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  Resolución 214 de 2006 Loteria de Bogota
 
  Fecha de Expedición: 22/09/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 22/09/2006  
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RESOLUCIÓN 000214 DE 2006

(Septiembre 22)

"Por medio de la cual se conforma el Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Lotería de Bogotá, se adopta el Reglamento y se derogan algunas disposiciones"

EL GERENTE DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ

En uso de sus facultades legales y estatutarias y, en especial, las que le confiere el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el artículo 1 del Decreto 1214 de 2000 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, dispuso la Creación de Comité de Conciliación en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental y Distrital.

Que el Decreto No. 1214 de 2000, estableció las funciones para los Comités de Conciliación y determinó en cinco (5) el número de funcionarios que conformarían los Comité de las entidades.

Que el numeral 9º el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, establece que los Comités de Defensa Judicial, Conciliación y Transacción de las entidades públicas, deben adoptar su propio reglamento.

Que mediante Resolución de Gerencia No. 000044 del 6 de marzo de 2001, se creó el Comité de Conciliación de la Lotería de Bogotá y se determinó en cuatro (4) el número de funcionarios integrantes del Comité.

Que la Resolución No. 00044 de 2001, fue modificada mediante Resolución No. 000262 de 2001, adecuando el número de integrantes a cinco (5) de acuerdo con el Decreto No. 1214 de 2000, Comité que quedó integrado por el Gerente General de la entidad, Subgerente General Administrativo y Financiero, el Subgerente Comercial, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y la Jefe de la Unidad de Recursos Humano.

Que la Junta Directiva de la Lotería de Bogotá, expidió la Resolución No. 00003 del 31 de julio de 2006 "por la cual se modificó la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá" creando la Secretaria General de la entidad en quien recae las funciones que desempeñaba la Subgerencia Administrativa y Financiera y la Oficina Asesora Jurídica.

Que una adecuada defensa de los intereses públicos distritales conlleva el diseño de estrategias y políticas de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico, al igual que el mejoramiento de las practicas administrativas de los organismos y entidades distritales.

Por lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. Crear el Comité de Conciliación y Defensa de la LOTERÍA DE BOGOTA, como una instancia administrativa que actuará como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y de los intereses de la entidad y quien igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

ARTÍCULO SEGUNDO: El comité de Conciliación y Defensa Judicial de LA LOTERÍA DE BOGOTA estará integrado por los siguientes funcionarios quienes tendrán voz y voto y serán miembros permanentes.

* El Gerente General

* El Subgerente General Comercial

* La Secretaria General de la entidad.

* El Jefe de la Unidad de Talento Humano.

* El Jefe de la Unidad de Recursos Físicos.

La participación de los integrantes del Comité, será indelegable.

Actuará como Secretario Técnico del Comité un abogado de la Secretaria General de la entidad.

PARÁGRAFO 1°. Podrán asistir, con voz pero sin voto, los apoderados que representen a la Entidad, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno y los Funcionarios que a criterio del Comité deban asistir de acuerdo con la naturaleza de los casos a discutir.

PARÁGRAFO 2°. El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.

ARTÍCULO TERCERO: Sesiones y Decisión del Comité. - El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Lotería de Bogotá, se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses, previa convocatoria del Secretario Técnico del Comité, en la Sala de Juntas de la Entidad, y si las circunstancias lo exijan.

El Comité se reunirá extraordinariamente, cuando las necesidades del servicio lo requieran; cuando lo estimen conveniente al menos dos (2) de sus miembros permanentes; previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica.

Las Sesiones se realizaran con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO CUARTO: FUNCIONES: El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la LOTERÍA DE BOGOTA, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que cursen o hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas sólo celebrarán conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo ante los jueces competentes o ante los agentes del Ministerio Público

ARTÍCULO QUINTO: SECRETARIA TÉCNICA: Son funciones del Secretario del Comité

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Lotería de Bogotá.

