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  Circular 47 de 2007 Superintendencia Nacional de Salud
 
  Fecha de Expedición: 30/11/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 08/12/2007  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 46836 de diciembre 8 de 2007  


 
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CIRCULAR EXTERNA 047 DE 2007

(Noviembre 30)

Circular Única

Modificada por las Circulares 049, 050 , 051 y 052 de 2008; 057, 058 de 2009;  059 y 060 de 2010   

Para:

Entidades, sujetos vigilados y usuarios de la Superintendencia Nacional de Salud

De:

Superintendente Nacional de Salud

Asunto:

Instrucciones generales y remisión de información para la inspección, vigilancia y control

1. Objetivo y Alcance

Con fundamento en las facultades Constitucionales y Legales de la Superintendencia Nacional de Salud, se expide la Circular Única, acto administrativo en el cual se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las instrucciones de la entidad que se encuentran vigentes, con los siguientes propósitos:

*Recopilar, modificar y actualizar todas las Circulares Externas y Cartas Circulares expedidas por la Superintendencia Nacional de Salud.

*Facilitar a los destinatarios de su misión de inspección, vigilancia y control, el cumplimiento, comprensión y consulta de las instrucciones expedidas por esta Superintendencia.

*Proporcionar a sus funcionarios un instrumento jurídico unificado y coherente que determine con precisión las reglas aplicables a las situaciones concretas que se inscriben dentro de su ámbito de competencia.

2. Estructura

2.1. Composición

La Circular Única contiene en cada uno de los títulos que la componen las instrucciones y solicitudes de información dispuestas por la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los sujetos vigilados.

2.2. Consulta y Uso

Para la consulta y uso de la Circular Única, por parte de los diferentes usuarios, se considera necesario establecer que se deben observar las siguientes pautas:

2.2.1. Elementos

La Circular se encuentra compuesta por una tabla de contenido y títulos, integrados por capítulos. Los capítulos se descomponen en numerales y subnumerales hasta de cinco dígitos y literales, en los casos en que se hace necesario. Cada título corresponde a un grupo de sujetos vigilados, de acuerdo con el rol asumido dentro del Sector Salud.

El Título XI, corresponde a los anexos técnicos necesarios para el cumplimiento de las instrucciones de remisión de información impartidas, a los cuales se hace remisión expresa en su contenido y parte integrante del texto de la misma.

Los anexos coinciden con los formatos que las entidades vigiladas deben utilizar para remitir información ante la Superintendencia. Para ubicar cada uno de los formatos en el título XI Anexos Técnicos, estos se enumeran según el orden en el que aparezcan en la Circular.

Los títulos de la Circular Única son:

Título

Tema

Primero

Disposiciones Generales

Segundo

Entidades Administradoras de Planes de Beneficios

Tercero

Generadores de recursos económicos para la salud

Cuarto

Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

Quinto

Entidades Territoriales

Sexto

Fondo de Solidaridad y Garantía, FOSYGA

Séptimo

Protección al Usuario y Participación Ciudadana

Octavo

Otros actores

Noveno

Medidas Especiales

Décimo

Glosario

Undécimo

Anexos Técnicos

2.2.2. Presentación

La Circular se presenta en hojas numeradas según cada uno de los títulos, lo cual facilitará su modificación, adición y actualización de los diferentes temas.

3. Consulta

La Circular Única podrá ser consultada:

3.1. En forma permanente en la página Web de la Superintendencia www.supersalud.gov.co.

3.2. El texto original de la Circular Única, en medio físico, reposará en la Secretaría General de la Superintendencia.

Cualquier persona natural o jurídica interesada en obtener copia, simple o auténtica de la misma, podrá solicitarla, mediante escrito dirigido a la Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud.

El costo de las fotocopias correspondientes a la Circular Única que sean solicitadas por entidades u organismos que no paguen tasa a la Superintendencia deberá ser cubierto por el interesado, de acuerdo con el valor establecido para tal fin por la entidad.

4. Normatividad y modificaciones realizadas

La Circular Unica además de contener las instrucciones y solicitudes de información de las anteriores Circulares Externas y Cartas Circulares, con su expedición se actualizan y modifican los temas consignados en cada una de estas de conformidad con las nuevas normas expedidas por el Gobierno Nacional y los pronunciamientos efectuados por la Corte Constitucional frente a las disposiciones que regula el Sector Salud.

5. Contenido

Tabla de Contenido

Título I DISPOSICIONES GENERALES

Capítulo 1° Seguridad técnica y jurídica para las comunicaciones electrónicas de la Superintendencia Nacional de Salud que requieren firma digital.

Capítulo II Pautas Publicitarias.

Capítulo III Revisores Fiscales.

Capítulo IV Código de Ética y de Buen Gobierno.

Capítulo V Facultades Jurisdiccionales.

Capítulo VI Facultades de Conciliación.

Capítulo VII Cadena de custodia de evidencia forense. Capítulo adicionado por la Circular de la S.N.S. 049 de 2008.

Capítulo VIII Cumplimiento de sentencias. Capítulo adicionado por la Circular de la S.N.S. 051 de 2008.

Título II ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS

Capítulo I Entidades Promotoras de Salud.

Capítulo II Empresas que administran Planes Adicionales de Salud.

Capítulo III Regímenes de Excepción y Especiales.

Título III GENERADORES DE RECURSOS

Capítulo Preliminar Control al Lavado de Activos. Capítulo adicionado por la Circular de la S.N.S. 049 de 2008.

Capítulo I Operadores del Juego de Lotería Tradicional.

Capítulo II Operadores del Juego de Apuestas Permanentes o Chance.

Capítulo III Juegos de Suerte y Azar distintos a Loterías y Chance.

Capítulo IV Bebidas Alcohólicas.

Título IV INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

Capítulo I Disposiciones Comunes.

Capítulo II Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada.

Capítulo III Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza pública.

Título V ENTIDADES TERRITORIALES

Título VI FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA (FOSYGA)

Título VII PROTECCION AL USUARIO Y PARTICIPACION CIUDADANA

Capítulo I Protección al Usuario

Capítulo II Participación Ciudadana

Título VIII OTROS ACTORES

Capítulo I Compañías de Seguros autorizadas para operar el ramo SOAT

Capítulo II Indumil

Capítulo III Cajas de Compensación Familiar que no administran régimen subsidiado

Título IX MEDIDAS ESPECIALES

Capítulo I Marco legal de las acciones y medidas especiales

Capítulo II Intervención Forzosa Administrativa para administrar

Capítulo II Intervención Forzosa Administrativa para liquidar

Capítulo III Intervención Técnica y Administrativa

Capítulo V Liquidaciones Voluntarias (Supresión y liquidación)

Título X GLOSARIO

Título XI ANEXOS TÉCNICOS

TITULO. I

DISPOSICIONES GENERALES

En este primer título se encuentran las instrucciones que tienen como destino dos o más entidades o sujetos de vigilancia y aquellas relacionadas con las nuevas facultades jurisdiccionales y de conciliación otorgadas a la Superintendencia.

CAPITULO. I

Seguridad técnica y jurídica para las comunicaciones electrónicas de la Superintendencia Nacional de Salud que requieren firma digital

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, y garantizar los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la información, la Superintendencia Nacional de Salud, incorpora la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en sus comunicaciones electrónicas, de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999, el Decreto Reglamentario 1747 de 2000; que definen y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, así como la firma digital y las entidades de certificación.

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible la utilización y flujo de documentos en soporte caratular (papel), asegurando la identificación plena de los emisores de documentos electrónicos, certificando la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizando la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información. Dicha seguridad en los entornos electrónicos se refleja en atributos jurídicos como la autenticidad, integridad y no repudio.

El sistema de certificación digital permite establecer la identidad y otras cualidades de una persona que actúa a través de una red informática, un sistema de información y, en general, cualquier medio de comunicación y/o información electrónica. De esta forma, la certificación digital garantiza: la identificación y capacidad de las partes que tratan entre sí sin conocerse (emisor y receptor del mensaje); la confidencialidad de los contenidos de los mensajes (ni leídos, ni escuchados por terceros); la integridad de la transacción (no manipulada por terceros) y la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos (no repudiación).

Teniendo en cuenta lo anterior, los archivos reportados a la Superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital. En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta firma digital deberá ser adquirida y administrada por las diferentes entidades vigiladas.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de su Declaración de Prácticas de Certificación.

En este sentido, es necesario tener en cuenta consideraciones generales para la utilización de los mensajes de datos y las firmas digitales del sistema electrónico de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud como las que a continuación se presentan:

1. Características que deben satisfacer los certificados y firmas digitales.

Las comunicaciones electrónicas de cualquier índole enviadas por las entidades vigiladas a la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y control que se encuentren respaldadas con una firma digital deberán cumplir con las disposiciones del artículo 28 de la Ley 527 de 1999 con el fin de dar por satisfechos los atributos jurídicos propios de una firma digital, garantizando con ello que dicha firma tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita. De igual manera, los certificados digitales que respalden dichas firmas deberán cumplir con las disposiciones del artículo 15 del Decreto 1747 de 2000, y por lo tanto deben ser emitidos por una entidad de certificación abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Consideraciones para el intercambio de mensajes de datos firmados digitalmente

A continuación se definen las consideraciones que deben ser tenidas en cuenta para el intercambio de mensajes de datos respaldados con firmas digitales:

2.1. Para el envío de comunicaciones emitidas por las entidades vigiladas, así como para la recepción de las comunicaciones dirigidas a estos se debe hacer uso de los sistemas de comunicación definidos por la Superintendencia Nacional de Salud para tal fin.

2.2. Las comunicaciones en forma de mensajes de datos emitidas por la entidad vigilada que requieran de una firma manuscrita en su equivalente en papel, deberán encontrarse firmadas digitalmente.

2.3. Las comunicaciones en forma de mensajes de datos respaldadas con certificados digitales generadas por la entidad vigilada deberán encontrarse dentro de los usos aceptados en la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación que emite los certificados.

3. Consideraciones para la verificación y validación de mensajes de datos firmados digitalmente por parte de las entidades vigiladas. La Superintendencia Nacional de Salud será parte confiante en la recepción de las comunicaciones electrónicas firmadas digitalmente emitidas por sus entidades vigiladas dentro de las funciones propias de inspección, vigilancia y control. En su rol como parte confiante la Superintendencia Nacional de Salud verifica que la firma digital asociada al mensaje de datos o comunicación electrónica satisface:

3.1. Que el certificado digital que respalda la firma digital del acto de comunicación fue emitido por una entidad de certificación abierta autorizada para ello por la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.2. Que la firma digital puede ser verificada con la clave pública que se encuentra en el certificado digital en relación con la firma, emitido por la entidad de certificación autorizada.

3.3. Que la firma digital fue emitida dentro del tiempo de validez del certificado.

3.4. Que el certificado digital que respalda la firma digital no haya sido revocado, para este efecto, se debe validar que el certificado digital no se encuentre en la base de datos de certificados digitales revocados, publicada por la Entidad de Certificación.

3.5. Que el mensaje de datos goza de integridad.

3.6. Que el mensaje de datos firmado se encuentra dentro de los usos aceptados en la Declaración de Prácticas de Certificación.

De igual forma, la entidad vigilada deberá cumplir con todas las obligaciones que adquiera como suscriptor o parte confiante dentro del Sistema de Certificación Digital de acuerdo con las disposiciones de la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación.

4. Recomendaciones de seguridad para la administración del certificado digital

En el presente numeral se establecen las medidas de seguridad necesarias para la administración del certificado digital, por parte de los vigilados:

4.1. El Certificado digital es de carácter personal e intransferible.

4.2. No permitir que otras personas conozcan el número de identificación personal clave de protección de acceso al certificado digital.

4.3. Si el certificado digital se encuentra almacenado en un dispositivo seguro, este debe estar siempre en poder de su titular o almacenado de manera segura.

4.4. No se debe emplear el dispositivo de almacenamiento del certificado digital para almacenar datos, o para propósitos distintos a firmar digitalmente mensajes de datos.

4.5. Si se extravía o se pierde el control del dispositivo de almacenamiento del certificado digital o de su clave de protección de acceso debe comunicarse inmediatamente con la entidad de certificación que lo emitió, y se deberá solicitar su revocación.

4.6 No se debe olvidar la clave de protección de acceso al certificado digital, su olvido implica la revocación del certificado digital y la emisión de un nuevo certificado digital.

4.7. Se deben tener en cuenta las políticas de seguridad asociadas con la clave de protección de acceso al certificado digital. Por ejemplo el número máximo de ingresos consecutivos erróneos permitidos dentro del sistema de certificación digital.

5. Obligaciones y responsabilidades Generales del suscriptor del certificado digital

La entidad vigilada suscriptora del certificado digital tiene las siguientes obligaciones frente a la entidad de certificación y terceras personas en la utilización de su certificado digital:

5.1. Utilizar la clave privada y el certificado digital emitido tan solo para los fines establecidos y de acuerdo con los condicionamientos establecidos en la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación y en el certificado digital entregado. Será responsabilidad del suscriptor el uso indebido que este o terceros hagan del mismo.

5.2. Responder por la custodia de la clave privada y de su soporte físico (si aplica) evitando su pérdida, revelación, modificación o uso no autorizado. Especialmente, el suscriptor deberá abstenerse, sin importar la circunstancia, de anotar en el soporte físico del certificado digital el código de activación o las claves privadas, ni tampoco en cualquier otro documento que el suscriptor conserve o transporte consigo o con el soporte físico.

5.3. Solicitar la revocación del certificado digital que le ha sido entregado cuando se cumpla alguno de los supuestos previstos para la revocación de los certificados digitales, de conformidad con lo dispuesto en la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación.

5.4. Abstenerse en toda circunstancia de revelar la clave privada o el código de activación del certificado digital, así como abstenerse de delegar su uso a terceras personas.

5.5. Asegurarse de que toda la información contenida en el certificado digital es cierta y notificar inmediatamente a la entidad de certificación en caso de que se haya incluido cualquier información incorrecta o inexacta o en caso de que por alguna circunstancia posterior la información del certificado digital no corresponda con la realidad. Así mismo, deberá comunicar de manera inmediata el cambio o variación que haya sufrido cualquiera de los datos que aportó para la emisión del certificado digital, aunque estos no estuvieran incluidos en el propio certificado digital.

5.6. Informar inmediatamente a la entidad de certificación acerca de cualquier situación que pueda afectar la confiabilidad del certificado digital, e iniciar el procedimiento de revocación del certificado digital cuando sea necesario. Especialmente, deberá notificar de inmediato la pérdida, robo o falsificación del soporte físico y cualquier intento de realizar estos actos sobre el mismo, así como el conocimiento por otras personas del código de activación o de las claves privadas, solicitando la revocación del certificado digital de conformidad con el procedimiento que se establece en la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación.

5.7. Abstenerse de monitorear, alterar, realizar ingeniería reversa o interferir en cualquier otra forma la prestación de servicios de certificación digital.

5.8. El suscriptor es el único responsable por las obligaciones que emanen de las operaciones o negocios jurídicos que se realicen con los certificados digitales, exonerando a la entidad de certificación de toda responsabilidad por este concepto.

5.9. Cualquier otra que se derive de la ley, del contenido de la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación.

5.10. Manejo del PIN: Es importante destacar que el PIN de protección del certificado digital es único de uso personal e intransferible, el conocimiento del mismo será solo del suscriptor o usuario final, la Entidad de Certificación Digital no almacena ni asigna los PIN, por lo tanto su olvido implica revocación del Certificado Digital y obliga a la emisión de un nuevo certificado digital.

5.11. La entidad de certificación no tiene deber alguno de investigación o revisión de la ocurrencia de cualquiera de las causales de revocación establecidas en la Declaración de Prácticas de Certificación. La entidad de certificación iniciará el procedimiento de revocación de certificados digitales tan solo una vez tenga noticia de la ocurrencia de cualquiera de ellas. El suscriptor y la parte confiante - en caso de que sea procedente - tienen la obligación de iniciar el procedimiento de revocación del certificado digital tan pronto como tengan conocimiento de la existencia de alguno de estos supuestos.

6. Consideraciones para la conservación de mensajes de datos firmados digitalmente y/o cifrados y los certificados digitales.

La Superintendencia Nacional de Salud, realiza las siguientes recomendaciones para las entidades vigiladas con respecto a la conservación de los mensajes de datos o documentos firmados digitalmente:

6.1. Las comunicaciones electrónicas que se encuentren respaldadas por una firma digital avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley y que en los términos de esta deban ser conservados, se deberán guardar en condiciones que permitan que la información sea accesible para su posterior consulta y que garanticen que permanezca completa e inalterada.

6.2. La entidad vigilada deberá hacer uso de los mecanismos idóneos para llevar a cabo la conservación de los documentos firmados digitalmente y presentados a la Superintendencia Nacional de Salud, ya que la Superintendencia podrá volver a requerir la información.

6.3. La entidad vigilada será responsable de la conservación de los certificados digitales, su medio de almacenamiento y la clave de acceso al mismo, siempre que estos hayan sido utilizados para el cifrado de mensajes de correo electrónico y/o documentos presentados en forma de mensajes de datos, lo anterior con el fin de garantizar la accesibilidad de los mensajes de datos cifrados para su posterior consulta.

7. Consideraciones sobre los responsables en el suministro de la información y el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud.

El envío de la información que deben presentar a esta Superintendencia los vigilados a quienes se dirige la Circular Única, es responsabilidad de los representantes legales de las Entidades Territoriales.

De igual manera, los contadores y revisores fiscales serán responsables en el evento que se suministren datos contrarios a la realidad y/u ordenen, toleren, hagan o encubran falsedad en la información remitida a esta Superintendencia en los términos que señalan los artículos 10 de la Ley 43 de 1990, 207 y siguientes del Código de Comercio y 43 de la Ley 222 de 1995.

CAPITULO. II

Pautas publicitarias

La Superintendencia Nacional de Salud, actuando como cabeza del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en ejercicio de sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control, previstas en las Leyes 100 de 1993 y 1122 de 2007, instruye a las entidades sujetas a su vigilancia, respecto al deber de dejar constancia en la difusión de su publicidad en general de la expresión "VIGILADO SUPERSALUD".

Para tales efectos, entiéndase por publicidad en general, toda difusión de mensajes publicitarios, avisos comerciales, afiches, plegables, logotipos, todos ellos con fines de publicidad, de información, de capacitación o similares, que sean puestos en conocimiento público a través de cualquier medio masivo de comunicación, ya sea prensa, radio o televisión, entre otros.

Cuando los anuncios sean emitidos por radio o televisión, el mensaje de la entidad vigilada deberá estar seguida de la expresión: "VIGILADO POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD".

2. Reglas para utilizar la expresión "VIGILADO Supersalud" en la publicidad impresa:

En la difusión de programas publicitarios, se deberá anotar la circunstancia de hallarse la entidad, programa o dependencia "VIGILADO Supersalud", seguido de expresión: "línea de atención al usuario: 6500870 – 018000910383"

2.1. Tipografía

Se debe utilizar la fuente tipográfica Arial en un tamaño que le permita al receptor del mensaje publicitario identificarlo de manera clara, legible y visible, y que evite el empastelamiento de las palabras.

La dimensión de la letra para señalar el "VIGILADO Supersalud. Línea de atención al usuario: 6500870 Bogotá – Línea gratuita nacional 018000910383" debe corresponder, como mínimo, a la letra de menor tamaño utilizado en el mensaje publicitario. Se exceptúa para su uso el tamaño de las llamadas notas aclaratorias.

2.2. Construcción del "VIGILADO Supersalud"

La palabra VIGILADO se debe resaltar dentro del texto en una proporción mayor a la del nombre de la Supersalud y en mayúsculas, de la siguiente manera:

NOTA: La figura o anexo puede ser consultada en el Diario Oficial abajo referido.

La expresión "Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá Línea Gratuita Nacional: 018000910383", se anotará centrado de la expresión "Vigilado Supersalud", en forma legible, como aparece en el ejemplo.

2.3. Medios publicitarios en los que se debe utilizar el "VIGILADO SUPERSALUD."

Se debe utilizar en todos los medios impresos que la entidad vigilada utilice como canal de comunicación para divulgar un mensaje publicitario relacionado con un servicio o producto, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes: Periódicos, revistas, afiches, pancartas, volantes, pendones, catálogos, folletos, plegables, talonarios de pago, recetarios etc., o en los medios audiovisuales en mensajes de radio y televisión.

Cuando el mensaje sea radial o televisivo el mismo debe ser pausado, claro y comprensible por el oyente o televidente.

3. Aplicaciones

3.1. Horizontal

Cuando se trate de mensajes publicitarios presentados en formato horizontal, el "VIGILADO Supersalud" debe publicarse en el margen izquierdo, abajo y en sentido horizontal a la derecha.

NOTA: La figura o anexo puede ser consultada en el Diario Oficial abajo referido.

3.2. Vertical

En la publicidad de formato vertical el "VIGILADO Supersalud", debe publicarse en el margen izquierdo y en sentido vertical ascendente.

NOTA: La figura o anexo puede ser consultada en el Diario Oficial abajo referido.

Importante: Dentro de las márgenes anteriormente descritas no debe existir ningún tipo de leyenda, nombre, marca o eslogan que tenga relación con una entidad no vigilada por este organismo de control, tal como se describe en los siguientes ejemplos:

NOTA: La figura o anexo puede ser consultada en el Diario Oficial abajo referido.

4. Publicidad Compartida

Cuando se trate de publicidad compartida con entidades no vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, el nombre, logosímbolo o sigla de la vigilada se debe ubicar en la parte inferior izquierda acompañado de la denominación genérica de la entidad; el nombre o sigla de la entidad no vigilada, en el lado contrario, guardando siempre el tamaño, proporción e igualdad con el de la entidad vigilada, tal como se señala a continuación:

NOTA: La figura o anexo puede ser consultada en el Diario Oficial abajo referido.

5. Información

Las Entidades vigiladas deberán remitir a la Superintendencia Nacional de Salud por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de lanzamiento de toda campaña publicitaria, todos los documentos, grabaciones y soportes que integren la publicidad, los cuales permitan identificar la naturaleza, características, periodos, servicios ofrecidos y la imagen proyectada; así mismo, copia del acta del órgano respectivo que haya autorizado la campaña y los documentos suscritos por el representante legal de la compañía, donde claramente se pueda establecer el cumplimiento de todos los requisitos enunciados en la presente circular.

CAPITULO. III

Revisores fiscales

1. Marco normativo

Toda vez que la Ley 100 de 1993, en sus artículos 228 y 232, adoptó como trámite obligatorio la posesión de revisores fiscales de Entidades Promotoras de Salud y de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud ante la Superintendencia Nacional de Salud y el numeral 21 del artículo 9° del Decreto 1018 de 2007, da a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para el Sector Salud la función de dar posesión a los revisores fiscales, el cual se entiende surtido con la autorización de posesión en los términos del artículo 28 del Decreto 2150 de 1995, a continuación se determinan los requisitos para surtir el trámite legal anteriormente relacionado, los cuales sintetizan la información y ponen a disposición gratuita los anexos requeridos con miras a optimizar y agilizar la actuación administrativa, en desarrollo de los principios de economía, celeridad, publicidad, moralidad y eficacia propios de la administración pública.

El presente capítulo de Circular Única aplica a todas las personas jurídicas que tienen la obligación de tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud, advirtiendo a las personas jurídicas, los representantes legales, miembros de juntas directivas, consejos de administración, miembros de órganos sociales de la persona jurídica y contadores que ejerzan o pretendan ejercer como revisores fiscales, que el incumplimiento en la obligación de tener revisor fiscal debidamente posesionado, dará lugar a las sanciones previstas por incumplimiento a las disposiciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

2. Personas jurídicas obligadas a tener Revisor Fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud

De acuerdo con la normatividad vigente, tienen obligación de tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud, únicamente las personas jurídicas relacionadas a continuación:

2.1. Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera sea su naturaleza jurídica, y cualquiera sea el régimen que administren.

2.2. Las Empresas Sociales del Estado o Instituciones de Servicios de Salud de naturaleza pública cuyo presupuesto anual sea igual o superior a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2.3. Las personas jurídicas Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud privadas que están obligadas a reportar información financiera a la Superintendencia Nacional de Salud, según los criterios establecidos en el Título IV de la presente circular.

3. Requisitos de quien pretenda ser elegido Revisor Fiscal principal y/o suplente

La Superintendencia Nacional de Salud entenderá que al enviarse la documentación de elección del revisor fiscal principal y/o suplente, supone que la persona natural o jurídica elegida, cumple con todos los requisitos legales para su designación, constatados por el máximo órgano de dirección, sin embargo se debe contar como mínimo con:

3.1. Tener la condición de contador público, la cual se reconoce con el título universitario y con tarjeta profesional.

3.2. No tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión, lo que se acreditará con los antecedentes disciplinarios emitidos por la Junta Central de Contadores.

3.3. No podrá ser elegido como revisor fiscal quien esté incurso en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para el ejercicio del cargo. Tampoco podrá ser elegido como revisor fiscal, la persona natural que ejerza la revisoría fiscal en más de cinco (5) sociedades por acciones.

3.4. Cuando se pretenda la elección de una persona jurídica como revisor fiscal principal o suplente, la persona debe estar debidamente constituida, tener su respectivo registro ante la Junta Central de Contadores y no tener sanciones que afecten el ejercicio de la contaduría. La persona jurídica designada debe actuar a través de personas naturales, quienes también deben ser contadores, no tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesión y no ejercer la revisoría fiscal (directamente o en representación de firmas de revisoría fiscal) en más de cinco (5) sociedades por acciones. Tanto la persona jurídica como los contadores designados por esta, deben aportar copia del registro o tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios vigente.

La persona jurídica elegida como revisor fiscal y los contadores públicos designados para actuar en su representación, desempeñan el cargo como un todo indivisible e indisoluble. Una persona jurídica no podrá ser designada como revisor fiscal ni ejercer el cargo, cuando esta o los contadores designados para el ejercicio de la revisoría fiscal, estén incursos en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses.

4. Responsabilidades para las condiciones de elección o reelección del revisor fiscal principal y/o suplente

4.1. De la Entidad o la persona jurídica vigilada obligada a tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud, es responsable por el cumplimiento de las obligaciones recogidas en la presente circular.

4.2. De los miembros de la asamblea general de accionistas, junta de socios, asamblea general de asociados o máximo órgano de dirección de cualquiera de las personas jurídicas vigiladas relacionadas en la presente circular, corresponde la elección o reelección del revisor fiscal principal y/o suplente, siguiendo rigurosamente las facultades establecidas por los estatutos y las leyes que rigen la naturaleza jurídica de la correspondiente persona jurídica. La decisión de elección o reelección del revisor fiscal principal y/o suplente, debe constar en un acta debidamente firmada por el presidente y secretario del máximo órgano de dirección.

Debe procurarse siempre que se resuelva en una sola asamblea la elección o reelección del revisor fiscal principal y del revisor fiscal suplente, a efectos de garantizar la permanencia del órgano de fiscalización, previendo faltas temporales o definitivas de quien ha sido elegido como revisor fiscal principal.

4.3. Del representante legal, presentar a la Superintendencia Nacional de Salud la solicitud de autorización de posesión del revisor fiscal cumpliendo los requisitos de la posesión y adjuntando los documentos respectivos relacionados en los anexos de esta circular, así como comunicar sobre la renuncia, destitución, vencimiento del período o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo como revisor fiscal, presentar la solicitud de autorización de posesión del revisor fiscal elegido cumpliendo los requisitos, diligenciando los anexos de esta circular y adjuntando los documentos allí relacionados.

No será necesario el trámite de posesión del revisor fiscal principal o suplente reelegidos. Para estos efectos, el representante legal de la entidad comunicará a la Superintendencia Nacional de Salud sobre tal situación. No se entenderá como reelección la designación del Revisor Fiscal Principal como suplente o del Revisor Fiscal Suplente como principal.

4.4. Del revisor fiscal principal y suplente, cumplimiento de la anterior obligación, ejercer el cargo, incluyendo en sus funciones la revisión permanente del período de su cargo y la vigilancia al cumplimiento de los trámites de la elección o reelección, sin perjuicio que ante el incumplimiento, la Superintendencia decida las actuaciones a que haya lugar.

4.5. Del revisor fiscal suplente asumir ante la ausencia temporal o definitiva del revisor fiscal principal, la revisoría fiscal siempre y cuando se encuentre debidamente elegido y posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud. En los eventos en que no exista revisor fiscal suplente y, por vencimiento del período o por cualquier otra causa, cesen las funciones del revisor fiscal principal, o en los eventos en que existiendo revisor fiscal principal y suplente, finalice el período estatutario de la revisoría fiscal o cesen las funciones de los dos por cualquier otra causa, los estatutos de la persona jurídica deben prever el término en que debe hacerse la correspondiente elección o reelección, término que, siguiendo los pronunciamientos de la Corte Constitucional, no podrá ser superior a treinta (30) días, contados a partir del vencimiento del período de la revisoría fiscal o de la ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo de revisor fiscal principal y/o suplente.

4.6. De la Superintendencia Nacional de Salud dar posesión al revisor fiscal principal y/o suplente, previa evaluación del cumplimiento de todos los requisitos exigidos.

5. Estudio de la Documentación

En virtud de la delegación contenida en el numeral 21, artículo 14, del Decreto 1018 de 2007, corresponde al Superintendente Delegado para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para el Sector Salud dar posesión al Revisor Fiscal de las Entidades Promotoras de Salud y de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.

Recibida la solicitud de autorización de posesión de revisor fiscal (principal y/o suplente), el Superintendente Delegado para la Generación y Administración de los Recursos Económicos para el Sector Salud, verificará el cumplimiento de los requisitos necesarios para resolver de fondo. No podrán tramitarse las solicitudes o informes de elección que se presenten sin el lleno de los documentos requeridos normativamente, relacionados en los anexos de la presente circular.

Si faltaren documentos o existieren fallas en la información requerida para la posesión, se devolverá la información remitida y se le informará al representante legal de la persona jurídica vigilada para que subsanen tales fallas y la entidad solicitante decida presentar nuevamente una solicitud ante la Superintendencia, cuando cuente con la información correcta y/o completa, requisito para la posesión de revisor fiscal.

6. Anexos para los trámites de posesión de revisor fiscal principal y/o suplente

Considerando la necesidad de agilizar y simplificar la actuación dirigida a estudiar y autorizar la posesión del revisor fiscal principal y/o suplente elegido se ponen a disposición del público en general y, específicamente, de las personas jurídicas obligadas a solicitar la autorización de posesión del revisor fiscal principal y/o suplente ante la Superintendencia Nacional de Salud, los anexos que estarán disponibles en la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, www.supersalud.gov.co.

CAPITULO. IV

Códigos de ética y de buen gobierno

En uso de las facultades legales conferidas a la Superintendencia Nacional de Salud en los numerales 10, 12, 23 y 42 del artículo 6º del Decreto 1018 de 2007 se considera de especial importancia impartir instrucciones que orienten la gestión de las instituciones aseguradoras y prestadoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Es de particular jerarquía, a juicio de esta Superintendencia, que se ejecuten los procesos de elaboración de los Códigos de Ética (conducta) y de Buen Gobierno que han de asumir las entidades que ejercen funciones de aseguramiento, tanto en el régimen contributivo como subsidiado, y prestación de servicios de salud en el Sistema de Seguridad Social en Salud de Colombia, tal como se precisa en el literal h) del artículo 40 de la Ley 1122 de 2007.

Dicha obligación encuentra sustento jurídico además en lo prescrito por el literal d) del artículo referido, en cuanto a la obligatoriedad de esta Superintendencia de generar mecanismos de autorregulación y solución de conflictos en el Sistema.

Los Códigos de Etica y de Buen Gobierno son normas autoimpuestas que más allá del acatamiento de las de carácter jurídico, se establecen por los directos responsables del servicio como mecanismos autorregulatorios de alcance ético y que sirven para orientar el desarrollo de cada organización, su relacionamiento con los demás actores del sistema y, en particular, con los usuarios del servicio de la salud, mediante la definición de los valores, los principios y el marco normativo ético que debe determinar el comportamiento de la organización y sus miembros, su forma de organización y operación y las relaciones de gobierno aplicables.

Por tal razón, en el presente capítulo se establecen los elementos mínimos que han de observar las Entidades Aseguradoras y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema de Seguridad Social en Salud en la elaboración de los códigos precitados, con el fin de asegurar la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento público de su gestión e inherentemente validar su objeto misional en el sistema.

Los conceptos e instrucciones que se señalan en el numeral 1 servirán de base para que la respectiva entidad, ejecute e implemente los mecanismos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos para los Códigos de Ética (conducta) y de Buen Gobierno.

1. Conceptos

A continuación se precisan algunos conceptos de importancia en relación con los Códigos de Etica (conducta) y de Buen Gobierno.

1.1. Código de Buen Gobierno: También denominado Código de Gobierno Corporativo, se define como el documento que compila los compromisos éticos de la alta Dirección respecto a la gestión, íntegra, eficiente y transparente en su labor de dirección y/o gobierno, que a manera de disposiciones voluntarias de autorregulación, son promulgadas ante los diversos públicos y grupos de interés, con el fin de generar confianza en los clientes externos como internos.

1.2. Código de Ética: También denominado Código de Conducta. Es el documento que compendia las disposiciones referentes para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el Código del Buen Gobierno, todo empleado de la entidad debe observar en el ejercicio de sus funciones.

1.3. Etica Pública: Son las pautas que orientan la gestión de aquellas personas que desempeñan una función pública. Se refiere a la disposición interna de quienes dispensan servicios públicos para cumplir cabalmente con los postulados y mandatos de la Constitución y la Ley acerca de cómo debe ejercitarse dicha función en términos de eficiencia, integridad, transparencia y orientación hacia el bien común.

1.4. Políticas: Directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la gestión de servicio, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y propósitos.

1.5. Principio: Causa fundamental o verdad universal; lo inherente a cualquier cosa. La explicación última del ser de algo. La fuente primaria de todo ser, de toda la actualidad y de todo conocimiento.

1.6. Principios Éticos: Creencias básicas sobre la forma correcta de relacionarnos interna y externamente, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual el servidor o el grupo de trabajo se adscriben.

1.7. Valores: Formas de ser y actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades nuestras y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana.

1.8. Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad: Es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país establecido por el Decreto 1011 de 2006.

1.9. Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 Modelo adoptado por el Gobierno Nacional para las entidades del Estado mediante el Decreto número 1599 de 2005, modificado en su artículo 4° por el Decreto 2621 de 2006, el cual proporciona una estructura para el control a la estrategia, gestión y evaluación del desempeño institucional, con el propósito de mejorarlo mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación.

1.10. Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos de la Entidad, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones o generando oportunidades para su cumplimiento.

2. Características de los Códigos

Tales normas autoimpuestas al interior del Sistema de Seguridad Social en Salud se caracterizan por:

Ser propias de cada organización, adoptadas a la medida y según las necesidades de cada entidad, bien se trate de instituciones de aseguramiento o de prestación de servicios, por lo que su implementación habrá de considerar en cada caso las particularidades de tamaño, orientación misional y condiciones estructurales, sin perjuicio de tener por referencia común la normativa jurídica aplicable y el contexto del servicio público de salud. La autonomía de tales disposiciones hace que las mismas sean aprobadas por cada organización y que no se apliquen en forma universal o estándar, no obstante partan de postulados o hipótesis de trabajo comunes.

Ser construidas en forma deliberativa, en cuanto a que la autorregulación se expresa como mandato autoimpuesto por los actores que tienen a su cargo el servicio de salud; ello implica que la adopción del Código de Conducta deba emplear mecanismos que permitan la deliberación, la consulta y la participación a los integrantes de las organizaciones y a sus relacionados, de suerte que se abran espacios de análisis, debate y definición compartida de objetivos y propósitos. En la generación de los Códigos de Buen Gobierno la deliberación sobre su contenido se reserva al equipo de dirección de las organizaciones. Un Código de Etica (conducta) no es una normativa cerrada, adoptada por unos pocos e impuesta a los demás, pues perdería su carácter vinculante en cuanto a logro autoconstruido y autoaceptado.

Ser normas para la acción, en cuanto a que la adopción e implementación de sistemas de gestión ética en las organizaciones del Sistema de Seguridad Social en Salud implican que las mismas se asimilen cotidianamente en la gestión del servicio a cargo de cada organización y sus integrantes, así como que las preceptivas toquen los aspectos materiales que generan conflictos, no limitándose a ser descripciones de valores, sino que en realidad sirvan para evidenciar y establecer pautas de resolución de las diferencias y desencuentros diarios, entre los funcionarios, entre las organizaciones y los niveles de dirección, y entre las organizaciones y los usuarios/afiliados al sistema.

Ser pautas de comportamiento de alcance ético, autodefinidas y autoaceptadas, cuyo fin se concreta en asegurar la mejor y más eficiente prestación del servicio de salud, teniendo por referente el fin del Sistema de Seguridad Social en Salud y los derroteros trazados por la Ley 1122 de 2007. Las instituciones aseguradoras y prestadoras de salud deberán contar con marcos éticos de regulación para sus integrantes y que definan los parámetros de su actuación, más allá de los contenidos de orden legal, respetándolos, como compromisos de gestión y mejora en el servicio.

Ser herramientas para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad al interior de las instituciones aseguradoras y prestadoras, por lo que sus contenidos y aplicación estarán acordes con la estructuración y adecuación de los sistemas de calidad organizacionales, de los esquemas de fortalecimiento del talento humano y de atención al usuario/afiliado del sistema de salud atención al usuario/afiliado del sistema de salud.

3. Pautas metodológicas de carácter obligatorio

La adopción de los Códigos de Ética y de Buen Gobierno por parte de las Entidades Promotoras de Salud y Prestadoras de Servicios de Salud deberán consultar como mínimo las siguientes condiciones:

3.1. Generar un proceso documentado, en el que se contengan los antecedentes, estudios internos, análisis resultantes del sistema de quejas y reclamos y demás insumos normativos y de referencias que permitan estructurar los códigos de la mejor manera.

3.2. Diseñar y ejecutar jornadas de sensibilización y construcción participativa del código de conducta, las cuales se realizarán en los horarios y en el número que razonablemente convenga según el tipo y el tamaño de organización; los equipos directivos considerarán la materia al menos en una sesión formal de los órganos máximos de dirección institucional y realizarán las jornadas que consideren necesarias para la adopción del Código de Buen Gobierno.

3.3. Aplicar un esquema de validación del clima ético al interior de cada organización y emplear sus resultados como insumo para la toma de decisiones.

3.4. Actualizar tales validaciones con una periodicidad no superior a dos (2) años.

3.5. Divulgar adecuadamente los códigos que se aprueben por las instancias de dirección institucional.

3.6. Definir una instancia responsable del seguimiento al sistema de gestión ética, sin perjuicio de la responsabilidad que en todo caso recae sobre el representante legal de la organización.

3.7. Estructurar esquemas de autocomposición de conflictos en razón de la aplicación de las normas de conducta y generar esquemas ágiles y confidenciales para la resolución de conflictos, con autonomía respecto a instancias de diferente naturaleza, tales como las de índole laboral.

3.8. Realizar talleres de socialización con los trabajadores de la organización y con las asociaciones de usuarios en cuanto a los alcances de las normas adoptadas y de sus actualizaciones.

3.9. Informar periódicamente a la Superintendencia Nacional de Salud sobre los resultados del sistema de gestión ética aplicable a cada organización; estos informes deberán rendirse por lo menos cada dos (2) años, contados a partir del primero presentado en el mes de noviembre de 2007.

4. Del Contenido en general de los Códigos

La razón misional, de todos y cada uno de los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud, es la justificación para la existencia de los Códigos de Ética y de Buen Gobierno. Esa misión tiene efectos en la comunidad que se ven reflejados en un aumento de la confianza y la legitimidad de las instituciones y del Estado, en el fortalecimiento de los procesos de participación ciudadana y en el fortalecimiento empresarial de los actores.

El valor público que se genera en la formulación, ejecución, control y mejoramiento de los códigos conlleva a que los diferentes actores del sistema se posicionen social y políticamente, a que se fortalezca su cultura organizacional y a que se genere un estilo de dirección particular.

Los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud deberán incluir, entre otros aspectos, en los referidos Códigos información que permita:

4.1. Identificar la organización, su misión, visión, valores y principios.

4.2. Contener normas de autorregulación.

4.3. Establecer procedimientos de solución de conflictos y seguimiento a las normas autoimpuestas.

4.4. Definir estándares de seguimiento y medición.

Cada organización definirá la forma de presentación y articulación de los Códigos, instrumentos que pueden integrarse en un sólo documento, siempre y cuando conserven las características esenciales de cada uno o que pueden ser presentados en forma separada, en todo caso, conservando la debida conexión.

Los Códigos de Ética (conducta) deberán estar dispuestos permanentemente para la consulta del público, en particular para los integrantes de la entidad, sus usuarios y relacionados.

Por su parte, los Códigos de Buen Gobierno estarán a disposición de los inversionistas o propietarios, así como de las autoridades de control y de los usuarios, en tanto sean requeridos razonablemente por estos.

Los Códigos deberán adaptarse a los cambios del entorno empresarial y se adoptarán por mandato de la Ley 1122 de 2007, sin perjuicio de la gestión del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, de la aplicación de la NTCGP 1000:2004 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, cuando estos últimos sean una obligación de ley para el vigilado.

5. Estructuración del Código de Ética (Conducta)

El documento versará en todo caso sobre los siguientes órdenes temáticos:

5.1. Las generalidades de la empresa.

5.2. La plataforma estratégica de la empresa

5.3. Los principios éticos

5.4. Los valores institucionales

5.5. Las políticas a observar para la gestión ética, a nivel de la interacción con los diferentes grupos de interés, entre la empresa y respecto a los usuarios, entre los funcionarios de la organización, en relación con el manejo de la información y el uso de los bienes, así como en lo que se refiere a la interacción con actores externos, la sociedad, el Estado, la competencia y el medio ambiente.

5.6. Principios de responsabilidad social empresarial

5.7. Los mecanismos para la difusión y socialización permanente del código

5.8. El establecimiento de los procesos e instancias que permitan, a través de indicadores, el control sobre el sistema de gestión ética institucional.

6. Estructuración del Código de Buen Gobierno

Dados los lineamientos anteriores, los Códigos de Buen Gobierno deben incluir entre otros, los siguientes capítulos:

6.1. Generalidades de la empresa.

6.2. La plataforma estratégica de liderazgo de la entidad.

6.3. Las políticas que orientan la inclusión en el diseño organizacional del Código Buen Gobierno, la asignación de funciones y competencias de los funcionarios en todos los niveles organizacionales, la interacción del proceso con los agentes de control tanto interno como externo, la delegación de funciones, el potencial humano asignado, la disponibilidad del recurso humano para el cumplimiento de los principios del buen gobierno y la gestión ética.

6.4. Las políticas que orientan la gestión de la empresa con sus clientes externos en materia de intereses sectoriales, en la contratación de servicios, en la administración del talento humano, en los procesos de información y comunicación, la calidad de la atención en materia de prestación de servicios de salud y las políticas de responsabilidad social y frente al medio ambiente.

6.5. Sistemas de evaluación y control a directivos, conflictos de interés, manejo de la información y principios de la comunicación desde el liderazgo de la organización, tratamiento a propietarios e inversionistas, relaciones con revisoría fiscal e instancias relacionadas.

6.6. El establecimiento de procesos e instancias que sistemáticamente y sistémicamente permitan, a través de indicadores, el control de gestión de la política del buen gobierno plasmada en el Código.

7. Recomendaciones

Implementar esquemas adecuados y técnicos de preparación, diseño, deliberación y adopción de tales códigos, de tal forma que se asegure la construcción de herramientas útiles y acordes con los requerimientos de ley y no simplemente como documentos que pretendan satisfacer un requisito normativo, según se ha expuesto en cuanto a la naturaleza mínima de dichos instrumentos.

Aplicar para la adopción de los códigos y para sus actualizaciones y renovaciones, así como en forma periódica y en los términos razonables en que se requiera, un sistema de medición efectiva del clima ético de cada organización de la salud.

Soportar la adopción e implementación del sistema de gestión ética de la institución aseguradora y prestadora en una tarea especializada, a la cual se le reconozca importancia estratégica y alta participación de los equipos de dirección de las organizaciones, con compromiso de todos sus componentes.

Realizar talleres, conversatorios y dinámicas que aseguren la participación del mayor número posible de miembros de la organización en la adopción del código de conducta y en forma tal que sus aportes sirvan como insumos obligatorios en la definición de las pautas de comportamiento ético institucionales.

Aplicar adecuados mecanismos de divulgación y promoción de la cultura de gestión ética y de las normas contenidas en los códigos de conducta y de buen gobierno, tanto entre los miembros de la entidad como entre los usuarios/afiliados y sus relacionados.

Aplicar en el diseño y adopción de tales códigos las mejores prácticas organizacionales, de tal manera que se cumpla con las características propias de tales ordenamientos éticos, de tal suerte que no se confundan con meros documentos formales, sino que se apropien efectivamente por las organizaciones.

Dar cumplimiento en la adopción de los códigos a las pautas metodológicas mínimas a que se refiere la presente Circular.

Disponer el uso de los recursos humanos, físicos y financieros que se requieran razonablemente para el diseño, la adopción e implementación de los códigos, mediante el empleo de personal directo de las organizaciones o la contratación de entidades especializadas en la materia y en todo caso, con participación del personal directivo de las organizaciones.

8. Publicidad

Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) que deseen dar a conocer el cumplimiento y observación de los requisitos establecidos en el presente capítulo de esta Circular, podrán hacerlo en un periódico de circulación nacional, registrando que la empresa es objeto de inspección, vigilancia y control por parte de esta Superintendencia.

9. Actualización

Los Códigos de Etica (conducta) y de Buen Gobierno deberán estar acordes con la Constitución Nacional, el desarrollo normativo del Sistema de Seguridad Social en Salud y de aquellas normas particulares que le sean propias a cada institución. La actualización correrá a la par de los cambios de los planes estratégicos institucionales, del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, y de MECI 1000:2005, en el evento que la EPS y/o la IPS esté obligada a observarlo y acatarlo. Las enmiendas o actualizaciones que se realicen a los Códigos deberán ser informadas a esta Superintendencia y a los usuarios, en un plazo no mayor a los (10) diez días hábiles siguientes a su ocurrencia.

10. Plazo

El Código de Etica (conducta) y de Buen Gobierno de que trata el presente capítulo de la Circular adoptados por las entidades hasta el 31 de octubre del presente año, deberán aplicarse en las entidades vigiladas conforme a los términos señalados.

Las EPS e IPS que hayan iniciado su operación a partir del mes de noviembre de 2007 deberán cumplir con la remisión del Código de Etica (conducta) y de Buen Gobierno a más tardar dentro de los dos (2) meses calendario siguiente al comienzo de sus actividades dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

11. Instrucciones técnicas para el envío de información

Los archivos deberán remitirse debidamente firmados digitalmente, por parte del representante legal a través del sitio WEB de la Superintendencia Nacional de Salud, www.supersalud.gov.co en el enlace "Recepción Datos de Vigilados".

El nombre de los archivos, sin caracteres de separación, deben cumplir con la siguiente sintaxis: NIT.DOC.P7Z

El NIT, corresponde al número de identificación de la entidad reportante incluyendo el dígito de verificación; DOC, corresponde a la extensión de un procesador de texto y P7Z: identifica la extensión de un archivo firmado digitalmente.

CAPITULO. V

Facultades jurisdiccionales

Toda vez que a partir de la expedición de la Ley 1122 de 2007 a la Superintendencia Nacional de Salud le fueron otorgadas precisas facultades jurisdiccionales para, de manera ágil, efectivizar el derecho a la salud de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se hace preciso dar a conocer a las entidades vigiladas, a los usuarios y a la ciudadanía en general, los temas en los cuales la Superintendencia ejercerá sus nuevas competencias jurisdiccionales, los procedimientos y requisitos que se deben surtir para acceder a este servicio ante la Entidad.

1. Competencia de la Facultad Jurisdiccional de la Superintendencia.

La Superintendencia Nacional de Salud, a través de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, podrá conocer y fallar en derecho, con carácter definitivo y con las facultades propias de un juez, los asuntos preceptuados en el artículo 41 de la Ley 1122 (en concordancia con lo dispuesto en el artículo 116 de la Constitución Política), mediante el cual se otorgan expresamente las competencias.

