RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que mediante la Resolución N° 023 del 31 de enero de 2007, expedida por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, se creó el Comité de Conciliación del mismo organismo.

Que al Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, le corresponde orientar las políticas de defensa de los intereses de la entidad, así como prevenir la ocurrencia de daños antijurídicos y la consecuente configuración de responsabilidades imputables a actuaciones de la administración.

Que atendiendo a los principios de la función administrativa, resulta necesario dictar el reglamento de funcionamiento interno del Comité.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTICULO 1º.- Principios Rectores: Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y los(as) servidores(as) públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados(as), obrarán en el marco de los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTICULO  2º.- Intervención de Control Interno: El (la) funcionario(a) responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2000, del reglamento interno y de las decisiones adoptadas por la misma instancia.

ARTÍCULO 3°.- Sesiones: El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria trimestralmente, y extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran.

ARTÍCULO 4°.- Convocatoria: El secretario técnico convocará a los miembros permanentes del Comité de Conciliación, indicando el día, la hora y el lugar de reunión. Así mismo, invitará a los(las) funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para analizar los temas puestos a consideración del Comité.

Parágrafo. A las sesiones del Comité no se invitará a los particulares o a los representantes judiciales que hayan formulado a la entidad solicitud de conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, salvo que el Comité considere necesaria su participación.

ARTÍCULO 5°.- Formalidad de la convocatoria: La citación al Comité deberá ir acompañada del orden del día correspondiente y de las fichas técnicas, conceptos o ayudas de memoria que efectúe el(la) abogado(a) a quien corresponda la presentación del caso o tema propuesto.

ARTÍCULO 6°.- Procedimiento previo a la convocatoria de reunión: Los casos que se presenten ante el Comité de Conciliación, deben haber surtido el siguiente trámite:

1. La Oficina Asesora Jurídica estudiará las solicitudes de conciliación que le sean remitidas por la Secretaría Técnica del Comité.

2. El(la) abogado(a) asignado(a) elaborará un estudio que deberá contener:

1. Indicación del tipo de solicitud: solicitud directa de Conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos; citación formal de Despacho Judicial, Procuraduría General de la Nación, o Centro de Conciliación autorizado por la ley.

2. Naturaleza jurídica de la controversia a conciliar: contractual, reivindicatoria, ejecutiva, de nulidad y restablecimiento del derecho, entre otras.

3. Relación sucinta y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud de Conciliación

4. Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramita el litigio.

5. Pretensiones y estimación de los perjuicios

6. Determinación de la legitimación en la causa del solicitante o la contraparte.

7. Señalamiento de los medios probatorios que obran en el expediente.

8. En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía.

9. Relación de las normas que sustentan la Conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso.

10. Análisis de jurisprudencia frente a casos similares.

11. Viabilidad jurídica de la Conciliación.

12. Apreciación objetiva y razonada acerca de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio, verificando que el mismo no sea lesivo para los intereses de la entidad. Para este efecto, deberá analizar si existe certeza absoluta de los derechos, caso en el cual resultará conveniente un arreglo conciliatorio. Si por el contrario, se tiene duda sobre la responsabilidad de la entidad en materia probatoria deberá estudiar la existencia de un contingente judicial en un eventual litigio.

13. El(la) apoderado(a) deberá presentar un valor propuesto a conciliar, el cual es resultado de la liquidación de perjuicios que elabore conforme, entre otros factores, a las fórmulas establecidas por la jurisprudencia, tasas de interés vigentes, salario mínimo legal, el índice de precios al consumidor, etc. Para este efecto el(la) apoderado(a) de la entidad podrá solicitar la colaboración del área técnica competente del organismo.

3. Una vez se haya elaborado el concepto, el(a) apoderado(a) a quien correspondió el caso lo remitirá al Secretario Técnico del Comité para que libre las respectivas citaciones e invitaciones a los miembros del comité.

4. El(la) abogado(a) que haya estudiado el caso será invitado al Comité de Conciliación, con el fin de aclarar las dudas que surjan en el estudio que éste debe realizar.

Parágrafo. Cuando cualquier dependencia de la entidad estime conveniente y oportuno promover la celebración de un acuerdo conciliatorio o cualquier otro mecanismo de solución alterna de conflictos con un particular, deberá presentar la solicitud debidamente motivada ante la Secretaría Técnica del Comité, quien dará curso de ella a la Oficina Asesora Jurídica para surtir el trámite dispuesto en esta norma. El(a) funcionario(a) que haya presentado la solicitud será invitado al Comité de Conciliación para presentar la propuesta.

ARTÍCULO 7°.- Normas sustanciales: Los(las) apoderados(as) de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la Conciliación deberán tener en cuenta lo dispuesto en la Ley 446 de 1998, en el Decreto 2511 de 1998 y en la ley 640 de 2001, así como en las demás que le sean aplicables. En especial deberá verificar:

1. Que el asunto que se pretenda conciliar sea susceptible de transacción o desistimiento.

2. Que no haya operado la caducidad de la acción.

3. En los casos de conciliación de asuntos que se debatan en la justicia contenciosa administrativa, que se trate de conflictos de carácter particular y contenido económico.

