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Circular 39 de 2008 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
23/09/2008
Fecha de Entrada en Vigencia:
23/09/2008
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 039 DE 2008

(Septiembre 23)

Para:

TODAS LAS DEPENDENCIAS

De:

SECRETARIO GENERAL

Asunto:

CONTROL DE INVENTARIOS DE SERVIDORES, CONTRATISTAS Y DEMAS PERSONAL VINCULADO.

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No 001 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital" y en aras de mantener una información precisa de los bienes de propiedad de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se hace necesario atender las siguientes disposiciones. La Secretaría General, en uso de sus facultades señaladas en esta misma Resolución establece algunas acciones que conllevan a la realización de lo allí preceptuado.

Por lo anterior, es necesario que las personas a quienes se les ha entregado bienes, tengan en cuenta los siguientes parámetros:

1. Los bienes clasificados como devolutivos o de consumo controlado, entregados a los servidores, contratistas o personal vinculado, estarán bajo la custodia y responsabilidad de éstos; en caso de pérdida o uso inadecuado, responderán disciplinaria, fiscal y penalmente.

2. El jefe de cada dependencia o su delegado, impartirá instrucciones para el adecuado control de los bienes de acuerdo con los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes. Por tal razón, en cada dependencia, debe reposar los inventarios de cada área y copia de los individuales debidamente firmados por los responsables asignados a la misma.

3. La Subdirección de Talento Humano deberá enviar oportunamente al Grupo de Almacén e Inventarios de la Subdirección Administrativa, las novedades de ingreso de nuevos servidores, así como de los retiros que se presenten. Igualmente para la desvinculación, deberá señalar en la comunicación de aceptación de renuncia, la exigencia del correspondiente Paz y Salvo de bienes, emitido por la Subdirección Administrativa. De la misma manera, lo realizará la Subdirección de Contratación para las personas vinculadas mediante Contratos de Prestación de Servicios; en ambos casos, la Subdirección Administrativa verificará mensualmente estas novedades.

4. Los responsables de bienes de propiedad de la Secretaría General, podrán consultar sus inventarios y generar reportes a través de la Intranet, ingresando con su número de cédula, en el icono "inventario por funcionario", así mismo, en el link "Procesos y Procedimientos" podrán acceder a los formatos establecidos para cada proceso, "traslado entre funcionarios, reintegro de bienes, etc" diligenciarlos debidamente y enviarlos para su registro a la Subdirección Administrativa.

Es deber de las personas vinculadas, tener en cuenta los siguientes procedimientos:

1. Cuando se traslade de una dependencia a otra o se desvincule de la entidad, deberá hacer entrega formal de los bienes a su cargo, a quien lo reemplace, a su superior inmediato o a quien éste designe, diligenciando el documento legal probatorio, "documento de traslado o reintegro", este procedimiento aplica también para los servidores que pasan a disfrutar de más de un periodo de vacaciones o de licencia. Para elementos de cómputo, deberá tramitar el control de componentes avalado por la Subdirección de Informática y Sistemas en forma previa.

2. De presentarse pérdidas o daños graves en los bienes, de los cuales se presume alguna responsabilidad del funcionario que tenga a cargo ese bien, deberá presentar de manera inmediata a la Subdirección Administrativa, informe detallado de los hechos, si se trata de hurto, deberá allegar a éste, copia de la respectiva denuncia ante autoridad competente. El jefe de la dependencia deberá tener conocimiento del suceso.

La Subdirección Administrativa a través del Grupo de Almacén e Inventarios realizará el correspondiente seguimiento. La Oficina de Control Interno verificará el cumplimiento de estas disposiciones. El desacato ocasionará las no conformidades a que haya lugar.

Les agradezco su gestión y cumplimiento.

Cordialmente,

YURI CHILLÁN REYES

Secretario General