1.1. Los Asuntos sobre los cuales la Superintendencia Nacional de Salud puede actuar como Juez, son los siguientes:

1.1.1. Cobertura de los procedimientos, actividades e intervenciones del plan obligatorio de salud, cuando su negativa por parte de las entidades promotoras de salud o entidades que se les asimilen, ponga en riesgo o amenacen la salud de los usuarios.

1.1.2. Reconocimiento económico de los gastos en que haya incurrido el afiliado por concepto de atención de urgencias en caso de:

(I) ser atendido en una IPS que no tenga contrato con la respectiva EPS.

(II) cuando haya sido autorizado expresamente por la EPS para una atención específica, y (III) en caso de incapacidad, imposibilidad, negativa injustificada o negligencia demostrada de la Entidad Promotora de Salud para cubrir las obligaciones para con sus usuarios.

1.1.3. Conflictos que se susciten en materia de multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

1.1.4. Conflictos relacionados con la libre elección que se susciten entre los usuarios y las aseguradoras y entre estos y las prestadoras de servicios de salud y conflictos relacionados con la movilidad dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

La Superintendencia Nacional de Salud, sólo conocerá y fallará estos asuntos a petición de parte y no podrá conocer de ningún asunto que por virtud de las disposiciones legales deba ser sometido al proceso de carácter, ejecutivo o acciones de carácter penal.

2. Procedimiento aplicable en la función jurisdiccional

De conformidad con lo preceptuado en la Ley 1122 de 2007, para el trámite de los asuntos enunciados se aplicará lo previsto en el artículo 148 de la Ley 446 de 1998.

El procedimiento que utilizará la Superintendencia en el trámite de los asuntos sometidos a las facultades jurisdiccionales es el siguiente:

2.1. Petición

La petición debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, a saber:

2.1.1. La designación de la autoridad a la que se dirige (Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional).

2.1.2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identificación, dirección y teléfono.

2.1.3. El objeto de la petición clara y precisa.

2.1.4. Las razones o hechos en que se apoya.

2.1.5. La relación de los documentos que la acompañan y pruebas que se pretendan hacer valer, aportando las que se encuentren en su poder y haciendo la solicitud de las que considere.

2.1.6. La firma del peticionario.

Se deben adjuntar tres (3) copias de la petición, dos (2) de ellas con sus respectivos soportes.

2.2. Análisis de forma de la petición, jurisdicción y Competencia

Presentada la petición, el funcionario a quien se designe procederá a efectuar un análisis sobre el cumplimiento de los requisitos del artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, e igualmente analizará, en el caso concreto, la procedencia de la Función Jurisdiccional y la Competencia de la Superintendencia Nacional de Salud.

2.3. Inadmisión

Si del análisis de los requisitos señalados en el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, se observa que el peticionario no cumple con los requisitos se inadmitirá la solicitud, para que en el término de cinco (5) días se subsane. Si no lo hiciere se rechazará la petición.

2.4. Rechazo

Se rechazará de plano la solicitud cuando se carezca de jurisdicción o de competencia, e igualmente se rechazará, cuando no se subsane en el término concedido en el auto de inadmisión.

2.5. Auto Admisorio

Una vez recibida la petición, si la misma reúne los requisitos legales, o se subsana dentro del término establecido, se admitirá y se le dará el trámite establecido para el Proceso Verbal Sumario (artículos 435 y s.s. del Código de Procedimiento Civil).

2.6. Notificación del Auto Admisorio

En el Auto Admisorio se correrá traslado al peticionado por el término de 4 días, y su notificación se efectuará a través de la Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud, en la forma establecida en los artículos 315 a 320 del Código de Procedimiento Civil.

2.7. Contestación de la Solicitud.

La contestación de la petición se hará por escrito, salvo en los casos de mínima cuantía en los que se podrá hacer verbalmente, de lo cual se extenderá un acta que firmará el secretario y el solicitado. Con la contestación deberán aportarse los documentos que se tengan y podrán solicitarse las pruebas que se pretendan hacer valer, con las restricciones establecidas en el parágrafo 4 del artículo 439 del C. de P. C.

2.8. Traslado de las excepciones

En caso de presentarse excepciones de mérito se dará traslado de estas al peticionario por tres (3) días, para que solicite pruebas relacionadas con ellas. En este proceso no se pueden proponer excepciones previas y los hechos que las configuran, deberán alegarse como reposición contra el auto admisorio.

2.9. Auto que fija fecha y hora para la audiencia

Cumplida la etapa anterior se citará a las partes a Audiencia especial de que trata el artículo 439 del Código de Procedimiento Civil.

2.10. Audiencia

La audiencia se dividirá en 5 etapas a saber:

a). Etapa de conciliación;

b). Etapa de fijación de hechos, pretensiones y excepciones;

c). Etapa de saneamiento;

d). Decreto y práctica de pruebas y;

e). Etapa de alegaciones y sentencia.

2.11. Notificación de providencias.

La notificación de las providencias emitidas en el curso del proceso se notificará en los términos de los artículos del 313 al 330 del Código de Procedimiento Civil.

2.12. Recursos

En el trámite del proceso jurisdiccional podrán interponerse los siguientes recursos:

2.12.1. El recurso de reposición procede contra los autos que se dicten en el curso del proceso, a fin de que se aclaren, revoquen o reformen y deberá interponerse con expresión de las razones que lo sustentan, por escrito presentado dentro de los 3 días siguientes a la notificación del auto, excepto cuando se haya dictado en audiencia o diligencia, caso en el cual deberá interponerse en forma verbal, una vez se pronuncie el auto. El auto que decide la reposición no es susceptible de ningún recurso, salvo que contenga puntos nuevos, evento en el que podrán interponerse los recursos pertinentes en su contra. El trámite de la reposición será el dispuesto en el artículo 349 del C. de P. C.

2.12.2. El recurso de apelación procede contra la decisión por la cual se declare la incompetencia y contra el fallo definitivo, de conformidad con lo normado en el inciso 3° del artículo 148 de la Ley 446 de 1998 y deberá interponerse en la forma dispuesta en el artículo 352 y 353 del C. de P. C.

Cualquier inquietud sobre el tema puede ser consultada en:

Centro de Contacto: 6500870

Línea gratuita Nacional: 018000910383

Conmutador: 3300210 Ext. 3131, 3032, 3083, 3161.

Página Web: www.supersalud.gov.co

Correo electrónico: morozco@supersalud.co

Correo: Carrera 13 No. 32-76 Piso 6º.

CAPITULO. VI

Facultades de conciliación

La Ley 1122 de 2007 en su artículo 38 atribuyó a la Superintendencia Nacional de Salud la facultad de actuar como conciliador en los conflictos que surjan entre las entidades sometidas a su vigilancia y entre estas y los usuarios.

La misma determinó claramente que la Conciliación procederá de oficio o a petición de parte de alguno de los actores enunciados y que versarán sobre los asuntos originados en problemas que no les permitan atender sus obligaciones, afectando el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud.

El Acuerdo Conciliatorio tendrá efecto de cosa juzgada y el Acta de Conciliación prestará mérito ejecutivo.

En el trámite de los asuntos sometidos a conciliación en la Superintendencia Nacional de Salud se debe aplicar las normas generales que sobre la materia se encuentran previstas en la Ley 640 de 2001.

El objetivo del presente capítulo es poner en conocimiento de los beneficiarios y actores del sistema y de la comunidad en general los conceptos, requisitos y trámites que se deben tener en cuenta para acceder al mecanismo de la Conciliación en la Superintendencia Nacional de Salud.

1. Conceptos y Características

1.1. Concepto

Se entiende la Conciliación como el mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más vigilados o usuarios del sector salud, gestionan, con la ayuda de la Superintendencia Nacional de Salud, la solución de sus diferencias, con el fin de lograr el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud.

Encontramos entonces en este panorama a la Superintendencia Nacional de Salud en su figura de conciliador que actúa, siempre habilitado por las partes, facilitando el diálogo entre ellas y promoviendo fórmulas de acuerdo que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes, cuyo Acuerdo Conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada, es decir que los acuerdos adelantados ante la Superintendencia, aseguran que lo consignado en ellos no sea de nuevo objeto de debate a través de un proceso judicial o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, lo que permite proteger a ambas partes (vigilados y usuarios). Es la renovación de la autoridad del acuerdo conciliatorio que al tener la facultad de no volver a ser objeto de discusión, anula todos los medios de impugnación que puedan modificar lo establecido en él.

El Acta de Conciliación presta mérito ejecutivo, lo cual significa que contiene una obligación clara, expresa y exigible, de obligatorio cumplimiento para la parte que se imponga dicha obligación. En caso de incumplimiento total o parcial de lo acordado por parte de uno de los conciliantes, la parte afectada podrá recurrir ante la autoridad judicial competente para que ordene su cumplimiento.

1.2. Características

El mecanismo de la Conciliación adelantado ante la Superintendencia Nacional de Salud por los Vigilados o por los usuarios, estará revestido de las características de solemnidad, bilateralidad, conmutatividad, libertad de discusión y será un acto nominado, así:

1.2.1. Solemnidad: El acta de conciliación contendrá la información mínima establecida en el artículo 1° de la Ley 640 de 2001.

1.2.2. Bilateralidad: Se considera que en el acuerdo conciliatorio al que llegan los intervinientes (vigilados y/o usuarios) se definen obligaciones a cada uno de ellos.

1.2.3. Conmutativa: Las obligaciones surgidas en el acuerdo conciliatorio son claras, expresas y exigibles.

1.2.4. De libre discusión: Las fórmulas de conciliación propuestas son de libre discusión, negociación y aceptación por parte de los intervinientes, lo que permite llegar a un acuerdo conciliatorio para lograr la solución a la problemática planteada.

1.2.5. Acto nominado: La conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos se encuentra regulado por normas claras y precisas, las cuales deben ser aplicables al tenor de lo preceptuado en las disposiciones vigentes.

1.2.6. Gratuidad: Los trámites de conciliación adelantados ante la Superintendencia Nacional de Salud son gratuitos y los funcionarios que los lleven a cabo no podrán cobrar por sus servicios.

Es oportuno entonces, que la Superintendencia Nacional de Salud informe a las Entidades Vigiladas, usuarios y a la ciudadanía en general sobre los requisitos que se deben surtir para acceder a esta facultad.

2. Requisitos para acceder a la facultad conciliatoria

Para impetrar el mecanismo de la conciliación ante la Superintendencia Nacional de Salud, los vigilados y/o usuarios deberán observar el trámite conciliatorio que a continuación se enuncia.

2.1 Solicitud de Conciliación

El vigilado y/o el usuario interesado en adelantar la Conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos deberá radicar en el Grupo de Archivo y Correspondencia de la entidad ubicada en la carrera 13 N° 32-76 piso 1° la solicitud de conciliación que como mínimo deberá contener la siguiente información:

2.1.1. Fecha de solicitud del trámite conciliatorio

2.1.2. Identificación de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, como autoridad conciliatoria a la cual se dirige.

2.1.3 Datos del solicitante

Si es Persona Natural:

*Nombres y apellidos

*Documento de identidad

Si es Persona Jurídica:

*Nombre o razón social

*Número de identificación tributaria

*Certificado de existencia y representación legal

*En caso de concurrir a través de apoderado se debe indicar nombres y apellidos, documento de identidad y tarjeta profesional de abogado y anexar el poder respectivo, en el que se estipule la facultad expresa de conciliar.

Si es más de una persona (natural o jurídica) la que solicita la conciliación cada una de ellas debe estar identificada con los datos antes enunciados.

Si es Persona de Derecho Público, quien solicita la Conciliación deberá presentar Acta del Comité de Conciliación de la respectiva Entidad.

2.1.4. Enunciación del conflicto o diferencia materia de conciliación.

2.1.5. Datos del solicitado

Si es Persona Natural

*Nombres y apellidos

*Documento de identidad

Si es Persona Jurídica

*Nombre o razón social

*Número de identificación tributaria

*Datos del Representante Legal

Si es más de una persona (natural o jurídica) la que se cita a la conciliación cada una de ellas debe estar identificada con los datos antes enunciados.

Si es persona de Derecho Público debe allegar a la diligencia el Acta del Comité de Conciliación de la respectiva Entidad.

2.1.6. Hechos en los que se fundamenta la solicitud de conciliación (los más relevantes).

2.1.7. Discriminar las pruebas en las cuales se soportan los hechos enunciados.

2.1.8. Anexos. Se anexarán los soportes documentales que se consideren pertinentes.

2.1.9. Comunicaciones

Dirección de residencia y/o domicilio de las partes, Teléfono y Ciudad

2.1.10. Firma del solicitante.

2.2. Traslado y análisis del asunto sometido a posible conciliación

Recibida la solicitud de conciliación, se someterá a su respectivo trámite, dándole traslado al profesional encargado de efectuar el análisis y estudio del caso, quien contará con un máximo de diez (10) días para emitir concepto sobre si el caso presentado ante la Entidad, es susceptible de conciliación, de conformidad con el artículo 38 de la Ley 1122 de 2007.

En caso de que se requiera la adición o aclaración de la solicitud, se informará de tal situación dentro del término arriba mencionado y en todo caso la Audiencia de Conciliación deberá surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la solicitud.

El Convocante deberá acompañar a su solicitud constancia que la misma fue presentada al convocado.

2.3. Auto de admisión

Si el caso es conciliable, la Superintendente Delegada proferirá auto de admisión y fijará fecha y hora en que se celebrará la Audiencia de Conciliación.

2.4. Citación a Audiencia de Conciliación

Una vez se establezca la viabilidad de la solicitud de conciliación y proferido el auto admisorio, se enviará la citación a todas y cada una de las partes, indicando lugar, fecha y hora para la celebración de la Audiencia de Conciliación.

2.5. Excusa para inasistencia

Si llegada la fecha y hora para la celebración de la Audiencia de Conciliación, una de las partes citadas no comparece, dispondrá de tres (3) días hábiles para presentar la justificación por la no comparecencia. De no hacerlo, su conducta será considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.

2.6. Celebración Audiencia de Conciliación

Verificada la comparecencia de las partes, el conciliador procederá a instalar la Audiencia de Conciliación, para lo cual se informará a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación, incentivando y motivándolos para que propongan fórmulas de arreglo al conflicto existente o plantear algunas alternativas de solución al conflicto.

De aceptarse por ambas partes alguna de las fórmulas propuestas, se suscribirá acuerdo conciliatorio, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 1º. de la ley 640 de 2001.

El Conciliador debe velar en todo momento, porque no se menoscaben los derechos ciertos, indiscutibles e intransigibles.

2.7. Acta de Conciliación

El acta del acuerdo conciliatorio suscrito ante la Superintendencia deberá contener como mínimo:

2.7.1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.

2.7.2. Identificación del Conciliador.

2.7.3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.

2.7.4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.

2.7.5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Del Acta de Conciliación se entregará copia auténtica a las partes involucradas en la conciliación, con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

El funcionario encargado del trámite de la Conciliación velará por que el Acuerdo Conciliatorio sea cumplido en los términos señalados en el Acta.

En caso de no acuerdo entre las partes, el Conciliador firmará una certificación de No Acuerdo y se dará por terminada la diligencia, entregando copia de la misma y de los documentos aportados por las partes, terminando así el trámite de la Conciliación.

3. Responsabilidades por parte de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación.

La Superintendencia al ser revestida de las facultades propias como conciliador, cumplirá, entre otras, con las siguientes responsabilidades:

3.1. Iniciar de oficio o a petición de parte el proceso conciliatorio.

3.2. Citar a los vigilados o usuarios que intervengan en el trámite conciliatorio y a quienes, en su criterio, deban asistir a la Audiencia.

3.3. Dar a conocer a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación.

3.4. Incentivar y motivar a los intervinientes para que propongan fórmulas de arreglo a la problemática existente entre ellos.

3.5. Presentar propuestas de arreglo a las problemáticas planteadas.

3.6. Levantar el Acta de la Audiencia de Conciliación.

3.7. Velar porque no se menoscaben los derechos ciertos, indiscutibles e intransigibles.

3.8. Archivar las constancias y las actas antecedentes de las audiencias de conciliación.

3.9. Elaborar y remitir informes periódicos, ante el Superintendente Nacional de Salud y las instancias gubernamentales pertinentes, sobre la gestión adelantada en el tema de Conciliación.

4. Temas susceptibles de Conciliación ante la Superintendencia Nacional de Salud

Se podrán conciliar de conformidad con el artículo 38 de la Ley 1122 de 2007, todos los conflictos que surjan entre sus vigilados y/o entre estos y los usuarios, generados en problemas que no les permitan atender sus obligaciones dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, afectando el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud.

Cualquier inquietud sobre el tema podrá ser absuelta en el teléfono 3300210 Ext. 3131, 3032, 3083, 3161 o en la carrera 13 No. 32-76 Piso 6º.

Capítulo  VII

Cadena de custodia de evidencia forense

Capítulo adicionado por la Circular de la S.N.S. 049 de 2008, así:

 

De acuerdo con lo preceptuado en los artículos 255 y siguientes de la Ley 906 de 2004, en concordancia con lo establecido en las Resoluciones números 1890 de 2002 y 6394 de 2004 "La aplicación de la cadena de custodia es responsabilidad de los servidores públicos que entren en contacto con los elementos materiales probatorios y evidencia física.

Los particulares que por razón de su trabajo o por el cumplimento de las funciones propias de su cargo, en especial el personal de los servicios de salud que entren en contacto con elementos materiales probatorios y evidencia física, son responsables por su recolección, preservación y entrega a la autoridad correspondiente".

En consecuencia, la Superintendencia Nacional de Salud, recuerda a los sujetos y entidades vigiladas que en ejercicio de las funciones propias en la prestación del servicio público de salud se debe cumplir con las responsabilidades y obligaciones asignadas por las normas enunciadas, ejerciendo para ello las acciones de capacitación a los profesionales de la salud y demás trabajadores o funcionarios que manejen urgencias y público en general donde se realicen intervenciones médicas que involucren hechos delictivostales como: lesiones personales, homicidios, suicidios, abortos, delitos de manipulación genética, delitos contra la libertad sexual y en general que tengan que manejar evidencia forense.

Capítulo  VIII

Cumplimiento de sentencias

Capítulo adicionado por la Circular de la S.N.S. 051 de 2008, así:

Los actores del sistema desde el ámbito de sus responsabilidades en su condición de aseguradoras, prestadores o administradores deben dar cabal cumplimiento a las sentencias que profieran las autoridades judiciales y en consecuencia adoptar, en forma inmediata, las gestiones administrativas para que se garantice la prestación de los servicios médico-asistenciales, medicamentos, procedimientos e intervenciones que hayan sido ordenados por los Jueces de la República y las demás referidas al reconocimiento y pago de los mismos.

En este sentido, se debe advertir a las entidades destinatarias de la presente circular que las sentencias judiciales, de acuerdo con lo señalado por la Corte Constitucional, son título suficiente para que las autoridades públicas y las instituciones privadas que ejercen funciones públicas adopten las decisiones y adelanten las actuaciones administrativas que permitan el inmediato cumplimiento de las órdenes impartidas en cada una de las providencias, máximo si las mismas establecen la protección al derecho fundamental a la salud y como resultado de las mismas se ordenen los gastos, se autoricen los servicios requeridos; pero que aún sin la necesidad de las mismas los Comités Técnico-Científicos pueden autorizar la prestación de los servicios, intervenciones, procedimientos, actividades y medicamentos excluidos del Plan Obligatorio de Salud, en procura de salvaguardar el derecho a la salud de los afiliados.

En consecuencia, y de conformidad con lo señalado en la Sentencia T-760 de 2008 de la Sala Segunda de Revisión de la Corte Constitucional del 31 de julio de 2008, las entidades vigiladas destinatarias de la presente Circular deben cumplir con las instrucciones que en cada caso señalan con el propósito de proteger el derecho a la salud y concretamente garantizar el acceso efectivo a los medicamentos, insumos, procedimientos, intervenciones y demás servicios que se requieran para la preservación, mantenimiento y recuperación de la salud que permitan el disfrute de una vida en condiciones dignas.

ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO

En cumplimiento de las obligaciones que como aseguradoras le han sido asignadas a las Entidades Promotoras de Salud, los representantes legales de estas entidades deberán:

1. Establecer las medidas necesarias con las instituciones prestadoras de servicios de salud que componen su red de prestadores para garantizar la prestación de los servicios de salud en forma oportuna, eficiente y con calidad, observando el principio de integralidad, de acuerdo con los lineamientos de la Corte Constitucional.

2. Conformar, los Comités Técnico-Científicos que le corresponde para cada caso, de acuerdo con lo dispuesto en la Sentencia T-760 de 2008, las Resoluciones números 3099 y 3754 de 2008 y demás normas que las adicionen o modifiquen, debiendo remitir en el mismo tiempo la composición de estos acorde con lo dispuesto en el numeral 4 del Capítulo I del Título II de la Circular Externa número 047 de 2007 (Circular Unica).

Así mismo, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) también tendrán la obligación de conformar los Comités Técnico-Científicos como órganos encargados de analizar las solicitudes presentadas por los médicos tratantes para el suministro de medicamentos, actividades, procedimientos e intervenciones que se encuentran por fuera del Plan Obligatorio de Salud, justificar técnicamente las decisiones adoptadas en tal sentido.

Los Comités Técnico-Científicos que se encuentran conformados con anterioridad a las normas enunciadas deben adaptarse a las nuevas directrices y en consecuencia se deberá llevar a cabo la respectiva recomposición.

Los representantes legales de las EPS-C, EPS-S y las EOC serán responsables del cumplimiento de la acreditación de los requistos y del proceso de selección de los integrantes de los Comités Técnico-Científicos y, en tal sentido, serán garantes de su debida conformación, de acuerdo con los criterios legales y jurisprudenciales determinados para tal fin.

3. Someter al Comité Técnico-Científicos, a través del médico tratante o del procedimiento que defina la CRES o el CNSSS, la autorización de los servicios de salud que no se encuentran incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (medicamentos, actividades, insumos y procedimientos, entre otros) efectuando los trámites administrativos que le corresponden sin que haya lugar a imponer cargas adicionales a los usuarios de salud, en tal sentido.

4. Acatar los lineamientos establecidos por la Corte Constitucional para solucionar los conflictos que se puedan presentar entre el médico tratante y el Comité Técnico-Científicos, estableciendo, para tal fin, los mecanismos necesarios para instruir a los profesionales de la salud que prestan los servicios de salud en las solicitudes que deben elevar ante el Comité en mención.

5. Las Entidades Promotoras de Salud que operan en el régimen subsidiado (EPS-S) deberán adicionar al carné de afiliación, la leyenda de identificación "EXENTO DE PAGO", a la población que se encuentra excluida de cancelar valor alguno por cuota moderadora o copago, la cual debe ser visible para que los usuarios puedan acceder a los servicios de salud sin barreras de acceso.

Mientras se fija la leyenda en el carné de afiliación de dicha población, deberán remitir a más tardar el próximo 30 de noviembre a toda su red prestadora de servicios la relación de los afiliados que no deben efectuar los mencionados pagos para así evitar efectivamente la existencia de barreras de acceso a los servicios de salud que requieran.

6. Las Entidades Promotoras de Salud que operan en el régimen contributivo crearán y establecerán, los mecanismos necesarios que permitan el acceso efectivo a la prestación de los servicios de salud que se requiera y evitar que el pago de las cuotas moderadoras o pagos compartidos se conviertan en barreras de acceso al mismo, de acuerdo con la capacidad socioeconómica del afiliado, la determinación de la carga soportable y sin que, en ningún caso, se exija la cancelación de aquellos como condición previa a la atención o se supedite el acceso al pago previo.

7. Efectuar, dentro del mes siguiente a la publicación de la presente circular, una revisión de los afiliados que se encuentran inscritos en los programas especiales de atención integral de patologías específicas y enfermedades catastróficas para determinar que se encuentran exentos de efectuar dichos pagos de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 260 de 2004 y demás normas que la complementan o modifican e informarles de tal situación por el medio que se considere más idoneo, para su efectiva aplicación. El medio que se utilice debe permitir la comprobación del conocimiento de dicha información por parte de los usuarios y el registro de las acciones efectuadas en tal sentido.

Como medida complementaria se debe llevar a cabo, a más tardar dentro de los dos (2) meses de la vigencia de la presente circular, la revisión del perfil epidemiológico de la población afiliada y promover la inscripción de aquellas personas que no lo han hecho.

8. Verificar la existencia o no del allanamiento a la mora previamente a la negación del pago de las prestaciones económicas (incapacidades laborales) a que haya lugar para el afiliado cotizante, teniendo en cuenta que estas se convierten en la garantía de los derechos fundamentales del mínimo vital, a la salud y a la dignidad humana, de conformidad con lo expresado por la Corte Constitucional en varias de sus sentencias.

9. Llevar a cabo oportunamente los trámites y gestiones necesarias ante las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, pertenezcan o no a su red de prestación de servicios, de conformidad con lo preceptuado en el Decreto 4747 de 2007 y la Resolución 3047 de 2008, para lograr el efectivo acceso a los servicios de salud de sus afiliados.

10. Establecer los mecanismos que permitan determinar si es necesario o no asumir el pago de los gastos de transporte y la estadía del paciente o un acompañante de acuerdo con las reglas jurisprudenciales determinadas por la Corte Constitucional y aplicables para cada caso, frente a la carencia de capacidad económica y demás criterios establecidos para tal fin.

11. Efectuar la revisión de los procedimientos administrativos adoptados a la fecha y sus tiempos de respuesta para determinar si alguno o algunos de estos son engorrosos e innecesarios, proponiendo una mejora continua a través de una medición de indicadores de eficiencia y efectividad.

Dicho seguimiento y medición deberá ser un punto dentro del Orden del Día de la audiencia de rendición de cuentas que las entidades deben presentar, por lo menos una vez al año a la comunidad.

12. Garantizar la continuidad de la prestación de servicios a sus afiliados, sin que el mismo sea interrumpido abrupta o inapropiadamente hasta la recuperación o estabilización del paciente o hasta que el mismo sea asumido por otra entidad.

En tal sentido, las EPS que operan el régimen contributivo deben llevar a cabo las gestiones necesarias ante el Fosyga o la entidad territorial, si se trata de una EPS del régimen subsidiado, para que se asuma el costo de los servicios y medidamentos requeridos que no hagan parte del POS (recobro).

13. Generar estrategias que permitan el acceso inmediato a los servicios de salud de los sujetos de especial protección como lo son los niños, niñas, adolescentes, tercera edad, mujeres embarazadas, discapacitados, enfermos mentales, de alto costo y demás que sean determinadas en la Constitución o la ley, para tal fin y divulgarlos por lo menos por dos medios de comunicación masiva, antes del 31 de diciembre de 2008.

14. Garantizar el derecho a la libre escogencia de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, la aplicación de los criterios expresados taxativamente en las normas y observando los lineamientos determinados por la Corte Constitucional para la aceptación del traslado, bien sea de ingreso o retiro a la entidad aseguradora.

15. Adoptar los mecanismos necesarios para que se preste a los afiliados los servicios de salud, procedimientos, intervenciones y suministro de medicamentos que sean requeridos así no se encuentren en el POS, en los términos definidos por la Corte Constitucional.

16. Divulgar tanto al personal administrativo como a los profesionales de la salud las determinaciones adoptadas por la Corte Constitucional frente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, con el propósito de evitar las demoras o rechazos en la prestación de los servicios de salud a sus afiliados.

17. Las Entidades Promotoras de Salud y las Entidades obligadas a compensar deberán efectuar oportunamente los pagos por la prestación de los servicios, procedimientos, intervenciones y el suministro de medicamentos no POS autorizados por el Comité Técnico-Científicos u ordenados por la acción de tutela en los porcentajes que correspondan para cada caso, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en las cuales sean atendidos sus afiliados.

18. Las EPS y EOC asumirán la responsabilidad del pago del 50% de los servicios, procedimientos, intervenciones y suministro de medicamentos no POS, cuando los mismos no sean autorizados por el Comité Técnico-Científicos y sean ordenados por tutela.

Finalmente, es importante precisar que toda vez que de acuerdo con lo establecido en las Leyes 100 de 1993 y 1122 de 2007 las Entidades Promotoras de Salud son las responsables de efectuar la articulación de los servicios de salud que permitan garantizar el acceso efectivo de sus afiliados a los mismos, que deben llevar la representación del afiliado ante la institución prestadora de servicios de salud y que las funciones del aseguramiento son indelegables, las conductas reincidentes sobre la inobservancia de estas obligaciones, la no autorización de los servicios de salud, procedimientos, intervenciones y el no suministro de medicamentos no incluidos en el POS y la renuencia o dilación al acatamiento de las mismas y de las decisiones jurisprudenciales será entendida como un incumplimiento a los requisitos establecidos para su operación y actuará de conformidad con lo señalado en el artículo 230 de la Ley 100 de 1993.

Entidades Territoriales

Las Entidades Territoriales a través de su correspondiente institución o Secretaría de Salud deberán tomar las medidas necesarias que permitan garantizar el acceso a los servicios de salud requeridos por la población pobre y vulnerable de su jurisdicción, entre las cuales como mínimo debe:

1. Suministrar, por los medios que se consideren más eficaces, a la población pobre no afiliada que habite dentro de su jurisdicción la información necesaria para que conozcan sus derechos en salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud a las cuales pueden acudir para solicitar la prestación de los servicios médico-asistenciales y comunicar los mecanismos a través de los cuales pueden poner en conocimiento de las autoridades de salud territoriales los posibles incumplimientos que se están presentando, por parte de los diferentes actores.

2. Generar los mecanismos que permitan el acompañamiento permanente de las autoridades locales correspondientes a la población pobre y vulnerable y a los afiliados de las Entidades Promotoras de Salud que operan el régimen subsidiado en su jurisdicción y asegurar el goce efectivo de su derecho fundamental a la salud.

3. Dar a conocer la dependencia o unidad y el procedimiento a seguir por las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado para presentar los recobros correspondientes por la prestación de los servicios y medicamentos no incluidos en el POS-S, teniendo en cuenta que en tal sentido se debe dar plena observancia a los criterios establecidos por la Corte Constitucional y que en ningún caso se deben trasladar cargas injustificadas o no soportables a dichas entidades.

De igual forma, se deberá proceder al reconocimiento del 50% de los servicios, procedimientos, intervenciones y medicamentos no contemplados en el POS-S cuando los mismos sean ordenados vía acción de tutela por las autoridades judiciales, de conformidad con los criterios y lineamientos señalados por la Corte Constitucional en las Sentencias C-643 y T-760 de 2008.

4. Establecer dentro de los canales a través de los cuales los usuarios puedan poner en conocimiento de las autoridades locales de salud las instituciones prestadoras de servicios en las cuales es reiterada la negación o demora injustificada en la atención de los servicios de salud incluidos en el POS o los que se requieran con necesidad para la protección de la salud.

La información recolectada sobre la no prestación de los servicios POS y no POS, deberá trasladarla mensualmente a esta Superintendencia.

5. Adelantar las acciones correspondientes para que a la población de especial protección constitucional como los niños, las niñas, los adolescentes y los discapacitados le sean prestados efectivamente los servicios de salud requeridos para la protección de la salud.

6. Adoptar las medidas necesarias para actualizar la información acerca de la situación socioeconómica de la población no afiliada de su jurisdicción, para evitar así que una falla en la información no permita u obstaculice el acceso efectivo a los servicios de salud.

7. Garantizar a la población pobre y vulnerable la atención y el tratamiento integral a que tienen derecho, según lo prescrito por el médico tratante, en especial, si se trata de una enfermedad catastrófica, teniendo en cuenta que la Corte Constitucional ha dicho que "(…) la atención y el tratamiento a que tienen derecho los pertenecientes al sistema de seguridad social en salud cuyo estado de enfermedad esté afectando su integridad personal o su vida en condiciones dignas, son integrales; es decir, deben contener todo cuidado, suministro de medicamentos, intervenciones quirúrgicas, prácticas de rehabilitación, exámenes para el diagnóstico y el seguimiento, así como todo otro componente que el médico tratante valore como necesario para el pleno restablecimiento de la salud del paciente o para mitigar las dolencias que le impiden llevar su vida en mejores condiciones; y en tal dimensión, debe ser proporcionado a sus afiliados por las entidades encargadas de prestar el servicio público de la seguridad social en salud".

8. Los departamentos, distritos y municipios, deberán dar cumplimiento cabal al ejercicio de sus funciones de dirección y organización de los servicios de salud para garantizar la salud pública y la oferta de servicios de salud por instituciones públicas, por contratación de servicios o por el otorgamiento de subsidios a la demanda.

Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

Por su parte, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, deberán dar cabal cumplimiento a lo dispuesto por la Corte Constitucional en el sentido de:

1. Generar espacios que permitan el conocimiento de las determinaciones adoptadas por la Corte a sus empleados administrativos y a los profesionales de la salud.

2. Adoptar las medidas administrativas internas dirigidas a evitar las dilaciones o barreras de acceso para la prestación de servicios de salud a los usuarios y/o afiliados de las diferentes Entidades Promotoras de Salud.

3. Dar cabal cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 4747 de 2007 y su Resolución Reglamentaria 3704 de 2008, para garantizar la efectiva prestación de los servicios de salud.

4. Prestar en forma obligatoria la atención inicial de urgencias que requieran los usuarios de la salud.

Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga

Con el propósito de garantizar el flujo de los recursos necesarios que permitan la prestación eficiente y oportuna del servicio de salud, el Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, deberá:

1. Dar cabal cumplimiento a los plazos establecidos en el cronograma del plan de contingencia ordenado por la Corte Constitucional, que permitan adelantar el trámite de las solicitudes de recobro que están en mora y efectuar los pagos de las solicitudes de recobro en las que se verificó el cumplimiento de los requisitos solicitados y se encuentran en mora.

2. Establecer las medidas administrativas internas que le permitan reconocer oportuna y prontamente a las Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo los recursos invertidos en la atención de los servicios y medicamentos no incluidos en el POS que hayan sido autorizados por el Comité Técnico-Científicos o vía acción de tutela en los porcentajes señalados por la Corte Constitucional.

3. Cumplir estrictamente con el reconocimiento de los recobros que a la fecha se encuentran en trámite dentro del plazo señalado por la Corte Constitucional.

4. Cumplir cabalmente con los procedimientos y plazos establecidos por el Ministerio de la Protección Social para efectuar el pago de los recobros por concepto de medicamentos, servicios médicos o prestaciones de salud no icluidos en el POS autorizados por Comité Técnico-Científicos o por fallos de tutela que sean presentados por las Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo, sin que puedan ser adicionados documentos o trámites administrativos no contemplados en las normas que regulan la materia, ni imponer cargas injustificadas y no soportables para estas entidades.

La inobservancia e incumplimiento de los plazos establecidos o la existencia de acciones que entorpezcan o se conviertan en barreras para el flujo de los recursos en el sistema de salud de manera deliberada o que sean imputables al administrador Fosyga y que violen el principio de eficiencia financiera del Sistema por el retraso en el pago de los reembolsos y el trámite de solicitudes de recobro acarrearán las multas y sanciones correspondientes, hasta que la situación sea superada.

TITULO. II

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB)

La Superintendencia Nacional de Salud, en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de la facultad para impartir instrucciones a fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece las reglas para efectos de remitir la información obligatoria, por parte de las entidades objeto del presente título y adicionalmente, instruye sobre otros aspectos.

Teniendo en cuenta que el parágrafo del Artículo 4° del Decreto 1018 de 2007 determina "Se entiende por Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, Empresas.

Solidarias de Salud, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de Salud, las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, las Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades obligadas a compensar, las entidades adaptadas de Salud, las entidades pertenecientes al régimen de excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud", el presente aparte se dirige a las entidades en mención.

Acatando la Directiva Presidencial número 02 de 2000 (Agenda de Conectividad), en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, las entidades objeto de este aparte de la Circular Única deberán implementar los medios necesarios, a fin de dar cumplimiento a las instrucciones aquí impartidas.

Así mismo, es importante precisar que respecto de las normas y técnicas contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud señala que las disposiciones que se deben observar y adoptar son las consagradas en el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución 400 de 2000 de la Contaduría General de la Nación, y sus adiciones y modificaciones y en la Resolución número 1804 del 24 de diciembre de 2004 mediante la cual se establece el Plan Unico de Cuentas para las Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago Privadas, expedidas por este Organismo de Control, sus adiciones y modificaciones, y el Estatuto Tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

CAPITULO. I

Entidades Promotoras de Salud (EPS)

1. Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad para la Atención en Salud

1.1. Sistema Único de Habilitación.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto 1011 de 2006, "por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud", aquellas entidades que al 3 de abril de 2006 no contaran con reglamentación específica en materia de habilitación, se les aplicará el procedimiento de autorización de funcionamiento establecido en las disposiciones vigentes sobre la materia, el cual se asimila al procedimiento de habilitación para dichas entidades.

1.2. Autorización de funcionamiento EPS régimen contributivo

De acuerdo con lo señalado en el artículo 180 de la Ley 100 de 1993, "la Superintendencia Nacional de Salud autorizará como Entidades Promotoras de Salud a entidades de naturaleza pública, privada o mixta, que cumplan con los siguientes requisitos:

1. Tener una razón social que la identifique y que exprese su naturaleza de ser Entidad Promotora de Salud.

2. Tener personería jurídica reconocida por el Estado.

3. Tener como objetivos la afiliación y registro de la población al Sistema General de Seguridad Social en Salud, el recaudo de las cotizaciones y la promoción, gestión, coordinación, y control de los servicios de salud de las Instituciones Prestadoras de Servicios con las cuales atienda los afiliados y su familia, sin perjuicio de los controles consagrados sobre el particular en la Constitución y la Ley.

4. Disponer de una organización administrativa y financiera que permita:

a). Tener una base de datos que permita mantener información sobre las características socioeconómicas y del estado de salud de sus afiliados y sus familias;

b). Acreditar la capacidad técnica y científica necesaria para el correcto desempeño de sus funciones, y verificar la de las Instituciones y Profesionales prestadores de los servicios;

c). Evaluar sistemáticamente la calidad de los servicios ofrecidos.

5. Acreditar periódicamente un número mínimo y máximo de afiliados tal que se obtengan escalas viables de operación y se logre la afiliación de personas de todos los estratos sociales y de los diferentes grupos de riesgo. Tales parámetros serán fijados por el Gobierno Nacional en función de la búsqueda de la equidad y de los recursos técnicos y financieros de que dispongan las Entidades Promotoras de Salud.

6. Acreditar periódicamente el margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la Entidad Promotora de Salud, que será fijado por el Gobierno Nacional.

7. Tener un capital social o Fondo Social mínimo que garantice la viabilidad económica y financiera de la Entidad, determinados por el Gobierno Nacional.

8. Las demás que establezca la Ley y el reglamento, previa consideración del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud." (O quien haga sus veces, según la modificación implementada por la Ley 1122 de 2007).

Igualmente, según lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 1485 de 1994, "para la obtención del certificado de funcionamiento se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Requisitos para adelantar operaciones. Las personas jurídicas que pretendan actuar como Entidades Promotoras de Salud deberán obtener el respectivo certificado de funcionamiento que expedirá la Superintendencia Nacional de Salud.

Las Entidades Promotoras de Salud de naturaleza cooperativa y demás entidades del sector se regirán por las disposiciones propias de las Entidades Promotoras de Salud, en concordancia con el régimen cooperativo contenido en la Ley 79 de 1988 y normas que lo sustituyen o adicionan.

Las Entidades aseguradoras de vida que soliciten y obtengan autorización de la Superintendencia Bancaria para la explotación del ramo de salud, podrán actuar como Entidades Promotoras de Salud; en tal caso se sujetarán a las normas propias de su régimen legal, sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en este Decreto y las demás normas legales en relación con dicha actividad exclusivamente.

En relación con las Cajas de Compensación Familiar el Superintendente Nacional de Salud podrá autorizar el funcionamiento de aquellas Entidades Promotoras de Salud que se creen por efecto de la asociación o convenio entre las cajas o mediante programas o dependencias especiales previamente existentes y patrocinados por las Cajas de Compensación. El Superintendente del Subsidio Familiar aprobará los aportes que las Cajas de Compensación quieran efectuar con sus recursos para la constitución de una Entidad Promotora de Salud o de las dependencias o programas existentes y otorgará la correspondiente personería jurídica u autorización previa.

La promoción de la creación de las Entidades Promotoras de Salud de naturaleza comercial se regirá por lo previsto en los artículos 140 y 141 del Código de Comercio.

2. Contenido de la solicitud. La solicitud para obtener el certificado de funcionamiento de una Entidad Promotora de Salud deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 180 de la Ley 100 de 1993 y estar acompañada de la siguiente documentación:

a). El estudio de factibilidad que permita establecer la viabilidad financiera de la entidad y el proyecto de presupuesto para el primer año de operación;

b). Los documentos que acrediten el monto del capital que se exige en el artículo 5° del Decreto 1485 de 1994;

c). El listado preliminar de las instituciones prestadoras de servicios, grupos de práctica establecidos como tales y/o profesionales a través de los cuales se organizará la prestación del Plan Obligatorio de Salud, cerciorándose de que su capacidad es la adecuada frente a los volúmenes de afiliación proyectados;

d). El número máximo de afiliados que podrán ser atendidos con los recursos previstos y el área geográfica de su cobertura, indicando el período máximo dentro del cual mantendrá el respectivo límite, sin perjuicio de que una vez otorgada la autorización correspondiente, se puedan presentar modificaciones debidamente fundamentadas;

e). El documento que acredite que en sus estatutos se ha incorporado el régimen previsto en el Decreto 1485 de 1994;

f). Autorización de la Superintendencia Bancaria para la explotación del ramo de salud, tratándose de entidades aseguradoras de vida;

g). La información adicional que requiera la Superintendencia Nacional de Salud para cerciorarse del cumplimiento de los requisitos anteriores y los previstos en las disposiciones legales.

3. Publicidad de la solicitud y oposición de terceros. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la documentación completa a que hace alusión el numeral precedente, el Superintendente Nacional de Salud autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de obtener el certificado de funcionamiento por parte de la entidad, en un diario de amplia circulación nacional, en el cual se exprese por lo menos, el nombre de las personas que se asociaron, el nombre de la entidad, dependencia, ramo o programa, el monto de su capital y el lugar en donde haya de funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada en la solicitud.

Tal aviso será publicado por cuenta de los interesados en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposición en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.

De la oposición se dará traslado inmediato al solicitante.

4. Autorización para el funcionamiento. Surtido el trámite a que se refiere el numeral anterior, el Superintendente Nacional de Salud deberá resolver la solicitud dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes.

El Superintendente concederá la autorización para el funcionamiento de la entidad cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y verifique el carácter, la responsabilidad, la idoneidad y la solvencia patrimonial, de las personas que participen como socios, aportantes o administradores, en relación con la operación.

Las Cajas, Fondos, Entidades o Empresas de Previsión y Seguridad Social del sector público, se regirán por lo previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Las entidades de medicina prepagada podrán prestar el Plan Obligatorio de Salud o prestar servicios complementarios; para la prestación del Plan Obligatorio de Salud, dichas entidades deberán cumplir los requisitos establecidos en este Decreto, sin perjuicio de continuar cumpliendo su régimen legal.

Las Empresas Solidarias de Salud se sujetarán a lo previsto en el presente Decreto cuando administren recursos del régimen contributivo o intervengan en la organización de la prestación de servicios de salud derivados de accidentes de trabajo y enfermedad profesional. No obstante cuando tengan por objeto exclusivo la administración del subsidio a la demanda estarán exceptuadas del régimen previsto en el presente Decreto y estarán sometidas al régimen especial que para el efecto se expida".

En lo que respecta al régimen patrimonial, margen de solvencia y límites a las operaciones financieras e inversiones, las Entidades Promotoras de Salud que pretendan obtener la autorización de funcionamiento, deberán aplicar lo dispuesto en el Decreto 574 de 2007 y el Decreto 1698 de 2007.

La entidad solicitante deberá suministrar como mínimo la siguiente información administrativa:

a). Cuando se trate de una entidad vigilada por otra Superintendencia, deberá anexar copia del respectivo certificado de autorización o funcionamiento, expedido por el correspondiente ente de control;

b). Personería Jurídica reconocida de conformidad con el Decreto 1088 de 1991, Capítulo II, Sección II;

c). Copia de los estatutos donde conste que se ha incorporado el régimen previsto en el Decreto 1485 de 1994 y demás normas que lo modifiquen o aclaren;

d). Hoja de vida de las personas que se han asociado, miembros de Junta Directiva y de las que actúan como administradores y representante legal. Para el suministro de esta información se tendrá en cuenta el formato que se encontrará en el título de anexos técnicos;

e). Copia del acta de conformación de la Junta Directiva;

f). Estructura organizacional identificando las áreas comercial, operativa, técnica, administrativa y de control;

g). Relación funcional entre la sede central, regionales, seccionales y/o sucursales si las hubiese.

1.2.1. Requisitos técnicos

Para efectos de acreditar la capacidad técnica y científica para el cabal cumplimiento de las funciones y obligaciones de las Entidades Promotoras de Salud, las entidades en mención deberán cumplir los siguientes requisitos:

1.2.1.1. Sistema de información requerido.

Estos sistemas deberán tener la capacidad para operar en forma integrada y permitir la generación de los reportes e informes requeridos por esta Superintendencia y el Sistema de Seguridad Social en Salud, siguiendo las especificaciones técnicas definidas para tal fin.

Los siguientes son los sistemas de información básicos necesarios para el funcionamiento de una Entidad Promotora de Salud:

1.2.1.1.1. Sistema de Gestión Contable.

1.2.1.1.2. Sistema para el manejo de afiliados, beneficiarios y subsidiados. Entre otros aspectos deberá contemplar:

a). Manejo, registro y retiro de afiliados, beneficiarios y subsidiados;

b). Recaudo, registro y manejo de los aportes del sistema cotizante y subsidiado y control de empleadores. Adicionalmente de acreditar que se cuenta con este sistema se debe presentar un plan estratégico para control de empleadores resaltando los recursos y metodología desarrollada para este fin;

d). Manejo de acciones de cobranza;

e). Manejo de novedades laborales, recaudos por cotizaciones e información que permita la compensación con el Fondo de Solidaridad y Garantía.

1.2.1.1.3. Sistema para el manejo del estado de salud de los afiliados y familias.

1.2.1.1.4. Sistema que contenga las características socioeconómicas de los afiliados.

1.2.1.1.5. Sistema de registro y manejo del perfil clínico mínimo de ingreso.

1.2.1.1.6. Sistema de registro y control de la red de prestadores de servicios de salud.

1.2.1.1.7. Sistema de atención a usuarios según lo establecido en el título séptimo de la presente circular.

Los anteriores sistemas se deben entender sin perjuicio de los requeridos para el funcionamiento administrativo de la entidad como tal, por ejemplo el sistema de gestión administrativa y financiera.

1.2.1.2. Plataforma tecnológica mínima requerida

1.2.1.2.1. Equipos de Cómputo

Los equipos de cómputo adquiridos o arrendados por las Entidades Promotoras de Salud deberán posibilitar la capacidad de crecimiento en cuanto a número de usuarios y contar con la capacidad de migrar hacia los sistemas de cómputo con mayor capacidad o hacia nuevas tecnologías en el evento que se requiera.

En todo caso, la capacidad de equipos deberá ser correspondiente con las proyecciones de afiliados incluidas en los estudios de factibilidad y no podrán estar por debajo de las siguientes especificaciones.

1.2.1.2.2. Estaciones o terminales.

Las Entidades Promotoras de Salud podrán tener el número que desee de estaciones o terminales de consulta, validación, administración y soporte, para lo cual se debe considerar la capacidad de memoria requerida por cada persona que se tenga trabajando en línea en el sistema de información, no pudiendo ser menor a dos (2) megabytes para consultas desde terminales brutas y de cuatro (4) megabytes de memoria por cada cliente (microcomputador) en una tecnología más compleja (Cliente/servidor).

1.2.1.2.3. Disco

Los equipos de cómputo deberán poseer la capacidad de almacenamiento en disco requerida para manejar las operaciones propias del negocio de acuerdo con los siguientes estimativos:

a) Registro y retiro de afiliados y beneficiarios: por cada cincuenta mil afiliados (50.000), se requiere mínimo de un Gigabyte (1Gb. = mil Megabytes). Los anteriores estimativos no incluyen los requerimientos de memoria principal y almacenamiento en discos de los sistemas operacionales, bases de datos o software específico para el funcionamiento de los equipos de cómputo, sistemas de información o redes.

