de la entidad. 2.10) Disponer de la infraestructura necesaria para la realización de la capacitación de los funcionarios que van a desempeñar el rol de administradores, así como para los que van a recibir la capacitación a nivel de usuarios funcionales. 2.11) En caso de que la ALCALDÍA DE POPAYÁN considere necesario utilizar la información existente a nivel de la base de datos de los Sistemas de Información, para generar nuevas estadísticas y reportes de acuerdo con sus necesidades particulares, podrá hacerlo siempre y cuando no altere en forma alguna la estructura original de dicha base. 2.12) Mantener el nombre de los Sistemas, los créditos de los autores y el escudo de Bogotá D.C., junto al de Popayán, tal como aparece en las versiones que recibe. CLÁUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL: 3.1. Entregar a la ALCALDÍA DE POPAYÁN los comandos de creación de la base de datos y los programas ejecutables en medio magnético de Ios Sistemas de Información materia de este convenio, en las fechas indicadas en el acta de iniciación del mismo suscrita por las personas que realicen la vigilancia y eI control de la ejecución del presente convenio. 3.2) Entregar a la ALCALDÍA DE POPAYÁN las nuevas versiones de los Sistemas de Información Jurídica, en sus diferentes programas. 3.3) Apoyar al equipo técnico dispuesto por la ALCALDÍA DE POPAYÁN en la instalación y pruebas de funcionamiento de los Sistemas de Información entregados. 3.4) Entregar a la ALCALDÍA DE POPAYÁN copia de los manuales técnico y de usuario de los Sistemas de Información materia de este Convenio. 3.5) Impartir capacitación a los funcionarios que la ALCALDÍA DE POPAYÁN designe, acorde con la programación que para el efecto se realice. Dichos funcionarios serán los encargados de realizar la réplica a los demás usuarios funcionales del mismo en la entidad. 3.6) Entregar los manuales, protocolos, procesos y documentación requerida para la implementación del modelo de atención al ciudadano y de la red CADES. 3.7) Apoyar al equipo técnico dispuesto por la ALCALDÍA DE POPAYÁN en la instalación y pruebas de funcionamiento del modelo de atención al ciudadano y red CADES entregado, de acuerdo con la programación que se establezca previamente. 3.8) Impartir capacitación a los funcionarios que la ALCALDÍA DE POPAYÁN designe, acorde con la programación que para el efecto se realice. Dichos funcionarios serán los encargados de realizar la réplica a los demás usuarios funcionales del mismo en la entidad, con respecto al modelo de atención al ciudadano y red CADES. 3.9) Entregar los manuales, protocolos, procesos, software y documentación requerida para el archivo y la correspondencia. 3.10) Apoyar al equipo técnico dispuesto por la ALCALDÍA DE POPAYÁN en la instalación y pruebas de funcionamiento del modelo de archivo y correspondencia entregado. 3.11) Impartir capacitación a los funcionarios que la ALCALDÍA DE POPAYÁN designe, acorde con la programación que para el efecto se realice. Dichos funcionarios serán los encargados de realizar la réplica a los demás usuarios funcionales del mismo en la entidad, con respecto a archivo y correspondencia. 3.12) La SECRETARÍA GENERAL apoyará, capacitará y asesorará, de acuerdo con la programación que se establezca previamente, en los temas, incluidos en la consideración 1 y 10 del presente convenio, según la disponibilidad de su recurso humano. CLÁUSULA CUARTA. PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución de este convenio es de dos (2) años contados a partir de la firma del Acta de Iniciación. CLÁUSULA QUINTA: CONTROL Y VIGILANCIA: La vigilancia y el control de la ejecución del presente convenio por parte de la SECRETARÍA GENERAL estará a cargo de la Subdirección de Informática y Sistemas, o de las personas que ellos designen para el efecto, y por parte de la ALCALDÍA DE POPAYÁN, la vigilancia y control del convenio estará a cargo del Secretario General de la ALCALDÍA DE POPAYÁN y/o de los funcionarios designados para tal efecto. PARÁGRAFO: Los funcionarios que en representación de las partes ejercerán la vigilancia y control del convenio, deberán: 1) Adelantar todas las pruebas necesarias para establecer que la información cumple con los parámetros preestablecidos. 2) Verificar personal y periódicamente, por lo menos cada dos (2) meses, la ejecución idónea y oportuna del Convenio. 3) Elaborar actas que sean de su competencia, tales como las de iniciación, reuniones, recibo de informes y/o liquidación. 4) Conceptuar por escrito sobre la viabilidad y necesidad de las prórrogas y modificaciones del Convenio. 5) Rendir informe sobre la ejecución y desarrollo del convenio cada dos (2) meses. 6) Informar por escrito a la Subdirección de Contratación de la SECRETARÍA GENERAL las anomalías que se presenten durante la ejecución del Convenio y proponer soluciones. 7) Cualquier otra que sea necesaria para el buen desarrollo y ejecución del Convenio. CLÁUSULA SEXTA. GRATUIDAD: El convenio se realizará a título gratuito y no causa erogación a la SECRETARÍA GENERAL. PARÁGRAFO: En caso de presentarse gastos adicionales la ALCALDÍA DE POPAYÁN efectuará los trámites y asumirá los costos que se requieran para la ejecución del objeto y obligaciones del Convenio, sin perjuicio de la gratuidad con que se hace la entrega de los Sistemas de Información, objeto del presente convenio. CLÁUSULA SÉPTIMA.- CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA: Ni la ALCALDÍA DE POPAYÁN, ni su personal podrán revelar información de confidencialidad o de propiedad de la SECRETARÍA GENERAL, relacionada con el convenio y sus productos, las bases de datos, los servicios, o las actividades u operaciones de la misma sin el previo consentimiento por escrito de esta última. La confidencialidad será continua y no vencerá por terminación del Convenio. PARÁGRAFO: La ALCALDÍA DE POPAYÁN podrá dar información confidencial únicamente a aquellas personas que deban ser informadas y solamente en el límite necesario para que sean llevadas a cabo las finalidades del Convenio. CLÁUSULA OCTAVA. CESIÓN: El presente convenio no podrá cederse en todo ni en parte, por la ALCALDÍA DE POPAYÁN, sin autorización previa y escrita de la SECRETARÍA GENERAL. CLÁUSULA NOVENA.- RESPONSABILIDAD: Las responsabilidades que mediante este Convenio contraen la ALCALDÍA DE POPAYÁN y la SECRETARÍA GENERAL no las hace solidariamente responsables ante terceros. En consecuencia, cada parte será responsable de las obligaciones que resulten como consecuencia del Convenio. CLÁUSULA DÉCIMA.- PERFECCIONAMIENTO: Para todos los efectos legales, el presente Convenio se perfeccionará con la suscripción de las partes, de acuerdo con lo establecido en el inciso 1 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- LIQUIDACIÓN: El presente convenio se liquidará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- DOMICILIO: Para todos los efectos legales el domicilio contractual del presente convenio es la ciudad de Bogotá D.C., para constancia se firma el 25 de julio de 2008.