5. Las demás que le sean asignadas por el Comité

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO SEXTO: Principios. Los miembros del Comité de Conciliación de la Lotería de Bogotá y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar su prolongación innecesaria.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Convocatoria. Una vez se presenten las circunstancias descritas en el artículo tercero, el secretario técnico del comité procederá a convocar a los miembros permanentes del comité de conciliación indicando día, hora y lugar de reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Parágrafo.- En lo posible se evitará invitar a las sesiones del comité a los particulares o a los representantes judiciales que hayan formulado a la entidad conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos. Una vez terminada la respectiva sesión el Secretario Técnico del Comité podrá indicarles la decisión adoptada.

ARTÍCULO OCTAVO: Formalidad de la convocatoria. Los miembros del comité de conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día.

ARTÍCULO NOVENO: Procedimiento Previo a la Convocatoria de Reunión. Una vez la entidad reciba solicitud de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos se surtirá el siguiente trámite:

1. Si el caso no esta asignado a ningún abogado, la Secretaria Técnica del Comité procederá asignar el funcionario que se encargará de analizar, conceptuar el caso para los miembros del comité.

2. Una vez repartida la solicitud de conciliación el abogado elaborará el correspondiente concepto que deberá contener:

2.1. Indicar el tipo de solicitud de conciliación: solicitud directa de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos o mediante citación formal de Despacho Judicial, Procuraduría General de la Nación, Centro de Conciliación autorizado por la ley.

2.2. Naturaleza jurídica de la controversia a conciliar: contractual, reivindicatorio, ejecutivo, nulidad y restablecimiento del derecho, etc.

2.3. Relación sucinta y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud de conciliación.

2.4. Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramita el litigio.

2.5. Pretensiones y estimación de los perjuicios.

2.6. Indicar si el solicitante o la parte se encuentra debidamente legitimada.

2.7. Señalar los medios probatorios que obran en el expediente

2.8. En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía

2.9. Relacionar las normas que sustentan la conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso

2.10. Emitir concepto de viabilidad jurídica de la conciliación

2.11. Valor propuesto a conciliar

3. El concepto deberá contener una apreciación objetiva y razonada acerca de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio, verificando que el mismo no sea lesivo para los intereses de la entidad. Para este efecto, deberá analizar si existe certeza absoluta de los derechos, caso en el cual resultará conveniente un arreglo conciliatorio. Si por el contrario, se tiene duda sobre la responsabilidad de la entidad en materia probatoria deberá estudiar la existencia de un alea (sic) jurídica razonable de ganar o perder un eventual litigio.

4. El apoderado deberá presentar un valor propuesto a conciliar, el cual es resultado de la liquidación de perjuicios que elabore conforme, entre otros factores, a las fórmulas establecidas por la jurisprudencia, tasas de interés vigentes, salario mínimo legal, el índice de precios al consumidor, etc. Para este efecto el apoderado de la entidad podrá solicitar la colaboración del área técnica competente de la entidad.

5. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo tercero el abogado entregará con suficiente anticipación copia del concepto al Secretario Técnico del Comité para que proceda a convocar a los miembros del comité de conciliación.

PARÁGRAFO. Cuando a juicio de Secretaría General o cualquier otra dependencia de la entidad estime conveniente y oportuno promover la celebración de un acuerdo conciliatorio o cualquier otro mecanismo de solución alterna de conflictos con un particular para dirimir un conflicto deberá surtir en lo que resulte aplicable el trámite dispuesto en esta norma y además presentará a consideración del Comité de Conciliación de la entidad un proyecto de la propuesta.

ARTÍCULO DÉCIMO: Normas sustanciales. Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo reglamentado en la Ley 446 de 1998, Decreto 2511 de 1998 y ley 640 de 2001, así como las demás que le sean aplicables y en especial deberá verificar:

3. Que el asunto que se pretenda conciliar sea susceptible de transacción o desistimiento

4. Que no haya operado la caducidad de la acción.

5. En los casos de conciliación de asuntos que se debatan en la justicia contenciosa administrativa, que se trate de conflictos de carácter particular y contenido económico

6. Que se configure alguna de las causales del artículo 69 del código contencioso administrativo para poder acceder a conciliar los efectos económicos de un acto administrativo y que sobre el mismo se encuentre agotada la vía gubernativa.