1.2.1.2.4. Sistema y equipos de comunicaciones

Las Entidades Promotoras de Salud deberán prever en la plataforma tecnológica seleccionada la capacidad de la misma para soportar la instalación de dispositivos y software de comunicaciones y sistemas de información necesarios, que le permitan a esta Superintendencia entrar a consultar en forma regular la información archivada en los equipos de cómputo de estas.

La plataforma tecnológica deberá facilitar la conexión remota de sus diferentes oficinas en el país, a través de redes de comunicación que le permitan mantener actualizada la información que garantice la adecuada prestación de los servicios.

1.2.1.2.5. Otros requerimientos técnicos.

a). La Superintendencia estará atenta del desarrollo tecnológico y de la adopción de software licenciado;

b). Las entidades deberán poseer planes de contingencia y sistemas de respaldo y seguridad que le permitan a la entidad ante un daño grave, destrucción o robo de sus equipos de cómputo, regresar a su normal funcionamiento en un tiempo prudencial;

c). Establecer procedimientos de auditoría de sistemas que garanticen el cumplimiento de los parámetros aquí definidos, así como el íntegro y correcto manejo de la información por parte del ente vigilado y de su supervisor.

1.2.1.3. Red de Prestadores de Servicios

En la conformación de la red de prestadores de servicios de salud, se deberán atender estándares universales en función de garantizar capacidad instalada de acuerdo a la población afiliada y presupuestos de utilización de servicios estimados para dicha población. Para ello les corresponde presentar:

1.2.1.3.1. Relación de la red de prestación de servicios de salud, indicando los servicios de salud que serán contratados.

1.2.1.3.2. Relación comparativa de la red prestadora de servicios de salud del nuevo plan con la red de servicios de los planes autorizados y la red del plan obligatorio de salud.

1.2.1.3.3. Indicar los mecanismos que serán implementados para garantizar que los prestadores de servicios de salud que hacen parte de la red, se encuentren habilitados para la prestación de los servicios.

1.2.1.3.4. La Entidad Promotora de Salud debe verificar que la red de prestación de servicios de salud cumple con los requisitos legales definidos en la norma y en las que la modifiquen en los siguientes aspectos:

a). Verificar el cumplimiento de la habilitación de los servicios de salud que se vayan a contratar con las instituciones, mediante la declaración de habilitación de los servicios presentada ante la Dirección Territorial de Salud correspondiente;

b). Verificar que dentro del objeto social de las Instituciones Prestadoras de Salud, se encuentre la Prestación de Servicios de Salud;

c). Definir como parte de la relación contractual, las condiciones de atención de los afiliados, el sistema de referencia y contrarreferencia de pacientes, así como los procesos de Auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención, los indicadores y estándares de calidad que garanticen la accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad de la atención en salud;

d). Verificar que las Instituciones Prestadoras de Salud, garanticen el acceso a la atención en salud para lo cual la consulta médica general no debe ser menor de veinte (20) minutos, así mismo, la atención en salud no puede ser condicionada al pago de los servicios, conforme la normatividad vigente.

1.2.1.4. Capital Mínimo

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 574 de 2007 las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo que pretendan obtener la autorización para actuar como tales deberán acreditar y mantener un capital mínimo de 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

1.2.1.5. Estudio de factibilidad

Este estudio debe contener proyecciones que se muevan en un escenario mínimo de dos (2) años.

1.2.1.6. Estudio de Mercado

1.2.1.6.1. Zona geográfica que pretenda atender indicando el departamento, municipio o regiones de acuerdo con el último censo practicado a la población, identificando la parte rural y urbana.

1.2.1.6.2. Estimado de la demanda actual de afiliados, subsidiados, pensionados, maternas, hijos y desmovilizados de acuerdo con la zona que pretenda abarcar.

1.2.1.6.3. Demanda potencial insatisfecha en la zona geográfica que pretenda atender especificando número mínimo y máximo de afiliados de todos los estratos y grupos de riesgo.

1.2.1.6.4. Estimado de beneficiarios con pagos moderadores y copagos.

1.2.1.7. Estudio Técnico: se deberá anexar lo siguiente:

1.2.1.7.1. Estimado de producción asistencial por composición etaria para:

a). Plan Obligatorio de Salud para Cotizantes y Subsidiados;

b). Plan Complementario;

c). Actividades de salud a las Administradoras de Riesgos Profesionales.

1.2.1.7.2. Estimado de las actividades de prevención, educación y promoción de la salud.

1.2.1.8. Estudio Financiero. Contendrá lo siguiente:

1.2.1.8.1. Necesidades totales de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley.

1.2.1.8.2. Ingresos estimados por Unidades de Pago por Capitación (UPC), Plan complementario, Plan de Salud para Riesgos Profesionales, Pagos moderadores, Plan Subsidiado.

1.2.1.8.3. Gastos y Costos del Proyecto.

1.2.1.8.4. Valor presente neto del proyecto.

1.2.1.8.5. Tasa interna de retorno de la inversión.

1.2.1.8.6. Punto de equilibrio.

1.2.1.8.7. Si la entidad venía funcionando durante los dos (2) años anteriores, se deberá anexar igualmente el presupuesto del año inmediatamente anterior debidamente aprobado al igual que los estados financieros a diciembre 31 de los dos (2) años anteriores.

1.2.1.8.8. Los cálculos del margen de solvencia y del patrimonio técnico.

En el régimen contributivo el margen de solvencia debe entenderse como la diferencia positiva que como mínimo debe haber entre el nivel de activos y las obligaciones de una entidad, tendiente a garantizar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por esta, aun en condiciones adversas de la actividad económica.

Así mismo, como lo establecen los artículos 230 y 180 de la Ley 100 de 1993, procederá la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedido a una EPS, cuando no se acredite periódicamente el margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad.

La Superintendencia Nacional de Salud podrá autorizar de manera excepcional a Entidades Promotoras de Salud para administrar el régimen subsidiado, cuando sea imposible cumplir con el requisito de afiliados mínimos, siempre y cuando acredite:

1. Ser la única EPS-S autorizada, por la Superintendencia Nacional de Salud, en la región.

2. La debida prestación de los servicios a sus afiliados en condiciones de calidad, oportunidad y eficiencia.

3. Un patrimonio técnico saneado.

1.2.1.9. Socios o administradores de una EPS-S

No podrán ser socios o administradores de una EPS-S:

a). Quienes hayan sido directores de empresas intervenidas por la Superintendencia Nacional de Salud o el Ministerio de Protección Social, siempre que administrativamente se les hubiere encontrado responsables por actos que han merecido sanción por dolo o culpa grave;

b). Los representantes legales o administradores de otra EPS, EPS-S y los socios de estas, salvo que en este último caso se trate de entidades de naturaleza cooperativa o sociedades anónimas abiertas;

c). Quienes hayan sido condenados a pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos políticos o culposos, salvo que estos últimos hayan afectado la administración pública;

d). Los miembros de los órganos de gobierno, de dirección del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de las corporaciones públicas y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, salvo cuando se trate de una entidad pública y actúen en razón de su cargo como administradores;

e). Los directores y servidores de los organismos públicos que norman o supervisan la actividad de las empresas, el cónyuge y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil;

f). Los que, como directores o gerentes de una persona jurídica, hayan resultado administrativamente responsables durante los dos (2) años anteriores por actos que han merecido sanción;

g). Los que se encuentren inhabilitados para ejercer el comercio.

1.3. Autorización de funcionamiento EPS régimen Subsidiado

El Decreto 1804 de 1999, estipula las reglas para la obtención de la autorización de funcionamiento:

"Para la obtención de la autorización de funcionamiento se deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Requisitos para adelantar operaciones. Las personas jurídicas que pretendan actuar como administradoras del régimen subsidiado deberán obtener, con una antelación mínima de cuarenta y cinco (45) días a la fecha del respectivo período de contratación, el certificado de funcionamiento que expedirá la Superintendencia Nacional de Salud, de conformidad con lo previsto en la ley y el presente decreto.

Las Entidades de naturaleza cooperativa y demás entidades del sector se regirán por las disposiciones propias de las administradoras del régimen subsidiado, en concordancia con las demás normas que les son aplicables de conformidad con su naturaleza.

La promoción de la creación de las Administradoras de naturaleza comercial se regirá por lo previsto en los artículos 140 y 141 del Código de Comercio.

2. Contenido de la solicitud. La solicitud para obtener el certificado de funcionamiento de una Administradora del Régimen Subsidiado deberá estar acompañada de la siguiente documentación:

a). El estudio de factibilidad que permita establecer la viabilidad financiera de la entidad y el proyecto de presupuesto para el primer año de operación;

b). Los documentos que acrediten el monto del capital que se exige en el presente decreto;

c). La acreditación de los instrumentos técnicos en materia de software, hardware y recurso humano disponibles con los cuales va a garantizar la correcta operación del régimen subsidiado, especialmente lo relacionado con el sistema de información frente a las autoridades administrativas y de inspección y vigilancia;

d). El estudio sobre la capacidad de oferta de las instituciones prestadoras de servicios de salud y de la disponibilidad de profesionales y grupos de práctica de la región en donde proyecta operar, o a través de los cuales garantizará la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS-S. Dentro de este estudio debe presentarse el plan de organización de la red para la prestación del POS-S ya sea a través de la infraestructura existente o de la propia en caso de que no exista oferta disponible, cerciorándose de que su organización y capacidad es la adecuada frente a los volúmenes de afiliación proyectados;

e). El número máximo de afiliados que podrán ser atendidos de acuerdo con su capacidad y el área geográfica de su cobertura, indicando el período máximo dentro del cual alcanzará el respectivo límite mínimo, sin perjuicio de que una vez otorgada la autorización correspondiente, se puedan presentar modificaciones debidamente fundamentadas;

f). El documento que acredite que en sus estatutos se ha incorporado el régimen previsto en el presente decreto;

g). La información adicional que requiera la Superintendencia Nacional de Salud para cerciorarse del cumplimiento de los requisitos anteriores y los previstos en las disposiciones legales.

3. Publicidad de la solicitud y oposición de terceros. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la documentación completa a que hace alusión el numeral precedente, la Superintendencia Nacional de Salud autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de obtener el certificado de funcionamiento por parte de la entidad, en un diario de amplia circulación nacional y regional, en día domingo y en página impar, en el cual se exprese por lo menos, el nombre e identificación de las personas que se asociaron, el nombre de la entidad, dependencia, ramo o programa, el monto de su capital y el lugar en donde haya de funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada en la solicitud.

Tal aviso será publicado por cuenta de los interesados en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposición en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.

De la oposición se dará traslado inmediato al solicitante, dentro del día hábil siguiente al que se reciba.

4. Autorización para el funcionamiento. Surtido el trámite a que se refiere el numeral anterior, la Superintendencia Nacional de Salud deberá resolver la solicitud dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes.

La Superintendencia Nacional de Salud concederá la autorización para el funcionamiento de la entidad cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y verifique el carácter, la responsabilidad, la idoneidad y la solvencia patrimonial, de las personas que participen como socios, aportantes o administradores, en relación con la operación".

En el artículo 7° del mencionado decreto se estipula la Autorización Especial: "La Superintendencia Nacional de Salud podrá autorizar de manera excepcional a entidades administradoras del régimen subsidiado, cuando sea imposible cumplir con el requisito de afiliados mínimos, siempre y cuando acredite:

1. Ser la única ARS autorizada en la región por la Superintendencia Nacional de Salud.

2. La debida prestación de los servicios a sus afiliados en condiciones de calidad, oportunidad y eficiencia.

3. Una cartera no mayor de treinta (30) días con las instituciones proveedoras de bienes y prestadoras de servicios de salud.

4. Un patrimonio técnico saneado.

5. Un nivel de endeudamiento inferior al 50% del patrimonio".

La Entidad Promotora de Salud del régimen subsidiado solamente podrá suscribir un contrato con cada ente territorial para cada período de contratación, para tal fin, el representante legal y el revisor fiscal de la respectiva EPS-S deberá allegar a la Superintendencia Nacional de Salud la certificación que conste que la entidad ha dado observancia a lo establecido en este párrafo. Esta certificación deberá ser remitida con el reporte correspondiente al segundo trimestre de cada año.

Cuando las EPS-S presenten incumplimiento en el margen de solvencia las entidades podrán acreditar el pago de sus deudas en mora a través del correspondiente documento suscrito por el representante legal, revisor fiscal y contador acompañado de los soportes que así lo demuestren, a fin de solicitar ante la Superintendencia Nacional de Salud la autorización para reasumir el ejercicio de las actividades suspendidas la cual se otorgará mediante acto administrativo emanado por parte del ente de control.

1.3.1. Constitución y habilitación para Empresas Solidarias de Salud constituidas por Cabildos o Asociaciones Indígenas que deseen administrar el régimen subsidiado.

Las Empresas Solidarias de Salud constituidas por Cabildos o Asociaciones Indígenas actualmente autorizadas para operar o las que en el futuro soliciten la autorización para administrar el régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud como EPS Indígena, deberán cumplir con las reglas, obligaciones y requisitos establecidos en los artículos 1° a 4° y 13 al 21 del Decreto 2357 de 1995, el Decreto 1804 de 1999 con las salvedades establecidas por el Decreto 330 de 2001, y dar observancia a los siguientes requisitos:

1.3.1.1. Tener una personería jurídica expedida por el órgano competente y estar organizada como Entidad Promotora de Salud de carácter indígena. Para tales efectos el Ministerio del Interior expedirá el certificado de registro en donde aparezca con claridad el nombre completo de la entidad, su representante legal, ubicación geográfica, domicilio principal, fecha de constitución y órganos de Dirección y Administración.

1.3.1.2. Poseer una razón social que la identifique como Entidad Promotora de Salud Indígena, EPS-S del Sistema General de Seguridad Social en Salud; para ello adicionará a su razón social la sigla "EPS Indígena".

1.3.1.3. Establecer de manera expresa en sus estatutos que su naturaleza es la de ser una Entidad Promotora de Salud de carácter indígena que administra recursos de régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

1.3.1.4. Tener como objeto social garantizar y organizar la prestación de los servicios incluidos en el POS-S, para afiliar, carnetizar y administrar el riesgo en salud de su población beneficiaria de subsidios en salud de sus comunidades correspondientes.

1.3.1.5. Poseer una organización administrativa y financiera de recursos humanos y técnicos, para lo cual deberá acreditar el organigrama de la entidad, manuales de funciones y el sistema contable, que le permita responder de manera adecuada con los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

1.3.1.6. Presentar relación de la cobertura geográfica y poblacional por departamento y distritos en donde opere o pretenda operar.

1.3.1.7. Contar con un soporte informático que le permita operar en forma oportuna, una base de datos actualizada de sus afiliados y sus características socioeconómicas, respaldado por un soporte tecnológico y los organigramas y flujogramas de los procesos correspondientes.

1.3.1.8. Acreditar un Sistema de Garantía de Calidad que le permita garantizar una atención integral, oportuna y con calidad a sus afiliados, conformado por su red prestadora de servicios de salud, sistema de referencia y contrarreferencia, auditoría médica, sistema de atención al usuario y póliza de enfermedades de alto costo.

1.3.1.9. Constituir una cuenta contable y financiera a nombre de la EPS Indígena, independiente del resto de las rentas y bienes de la Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. En ningún caso los recursos de la EPS-S EPS Indígena podrán confundirse o utilizarse para objetivos distintos a los previstos por el régimen de Seguridad Social en Salud.

1.3.1.10. Las EPS indígenas que por primera vez pretendan actuar como administradoras del régimen subsidiado les será aplicable el procedimiento señalado por el artículo 6° del Decreto 1804 de 1999; dicho procedimiento no les será exigible cuando se realice proceso de incorporación.

1.3.1.11. Las entidades que resulten de fusiones, asociaciones o incorporaciones entre EPS indígenas, no podrán dejar de cumplir las obligaciones que se derivan de los contratos de aseguramiento y prestación de servicios suscritos por las Empresas Solidarias de Salud liquidadas o absorbidas.

1.3.1.12. Si la EPS Indígena pretendiere actuar en el régimen contributivo deberá acreditar los requisitos contenidos en el Decreto 1485 de 1994 y demás normas que lo adicionen o modifiquen.

1.3.2. Instrucciones para la administración de los recursos del régimen subsidiado por las EPS indígenas.

Las EPS Indígenas actualmente autorizadas o las que pretendan operar el régimen subsidiado deberán acreditar ante la Superintendencia Nacional de Salud, que cumplen con los requisitos legales que les son aplicables y lo dispuesto en la presente circular.

Las EPS indígenas deberán acreditar un número mínimo de 50.000 afiliados indígenas, sin que los afiliados no indígenas excedan el 10% del total de afiliados.

Así mismo, las Entidades Promotoras de Salud, EPS Indígenas, deben acreditar, mediante contador público, un capital social equivalente a 150 salarios mínimos por cada 5.000 afiliados. Este capital social podrá estar compuesto por los aportes de las comunidades, las donaciones recibidas y los excedentes que logre capitalizar. Es de anotar, que los bienes que se aporten en especie solamente se computarán hasta por un valor que en ningún caso podrá superar al cincuenta por ciento (50%) del capital mínimo exigido, los cuales serán tomados por el valor en libros.

En cuanto al margen de solvencia las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, en lo no regulado por la Ley 691 de 2001 darán cumplimiento con las disposiciones establecidas en el Decreto 754 de y sus modificatorios.

Las EPS Indígenas para operar como administradoras del régimen subsidiado previamente deben contar con la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud y estar inscritas por el ente territorial correspondiente, en cumplimiento del Decreto 2357 de 1995 y el Decreto 1804 de 1999; recordando que las modificaciones de la capacidad de afiliados deben ceñirse a lo establecido en el artículo 7° del Decreto 046 de 2000.

La EPS Indígena se abstendrá en todos los casos de afiliar personas pertenecientes a las comunidades indígenas que deban de acuerdo con la ley cotizar al régimen contributivo, salvo cuando la EPS correspondiente haya obtenido la autorización de la Superintendencia para operar dicho régimen; la no observancia de lo aquí dispuesto dará lugar a la revocatoria de la autorización para actuar como EPS Indígena.

Las EPS indígenas podrán, para poder cumplir con las exigencias legales, asociarse, fusionarse o incorporarse a otra, de acuerdo con las normas que les resultan aplicables y que sean compatibles con las decisiones de sus respectivas comunidades. Para ello, deberán tener en cuenta que la asociación que realicen varias EPS Indígenas comporta el desaparecimiento como EPS del régimen subsidiado de las entidades que se asocian y que, al hacerlo, dan origen a una nueva Empresa que es la que recibirá autorización de funcionamiento como EPS-S por parte de esta Superintendencia.

1.3.3. Obligaciones adicionales de las EPS indígenas

Una vez evaluados y verificados los requisitos correspondientes, la Superintendencia registrará en debida forma a las EPS Indígenas como lo establece el artículo 7° del Decreto 330 de 2001.

1.4. Contenido de la solicitud para modificar la capacidad de afiliación

La solicitud para modificar la Capacidad de Afiliación, deberá ser presentada ante la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud, conteniendo la información que se señala a continuación, observando estrictamente su orden:

1.4.1. Carta firmada por el Representante Legal de la EPS, ESS, CCF o Convenio, solicitando la clase de modificación deseada y relacionando la información remitida, que deberá coincidir con la solicitada en la presente Circular.

1.4.2. Relación por departamento y municipio del número potencial de afiliados esperados, informando código departamento, código municipio, capacidad de afiliación actual autorizada y/o registrada, modificación a la capacidad de afiliación solicitada y total con la modificación.

1.4.3. Relación de la red potencial de prestadores de servicios de salud por municipio o manifestar que tal información se encuentra a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud. Se debe tener presente que dicha red de prestadores de servicios de salud sea adecuada a su población afiliada para poder brindar unos servicios con calidad y oportunidad, y que debe disponerse, como mínimo, de prestadores del primer nivel de atención en cada municipio.

1.4.4. Estimativo de la producción asistencial por municipio (número de actividades por servicios), conforme al formato establecido en el título de anexos técnicos.

1.4.5. Descripción del sistema de referencia y contrarreferencia que utilizará la entidad por municipio, para:

1.4.5.1. Referir a los afiliados a las IPS de II, III y IV nivel de atención para servicios contenidos en el POS o POS-S, según el caso.

1.4.5.2. Referir a los afiliados a las IPS de II, III y IV nivel de atención para servicios no contenidos en el POS-S.

1.4.6. Proyecciones y requisitos financieros exigidos en las normas vigentes, conforme al siguiente orden:

1.4.6.1. Cumplimiento del margen de solvencia con la ampliación de cobertura solicitada.

1.4.6.2. Cumplimiento del patrimonio técnico con la ampliación de cobertura solicitada.

1.4.6.3. Balance General y Estado de Resultados esperados para los próximos cuatro (4) trimestres, agregando la modificación solicitada, conforme al formato existente para tal fin en el anexo técnico.

1.4.7. Ampliación en la estructura organizacional, acorde con la modificación solicitada, conforme al siguiente orden:

1.4.7.1. Apertura de nuevas sedes regionales, departamentales o municipales.

1.4.7.2. Relación funcional entre la sede central y las nuevas sedes.

1.4.7.3. Extensión del sistema de información requerido a las nuevas sedes.

1.4.7.4. Sistema de atención a usuarios (orientación, citas, quejas, etc.) por municipios.

Cuando se trate de una redistribución de la capacidad autorizada, la solicitud deberá contener solo los requerimientos efectuados en los literales del a) al f).

1.5. Sistema Único de Habilitación Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado

El Decreto 515 de 2004 modificado por el Decreto 506 del 2005, tiene por objeto definir las condiciones y procedimientos de habilitación y revocatoria de habilitación de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado (a partir de la Ley 1122 de 2007 denominadas Entidades Promotoras de Salud del régimen subsidiado).

Para garantizar la administración del riesgo en salud de sus afiliados y la organización de la prestación de los servicios de salud, las entidades objeto del presente decreto, deberán dar cumplimiento a las siguientes condiciones:

De operación: Necesarias para determinar la idoneidad de las EPS-S para la administración del riesgo en salud en cada una de las áreas geográficas donde va a operar.

De permanencia: Necesarias para que el funcionamiento de las EPS-S, en desarrollo de su objeto social y respecto de cada una de las áreas geográficas que le fueron habilitadas, se ajuste a las condiciones de operación. El cumplimiento de las condiciones de permanencia se deberá demostrar y mantener durante todo el tiempo de operación.

Para su permanencia y operación en más de una de las regiones que establezca el CNSSS deberán acreditar como mínimo un número de 400.000 afiliados.

Para su permanencia y operación en una sola de las regiones que establezca el CNSSS deberán acreditar como mínimo un número de 150.000.

Para la operación del régimen subsidiado se debe acreditar y mantener como mínimo un patrimonio equivalente a 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Serán procedentes los aportes en especie, los cuales se podrán efectuar en la forma de inmuebles con destino a la sede, así como de los bienes necesarios para la organización administrativa y financiera de la entidad. Para efecto del cálculo del capital mínimo los bienes que se aporten en especie solamente se computarán hasta por un valor que en ningún caso podrá superar al cincuenta por ciento (50%) del capital mínimo exigido, los cuales serán tomados por el valor en libros.

De conformidad con las disposiciones vigentes, el número mínimo de afiliados con los que podrán operar las Entidades Promotoras de Salud del régimen subsidiado Indígenas, será concertado entre el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y los Pueblos Indígenas teniendo en cuenta sus especiales condiciones de ubicación geográfica y número de habitantes indígenas en la región, pero en todo caso, por lo menos el 60% de los afiliados de la EPS-S indígena deberá pertenecer a Pueblos Indígenas tradicionalmente reconocidos.

1.5.1. Condiciones para la habilitación.

Las condiciones de operación y de permanencia, incluyen la capacidad técnico-administrativa, financiera, tecnológica y científica.

1.5.1.1. Condiciones de capacidad técnico-administrativa.

Conjunto de requisitos establecidos por el Ministerio de la Protección Social, relacionados con la organización administrativa y sistema de información de la respectiva entidad, así como los procesos para el cumplimiento de sus responsabilidades en mercadeo, información y educación al usuario, afiliación y registro en cada área geográfica.

1.5.1.2. Condiciones de capacidad financiera.

Requisitos establecidos por el Ministerio de la Protección Social para acreditar la capacidad financiera necesaria para garantizar la operación y permanencia de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado.

1.5.1.3. Condiciones de capacidad tecnológica y científica.

Son aquellas establecidas por el Ministerio de la Protección Social como indispensables para la administración del riesgo en salud, la organización de la red de prestadores de servicios y la prestación de los planes de beneficios en cada una de las áreas geográficas.

1.5.2. Condiciones de operación.

1.5.2.1. Capacidad técnico-administrativa.

Las condiciones de capacidad técnico-administrativa, deberán tener en cuenta, como mínimo, las siguientes:

1.5.2.1.1. La estructura organizacional en la cual se identifiquen con claridad las áreas que tienen bajo su responsabilidad, los procesos mediante los cuales se cumplen las funciones de afiliación, registro y carnetización, organización, contratación del aseguramiento y prestación de los servicios del plan de beneficios en condiciones de calidad, administración del riesgo y defensa de los derechos del usuario por cada área geográfica.

1.5.2.1.2. El diseño, diagramación, documentación y aprobación de los manuales de procesos y procedimientos para la afiliación y registro de los afiliados; la verificación de las condiciones socioeconómicas de sus afiliados; la promoción de la afiliación al Sistema, el suministro de información y educación a sus afiliados; la evaluación de la calidad del aseguramiento; la autorización y pago de servicios de salud a través de la red de prestadores; y, la atención de reclamaciones y sugerencias de los afiliados.

1.5.2.1.3. El diseño y plan operativo para la puesta en funcionamiento de un sistema de información que demuestre la confiabilidad y seguridad del registro, captura, transmisión, validación, consolidación, reporte y análisis de los datos como mínimo sobre los afiliados, incluidos procedimientos de verificación de multiafiliados; los recursos recibidos por concepto de la unidad de pago por capitación; la red de prestadores de servicios de salud; la prestación de servicios; la administración del riesgo en salud; el sistema de calidad; y, la información financiera y contable.

1.5.2.1.4. El diseño, diagramación, documentación y aprobación de los manuales del sistema de garantía de calidad de los procesos técnico-administrativos y de aseguramiento.

1.5.2.1.5. El sistema de comunicación y atención eficiente para que los usuarios conozcan el valor de los pagos moderadores y demás pagos compartidos.

1.5.2.1.6. La liquidación de los contratos de administración del régimen subsidiado. Incumplen las condiciones técnico-administrativas de operación las ARS que por causas imputables a ellas, no hayan liquidado los contratos de administración de régimen subsidiado.

1.5.2.2. Capacidad financiera.

Las condiciones de capacidad financiera, deberán tener en cuenta, el capital o fondo social mínimo que de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad, garantice la viabilidad económica y financiera de la entidad según lo establecido en las disposiciones vigentes y lo que establezca el Ministerio de la Protección Social en proporción al número de afiliados, y la constitución de una cuenta independiente de sus rentas y bienes para la administración de los recursos del régimen subsidiado, según el caso.

En el régimen subsidiado el margen de solvencia debe entenderse como la liquidez que deben tener las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S), cualquiera que sea su forma legal, para responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con terceros, sean estos proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios.

Toda EPS-S que aparezca relacionada en el boletín de deudores morosos, no podrá celebrar contratos de Aseguramiento con los entes territoriales competentes, ni de prestación de servicios de salud con la red pública, hasta tanto no demuestren la cancelación de la totalidad de las obligaciones contraídas con estos, según lo dispuesto por el parágrafo 3o del artículo 4° de la Ley 716 de 2001.

1.5.2.3. Capacidad tecnológica y científica.

Las condiciones en materia de capacidad tecnológica y científica, deberán tener en cuenta, como mínimo, las siguientes:

1.5.2.3.1. El diseño, documentación y aprobación de los manuales de procesos y procedimientos para la planeación y prestación de los servicios de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

1.5.2.3.2. La conformación de la red de prestadores, con servicios habilitados directamente por el operador primario en la región, adecuada para operar en condiciones de calidad.

1.5.2.3.3. El diseño, documentación y aprobación de los manuales de procesos y procedimientos de selección de prestadores, así como de los mecanismos y procedimientos de contratación y de pago a los mismos que procuren el equilibrio contractual, y garanticen la calidad y el acceso a los servicios.

1.5.2.3.4. El diseño, documentación y aprobación de los manuales de procesos y procedimientos de referencia y contrarreferencia de pacientes.

1.5.2.3.5. El diseño, documentación y aprobación de los manuales del sistema de garantía de calidad en la prestación de los servicios incluidos en el plan de beneficios.

1.5.2.3.6. Los instrumentos, procesos y procedimientos para la evaluación y seguimiento de los indicadores y las variables que alimentan la Nota Técnica del plan de beneficios.

Se entiende prohibida toda clase de práctica que genere mecanismos de intermediación entre las EPS-S y los prestadores de servicios de salud, esto es, la contratación que realice una EPS-S con una institución o persona natural o jurídica para que esta se encargue a su vez de coordinar la red de prestadores de servicios o de subcontratarla, trasladándole los costos de administración, y reduciendo el pago que por salud debe reconocer a quienes conforman la red de prestadores de servicios de salud de la EPS-S, esto, es al prestador primario habilitado. La práctica de estos mecanismos de intermediación impedirá la habilitación de la EPS-S

1.5.3. Condiciones de permanencia.

1.5.3.1. Condiciones de capacidad técnico-administrativa.

Para su permanencia, en cada una de las áreas geográficas, respecto de las cuales estén habilitadas para operar, las Entidades Promotoras de Salud del régimen subsidiado, EPS-S, deberán demostrar, como mínimo, las siguientes condiciones técnico-administrativas:

1.5.3.1.1. La implementación, ejecución, cumplimiento y actualización permanente de las condiciones técnico - administrativas de operación.

1.5.3.1.2. La entrega en forma oportuna, veraz y consistente, de los reportes de información requerida por el Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud.

1.5.3.1.3. La implementación y funcionamiento de los procesos y procedimientos que garanticen el cumplimiento de las condiciones contractuales y los pagos acordados con los prestadores.

1.5.3.1.4. El cumplimiento del número mínimo de afiliados exigidos para la operación como entidades administradoras del régimen subsidiado, establecidos en el presente decreto.

1.5.3.1.5. La puesta en funcionamiento de los mecanismos que permitan la participación e intervención de la comunidad afiliada en la gestión de servicios de salud de las entidades de que trata el presente decreto y, la protección y defensa de los usuarios afiliados a la entidad.

1.5.3.2. Condiciones de capacidad financiera.

Las Entidades Promotoras de Salud del régimen subsidiado, deberán demostrar las condiciones que dieron lugar a la habilitación para operar, mediante el cumplimiento, como mínimo, de las siguientes obligaciones:

1.5.3.2.1. Presentar dentro de los términos establecidos por la Superintendencia Nacional de Salud los estados financieros debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal y de conformidad con el Plan Unico de Cuentas definido.

1.5.3.2.2. Acreditar el monto de capital mínimo previsto en las disposiciones legales correspondientes a la naturaleza jurídica de cada entidad, con la periodicidad que para tal efecto establezca la Superintendencia Nacional de Salud.

1.5.3.2.3. Acreditar y mantener en forma permanente, el patrimonio técnico saneado que para el efecto se señale por las autoridades competentes.

1.5.3.2.4. Acreditar y mantener el margen de solvencia, conforme a las disposiciones vigentes y a lo que establezca el Ministerio de la Protección Social en proporción al número de afiliados.

1.5.3.2.5. Acreditar el cumplimiento de las disposiciones relativas a las reservas, provisiones y operaciones financieras y de inversiones, contempladas en las normas vigentes. La Superintendencia Nacional de Salud podrá establecer provisiones y reservas especiales cuando las condiciones de la entidad o del Sistema lo requieran.

1.5.3.3. Condiciones de capacidad tecnológica y científica.

Las Entidades, deberán demostrar para su permanencia en cada una de las áreas geográficas en las cuales está habilitada para operar, como mínimo, las siguientes condiciones:

1.5.3.3.1. La implementación y mantenimiento de la capacidad tecnológica y científica, acreditada para efectos de su operación.

1.5.3.3.2. El cumplimiento de las metas de protección específica, detección temprana y atención de las enfermedades de interés en salud pública incluidas en el plan de beneficios.

1.5.3.3.3. La implementación y funcionamiento de los procesos y procedimientos para la administración del riesgo en salud de sus afiliados.

1.5.3.3.4. La operación y adecuación de la red de prestadores de servicios y del sistema de referencia y contrarreferencia, acorde con el perfil sociodemográfico y epidemiológico de los afiliados, que garantice la suficiencia, integralidad, continuidad, accesibilidad y oportunidad.

1.5.3.3.5. La implementación del sistema de garantía de calidad en la prestación de los servicios incluidos en el plan de beneficios.

1.5.4. Procedimiento para la habilitación y verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación.

El artículo 10 del Decreto 515 de 2004, establece que La Superintendencia Nacional de Salud será la entidad competente para habilitar a las EPS-S. Así mismo la norma determina que además de los requisitos ya existentes las entidades que soliciten la autorización para operar como EPS-S deberán acreditar las condiciones de operación previstas en el decreto en mención.

Una vez habilitadas, las entidades presentarán ante la Superintendencia Nacional de Salud, la información que demuestre el cumplimiento de las condiciones de permanencia, dentro de los seis (6) meses siguientes al otorgamiento de la habilitación. Vencido dicho plazo, sin que se cumplan las condiciones de permanencia, la Superintendencia Nacional de Salud procederá a la revocatoria de la habilitación respectiva.

La Superintendencia Nacional de Salud, realizará como mínimo en forma anual el monitoreo de la entidad habilitada, para evaluar el cumplimiento de las condiciones de permanencia previstas en el presente decreto.

En caso de verificarse deficiencias o irregularidades en el cumplimiento de tales condiciones, la Superintendencia Nacional de Salud adoptará las medidas a que hubiere lugar, de acuerdo con las facultades establecidas en las disposiciones vigentes.

1.5.5. Revocatoria de la habilitación.

La Superintendencia Nacional de Salud revocará la habilitación de las Entidades Promotoras de Salud del régimen subsidiado, cuando se verifique el incumplimiento de alguna o algunas de las condiciones previstas para la misma o de las que a continuación se señalan:

1.5.5.1. La provisión de servicios de salud a través de prestadores de servicios, que de acuerdo con el pronunciamiento de la dirección departamental o distrital de salud incumplan con las condiciones de habilitación.

1.5.5.2. La realización de operaciones que deriven en desviación de recursos de la seguridad social.

1.5.5.3. La realización de operaciones directas o indirectas con vinculados económicos o la celebración de contratos de mutuo, créditos, otorgamiento de avales y garantías a favor de terceros.

1.5.5.4. La utilización de intermediarios para la organización y administración de la red de prestadores de servicios, en términos diferentes a lo establecido en el presente decreto.

1.5.5.5. La realización de actividades que puedan afectar la prestación del servicio, la correcta administración o la seguridad de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Las entidades a las que le fuere revocada la habilitación por incumplir cualquiera de las condiciones de habilitación o las conductas previstas anteriormente, no podrán administrar recursos o planes de beneficios de salud y deberán abstenerse de ofrecer estos servicios, sin perjuicio de las sanciones en materia administrativa, fiscal, civil y penal a que hubiere lugar.

1.6. Auditoría para el mejoramiento de la atención en salud (PAMEC)

El artículo 35 del Decreto 1011 de 2006, determina que en el Modelo de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud, las EAPB deberán adoptar criterios, indicadores y estándares que les permitan precisar los parámetros de calidad esperada en sus procesos de atención, con base en los cuales se adelantarán acciones preventivas, de seguimiento y coyunturales consistentes en la evaluación continua y sistemática de la concordancia entre tales parámetros y los resultados obtenidos, para propender por el cumplimiento de sus funciones de garantizar el acceso, seguridad, oportunidad, pertinencia y continuidad de la atención y la satisfacción de los usuarios.

El modelo de auditoría a aplicar se elaborará con base en las pautas indicativas expedidas por el Ministerio de la Protección Social.

Las EAPB establecerán un Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud que comprenda como mínimo, los siguientes procesos:

1.6.1. Autoevaluación de la Red de Prestadores de Servicios de Salud. La entidad evaluará sistemáticamente la suficiencia de su red, el desempeño del sistema de referencia y contrarreferencia, garantizará que todos los prestadores de su red de servicios estén habilitados y que la atención brindada se dé con las características establecidas en el artículo 3º del citado Decreto 1011.

1.6.2. Atención al Usuario. La entidad evaluará sistemáticamente la satisfacción de los usuarios con respecto al ejercicio de sus derechos, al acceso, oportunidad y a la calidad de sus servicios.

Las EAPB incorporarán en sus Programas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud, procesos de auditoría externa que les permitan evaluar sistemáticamente los procesos de atención a los usuarios por parte de los Prestadores de Servicios de Salud. Esta evaluación debe centrarse en aquellos procesos definidos como prioritarios y en los criterios y métodos de evaluación previamente acordados entre la entidad y el prestador y deben contemplar la calidad de la atención en salud en sus atributos de oportunidad, accesibilidad, continuidad, seguridad, pertinencia y satisfacción del usuario.

En concordancia con el artículo 50 del Decreto 1011 de 2006, las EAPB deberán remitir a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de la Superintendencia Nacional de Salud, los Programas de Auditoría para el Mejoramiento de la calidad en la atención en Salud, elaborados con las pautas establecidas por el Ministerio de la Protección Social.

Anualmente y concordante con los resultados de auditoría del PAMEC, las EAPB elaborarán un "Plan de Mejoramiento" a ejecutar en el año subsiguiente, cuya copia acompañada del monitoreo a la ejecución del Plan de mejoramiento del año inmediatamente anterior, debe ser remitida a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de la Superintendencia Nacional de Salud a más tardar el 31 de enero de cada año. Con corte 30 de junio se debe remitir el resultado del seguimiento al respectivo Plan de mejoramiento en el primer semestre del año en curso.

Los archivos de la información anteriormente descrita deberá ser radicada por vía electrónica firmados digitalmente, por parte del representante legal a través del sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud, www.supersalud.gov.co en el enlace "Recepción Datos de Vigilados, de acuerdo a estructura del anexo técnico para este tema.

1.7. Sistema de información para la calidad

El Decreto 1011 de 2006, en su artículo 45 determina que el Ministerio de la Protección Social diseñará e implementará un "Sistema de Información para la Calidad" con el objeto de estimular la competencia por calidad entre los agentes del sector que al mismo tiempo, permita orientar a los usuarios en el conocimiento de las características del sistema, en el ejercicio de sus derechos y deberes y en los niveles de calidad de los Prestadores de Servicios de Salud.

A su vez establece que son objetivos del Sistema de Información para la Calidad:

1. Monitorear. Hacer seguimiento a la calidad de los servicios para que los actores, las entidades directivas y de inspección, vigilancia y control del Sistema realicen el monitoreo y ajuste del SOGCS.

2. Orientar. Contribuir a orientar el comportamiento de la población general para la selección de la EAPB y/o la Institución Prestadora de Servicios, por parte de los usuarios y demás agentes, con base en información sobre su calidad.

3. Referenciar. Contribuir a la referenciación competitiva sobre la calidad de los servicios entre las EAPB y las Instituciones Prestadoras de Servicios.

4. Estimular. Propende por apoyar e incentivar la gestión de la calidad basada en hechos y datos.

La Resolución número 1446 de 2006, determina que el sistema opera en los siguientes niveles:

1. Nivel de Monitoría del Sistema. Los indicadores trazadores definidos para este nivel y las fichas técnicas de los mismos contenidos en el Anexo Técnico que forma parte integral de la citada resolución, los cuales son de obligatoria implementación y reporte por parte de las instituciones a que hace referencia el artículo 1º del Decreto 1011 de 2006 y servirán para la monitoría de la calidad de la atención en salud en todo el territorio nacional y el desempeño de los diferentes actores en la implementación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.

En cumplimiento del artículo 3° del Decreto 2193 de 2004 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, la información solicitada para las variables de calidad corresponderá a los indicadores definidos para el nivel de monitoría.

2. Nivel de Monitoría Externa. Entre los diversos actores del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud, se pueden proponer y utilizar en el marco de sus competencias indicadores de calidad adicionales a los que hace referencia la Resolución 1446 de 2006, con el objeto de evaluar la calidad y promover acciones de mejoramiento en áreas específicas de responsabilidad, atendiendo al principio de eficiencia del Sistema de Información para la calidad contemplado en el artículo 47 del Decreto 1011 de 2006.

3. Nivel de Monitoría Interna. Está constituido por los indicadores que se evalúan y los eventos adversos que se vigilan al interior de los actores en la implementación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud. Se encuentran comprendidos en este nivel, como de obligatorio cumplimiento e implementación, los indicadores de seguimiento a riesgo establecidos en el Sistema Unico de Habilitación.

En lo correspondiente a indicadores de monitoreo del sistema definido en la Resolución 1443 de 2006, con la periodicidad y estructura técnica definidos en la presente circular, deberán ser reportados a la Superintendencia Nacional de Salud, quien realizará la recepción, validación y cargue de la información y la pondrá a disposición del Ministerio de la Protección Social.

Las entidades obligadas a implementar el Sistema de Información para la Calidad, deberán establecer indicadores de monitoria externa adicionales a los de monitoreo del sistema con el objeto de evaluar la calidad y promover acciones de mejoramiento en áreas específicas de responsabilidad. Adicionalmente, para efectos de procurar disminuir la ocurrencia de eventos previsibles de enfermedad o eventos de enfermedad sin atención, establecerán indicadores de auditoría de la gestión del riesgo en salud.

Los indicadores del sistema de información para la calidad, deberán ser reportados a esta Superintendencia por el representante legal de la EAPB a 31 de diciembre de cada año y fecha límite de reporte 25 de febrero del año siguiente. Por una sola vez, con el informe con corte a 31 de diciembre de 2007, las entidades responsables de implementar el Sistema de Información para la Calidad, deberán remitir la información que se señala referente a la metodología que implementarán al seguimiento de cada uno de los indicadores:

Ficha técnica de cada indicador, relacionando el nombre, objeto, fórmula de cálculo, metodología para la recopilación de la información, responsable del recaudo, análisis y reporte de la información, estándar esperado, línea de base o valor de referencia y meta esperada dentro del plan de mejoramiento.

Utilizando como insumos la información reportada en el Sistema de Información para la Calidad, la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de esta Superintendencia elaborará e implementará el "Sistema de Indicadores de Alerta Temprana" que permitan la evaluación de la calidad de la atención, la identificación de situaciones de riesgo y la toma de correctivos por parte de las personas, empresas y entidades bajo supervisión de esta Superintendencia.

1.8. Red de Prestadores y Sistema de Referencia y Contrarreferencia

El Decreto 2759 de 1991 en su artículo 2º define el régimen de referencia y contrarreferencia como "el Conjunto de Normas Técnicas y Administrativas que permiten prestar adecuadamente al usuario el servicio de salud, según el nivel de atención y grado de complejidad de los organismos de salud con la debida oportunidad y eficacia".

Igualmente establece que el régimen de Referencia y Contrarreferencia facilita el flujo de usuarios y elementos de ayuda diagnóstica, entre los organismos de salud y unidades familiares, de tal forma que se preste una atención en salud oportuna y eficaz.

Por su parte, el parágrafo 5º del artículo 162 de la Ley 100 de 1993 establece que "para la prestación de los servicios del Plan Obligatorio de Salud, todas las Entidades Promotoras de Salud establecerán un sistema de referencia y contrarreferencia para que el acceso a los servicios de alta complejidad se realicen por el primer nivel de atención, excepto en los servicios de urgencias."

El Decreto 515 de 2004, en su Capítulo II artículo 6º numeral 6.4. establece las condiciones de operación, capacidad tecnológica científica y exige como mínimo entre otras: el diseño, documentación y aprobación de los manuales de procesos y procedimientos de referencia y contrarreferencia.

El artículo 6º del Decreto 1020 de 2007 determina que "las EPS-S, para garantizar la integralidad, continuidad y calidad de la prestación de servicios de salud incluidos en el plan obligatorio de servicios a su cargo, deberán organizar una red de prestadores que tenga en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Caracterización sociodemográfica y epidemiológica de la población afiliada, con el cálculo de la demanda potencial de servicios del plan de beneficios de los afiliados por municipio.

2. El modelo de prestación de servicios definido por la EPS-S, que incluya los elementos establecidos en el sistema único de habilitación de dichas entidades.

3. Los servicios habilitados por parte de las Empresas Sociales del Estado y de otras Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, IPS, en el área de residencia de los afiliados.

4. El cálculo de la relación entre la oferta de prestadores con la demanda potencial de servicios.

5. Sin perjuicio de lo establecido en el sistema único de habilitación de EPS-S definido en la normatividad correspondiente, los estándares de calidad y de acceso que concertará con los prestadores, que incluya:

a). Los procesos de atención en salud;

b). Las metas de cobertura de servicios y oportunidad en la atención;

c). Los procedimientos de verificación de derechos, autorización de servicios, formas y canales de comunicación con la entidad para trámites administrativos y para el contacto en caso de atención urgente o programada.

6. El sistema de referencia y contrarreferencia que involucre las normas operacionales, sistemas de información y recursos logísticos requeridos para la operación de la red.

7. La identificación de los mecanismos de pago en la contratación de prestación de servicios que promuevan el equilibrio contractual, incentiven la calidad y acceso a la prestación de servicios y la racionalidad en el uso de los recursos.

PARÁGRAFO. En la conformación de la red no se utilizarán mecanismos de intermediación entre las EPS-S y los prestadores de servicios de salud."

Así las cosas, la información sobre la contratación y organización de la red de prestadores, debe realizarse por parte de las entidades administradoras y de las entidades territoriales, de acuerdo al plan de beneficios que ofrezca cada tipo de entidad, de la siguiente manera:

Las Entidades Promotoras de Salud, Entidades adaptadas en Salud: deben reportar información correspondiente a la Red de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud con las cuales garantizan la prestación del Plan Obligatorio de Salud, POS y planes complementarios en caso de tenerlos.

Las Entidades Promotoras de Salud, Empresas Solidarias de Salud, Entidades Promotoras de Salud Indígenas, Cajas de Compensación Familiar que administran régimen subsidiado: Deben reportar la información correspondiente a la red de instituciones prestadoras de servicios de Salud con las cuales garantizan la prestación del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado, POS-S.

Las Empresas de Medicina Prepagada: Reportarán la información correspondiente a la Red de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud con las cuales garantizan la prestación de los planes de Medicina Prepagada que tiene autorizados.

Los Gobernadores y Alcaldes de los Municipios descentralizados: información correspondiente a la red de instituciones prestadoras de servicios de Salud con las cuales garantizan la prestación de los servicios de salud a la población, a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda (Vinculados) y los servicios de salud mental, de conformidad con el nivel de atención que le corresponda.

Los datos correspondientes a los contratos vigentes suscritos con las IPS (públicas y/o privadas) deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular en los anexos.

La información objeto de esta circular debe ser reportada a la Superintendencia Nacional de Salud, por el representante legal de las Entidades Promotoras de Salud, Empresas Solidarias de Salud, Entidades Promotoras de Salud Indígenas, Cajas de Compensación Familiar, Empresas de Medicina Prepagada y Servicios de Ambulancia Prepagados, así como por los Gobernadores y Alcaldes de los municipios descentralizados.

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma semestral y cuando se dé nueva contratación por ampliación de cobertura, en este caso limitando el reporte a los municipios objeto del contrato.

FECHA DE CORTE

FECHA DE ENTREGA

Con corte a 30 de septiembre

25 de octubre

Con corte a 31 de marzo

25 de abril

2. Atención Inicial de Urgencias

El artículo 3º del Decreto número 412 de 1992 define la atención inicial de urgencias como "las acciones realizadas a una persona con patología de urgencia y que tiendan a estabilizarla en sus signos vitales, realizar un diagnóstico de impresión y definirle el destino inmediato, tomando como base el nivel de atención y el grado de complejidad de la entidad que realiza la atención inicial de urgencia, al tenor de los principios éticos y las normas que determinan las acciones y el comportamiento del personal de salud".