4. Que el arreglo conciliatorio propuesto no sea lesivo para los intereses del Estado.

5. Que la solicitud de conciliación que efectúe el particular cumpla con los requisitos del Decreto 2511 de 1998.

ARTÍCULO 8°.- Desarrollo de las sesiones: En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los(las) apoderados(as) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención de (el)(la) apoderado(a) de la Entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los(las) apoderados(as) de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 15 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario(a) elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión.

ARTÍCULO 9: Inasistencia: En cada sesión del comité el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de los miembros permanentes en la correspondiente acta y señalará si presentaron en forma oportuna justificación.

Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

ARTÍCULO 10º.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones: El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, el Presidente del Comité o quien haga sus veces, tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 11º.- Adopción de decisiones: A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico.

ARTICULO 12º.- Trámite de impedimentos y recusaciones: Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité, de forma previa a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTÍCULO 13º.- Salvamento de votos: Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

ARTICULO 14°.- Informe de Gestión del Comité de Conciliación: Para dar aplicación al artículo 6° numeral 3° del Decreto 1214 de 2000, al finalizar cada semestre, el Secretario Técnico del comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del comité, el valor conciliado, o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

También se deberá incluir el informe sobre el llamamiento en garantía dentro de los procesos judiciales respondidos en el respectivo período.

Adicionalmente, y según lo dispone el artículo 5° del Decreto 1214 de 2000, en el informe se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTICULO 15º.- Las fichas técnicas en materia de conciliación: Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el(la) abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad de(el)(la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

Las fichas técnicas deberán elaborarse en el formato indicado a través del instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ. (Anexo No. 1)

ARTICULO 16º.- Las fichas técnicas en materia de repetición: Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el(la) abogado(a) que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ. (Anexo No. 2).

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad de(el)(la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

ARTICULO 17º.- Secretaría Técnica. De conformidad con el artículo 5º. numeral 8º. del Decreto 1214 de 2000, la Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el profesional del derecho que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el capítulo anterior.

6. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 18º.- Elaboración de Actas: Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y de las decisiones adoptadas por los participantes permanentes del Comité.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 19º.- Trámite de aprobación de Actas: El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito, dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 20º.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica: El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica, a cargo del funcionario(a) designado(a) como Secretario Técnico del Comité.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Oficina Asesora Jurídica.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica.

ARTÍCULO 21.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité: Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

Los(as) abogados(as) que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los(las) apoderados(as) de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia, junto con una copia del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no impartió aprobación judicial a la Conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTICULO 22º.- Asistencia de apoderados(as) de la entidad a las audiencias: Es obligatoria la asistencia de(el)(la) apoderado(a) de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 23º.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría: Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el Secretario Técnico presentará un informe al Comité, de las demandas, sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo, basado en los informes previos presentados por los(as) abogados(as) externos(as).

ARTÍCULO 24°.- Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía: En cumplimiento del artículo 12 del Decreto 1214 de 2000 el comité de Conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:

1. Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el ordenador del gasto deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Secretario Técnico del Comité, quien de inmediato iniciará el trámite correspondiente.

2. El(a) abogado(a) procederá a elaborar el concepto respectivo, estudiando los elementos que configuran la responsabilidad civil-patrimonial del servidor(es) público(s), y con base en éste presentará recomendación de iniciar o no demanda de repetición. El estudio deberá seguir la estructura presentada a través del instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJ. (Anexo No. 2).

3. Como criterios de estudio, deberán considerarse, entre otros, la jurisprudencia de lo contencioso administrativo en lo relacionado con el concepto de culpa grave y dolo en materia administrativa, el manual de funciones de los(as) servidores(as) que resulten implicados o el contrato que suscribió la entidad con el(a) contratista a quien se estudie su conducta en la realización del daño, así como las pruebas que demuestren omisión o extralimitación de funciones o incumplimiento contractual.

4. El(la) abogado(a) podrá solicitar, dentro de la demanda, con observancia de las normas sobre reserva sumarial, el traslado de pruebas que obren en procesos disciplinarios o fiscales para analizarlas y determinar la actuación gravemente culposa o dolosa como causa de la condena patrimonial a la que se vio llamada la entidad a indemnizar

5. Los(las) apoderados(as) encargados(as) de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de la fecha que se haya tomado la decisión para interponer la demanda correspondiente .

ARTICULO 25º.- Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos: Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000, los(las) apoderados(as) de la Secretaría, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los(las) apoderados(as) mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

ARTICULO  26º. Vigencia: El presente reglamento entrará en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Conciliación.

El presente Reglamento se discutió en sesión del 24 de septiembre de 2007, y fue aprobado en esta fecha por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben

Secretario Técnico