7. Que el arreglo conciliatorio propuesto no sea lesivo para los intereses del estado.

8. Que la solicitud de conciliación que efectúe el particular cumpla con los requisitos del Decreto 2511 de 1998.

ARTÍCULO UNDÉCIMO: Desarrollo de la Reunión. El día de la sesión el Secretario Técnico del Comité deberá hacer una presentación verbal de su concepto escrito y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO DUODÉCIMO Actas. El secretario técnico dejará constancia las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros en el acta respectiva, la cual estará acompañada de los conceptos.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Informes de los Apoderados. Los apoderados de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no impartió aprobación judicial a la conciliación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias. Aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado de la entidad deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales los miembros del comité consideraron no viable el acuerdo conciliatorio.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO Participación del Jefe de la Oficina de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar, en primer término, el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1214 de 2000 y del acto administrativo mediante el cual se ordenó la creación del comité de la entidad y del reglamento interno del mismo, y en segundo lugar, para supervisar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. Podrá igualmente presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este comité.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: Prevención de daño antijurídico y políticas para la defensa litigiosa de la entidad - Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse en la primera semana de junio y de diciembre de cada año con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos a que se ha visto la entidad obligada a conciliar o por los cuales resulta condenado, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa litigiosa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre.

Para tal propósito la Secretaria General de la entidad presentará a los miembros del comité a través del Secretario Técnico un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo para lo cual podrá diligenciar el formato de causas de demandas y sentencias elaborado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía. En cumplimiento del artículo 12 del Decreto 1214 de 2000 el comité de conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:

1. Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el ordenador del gasto deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia en donde se hubiere originario el conflicto para que proceda al reparto de los documentos al apoderado a quien designe, preferiblemente a quien representó los intereses de la entidad

2. Una vez repartido el caso, el abogado procederá a elaborar el estudio de los elementos que configuran la responsabilidad civil-patrimonial del servidor público, y con base en éste presentará recomendación de iniciar o no demanda de repetición. El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica que elaboró para tal fin la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia.

En todo caso, deberá analizarse la jurisprudencia de lo contencioso administrativo en lo relacionado con el concepto de culpa grave y dolo en materia administrativa, el manual de funciones de los servidores que resulten implicados o el contrato que suscribió la entidad con el contratista a quien se estudie su conducta en la realización del daño, así como las pruebas que demuestren omisión o extralimitación de funciones o incumplimiento contractual.

3. El abogado podrá solicitar el traslado de pruebas que obren en procesos disciplinarios o fiscales para analizarlas y determinar la actuación gravemente culposa o dolosa como causa de la condena patrimonial a la que se vio llamada la entidad a indemnizar

4. Una vez se haya elaborado el concepto de repetición el apoderado a quien correspondió el caso lo remitirá al Secretario Técnico del Comité para que libre las respectivas citaciones e invitaciones a los miembros del comité. Así mismo presentarán un informe de las demandas en las que consideró no viable el llamamiento en garantía indicando las razones para tal determinación.

5. Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de la fecha que se haya tomado la decisión para interponer la correspondiente demanda

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: Informe de Gestión del Comité de Conciliación. Para dar aplicación al artículo 6º numeral 3º del Decreto 1214 de 2000 el secretario técnico del comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del comité, el valor conciliado, o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, se relacionará las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrá relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

ARTÍCULO  DÉCIMO NOVENO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 000044 del 6 de marzo de 2001 y la Resolución 000262 del 28 de septiembre de 2001.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los 22 días de Septiembre de 2006

FABIO DE JESUS VILLA RODRIGUEZ

Gerente General

 
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