La Resolución número 5261 de 1994 por su parte, en su artículo 10 determina que "las urgencias se atenderán en cualquier parte del territorio nacional sin que para ello sea necesario autorización previa de la EPS o remisión, como tampoco el pago de cuotas moderadoras. La IPS que presta el servicio recibirá de la EPS el pago correspondiente con base en las tarifas pactadas o con las establecidas para el SOAT. En todo caso es el médico quien define esta condición…".

Conforme las disposiciones enunciadas es deber de las Entidades Promotoras de Salud, a efectos de proteger a sus afiliados, velar por la racionalidad y pertinencia de los servicios prestados y garantizar el pago ágil y oportuno a la institución de salud a la cual ingresó el afiliado, expedir las correspondientes autorizaciones, cartas de garantía o documentos equivalentes, esenciales en el proceso de pago de cuentas, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1600 del Código Civil.

La Ley 1122 de 2007 en el parágrafo del artículo 20 establece que "se garantiza a todos los colombianos la atención inicial de urgencias en cualquier IPS del país. Las EPS o las entidades territoriales responsables de la atención a la población pobre no cubierta por los subsidios a la demanda, no podrán negar la prestación y pago de servicios a las IPS que atiendan sus afiliados, cuando estén causados por este tipo de servicios, aún sin que medie contrato."

3. Sistema de Información y Atención al Usuario

Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, EAPB sean públicas, privadas o mixtas, deberán adoptar lo establecido en el Título VII de la presente circular en cuanto al sistema de información y atención al usuario.

Igualmente tendrá en cuenta lo determinado en el artículo 188 de la Ley 100 de 1993 subrogado por el artículo 121 del Decreto extraordinario 2150 de 1995, en cuanto ocurran hechos de naturaleza asistencial que presuntamente afecten al afiliado respecto de la adecuada prestación de los servicios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, estos podrán solicitar reclamación ante el Comité técnico - científico integrado por la Empresa Promotora de Salud a la cual esté afiliado, integrado de la siguiente forma: un representante de la EPS, un representante de la IPS y, un representante del afiliado, quien podrá concurrir directamente. Si persiste la inconformidad, esta será dirimida por un representante de la Dirección Municipal de Salud.

En consecuencia el Comité técnico-científico, debe ser un organismo de asesoría y consulta obligatorio, cuyo fin es el de garantizar la oportuna y adecuada resolución de las inquietudes y peticiones de los usuarios, con respecto a hechos de naturaleza asistencial, de suerte que permita retroalimentar el sistema de calidad en la prestación de los servicios de salud.

CAPITULO. II

Empresas que administran planes adicionales de salud (PAS)

La regulación en el tema de los Planes Adicionales de Salud (PAS) está contenida en los Decretos números, 1570 de 1993, 1485 de 1994, 1486 de 1994, 806 de 1998, 783 de 2000, 800 de 2003 y 308 de 2004.

El Decreto número 806 de 1998 en su artículo 18 define los Planes Adicionales de Salud, como aquel conjunto de beneficios opcional y voluntario, financiado con recursos diferentes a los de la cotización obligatoria.

Dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, pueden prestarse los siguientes Planes Adicionales de Salud:

1. Planes de atención complementaria en salud.

2. Planes de medicina prepagada.

3. Pólizas de salud

Las entidades que ofrezcan PAS deberán remitir, con una antelación de treinta (30) días hábiles a su colocación en el mercado, a la Superintendencia Nacional de Salud: Nombre y contenido del plan; Descripción de los riesgos amparados y sus limitaciones; Costo y forma de pago del plan; Descripción de cuotas moderadoras y copagos y Copia del formato de contrato que se utilizará.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 numeral 3 del Decreto número 1570 de 1993, los planes de salud y contratos deberán ser aprobados previamente por la Superintendencia Nacional de Salud.

La petición de aprobación deberá sustentarse claramente en el sentido de establecer la viabilidad financiera de la entidad para el programa.

Para dar cumplimiento a este aspecto, deberán incluirse la totalidad de lineamientos señalados en la presente circular, de acuerdo con el tipo de plan adicional a ofrecer.

Relación de documentos que deben presentar las Entidades Promotoras de Salud que ofrecen planes complementarios de salud, son:

1. Situaciones administrativas y contractuales.

1.1. Nombre del Plan o Planes de Atención Complementaria.

1.2. Contenido del Plan. Incluye la siguiente información relacionada con el plan o planes a ofrecer:

1.2.1. Metodología que la empresa utilizará para la operación del plan.

1.2.2. Descripción de los servicios que conforman el plan (promoción y prevención, consulta externa, general y especializada, medicina diagnóstica y terapéutica, hospitalización, urgencias, cirugía, exámenes diagnósticos y odontología).

1.2.3. Descripción y comparación de los beneficios y de las condiciones de atención adicionales, ofrecidas por el plan de atención complementario (comodidad y red de prestación de servicios y/o actividades, intervenciones o procedimientos adicionales a los previstos en el Plan Obligatorio de Salud, POS, o expresamente excluidos de este) y comparación con los demás planes que estén comercializando.

1.2.4. Coberturas económicas incluyendo los servicios y valores de la cobertura, si el plan así lo refiere.

1.2.5. Modalidades de prestación de los servicios. Especificar la forma cómo será prestado el servicio, bien de forma directa, a través de profesionales de la salud y/o de IPS adscritas, o a través de la libre elección por parte de los usuarios.

1.2.6. En el evento en que el plan o planes lo prevean, deberá presentarse la relación de periodos de carencia, y definición de exclusiones y preexistencias.

2. Suspensiones y cancelaciones

Cuando una entidad promotora de salud o empresa de medicina prepagada tenga previsto suspender la comercialización o cancelar un plan deberá informar previamente de este hecho a la Superintendencia Nacional de Salud con el fin de evaluar la procedencia de la solicitud. Para el efecto deberán remitir:

2.1. Carta de solicitud.

2.2. Estudio técnico que justifique esta decisión.

2.3. Estudio de viabilidad financiera del plan de los últimos tres años.

2.4. Procedimiento a seguir con los usuarios que a la fecha tienen contratos vigentes.

2.5. Copia del acta de la junta directiva o del órgano social que haga sus veces, en la que se tomó la decisión. En caso de que esta decisión esté en cabeza del representante legal, será suficiente que así lo demuestre.

1. Planes de Atención Complementaria en Salud (PAC).

El artículo 18 del Decreto 806 de 1998 define los Planes de Atención Complementaria, PAC como aquel de beneficios que comprende actividades, intervenciones y procedimientos no indispensables ni necesarios para el tratamiento de la enfermedad y el mantenimiento o la recuperación de la salud o condiciones de atención inherentes a las actividades, intervenciones y procedimientos incluidas dentro del Plan Obligatorio de Salud.

Igualmente, establece que tendrán uno o varios de los siguientes contenidos:

1. Actividades, intervenciones y procedimientos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud o expresamente excluidos de este.

2. Una o varias condiciones de atención diferentes que permitan diferenciarlo del POS tales como comodidad y red prestadora de servicios.

Sólo podrán ofrecerse los contenidos del POS en las mismas condiciones de atención cuando estos están sometidos a períodos de carencia, exclusivamente durante la vigencia de este período.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto 800 de 2003, las entidades que administren planes de atención complementaria deberán acreditar un patrimonio equivalente a cuatro mil (4.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

1.1. Minuta del Contrato de los Planes de Atención Complementaria en Salud.

El artículo 24 del Decreto 806 de 1998 establece que los contratos de PAC deberán incluir como mínimo:

1.1.1. Identificación del contratista y, de los beneficiarios del plan;

1.1.2. Definición de los contenidos y características del plan;

1.1.3. Descripción detallada de los riesgos amparados y las limitaciones;

1.1.4. Término de duración del contrato;

1.1.5. Costo y forma de pago del Plan incluyendo cuotas moderadoras y copagos;

1.1.6. Condiciones de acceso a la red de prestadores de servicios y listado anexo de los prestadores;

1.1.7. Derechos y deberes del contratista y beneficiarios del plan.

Adicionalmente el artículo 17 del Decreto 1485 de 1994, determina que los contratos para la prestación de planes complementarios que suscriban las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) se sujetarán a las siguientes exigencias, sin perjuicio de las que se prevén para los planes de medicina prepagada.

1.2 Contenido

Los contratos de afiliación que suscriban las Entidades Promotoras de Salud deberán ajustarse a las siguientes exigencias en cuanto a su contenido:

1.2.1. Deben ajustarse a las prescripciones del Decreto 1485 de 1994 para las EAPB y a las disposiciones legales que regulen este tipo de contratos, so pena de ineficacia de la estipulación respectiva;

1.2.2. Su redacción debe ser clara, en idioma castellano, y de fácil comprensión para los usuarios. Por tanto, los caracteres tipográficos deben ser fácilmente legibles;

1.2.3. El contrato debe establecer de manera expresa el período de su vigencia, el precio acordado, la forma de pago, el nombre de los usuarios y la modalidad del mismo;

1.2.4. El contrato debe llevar la firma de las partes contratantes;

1.2.5. Cualquier modificación a un contrato deberá realizarse de común acuerdo entre las partes y por escrito, salvo disposición de carácter legal, y

1.2.6. El contrato deberá establecer de manera clara el régimen de los períodos mínimos de cotización.

1.3. Aprobación de los planes y contratos.

Los planes de salud y modelos de contrato de planes complementarios deberán ser aprobados previamente por la Superintendencia Nacional de Salud. La petición deberá demostrar la viabilidad financiera del plan con estricta sujeción a lo aprobado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

La aprobación aquí prevista se podrá establecer total o parcialmente mediante régimen de carácter general.

2. Planes de Medicina Prepagada

En el régimen subsidiado y en las entidades de medicina prepagada el margen de solvencia debe entenderse como la liquidez que deben tener las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) y las entidades de medicina prepagada, cualquiera que sea su forma legal, para responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con terceros, sean estos proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios.

2.1. Minuta Contrato Medicina Prepagada

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto número 1570 de 1993, modificado por el Decreto número 1486 de 1994, los contratos que suscriban las Empresas de Medicina Prepagada deberán ajustarse a las siguientes exigencias:

2.1.1. Su contenido debe ajustarse a lo dispuesto en disposiciones legales que regulen este tipo de contratos so pena de ineficacia de la estipulación respectiva. Para la determinación de las causales de nulidad absoluta y relativa, se observarán las disposiciones vigentes sobre la materia aplicables a la contratación entre particulares.

El contenido del contrato se deberá allegar considerando los siguientes aspectos:

2.1.1.1. Nombre del plan.

2.1.1.2. Encabezado. Debe colocar número y fecha del acto administrativo mediante el cual la entidad fue autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud como entidad promotora de salud, empresa de medicina prepagado y/o servicio de ambulancia prepagado, así como la misma información referente al plan que comercializa mediante esa minuta, en todas las hojas del contrato.

2.1.1.3. Objeto del contrato.

2.1.1.4. Obligaciones de las partes.

2.1.1.5. Definiciones.

2.1.1.6. Clases de servicios a prestar.

2.1.1.7. Redacción clara.

2.1.1.8. En castellano.

2.1.1.9. Fácil comprensión para el usuario.

2.1.1.10. Caracteres legibles.

2.1.1.11. Carátula

2.1.1.11.1. Identificación del contratante: Nombres y apellidos del contratante e identificación de los usuarios como figuran en la solicitud de afiliación.

2.1.1.11.2. Fecha de inicio de vigencia del contrato: Corresponde a la fecha en la que el contrato comienza a tener efectos entre las partes, por lo tanto, es a partir de ese momento en que se derivan para las partes las obligaciones, entre las que se contemplan entre otras, para el contratante, la de pagar el valor del contrato en la forma y periodicidad estipuladas para el contratista, la de prestar los servicios de acuerdo a la forma convenida.

2.1.1.11.3. Vigencia del contrato: Se debe mencionar expresamente que su vigencia no podrá ser menor de un (1) año. Los planes y contratos deben utilizar el término contratación.

2.1.1.11.4. Precio acordado: Debe especificarse el valor del contrato según tarifas vigentes previamente establecidas para el plan de acuerdo con las características consideradas en los estudios actuariales como: grupos etarios, género (masculino, femenino), número de usuarios, modalidad de contratación (individual, familiar, colectivo), etc. El valor que pagará el usuario debe quedar señalado en forma expresa en el contrato o sus anexos.

2.1.1.11.5. Forma y periodo de pago: Deberá quedar claramente establecida la forma y la periodicidad con la cual el usuario pagará las tarifas vigentes.

2.1.1.12. Vigencia del contrato: Se debe mencionar expresamente que su vigencia no podrá ser menor de un (1) año. Los planes y contratos deben utilizar el término contratación. Frente a los planes complementarios, el contrato será totalmente independiente al de afiliación y en este no se podrá insinuar aquel.

2.1.1.13. Precio acordado: Debe especificarse el valor del contrato según tarifas vigentes previamente establecidas para el plan de acuerdo con las características consideradas en los estudios actuariales como: grupos etarios, género (masculino, femenino), número de usuarios, modalidad de contratación (individual, familiar, colectivo), etc. El valor que pagará el usuario debe quedar señalado en forma expresa en el contrato o sus anexos.

2.1.1.14. Descuentos: Deberá incluirse una cláusula en la que expresamente se indiquen los descuentos aplicados a las tarifas vigentes del contrato, los cuales deben indicarse tanto en porcentaje como en valor con la clara identificación de su concepto (afiliación al POS, forma de pago, comerciales, etc.). Igualmente, indicará que los descuentos se mantendrán al usuario mientras este se encuentre vinculado a la entidad siempre que no se modifiquen las condiciones que dieron origen al descuento.

2.1.1.15. Examen médico: En los eventos que la entidad tenga previstos exámenes médicos de ingreso, deberá señalarse expresamente en el contrato el valor de este y la condición de que puede realizarse, previo consentimiento del contratante.

2.1.1.16. Forma y Período de Pago: En el contrato deberá quedar claramente establecida la forma y la periodicidad con la cual el usuario pagará las tarifas vigentes del plan, señalándose si el pago se hará en efectivo, con cheque, tarjeta de crédito, etc. También deberá quedar expresamente señalado el periodo de cada pago con cargo al valor total o tarifa del contrato, es decir, si corresponde a instalamentos mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales u otro periodo diferente, o si por el contrario se paga la anualidad en su totalidad.

2.1.1.17. Fecha de solicitud: Corresponde al momento en que el potencial usuario presenta ante la entidad el formato diligenciado de solicitud por medio del cual manifiesta su intención de contratar los servicios de prepago.

2.1.1.18. Fecha de aceptación por parte de la entidad contratista: Corresponde al momento en el cual la entidad directamente o a través del promotor le informa al usuario que ha sido aceptada su solicitud y le indica con anticipación la fecha, hora y lugar para la firma del contrato.

2.1.1.19. Fecha de contratación: Es la fecha de la firma o suscripción del contrato. Esta es la que debe tomarse como de iniciación de la relación contractual, por lo tanto, es a partir de ese momento en que se derivan para las partes las obligaciones.

2.1.1.20. Exclusiones: Deben estar expresamente previstas en el contrato precisándose las patologías, procedimientos, exámenes de diagnóstico específicos que se excluyan y el

tiempo durante el cual no serán cubiertos y que por ser el resultado de estudios de carácter técnico científico y análisis de costos y/o criterios de comercialización se consideran como tales solamente las exclusiones relacionadas en el contrato.

Las exclusiones referenciadas no podrán hacer alusión a las enfermedades, malformaciones o afecciones derivadas de preexistencias, las cuales dan origen a un anexo por dicho concepto.

Las exclusiones que no se consagren expresamente en el contrato no podrán oponerse al usuario.

2.1.1.21. Concepto de preexistencia: Ajustándose al pronunciamiento de la Corte Constitucional en Sentencia SU 039 del 19 de febrero de 1998, se considera preexistencia "toda enfermedad malformación o afección que se pueda demostrar existía a la fecha de iniciación del contrato o vinculación, sin perjuicio de que se pueda diagnosticar durante la ejecución del contrato sobre bases científicas sólidas". La demostración de la existencia de factores de riesgo, como hábitos especiales o condiciones físicas o genéticas no podrán ser fundamento único para el diagnóstico a través del cual se pueda clasificar una preexistencia.

Las entidades habilitadas para ofrecer PAS no podrán incluir como preexistencia al tiempo de renovación del contrato, enfermedades, malformaciones o afecciones diferentes a las que se padecían antes de la fecha de celebración del contrato inicial.

2.1.1.22. Terminación del contrato: Adicional a las causales de terminación del contrato, debe quedar claramente expresa la forma como se hará la devolución de los valores que se entienden no causados, por el factor y porción de tiempo en el cual no hubo cubrimiento de la siniestralidad o posible utilización de los servicios. Para la determinación de los valores que serán deducidos por concepto de administración debe considerarse la proporción que representan los gastos administrativos de la entidad respecto de los ingresos operacionales por concepto de la venta de planes al cierre del ejercicio contable inmediatamente anterior a la fecha de terminación del contrato.

2.1.1.23. Modificación al contrato: Deberá incluirse cláusula que señale que cualquier modificación del mismo mientras esté vigente, solo podrá hacerse de común acuerdo, por escrito entre las partes y cuando implique modificación del plan deberá contar con la previa aprobación de la Superintendencia Nacional de Salud. Igualmente, que la cancelación de la autorización del plan, por parte de esta Superintendencia, será causal de terminación del contrato.

2.1.1.24. Afiliación al régimen contributivo: Es preciso informar al usuario en cláusula dedicada a este aspecto su obligación de estar afiliado al régimen contributivo.

2.1.1.25. Identificación de los usuarios: Para efectos de evitar errores deben señalarse con precisión los nombres y apellidos completos de los usuarios del plan, incluido el contratante, con el correspondiente número del documento de identidad.

2.1.1.26. Tipo de plan: Está relacionado con la agrupación de contratantes, por lo cual esta puede realizarse en forma individual, familiar o colectiva, indicando las características y limitantes del mismo.

2.1.1.27. Renovación de contratos: La renovación de los contratos es obligatoria a menos que medie incumplimiento por parte de los usuarios, condición que debe quedar expresa en la cláusula.

2.1.1.28. Resolución de controversias: Los contratos deben contener una cláusula en la que se dé a conocer al usuario de los servicios que cualquier controversia en cuanto a preexistencias, será resuelta bajo los postulados de la normatividad vigente.

2.1.1.29. Responsabilidad civil y administrativa: Debe ajustarse a los términos del artículo 17 del Decreto 1570 de 1993.

2.1.1.30. Negación del servicio: Es preciso que la minuta contenga relación expresa a los postulados sobre este aspecto.

2.1.1.31. Trámite de quejas: Se incluirá cláusula que incluya el procedimiento que se dará a las quejas presentadas por los usuarios.

2.1.1.32. Inclusión de usuarios: Es preciso indicar el procedimiento y los términos en que se incluirán y excluirán usuarios del contrato inicial.

2.1.1.33. Régimen de períodos mínimos de cotización o de carencia, según el caso, y de copagos y cuotas moderadoras. Es indispensable que se incluya en el clausulado de la minuta, estipulación que defina, si hay lugar a ello, los períodos mínimos de cotización o carencia y de copagos y cuotas moderadoras, así como los servicios afectados con los mismos.

2.1.1.34. Requerimientos para constituir en mora: Se debe redactar una cláusula que señale, que cuando el contratante incurra en mora se le informará por escrito, a la dirección de facturación, el término de que dispone para ponerse al día previo a la suspensión y cancelación del contrato.

2.1.1.35. Anexos Obligatorios: Serán anexos obligatorios:

2.1.1.35.1. La solicitud del contratante.

2.1.1.35.2. La declaración de salud.

2.1.1.35.3. Pagos moderadores: Entendidas como los valores del contrato establecidos para ser pagados por el usuario de acuerdo con las características consideradas en el estudio actuarial, tales como: grupos etarios, género (masculino, femenino), número de usuarios, tipo de plan (individual, familiar, colectivo), etc. Adicionalmente, debe incluirse sin lugar a equívocos o interpretaciones, la información sobre los programas de pagos moderadores y copagos, el valor unitario de los pagos moderadores (cuotas moderadoras, bonos, vales, tiquetes, etc.) indicando la cantidad para cada uno de los servicios contemplados.

2.1.1.35.4. Directorios Médicos o Red de Prestadores de las ciudades donde se prestarán los servicios.

2.1.1.35.5. Preexistencias: En este anexo se relacionarán todas las enfermedades, malformaciones o afecciones identificadas al inicio del contrato.

2.1.1.35.6. Relación de documentos que integran y conforman el contrato.

2.1.1.35.7. Procedimiento administrativo para la utilización y acceso a los servicios del plan.

2.1.1.35.8. Procedimiento administrativo para autorizaciones.

2.1.1.35.9. Procedimiento administrativo para reembolsos.

2.1.1.35.10. Información sobre la línea 24 horas.

2.1.1.35.11. Solicitud y entrega de carnés.

2.1.1.35.12. Horarios y puntos de atención.

2.1.1.35.13. Procedimiento administrativo para la atención en urgencias.

2.1.1.35.14. Procedimiento administrativo para la práctica del examen médico.

2.1.1.35.15. Procedimiento administrativo para acceder al programa de pagos moderadores.

2.1.1.36. Firma de los contratantes y copia para las partes. En él se dejará constancia que el usuario suscribió el contrato y recibió copia del mismo.

Igualmente, debe tenerse en cuenta que solamente procede el cobro de cuotas de inscripción, si este valor está representando en el retorno de gastos incurridos por la entidad durante el proceso de contratación, siempre y cuando estos gastos no hayan estado incluidos en la proyección para determinar el valor del contrato o tarifa vigente, lo cual deberá ser demostrado por la entidad a solicitud de la Superintendencia Nacional de Salud.

De otro lado, se recuerda a las entidades sujeto de esta circular, que es obligación de la empresa expedir certificación de antigüedad a los contratantes siempre que estos lo soliciten.

En relación con la historia clínica, vale indicar que este es un documento privado sometido a reserva, por consiguiente solo tendrán acceso a ella, las personas autorizadas por la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y cuando el paciente lo autorice en forma potestativa y no impositiva, razón por la cual solo en el caso particular se podrá solicitar la autorización a este y será el paciente quien bajo su libertad y autonomía dé su voluntad, autorice o no el acceso a la Historia Clínica.

2.2. Renovación a los contratos.

2.2.1. Los contratos de Servicios de Medicina Prepagada, podrán ser renovados por las partes contratantes. Para tal efecto, las empresas avisarán con por lo menos (1) mes de anticipación las nuevas tarifas que regirán dichos contratos.

2.2.2. Las entidades, dependencias o programas deberán renovar los contratos a los usuarios a menos que medie incumplimiento de estos.

2.3. Aprobación de los planes y contratos. Los planes de salud y contratos deberán ser aprobados previamente por la Superintendencia Nacional de Salud. La petición deberá sustentarse claramente en el sentido de establecer la viabilidad financiera de la entidad para el programa.

2.4. Reserva. La información que se relaciona en el numeral anterior relacionada con planes de salud estará sujeta a reserva por parte de la Superintendencia Nacional de Salud y sus funcionarios.

2.5. Modificación de Planes de Medicina Prepagada

Para la modificación de planes y contratos de medicina prepagada, complementarios y servicios de ambulancia prepagados, la entidad deberá remitir a esta Superintendencia la respectiva solicitud adjuntando la información y documentación que se relaciona a continuación:

2.5.1. Descripción de los cambios a efectuar en el plan.

2.5.2. Viabilidad Financiera del Plan en los casos en que se modifiquen las tarifas o las coberturas, inicialmente aprobadas.

2.5.3. Minuta del contrato en los casos en que se modifique la misma.

2.5.4. Nota técnica actuarial.

Estos aspectos deberán ser presentados en los términos señalados en la presente circular.

Adicionalmente, en la descripción del plan se indicarán las modificaciones que se pretenden incluir en el plan comparándolas con lo aprobado anteriormente, e indicando, tanto la ubicación de la propuesta dentro del documento, como el efecto que tendrá dicha modificación para los usuarios y un comparativo de la modificación con relación al POS. Igualmente, se definirá la clase de servicios de medicina prepagada, sobre la cual se solicita la modificación, en los términos definidos en el artículo 6º del Decreto 1570 de 1993 y los artículos 15, 16 y 20 del Decreto 1486 de 1994.

Una vez aprobadas las modificaciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad promotora de salud o de medicina prepagada deberá suscribir un acuerdo con el titular del contrato afectado, en el que se señalen los aspectos objeto de modificación y la aceptación por parte de este. El original del documento anterior debe ser entregado al contratante y copia del mismo con la constancia de su entrega al usuario, debe reposar en los archivos de la entidad contratista.

2.6. Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en la Atención en Salud

2.6.1. Sistema Único de Habilitación

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto 1011 de 2006, para aquellas EAPB que a la entrada en vigencia de dicha disposición no contaran con la reglamentación específica en materia de habilitación, se aplicaría el procedimiento de autorización de funcionamiento establecido en las disposiciones vigentes a la fecha sobre la materia, el cual se asimila al procedimiento de habilitación para dichas entidades.

En este orden de ideas, los requisitos para la autorización de funcionamiento que se asimilará al procedimiento de habilitación, se describirá en cada uno de los ítems correspondientes.

2.6.2. Obtención certificado de funcionamiento Empresas de Medicina Prepagada.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1570 de 1993, modificado parcialmente por los decretos 1486 de 1994, 783 de 2000, 800 de 2003 y 308 de 2004, la organización y funcionamiento de la medicina prepagada se rige por las siguientes disposiciones:

"1. Forma social. Las entidades que pretendan prestar servicios de medicina prepagada, estarán sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud, debiendo obtener el certificado de funcionamiento.

2. Requisitos para adelantar operaciones. Quienes se propongan prestar servicios de medicina prepagada, deberán constituir una de tales entidades y obtener el respectivo certificado de funcionamiento de la Superintendencia Nacional de Salud.

Este procedimiento será aplicable a las organizaciones solidarias, de utilidad común, las cooperativas y las cajas de compensación familiar o las de seguridad y previsión social de derecho privado que pretendan operar dependencias o programas de medicina prepagada.

3. Contenido de la solicitud. La solicitud para obtener el certificado de funcionamiento de una entidad, dependencia o programa a que hace referencia el artículo anterior, deberá presentarse por los interesados acompañada de la siguiente documentación:

a). Copia de los estatutos sociales, según la naturaleza de la entidad;

b). El monto del Patrimonio y Reserva legal no será menor al requerido por las disposiciones contempladas en los Decretos 800 de 2003 y 308 de 2004;

c). La hoja de vida de las personas que se han asociado y de las que actuarían como administradores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial;

d). Estudio sobre la factibilidad de la empresa, dependencia o programa el cual deberá demostrar la viabilidad financiera de la empresa, las tarifas proyectadas de acuerdo con los niveles de clientela estimados en los dos años iniciales, sistema de auditoría médica a implantar, una proyección del presupuesto para el primer año y copia de los planes de salud respectivos que proporcionará en el mercado, y

e). La información adicional que requiera la Superintendencia Nacional de Salud para los fines previstos en el numeral 5 del presente artículo.

4. Publicidad de la solicitud y oposición de terceros. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la documentación completa a que hace alusión el numeral precedente, el Superintendente Nacional de Salud autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de obtener el certificado de funcionamiento para la entidad, dependencia o programa correspondiente, en un diario de amplia circulación nacional, en el cual se exprese a lo menos, el nombre de las personas que se asociaron, el nombre de la institución, dependencia o programa, el monto de su patrimonio y el lugar en donde haya de funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada en la solicitud.

Tal aviso será publicado por cuenta de los interesados en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la última publicación. De la oposición se dará traslado inmediato al solicitante.

5. Autorización para el funcionamiento. Surtido el trámite a que se refiere el numeral anterior, el Superintendente Nacional de Salud, deberá resolver la solicitud dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, siempre que los peticionarios hayan suministrado la información requerida.

El Superintendente concederá la autorización para el funcionamiento de la entidad, dependencia o programa, cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y se cerciore, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes, de carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la operación.

La entidad sólo podrá desarrollar actividades distintas de las relacionadas con su organización una vez obtenga el certificado de funcionamiento".

En las entidades de medicina prepagada deberán acreditar el margen de solvencia establecido en el Decreto número 882 de 1998.

Para las empresas de medicina prepagada que se encuentren en funcionamiento o las que se constituyan en el cuadro siguiente se presenta el patrimonio mínimo y reserva legal requerido.

Usuarios

Patrimonio pagado

y reserva legal (smlmv)

Más de 6.000 y menos de 25.000

12.000

Más de 25.000 y menos de 75.000

14.000

Más de 75.000 y menos de 150.000

16.000

Más de 150.000 y menos de 250.000

18.000

Más de 250.000

22.000

Los montos aquí descritos deben acreditarse dentro de los doce (12) meses siguientes al cambio del correspondiente rango de usuarios y la base será el valor del salario mínimo vigente a la fecha. El plan de capitalización gradual deberá acordarse con esta Superintendencia.

2.6.3. Suspensión del certificado de funcionamiento

La suspensión del certificado de funcionamiento concedido a una entidad, programa o dependencia que cumpla actividades de Medicina Prepagada, podrá ser dispuesta por la Superintendencia Nacional de Salud en los siguientes casos:

2.6.3.1. A petición de la misma entidad.

2.6.3.2. Cuando el plan de saneamiento y recuperación convenido por la Superintendencia Nacional de Salud, no se haya cumplido en las condiciones y plazos estipulados.

2.6.3.3. Por terminación del programa o dependencia por orden de la autoridad a que se encuentre sometida a inspección y vigilancia la correspondiente entidad.

2.6.3.4. Por disolución de la sociedad.

2.6.3.5. Por incumplimiento a las normas sobre patrimonio técnico o margen de solvencia.

2.6.4. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades y de control.

De acuerdo con lo señalado en el artículo 13 del Decreto 1570 de 1993, las Empresas de Medicina Prepagada se regirán en lo relacionado a las inhabilidades e incompatibilidades por las siguientes reglas:

"1. Régimen aplicable. No podrán desempeñarse como administradores de las entidades que presten servicios de medicina prepagada, quienes tengan la calidad de socios o administradores de sociedades intermediarias en la contratación de sus servicios o quienes sean administradores de otra entidad de la misma naturaleza que no sea la subordinada o matriz respectiva.

No podrá ejercerse simultáneamente la representación legal de dos o más entidades de medicina prepagada.

2. Régimen aplicable a las sociedades de servicios técnicos o administrativos. Los administradores y representantes legales de las sociedades subordinadas no podrán ser simultáneamente representantes legales principales de aquella matriz.

3. Las entidades de medicina prepagada, para obtener el certificado de funcionamiento, deberán tener un revisor fiscal designado por la asamblea general de accionistas o por el órgano que haga sus veces. Igual obligación tendrán las organizaciones solidarias, de utilidad común, las cooperativas y las cajas de compensación familiar o las de seguridad y previsión social de derecho privado que hayan creado dependencias o programas de medicina prepagada. El revisor fiscal cumplirá las funciones previstas en el Libro II, Título I, Capítulo VIII del Código de Comercio y se sujetará a lo allí dispuesto, sin perjuicio de lo previsto en otras normas.

En la sesión en que se designe revisor fiscal persona natural deberá incluirse la información relativa a las apropiaciones previstas para el suministro de recursos humanos y técnicos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas; cuando se trate de persona jurídica, los honorarios que garanticen el adecuado desempeño de las funciones asignadas."

2.6.5. Forma de presentación

Para adelantar cualquiera de los trámites definidos en este título, excepto la cancelación de planes, la entidad, deberá remitir a la Superintendente Delegada para la Atención en salud, la respectiva solicitud con los documentos anteriormente indicados, debidamente foliados, con índice documental, por escrito en un (1) original y tres (3) copias acompañadas de medio magnético en donde se encuentre cada uno de los documentos remitidos.

2.6.6. Términos del trámite

La Superintendencia Nacional de Salud cuenta con un término de treinta (30) días calendario, para el estudio de la solicitud, al cabo de los cuales si son pertinentes observaciones al proyecto presentado, se devolverá la documentación recibida, con el fin de que la entidad ajuste la propuesta. Es importante aclarar que el radicado en esta Superintendencia de documentos posteriores a las observaciones elevadas, se entenderá como una nueva solicitud.

2.6.7. Tarifas

De conformidad con lo preceptuado en las normas que regulan el tema de tarifas de las cuotas moderadoras y copagos las Entidades de Medicina Prepagada podrán incrementarse anualmente las tarifas por estos conceptos en el Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE sin requerirse para ello autorización previa de la Superintendencia Nacional de Salud.

En el caso que se requiera un incremento superior en las cuotas moderadoras y copagos o un incremento en el número de vales aprobados requeridos para acceder a los servicios, será preciso presentar la nota técnica actuarial debidamente actualizada acompañada de documentos que respalden el aumento solicitado, el cual entrará en vigencia una vez esté aprobado por la Superintendencia.

Las Empresas de Medicina Prepagada deberán disponer de un estudio actuarial que permita a la Superintendencia Nacional de Salud evaluar el incremento de las tarifas a fin de determinar si se presenta la situación descrita en el artículo 26 del Decreto 1570 de 1993, modificado por el artículo 10° del Decreto 1486 de 1994.

2.6.7.1. Estudio Actuarial

Este estudio actuarial tendrá por lo menos la siguiente nota técnica (NTA):

La información que sustente la NTA debe estar referenciada según grupo etario y sexo, cuando a ello haya lugar, de acuerdo con la siguiente clasificación:

Grupos Etarios

Rangos de edad

Descripción

Rangos de edad

Descripción

1-4

Hombres

1-4

Mujeres

5-14

Hombres

5-14

Mujeres

15-44

Hombres

15-44

Mujeres

45-59

Hombres

45-59

Mujeres

> 60

Hombres

> 60

Mujeres

La NTA debe relacionar la cobertura de servicios incluidos en el plan de salud, para lo cual se utilizará en detalle el tipo de servicios.

Número de casos por servicio de salud.

Corresponde a la cantidad de eventos prestados por la empresa durante un año, cuantificados con base en la unidad de medida definida en la tabla de conceptos. Para los planes nuevos lo anterior se calculará con base en proyecciones.

Unidad de medida de los servicios de salud.

Es la unidad que permite cuantificar el número de casos ocurridos en la prestación de servicios de salud, de acuerdo con la clasificación definida en la tabla de conceptos:

Tabla de Conceptos

Código

Servicio (concepto)

Unidad de medida

010

Fomento y prevención

Pacientes

021

Consulta médica general

Consultas

022

Consulta médica especializada

Consultas

023

Consulta domiciliaria

Consultas

031

Consulta odontológica

Consultas

032

Tratamientos odontológicos

Tratamientos

040

Urgencias

Consultas

050

Hospitalización no quirúrgica normal

Días

060

Hospitalización No quirúrgica U.C.I.

Días

070

Hospitalización quirúrgica normal

Días

080

Hospitalización quirúrgica U.C.I.

Días

090

Obstetricia

Atención del parto

100

Cirugía ambulatoria

Procedimientos

110

Apoyo diagnóstico

Exámenes

120

Apoyo terapéutico

Sesiones

130

Procedimientos alto costo

Pacientes

Costo de los casos atendidos por la EPS o entidad de prepago.

Se refiere al costo de cada servicio multiplicado por el número de casos atendidos. Para los planes nuevos, lo anterior se calculará con base en proyecciones.

Cálculo de la frecuencia de utilización de los servicios de salud.

La frecuencia, calculada para cada uno de los servicios ofrecidos por plan, resulta de dividir el número de casos que fueron atendidos durante un período (año) entre el promedio de población expuesta al riesgo para el plan en el mismo período.

Para calcular la variable "promedio de población expuesta al riesgo" se debe seguir el siguiente procedimiento:

No: Número de afiliados a diciembre 31 del año anterior al de referencia.

N1: Número de afiliados a marzo 30 del año de referencia.

N2: Número de afiliados a junio 30 del año de referencia.

N3: Número de afiliados a septiembre 30 del año de referencia.

N4: Número de afiliados a diciembre 31 del año de referencia.

Para los casos de planes nuevos, las anteriores variables se determinarán con base a proyecciones.

Para i = 1, 2, 3 y 4, representa el trimestre i-ésimo del año.

Reemplazando y agrupando se obtiene:

Este cálculo se debe hacer para cada grupo etario y si es del caso discriminado por sexo, si tiene tarifa diferencial.

Cálculo del costo unitario promedio por servicio.

El costo unitario promedio, por servicio, corresponde al resultado de dividir el costo total de los casos atendidos por servicio entre el número de casos por servicio.

Este cálculo se debe hacer para cada grupo etario y si es del caso discriminado por sexo, si tiene tarifa diferencial.

Estimación del margen de riesgo por servicio y por usuario.

Con el margen de riesgo se refleja el costo bruto de los servicios del plan por cada usuario. El margen de riesgo corresponde al producto entre FRECUENCIA y COSTO UNITARIO PROMEDIO por servicio.

MARGEN DE RIESGO FRECUENCIA*COSTO UNITARIO PROMEDIO

Estimación del margen de riesgo del plan por usuario.

Corresponde a la sumatoria de todos los servicios del plan ofrecido para cada usuario. Representa el costo bruto esperado del plan por usuario.

2.6.7.2. Determinación de la tarifa básica.

Con el propósito de incorporar debidamente en la tarifa el pago de bonos o vales o cualquier otra forma de pago moderador, cuyo propósito es racionalizar la frecuencia de utilización de los servicios ya valorados en su integridad, la tarifa básica del plan, representa el resultado de disminuir el margen de riesgo con los recaudos de estos pagos; si corresponde a un nuevo plan el valor a disminuir será la proyección de pagos moderadores considerando las frecuencias antes determinadas.

Este cálculo se debe hacer para cada grupo etario y si es del caso discriminado por sexo, si tiene tarifa diferencial.

2.6.7.3. Cálculo de la tarifa total.

Teniendo en cuenta el principio de suficiencia contemplado en el numeral 4 del artículo 26 del Decreto 1570 de 1993, la tarifa total incluye además de la tasa de riesgo del plan, el cubrimiento de los costos propios de la operación tales como los gastos administrativos y de ventas y la posible utilidad, cuyo porcentaje no podrá ser superior al 15%.

Para el efecto, la tarifa total se calcularía de la siguiente forma:

Los porcentajes a aplicar para gastos administrativos y de ventas corresponderán a los reportados en el estado de ingresos y gastos de cada plan respecto a los ingresos operacionales.

De la anterior nota técnica se tendrá en cuenta únicamente la variación de la frecuencia de utilización y el incremento en el número de los grupos etarios para evaluar los incrementos anuales en cuotas moderadoras y copagos que soliciten las Empresas de Medicina Prepagada y que sean superiores al IPC certificado por el DANE.

2.7. Servicio de Ambulancia Prepagada

2.7.1. Conceptos Básicos de Operación

Acorde con el título II del Decreto 1486 de 1994, norma que regula a todas las entidades, dependencias o programas de medicina prepagada cuyo objeto social incluya el transporte de pacientes en ambulancia y/o la atención prehospitalaria, que dentro de su modalidad de servicio contemple los sistemas de prepago, se adoptan las siguientes definiciones:

"1. Transporte de pacientes. Es el conjunto de actividades destinadas al traslado de personas en estado crítico o limitado ya sea primario, secundario o con atención prehospitalaria, de conformidad con la resolución 009279 de 1993 del Ministerio de Salud, y las demás normas que se expidan en esta materia.

2. Atención prehospitalaria. Es el conjunto de acciones y procedimientos extrahospitalarios, realzados por personal de salud calificado a una persona limitada o en estado crítico, orientadas a la estabilización de sus signos vitales, al establecimiento de una impresión diagnóstica, y a la definición de la conducta médica o paramédica pertinente o su traslado a una institución hospitalaria."

Igualmente la norma en mención determina que "las entidades de medicina prepagada que prestan el servicio de ambulancia prepagado deberán ceñirse a las normas en materia de medicina prepagada que le fueren aplicables, a las disposiciones especiales contenidas en este título, tener la Licencia Sanitaria de funcionamiento y cumplir con la normalización del Componente de traslado para la Red Nacional de Urgencias.

A la razón social o a la denominación social de las entidades de transporte de pacientes en ambulancia prepagado se deberá adicionar la expresión servicio de ambulancia prepagado.

El objeto social de las entidades que presten el servicio de las ambulancias prepagado será la gestión para la prestación de servicios de transporte de pacientes en ambulancia bajo el sistema de prepagado en forma directa o en las modalidades autorizadas según lo especifica el presente Decreto.

Así mismo se nombrará un funcionario responsable de la dependencia o programa y se deberá independizar el manejo presupuestal médico-prehospitalario, contable y administrativo de las entidades de la institución y estar bajo el control de la Superintendencia Nacional de Salud en lo pertinente".

A su vez determina que son contratos de servicios de ambulancia prepagado aquellos que para todos los efectos legales cuenten con una cobertura en uno o varios de los servicios de: transporte primario; transporte secundario; atención prehospitalaria y red de traslado.

Así mismo, se debe tener en cuenta que los contratos de servicio de ambulancia prepagado deben guardar directa relación con las cualidades del servicio contratado.

2.7.2. Modificación de tarifas.

Las entidades de servicios de ambulancia prepagado deberán anunciar la modificación de tarifas con un (1) mes de anticipación, para lo cual publicarán las nuevas tarifas que le serán aplicables a los correspondientes contratos en un diario de circulación en el área donde operan.

2.7.3. Continuidad.

Se podrá dar por terminado el contrato de prestación de servicios de emergencia médica prepagada por parte de las empresas de servicios prepagados o los contratantes cuando se presente incumplimiento en las obligaciones pactadas de la otra parte.

2.7.4. Aprobación de contratos.

De acuerdo con lo establecido en las normas que regulan la materia, las entidades de servicios de ambulancia prepagado someterán a aprobación previa de la Superintendencia Nacional de Salud los modelos de contratos de servicio de ambulancia prepagado. En consecuencia, con la presentación de la petición de aprobación de los modelos en mención se hará la sustentación correspondiente de la viabilidad financiera y de la cobertura de la entidad respectiva.

2.7.5. Patrimonio y número de ambulancias

Con el fin de brindar una atención oportuna y eficaz al usuario, las entidades de servicio de ambulancia prepagado deberán tener el siguiente número de ambulancias en proporción a sus beneficiarios, en relación con el correspondiente patrimonio:

Beneficiarios o afiliados

Ambulancias

Patrimonio en smmlv

Menos de 5.000

2

2.000

Más de 5.000 y menos de 15.000

3

3.000

Más de 15.000 y menos de 25.000

4

3.500

Más de 25.000 y menos de 50.000

5

4.000

Más de 50.000 y menos de 100.000

7

5.000

Más de 100.000 y menos de 170.000

9

5.500

Más de 170.000 y menos de 250.000

10

6.000

Más de 250.000

11 e incorporar 2 más por cada 80.000 afiliados

6.000 + 1.000 por cada 80.000 afiliados

2.7.6. Remisión de información

En cumplimiento de lo preceptuado en el Decreto 308 de 2004 las entidades de servicio de ambulancias prepagado suministrarán a la Superintendencia Nacional de Salud información sobre el desarrollo de su objeto social, la ubicación de sus unidades y el perímetro a cubrir, con el propósito con que esta entidad verifique que la atención al usuario es oportuna, eficaz, eficiente y de calidad. Igualmente esta información permitirá determinar el cumplimiento a las cláusulas estipuladas en el contrato.

La remisión de la información se efectuará de conformidad con lo establecido en los anexos técnicos de la presente circular.

3. Pólizas de Salud

El artículo 181 literal d) de la Ley 100 de 1993 establece que la Superintendencia Nacional de Salud podrá autorizar a las entidades que ofrezcan programas de medicina prepagada o de seguros de salud, cualquiera sea su naturaleza jurídica, como Entidades Promotoras de Salud (EPS) siempre que para ello cumplan con los requisitos previstos en el artículo 180.

Por su parte el Decreto 1485 de 1994 en su artículo 3 establece que "Las Entidades aseguradoras de vida que soliciten y obtengan autorización de la Superintendencia Bancaria para la explotación del ramo de salud, podrán actuar como Entidades Promotoras de Salud; en tal caso se sujetarán a las normas propias de su régimen legal, sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en este Decreto y las demás normas legales en relación con dicha actividad exclusivamente".

Igualmente, el Decreto 806 de 1998, en cuanto a los tipos de PLANES ADICIONALES DE SALUD contempla: "Dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, pueden prestarse los siguientes PAS:

1. Planes de atención complementaria en salud.

2. Planes de medicina prepagada, que se regirán por las disposiciones especiales previstas en su régimen general.

3. Pólizas de salud que se regirán por las disposiciones especiales previstas en su régimen general".

Teniendo en cuenta lo dispuesto en las normas enunciadas, las Aseguradoras o Compañías de Seguros de vida que oferten Pólizas de Salud o Seguros de Salud deben solicitar autorización para el ejercicio de esta actividad a la Superintendencia Nacional de Salud, toda vez que al ser consideradas como EAPB son parte del espectro de vigilados por la misma y consecuencialmente deben remitir la información que esta determine en los plazos y condiciones de esta Circular.

CAPITULO. III

Regímenes de excepción y especiales

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 son considerados regímenes de excepción:

1. El Sistema de Salud aplicable a los miembros de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional y al personal regido por el Decreto Ley 1214 de 1990.

2. El Sistema de Salud de los afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.

3. El Sistema de Salud de los servidores públicos de la Empresa Colombiana de Petróleos (Ecopetrol) y los pensionados de la misma.

Por su parte se consideran Sistemas Especiales aquellos que son organizados y administrados por las Universidades Estatales u oficiales de conformidad con lo determinado en la Ley 647 de 2001 y las demás que la adicionan, modifican o reglamentan.

De acuerdo con las nuevas facultades conferidas por la Ley 1122 de 2007, la Superintendencia realizará las funciones de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) a las entidades exceptuadas de la Ley 100 de 1993 y al Sistema de Salud de las Universidades Públicas.

En consecuencia, la función de inspección, vigilancia y control con destino a las entidades o dependencias encargadas de los regímenes de excepción o especiales se hará exigiendo la observancia de los principios y fundamentos del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud; la protección de los derechos de los usuarios; la atención en salud sin ningún condicionamiento o presión; la eficiencia en el recaudo, flujo, administración, custodia y aplicación de los recursos con destino al aseguramiento y la prestación de los servicios de salud, la promoción de la participación de los afiliados como forma de participación ciudadana, la definición de mecanismos de rendición de cuentas por lo menos una vez al año y la protección del acceso a los servicios de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

Los sistemas exceptuados de acuerdo con las características propias de su organización, serán sujetos a la Inspección, Vigilancia y control en los ejes de financiamiento, aseguramiento, prestación de servicios de atención en salud pública, atención al usuario y participación social, acciones y medidas especiales e información, de conformidad con los conceptos establecidos en la Ley 1122 de 2007.

En ejercicio de las facultades mencionadas y en concordancia con los ejes del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control, el alcance en cada uno de ellos será:

1. Financiamiento: Se vigilará la eficiencia, eficacia y efectividad en el recaudo, flujo, administración y aplicación de los recursos de salud.

2. Aseguramiento: Se vigilará el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población objeto a un plan de beneficios del régimen.

3. Prestación de servicios de Atención en Salud Pública: Se vigilará que la prestación de servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

4. Atención al Usuario y Participación Social: Se vigilará que se garantiza el cumplimiento de los derechos de los usuarios y la participación social de acuerdo con los mecanismos propios de cada sistema.

5. Eje de Acciones y Medidas Especiales: Se realizará intervención forzosa administrativa para administrar las entidades vigiladas que cumplen funciones de administradores de recursos de la seguridad social del sistema especial o exceptuado.

6. Información: Se vigilará que las entidades especiales o exceptuadas garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia y finalmente vigilar que la afiliación corresponda a los sujetos con derechos plenos a pertenecer a los mencionados regímenes, evitar la doble afiliación y el libre tránsito entre sistemas.

Los regímenes de excepción y los sistemas especiales deberán enviar la información de afiliados y financiera de conformidad con los anexos técnicos de la presente circular.

TITULO.  III

GENERADORES DE RECURSOS

CAPITULO PRELIMINAR

 Adicionado por la Circular de la S.N.S. 049 de 2008

CAPITULO. I

Operadores del juego de lotería tradicional

La Ley 643 de 2001 entre los principios que rigen la explotación, organización, administración, operación, fiscalización y control de juegos de suerte y azar determinó que todo juego de suerte y azar debe contribuir eficazmente a la financiación del servicio público de salud, así como de las obligaciones prestacionales y pensionales.

Así se encuentra que a los departamentos y al Distrito Capital les corresponde la explotación, como arbitrio rentístico, de las loterías tradicionales, quienes no pueden explotar más de una lotería tradicional de billetes, directamente, por intermedio de terceros, o en forma asociada.

La mencionada ley dispone que los derechos de explotación correspondientes a la operación de cada juego, no pueden destinarse para cubrir gastos de funcionamiento y deben ser girados al correspondiente Fondo de Salud dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a la realización del juego.

La venta de loterías foráneas en jurisdicción de los departamentos y del Distrito Capital, genera a favor de estos y a cargo de las empresas de lotería u operadores autorizados un impuesto del diez por ciento (10%) sobre el valor nominal de cada billete o fracción que se venda en cada una de las respectivas jurisdicciones.

Además, los ganadores de premios de lotería están en la obligación de pagar, a los departamentos o al Distrito Capital, según el caso, un impuesto del diecisiete por ciento (17%) sobre el valor nominal del premio, valor que debe ser retenido por la lotería responsable u operador autorizado al momento de pagar el premio.

Así las cosas, las loterías u operadores de las mismas dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, están en la obligación de declarar ante las autoridades correspondientes, el impuesto que de los billetes o fracciones de loterías vendidos en la jurisdicción de cada departamento o del Distrito Capital, generado en el mes inmediatamente anterior, y el impuesto sobre premios de loterías pagados en el mismo período, y girar los recursos a los respectivos Fondos Seccionales y Distrital de Salud.

*Juego Lotería Tradicional

Los operadores del juego de lotería tradicional, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, deben diligenciar y remitir los formularios de información que se detallan a continuación:

Descripción

Periodicidad

Plazo

Informe de Ventas y Sorteos

Por cada sorteo

7 días calendario, siguientes a la realización del sorteo.

Informe de premios obtenidos por el público

Premios pagados en el mes

Mensual

10 primeros días de cada mes

Resultado de los Sorteos

Por cada sorteo

Dentro de la hora siguiente a la realización del sorteo

Reporte de Billetes vendidos

Por cada sorteo

Treinta (30) minutos antes del sorteo del primer premio

Informe de Transferencias

Mensual

10 primeros días de cada mes

Estados financieros

Trimestral y Anual

10 días calendario siguientes al corte de cada trimestre, y 10 primeros días calendario del mes de abril de cada año

Contrato de concesión de Apuestas Permanentes

Cada vez que se suscriba un nuevo contrato

10 días después de firmado el contrato

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

1.1. Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

1.2 En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

1.3 Los operadores del juego de lotería tradicional enviarán a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su aprobación, el plan de premios, con la siguiente discriminación:

1.3.1. Acto administrativo del plan de premios debidamente expedido.

1.3.2. Número de series

1.3.3. Billetes emitidos

1.3.4. Número de fracciones por billete

1.3.5. Fracciones emitidas

1.3.6. Valor billete

1.3.7. Valor fracción

1.3.8. Valor total de la emisión

1.3.9. Tipo de premio

1.3.10. Código del premio, según tabla suministrada

1.3.11. Número consecutivo

1.3.12. Cantidad

1.3.13. Valor bruto premio por fracción

1.3.14. Valor bruto del premio por billete

1.4. Segundo Envío de Información. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular los reportes enviados no podrán ser modificados ni eliminados. En caso de errores en los reportes el Representante Legal de la entidad deberá solicitar autorización para realizar un segundo envío de la información explicando claramente los motivos de la inconsistencia y anexando los soportes documentales pertinentes.

Una vez la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud autorice el segundo envío, le será enviada una comunicación y, a partir de ese momento, podrá ingresar la información corregida, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente circular.

1.5. Actualización de Datos. En la medida en que se realicen cambios en la representación legal de la entidad, dirección, razón social y/o revisoría fiscal estos datos deben ser actualizados por escrito ante la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia.

2. Juego Apuestas Permanentes - Estudios de Mercado

2.1. Objetivos

De conformidad con el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, en concordancia con los Decretos 3535 y 4643 de 2005, los estudios de mercado forman parte integrante de los pliegos de condiciones de los procesos licitatorios que tienen por objeto adjudicar mediante concesión la operación del juego de apuestas permanentes o chance; además, los estudios de mercado deben ajustarse a lo indicado por la Superintendencia Nacional de Salud.

El estudio de mercado que deben realizar las entidades concedentes del juego de apuestas permanentes o chance1, tiene por objeto analizar las condiciones relevantes de explotación del juego de apuestas permanentes o chance en toda la jurisdicción territorial – Departamentos y Distrito Capital – en la que se va a autorizar la operación del juego, cuantificar y correlacionar los principales factores que inciden en la determinación del valor total de los ingresos brutos que se espera genere la respectiva concesión en un determinado período de tiempo y, consecuentemente, en la fijación de los derechos de explotación correlativos.

De igual forma, deberán analizar y valorar el perfil de hábitos, comportamientos y expectativas de los usuarios actuales y potenciales, de manera que se puedan identificar y definir las estrategias de mercado que permitan favorecer la explotación eficiente del juego de apuestas permanentes o chance en la respectiva jurisdicción territorial, el cumplimiento de los derechos de explotación que debe generar la concesión y su potencial incremento.

Así mismo, el estudio de mercado que le corresponde efectuar a las entidades concedentes del juego de apuestas permanentes o chance, en cumplimiento de las disposiciones antes mencionadas, debe determinar el tamaño del mercado de todos los juegos de suerte y azar que tengan relación o afecten el juego de apuestas permanentes o chance que operan en la respectiva jurisdicción territorial, el tamaño del mercado del juego de apuestas permanentes o chance en la respectiva jurisdicción territorial, el monto de ingresos brutos que se espera genere la respectiva concesión durante su término de duración, el valor mensual y anual que por concepto de derechos de explotación debe producir la respectiva concesión, y un conjunto organizado, preciso y detallado de acciones y estrategias de intervención en el mercado a mediano y largo plazo que permita favorecer en el tiempo la sostenibilidad de los derechos de explotación que debe producir la concesión.

Adicionalmente, el estudio de mercado debe permitir la identificación de oportunidades que tendrán los concesionarios para maximizar los ingresos brutos a partir de la información capturada en las encuestas, extendiendo los resultados al total de la población. Igualmente, las estrategias planteadas deben ser coherentes con el perfil del apostador y con el estado actual de la operación del juego de chance, permitiendo que los resultados obtenidos se soporten en bases veraces como punto de partida.

El estudio de mercado debe servir de soporte para el aprovechamiento y optimización de las estrategias de crecimiento del tamaño del mercado.

En ejercicio de las facultades de inspección y vigilancia de esta Superintendencia, contempladas en el numeral 10 del artículo 15 del Decreto 1018 de 2007, en concordancia con el artículo 45 de Ley 643 de 2001, y en consideración al Principio de Planeación aplicado a los procesos de contratación y, teniendo en cuenta que en el Proceso de Concesión debe existir un estricto orden para la toma de las decisiones y una real y efectiva racionalización y organización de las acciones2 y que estas no pueden ser el producto de la improvisación3, las entidades concedentes deberán adelantar las acciones sobre las que trata este numeral, con la debida antelación, de forma que el proceso licitatorio se desarrolle oportunamente y cumpliendo la normatividad vigente.

Lo anterior con la finalidad, entre otras, de garantizar la continuidad de las transferencias al sector salud, por la concesión del juego de apuestas permanentes.

2.2. Contenidos mínimos de los criterios del Estudio de mercado

Con el propósito de dar claridad sobre las características o contenidos mínimos cada uno de los criterios antes mencionados a continuación se detallará los elementos que deberá cumplir cada uno de estos.

2.2.1. Tamaño del Mercado de los Juegos de Suerte y Azar

Para establecer el tamaño del mercado de todos los juegos de suerte y azar sustitutos del juego de apuestas permanentes o chance que operan en la respectiva jurisdicción territorial, el estudio correspondiente, debe determinar, entre otros, los siguientes elementos:

2.2.1.1. Modalidad o modalidades de juegos de suerte y azar, sustitutas del juego de apuestas permanentes o chance, incluyendo la informalidad.

2.2.1.2. El tamaño físico del mercado de todos los juegos de suerte y azar sustitutos del juego de apuestas permanentes o chance que operan en la respectiva jurisdicción territorial, incluyendo la informalidad, para los cinco años de duración de la respectiva concesión, el cual deberá establecer el número de apuestas efectuadas, el número de billetes comprados o en general, el número de veces en que se participa en la respectiva modalidad de juegos de suerte y azar.

2.2.1.3. El tamaño monetario del mercado de todos los juegos de suerte y azar sustitutos del juego de apuestas permanentes o chance que operan en la respectiva jurisdicción territorial, incluyendo la informalidad, para los cinco años de duración de la respectiva concesión, el cual deberá establecer el valor de la apuesta, del billete o en general del costo de la participación en el respectivo juego.

2.2.1.4. El perfil de los jugadores, el cual deberá determinar al menos las siguientes características:

2.2.1.4.1. Porcentaje de la población que utiliza el juego.

2.2.1.4.2. Participación por sexo.

2.2.1.4.3. Edad a la que empieza a jugar.

2.2.1.4.4 Participación por edad.

2.2.1.4.5 Participación por estrato social.

2.2.1.4.6 Participación por nivel educativo.

2.2.1.4.7 Participación por ocupación.

2.2.1.4.8 Juegos de Suerte y Azar preferidos por la población encuestada.

2.2.1.4.9 Número de días al mes en que el jugador participa en juegos de suerte y azar.

2.2.1.4.10 Días de la semana en que prefiere participar en juegos de suerte y azar.

2.2.1.4.11 Valores que acostumbran destinar a cada juego.

Los instrumentos de medición utilizados para establecer los aspectos previstos en el presente ordinal deberán incluir elementos que permitan al encuestado identificar la modalidad o modalidades de juegos de suerte y azar sustitutos del juego de apuestas permanentes o chance en los que participa.

2.2.2. Tamaño del Mercado del Juego de Apuestas Permanentes o Chance

El estudio correspondiente, a fin de establecer el tamaño del mercado del juego de apuestas permanentes o chance, en la respectiva jurisdicción territorial, debe determinar, entre otros, los siguientes elementos:

2.2.2.1. El número y el valor de las apuestas estimadas por mes y año para los cinco (5) años de duración de la respectiva concesión, incluyendo la informalidad, teniendo en cuenta que dentro de la metodología de proyección empleada se debe partir del valor de mercado resultante del estudio de mercado, incorporando el comportamiento demográfico de la entidad territorial correspondiente, la configuración de su Producto Interno Bruto y la injerencia de este en la determinación de dichas variables, haciendo uso, para tal fin, de las proyecciones de las variables macroeconómicas oficiales. Para el efecto, deberá discriminar adicionalmente el valor total de las apuestas destinadas a incentivos autorizados de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente;

2.2.2.2. El perfil de los jugadores, el cual deberá determinar al menos las siguientes características:

2.2.2.2.1. Porcentaje de la población que utiliza el juego.

2.2.2.2.2. Participación por sexo.

2.2.2.2.3. Edad a la que empieza a jugar.

2.2.2.2.4. Participación por edad.

2.2.2.2.5. Participación por estrato social.

2.2.2.2.6. Participación por nivel educativo.

2.2.2.2.7. Participación por ocupación.

2.2.2.2.8. Número de cifras con las que apuesta.

2.2.2.2.9. Número de días al mes, en que el apostador participa en el juego.

2.2.2.2.10. Días de la semana en que prefiere participar en el juego.

2.2.2.2.11. Valor de la apuesta promedio por formulario actual y la esperada para el período que se intenta proyectar.

2.2.2.2.12. Número de formularios demandados por cada una de las modalidades: manual y sistematizado.

2.2.2.2.13. Lugares preferidos para jugar: Puesto fijo, vendedor ambulante, indiferente.

2.2.2.2.14. Si cuando juega en puesto fijo, prefiere el juego sistematizado o el manual.

2.2.2.2.15. Lotería o sorteo preferido para jugar.

2.2.2.2.16. Nivel de confianza en relación con el pago de premios;

2.2.2.3. La elasticidad del juego con respecto a las demás modalidades de juegos de suerte y azar que operan en la respectiva entidad territorial;

2.2.2.4. Un análisis comparativo de la relación existente entre el valor total de las apuestas estimadas por mes y año para los cinco (5) años de duración de la respectiva concesión y, el valor total de las apuestas destinadas a incentivos autorizados de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente;

2.2.2.5. Los factores potenciales que le permitirían al juego de apuestas permanentes o chance un mayor desarrollo en la respectiva entidad territorial, específicamente en términos de incremento en la demanda, para ello deberá establecer los nichos de mercado no desarrollados, las características de la población que no participa en el juego de apuestas permanentes, las razones por las cuales ello ocurre y las condiciones en que eventualmente se estaría dispuesto a jugar, identificando el número de veces al mes y al día que se jugaría, el valor que se apostaría y el tamaño físico y monetario de este nicho potencial de mercado, así como su incidencia en la determinación de los ingresos brutos esperados para el período correspondiente;

2.2.2.6. Las fortalezas y debilidades del juego de apuestas permanentes o chance mediante la estructuración de su matriz DOFA;

2.2.2.7. El valor mensual y anual, por concepto de derechos de explotación, que debe generar el juego de apuestas permanentes, partiendo del valor de mercado resultante del estudio de mercado, durante el término de duración de la respectiva concesión, incluyendo la informalidad y los recursos adicionales que aportaría el nicho potencial del juego.

Además, se debe incluir la evaluación con tres escenarios de ingresos brutos de explotación y la evaluación de probabilidad de ocurrencia de cada uno.

2.2.3. Plan estratégico de mercadeo

Como consecuencia del análisis y valoración de las variables obtenidas, el estudio de mercado deberá establecer un plan estratégico de mercadeo de mediano y largo plazo y para toda la vigencia de la concesión, en virtud del cual se determine un conjunto organizado, preciso y detallado de acciones de intervención en el mercado que permita garantizar en el tiempo la sostenibilidad de los derechos de explotación establecidos por el estudio y su potencial incremento. Dicho plan deberá quedar estipulado dentro de los pliegos de condiciones del respectivo proceso licitatorio y en la minuta contractual correspondiente.

2.2.4. Cubrimiento

La muestra objeto del estudio de mercado deberá ser lo suficientemente representativa y, por tanto, cubrir la totalidad de los municipios que integran la jurisdicción territorial respecto de la cual se pretende conceder autorización para operar el juego de apuestas permanentes o chance. En casos excepcionales, donde no se pueda cubrir la totalidad de los municipios, excluida la capital de departamento o distritos según corresponda, se debe justificar en el estudio, con la respectiva constancia de la administración municipal, las razones por las cuales no se pudo acceder a realizar el trabajo de campo.

2.2.5. Metodología del estudio

Con el fin de realizar los objetivos, previstos en el presente capítulo, el estudio de mercado debe recurrir a fuentes de información primaria y herramientas de tipo cualitativo; en ese orden de ideas, aquel debe aplicar y analizar los resultados obtenidos a partir de encuestas a la población y encuestas a grupos focales o cualquier otra forma de análisis cualitativo.

Los resultados obtenidos en cada uno de los instrumentos deben permitir estimar el valor de las variables solicitadas y, contribuir a la estructuración de un diseño metodológico que facilite establecer con mayor precisión el potencial del mercado del juego de apuestas permanentes o chance y, en particular el valor mensual y anual de los derechos de explotación de la respectiva concesión.

El diseño muestral del estudio debe tener en cuenta como mínimo:

2.2.5.1. Población objetivo. Son todas las personas, mayores de 18 años, residentes en la respectiva entidad territorial.

Para estimar este factor debe tomarse como referencia el censo practicado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, en el año 2005, aquellos que lo sustituyan, modifiquen o complementen, con base en el cual se calcula la tasa de crecimiento promedio anual de la población y, a partir de estas cifras proyectar el respectivo factor para el término de duración de la concesión correspondiente.

2.2.5.2. Período de análisis. El estudio de mercado deberá indagar sobre el comportamiento y las preferencias de juego de los encuestados dentro de los treinta (30) días inmediatamente anteriores a la realización de la encuesta o a la práctica del respectivo instrumento cualitativo de información.

Tratándose de análisis de los registros diarios de apuestas y/o de los formularios utilizados, el estudio deberá comprender al menos los cinco (5) años inmediatamente anteriores a su realización.

2.2.5.3. Tamaño de la muestra. En relación con el tamaño de la muestra, el estudio debe señalar la fórmula a utilizar, indicando y justificando los valores de cada una de las variables implícitas en ella; establecer y sustentar el número de entrevistas a realizar, así como el tipo de muestreo que se utilizará.

En el estudio se deberán analizar, igualmente, las otras posibles alternativas de muestreo indicando las razones por las cuales no son adecuadas, así como justificar claramente la metodología de construcción de los factores de expansión, la cual debe ser acorde al diseño muestral empleado.

2.2.5.4. Distribución de la muestra. La distribución de la muestra se realizará de acuerdo con la ponderación de las poblaciones del municipio capital o del Distrito, si este es el evento y de los demás municipios que integran el respectivo departamento. En los municipios o Distritos que posean estratificación, la muestra debe distribuirse entre los distintos estratos sociales existentes, teniendo en cuenta el número de habitantes que integra cada uno de ellos y su participación dentro del total de la población del respectivo municipio o Distrito; para estos efectos deberá tomarse en cuenta la información que sobre el particular suministre la oficina de planeación del municipio o Distrito correspondiente. En aquellos municipios en que no exista estratificación se distribuirá la muestra geográficamente a partir de criterios de razonabilidad, los cuales deberán describirse y justificarse expresamente en el respectivo estudio.

2.2.6. Encuestas a la población

Las encuestas a la población, constituyen un instrumento de estimación de las variables solicitadas, a partir de la realización de entrevistas personales, practicadas tanto a hombres como a mujeres, mayores de edad, en todos los estratos socioeconómicos de las entidades territoriales que componen la jurisdicción territorial respecto de la cual se pretende conceder autorización para operar el juego de apuestas permanentes o chance y debe ser capaz de captar diferencias entre los grupos poblacionales.

Los cuestionarios que deben aplicarse se encuentran en el anexo técnico de esta circular. No obstante, en los eventos que se considere que el instrumento debe ajustarse y/o modificarse deberán sustentarse técnicamente los motivos para que esta Superintendencia evalúe su procedencia.

2.2.7. Correlación de las variables solicitadas

La correlación de las variables previstas y su incidencia en la determinación de los derechos de explotación, mensuales y anuales, de la concesión correspondiente, deberá describirse y justificarse suficientemente a partir de la formulación matemática utilizada para su cálculo y la sustentación de cada uno de sus elementos.

2.2.8. Realización del estudio

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 3535 de 2005 las entidades concedentes podrán efectuar directamente los estudios de mercado o contratar con terceros de reconocida experiencia en el análisis e investigación de mercados, en los términos de la Ley 80 de 1993, la realización del Estudio de Mercado de que tratan el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, teniendo especial cuidado en garantizar la efectividad de los principios que rigen la contratación estatal y las finalidades del monopolio.

Si los estudios de mercado son realizados directamente por las entidades concedentes, se debe cumplir con los requisitos de contar dentro de su estructura organizacional con los recursos técnicos (capacidad operativa adecuada) y humanos (en términos de experiencia) adecuados requeridos para adelantarlo.

En ambos casos, para la realización del estudio se debe contar con un equipo de trabajo que, como mínimo, integre especialistas en estadística, economistas y econometristas. Los profesionales deben estar en capacidad de aplicar las diferentes metodologías planteadas previamente y hacer uso de software econométrico para el análisis de las bases de datos.

2.2.9. Contenido del estudio

El estudio de mercado que debe ser allegado a esta Superintendencia deberá contener:

2.2.9.1. Un informe detallado en el cual se incluyan los resultados de todas las variables solicitadas y su respectivo análisis, así como las conclusiones generales y específicas del mismo y los valores a transferir al sector salud por concepto de derechos de explotación, mes a mes, durante los cinco años de la concesión;

2.2.9.2. La base de datos del estudio, con la información de cada una de las encuestas junto con los respectivos factores de expansión y el archivo electrónico que contiene el cálculo efectuado para llegar a las conclusiones presentadas, específicamente en materia de ingresos brutos esperados y los correlativos derechos de explotación, a fin de efectuar una auditoría de fórmulas;

2.2.9.3. Los instrumentos de medición utilizados: Encuestas, entrevistas, etc., y los procedimientos efectuados para su aplicación.

2.2.10.  Remisión del estudio a la Superintendencia. Modificado por la Circular de la S.N.S. 050 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:

2.2.10. Remisión del estudio a la Superintendencia Los concedentes deberán allegar el estudio de mercado, en medio impreso y magnético, a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud, con una antelación mínimo de un (1) mes previo a la fecha de inicio del proceso de licitación para la selección del concesionario.

Texto anterior:

Los concedentes deberán allegar el estudio de mercado, en medio impreso y magnético, a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud, con la antelación suficiente que permita la revisión previa y la realización del proceso de licitación para la selección del concesionario.

2.2.11. Revisión del estudio de mercado

2.2.11.1. La entidad concedente de la operación del juego de apuestas permanentes o chance, sin perjuicio del estudio de mercado previo a la convocatoria de la licitación pública correspondiente, podrá realizar, durante la ejecución del respectivo contrato, de oficio o a solicitud del concesionario, un estudio de mercado a partir del segundo año de la concesión, a fin de revisar el potencial del juego de apuestas permanentes y el cumplimiento de las condiciones económicas del contrato.

Si como resultado de dicho estudio se determina un aumento o disminución del monto mensual y anual de los derechos de explotación previamente establecidos, la entidad concedente dará aplicación al artículo 16 de la Ley 80 de 1993.

2.2.11.2. Toda iniciativa para la realización de un estudio de mercado, que tenga por objeto revisar el potencial del juego de apuestas permanentes y el cumplimiento de las condiciones económicas del respectivo contrato de concesión, deberá comunicarse inmediatamente a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud, acompañarse del estudio técnico que justifica la viabilidad, conveniencia y oportunidad de la iniciativa y someterse a decisión de la junta directiva de la entidad concedente. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adopción de la respectiva decisión, esta deberá comunicarse a la mencionada dependencia de esta Superintendencia, adjuntándose copia de toda la documentación que le sirvió de fundamento.

2.2.11.3. La sola solicitud para la realización de un estudio de mercado, con el objeto de revisar el potencial del juego de apuestas permanentes o chance y el cumplimiento de las condiciones económicas del contrato de concesión, presentada por el respectivo concesionario, no habilita su inmediata realización, pues corresponde a la junta directiva de la entidad concedente analizar la conveniencia, viabilidad técnica y jurídica y la oportunidad del mismo. De no reunirse satisfactoriamente estas condiciones, la junta directiva correspondiente podrá negar la solicitud.

2.2.11.4. Los estudios de mercado que tengan por objeto revisar el potencial del juego de apuestas permanentes o chance y el cumplimiento de las condiciones económicas del contrato de concesión deberán cumplir los mismos requisitos y objetivos previstos en la presente circular, teniendo en cuenta que el período de tiempo objeto de análisis corresponde al término restante de duración de la respectiva concesión.

2.2.12. Obligatoriedad del estudio de mercado

La realización del estudio de mercado, siguiendo la metodología aquí determinada, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, será condición obligatoria para adjudicar en concesión el juego de apuestas permanentes en cualquier entidad territorial, así como para efectuar modificaciones al valor mensual y anual por concepto de derechos de explotación estipulados en el respectivo contrato de concesión.

2.2.13. Estudio de mercado y rentabilidad del contrato de concesión para la operación del juego de apuestas permanentes o chance.

2.2.13.1. El valor mensual y anual que, por concepto de derechos de explotación para un período determinado, establezca el respectivo estudio de mercado con fundamento en los ingresos brutos esperados de la operación del juego de apuestas permanentes o chance, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, constituye el valor del respectivo contrato de concesión.

2.2.13.2. Durante la ejecución del contrato de concesión del juego de apuestas permanentes o chance, el concesionario, en aplicación de lo previsto en el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, deberá cancelar el valor mensual y anual por concepto de derechos de explotación pactado en el contrato y establecido por el respectivo estudio de mercado a partir de los ingresos brutos esperados para el período correspondiente.

En el evento en que la liquidación de los derechos de explotación obtenidos del 12% de los ingresos brutos percibidos por el concesionario sea superior al monto de los derechos de explotación establecidos contractualmente, aquel deberá cancelar por este concepto, el valor de la liquidación del 12% sobre los ingresos brutos efectivamente obtenidos.

En el evento en que la liquidación de los derechos de explotación producto del 12% de los ingresos brutos percibidos por el concesionario, resulte inferior al monto de los derechos de explotación estipulados en el contrato, aquel deberá cancelar los derechos de explotación pactados en el contrato.

Las anteriores obligaciones deberán señalarse claramente en los respectivos pliegos de condiciones y expresamente en la minuta del contrato de concesión correspondiente.

2.2.14. Operaciones en línea y tiempo real

2.2.14.1. La entidad concedente en los pliegos de condiciones del respectivo proceso licitatorio y en la minuta contractual correspondiente deberá establecer, como una de las obligaciones a cargo del concesionario, la de efectuar a través del mecanismo de explotación sistematizado en línea y en tiempo real el porcentaje mínimo anual de operaciones de colocación de apuestas permanentes previsto en la normatividad vigente.

2.2.14.2. Los concesionarios deberán suministrar a la entidad concedente los equipos de cómputo, el software licenciado y, la capacitación correspondiente, necesarios para efectuar el control y seguimiento a la colocación de apuestas permanentes por el mecanismo sistematizado en línea y en tiempo real y encargarse del mantenimiento y las actualizaciones necesarias.

Respecto del software utilizado para reportar las apuestas colocadas en línea y en tiempo real, los concesionarios igualmente deberán suministrar a la entidad concedente y a esta Superintendencia el privilegio necesario para efectuar auditoría a los cambios realizados en la información reportada y al sistema de información propiamente dicho, así como los manuales correspondientes. Este software deberá permitir adicionalmente, registrar anotaciones o "logs" que dejen constancia del movimiento de la información reportada, la hora, la fecha y el autor de la novedad o modificación introducida.

Las obligaciones del concesionario sobre este particular deberán incluirse en los pliegos de condiciones del proceso licitatorio correspondiente y estipularse en la respectiva minuta contractual.

2.2.15. Pago primer anticipo y giro de los derechos de explotación a los servicios de salud o a la entidad que haga sus veces

2.2.15.1. De conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 643 de 2001, dentro de los diez (10) días siguientes a la suscripción del contrato de concesión para la operación del juego de apuestas permanentes o chance, el concesionario deberá cancelar el primer anticipo por concepto de derechos de explotación y así deberá establecerlo la entidad administradora del juego en los pliegos de condiciones del respectivo proceso licitatorio y en la minuta contractual correspondiente.

2.2.15.2. La entidad concedente podrá estipular en los pliegos de condiciones del respectivo proceso licitatorio y en la correspondiente minuta contractual, la posibilidad de que el concesionario gire directamente, a los servicios seccionales de salud o a la entidad que haga sus veces y a la cuenta destinada por estos para el efecto, los derechos de explotación que le corresponde cancelar dentro del término previsto en el artículo 41 de la Ley 643 de 2001.

2.2.16. Relaciones concesionario- red de comercialización del juego

En virtud de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 50 de diciembre 28 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones, la red de comercialización del respectivo concesionario autorizado para la operación del juego de apuestas permanentes o chance en una determinada jurisdicción territorial, podrá estar integrada por colocadores con carácter dependiente, si su relación con el respectivo titular de la concesión se encuentra mediada por un contrato de trabajo o, independiente, si la actividad de promoción o colocación de apuestas permanentes la desarrolla a través de terceros que por sus propios medios se dedican a esa labor, en virtud de un contrato mercantil.

Sin perjuicio de lo anterior y, de las competencias propias de las entidades administradoras del juego de apuestas permanentes o chance en la respectiva jurisdicción territorial, en materia de fiscalización y control, de conformidad con lo previsto en los artículos 7°, 21 y 22 de la Ley 643 de 2001, el responsable para todos los efectos, por la operación del juego de apuestas permanentes y por el estricto cumplimiento de los elementos y características esenciales del juego, especialmente en materia de administración de formularios oficiales y pago de premios, es la persona jurídica titular de la respectiva concesión. Obligación esta que deberá incluirse expresamente en los pliegos de condiciones del respectivo proceso licitatorio y en la correspondiente minuta contractual.

CAPITULO. II

Operadores del juego de apuestas permanentes – chance

1. Normatividad Aplicable

La Ley 643 de 2001 determinó que a los departamentos y al Distrito Capital les corresponde la explotación, como arbitrio rentístico, del juego de las apuestas permanentes o chance, explotación que se puede realizar directamente por intermedio de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado operadoras de loterías, o por intermedio de las Sociedades de Capital Público Departamental (SCPD).

La citada ley estableció que el juego de apuestas permanentes o chance sólo se puede operar a través de terceros seleccionados mediante licitación pública y por un plazo de cinco (5) años improrrogables. Además, determinó que los concesionarios del juego de apuestas permanentes o chance están en la obligación de pagar mensualmente el doce por ciento (12%) de sus ingresos brutos, a la entidad concedente, a título de derecho de explotación.

2. Instrucciones

Los formularios que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser diligenciados y remitidos por parte de los operadores del juego de Apuestas Permanentes - Chance-, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Descripción Tipo de Información

Periodicidad

Plazo

Reporte de derechos de explotación

Mensual

5 días siguientes al vencimiento del plazo para declarar.

Estados Financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

Segundo Envío de Información. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular los reportes enviados no podrán ser modificados ni eliminados. En caso de errores en los reportes el Representante Legal de la entidad deberá solicitar autorización para realizar un segundo envío de la información explicando claramente los motivos de la inconsistencia y anexando los soportes documentales pertinentes.

Una vez la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud autorice el segundo envío, le será enviada una comunicación y, a partir de ese momento, podrá ingresar la información corregida, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente circular.

Actualización de Datos. En la medida en que se realicen cambios en la representación legal de la entidad; dirección; razón social y/o revisoría fiscal estos datos deben ser actualizados por escrito ante la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia.

CAPITULO. III

Juegos de suerte y azar distintos a loterías y chance

1. Normatividad Aplicable

La Ley 643 de 2001 definió las distintas modalidades de juegos de suerte y azar, así como los derechos de explotación que generan y las entidades competentes para autorizar su funcionamiento, así:

1.1. Las rifas son una modalidad de juego de suerte y azar en la cual se sortean, en una fecha predeterminada premios en especie entre quienes hubieren adquirido o fueren poseedores de una o varias boletas, emitidas en serie continua y puestas en venta en el mercado a precio fijo por un operador previa y debidamente autorizado. Las rifas de carácter permanente están prohibidas.

La explotación, como arbitrio rentístico, de las rifas le corresponde a los municipios o el Distrito Capital, siempre y cuando operen exclusivamente en su jurisdicción territorial; a los departamentos, cuando operen en dos o más municipios de un mismo departamento o un municipio y el Distrito Capital; y a la Empresa Territorial para la Salud (ETESA), cuando la rifa opere en dos o más departamentos, o en un departamento y el Distrito Capital.

Los derechos de explotación corresponden al catorce por ciento (14%) de los ingresos brutos.

1.2. Los juegos promocionales son organizados y operados con fines de publicidad o promoción de bienes o servicios, establecimientos, empresas o entidades, en los cuales se ofrece un premio al público, sin que para acceder al juego se pague directamente.

Estos juegos generan en favor de la entidad administradora del monopolio derechos de explotación equivalentes al catorce por ciento (14%) del valor total del plan de premios.

1.3. Los juegos localizados son modalidades que se operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, video bingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares.

También se consideran locales de juegos los establecimientos en donde se combina la operación de distintos tipos de juegos de los considerados como localizados con otras actividades comerciales o de servicios.

Estos juegos deben ser operados por intermedio de terceros, previa autorización y suscripción de los contratos de concesión con la Empresa Territorial para la Salud, ETESA, los derechos de explotación pertenecen a los municipios y el Distrito Capital y deben ser distribuidos mensualmente.

Los derechos de explotación por los juegos localizados se pagan mensualmente según las tarifas dispuestas en la Ley 643 de 2001 para cada modalidad.

1.4. Las apuestas en eventos deportivos, gallísticos, caninos y similares son una modalidad de juegos de suerte y azar en la cual las apuestas de los jugadores están ligadas a los resultados de los respectivos eventos deportivos, gallísticos, caninos y similares, tales como el marcador, el ganador o las combinaciones o aproximaciones preestablecidas.

Los derechos de explotación se pagan mensualmente y se determinan con base en la reglamentación de cada juego.

1.5. Las apuestas hípicas nacionales pagan como derechos de explotación el dos por ciento (2%) de los ingresos brutos, por su parte las apuestas hípicas sobre carreras foráneas pagan como derechos de explotación el 15% de los ingresos brutos.

1.6. Como juegos novedosos se entiende cualquier otra modalidad de juegos de suerte y azar distintos de las loterías tradicionales o de billetes, de las apuestas permanentes y de los demás juegos a que se refiere la Ley 643 de 2001.

Entre los juegos novedosos se encuentran la Lotto preimpresa, la lotería instantánea, el Lotto en línea y los demás juegos masivos, realizados por medios electrónicos, por Internet o mediante cualquier otra modalidad en tiempo real que no requiera la presencia del apostador.

2. Instrucciones

2.1. Operadores de Juegos

Los formularios que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser diligenciados y remitidos por parte de los operadores de juegos de suerte y azar diferentes a Loterías y Apuestas Permanentes - Chance -, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Descripción Tipo de Información

Periodicidad

Plazo

Instrumentos de juego autorizados

Mensual

10 primeros días de cada mes

Transferencias

Mensual

10 primeros días de cada mes

Estados financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

2.2. Empresa Territorial para la Salud - ETESA

Los formularios que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser diligenciados y remitidos por parte de la Empresa Territorial para la Salud - ETESA, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Descripción Tipo de Información

Periodicidad

Plazo

Operadores autorizados

Mensual

10 primeros días de cada mes

Recaudos de operadores

Mensual

10 primeros días de cada mes

Transferencias a salud

Mensual

10 primeros días de cada mes

Estados financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular los reportes enviados no podrán ser modificados ni eliminados. En caso de errores en los reportes el Representante Legal de la entidad deberá solicitar autorización para realizar un segundo envío de la información explicando claramente los motivos de la inconsistencia y anexando los soportes documentales pertinentes.

Una vez la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud autorice el segundo envío, le será enviada una comunicación y, a partir de ese momento, podrá ingresar la información corregida, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente circular.

En la medida en que se realicen cambios en la representación legal de la entidad; dirección; razón social y/o revisoría fiscal estos datos deben ser actualizados por escrito ante la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia.

CAPITULO. IV

Bebidas alcohólicas

1. Normatividad Aplicable

1.1. Monopolio de Licores

Desde 1736 se encuentran los primeros antecedentes sobre la constitución del monopolio de licores en el Virreinato de la Nueva Granada, según se relata en la sentencia de la Sección Primera del Consejo de Estado del 24 de septiembre de 1998 expediente 4979, cuando se gravó la producción del aguardiente con un impuesto. En 1781 el Visitador Regio Juan Francisco Gutiérrez de Piñeres constituyó el monopolio del tabaco y del aguardiente.

En el artículo 1° del Decreto Legislativo 41 de 1905 se estableció, entre otras, como rentas nacionales la de licores, y en el artículo 2° dispuso que la renta de licores consiste en el monopolio de la producción, introducción y venta de licores destilados embriagantes y comprende el aguardiente de caña y sus compuestos; el brandy o coñac, whisky, el champagne, pusse-cafés, chartreusse, cremas, curazao, cireh y sus similares, y el extracto de coñac y los espíritus concentrados para la fabricación de los licores antes dichos.

La Asamblea Nacional Constituyente y Legislativa de Colombia, en el artículo 1° de la Ley 15 de abril 10 de 1905, ratificó con carácter de ley permanente, entre otros, el Decreto Legislativo 41 de 1905.

Por su parte el artículo 1° del Decreto 1344 de 1908 consagró:

"Cédese en provecho de los Departamentos y los Municipios el producto de las Rentas de Licores Nacionales.

Parágrafo 2°. El Gobierno por medio de los Gobernadores reglamentará la distribución e inversión del producto de estas Rentas."

Posteriormente, el Acto Legislativo 3 de 1910 desarrollado mediante la Ley 88 de 1910, entre otros, dispuso que un monopolio se puede establecer solo como arbitrio rentístico y en virtud de ley, además, ratificó la facultad de las Asambleas de monopolizar la producción, introducción y venta de licores destilados embriagantes.

La Ley 4ª de 1913, Código de Régimen Político y Municipal, en el numeral 36 del artículo 97 reiteró la facultad de las Asambleas Departamentales para "Monopolizar en beneficio de su Tesoro, si lo estima conveniente, y de conformidad con la ley, la producción, introducción y venta de licores destilados embriagantes, o gravar esas industrias en la forma en que lo determine la ley, si no conviene el monopolio;" Negrilla fuera de texto.

Posteriormente, el artículo 61 de la Ley 14 de 1983, ratificó que:

"La producción, introducción y venta de licores destilados constituyen monopolios de los departamentos como arbitrio rentístico en los términos del artículo 31 de la Constitución Política de Colombia. En consecuencia, las Asambleas Departamentales regularán el monopolio o gravará esas industrias y actividades, si el monopolio no conviene, conforme a lo dispuesto en esta ley". Negrilla fuera de texto.

Y el artículo 63 ibídem estableció que:

"En desarrollo del monopolio sobre la producción, introducción y venta de licores destilados, los departamentos podrán celebrar contratos de intercambio con personas de derecho público o de derecho privado y todo tipo de convenio que, dentro de las normas de contratación vigentes permita agilizar el comercio de estos productos.

Para la introducción y venta de licores destilados, nacionales o extranjeros, sobre los cuales el departamento ejerza el monopolio, será necesario obtener previamente su permiso, que sólo los otorgará una vez se celebren los convenios económicos con las firmas productoras, introductoras o importadoras en los cuales se establezca la participación porcentual del departamento en el precio de venta del producto, sin sujeción a los límites tarifarios establecidos en esta ley". Negrilla fuera de texto.

Ahora, el Decreto 2969 de 1983, reglamentario de la Ley 14 de 1983, en su artículo 4° dispuso que sobre el impuesto nacional de consumo de bebidas alcohólicas, cedido a los departamentos, estos no podrían conceder ninguna clase de exoneraciones o rebajas.

El artículo 336 de la Constitución Política de 1991 determinó que:

"…

Ningún monopolio podrá establecerse sino como arbitrio rentístico, con una finalidad de interés público o social y en virtud de la ley.

La ley que establezca un monopolio no podrá aplicarse antes de que hayan sido plenamente indemnizados los individuos que en virtud de ella deban quedar privados del ejercicio de una actividad económica lícita.

La organización, administración, control y explotación de los monopolios rentísticos estarán sometidos a un régimen propio, fijado por la ley de iniciativa gubernamental.

…"

La honorable Corte Constitucional, en Sentencia C-1191 de 20014, al referirse a las rentas provenientes del monopolio de licores, tradicionalmente en cabeza de los departamentos, explicó que:

"…Así, una revisión de las discusiones sobre este punto muestra que los Constituyentes variaron la destinación de esos recursos. Inicialmente esos dineros debían ser utilizados "exclusivamente" para los servicios de salud. Luego la Asamblea consideró que sólo debían destinarse "preferentemente" a esos servicios, y esa modificación fue incorporada en el inciso 5° del artículo 336 de la Carta. Una de las razones principales invocadas para ese cambio fue la idea de "no limitar, por la Constitución, la autonomía de los departamentos. Los Constituyentes explicaron que la destinación preferente de las rentas de licores dejaba abierta la posibilidad a que las autoridades respectivas pudieran invertir en otras áreas, cuando se suplieran las necesidades básicas e insatisfechas." Negrilla fuera de texto.

Además, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en el Concepto 1458 de 2002, entre otros, afirma que el monopolio de producción, introducción y venta de licores no ha variado en su concepción esencial desde su establecimiento en el año de 1905, no se trata de tres monopolios diferentes, sino que el único existente comprende las tres fases o etapas; así corresponde al conjunto de actividades productivas cuyo objeto no es únicamente la transformación de la materia (producción), sino también la distribución del producto industrial, del mismo modo el monopolio se extiende a la introducción y venta en la jurisdicción de un departamento, bien de los licores destilados de producción nacional elaborados en otro departamento o bien de los licores importados.

El Decreto 4692 del 21 de diciembre de 2005 estableció que la destinación preferente de las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio de licores exige su aplicación por lo menos en el 51% a la financiación de los servicios de salud y educación.

Además, el citado decreto determina que el Gobernador o su delegado, deberá informar al Ministerio de Educación Nacional, Dirección de Descentralización y a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los 30 días hábiles siguientes a la aprobación del presupuesto, los montos incorporados con destino a la financiación de los servicios de salud y educación. Igualmente, dentro de los 30 días hábiles siguientes al cierre de la vigencia fiscal, deberá informar los montos efectivamente ejecutados discriminando por cada rubro específico de gasto, la fuente de financiación.

Al mismo tiempo facultó a la Superintendencia Nacional de Salud para exigir la suscripción de planes de desempeño, con los departamentos, para garantizar en la vigencia fiscal de 2006, la efectiva destinación de las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio de licores, sin perjuicio de las acciones que en virtud de sus funciones de inspección, vigilancia y control le corresponde adelantar.

1.2 Definiciones

La Ley 14 de 1983 en el artículo 70 determinó que el Gobierno Nacional, en desarrollo de la potestad reglamentaria y teniendo en cuenta las normas técnicas del Ministerio de Salud y del ICONTEC, definirá qué se entiende por licores, vinos, aperitivos y similares, para los efectos de esta ley.

Se encuentra que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 365 de 1994, adoptó la siguiente definición:

"…

9. Licor: Es la bebida alcohólica con una graduación mayor de 20 grados alcoholimétricos, que se obtiene por destilación de bebidas fermentadas, o por mezcla de alcohol rectificado neutro o aguardiente con sustancias de origen vegetal, o con extractos obtenidos con infusiones, percolaciones o maceraciones de los citados productos. Sólo podrá edulcorarse con sacarosa, glucosa, fructuosa, miel, o sus mezclas y colorearse con los colorantes permitidos por el Ministerio de Salud.

…"

En Colombia se denomina "aguardiente" al licor anisado que se obtiene destilando una maceración de semillas de anís (común, estrellado o su mezcla) adicionado o no de otras sustancias aromáticas en alcohol rectificado neutro, o mezclando alcohol rectificado neutro con agentes aromáticos seguido o no de la destilación, adicionado o no de otras sustancias aromáticas, edulcorantes o colorantes permitidos.

Además, el Consejo de Estado en los conceptos números 367 de 1990 y 1458 de 2002 hace diferenciación entre los licores destilados del monopolio, y las bebidas fermentadas, así:

"…

Para la imposición del gravamen al consumo y para determinar la extensión del monopolio, la ley diferencia entre licores destilados (aguardiente anisado, whisky, brandy, coñac, ginebra, ron, etc.) y bebidas fermentadas (vinos, vinos espumosos o espumantes, cervezas, aperitivos y similares) (1). Respecto de los primeros, existe el monopolio por los departamentos en relación con su producción, introducción y venta en el territorio departamental; además, la respectiva entidad territorial percibe el impuesto al consumo, que será pagado por los productores o introductores de dichos licores. En cuanto a las segundas, no existe monopolio estatal y, por tanto, su producción y distribución son libres en el territorio nacional, con sujeción al pago del impuesto al consumo y en la medida en que las disposiciones sanitarias no lo prohíban.

…"

1.3 IVA Cedido a Salud

1.3.1 Licores, Vinos, Aperitivos y Similares

El artículo 1° de la Ley 21 de 1963 facultó al Presidente para establecer impuestos sobre las ventas de artículos terminados que efectúen los productores o importadores. Adicionalmente, determinó, que de los artículos gravados, el Gobierno podría seleccionar algunos cuyo impuesto pudiese ser recaudado por los departamentos, el Distrito Especial de Bogotá y los municipios a fin de cederlos a estas entidades para el sostenimiento de hospitales y demás establecimientos de asistencia pública.

El Decreto 3288 de 1963 en sus artículos 1° y 2°, estableció el impuesto sobre las ventas, entre otros, para los licores de producción nacional, y en el artículo 8° reiteró la facultad del Gobierno para seleccionar algunos artículos gravados y ceder, a favor de los departamentos y el Distrito, su producido para el financiamiento de hospitales.

Por su parte el Decreto 2073 de 1965, determinó ceder a los Departamentos y al Distrito Especial de Bogotá el producido del impuesto sobre las ventas de licores nacionales que se causará dentro del territorio de la entidad beneficiaria, de conformidad con la autorización consagrada en el artículo 8° del Decreto 3288 de 1963. Cesión que fue ratificada por el artículo 1° de la Ley 33 de 1968, además, en el Decreto 156 de 1975 se reiteró, nuevamente, que la cesión se hacía en forma proporcional al valor total de los productos consumidos en la respectiva entidad territorial.

El artículo 2° del Decreto 880 de 1979, por su parte, estableció la obligación para las licoreras de girar directamente, a partir del 1° de julio de 1979, el IVA a los Servicios Seccionales de Salud, en igual cuantía al valor liquidado correspondiente al consumo de cada departamento.

El Decreto 1897 de 1987 dispuso, que del valor correspondiente al impuesto sobre las ventas cedido a los Servicios Seccionales de Salud por el consumo de licores destilados de producción nacional en el departamento de Cundinamarca y en el Distrito Especial de Bogotá, se distribuyera: el setenta por ciento (70%) para el Servicio Seccional de Salud del departamento de Cundinamarca y el treinta por ciento (30%) para el Servicio de Salud de Bogotá.

Además, estableció para las empresas productoras de licores la obligación de pagar directamente el impuesto, en las proporciones anteriormente señaladas, a favor de los Servicios Seccionales de Salud del Departamento y del Distrito.

Por su parte la Ley 15 de 1989 en el artículo 47 determinó que:

"Las empresas o fábricas de licores departamentales o a quienes se haya concedido la explotación del monopolio, deberán girar a los Servicios Seccionales de Salud, en los primeros quince (15) días de cada mes, el valor liquidado del impuesto correspondiente al mes anterior.

Los Servicios Seccionales de Salud, distribuirán el gravamen entre los hospitales de su jurisdicción." Negrilla fuera de texto.

Ley 10 de 1990 en el artículo 39 establece, entre otras obligaciones, que los sujetos pasivos de impuestos con destinación para servicios de salud y asistencia pública deben acreditar el cálculo de la base gravable y el pago de impuestos de renta para salud cuando lo solicite la Superintendencia Nacional de Salud.

En el artículo 41 la citada ley dispuso, entre otros, la obligación a los productores de licores de suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud fotocopia de la declaración de ventas, una relación de las ventas y retiros por cada unidad territorial, discriminando para cada bimestre el número de unidades producidas, vendidas y/o retiradas para consumo interno, así como, la copia o fotocopia del recibo de pago del impuesto cedido, expedido por el fondo seccional de salud.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 213 de la Ley 223 de 1995, el período gravable del impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares es quincenal, y los productores están en la obligación de declarar ante las correspondientes Secretarías de Hacienda Departamentales o en las entidades financieras autorizadas para tal fin, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al vencimiento de cada período gravable, aún cuando no hayan realizado operaciones gravadas.

Posteriormente, el artículo 60 de la Ley 488 de 1998, establece:

"A partir de la vigencia de la presente ley el impuesto sobre las ventas determinado en la venta de licores destilados de producción nacional, ya sea directamente por las licoreras oficiales, o por quienes se les haya concedido el monopolio de producción o de distribución de esta clase de licores, deben girar directamente a los fondos seccionales de salud, conforme con las disposiciones vigentes, el impuesto correspondiente.

…".

Finalmente, la determinación del IVA a pagar por parte de los productores fue modificada por la Ley 788 de 2002, la cual estableció, entre otros aspectos, unificar este tributo con el Impuesto al Consumo, y determinó mantener la cesión al sector salud del IVA de licores y adicionar, como IVA cedido a salud, el setenta por ciento (70%) del IVA de vinos, aperitivos y similares nacionales y extranjeros, y el de licores importados.

Así las cosas, se tiene que el IVA correspondiente a los licores destilados nacionales, productos con más de 20 grados alcoholimétricos, está cedido 100% a salud; y que del IVA que grava a los vinos, aperitivos y similares el 70% está cedido al sector salud.

Adicionalmente, la Ley 788 dispuso que las declaraciones que no contengan la constancia del pago de la totalidad del impuesto se tienen como no presentadas.

El artículo 4° del Decreto 1150 del 8 de mayo de 2003, por el cual se reglamenta parcialmente el Capítulo V de la Ley 788 de 2002, establece que los declarantes de productos nacionales, previo a la presentación de la declaración ante el Departamento, consignarán directamente a los Fondos de Salud Departamentales y del Distrito Capital, los recursos destinados a salud y anexarán copia de los recibos a la declaración.

A su vez, el inciso cuarto del artículo 54 de la citada ley estableció que el impuesto liquidado no podía ser afectado en ningún caso con impuestos descontables, salvo el correspondiente a los productores oficiales, quienes pueden descontar del componente IVA el pagado en la producción de los bienes gravados.

Posteriormente, la Ley 1111 de 2006 en el inciso 3° del artículo 78, vigencia y derogatorias, determinó que:

"La presente ley rige a partir de su promulgación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes:

Deróguese la expresión "salvo el correspondiente a los productores oficiales, que podrán descontar del componente del IVA de este impuesto, el IVA pagado en la producción de los bienes gravados" del inciso 4° del artículo 54 de la Ley 788 de 2002.

…".

El Decreto 541 de 2007, por el cual se reglamenta la Ley 788 de 2002 respecto del IVA cedido a entidades territoriales, en su artículo 1° establece que:

"En el caso de productores oficiales, el IVA cedido que está incorporado dentro de la tarifa del impuesto al consumo o participación, es equivalente al 35% de este impuesto, valor que se afectará con el IVA correspondiente a la producción."

La Ley 1151 del 25 de julio de 2007, por la cual expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, en su artículo 160, derogó el inciso 3° del artículo 78 de la Ley 1111 de 2006.

1.3.2 Cervezas y Sifones Nacionales

El impuesto al consumo de cervezas y sifones, de conformidad con la Ley 223 de 1995 y demás normas concordantes, es de propiedad de la Nación y su producto se encuentra cedido a los Departamentos y al Distrito Capital, en proporción al consumo en sus jurisdicciones.

El hecho generador está constituido por el consumo de cervezas y sifones en el territorio nacional y, en el caso de los productos nacionales, el impuesto se causa en el momento en que el productor los entrega en fábrica o en planta para su distribución, venta o permuta en el país, o para publicidad, promoción, donación, comisión o los destina a autoconsumo.

La tarifa vigente, de conformidad con las Leyes 223 de 1995 y 863 de 2003, es el 51% y se distribuye así:

1. Ocho (8) puntos porcentuales que corresponden al impuesto sobre las ventas, el cual se destina a financiar el segundo y tercer nivel de atención en salud,

2. Tres (3) puntos porcentuales como IVA que se consignan a favor del Tesoro Nacional, y

3. Cuarenta (40) puntos porcentuales que corresponden al Impuesto al Consumo.

El período gravable de este impuesto es mensual y los productores están en la obligación de declarar, ante las correspondientes Secretarías de Hacienda Departamentales o del Distrito Capital, según el caso, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al vencimiento de cada período gravable. En el mismo plazo deben pagar directamente a los Fondos Departamentales o Direcciones Seccionales de Salud y/o al Fondo Distrital de Salud el porcentaje destinado al sector.

1.3.3 Cervezas, Licores, Vinos, Aperitivos y similares extranjeros

El Fondo Cuenta de impuestos al consumo de productos extranjeros fue creado, mediante el artículo 224 de la Ley 223 de 1995, como una cuenta especial dentro del presupuesto de la Corporación Conferencia Nacional de Gobernadores (hoy Federación Nacional de Departamentos) para depositar allí los recaudos por concepto de los impuestos al consumo de productos extranjeros.

El Decreto 2024 de 1996 estableció que el recaudo de los impuestos al consumo de licores, cervezas y cigarrillos extranjeros se haría, a partir del 1° de marzo de 1997, a través del Fondo Cuenta.

Mediante la Resolución 01 de 1996, proferida por la Asamblea de Gobernadores y el Alcalde del Distrito Capital, se reglamentó lo relativo a la administración, la destinación de los rendimientos financieros y la adopción de los mecanismos para dirimir las diferencias que surjan por la distribución de los recursos del Fondo Cuenta.

Entre las obligaciones del Fondo Cuenta se encuentra la de distribuir y girar los dineros recaudados por Impuesto al Consumo, dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes, a los departamentos y al Distrito Capital, en proporción al consumo en cada uno de ellos; para lo cual el Secretario de Hacienda remite una relación detallada de los productos importados introducidos al departamento o al Distrito Capital en el mes, según las declaraciones presentadas por los responsables.

1.3.3.1 Proceso de Recaudo

Los importadores declaran y pagan el Impoconsumo a órdenes del Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros, de conformidad con el artículo 213 de la Ley 223 de 1995, en el momento de la importación, conjuntamente con los impuestos y derechos nacionales que se causen en la misma.

Posteriormente, en el momento de la introducción a cada entidad territorial, deben declarar ante las Secretarías de Hacienda por los productos introducidos en cada departamento.

La base gravable para los licores, vinos, aperitivos y similares importados está constituida por el número de grados alcoholimétricos que contenga el producto5 ; para las cervezas importadas la base está constituida por el valor en aduana, incluyendo gravámenes arancelarios, adicionado en un 30% como margen de comercialización6.

Las tarifas para las cervezas, licores, vinos, aperitivos y similares importados son las mismas determinadas para los productos nacionales.

1.3.3.2. Proceso de Giro a los Departamentos7

Las Secretarías de Hacienda Departamentales y del Distrito Capital están en la obligación de remitir a la Federación Nacional de Departamentos, dentro de los últimos cinco (5) días calendario de cada mes, una relación detallada de las declaraciones presentadas de los productos importados introducidos, durante el mes, al departamento o al Distrito Capital, según el caso.

El Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros, con base en las anteriores relaciones, distribuye y gira los dineros recaudados, dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes, a los departamentos y al Distrito Capital, en proporción al consumo en cada uno de ellos.

El Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros está en la obligación de girar directamente a los Fondos de Salud Departamentales y del Distrito Capital los recursos destinados a salud.

1.4 Estados Financieros

La Ley 10 de 1990 en el artículo 39 establece unas obligaciones especiales para los sujetos pasivos de impuestos con destinación a los servicios de salud, entre las que se encuentra la de presentar los estados financieros, dictaminados por un contador público o una firma de auditoría, debidamente autorizada, anualmente, o cuando así lo solicite, en cualquier tiempo, la Superintendencia Nacional de Salud o la dirección seccional o local del sistema de salud.

La Ley 222 de 1995, por la cual se modificó el Código de Comercio, en su artículo 34 estableció que las sociedades deben cortar sus cuentas, a fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, así como preparar y difundir los estados financieros de propósito general, debidamente certificados, y difundirlos junto con la opinión profesional correspondiente, según el caso.

Igualmente, facultó a las entidades gubernamentales que ejercen inspección, vigilancia o control, para exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios, en caso de ser necesario.

Ahora, el artículo 36 ibídem dispone que los estados financieros estén acompañados de sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible. Los estados financieros y sus notas se prepararán y presentarán conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Adicionalmente, en los artículos 37 y 38 se definen los estados financieros certificados y los dictaminados, siendo los primeros aquellos en los que el representante legal y el contador público, bajo cuya responsabilidad se prepararon, certifican que han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los mismos, conforme al reglamento, y que las cifras se han tomado fielmente de los libros.

Los estados financieros dictaminados son estados certificados, por el Representante Legal y el Contador, que se acompañan de la opinión profesional del Revisor Fiscal o, a falta de este, del Contador Público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Los estados financieros dictaminados deben ser suscritos por el Revisor Fiscal o Contador Público independiente, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar, para que el sentido y alcance de su firma sea el que se indique en el dictamen correspondiente.

Los estados financieros certificados y los dictaminados, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 222 de 1995, se presumen auténticos. Adicionalmente, el artículo 43 de la citada ley establece que serán sancionados penalmente quienes a sabiendas suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad, ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.

1.5 Competencias y Obligaciones de las Entidades Territoriales

Ley 223 de 1995 en su artículo 221 determinó que la fiscalización, liquidación oficial, discusión, cobro, y recaudo de los impuestos al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares, nacionales y extranjeros, es de competencia de los departamentos, la cual se ejercerá a través de los órganos encargados de la administración fiscal.

El Decreto 1542 de 1998, dispone que:

"Artículo 1°. De conformidad con los artículos 356, 357 y 359 de la Constitución Política, las participaciones establecidas en la Constitución y en la ley en favor de las entidades territoriales con destino al sector salud, tienen una destinación específica. Las autoridades locales y los demás servidores públicos del nivel territorial que tengan a su cargo la distribución y utilización de dichos recursos responderán penal, fiscal y disciplinariamente cuando estos se apliquen a fines distintos de los previstos en la Constitución y la ley". Negrilla fuera de texto.

La Ley 715 de 2001, por la cual se dictaron normas orgánicas en materia de recursos y competencias, le estableció al sector salud de cada departamento, entre otras, las siguientes funciones y reglas:

1. Supervisar y controlar el recaudo y la aplicación de los recursos propios, los cedidos por la Nación y los del Sistema General de Participaciones con destinación específica para salud, y administrar los recursos del Fondo Departamental de Salud.

2. Adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del sistema integral de información en salud, así como generar y reportar la información requerida por el Sistema.

3. Adecuar y orientar su estructura administrativa, técnica y de gestión, para el ejercicio de las competencias asignadas, que deberán cumplirse con recursos del Sistema General de Participaciones destinados a salud y con recursos propios.

4. Disponer de un sistema que genere información periódica sobre el manejo presupuestal y contable de los recursos destinados a salud.

Con la expedición de la Ley 788 de 2002 el IVA cedido al sector salud, por licores, vinos, aperitivos y similares, quedó incorporado dentro de la tarifa del impuesto al consumo, o dentro de la tarifa de la participación, según el caso, y se liquida como un único impuesto o participación, por tanto, los Departamentos son los competentes para adelantar las funciones de administración y control del tributo.

En relación con la fiscalización del IVA generado en las cervezas de producción nacional y extranjera se tiene que la Ley 788 ídem dispuso que a las autoridades tributarias de los Departamentos y el Distrito Capital les compete la fiscalización, liquidación oficial y discusión del impuesto al consumo.

2. Instrucciones

Con el fin de asegurar la efectividad en la obtención del recurso y la oportunidad del recaudo, giro y transferencia de las rentas del monopolio de licores destilados, así como del IVA destinado al sector salud y en aras de hacer expedito el mecanismo que permita verificar la oportunidad en el recaudo, giro y transferencia de los recursos provenientes del impuesto sobre las ventas cedido a salud, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

2.1. Productores de Licores, Vinos, Aperitivos y Similares Nacionales

Los formularios que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser diligenciados y remitidos por parte de los productores de licores, vinos, aperitivos y similares nacionales, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Licores Resto del País

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

Licores Cundinamarca

Mensual

Exportaciones

Mensual

Inventario de Insumo Envases

Mensual

Inventario de Insumo Etiquetas

Mensual

Inventario de Productos Terminados

Mensual

Inventario de Alcoholes

Mensual

Ventas a San Andrés

Mensual

Reenvíos

Mensual

Descontables

Mensual

Estados Financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Registro Sanitario Invima

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes, cuando se realicen modificaciones o se tramiten nuevos registros

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

2.2. Productores de Cervezas y Sifones Nacionales

Los formularios que se relacionan a continuación deberán ser diligenciados y remitidos por parte de los productores de cervezas y sifones nacionales, cualquiera que sea su naturaleza jurídica. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Liquidación

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

Ventas a San Andrés

Mensual

Reenvíos

Mensual

Inventario de Productos Terminados

Mensual

Estados Financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

2.3. Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros

Los formularios que se relacionan a continuación corresponden a los que deben ser diligenciados y remitidos por parte de la Federación Nacional de Departamentos - Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Giros Realizados

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

Cobros Efectuados

Mensual

Importaciones

Mensual

Estados Financieros

Anual

10 primeros días calendario del mes de abril de cada año.

Los Estados Financieros deben enviarse por archivo plano y adicionalmente remitir a esta Superintendencia, en medio impreso, las correspondientes notas a los estados financieros, la certificación de los mismos y el dictamen del Revisor Fiscal.

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información.

La opción de segundo envío de información sólo podrá ser utilizada por aquellas entidades que por motivos especiales se vean obligadas a modificar los reportes inicialmente enviados y sólo podrá ser utilizada una vez por cada reporte enviado. El trámite debe hacerse a través de comunicación escrita firmada por el representante legal o los funcionarios del orden territorial, a quienes se dirige la presente circular, en la cual solicite, de una parte, la eliminación explicando claramente los motivos y la información que debe ser borrada y, de otra parte, la autorización para retransmitirla. (Remitida al fax 2833432 de Bogotá)

Una vez la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud autorice la eliminación y retransmisión, le será enviada una comunicación vía fax o correo electrónico, y a partir de ese momento podrá ingresar la información corregida, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente circular.

En la medida en que se realicen cambios en la representación legal de la entidad, los funcionarios del orden territorial, a quienes se dirige la presente circular; dirección; razón social y revisoría fiscal estos datos deben ser actualizados por escrito ante la Superintendencia de Nacional de Salud. (Vía correo electrónico licores@supersalud.gov.co o al fax 2833432 de Bogotá).

En caso de que la empresa posea productos nuevos que no aparezcan en las tablas del sistema, el representante legal o los funcionarios del orden territorial, a quienes se dirige la presente circular, deberán efectuar la solicitud por correo electrónico a esta entidad, licores@supersalud.gov.co, para que sea asignado el código correspondiente. El mensaje deberá contener nombre completo del productor, producto, grados alcoholimétricos, presentaciones autorizadas, número de resolución y registro sanitario.

TITULO. IV

INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

CAPITULO PRIMERO

Disposiciones comunes

1. Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en la Atención en Salud

1.1. Sistema Único de Habilitación

El Decreto 1011 de 2006, en su artículo 6° define el Sistema Único de Habilitación como "el conjunto de normas, requisitos y procedimientos mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica, de suficiencia patrimonial y financiera y de capacidad técnico-administrativa, indispensables para la entrada y permanencia en el Sistema, los cuales buscan dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestación de servicios y son de obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicios de Salud y las EAPB".

En consecuencia, de manera previa a la presentación del formulario de inscripción de que trata el artículo 11 del citado decreto, los Prestadores de Servicios de Salud deberán realizar una auto evaluación de las condiciones exigidas para la habilitación, con el fin de verificar su pleno cumplimiento. En caso de identificar deficiencias en el cumplimiento de tales condiciones, los Prestadores de Servicios de Salud deberán abstenerse de prestar el servicio hasta tanto realicen los ajustes necesarios para el cumplimiento de los requisitos.

1.2. Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad en la Atención en Salud

El mismo Decreto 1011 en su artículo 37 determina que las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, cuando obren como compradores de servicios deberán establecer con las pautas indicativas establecidas por el Ministerio de la Protección social, un Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud (PAMEC) que comprenda como mínimo los procesos definidos como prioritarios para garantizar la calidad en la prestación de servicios de salud.

Así las cosas, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán adoptar criterios, indicadores y estándares que les permitan precisar los parámetros de calidad esperada en sus procesos de atención, con base en los cuales se adelantarán las acciones preventivas, de seguimiento y coyunturales consistentes en la evaluación continua y sistemática de la concordancia entre tales parámetros y los resultados obtenidos, para garantizar los niveles de calidad establecidos en las normas legales e institucionales.

Igualmente, deberán establecer un Programa de para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud, que comprenda como mínimo, los siguientes procesos:

1.2.1. Autoevaluación del Proceso de Atención de Salud. La IPS establecerá prioridades para evaluar sistemáticamente los procesos de atención a los usuarios desde el punto de vista del cumplimiento de las características de calidad establecidas en la norma.

1.2.2. Atención al Usuario. La IPS evaluará sistemáticamente la satisfacción de los usuarios con respecto al ejercicio de sus derechos y a la calidad de los servicios recibidos.

1.3. Sistema de Información para la Calidad

En cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 1446 de 2006 las IPS deben implementar un "Sistema de información para la calidad" que incluya los indicadores de monitoreo del sistema, indicadores de monitoreo interno y monitoreo externo.

Los indicadores de monitoreo, de acuerdo con lo establecido en la resolución en mención deberán ser reportados en forma semestral a la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo a las especificaciones establecidas en el anexo técnico de la presente circular, con corte a 30 de junio será el 15 de agosto y con corte a 31 de diciembre, el 25 de febrero del año siguiente.

2. Sistema de Referencia y Contrarreferencia

Teniendo en cuenta lo determinado en la Resolución 741 de 1997 las instituciones y demás prestadores de servicios de salud deberán cumplir con las normas de referencia establecidas y dejar consignados en el libro de traslados de usuarios los siguientes datos: el nombre del usuario, la fecha y hora del traslado, el nombre de la institución remitente y de la receptora, el nombre de quien ordena y autoriza el traslado y nombre del responsable del traslado. El citado libro de traslados deberá estar foliado, con acta de apertura firmado por los responsables de los servicios.

3. Atención Inicial de Urgencias

El artículo 2° de la Ley 10 de 1990 determina que todas las instituciones o entidades que presten servicios de salud están obligadas a prestar la atención inicial de urgencias, con independencia de la capacidad socioeconómica de los demandantes de estos servicios, en los términos que determine el Ministerio de Salud.

Por su parte la Ley 100 de 1993 en el numeral 2 del artículo 159 establece que se garantiza la atención de urgencias en todo el territorio nacional. A su vez el artículo 168 determina que la atención inicial de urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas las entidades públicas y privadas que presten servicios de salud, a todas las personas, independientemente de la capacidad de pago, que su prestación no requiere contrato ni orden previa.

Sobre el tema, el artículo 9° de la Resolución 5261 de 1994 define la urgencia como "la alteración de la integridad física, funcional y/o psíquica por cualquier causa con diversos grados de severidad, que comprometen la vida o funcionalidad de la persona y que requiere de la protección inmediata de servicios de salud, a fin de conservar la vida y prevenir consecuencias críticas presentes o futuras".

Igualmente, en el numeral 2 del artículo 3° del Decreto 412 de 1992 define la atención inicial de urgencias como "todas las acciones realizadas a una persona con patología de urgencia y que tiendan a estabilizarla en sus signos vitales, realizar un diagnóstico de impresión y definirle el destino inmediato, tomando como base el nivel de atención y el grado de complejidad de la entidad que realiza la atención inicial de urgencia, al tenor de los principios éticos y las normas que determinan las acciones y el comportamiento del personal de salud".

Complementando el tema, el artículo 4° del citado decreto determina las responsabilidades institucionales derivadas de la prestación de atención inicial de urgencia determinando que las mismas estarán enmarcadas por los servicios que se presten, acorde con el nivel de atención y grado de complejidad que a cada entidad le sea determinado y en su parágrafo establece claramente que la institución que haya prestado la atención inicial de urgencia tiene la responsabilidad sobre el paciente hasta el momento en que el mismo haya sido dado de alta, si no ha sido objeto de una remisión y que si el paciente ha sido remitido, su responsabilidad llega hasta el momento en que el mismo ingrese a la institución receptora.

En concordancia con lo anterior el artículo 16 del Decreto 806 de 1998 establece la atención inicial de urgencias, será prestada sin tener en cuenta los períodos mínimos de cotización y el Decreto 783 de 2000 que modifica el artículo 10 del Decreto 047 del 2000 establece que en concordancia con lo establecido en el artículo 41 del Decreto 1406 de 1999, durante los primeros treinta (30) días a partir de la afiliación del trabajador dependiente se cubrirá únicamente la atención inicial de urgencias, es decir, todas aquellas acciones realizadas a una persona con patología de urgencia consistentes en:

a). Las actividades, procedimientos e intervenciones necesarios para la estabilización de sus signos vitales;

b). La realización de un diagnóstico de impresión;

c). La definición del destino inmediato de la persona con la patología de urgencia tomando como base el nivel de atención y el grado de complejidad de la entidad que realiza la atención inicial de urgencia, al tenor de los principios éticos y las normas que determinan las acciones y el comportamiento del personal de salud.

Finalmente, La Ley 1122 de 2007 en el parágrafo del artículo 20 establece que se garantiza a todos los colombianos la atención inicial de urgencias en cualquier IPS del país.

En consonancia con las normas enunciadas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deben prestar la atención inicial de urgencias sin condicionamientos ni requerimiento alguno sobre períodos de carencia.

4. Dotación y Mantenimiento Hospitalario

De conformidad con el artículo 1o del Decreto 1769 de 1994 los recursos financieros destinados al mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria corresponden al cinco por ciento (5%) del presupuesto total en los hospitales públicos y en los privados en los cuales el valor de los contratos con la Nación y con las entidades territoriales representen más del treinta por ciento (30%) de sus ingresos totales.

El jefe o coordinador del servicio de mantenimiento y el director de la IPS, deberán elaborar anualmente los planes de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación de la institución prestadora de servicios de salud, aplicando el formato guía contenido en la presente circular. En estos se indicarán las actividades que van a ser desarrolladas, los objetos susceptibles del mantenimiento y los recursos destinados para estas, entre otras cosas.

Aplicando el formato incluido en los anexos técnicos de la presente circular, las IPS reportarán a las Direcciones de Salud a más tardar el 30 de enero de cada año, certificación escrita con la firma del representante legal, jefe de mantenimiento y/o revisor fiscal, en las que se indique el valor y el porcentaje del presupuesto y/o de los ingresos totales utilizados en las actividades de mantenimiento hospitalario durante el año inmediatamente anterior.

5. Red de Prestadores y Oferta de Servicios

Se define como Red de Prestadores de Servicios el conjunto de instituciones prestadoras de servicios de salud que trabajan de manera organizada y coordinada en un proceso de integración funcional orientado por los principios de complementariedad, subsidiariedad y demás lineamientos del sistema de referencia y contrarreferencia establecido por la entidad administradora de plan de beneficios o de la dirección territorial de salud correspondiente; que busca garantizar la calidad de la atención en salud a sus afiliados.

En consonancia con lo anterior, cada una de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud que haga parte de esa red, debe tener habilitados los servicios que ofrezca para la prestación de salud y en la Entidad Territorial donde pretendan desarrollar su actividad.

La escogencia de la Institución Prestadora de Servicios de salud, dentro de la entidad administradora de salud que haya elegido libremente el afiliado, será voluntaria, sin que sea posible direccionar en sentido alguno tal escogencia.

En cualquier momento en que el afiliado desee cambiar de Institución Prestadora de Servicios de Salud, dentro de la red de prestadores de su administradora, lo podrá hacer, informando de su decisión a la EPS correspondiente, y se hará efectivo en el mes subsiguiente al que se hace la manifestación.

CAPITULO. II

Instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada

1. Marco Normativo

Conforme a la Ley 100 de 1993, artículo 156, literal i) "Las Instituciones Prestadoras de Salud son entidades oficiales, mixtas, privadas, comunitarias y solidarias, organizadas para la prestación de los servicios de salud a los afiliados del Sistema General de Seguridad Social en Salud"

De otra parte el artículo 185 de la Ley 100 de 1993 establece "son funciones de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud prestar los servicios en su nivel de atención correspondiente a los afiliados y beneficiarios dentro de los parámetros y principios señalados en la presente ley.

"Las Instituciones Prestadoras de Servicios deben tener como principios básicos la calidad y la eficiencia, y tendrán autonomía administrativa, técnica y financiera. Además propenderán por la libre concurrencia en sus acciones, proveyendo información oportuna, suficiente y veraz a los usuarios, y evitando el abuso de posición dominante en el sistema. Están prohibidos todos los acuerdos o convenios entre Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, entre asociaciones o sociedades científicas, y de profesionales o auxiliares del sector salud, o al interior de cualquiera de los anteriores, que tengan por objeto o efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia dentro del mercado de servicios de salud, o impedir, restringir o interrumpir la prestación de los servicios de salud"

"Para que una entidad pueda constituirse como Institución Prestadora de Servicios de Salud deberá cumplir con los requisitos contemplados en las normas expedidas por el Ministerio de Salud." (Hoy Ministerio de la Protección Social).

De otra parte, las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán tener un sistema contable que les permita reconocer los costos de los servicios que ofrecen, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2649 de 1993.

El Decreto 1018 de 2007, en el numeral 7 del artículo 4° asigna a la Superintendencia Nacional de Salud las funciones de inspección, vigilancia y control de las Instituciones Prestadoras de Salud.

Así mismo, el numeral 11 del artículo 14 de la misma normatividad, establece como facultad de la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para el Sector Salud el "Vigilar el cumplimiento de las instrucciones, órdenes, circulares y demás actos administrativos que dicte el Superintendente Nacional de Salud relacionadas con sus funciones".

2. Instituciones obligadas a reportar

Aquellas personas jurídicas que tengan habilitada ante la Entidad Territorial de Salud una infraestructura para prestar servicios de salud como IPS, independientemente de si esta es o no su actividad principal, se encuentran obligadas a remitir la información contenida en esta Circular.

No obstante, en el caso de las organizaciones en las que la actividad principal no es la prestación de servicios de salud, la información a remitir debe limitarse a la parte destinada a la prestación de servicios de salud para lo cual deben regirse, como centro de costo, por los lineamientos contables del Plan Único de Cuentas.

Las IPS obligadas a reportar información financiera corresponderán a aquellas que al cierre del año respectivo reflejen activos superiores a 5.000 smlmv.

3. Instituciones exceptuadas de reportar

Se exceptúan del reporte de información financiera de que trata la presente Circular, aquellas personas jurídicas de objeto múltiple y que cumplan con todos los requisitos que se enumeran a continuación:

3.1. Tenga habilitada sólo prestación de servicios de salud de nivel bajo de complejidad.

3.2. No vendan o presten servicios de salud a terceros.

Para el efecto, el Representante Legal de la persona jurídica deberá solicitar a la Superintendencia Nacional de Salud el retiro de la IPS de la base de datos, para lo cual anexará los siguientes documentos:

*Certificado de existencia y representación legal.

*Copia del certificado de habilitación en la que se incluyan los servicios que tienen habilitados con su nivel de complejidad.

*Constancia firmada por el representante legal en la que certifique que no venden o prestar servicios de salud a terceros.

4. Condiciones de las IPS para celebrar contratos de prestación de servicios de salud con las aseguradoras

Es importante anotar que, cuando la Institución Prestadora de Servicios de salud vaya a formar parte de la red de prestadores de las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios EPS, EMP, debe tener en cuenta que debe cumplir con las obligaciones y responsabilidades definidas en la normatividad vigente, en especial, las siguientes:

4.1. Tener habilitados los servicios de salud que se vayan a contratar con las Entidades, contando con la declaración de habilitación de los servicios presentada ante la Dirección Territorial de Salud correspondiente.

4.2. Tener posesionado el revisor fiscal ante la Superintendencia Nacional de Salud, según conste en acta de posesión del revisor fiscal expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.

4.3. Estar a paz y salvo con el pago de la tasa anual que deben pagar a la Superintendencia Nacional de Salud por concepto del desarrollo de las funciones de supervisión, demostrable con la copia de la Resolución de liquidación de la tasa y del último recibo de consignación.

4.4. La IPS debe estar al día con el reporte de información que debe enviar a la Superintendencia Nacional de Salud.

4.5. Definir como parte de la relación contractual, las condiciones de atención de los afiliados, el sistema de referencia y contrarreferencia de pacientes, así como los procesos de para el mejoramiento de la calidad de la atención, los indicadores y estándares de calidad que garanticen la accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad de la atención en salud.

4.6. Garantizar el acceso a la atención en salud para lo cual la consulta médica general no debe ser menor de veinte (20) minutos, así mismo, la atención en salud no puede ser condicionada al pago de los servicios, conforme la normatividad vigente.

4. Ingreso de la IPS en la base de datos de la Superintendencia Nacional de Salud

Este Despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la Superintendencia, por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada.

Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud recién constituidas deberán solicitar el ingreso de las mismas a la base de datos, con el fin de obtener el acceso directo a la página web de la Superintendencia y proceder al envío de la respectiva información financiera, para lo cual deberán previamente allegar la siguiente documentación:

5.1. Solicitud dirigida al Director General para la Inspección y Vigilancia de los Administradores de Recursos de Salud.

5.2. Certificado de Existencia y Representación Legal de la IPS, con fecha de expedición no superior a treinta días.

5.3. Copia del certificado de inscripción en el Registro Especial de Prestadores de servicios de salud expedido por el ente territorial correspondiente.

Una vez surtido el trámite procedente, el representante legal de la IPS de naturaleza privada que sea persona jurídica deberá reportar la información de carácter administrativo y financiero objeto de esta circular.

Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.

La información reportada se deberá certificar por el Representante Legal, contador y revisor fiscal, en los casos en que la entidad se encuentre obligada a tenerlo.

6. Certificación de los archivos adjuntos

Los archivos adjuntos deberán certificarse así:

6.1. Certificación de Estados Financieros (elaborada de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995), suscrita por el Representante Legal y Contador de la IPS.

6.2. Notas a los estados financieros (presentadas en forma comparativa de un año con respecto al otro y dando cumplimiento a los requisitos contenidos en el artículo 114 y 115 del Decreto 2649 de 1993), firmadas digitalmente por Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal (para quienes tienen la obligación de tenerlo).

6.3. Informe de Gestión, avalado por el Representante Legal.

6.4. Dictamen del Revisor Fiscal, para las entidades obligadas a tenerlo, suscrito por él mismo.

7. Datos a reportar - Información general y de tipo financiero

Las instituciones deberán enviar, en las condiciones aquí determinadas, los archivos que se establecen en el anexo técnico de la presente circular, los cuales contienen: Datos generales, Información de sucursales y agencias, Balance general, Estado de resultados, cartera por deudor, Pasivos externos, mantenimiento hospitalario, reclamaciones SOAT ante la subcuenta ECAT del Fosyga.

Se debe tener en cuenta que cuando la IPS reportante tenga sucursales o agencias, la información debe ser remitida en forma consolidada.

8. Especificaciones Técnicas

Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.

9. Plazo

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma anual, dentro de las fechas que se relacionan a continuación

FECHA DE CORTE

FECHA DE REPORTE

Con corte a 31 de diciembre

Febrero 25 del año inmediatamente siguiente

Los plazos establecidos son improrrogables.

10. Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada

La información incompleta, la reportada de manera distinta a lo dispuesto en el esta circular y aquella allegada con un medio que no pueda ser procesado debido a errores imputables al usuario, se considerará como no recibida.

11. Ajustes por Inflación

El numeral 18 del artículo 6° del Decreto 1018 de 2007 establece que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud ejercer la inspección, vigilancia y control de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, en relación con el cumplimiento de normas técnicas, científicas, administrativas y financieras del Sector Salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

El numeral 30 del artículo 6° de la misma norma señala que la Superintendencia Nacional de Salud fija con sujeción a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, los mecanismos y procedimientos contables que deben adoptar las entidades vigiladas, cuando no estén sujetas a la inspección, vigilancia y control de otra autoridad.

La Superintendencia Nacional de Salud mediante la Resolución 106 del 22 de enero de 1998, adoptó el Plan Único de Cuentas para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada.

El Decreto 1536 del 7 de mayo de 2007 modificó los Decretos 2649 y 2650 de 1993, en materia de ajustes por inflación, es decir que "Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación". Por lo tanto, con fundamento en el precitado decreto los activos, pasivos y patrimonio no deben ser ajustados por inflación; en consecuencia, dicha norma estableció que: "Los ajustes por inflación contables acumulados en los activos monetarios, pasivos no monetarios y en cuentas de orden no monetarias, harán parte del saldo de sus respectivas cuentas para todos los efectos contables".

Así mismo, el Decreto 1536 de 2007 estipula que "Los ajustes integrales por inflación aplicados por los entes económicos en lo corrido del año 2007, deberán revertirse".

Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada deberán dar aplicación al Decreto 1536 del 7 de mayo de 2007, en cuanto al desmonte contable de los ajustes por inflación, es decir que los estados financieros no deberán ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por lo tanto, los estados financieros que se reporten a la Superintendencia Nacional de Salud deberán contener la instrucción impartida en la presente circular.

12. Mantenimiento Hospitalario

La Superintendencia Nacional de Salud imparte las instrucciones que a continuación se enuncian acerca del mantenimiento hospitalario, que se entiende como la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a prevenir averías, y a restablecer la infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado normal de funcionamiento, así como las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento de un equipo (artículo 7°, Decreto 1769 de 1994).

12.1. Objetivos del mantenimiento hospitalario

La actividad de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria, tiene como objetivos generales los siguientes:

12.1.1. Garantizar la seguridad de los pacientes y del personal que administra y utiliza los recursos físicos del hospital.

12.1.2. Contribuir a que la atención en salud cumpla con las características de calidad previstas en el numeral 9, artículo 153 de la Ley 100 de 1993 y en el Decreto 2174 de 1996.

12.1.3. Asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los recursos físicos para la producción o el servicio, para obtener así el rendimiento máximo posible de la inversión económica en los recursos para la atención en salud y contribuir a la reducción de los costos de operación de la Institución.

12.2. Concepto del plan de mantenimiento

El Plan de Mantenimiento se entiende como el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al departamento o servicio de mantenimiento de cada institución.

El plan deberá incluir los objetivos, las metas, la programación de actividades, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada institución y los mencionados en esta circular externa.

12.3. Responsabilidad en la elaboración de los planes de mantenimiento

El jefe o coordinador del servicio de mantenimiento y el director, deberán elaborar anualmente los planes de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación de la institución prestadora de servicios de salud. En estos se indicarán las actividades que van a ser desarrolladas, los objetos susceptibles del mantenimiento y los recursos destinados para estas, entre otras cosas. Lo anterior en cumplimiento al artículo 12 del Decreto 1769 de 1994.

12.4. Objetivos del plan de mantenimiento

El Plan de Mantenimiento de la infraestructura y dotación presenta los siguientes objetivos:

12.4.1. Asegurar la asignación, dentro de los recursos destinados por la institución, de los montos necesarios para el desarrollo de las labores de mantenimiento hospitalario, conforme a las necesidades previstas y manifiestas.

12.4.2. Distribuir los recursos humanos, físicos y económicos con el fin de cubrir las tareas de mantenimiento hospitalario.

12.4.3. Suministrar a las directivas de la institución y demás dependencias el cronograma de mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de igual manera proporcionar medios para el control y evaluación de la gestión de mantenimiento.

12.5. Organización del plan de mantenimiento

El plan de mantenimiento que elabore cada institución prestadora de salud deberá contemplar los ítems que se definen para la infraestructura y para la dotación en los artículos 2°, 3°, 4°, 5° y 6° del Decreto 1769 de 1994 de acuerdo con las características y condiciones de la institución.

En este sentido, los planes de mantenimiento serán de elaboración anual y se sugiere que incluyan como mínimo dos capítulos, uno para la infraestructura y otro para la dotación donde el contenido de cada capítulo sea como sigue.

12.5.1. Capítulo: Mantenimiento de la infraestructura

12.5.1.1. Edificios.

12.5.1.2. Instalaciones físicas.

12.5.1.3. Redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de vapor, redes cloacales, redes de conducción de gases medicinales.

12.5.1.4. Áreas adyacentes a las edificaciones.

12.5.1.5. Otros pertenecientes a la infraestructura.

12.5.2. Capítulo: Mantenimiento de la dotación.

12.5.2.1. El equipo industrial de uso hospitalario

12.5.2.2. Plantas eléctricas.

12.5.2.3. Equipos de lavandería y cocina.

12.5.2.4. Calderas.

12.5.2.5. Bombas de agua.

12.5.2.6. Autoclaves y equipos de esterilización.

12.5.2.7. Equipos de refrigeración y aire acondicionado.

12.5.2.8. Equipos relacionados con servicios de apoyo hospitalario.

12.5.2.9. Otros equipos industriales.

12.5.2.10. Equipos de Seguridad.

12.5.2.11. El equipo biomédico. Se entiende como todo aparato o máquina, operacional y funcional, que reúna piezas eléctricas, electrónicas, mecánicas y/o híbridas desarrollado para realizar las actividades de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación en servicios de salud.

12.5.2.12. Los muebles para uso administrativo y para usos asistenciales.

12.5.2.13. Los equipos de comunicaciones e informática.

12.5.2.14. Equipos de cómputo.

12.5.2.15. Centrales telefónicas.

12.5.2.16. Equipos de radiocomunicaciones.

12.5.2.17. Equipos para el procesamiento, reproducción y transcripción de información.

12.5.2.18. Todos aquellos que conformen el sistema de información hospitalario.

12.5.2.19. Otros equipos de comunicaciones e informática.

12.6. Destinación de recursos

Los hospitales privados, en los cuales el valor de los contratos suscritos con la Nación o las entidades territoriales representan más del treinta por ciento (30%) de sus ingresos totales, tomarán como base para determinar los recursos destinados al mantenimiento hospitalario los ingresos totales realizados durante el correspondiente período, conforme a la definición contenida en el artículo 38 del Decreto 2649 de 1993.

CAPITULO. III

Instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza pública

1. Marco Normativo

El artículo 1° del Decreto 1876 de 1994 definió a las Empresas Sociales del Estado como una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas y reorganizadas por ley, o por las Asambleas o Concejos.

El Decreto 1018 de 2007, en su Capítulo II, artículo 3, numeral 4 fijó como objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud: "Velar por la eficiencia en la generación, recaudo, flujo, administración, custodia y aplicación de los recursos con destino a la prestación de los servicios de salud".

En el mismo capítulo, artículo 4°, numeral 7 fija dentro del ámbito de inspección, vigilancia y control de la superintendencia Nacional de Salud, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.

Dentro de los principios de la contabilidad pública están los principios de causación en la que se establece que los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que suceden, independientemente del instante en que se produzca para que sea confiable y verificable, es así que los artículos 47 y 48 del Decreto 2649 de 1993 señalan:

"ARTICULO 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información. En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.

Artículo 48. Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente."

El Decreto 139 de 1996, establece en los artículos 4°, numerales 7, 9, 10, y el artículo 7°, las funciones para los Gerentes de Empresas Sociales del Estado y Directores de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del sector público así:

"Artículo 4°. De las funciones del cargo de gerente de empresas social del Estado y de director de institución prestadora de servicios de salud pública del primer nivel de atención. Son funciones del Gerente de Empresas Social del Estado y de Director de Institución Prestadora de Servicios de Salud Pública del primer nivel de atención, además de las definidas en la ley, Ordenanza o Acuerdo, las siguientes:

7. Velar por la utilización eficiente de los recursos humanos, técnicos y financieros de la entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva.

9. Adaptar la entidad a las nuevas condiciones empresariales establecidas en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, garantizando tanto la eficiencia social como económica de la entidad, así como la competitividad de la institución.

10. Organizar el sistema contable y de costos de los servicios y propender por la eficiente utilización del recurso financiero.

Artículo 7°. De las funciones. Son funciones del Gerente de Empresa Social del Estado y de Director de Institución Prestadora de Servicios de Salud Pública del segundo y tercer nivel de atención además de las definidas en el artículo 4° de este decreto, las siguientes…".

En virtud de los principios de coordinación y colaboración de que trata el artículo 6° de la Ley 489 de 1998, la Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación, suscribieron un convenio interadministrativo, con el fin de aunar esfuerzos y recursos humanos, técnicos y logísticos que le permitan a las Empresas Sociales del Estado y Hospitales Públicos presentar la información financiera económica y social de tal manera que la Contaduría General de la Nación pueda procesar y consolidar la información de esta parte del Sector Salud.

La Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación en ejercicio de sus atribuciones legales, expidieron la Circular Externa Conjunta 120SNS-043CGN del 11 de septiembre de 2001, la cual fue publicada en el diario Oficial número 44551 de septiembre 14 de 2001, con el fin de solicitar Información Básica de las Empresas Sociales del Estado e Instituciones Hospitalarias, en la cual se estableció que "La Contaduría General de la Nación en cumplimiento del convenio interinstitucional, solicitará trimestralmente a las Empresas Sociales del Estado y Hospitales Públicos, además de la información financiera económica y social, información relacionada con Presupuesto, Facturación, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, para lo cual la Superintendencia suministrará el respectivo software junto con el manual e instructivo técnico el cual hace parte integral de esta Circular".

El surgimiento de nuevas herramientas tecnológicas en el campo de la computación y las comunicaciones que facilitan y agilizan la interacción entre las organizaciones, hace evidente la necesitad de actualizar la forma y oportunidad del flujo de información entre la Superintendencia y sus vigilados. Con el objeto de mejorar su tarea de inspección, vigilancia y control, la Superintendencia Nacional de Salud, viene desarrollando un sistema de información que busca aplicar esas nuevas tecnologías, optimizar la calidad de la información y facilitar a los vigilados el cumplimiento de sus obligaciones.

Por lo anterior, este Despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la Superintendencia, por parte de las Empresas Sociales del Estado y Hospitales Públicos.

Los responsables de remitir la información financiera complementaria relacionada con Presupuesto, Facturación, Deudores y Acreedores a la Superintendencia Nacional de Salud, serán los Representantes Legales de las Empresas Sociales del Estado y Hospitales Públicos.

2. Datos a reportar - Información general y de tipo financiero

Las instituciones deberán enviar, en las condiciones aquí determinadas, los archivos que se establecen en el anexo técnico de la presente circular, los cuales contienen: Datos generales, deudores, acreedores, facturación, presupuesto de ingresos, presupuesto de egresos, personal, mantenimiento hospitalario, reclamaciones SOAT ante la subcuenta ECAT del Fosyga.

3. Especificaciones técnicas

Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.

4. Plazo

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma anual, en miles de pesos y dentro de las fechas que se relacionan a continuación

Fecha de corte

Fecha de reporte

Con corte a 31 de diciembre

Febrero 25 del año inmediatamente siguiente

Los plazos establecidos son improrrogables.

5. Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada

La información incompleta, la reportada de manera distinta a lo dispuesto en el esta circular y aquella allegada con un medio que no pueda ser procesado debido a errores imputables al usuario, se considerará como no recibida.

6. Mantenimiento Hospitalario

La Superintendencia Nacional de Salud imparte las instrucciones que a continuación se enuncian acerca del mantenimiento hospitalario, que se entiende como la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a prevenir averías, y a restablecer la infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado normal de funcionamiento, así como las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento de un equipo (artículo 7°, Decreto 1769 de 1994).

6.1. Objetivos del mantenimiento hospitalario.

La actividad de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria, tiene como objetivos generales los siguientes:

6.1.1. Garantizar la seguridad de los pacientes y del personal que administra y utiliza los recursos físicos del hospital.

6.1.2. Contribuir a que la atención en salud cumpla con las características de calidad previstas en el numeral 9, artículo 153 de la Ley 100 de 1993 y en el Decreto 2174 de 1996.

6.1.3. Asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los recursos físicos para la producción o el servicio, para obtener así el rendimiento máximo posible de la inversión económica en los recursos para la atención en salud y contribuir a la reducción de los costos de operación de la Institución.

6.2. Concepto del plan de mantenimiento

El Plan de Mantenimiento se entiende como el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al departamento o servicio de mantenimiento de cada institución.

El plan deberá incluir los objetivos, las metas, la programación de actividades, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada institución y los mencionados en esta circular externa.

6.3. Responsabilidad en la elaboración de los planes de mantenimiento

El jefe o coordinador del servicio de mantenimiento y el director, deberán elaborar anualmente los planes de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación de la institución prestadora de servicios de salud. En estos se indicarán las actividades que van a ser desarrolladas, los objetos susceptibles del mantenimiento y los recursos destinados para estas, entre otras cosas. Lo anterior en cumplimiento al artículo 12 del Decreto 1769 de 1994.

6.4. Objetivos del plan de mantenimiento

El Plan de Mantenimiento de la infraestructura y dotación presenta los siguientes objetivos:

6.4.1. Asegurar la asignación, dentro de los recursos destinados por la institución, de los montos necesarios para el desarrollo de las labores de mantenimiento hospitalario, conforme a las necesidades previstas y manifiestas.

6.4.2. Distribuir los recursos humanos, físicos y económicos con el fin de cubrir las tareas de mantenimiento hospitalario.

6.4.3. Suministrar a las directivas de la institución y demás dependencias el cronograma de mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de igual manera proporcionar medios para el control y evaluación de la gestión de mantenimiento.

6.5. Organización del plan de mantenimiento.

El plan de mantenimiento que elabore cada institución prestadora de salud deberá contemplar los ítems que se definen para la infraestructura y para la dotación en los artículos 2°, 3°, 4°, 5° y 6° del Decreto 1769 de 1994 de acuerdo con las características y condiciones de la institución.

En este sentido, los planes de mantenimiento serán de elaboración anual y se sugiere que incluyan como mínimo dos capítulos, uno para la infraestructura y otro para la dotación donde el contenido de cada capítulo sea como sigue.

6.5.1. Capítulo: Mantenimiento de la infraestructura

6.5.1.1. Edificios.

6.5.1.2. Instalaciones físicas.

6.5.1.3. Redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de vapor, redes cloacales, redes de conducción de gases medicinales.

6.5.1.4. Áreas adyacentes a las edificaciones.

6.5.1.5. Otros pertenecientes a la infraestructura.

6.5.2. Capítulo: Mantenimiento de la dotación

6.5.2.1. El equipo industrial de uso hospitalario

6.5.2.2. Plantas eléctricas.

6.5.2.3. Equipos de lavandería y cocina.

6.5.2.4. Calderas.

6.5.2.5. Bombas de agua.

6.5.2.6. Autoclaves y equipos de esterilización.

6.5.2.7. Equipos de refrigeración y aire acondicionado.

6.5.2.8. Equipos relacionados con servicios de apoyo hospitalario.

6.5.2.9. Otros equipos industriales.

6.5.2.10. Equipos de Seguridad.

6.5.2.11. El equipo biomédico. Se entiende como todo aparato o máquina, operacional y funcional, que reúna piezas eléctricas, electrónicas, mecánicas y/o híbridas desarrollado para realizar las actividades de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación en servicios de salud.

6.5.2.12. Los muebles para uso administrativo y para usos asistenciales.

6.5.2.13. Los equipos de comunicaciones e informática.

6.5.2.14. Equipos de cómputo.

6.5.2.15. Centrales telefónicas.

6.5.2.16. Equipos de radiocomunicaciones.

6.5.2.17. Equipos para el procesamiento, reproducción y transcripción de información.

6.5.2.18. Todos aquellos que conformen el sistema de información hospitalario.

6.5.2.19. Otros equipos de comunicaciones e informática.

6.6. Destinación de recursos.

De conformidad con el artículo 9° del Decreto 1769 de 1994 "Tratándose de los hospitales públicos, los recursos destinados a las actividades de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria serán presupuestados inicialmente para cada vigencia, con base en la apropiación total de ingresos aprobados para la institución. Dichos recursos deberán ajustarse durante la vigencia de manera tal que al adicionarse los ingresos totales, simultáneamente se adicionen los recursos destinados al mantenimiento".

El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 establece que las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán tener un sistema contable que les permita registrar los costos de los servicios que ofrecen; así mismo, los artículos 27 y 39 del Decreto 2649 de 1993 definen los estados de costos y los costos en la prestación de servicios.

Por lo anterior, este Despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la Superintendencia, por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza pública.

La información de carácter administrativo y financiero objeto de esta circular debe ser reportada por el representante legal de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza pública.

TITULO. V

ENTIDADES TERRITORIALES

El presupuesto de salud en las entidades departamentales, distritales y municipales, de acuerdo a lo establecido en el artículo 57 de la Ley 715 de 2001, se manejarán como "…una cuenta especial de su presupuesto, separada de las demás rentas de la entidad territorial y con unidad de caja al interior del mismo, conservando un manejo contable y presupuestal independiente y exclusivo, que permita identificar con precisión el origen y destinación de los recursos de cada fuente. En ningún caso, los recursos destinados a la salud podrán hacer unidad de caja con las demás rentas de la entidad territorial. El manejo contable de los fondos de salud debe regirse por las disposiciones que en tal sentido expida la Contaduría General de la Nación.

Los recursos del régimen subsidiado no podrán hacer unidad de caja con ningún otro recurso.

A los fondos departamentales, distritales o municipales de salud deberán girarse todas las rentas nacionales cedidas o transferidas con destinación específica para salud, los recursos libremente asignados para la salud por el ente territorial, la totalidad de los recursos recaudados en el ente territorial respectivo que tengan esta destinación, los recursos provenientes de cofinanciación destinados a salud, y en general los destinados a salud, que deban ser ejecutados por la entidad territorial.

Parágrafo 1°. Para vigilar y controlar el recaudo y adecuada destinación de los ingresos del Fondo de Salud, la Contraloría General de la República deberá exigir la información necesaria a las entidades territoriales y demás entes, organismos y dependencias que generen, recauden o capten recursos destinados a la salud.

Parágrafo 2°. Sólo se podrán realizar giros del Sistema General de Participaciones a los fondos de salud".

Se reitera lo anterior, en el literal b) del artículo 13 de la ley 1122 cuando señala que "Todos los recursos de salud, se manejarán en las entidades territoriales mediante los fondos locales, distritales y departamentales de salud en un capítulo especial, conservando un manejo contable y presupuestal independiente y exclusivo, que permita identificar con precisión el origen y destinación de los recursos de cada fuente. El manejo de los recursos se hará en tres cuentas maestras, con unidad de caja al interior de cada una de ellas. Estas cuentas corresponderán al recaudo y al gasto en salud pública colectiva, régimen subsidiado de salud y prestación de servicios de salud en lo no cubierto por subsidios a la demanda, con las excepciones de algunos rubros que en salud pública colectiva o en prestación de servicios de salud en lo no cubierto por subsidios a la demanda, señale el Ministerio de la Protección Social.

Las cuentas maestras deberán abrirse con entidades financieras que garanticen el pago de intereses a tasas comerciales aceptables, el incumplimiento de lo anterior acarreará las sanciones previstas en el artículo de la presente ley. El Ministerio de la Protección Social reglamentará la materia, dentro de los tres meses siguientes a la vigencia de la presente ley;…"

Mediante Resolución 3042 del 31 de agosto de 2007 el Ministerio de la Protección Social reglamentó lo relativo a lo anterior.

El literal c) del artículo 13 de la Ley 1122 de 2007 dispone que "Los pagos, efectuados por la entidad territorial a las EPS del régimen subsidiado se harán bimestre anticipado dentro de los primeros 10 días de cada bimestre. Estos pagos se harán solo mediante giro electrónico, a cuentas previamente registradas de entidades que estén debidamente habilitadas y mediante la presentación de facturas que cumplan lo previsto en el artículo 617 del Estatuto Tributario;"

El artículo 1° del Decreto 1281 de 2002 define la eficiencia y oportunidad en el manejo de los recursos. "Para efectos del presente decreto, se entenderá por eficiencia, la mejor utilización social y económica de los recursos financieros disponibles para que los beneficios que se garantizan con los recursos del Sector Salud de que trata el presente decreto, se presten en forma adecuada y oportuna.

La oportunidad hace referencia a los términos dentro de los cuales cada una de las entidades, instituciones y personas, que intervienen en la generación, el recaudo, presupuestación, giro, administración, custodia o protección y aplicación de los recursos, deberán cumplir sus obligaciones, en forma tal que no se afecte el derecho de ninguno de los actores a recibir el pronto pago de los servicios a su cargo y fundamentalmente a que se garantice el acceso y la prestación efectiva de los servicios de salud a la población del país".

El presupuesto de la Entidad deberá regirse por las normas orgánicas de la respectiva Entidad Territorial, dependiendo si es del orden Departamental, Distrital o Municipal.

En todo caso deberá tenerse en cuenta lo enunciado por la corte Constitucional sobre el presupuesto desequilibrado, en la Sentencia C-315/97 del 25 de junio de 1997, Magistrado Ponente Dr. Hernando Herrera Vergara, donde se señaló: "debe existir un mecanismo legal, como el consagrado en el precepto demandado, que lo autorice a reducir o aplazar las apropiaciones presupuestales, prohibiendo o sometiendo a condiciones especiales la asunción de nuevos compromisos y obligaciones, ya que la ejecución de un presupuesto desequilibrado atentaría contra la coherencia macroeconómica".

Dentro de los principios de la contabilidad pública están los principios de causación en la que se establece que los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que suceden, independientemente del instante en que se produzca para que sea confiable y verificable, es así que los artículos 47 y 48 del Decreto 2649 de 1993 señalan:

"Artículo 47. Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información. En adición a lo previsto en este Decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.

Artículo 48. Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente".

De otra parte, es importante recordar que los pagos a las instituciones prestadoras de servicios de salud se deben realizar de acuerdo a lo establecido en la Ley 1122 de 2007.

Observaciones que deben ser acatadas por las entidades territoriales (Departamentos, Municipios y Distritos) en el manejo de sus estados financieros (Balance General), presupuesto y contabilidad del Fondo de Salud.

Por su parte, también le es exigible a las entidades territoriales ejercer la interventoría a los contratos como una herramienta que permite hacer seguimiento, intervención, ejercer control, hacer cumplir lo pactado y debe durar tanto como los contratos tanto de régimen subsidiado como de prestación de servicios a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda.

La interventoría es también una herramienta de gestión que permite medir los resultados y el impacto de las acciones realizadas en la ejecución de los contratos y retroalimenta a las direcciones de salud para la toma de decisiones.

Para que el resultado de la interventoría cumpla con su objetivo se requiere un interventor que se caracterice por su liderazgo, objetividad, autonomía, capacidad decisoria, imparcialidad, integridad y diligencia profesional, por ello se requiere que el interventor posea un manejo en aspectos administrativos, financieros, técnicos y legales así:

1. Aspectos Administrativos

Estar informado sobre los trámites administrativos que debe realizar el contratista desde el momento en que se aprueba la póliza de cumplimiento para los contratos que se rigen por la ley 80 de 1993 (o a partir de la firma del contrato en aquellos que se rigen por el derecho privado), y existe la disponibilidad presupuestal, y las dependencias a las que debe acudir por razón del mismo, con el objeto de asesorarlo en el momento oportuno. Así como el manejo administrativo que se le debe dar al contrato, lo cual debe relacionarse en los informes administrativos de progreso.

2. Aspectos Financieros

El interventor debe tener conocimiento sobre el manejo presupuestal del contrato (disponibilidad, reserva presupuestal, etc.).

3. Aspectos Técnicos

El interventor debe tener conocimientos respecto a la forma de preparación y presentación de informes, revisión y aprobación de los documentos e informes técnicos.

4. Aspectos Legales

En este sentido es importante resaltar que de acuerdo con las responsabilidades del interventor es indispensable que quien desempeñe dicho rol debe estar debidamente capacitado y preparado en el tema. En consecuencia, cualquiera sea la posibilidad seleccionada, ya sea una interventoría interna o externa, es necesario que las personas encargadas de realizarla conozcan el marco constitucional y legal de la contratación y del Sistema General de Seguridad Social en Salud -en particular respecto al objeto del contrato.

Ahora bien, respecto de las actas e informes que presenta el interventor del contrato estos son considerados como un medio de prueba para la conciliación de conflictos y aplicación de sanciones y correctivos, es por ello que los documentos escritos mediante los cuales el interventor registra su actuación y hace constar el cumplimiento efectivo de sus funciones, constituyen la prueba de los comentarios, observaciones, críticas y recomendaciones realizadas por él durante la ejecución del contrato objeto de supervisión. Dichos documentos de igual manera son medios para garantizarle al contratista el derecho de defensa y contradicción de su actuación.

La interventoría es sinónimo de control a cargo de los entes territoriales, de ahí su responsabilidad de ejercerla con eficiencia en procura del adecuado manejo de los recursos financieros públicos destinados a los programas sociales en salud de la comunidad colombiana.

En los casos en que no haya acuerdo para la liquidación o que los entes territoriales no lo hagan una vez vencido el plazo señalado en el presente artículo, el Ministerio de la Protección Social reglamentará el mecanismo por el cual se permita que, a través de un mecanismo de arbitramento técnico se proceda a la liquidación de los mismos, en el menor tiempo posible".

El Ministerio de la Protección Social mediante Resolución 3309 del 18 de septiembre de 2007 reglamenta el inciso segundo del artículo 17 de la Ley 1122 de 2007, disposición que debe ser acatada por las entidades territoriales.

6. Información sobre rentas cedidas

6.1. Loterías y Apuestas Permanentes - Chance

La información que se relaciona en los anexos técnicos correspondientes es la que debe ser diligenciada y remitida por parte de las Secretarías de Salud Departamentales, Direcciones Territoriales de Salud, Institutos Seccionales de Salud; Fondos Departamentales de Salud y Secretaría Distrital de Salud Bogotá.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Reporte de Pagos

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información. El anexo y los manuales se pueden consultar en la página web www.supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud.

6.2. Otros Juegos de Suerte y Azar

La información que se relaciona en los anexos técnicos correspondientes es la que debe ser diligenciada y remitida por parte de las Secretarías de Salud Municipales y Secretaría Distrital de Salud Bogotá. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Reporte de Pagos

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información. El anexo y los manuales se pueden consultar en la página web www.supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud.

6.3. IVA cedido a salud y Rentas de monopolio de Licores.

6.3.1. La información correspondiente a IVA cedido de cervezas, licores, vinos, aperitivos y similares deberá ser diligenciada y remitida por parte de las Secretarías de Salud Departamentales, Direcciones Territoriales de Salud, Institutos Seccionales de Salud; Fondos Departamentales de Salud y Secretaría Distrital de Salud Bogotá. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

Formulario

Periodicidad

Plazo

Reporte de Pagos

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información. El anexo y los manuales se pueden consultar en la página web www.supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud.

El Secretario de Salud y/o Director o Jefe del Fondo Departamental de Salud, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al finalizar cada semestre, remitirá una relación de los dineros recibidos, inversión ejecutada o proyectos adelantados por el departamento en el sector salud con los recursos provenientes de las rentas del monopolio de licores, indicando la modalidad, las fechas en que fueron realizados y los conceptos.

6.3.2. La información que se establece en los anexos técnicos respectivos es la que debe ser diligenciada y remitida por parte de las Secretarías de Hacienda relacionada con el IVA cedido a salud. A partir de la entrada en vigencia de la presente circular sólo se deberá remitir en medio impreso la información que específicamente se solicite.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

6.3.2.1. Las tarifas de impuesto al consumo y/o participación porcentual adoptadas en la entidad territorial deberán ser remitidas, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de expedición del acto administrativo, al correo electrónico licores@supersalud.gov.co

6.3.2.2. Los plazos establecidos son:

Formulario

Periodicidad

Plazo

Actualización Entidades

Mensual

10 primeros días calendario de cada mes

Cobros al Fondo Cuenta

Mensual

Reporte de Producción

Mensual

Declaraciones y Pagos

Mensual

Reporte de Actuaciones

Mensual

6.3.2.3. La Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá sólo deberá reportar los formularios denominados "Cobros al Fondo Cuenta", "Declaraciones y Pagos" y "Reporte de Actuaciones", correspondientes a cervezas y sifones.

6.3.2.4. En el anexo técnico se encuentran las instrucciones específicas para el diligenciamiento y remisión de la información. El anexo y los manuales se pueden consultar en la página web www.supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud.

6.3.2.5. Una vez esta Superintendencia ponga en conocimiento de las Secretarías de Hacienda Departamentales las inconsistencias detectadas en la liquidación y pago del IVA, de conformidad con la información reportada en el Capítulo IV del Título III de esta Circular Única, deberán dar inicio a los procesos tributarios a más tardar dentro del mes siguiente.

6.3.2.6. Las Secretarías de Hacienda Departamental deberán informar al departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina los productos que fueron despachados para consumo en la Isla, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío, indicando:

6.3.2.6.1. Productor.

6.3.2.6.2. Nombre de los productos, presentación y cantidad, por cada producto enviado.

6.3.2.6.7. Fecha del envío.

6.3.2.7. La Secretaría de Hacienda del Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina deberá informar, al respectivo departamento, los productos que ingresaron a la Isla, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo, indicando:

6.3.2.7.1. Productor.

6.3.2.7.2. Nombre de los productos, presentación y cantidad, por cada producto recibido.

6.3.2.7.3. Fecha del ingreso.

6.3.2.8. Las respectivas Secretarías de Hacienda darán inicio a los procesos tributarios cuando surjan diferencias entre los productos enviados para consumo en el departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina y los efectivamente ingresados, a más tardar dentro del mes siguiente.

6.4. Monopolio de Licores-Secretarías de Hacienda Departamentales

La información que se relaciona a continuación corresponde a la que debe ser diligenciada y remitida por parte de las Secretarías de Hacienda sobre las Rentas del Monopolio de Licores Destilados, así:

6.4.1. Dentro de los diez (10) días calendario siguientes al finalizar cada semestre, los montos recaudados, en el semestre inmediatamente anterior, por rentas del monopolio de licores, detalladas por cada concepto, a saber, Impuesto al Consumo y/o Participación Porcentual, Excedentes de la Licorera Departamental, Derechos de Explotación y las demás que se originen como producto del ejercicio del monopolio.

6.4.2. Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la aprobación del presupuesto los montos incorporados en el presupuesto del departamento con destino a la financiación de los servicios de salud y educación, discriminando por cada rubro específico de gasto, la fuente de financiación, de manera que se pueda identificar la aplicación efectiva de las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio, al igual que los demás recursos que se destinan a salud.

6.4.3. Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al cierre de cada vigencia fiscal los montos efectivamente ejecutados el sector salud por rentas del monopolio de licores discriminando por cada rubro específico de gasto la fuente de financiación, de manera que se pueda identificar la aplicación efectiva de las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio de licores, de conformidad con los conceptos de gasto establecidos en el Decreto 4692 de 2005 y demás normas vigentes.

No obstante, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones y facultades, en cualquier momento puede solicitar el envío de documentación que complemente y/o aclare la información reportada.

7. Facultades de la entidad territorial en la atención en salud

Las Entidades Territoriales de los niveles departamental, distrital y municipal deberán ejercer las funciones y competencias determinadas en las leyes y disposiciones reglamentarias vigentes, en el sector salud, especialmente en los temas de aseguramiento, prestación de servicios de salud a nivel territorial, salud pública, participación social, sistemas de información, focalización y financiamiento, en el territorio de su jurisdicción.

Igualmente deberá cumplir con las facultades de vigilancia y control en la aplicación de las normas técnicas, científicas, administrativas y financieras que expida el Gobierno

Nacional para las entidades que actúan en el sector salud acorde con lo determinado en la Ley 715 de 2001 y demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes, sin perjuicio de las competencias y funciones de las otras entidades que ejercen inspección, vigilancia y control y observando plenamente las instrucciones de remisión de información a la Superintendencia Nacional de Salud.

De acuerdo con lo establecido en las normas vigentes las entidades territoriales adelantarán los procesos administrativos y pondrán en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud la aplicación de las acciones a que hubo lugar.

Las entidades territoriales a más tardar el 30 de marzo de cada año deberán consolidar la información sobre ejecución presupuestal en mantenimiento hospitalario de las IPS y reportarla a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de esta Superintendencia para que tome las medidas que considere necesarias para garantizar el cumplimiento, adjuntando censo de entidades obligadas a implementar y reportar el plan de mantenimiento hospitalario con las características definidas en la presente circular, relación de las acciones ejecutadas en asistencia técnica a las IPS de su jurisdicción, visitas de IVC a la implementación del plan de mantenimiento, IPS que no cumplen con lo establecido en mantenimiento hospitalario respecto a elaboración y ejecución del plan de mantenimiento hospitalario y reporte de información a la entidad territorial.

La información anteriormente descrita deberá ser remitida de acuerdo con la estructura y plazos señalados en el anexo técnico.

Anualmente a más tardar el 31 de enero de cada año, con corte de 30 de diciembre, las entidades territoriales responsables del proceso de habilitación, deberán reportar a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de la Superintendencia Nacional de Salud, el informe de Gestión del Macro Proceso de Habilitación en los siguientes procesos:

Estructura administrativa responsable del proceso de habilitación. Relacionando la asignación de áreas y funcionarios responsables de los procesos de asesoría, capacitación, entrega de documentos de soporte a los prestadores, recepción de la declaración de habilitación, revisión documental, coordinación de visitas de verificación y aplicación de conductas.

Censo actualizado de prestadores. Relacionando el número de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, independientes, ambulancias; definidas por públicas, privadas, mixtas.

Censo de servicios. Relacionando servicios ofertados por niveles de complejidad.

Ejecución de visitas de verificación de cumplimiento de estándares de habilitación. Relacionando por prestadores, las visitas programadas y las ejecutadas en el año inmediatamente anterior.

Procesos sancionatorios. Relacionar por prestadores y servicios, sanciones impuestas, procesos de investigación en curso, medidas de seguridad impuestas.

Implementación del PAMEC. Relacionar el cumplimiento por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, en la implementación del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad en la Atención en Salud, con las pautas indicativas establecidas por el Ministerio de la Protección.

Los archivos de la información anteriormente descrita deberá ser radicada por vía electrónica firmados digitalmente, por parte del representante legal a través del sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud, www.supersalud.gov.co en el enlace "Recepción Datos de Vigilados, de acuerdo a estructura descrita".

Con el objeto de vigilar el cumplimiento de las normas que reglamentan la selección, adquisición, importación y evaluación de la tecnología biomédica, en el anexo técnico de la presente circular, se imparten instrucciones sobre indicadores y la información que debe ser reportada a la Superintendencia Nacional de Salud, entre otras por las Entidades Territoriales de orden departamental y distrital.

Fecha de corte

Fecha límite de entrega

Con corte a 31 de diciembre

Enero 31 del año siguiente

Con corte a 30 de junio

El 31 de julio

Finalmente, en el tema de focalización para el aseguramiento, se debe reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información establecida en el anexo técnico correspondiente con la periodicidad solicitada.

TITULO. VI

FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA, FOSYGA

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma mensual con fecha de corte el último día de cada mes y con fecha límite de entrega el último día calendario del mes siguiente a la fecha de corte.

Los archivos que se envíen deben cumplir totalmente con la estructura y características que se describen en este anexo técnico.

El Consorcio Fiduciario del Fosyga remitirá información sobre:

*Afiliados al régimen contributivo

*Afiliados al régimen subsidiado

*Recaudo, compensación por período de compensación causado y fecha de compensación.

*Reintegro por fallecidos, multiafiliados, multicompensados, cédulas inconsistentes

*Giros directos pendientes de legalización.

*Glosas de cotizantes y beneficiarios.

En materia de régimen subsidiado, información de:

1. Giros de la subcuenta de solidaridad

2. Contratos de régimen subsidiado

3. Giros realizados del Fosyga, por cada municipio, departamento y EPS del régimen subsidiado y para todas las modalidades de contratación.

También remitirá información sobre:

Recobros de medicamentos no POS y tutelas

Análisis del estado de trámite de recobros, y reclamaciones SOAT ante la subcuenta ECAT, menores o iguales a ¼ SMLMV y mayores a ¼ de SMLMV

Análisis de glosas.

Información sobre recaudos del Fosyga

Por concepto de aportes del SOAT

Cajas de Compensación Familiar que no administran régimen subsidiado

INDUMIL

Regímenes de Excepción.

Información gestión financiera de la subcuenta de solidaridad, sobre presupuesto de ingresos y gastos de las subcuentas del Fosyga, que igualmente, se hará de conformidad con lo establecido en el anexo técnico de la presente circular única.

TITULO. VII

PROTECCIÓN DE LOS USUARIOS Y LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

CAPITULO. I

Protección al usuario

La Superintendencia Nacional de Salud considera de vital importancia instruir a las entidades sujetas de inspección, vigilancia y control cuyas funciones están orientadas a la administración de planes de beneficios en salud y a la prestación de los servicios de salud, sobre el trámite que debe seguirse para garantizar el acceso de la población colombiana a los servicios de salud y a los medicamentos.

Por ello, es fundamental recordar que la salud en Colombia goza del amparo constitucional y legal y que en tal sentido, la función de la Superintendencia como rectora del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control, es velar por la defensa y la protección de los usuarios de la salud.

Con base en ello, requerimos a los actores vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud, el deber y la obligación de atender con objetividad, ética y profesionalismo los servicios que tienen los usuarios en el Sector Salud, los cuales están soportados principalmente en los principios de universalidad, equidad, obligatoriedad, protección integral, libre escogencia, autonomía institucional, descentralización administrativa, participación social, concertación y calidad.

La Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de lo señalado en la ley 100 de 1993, la Ley 1122 de 2007, el Decreto 1018 de 2007 y las normas propias de cada uno de los régimen exceptuados y especiales principalmente en las Leyes 91 de 1989, 352 de 1997 y 647 de 2001 y el Decreto 1795 de 2000, insta a los actores del Sector Salud al cumplimiento de la normatividad existente relacionada con la protección al usuario en salud, porque de darse una actuación en contra de ley, esta entidad actuará con las facultades conferidas en la normatividad vigente.

Por lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, especialmente las relacionadas con la facultad de impartir instrucciones y de fijar los criterios y señalar los procedimientos, considera necesario determinar algunas reglas fundamentales aplicables a la atención al usuario.

Así, la Superintendencia Nacional de Salud, establece las siguientes instrucciones que deben cumplir los sujetos vigilados para propender por la protección de los derechos de los usuarios.

1. Trato Digno a los Usuarios

Es obligación de todos los funcionarios y/o trabajadores de las entidades vigiladas que manejan los trámites administrativos y/o asistenciales del Plan de Salud, ofrecer un trato digno a los usuarios que acudan a solicitar servicios ante la respectiva entidad vigilada.

Dicho trato debe cumplir por lo menos con los siguientes criterios:

1.1. Una administración caracterizada por ser ágil, oportuna, eficaz, eficiente y sensible a las necesidades de los usuarios o clientes externos.

1.2. La atención al usuario se debe caracterizar por solucionar de fondo los requerimientos de atención en salud, ya sea prestándolos directamente o brindando soluciones alternativas de acceso al servicio requerido, lo cual tiene como finalidad única la satisfacción a cabalidad de la necesidad planteada por el usuario.

1.3. En el trato al usuario, se aplica prioritariamente la valoración al individuo, el respeto, la cordialidad, la orientación y comunicación permanente y el trato humanizado en general.

1.4. Servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política.

1.5. Capacitar en forma permanente a aquellos funcionarios encargados y responsables de la atención a los usuarios.

2. Atención al Usuario

Es deber de todas las entidades brindar atención integral al usuario de la salud y esta, debe entenderse como un proceso integral en el que es requisito fundamental adoptar procedimientos, mecanismos, medios, instrumentos y canales para que esa atención cumpla con los principios de objetividad y buen trato.

En tal sentido, las administradoras de planes de beneficios en salud y las instituciones de prestadoras de servicios de salud, deberán implementar y desarrollar parámetros para el buen funcionamiento de este proceso.

Por lo anterior, es necesario que se adopten las siguientes medidas:

2.1. Oficina de Atención al Usuario.

Todas las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) y prestadoras del servicio de salud, deben tener una oficina de atención al usuario de manera personalizada, ubicada en sitio de fácil acceso y dotada de las herramientas logísticas y tecnológicas necesarias para su normal funcionamiento. Su horario de atención deberá ser acorde a las necesidades de los usuarios, y dichas oficinas deben contar con una línea gratuita nacional 018000 las veinticuatro (24) horas de los siete (7) días de la semana.

Las funciones que se le asignen al personal que labore en las Oficinas de Atención al Usuario, deben ser claras y expresas, señaladas en un manual de procesos y procedimientos.

El perfil del personal asignado a esta dependencia, debe reunir los requisitos de idoneidad acorde con las funciones que va a desempeñar, y con sentido de pertenencia a la institución y con las labores asignadas.

Corresponde a cada entidad de salud, facilitar a la Oficina de Atención al Usuario, los medios idóneos para que se asista y atienda al usuario con prontitud, agilidad, eficiencia y eficacia.

De igual forma, es necesario que la entidad diseñe e implemente canales de comunicación y de acceso a la información, fácil y ágil, por parte del usuario. Así mismo, debe tener un mecanismo apropiado para la radicación de los Derechos de Petición que presenten los interesados.

Es deber y obligación del funcionario responsable de la Oficina de Atención al Usuario, atender al usuario, orientarlo y si es del caso acompañar y gestionar su solicitud, la cual podrá presentar de manera escrita, personalizada, telefónica, página "web" o por cualquier otro medio que adecue la entidad para recibir las peticiones instauradas.

En caso que se presente una petición y la decisión de la administración sea contraria, la negación debe sujetarse al formato de negación de servicios y ser efectuada exclusivamente a través de profesionales de la salud, ampliamente capacitados para ello.

Su principal misión en este sentido, será brindar información veraz, oportuna, de calidad, garantizando siempre que no se obstaculice el tratamiento o servicio del afiliado y, en consecuencia, debe asegurarse que la salud y la vida del usuario no presente riesgo en ningún momento a causa de la negación.

Por lo anterior, es necesario reiterar que cada caso debe analizarse de forma individual y es obligación de los vigilados a quien se dirige esta instrucción, prestar eficientemente el servicio y ejercer las acciones pertinentes para el cobro correspondiente, ante quien sea responsable del pago.

Así las cosas, y con el fin que los aspectos señalados en los acápites precedentes sean cumplidos en forma estricta, es preciso que los vigilados diligencien el formato de negación de servicios de salud y/o medicamentos (SNS-FNSSM) que se encuentra en el anexo técnico de esta circular, haciendo claridad que el mismo no podrá ser modificado.

El formato se tramitará, mínimo con una copia, la cual deberá ser entregada al usuario o a la persona que adelanta la solicitud del medicamento o servicio, dejando en todo caso constancia de recibo por el afectado, así como el trámite dado. Adicionalmente, es indispensable que en las carteleras de los puntos de atención de usuarios, se publique copia ampliada del formato.

Se reitera, entonces, que los sujetos destinatarios de esta instrucción deberán seguir estrictamente los parámetros aquí señalados tanto en forma verbal como por escrito, frente a los usuarios a los que se les niega la atención o el suministro de medicamentos, así:

*Ante la solicitud del servicio o medicamento, la entidad deberá, de forma inmediata explicar al usuario o persona a cargo del mismo, las razones por las cuales no tiene derecho a acceder al servicio solicitado y de la misma manera le deberá indicar todas las alternativas de que disponen (incluido el Comité Técnico Científico) para acceder al servicio o medicamento no autorizado, garantizando el acompañamiento por parte de la aseguradora o IPS que realiza la negación.

*Se deberá ilustrar detalladamente al afiliado sobre la posibilidad de elevar su petición ante la oficina de atención al usuario de la propia entidad aseguradora o prestadora del servicio y, si ella no es resuelta, a los organismos competentes, respetando siempre las instrucciones ya impartidas por este despacho, sobre trato digno.

*Una vez el afiliado ha sido informado de los aspectos antes señalados, deberá diligenciarse el formato de negación de servicios de salud y/o medicamentos (SNS-F:NSSM), anexo a esta circular, en forma completa, clara, legible, expedita, al momento mismo de la solicitud.

En relación con el diligenciamiento del formato debe tenerse en cuenta:

1. Que contenga el número consecutivo interno que le asigne cada entidad, conforme a su organización administrativa.

2. La fecha de solicitud, la cual corresponde a aquella en la que el usuario requirió el servicio o medicamento y la de diligenciamiento (día, mes y año en que se tramite el documento).

3. El número de contrato es exclusivamente para las entidades que ofrecen planes adicionales de salud y que, por tanto, tienen un vínculo contractual con el usuario.

4. La casilla de semanas cotizadas necesariamente debe llenarse incluyendo todas las semanas de cotización al Sistema, independiente de las que lleve cotizando a la entidad en la que se encuentra actualmente.

5. En el espacio destinado a las alternativas para que el usuario acceda al servicio solicitado, no se trata de hacer una relación preestablecida de opciones para que el afectado escoja, estas son producto del análisis individual del caso; dicho análisis debe ser realizado con el usuario y previo contacto con las entidades que asumirán la prestación, si esto fuere preciso.

6. El nombre y cargo del empleado que autoriza la negación del servicio o medicamento debe estar en letra clara y legible. Igualmente, el formato debe ser suscrito por el profesional de la salud competente.

Una vez surtido el trámite aquí señalado se solicitará la firma del afectado o quien haga sus veces y se le entregará copia del documento.

La Superintendencia Nacional de Salud periódicamente podrá solicitar copia del formato de negación de servicios de salud y/o medicamentos así como información del trámite surtido, por lo cual se requiere que la entidad vigilada conserve en archivo organizado estos antecedentes.

2.2. Trámite de Peticiones

La Constitución Política establece, en su artículo 23, el derecho de petición. Concordante con lo dispuesto en los artículos 5 y subsiguientes del Código Contencioso Administrativo, entonces, la Superintendencia Nacional de Salud clasifica el derecho de petición en: Reclamo, Queja, consulta, información y manifestación.

2.2.1. Reclamo: Se entiende por reclamo la solicitud de investigación por una irregularidad cometida por alguno de los actores del Sector Salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud o por el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993 y sus normas complementarias, y que deba ser conocida por esta Superintendencia.

2.2.2. Queja: Se entiende por queja la inconformidad manifestada por un usuario frente a la actuación de un funcionario o trabajador de las entidades aseguradoras o prestadoras de los servicios de salud, por causa o con ocasión del ejercicio irregular de sus funciones.

2.2.3. Consulta: La petición que dirige un usuario para obtener un parecer, concepto, dictamen o consejo.

2.2.4. Información:

2.2.4.1. De carácter particular: cuando la solicitud se hace para el suministro de documentos personales y que son requeridos por el interesado.

2.2.4.2. De carácter general: cuando la petición es de interés para toda una comunidad.

2.3. Instrucciones

Con el fin de que las peticiones que se presenten se resuelvan de manera oportuna y eficiente, cada una de las entidades destinatarias de la presente instrucción debe establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para mantener debidamente organizado el sistema de trámite de peticiones el cual, adicionalmente, debe servir de insumo para la elaboración del plan de mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios de salud. Así mismo, el resultado de las peticiones presentadas contra cada entidad según los registros internos de esta Superintendencia, será tenido en cuenta para evaluar permanentemente a la entidad sobre la debida información a los usuarios y la adecuada prestación de servicios de salud.

Igualmente toda entidad que tramite las peticiones de los usuarios, empleará para su registro, conservación y control, un sistema de archivo que podrá organizarse a través de un formato de control que contenga como mínimo los siguientes aspectos:

*Fecha de recibo de la petición.

*El estado del trámite.

*La codificación asignada por la entidad.

*Nombre de la persona que firma la queja o reclamación.

*Aspecto o tema principal que motivó la queja.

*Lugar de origen de la petición.

*Régimen (contributivo, subsidiado, vinculado, otro).

*Decisión.

Con el fin de que los usuarios estén debidamente enterados, las Entidades destinatarias de la presente circular, tienen la obligación de informarles ampliamente sobre la ubicación y dependencia que recepcionará y resolverá las peticiones por ellos presentadas.

Cuando una petición relacionada con la prestación del servicio de salud por parte de las entidades vigiladas, se reciba directamente por la Superintendencia Nacional de Salud, esta avocará su conocimiento y le dará traslado a la entidad respectiva para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo proceda a dar respuesta por escrito al peticionario o quejoso, enviando copia de la respuesta a la Superintendencia Nacional de Salud con fotocopia de los documentos entregados al peticionario si los hubiere, sin perjuicio que la entidad deba rendir las explicaciones pertinentes de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente.

La petición se entenderá incumplida o desatendida en caso de no recibirse copia de la respuesta o de recibirse incompleta o fuera de término. En este sentido debe entenderse que no hay respuesta en los eventos en los cuales la entidad implicada no remite una solución de fondo frente a las inquietudes planteadas por el usuario respectivo.

La respuesta y decisión de la entidad al peticionario deberá ir fechada y con la dirección correcta; ser completa, clara, precisa y contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que la soporten. Además, deberá ir acompañada de copia de los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones de la institución.

Tratándose de peticiones presentadas directamente a las entidades, estas asumirán la responsabilidad de tramitarlas y resolverlas de manera satisfactoria.

Sin embargo, la Superintendencia Nacional de Salud, podrá revisar la actuación de cualquier institución ante la cual haya sido presentada una petición y constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de la adecuada prestación de los servicios, de la información necesaria al usuario, de la eficacia, celeridad y oportunidad.

En el sentido antes expuesto, es obligación de las entidades a quienes se dirige la presente instrucción adoptar los correspondientes sistemas de archivo que les permitan, de conformidad con los requerimientos que periódicamente efectúe este Despacho, suministrar la información pertinente a través de la cual se pondere la materialidad y frecuencia de las peticiones.

La presente instrucción requiere un especial compromiso por parte de sus destinatarios, ya que de su aplicación resultará el mejoramiento de la calidad del servicio, reducción de conflictos y satisfacción de los usuarios. No obstante esta Superintendencia estará atenta al estricto cumplimiento de la misma.

Finalmente, en toda comunicación que se dirija a un usuario en relación con una petición, se deberá incorporar la advertencia, en caracteres destacados, que frente a cualquier desacuerdo en la decisión adoptada por la entidad ante la cual se elevó la respectiva queja o petición, se puede elevar consulta ante la correspondiente Dirección de Salud, sea esta la Departamental, Distrital o Local, sin perjuicio de la competencia prevalente y excluyente que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud, como autoridad máxima en materia de inspección, vigilancia y control.

2.3. Atención Telefónica

La calidad en la atención al usuario comprende actividades como la atención inicial de urgencia, la referencia y contrarreferencia, la atención de peticiones que hacen necesario un sistema eficiente y eficaz de información y atención al usuario.

Así mismo, se debe hacer particular énfasis en que los derechos fundamentales que deben garantizar los destinatarios de esta instrucción pueden estar amenazados en cualquier momento, sin distingo de hora o día, lo que hace que la atención al usuario deba ser permanente.

En virtud de lo expuesto, todas las entidades objeto de la presente instrucción deben disponer de atención telefónica para los usuarios las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana.

En desarrollo de lo anterior, para los propósitos mencionados en esta instrucción, con las características anteriores y con el fin de decidir de fondo las inquietudes y solicitudes de sus usuarios, todas las Entidades Administradoras y Prestadoras de Planes de Beneficios, deberán tener, al menos, un número telefónico local, uno gratuito regional y uno nacional, así como las Entidades Promotoras de Salud, las empresas que ofrezcan planes adicionales en salud y los servicios de ambulancia prepagada, deberán tener números locales en los departamentos donde tengan afiliados y un número gratuito nacional.

Los números telefónicos que se tengan destinados a los fines de esta circular deberán ser reportados por las entidades objeto de la presente circular a la Superintendencia Nacional de Salud a través de su página web (www.supersalud.gov.co) en el enlace que para tal fin se disponga y sus modificaciones se reportarán, en las mismas condiciones, inmediatamente suceda el cambio.

Las entidades objeto de la presente instrucción deberán divulgar los números de atención telefónica a los usuarios y atender y resolver de fondo todas las llamadas que se hagan a estos números.

La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones verificará periódicamente el cumplimiento a lo señalado anteriormente y recibirá las inquietudes de los usuarios para comprobar el funcionamiento de este mecanismo.

2.4. Red Interactiva

Otro medio o canal que se debe implementar o fortalecer es el acceso de los usuarios a la entidad para presentar una petición a través de las páginas "Web". A través de ella los usuarios podrán interponer sus peticiones y a las mismas se les debe dar el trámite correspondiente de acuerdo con las normas y los términos establecidos por la ley.

En todo caso, las entidades del Sector Salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud, podrán adoptar e implementar todos los mecanismos posibles para facilitar el acceso a los usuarios y de igual forma se les deberá responder con objetividad, buen trato y profesionalismo.

CAPITULO. II

Participación ciudadana

El presente capítulo determina los parámetros que implementará la Superintendencia Nacional de Salud, para que bajo las funciones de Inspección, Vigilancia y Control, los entes vigilados desarrollen los procesos de participación social señalados en la Constitución Política de Colombia, la Ley 91 de 1989, la ley 100 de 1993, el Decreto 1757 de 1994, los Decretos 1301 de 1994 y 1795 de 2000, la Ley 352 de 1997, la Ley 1122 de 2007, el Decreto 1018 de 2007 y las demás normas pertinentes.

1. Introducción normativa

Corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud, con base en el numeral 7° del artículo 37 de la Ley 1122 de 2007, promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana.

De igual forma, según el numeral 9 del artículo 4° del Decreto 1018 de 2007, promover la participación ciudadana y establecer los mecanismos de rendición de cuentas a la comunidad.

La Ley 100 de 1993, en el numeral 7 del artículo 153 señala que el Sistema General de la Seguridad Social en Salud, estimulará la participación de los usuarios en la organización y control de las instituciones y del sistema en su conjunto. El Gobierno Nacional establecerá los mecanismos de vigilancia de las comunidades sobre las entidades que conforman el sistema. Será obligatoria la participación de los representantes de las comunidades de usuarios en las juntas directivas de las entidades de carácter público.

Consecuente con el artículo 156 de la citada norma, en el literal h) se señala: "Los afiliados podrán conformar alianzas o asociaciones de usuarios que los representarán ante las entidades promotoras de salud y las instituciones prestadoras del servicio".

Por su parte, el parágrafo tercero del artículo 157, preceptúa: "Podrán establecerse alianzas o asociaciones de usuarios, las cuales serán promovidas y reglamentadas por el Gobierno Nacional con el fin de fortalecer la capacidad negociadora, la protección de los derechos y la participación comunitaria de los afiliados al SGSSS. Estas agrupaciones de usuarios podrán tener como referencia empresas, sociedades mutuales, ramas de actividad social y económica, sindicatos, ordenamientos territoriales u otros tipos de asociación, y podrán cobrar una cuota de afiliación".

El artículo 231 de la misma norma, referente al ejercicio del control social, señala: "Sin perjuicio de los demás mecanismos de control, y con el fin de garantizar cobertura, eficiencia y calidad de servicios, la prestación de los servicios de salud será objeto de control por parte de las veedurías comunitarias elegidas popularmente, de acuerdo con la reglamentación que se expida para el efecto".

El Sistema General de Seguridad Social en Salud de la Ley 100 de 1993, trae en su normatividad los elementos necesarios para involucrar a la sociedad en su desarrollo e implementación. Esa participación inicialmente la encontramos a través de la conformación de asociaciones de usuarios cuyo objetivo es el de velar por la calidad de la prestación del servicio y la defensa del usuario. Este se complementa con el ejercicio del control social por medio de la constitución de veedurías comunitarias.

La base constitucional de esta forma participativa la encontramos en los artículos 2° y 38 de la Carta Política al señalarnos como fines del Estado la participación ciudadana y la garantía que tiene la población colombiana de la libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en la sociedad.

Por lo tanto, los usuarios del Sistema General de la Seguridad Social en Salud y del Sector Salud tienen la facultad legal y constitucional de conformar las asociaciones de usuarios y las veedurías en salud.

2. De las modalidades de la participación

Con la normatividad señalada y con la expedición del Decreto 1757 de 1994, se fijan las modalidades y formas de la participación social en la prestación de los servicios de salud.

Por lo anterior, las entidades del Sistema General de la Seguridad Social y en general las del sector salud, deben implementar y desarrollar la participación en salud, como uno de los instrumentos para involucrar a los afiliados en la toma de decisiones que les afectan y para ello adoptarán las siguientes formas participativas.

2.1 Participación en salud

La participación en salud se conforma de: la participación social y la participación en las instituciones del Sistema General de la Seguridad Social en Salud y del sector salud.

La participación social comprende la participación ciudadana, entendida como el ejercicio de los derechos y deberes del individuo; y la participación comunitaria, como el derecho que tienen las organizaciones comunitarias para intervenir en decisiones de planeación, gestión, evaluación y veeduría en salud.

Por su parte la participación institucional es la interacción de los usuarios con los servidores públicos para la gestión, evaluación y mejoramiento en la prestación de los servicios en salud.

Para dar cumplimiento a lo establecido, las entidades administradoras y prestadoras del servicio deben estimular la conformación de asociaciones, ligas o alianzas de usuarios en salud.

El Decreto 1757 de 1994, define la Alianza o asociación de usuarios, como una agrupación de afiliados del régimen contributivo y subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud, que tiene derecho a utilizar unos servicios de salud de acuerdo con su sistema de afiliación y que velará por la calidad del servicio y la defensa del usuario.

Teniendo en cuenta que en el marco de la Ley 1122 de 2007, se señala como uno de los ejes el desarrollo de la participación social y el Decreto 1018 de 2007 le asigna tales funciones a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, es deber de esta reorientar el proceso de las asociaciones de usuarios con el propósito de incorporarlo como un verdadero elemento de apoyo para mejorar la prestación del servicio de salud en el marco del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control.

En tal sentido y con el soporte constitucional y la normatividad que desarrolla la participación ciudadana en el Estado colombiano, la Superintendencia Nacional de Salud, señala los parámetros para implementar esta figura en los entes vigilados de la siguiente forma:

2.1.1 Conformación de Asociaciones de Usuarios

En cada Departamento del país podrá existir una Asociación, Liga o Alianza por cada Entidad Administradora de Planes de Beneficios y Prestadora de Servicios de Salud, donde esta tenga presencia. Representantes de ellas conformarán la Asociación, Liga o Alianza del orden nacional.

Cada Asociación, Liga o Alianza, tiene la facultad de promover la conformación de comités especializados (enfermos de alto costo, enfermedades ruinosas, etc.), en cumplimiento de la función específica para la cual fue creada y se someterá a los estatutos y reglamento interno de cada Asociación, Liga o Alianza.

La conformación de las asociaciones de usuarios deberá ser promovida y realizada por las entidades administradoras y prestadoras del servicio de salud mediante convocatoria pública, a través de un medio de alta divulgación local, regional o nacional, durante los sesenta (60) días calendario siguientes a la expedición de la presente Circular. En caso de que la entidad administradora o prestadora del servicio no convoque su conformación dentro

del término señalado, los afiliados por iniciativa propia lo podrán hacer y así lo comunicarán a la Entidad y a la Superintendencia Nacional de Salud.

En la conformación se elaborará un acta de constitución en la que se relacionará el nombre de sus integrantes y la Junta Directiva conformada por presidente, secretario y tesorero; también deberá nombrarse un revisor fiscal que no hará parte de dicha Junta. El acta también deberá contener la identificación de la asociación, liga o alianza, la identificación de sus integrantes, calidad de afiliado, dirección de residencia, contacto telefónico y el período para el que se haya constituido.

Copia escaneada del acta deberá ser remitida a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y Participación Ciudadana de la Superintendencia Nacional de Salud, a través de un medio magnético, en formato técnico que se anexa a esta Circular.

Las entidades administradoras y prestadoras del servicio de salud, que ya tengan conformada la asociación, liga o alianza, remitirán, dentro del mismo término y modalidad antes señalado, la información solicitada a la Superintendencia Nacional de Salud. Para una mejor organización, la Asociación, Liga o Alianza deberá elaborar sus propios estatutos y reglamento interno para su funcionamiento.

Los representantes de las asociaciones y la correspondiente EAPB, se reunirán por lo menos una vez al mes con el fin de presentar a esta las presuntas irregularidades que se estuvieren cometiendo en la prestación del servicio; una vez la entidad verifique las situaciones que haya dado a conocer la asociación, realizará los correctivos pertinentes y el resultado de esta gestión será informado a la asociación, liga o Alianza en la reunión del siguiente mes.

2.1.2. Veedurías en salud para el ejercicio del control social

La Asociación, Liga o Alianza podrá conformar Comités de Veeduría en Salud, para los planes y programas de la EAPB y para la prestación de servicio de salud.

Es fundamental que las entidades aseguradoras y prestadoras del servicio de salud, faciliten el ejercicio del control social acorde con la normatividad vigente y es deber de cada institución analizar y deliberar sobre las propuestas o recomendaciones que hagan los miembros de las veedurías a través de las asociaciones de usuarios para su posible implementación cuyo único propósito debe ser el de mejorar la calidad de la prestación del servicio.

La conformación de las veedurías ciudadanas por parte de las asociaciones de usuarios se someterán a la Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentó la conformación de las veedurías ciudadanas.

Es importante tener en cuenta que los miembros de las asociaciones de usuarios deben observar las mismas inhabilidades, impedimentos e incompatibilidades que para tal efecto establece la norma que reglamenta las veedurías ciudadanas.

3. Realización de audiencias públicas

Por mandato legal, las entidades de salud, deben adelantar procesos de rendición de cuentas a la comunidad, por lo menos una vez al año. En tal sentido, las entidades administradoras de los planes de beneficios y prestadoras del servicio de salud deberán convocar, programar, organizar y desarrollar la rendición de cuentas a través de las Audiencias Públicas.

En las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas, se dará información sobre la gestión adelantada en la prestación del servicio de salud, el manejo presupuestal, financiero y administrativo, los avances y logros obtenidos como producto de las reuniones concertadas con las asociaciones respectivas y las acciones correctivas tomadas por el ejercicio del proceso veedor.

La realización y resultado de la Audiencia Pública de rendición de cuentas deberá ser informado por la EAPB y prestadora de servicio a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana de la Superintendencia Nacional de Salud, en medio magnético, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la celebración de la misma en formato técnico anexo a la presente circular.

Los compromisos adquiridos por las EAPB y la comunidad a través de las Asociaciones, ligas o Alianzas de Usuarios, estarán regulados por los principios de concertación y de amigable composición y en ningún momento se deberán emplear para interrumpir el normal desarrollo de la atención en salud.

4. Consultas Ciudadanas

En el desarrollo del mandato constitucional y legal de la promoción de la participación ciudadana, la Superintendencia Nacional de Salud, a través de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana, implementó un mecanismo denominado Consulta Ciudadana. Espacio de interacción en donde todos los actores del sistema confluyen para dar a conocer propuestas de planes de mejoramiento en la prestación del servicio de salud y/o irregularidades que se estén presentando en la gestión administrativa, presupuestal, disciplinaria y de funcionamiento, entre otras, de las entidades administradoras y prestadoras del servicio de salud que vulneren los derechos de los usuarios en salud.

Las propuestas que presenten las personas que intervienen en la Consulta Ciudadana, serán clasificadas y evaluadas por la Superintendencia Nacional de Salud y de ellas se dará traslado a la entidad o institución competente para que estudie su viabilidad e implementación. De la decisión tomada por esta última se informará al usuario que la haya presentado, si ha sido de manera particular, o a la organización social, si fue en representación de aquella. De igual forma, se le informará a la Superintendencia Nacional de Salud, sobre lo actuado.

La Consulta Ciudadana se desarrolla en todo el territorio nacional. En desarrollo de esta, la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana, traslada una unidad móvil de Atención al Usuario, en la que se pueden presentar, de manera personalizada, las quejas y los reclamos sobre presuntas irregularidades en la prestación del servicio de salud.

Por tal razón, es obligatoria la presencia de un representante de la Oficina de Atención al Usuario de la Entidad Aseguradora y prestadora del servicio de salud en el sitio en donde se adelante la Consulta Ciudadana, quien atenderá los requerimientos que haga el usuario de salud a través de los funcionarios de la Superintendencia Delegada y procurará en tiempo real darle solución definitiva a su petición.

La Superintendencia Nacional de Salud, hará el seguimiento a las peticiones allí presentadas y requerirá, si así lo determina, a la entidad responsable para que informe sobre el estado de la petición.

5. Defensor del Usuario

Corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud en coordinación con la Defensoría del Pueblo, la implementación de la figura del Defensor del Usuario en Salud.

El defensor del usuario, conforme al artículo 42 de la Ley 1122 de 2007, dependerá de la Superintendencia Nacional de Salud.

La función del defensor del usuario en salud será la de ser vocero de los afiliados ante las respectivas EPS en cada departamento o en el Distrito Capital respecto de las quejas y reclamos relativas a la prestación de servicios de salud. Para tal efecto, conocerá, gestionará y dará traslado a las instancias competentes y comunicará al quejoso sobre su gestión y solución.

En tal sentido, la Superintendencia Nacional de Salud, con base en la reglamentación que expida el Ministerio de la Protección Social, instruirá para el desarrollo de esta figura de tal forma que sus funciones estén acorde con lo establecido en la ley; así será obligatorio para las Entidades Administradoras de los Planes de Beneficio y Prestación de los Servicios de Salud, acatar las directrices que en tal sentido se expidan para su funcionamiento.

6. Disposiciones Adicionales

6.1. Suministro de Información a la Superintendencia Nacional de Salud

Todas las Instituciones del Sector Salud, están en la obligación de suministrar la información que requiera la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de sus funciones de inspección, vigilancia y control a la implementación y desarrollo de los procesos de participación social e institucional establecidos en la ley y las normas pertinentes.

De la misma forma, es deber de las entidades del sector salud, brindar apoyo, asesoría y acompañamiento a las acciones que adelanten las asociaciones o ligas de usuarios. Por lo tanto, se les debe suministrar la información que sea requerida siempre y cuando esta no goce de reserva legal.

6.2. Jornadas de formación y capacitación

Corresponde a todas las EAPB y prestadoras del servicio, desarrollar procesos y jornadas de formación y capacitación a los usuarios sobre el Sector Salud y del Sistema General de la Seguridad Social en Salud, además de los mecanismos de participación ciudadana establecidos en las normas vigentes.

Para el efecto mencionado, las organizaciones sociales podrán apoyarse en las entidades públicas o privadas que adelanten procesos de formación y capacitación en procesos participativos como por ejemplo la Escuela Superior de la Administración Pública, ESAP, las entidades del sector salud, académico e incluso solicitar a la Superintendencia Nacional de Salud, colaboración en tal sentido.

7. Inspección y Vigilancia

La Superintendencia Nacional de Salud, en uso de sus facultades legales, adelantará visitas a los actores del sistema con el objeto de verificar la implementación, funcionamiento y desarrollo de los procesos participativos, así como los avances y logros en la interacción de la administración. En todo caso podrá acceder a la información para la verificación de la implementación de los procesos y acceder a la documentación que requiera para su evaluación.

En virtud de lo anterior, las entidades destinatarias de la presente instrucción deberán implementar, dentro de los noventa (90) días siguientes a la entrada en vigencia de la presente circular, los compromisos adquiridos en los procesos de Participación Ciudadana, los cuales podrán ser verificados por la Superintendencia Nacional de Salud.

El incumplimiento de las instrucciones aquí impartidas por parte de las entidades a quienes va dirigida se entenderá como incumplimiento de obligaciones adquiridas mediante la presente circular y dará lugar a las sanciones de ley.

Para el cumplimiento de la funciones de Inspección, Vigilancia y Control, la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana, informará previamente a los sujetos de control de la visita que hará a la Oficina de Atención al Usuario, así como a la Oficina de Participación Social, en donde se hará un proceso evaluativo del funcionamiento, implementación y desarrollo de los procesos de Atención al Usuario y la Participación Ciudadana.

Estas visitas también podrán realizarse sin previo aviso, cuando la Superintendencia Nacional de Salud así lo decida, lógicamente teniendo en cuenta denuncias sobre irregularidades en la prestación del servicio de salud o por acto motivado por algunas de las Superintendencias Delegadas.

El proceso de Inspección, Vigilancia y Control, que adelante la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, así como los procesos sancionatorios, serán los mismos que adopte la Superintendencia Nacional de salud en uso de sus funciones y facultades legales.

TITULO. VIII

OTROS ACTORES

CAPITULO. I

Compañías de seguros autorizadas para operar el ramo SOAT

Las Compañías de Seguros que operen el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito como responsables del flujo de los recursos de la salud deben cumplir con las disposiciones que regulan dicha actividad y en consecuencia diligenciar la información requerida por la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con la estructura y los requerimientos técnicos enunciados en los anexos técnicos de la Circular Unica.

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma mensual con fecha de corte el día 30 ó 31 de cada mes, según sea el caso, y de acuerdo con la fecha límite de entrega, según el siguiente cronograma.

Período de Corte

Fecha límite de presentación

A 31 de diciembre

20 de enero

A 31 de marzo

20 de abril

A 30 de junio

20 de julio

A 30 de septiembre

20 de octubre

CAPITULO. II

Indumil

La Industria Militar, Indumil, deberá reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información por municipio sobre ventas de municiones y explosivos y cantidad de salvoconductos expedidos con fecha de corte el día 30 de cada mes y con fecha límite de entrega el último día calendario del mes siguiente a la fecha de corte, de acuerdo con la estructura señalada en el anexo técnico.

CAPITULO. III

Cajas de Compensación Familiar que no administran Régimen Subsidiado

La información solicitada a las Cajas de Compensación Familiar que no administran régimen subsidiado debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma mensual con fecha de corte el día 30 de cada mes y con fecha límite de entrega el último día calendario del mes siguiente a la fecha de corte, de conformidad con lo establecido en el correspondiente anexo técnico.

TITULO. IX

MEDIDAS ESPECIALES

CAPITULO. I

Marco legal de las acciones y medidas especiales

1. Reseña Histórica

A partir de la Ley 1122 de 2007, la Superintendencia Nacional de Salud en el cumplimiento de las funciones de Inspección, Vigilancia y Control, tendrá como base entre otros, el eje de acciones y medidas especiales en la aplicación de procesos de Intervención Forzosa Administrativa para Administrar o Liquidar las entidades sometidas a su vigilancia, enunciadas en el numeral 5 del artículo 37 de la ley en mención; la Intervención Técnica y Administrativa a las Direcciones Territoriales de Salud, y ejercerá Inspección, Vigilancia y Control sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud en los casos de Liquidaciones Voluntarias. Por lo anterior, se considera necesario establecer en el presente Título, la información que deben reportar a la Superintendencia, los Agentes Interventores, Agentes Liquidadores y Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscales o Revisores Fiscales de entidades sometidas a las medidas especiales enunciadas.

En el mismo sentido, es preciso retomar lo establecido en el artículo 68 de la Ley 715 de 2001, en cuanto a la competencia de la Superintendencia Nacional de Salud de realizar la Inspección, Vigilancia y Control, del cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del mismo, ejerciendo la Intervención Forzosa Administrativa para Administrar o liquidar las entidades vigiladas que cumplan funciones de explotación u operación de monopolios rentísticos, cedidos al sector salud, Empresas Promotoras de Salud e Instituciones Prestadoras de Salud de cualquier naturaleza, así como para intervenir técnica y administrativamente las Direcciones Territoriales de Salud, en concordancia con el Decreto 1015 de 2002, el procedimiento previsto en el Decreto-ley 663 de 1993, la Ley 510 de 1999, el Decreto 2211 de 2004 y las demás disposiciones que lo complementen o modifiquen.

Toda vez que el artículo 21 del Decreto 1018 de 2007 determina que corresponde a la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, ejercer entre otras funciones, el seguimiento de la gestión de los Agentes Interventores, Agentes Liquidadores y Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscales o Revisores Fiscales; e Inspección, Vigilancia y Control a las liquidaciones voluntarias, sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud.

Están obligadas a dar cumplimiento al presente Título de la Circular Única, las entidades que se encuentren sometidas a las siguientes medidas especiales:

1. Intervención Forzosa Administrativa para Administrar

2. Intervención Forzosa Administrativa para Liquidar

3. Intervención Técnica Administrativa

4. Liquidaciones Voluntarias (supresión y liquidación)

Los responsables de remitir la información a la Superintendencia Nacional de Salud, según la medida especial adoptada, serán el Agente Interventor, el Agente Liquidador, el Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscal y el revisor Fiscal.

Los agentes interventores y liquidadores responsables de adelantar las medidas especiales señaladas en el presente título de conformidad con las facultades legales serán designados por el Superintendente Nacional de Salud.

En todo proceso de Intervención Forzosa Administrativa para Administrar, Liquidar, o Intervención Técnica Administrativa; el Agente Interventor o Agente Liquidador, deberá presentar un informe preliminar dentro de los diez (10) días calendario posterior a la Toma de Posesión de la entidad. El informe debe contener los componentes económico, jurídico, laboral, administrativo y técnico-científico.

Los informes financieros deben ser dictaminados y conceptuados por el Contador y el Revisor Fiscal y/o el Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscal, según el caso.

CAPITULO. II

Intervención forzosa administrativa para administrar

El Agente Interventor de la entidad sometida a Intervención Forzosa Administrativa para Administrar, debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que a continuación se determina en el plazo establecido.

1. Información que debe reportar el Agente Interventor

Los informes a remitir deben incluir los componentes que se detallan a continuación, sin perjuicio de que la misma pueda ser complementada cuando sea del caso.

1.1. Componente Administrativo

La información del componente administrativo debe contener:

1.1.1. Datos Básicos de la entidad (véase anexo SDME-IFAA-001).

1.1.2. Datos Básicos del Agente Interventor y Revisor Fiscal (véase anexo SDME-IFAA-002).

1.1.3. Organigrama de la entidad.

1.1.4. Existencia de Estatutos y Manuales (relacionar su existencia).

1.1.5. Procesos de planificación, organización, dirección y control (relacionar su existencia).

1.2. Componente Económico

La información del componente económico debe contener:

1.2.1. Presupuesto de la entidad.

1.2.2. Balance General (véase anexo SDME-IFAA-003).

1.2.3. Estado de Resultados (véase anexo SDME-IFAA-004).

1.2.4. Gastos Administrativos-Causación y Pago (véase anexo SDME-IFAA-005).

1.2.5. Flujo de Tesorería-Ingresos y Gastos de la intervención (véase anexo SDME- IFAA-006).

1.2.6. Relación UPC- S por Cobrar (véase anexo SDME-IFAA-007)

1.2.7. Relación de deudores excepto UPC-S por Cobrar (véase anexo SDME-IFAA-008)

1.2.8. Relación Propiedad Planta y Equipo (véase SDME-IFAA-009)

1.2.9. Acreencias reconocidas (véase anexo SDME-IFAA-0010)

1.2.10. Presupuesto de Gastos Administrativos (véase anexo SDME-IFAA-011)

1.3. Componente Jurídico

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.1. Relación de procesos judiciales en curso a favor o en contra de la entidad. (véase anexo SDME-IFAA-012)

1.3.2. Relación de contratos detallados de procesos de contratación de servicios (véase anexo SDME-IFAA-013).

1.3.3. Relación detallada de los procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentren en curso (véase anexo SDME-IFAA-014).

1.3.4. Relación de actos administrativos expedidos por el Agente Interventor (véase anexo SDME-IFAA-015).

1.4. Componente Laboral

La información del componente laboral debe contener:

1.4.1. Nómina de la entidad.

1.4.2. Informe de Recurso Humano (véase anexo SDME-IFAA-016)

1.4.3. Aplicación de convenciones colectivas.

1.4.4. Situación de los pensionados a cargo de la entidad (Véase anexo SDME-IFAA-017)

1.5. Componente Técnico - Científico.

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad intervenida de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

2.0 Períodos de presentación

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad, pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes períodos:

2.1. Informe preliminar: Dentro de los diez (10) días calendario posteriores a la Toma de Posesión de la entidad.

2.2. Primer informe: Al (1) mes siguiente de la Toma de Posesión.

2.3. Segundo informe: A los dos (2) meses siguientes a la Toma de Posesión.

2.4. Tercer informe: A los tres (3) meses siguientes a la Toma de Posesión.

2.5. Siguientes informes: Cada dos (2) meses mientras dure la Intervención.

2.6. Informe Final: Al concluir la Intervención.

Las entidades sometidas a Intervención Forzosa Administrativa para Administrar, deben enviar la información establecida en este Título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el Título correspondiente de la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPITULO. III

Intervención forzosa administrativa para liquidar

El Agente Interventor de la entidad sometida a Intervención Forzosa Administrativa para Liquidar, debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que a continuación se determina en el plazo establecido.

1. Información que debe reportar el Agente Liquidador

La información que debe presentar el Agente Liquidador con sus respectivos anexos, debe ser validada con la firma del Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscal, en los períodos señalados en cada caso.

1.1. Inventario de Activos

El Agente Liquidador debe dar cumplimiento al artículo 31 del Decreto 2211 de 2004, el cual dispone que dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que se adoptó la medida de Liquidación Forzosa Administrativa, debe presentar el inventario detallado de los activos de propiedad de la institución intervenida. Este plazo podrá ser prorrogado por la Superintendencia Nacional de Salud ante circunstancias excepcionales. Así mismo, el artículo 32 dispone que dentro del mes siguiente a la fecha en que haya vencido el término para la elaboración del inventario, el Liquidador, con base en avalúos técnicos, mediante resolución aceptará la valoración de los activos del mismo.

1.2 Información General, Presupuesto y Cronograma

Dentro de los sesenta (60) días calendario, siguientes a la toma de posesión de su cargo, el liquidador debe presentar un informe sobre la situación general de la entidad, que contenga los aspectos administrativos, jurídicos, financieros y de sistemas de información.

Cuando se trate del inicio del proceso de Liquidación Forzosa, el Agente Liquidador debe presentar el cierre contable de las operaciones a la fecha en que se inició la toma de posesión. Igualmente, debe adjuntar los datos básicos de la entidad y del agente liquidador, el presupuesto de gastos administrativos y el cronograma de actividades a desarrollar en el proceso, en los siguientes formatos:

1.2.1. Datos Básicos de la entidad en liquidación (véase anexo SDME-IFAL-018).

1.2.2. Datos Básicos del Agente Liquidador y Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscal (véase anexo SDME- IFAL- 019).

1.2.3. Cronograma de actividades (véase anexo SDME-IFAL-020)

1.2.4. Presupuesto de gastos administrativos(véase anexo SDME-IFAL-021)

Cuando por razones absolutamente justificadas, el Agente Liquidador considere necesario ajustar el presupuesto de gastos administrativos o el cronograma de actividades, deberá contar con el concepto favorable del Contralor y/o Revisor Fiscal y/o Revisor Fiscal para estas modificaciones. Estos ajustes deben informarse a la Superintendencia Nacional de Salud con la correspondiente justificación.

1.3. Informe Trimestral

A más tardar, los días veinticinco (25) de abril, veinticinco (25) de julio, veinticinco (25) de octubre y el día quince (15) de febrero del siguiente año; el Agente Liquidador debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe correspondiente al trimestre calendario inmediatamente anterior que contenga los siguientes aspectos:

1.3.1. Estado del proceso liquidatorio:

El Agente Liquidador debe presentar los avances de las actividades descritas en el cronograma, así como las justificaciones pertinentes en el caso de las actividades con retrasos en la ejecución.

1.3.2. Aspectos económicos relacionados con el activo:

1.3.2.1. Balance General (véase anexo SDME-IFAL -022).

1.3.2.2. Valoración y enajenación de activos.

1.3.2.3. Recuperación de cartera, circularización e información de las gestiones adelantadas dirigidas a la liquidación de contratos y al cobro de cartera, reportando en forma desagregada los contratos que se encuentran pendientes por liquidación y pago.

1.3.2.4. Estado de Caja, Bancos, e Inversiones Financieras.

1.3.2.5. Relación UPC por cobrar (véase anexo SDME-IFAL-026).

1.3.2.6. Relación de deudores excepto UPC-S por cobrar (véase anexo SDME-IFAL-027).

1.3.2.7. Relación propiedad, planta y equipo (véase anexo SDME- IFAL-028).

1.3.3. Aspectos económicos relacionados con el Pasivo:

1.3.3.1. Gestiones relacionadas con la auditoría, reconocimiento y pago de acreencias de la no masa, masa y pasivo cierto no reclamado.

1.3.3.2. Forma de pago en caso de que la entidad haya ordenado el pago de acreencias:

1.3.3.2.1. Si el pago es en efectivo, especificar el monto y porcentaje a pagar, saldo pendiente y procedimiento de pago.

1.3.3.2.2. Si el pago es en especie, especificar los activos o derechos litigiosos cedidos o adjudicados, porcentaje y monto pagado a cada acreedor.

1.3.3.3. Estado de la compensación ante Fosyga y la situación de multiafiliados en caso de que la entidad maneje recursos del régimen contributivo.

1.3.3.4. Acreencias reconocidas (véase anexo SDME-IFAL-029).

1.3.3.5. Pagos de acreencias de la no masa liquidatoria (véase anexo SDME-IFAL-030).

1.3.3.6. Pagos de acreencias de la masa liquidatoria (véase anexo SDME-IFAL-031).

1.3.3.7. Pagos de acreencias pasivo cierto no reclamado (véase anexo SDME-IFAL- 032)

1.3.4. Aspectos económicos relacionados con los ingresos y gastos:

1.3.4.1.1. Evaluación de la pertinencia para continuar con el proceso liquidatorio, teniendo en cuenta los costos y gastos administrativos que demanda el proceso frente a las posibilidades de recuperación de activos.

1.3.4.2. Estado de Resultados (véase anexo SDME-IFAL-023).

1.3.4.3. Gastos Administrativos - Causación y Pagos (véase anexo SDME-IFAL-024).

1.3.4.4. Flujo de Tesorería - Ingresos y Gastos de Liquidación (véase anexo SDME- IFAL-025).

1.3.4.5. Justificación de las principales variaciones de gastos del trimestre, confrontado con el presupuesto enviado a la Superintendencia Nacional de Salud.

1.3.5. Aspectos Administrativos:

1.3.5.1. Informe de Recurso Humano (véase anexo SDME-IFAL-035).

1.3.5.2. Relación de personal que trabaja en la realización del proceso liquidatorio con la debida justificación, discriminando salarios, honorarios y comisiones.

1.3.5.3. Situación de los pensionados a cargo de la entidad (Véase anexo SDME-IFAA-036)

1.3.5.4. Relación detallada de procesos de contratación de servicios o Adquisición de bienes que se encuentran en curso (Véase anexo SDME-IFAA-037)

1.3.5.5. Situación del archivo.

1.3.6. Aspectos Jurídicos:

1.3.6.1. Relación de resoluciones expedidas por el liquidador (véase anexo SDME- IFAL-033).

1.3.6.2. Relación de procesos judiciales a favor o en contra de la entidad (véase anexo SDME-IFAL- 034).

1.3.6.3. Gestiones adelantadas en el trimestre y constitución de la reserva para atender posibles acciones jurídicas.

1.3.7. Situación tributaria de la entidad:

1.3.7.1. Descripción detallada del pago de impuestos tributarios de la entidad.

1.4. Rendición de Cuentas

El Agente Liquidador deberá rendir cuentas de su gestión al cierre de cada año calendario y cuando se separe del cargo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 297 del Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 2 artículo 297 del Decreto-ley 663 de 1993, el informe anual de rendición de cuentas debe presentarse al Contralor y/o Revisor Fiscal el treinta y uno (31) de enero, y a la Superintendencia Nacional de Salud, el día quince (15) de febrero.

Cuando se trate de separación del cargo del Agente Liquidador, por retiro o terminación del proceso, el informe de rendición de cuentas se debe presentar al Contralor y/o Revisor Fiscal, dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la separación del cargo; y a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los diez (10) días siguientes, con la información correspondiente al último trimestre, las notas a los estados financieros básicos y el dictamen del Contralor y/o Revisor Fiscal sobre los estados financieros.

Para la expedición del acto administrativo de terminación de la existencia legal de la entidad, el Agente Liquidador debe remitir previamente a la Superintendencia Nacional de Salud, la respectiva rendición de cuentas conforme a lo establecido en el literal i) del artículo 52 del Decreto 2211 de 2004; adjuntando los estados financieros cerrados.

1.5. Información que debe reportar el Contralor y/o Revisor Fiscal.

El Contralor ejerce funciones propias de un Revisor Fiscal conforme lo establece el inciso 2° numeral 10 del artículo 295 del Decreto-ley 663 de 1993.

Los informes que deben remitir el Contralor y/o Revisor Fiscal a la Superintendencia Nacional de Salud, deben validarse y certificarse con su firma y número de matrícula profesional. Son los siguientes:

1.5.1. Diagnóstico de la liquidación, plan y programa de la auditoría

Dentro de los sesenta (60) días calendario a partir de la fecha de la posesión del cargo, el Contralor y/o Revisor Fiscal debe remitir un informe que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, de sistemas de información y de control interno de la persona jurídica en Liquidación Forzosa. En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo y el cronograma de la auditoría que va a adelantar en el proceso liquidatorio previamente convenido con el liquidador.

En caso de que se requiera modificar el Plan de Auditoría, el Contralor y/o Revisor Fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud, adjuntando la constancia de remisión al liquidador.

1.5.2. Informe Trimestral

Además de las funciones propias de un Revisor Fiscal, conforme lo establece el inciso 2° del numeral 10 del artículo 295 del Decreto-ley 663 de 1993; el Contralor y/o Revisor Fiscal debe presentar un informe de evaluación del proceso liquidatorio del trimestre inmediatamente anterior, a la Superintendencia Nacional de Salud con copia al Agente Liquidador, dentro de los treinta (30) días calendario de los meses de abril, julio, octubre y antes del quince (15) de febrero del año siguiente.

1.5.2.1. Gestión del liquidador:

1.5.2.1.1. Cumplimiento de la normatividad en el desarrollo del proceso.

1.5.2.1.2. Cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y austeridad frente a:

a). Gastos administrativos y de personal;

b). Pagos de honorarios y comisiones

1.5.2.1.3. Ejecución de cronograma y presupuesto.

1.5.2.1.4. Valoración y realización de activos.

1.5.2.1.5. Reconocimiento y pago de acreencias.

1.5.2.1.6. Estado actual de las acreencias y porcentajes de pago.

1.5.2.1.7. Organización del archivo y constitución de la respectiva reserva.

1.5.3. Aspectos contables:

1.5.3.1.1. Estado de la contabilidad.

1.5.3.1.2. Fecha y estado de los libros oficiales.

1.5.3.1.3. Grado de depuración de los registros y cuentas contables.

1.5.3.1.4. Estado de la elaboración y presentación de las declaraciones de impuestos.

1.5.3.1.5. Cumplimiento de las normas vigentes en materia contable y tributaria.

1.5.3.1.6. Variaciones de los rubros más representativos del Balance General y el Estado de Resultados.

1.5.3.2. Aspectos financieros:

1.5.3.2.1. Estado de liquidez de la entidad.

1.5.3.2.2. La pertinencia de continuar el proceso liquidatorio teniendo en cuenta los costos y gastos administrativos que demanda el proceso, frente a las posibilidades de recuperación de activos y pago de las acreencias.

1.5.4. Informes del Contralor y/o Revisor Fiscal:

Dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha en que el Contralor y/o Revisor Fiscal se separe del cargo por cualquier causa, debe presentar un (1) informe consolidado de las actividades adelantadas, pronunciándose sobre los aspectos financieros, contables, administrativos, tributarios y legales del proceso de Liquidación Forzosa. Al finalizar el proceso liquidatorio, el Contralor y/o Revisor Fiscal debe emitir su opinión por escrito respecto al cumplimiento de la normatividad prevista para el cierre del proceso y el dictamen sobre los estados financieros de cierre.

CAPITULO. IV

Intervención técnica y administrativa

El Agente Interventor de la entidad sometida a Intervención Técnica Administrativa, debe remitir en el plazo establecido, a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que a continuación se determina.

1. Información que debe reportar el Agente Interventor

Los informes a remitir deben incluir los componentes que a continuación se detallan, sin perjuicio de que la misma pueda ser complementada, cuando sea del caso, para ejercer la vigilancia especial que se requiera de acuerdo con las circunstancias y resultados de los que se tenga conocimiento.

1.1. Componente Administrativo

La información del componente administrativo debe contener:

1.1.1. Datos Básicos de la entidad (véase anexo SDME-ITA-038)

1.1.2. Datos Básicos del Agente Interventor y Revisor Fiscal (véase anexo SDME-ITA-039)

1.1.3. Organigrama de la entidad.

1.1.4. Existencia de Estatutos y Manuales.

1.1.5. Procesos de planificación, organización, dirección y control.

1.2. Componente Económico

La información del componente económico debe contener:

1.2.1. Presupuesto de la entidad

1.2.2. Balance General (véase anexo SDME-ITA-040)

1.2.3. Estado de Resultados (véase anexo SDME-ITA-041)

1.2.4. Gastos Administrativos, Causación y Pago (véase anexo SDME-ITA-042)

1.2.5. Flujo de Tesorería - Ingresos y Gastos de la intervención (véase anexo SDME- ITA-043).

1.2.6. Relación UPC- S por Cobrar (véase anexo SDME-ITA-044)

1.2.7. Relación de deudores excepto UPC-S por Cobrar (véase anexo SDME-ITA-045)

1.2.8. Acreencias reconocidas (véase anexo SDME-ITA-046)

1.2.9. Relación Propiedad Planta y Equipo (véase SDME-ITA-047)

1.2.10. Presupuesto de Gastos Administrativos (véase anexo SDME-ITA-048)

1.3. Componente Jurídico

La información del componente jurídico debe contener:

1.3.1 Relación de procesos judiciales en curso a favor o en contra de la entidad (véase anexo SDME-ITA-049).

1.3.2. Relación detallada de procesos de contratación de servicios (véase anexo SDME-ITA-050).

1.3.3. Relación detallada de los procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentren en curso (véase anexo SDME-ITA-051).

1.3.4. Relación de actos administrativos expedidos por el Agente Interventor (véase anexo SDME-ITA-052).

1.4. Componente Laboral

La información del componente laboral debe contener:

1.4.1. Nómina de la entidad.

1.4.2. Informe de Recurso Humano (véase anexo SDME-ITA-053)

1.4.3. Aplicación de convenciones colectivas.

1.4.4. Situación de los pensionados a cargo de la entidad (Véase anexo SDME-ITA-054)

1.5. Componente Técnico - Científico

El componente técnico-científico debe contener la información pertinente a las características de la entidad intervenida de acuerdo a su actividad misional en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1.6. Períodos de Presentación

La información debe ser suministrada con oportunidad, calidad, pertinencia, confiabilidad y razonabilidad en los siguientes períodos:

1.6.1. Informe preliminar: Dentro de los diez (10) días calendario posteriores a la Toma de Posesión de la entidad.

1.6.2. Primer informe: Al mes (1) siguiente de la Toma de Posesión.

1.6.3. Segundo informe: A los dos (2) meses siguientes a la Toma de Posesión.

1.6.4. Tercer informe: A los tres (3) meses siguientes a la Toma de Posesión.

1.6.5. Siguientes informes: Cada dos (2) meses mientras dure la Intervención.

1.6.6. Informe Final: Al concluir la Intervención.

Las entidades sometidas a Intervención Técnica Administrativa, deben enviar la información establecida en este Título, sin perjuicio de la exigida de acuerdo con la naturaleza de la entidad, como lo establece el Título correspondiente de la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPITULO. V

Liquidación voluntaria (supresión y liquidación)

El Agente Liquidador de la entidad sometida a Liquidación Voluntaria, pública o privada, o entidades objeto de supresión y liquidación, debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que a continuación se determina en el plazo establecido.

1. Información que debe reportar el Agente Liquidador

Los informes a remitir deben incluir los componentes que se detallan a continuación, sin perjuicio de que la misma pueda ser complementada cuando sea del caso.

1.1. Inventario de Activos

El Agente Liquidador debe dar cumplimiento al artículo 31 del Decreto 2211 de 2004, el cual dispone que dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que se adoptó la medida de Liquidación Voluntaria (Supresión y Liquidación), debe presentar el inventario detallado de los activos de propiedad de la institución. Este plazo podrá ser prorrogado por la Superintendencia Nacional de Salud ante circunstancias excepcionales. Así mismo, el Artículo 32 dispone que dentro del mes siguiente a la fecha en que haya vencido el término para la elaboración del inventario, el Liquidador, con base en avalúos técnicos, mediante resolución aceptará la valoración de los activos del mismo.

1.2. Información General, Presupuesto y Cronograma

Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de notificación de la Liquidación Voluntaria (Supresión y Liquidación), el Agente Liquidador debe presentar a la Superintendencia Nacional de Salud, el inventario detallado de los activos de propiedad de la entidad, según lo previsto en el artículo 31 del Decreto 2211 de 2004.

Tanto el Agente Liquidador como el Contralor y/o Revisor Fiscal, deben expresar por escrito que efectivamente los inventarios se verificaron físicamente y cotejaron contra los datos que reposan en los libros de contabilidad. Así mismo, deben relacionarse los bienes que existan en la entidad que no se encuentren registrados en los libros de contabilidad y aquellos que aparezcan registrados en los libros pero no hayan sido recibidos o encontrados físicamente.

1.2.1. Datos Básicos de la entidad en liquidación (véase anexo SDME-LV-055)

1.2.2. Datos Básicos del Agente Liquidador y Contralor y/o Revisor Fiscal (véase anexo SDME-LV-056).

1.2.3. Datos Básicos Junta Asesora (véase anexo SDME-LV-057).

1.2.4. Cronograma de actividades (véase anexo SDME-LV-058).

1.2.5. Presupuesto de gastos administrativos (véase anexo SDME-LV-059).

Cuando por razones absolutamente justificadas, el Agente Liquidador considere necesario ajustar el presupuesto mensual de gastos administrativos o el cronograma de actividades, deberá contar con el concepto favorable del Contralor y/o Revisor Fiscal para estas modificaciones. Estos ajustes deben informarse a la Superintendencia con la correspondiente justificación.

1.3. Informe Trimestral

A más tardar, los días veinticinco (25) de abril, veinticinco (25) de julio, veinticinco (25) de octubre y el día quince (15) de febrero, el Agente Liquidador debe remitir un informe a la Superintendencia Nacional de Salud, correspondiente al trimestre calendario inmediatamente anterior, en el que contenga los siguientes aspectos:

3.3.1. Estado del proceso liquidatorio:

Avances en las actividades frente al cronograma previsto con la debida justificación de lo retrasos en la ejecución de las actividades.

3.3.2. Aspectos económicos relacionados con el activo.

1.3.2.1 Balance General (véase anexo SDME-LV -060).

1.3.2.2 Valoración y enajenación de activos.

1.3.2.2.1. Recuperación de cartera, circularización e información de las gestiones adelantadas dirigidas a la liquidación de contratos y al cobro de cartera, reportando en forma desagregada los contratos que se encuentran pendientes por liquidación y pago.

1.3.2.3 Estado de Caja, Bancos, e Inversiones Financieras.

1.3.2.4 Relación UPC-S por cobrar (véase anexo SDME-LV -064).

1.3.2.5 Relación de deudores excepto UPC-S por Cobrar (véase anexo SDMELV-065).

1.3.2.6 Relación propiedad, planta y equipo (véase anexo SDME-LV-066).

1.3.3. Aspectos económicos relacionados con el Pasivo:

1.3.3.1. Gestiones relacionadas con la auditoría, reconocimiento y pago de acreencias de la no masa, masa y pasivo cierto no reclamado.

1.3.3.2. Forma de pago en caso que la entidad haya ordenado el pago de acreencias:

1.3.3.2.1. Si el pago es en efectivo, especificar el monto y porcentaje a pagar, saldo pendiente y procedimiento de pago.

1.3.3.2.2. Si el pago es en especie, especificar los activos o derechos litigiosos cedidos o adjudicados, porcentaje y monto pagado a cada acreedor.

1.3.3.3. Estado de la compensación ante Fosyga y la situación de multiafiliados en caso que la entidad maneje recursos del régimen contributivo.

1.3.3.4. Acreencias reconocidas (véase anexo SDME-LV-067).

1.3.3.5. Pagos de acreencias excluidas de la no masa liquidatoria (véase anexo SDME-LV-068).

1.3.3.6. Pagos de acreencias de la masa liquidatoria (véase anexo SDME-LV-069).

1.3.3.7. Pagos de acreencias pasivo cierto no reclamado (véase anexo SDME-LV-070)

1.3.4. Aspectos económicos relacionados con los ingresos y gastos.

1.3.4.1. Evaluación de la pertinencia para continuar con el proceso liquidatorio, teniendo en cuenta los costos y gastos administrativos que demanda el proceso frente a las posibilidades de recuperación de activos.

1.3.4.2. Estado de Resultados (véase anexo SDME-LV-061).

1.3.4.3. Gastos Administrativos - Causación y Pagos (véase anexo SDME-LV-062).

1.3.4.4. Flujo de Tesorería - Ingresos y Gastos de Liquidación (véase anexo SDME-LV-063).

1.3.4.5. Justificación de sus principales variaciones de gastos del trimestre, confrontado con el presupuesto enviado a la Superintendencia Nacional de Salud.

1.3.5. Aspectos Administrativos:

1.3.5.1. Relación de personal que trabaja en la realización del proceso liquidatorio con la debida justificación, discriminando: Salarios, honorarios y comisiones.

1.3.5.2. Situación del archivo.

1.3.5.3. Informe de Recursos Humanos (Véase anexo SDME-LV-074).

1.3.5.4. Situación de los pensionados a cargo de la empresa (Véase anexo SDME-LV-075)

1.3.5.5. Relación detallada de procesos de contratación de servicios (Véase anexo SDME-LV-076).

3.3.6. Aspectos Jurídicos:

1.3.6.1. Relación de resoluciones expedidas por el liquidador (véase anexo SDME- LV-071).

1.3.6.2. Relación de procesos judiciales a favor o en contra de la entidad (véase anexo SDME-LV- 072).

1.3.6.3. Gestiones adelantadas en el trimestre y constitución de la respectiva reserva.

1.3.6.4. Relación detallada de procesos de contratación de servicios o adquisición de bienes que se encuentran en curso (véase anexo SDME-LV- 073).

1.3.7. Situación tributaria de la entidad.

1.3.7.1. Descripción detallada de cómo se encuentra la entidad frente al pago de impuestos tributarios.

1.4. Rendición de Cuentas

El Agente Liquidador deberá rendir cuentas de su gestión al cierre de cada año calendario y cuando se separe del cargo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 297 del Decreto-ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 2 artículo 297 del Decreto Ley 663 de 1993, el informe anual de rendición de cuentas debe presentarse al Contralor y/o Revisor Fiscal, al treinta y uno (31) de enero, y a la Superintendencia Nacional de Salud el día quince (15) de febrero.

Cuando se trate de separación del cargo del Agente Liquidador, por retiro o terminación del proceso, el informe de rendición de cuentas se debe presentar al Contralor y/o Revisor Fiscal, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la fecha de la separación del cargo; y a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los diez (10) días calendario siguientes, con la información correspondiente al último trimestre, las notas a los estados financieros básicos y el dictamen del Contralor y/o Revisor Fiscal sobre los estados financieros.

El Agente Liquidador debe remitir previamente a la Superintendencia Nacional de Salud, la respectiva rendición de cuentas conforme a lo establecido en el literal i) del artículo 52 del Decreto 2211 de 2004; adjuntando los estados financieros cerrados y el acto administrativo de la existencia legal de la entidad.

1.5. Información que debe reportar el Contralor y/o Revisor Fiscal.

El Contralor ejerce funciones propias de un Revisor Fiscal conforme lo establece el inciso 2º numeral 10 del artículo 295 del Decreto Ley 663 de 1993.

Los informes que deben remitir el Contralor y/o Revisor Fiscal a la Superintendencia Nacional de Salud, deben validarse y certificarse con su firma y número de matrícula profesional. Son los siguientes:

1.5.1. Diagnóstico de la liquidación, plan y programa de la auditoría.

Dentro de los sesenta (60) días calendario a partir de la fecha de la posesión del cargo, el Contralor y/o Revisor Fiscal debe remitir un informe que incluya las observaciones y recomendaciones sobre aspectos relacionados con la situación administrativa, financiera, jurídica, de sistemas de información y de control interno, de la persona jurídica en Liquidación Voluntaria (Supresión y Liquidación). En este mismo informe, debe presentar el plan de trabajo y el cronograma de la auditoría que va a adelantar en el proceso liquidatorio previamente convenido con el liquidador.

En caso que se requiera modificar el Plan de Auditoría, el Contralor y/o Revisor Fiscal deberá presentar el nuevo plan a la Superintendencia Nacional de Salud, adjuntando la constancia de remisión al liquidador.

1.5.2. Informe trimestral

Además de las funciones propias de un Revisor Fiscal, conforme lo establece el inciso 2º del numeral 10 del artículo 295 del Decreto-ley 663 de 1993; el Contralor y/o Revisor Fiscal debe presentar un informe de evaluación del proceso liquidatorio del trimestre inmediatamente anterior, a la Superintendencia Nacional de Salud con copia al Agente Liquidador, dentro de los treinta (30) días calendario de los meses de abril, julio, octubre y antes del quince (15) de febrero del siguiente año.

1.5.2.1. Gestión del liquidador:

1.5.2.1.1. Cumplimiento de la normatividad en el desarrollo del proceso.

1.5.2.1.2. Cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y austeridad frente a:

1.5.2.1.2.1. Gastos administrativos y de personal.

1.5.2.1.2.2. Pagos de honorarios y comisiones.

1.5.2.1.2.3. Ejecución de cronograma y presupuesto.

1.5.2.1.2.4. Valoración y realización de activos.

1.5.2.1.2.5. Reconocimiento y pago de acreencias.

1.5.2.1.2.6. Estado actual de las acreencias y porcentajes de pago.

1.5.2.1.2.7. Organización del archivo y constitución de la respectiva reserva.

1.5.2.2. Aspectos contables:

1.5.2.2.1. Estado de la contabilidad.

1.5.2.2.2. Fecha y estado de los libros oficiales.

1.5.2.2.3. Grado de depuración de los registros y cuentas contables.

1.5.2.2.4. Estado de la elaboración y presentación de las declaraciones de impuestos.

1.5.2.2.5. Cumplimiento de las normas vigentes en materia contable y tributaria.

1.5.2.2.6. Variaciones de los rubros más representativos del Balance General y el Estado de Resultados.

1.5.2.3. Aspectos financieros:

1.5.2.3.1. Estado de liquidez de la entidad.

1.5.2.3.2. La pertinencia de continuar el proceso liquidatorio teniendo en cuenta los costos y gastos administrativos que demanda el proceso, frente a la posibilidad de recuperación de activos y pago de las acreencias.

1.6. Informes del Contralor y/o Revisor Fiscal

Dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha en que el Contralor y/o Revisor Fiscal se separe del cargo por cualquier causa, debe presentar un (1) informe consolidado de las actividades adelantadas, pronunciándose sobre los aspectos financieros, contables, administrativos, tributarios y legales del proceso de Liquidación Voluntaria (Supresión y Liquidación). Al finalizar el proceso liquidatorio, el Contralor y/o Revisor Fiscal debe emitir su opinión por escrito respecto al cumplimiento de la normatividad prevista para el cierre del proceso y el dictamen sobre los estados financieros de cierre.

TITULO. X

GLOSARIO

El presente título de la Circular Unica ofrece a los actores del Sistema los diferentes conceptos, términos y siglas que son utilizados en el Sistema de inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para que familiaricen con estos y conozcan el contexto en el cual son utilizados.

Afiliación: Es el acto jurídico, que requiere de la inscripción a una EPS, por medio del cual el usuario y su grupo familiar adquieren los derechos y las obligaciones derivados del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Afiliado: La persona con o sin capacidad de pago (cotizante o familiar beneficiario) que tiene derecho a la cobertura de riesgos en salud.

Alianzas o asociaciones de usuarios: Es una agrupación de afiliados del régimen contributivo y subsidiado, del Sistema General de Seguridad Social en Salud, que tienen derecho a utilizar unos servicios de salud, de acuerdo con su sistema de afiliación, que velarán por la calidad del servicio y la defensa del usuario.

Alto costo: Son los tratamientos y servicios de salud que reciben las personas que padecen enfermedades ruinosas o catastróficas, como sida y sus complicaciones, diálisis por insuficiencia renal y trasplantes de riñón, corazón, médula ósea o córnea, entre otros.

Apuestas permanentes o chance: Es una modalidad de juego de suerte y azar en la cual el jugador, en formulario oficial, en forma manual o sistematizada, indica el valor de su apuesta y escoge un número de no más de cuatro (4) cifras, de manera que si su número coincide, según las reglas predeterminadas, con el resultado del premio mayor de la lotería o juego autorizado para el efecto, gana un premio en dinero, de acuerdo con un plan de premios predefinido y autorizado por el Gobierno Nacional mediante decreto reglamentario.

Aseguramiento en salud: Es la administración del riesgo financiero, la gestión del riesgo en salud, la articulación de los servicios que garantice el acceso efectivo, la garantía de la calidad en la prestación de los servicios de salud y la representación del afiliado ante el prestador y los demás actores sin perjuicio de la autonomía del usuario.

Atención inicial de urgencias: Todas aquellas acciones realizadas a una persona con patología de urgencia consistentes en las actividades, procedimientos e intervenciones necesarios para la estabilización de sus signos vitales; la realización de un diagnóstico de impresión y la definición del destino inmediato de la persona con la patología de urgencia tomando como base el nivel de atención y el grado de complejidad de la entidad que realiza la atención inicial de urgencia, al tenor de los principios éticos y las normas que determinan las acciones y el comportamiento del personal de salud.

Atención integral: Conjunto de servicios de promoción, prevención y asistenciales (diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y readaptación), incluidos los medicamentos requeridos, que se prestan a una persona o un grupo de ellas en su entorno bio-psicosocial, para garantizar la protección de la salud individual y colectiva.

Autenticidad: Es la garantía de la identidad del emisor de un mensaje de datos y/o el origen del mismo, teniendo certeza de que este es quien dice ser. Se presume auténtica una firma digital si esta se encuentra respaldada por un certificado digital emitido por una entidad de certificación de las contempladas en la Ley 527 de 1999 y el Decreto-Reglamentario 1747 de 2000.

Autocuidado: Observancia particular y determinada que una persona hace para sí misma de un conjunto de principios, recomendaciones y precauciones, destinadas a conservar la salud.

Beneficiarios: Son las personas afiliadas, que no hacen aporte de cotización, pertenecientes al grupo familiar del cotizante al sistema, quienes reciben beneficios en salud luego de ser inscritos por su parentesco y/o dependencia económica.

Certificado de funcionamiento: Es la autorización que otorga la Superintendencia Nacional de Salud a las Entidades Promotoras de Salud para que puedan adelantar operaciones.

Certificado digital: Es un mensaje de datos u otro registro firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor del certificado y contiene la clave pública de este.

Cobertura: Es la garantía para los habitantes del Territorio Nacional de acceder al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Plan Obligatorio de Salud.

Comisión reguladora de salud: Unidad administrativa especial, con personería jurídica, autonomía administrativa, técnica y patrimonial, adscrita al Ministerio de la Protección Social.

Comité de ética hospitalaria: cuerpos multidisciplinarios, que se desempeñan en las instituciones prestadoras de salud; su función principal es la de asesorar, apoyar y formular recomendaciones sobre los aspectos éticos de casos presentados por personal de la salud involucrado en la toma de decisiones clínicas.

Comité técnico científico: Organismo o junta cuya función primordial es analizar, para su autorización, las solicitudes presentadas por los médicos tratantes de los afiliados, el suministro de medicamentos que están por fuera del listado de medicamentos del Plan Obligatorio de Salud (POS). Está conformado por un (1) representante de la EPS, un (1) representante de las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), y un (1) representante de los usuarios.

Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud: Organismo de dirección del Sistema General de Seguridad Social en Salud, de carácter permanente, adscrito al Ministerio de la Protección Social.

Control. Consiste en la atribución para ordenar los correctivos tendientes a la superación de la situación crítica o irregular (jurídica, financiera, económica, técnica, científico-administrativa) de cualquiera de sus vigilados y sancionar las actuaciones que se aparten del ordenamiento legal bien sea por acción o por omisión.

Copago: Es el aporte en dinero que corresponde a una parte del valor del servicio requerido por el beneficiario; tiene como finalidad ayudar a financiar el sistema. Se cobra sólo a los afiliados beneficiarios (familiares del cotizante). No se paga en: Actividades de promoción y Prevención, Atención Inicial de Urgencias y Enfermedades catastróficas.

Cotización: Es la fuente de financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el Régimen Contributivo y corresponde al monto del descuento que se le hace al pensionado, trabajador (dependiente e independiente) y del aporte que le corresponde al empleador. Corresponde al 12.5% del ingreso base de cotización.

Cotizante: Las personas, nacionales o extranjeras residentes en Colombia, que por estar vinculadas a través de un contrato de trabajo, ser servidores públicos, pensionados o jubilados o trabajadores independientes con capacidad de pago, aportan parte de los ingresos para recibir los beneficios del sistema de salud.

Cuotas moderadoras: Son los aportes en dinero que se cobra a todos los afiliados (cotizantes y a sus familiares) por servicios que estos demanden que tienen por objeto regular la utilización del servicio de salud y estimular el buen uso del servicio de salud, promoviendo en los afiliados la inscripción en los programas de atención integral desarrollados por las Entidades Promotoras de Salud.

Declaración de prácticas de certificación: Manifestación de la Entidad de Certificación sobre las políticas y procedimientos que aplica a los suscriptores y partes confiantes del servicio de certificación digital.

Defensor del usuario en salud: Es el vocero de los afiliados ante las respectivas Entidades Promotoras de Salud en cada departamento o en el Distrito Capital, con el fin de conocer, gestionar y dar traslado a las instancias competentes de las quejas relativas a la prestación de servicios de salud.

Distintivo de habilitación: Símbolo dirigido a los usuarios que garantiza que el prestador está inscrito en el registro especial de prestadores de servicios de salud. Debe ser visible a los usuarios en los servicios habilitados.

Eje de acciones y medidas especiales: Su objetivo es adelantar los procesos de intervención forzosa administrativa para administrar o liquidar las entidades vigiladas que cumplen funciones de explotación u operación de monopolios rentísticos cedidos al sector salud, Empresas Promotoras de Salud e Instituciones Prestadoras de Salud de cualquier naturaleza, así como para intervenir técnica y administrativamente las direcciones territoriales de salud. Tratándose de liquidaciones voluntarias, la Superintendencia Nacional de Salud ejercerá inspección, vigilancia y control sobre los derechos de los afiliados y los recursos del sector salud. En casos en que la Superintendencia Nacional de Salud revoque el certificado de autorización o funcionamiento que le otorgue a las Empresas Promotoras de Salud o Administradoras del Régimen Subsidiado, deberá decidir sobre su liquidación.

Eje de aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud.

Eje de atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

Eje de financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

Eje de focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

Eje de información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

Eje de prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

Entidades promotoras de salud: Son las entidades responsables de la afiliación, registro de los usuarios, del recaudo de las cotizaciones y de organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación del Plan de Obligatorio, así como de la afiliación, el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía.

Entidad de certificación digital: Es aquella persona jurídica que, autorizada normas electrónicas de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a la seguridad de comunicaciones basadas en las firmas electrónicas.

Empresa social del estado (ESE): Es una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo objeto es la prestación de servicios de salud.

Estándares. Conjunto de normas y condiciones indispensables, suficientes y necesarias para reducir los principales riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios. Deben ser de obligatorio cumplimiento por los prestadores de Servicios de Salud.

Eventos Deportivos, Gallísticos, Caninos Y Similares: Son modalidades de juegos de suerte y azar en las cuales las apuestas de los jugadores están ligadas a los resultados de eventos deportivos, gallísticos, caninos y similares, tales como el marcador, el ganador o las combinaciones o aproximaciones preestablecidas. El jugador que acierte con el resultado del evento se hace acreedor a un porcentaje del monto global de las apuestas o a otro premio preestablecido.

Exclusiones: Son todas aquellas actividades, procedimientos, intervenciones y guías de atención integral que no tengan por objeto contribuir al diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad y aquellos que sean considerados como cosméticos, estéticos o suntuarios, excluidas del Plan Obligatorio de Salud.

Firma Digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

Firmante. Es la entidad vigilada o la persona que posee la clave privada para la Fondo de solidaridad y garantía: Es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social que se manejará por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal propia, de conformidad con lo establecido en el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993), compuesto por cuatro (4) subcuentas a saber: Compensación, Solidaridad, Promoción de la salud y Enfermedades catastróficas y accidentes de tránsito. Tiene por objeto garantizar la compensación entre personas de distintos ingresos y riesgos y la solidaridad del Sistema General de seguridad Social en Salud, cubrir los riesgos catastróficos y los accidentes de tránsito y demás funciones complementarias señaladas en la ley.

Formulario de inscripción: Formato mediante el cual se declara el cumplimiento de las condiciones de habilitación y del programa de Auditoría para el mejoramiento de la calidad, con el propósito de inscribirse en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud.

Habilitación. Cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica, de suficiencia patrimonial y financiera y de capacidad técnico administrativa, indispensables para la entrada y permanencia en el sistema único de habilitación, los cuales buscan dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestación de servicios y son de obligatorio cumplimiento por parte de los prestadores de servicios de salud.

Impuesto social a las armas: Impuesto pagado por quienes porten en el territorio nacional armas de fuego, el cual será cobrado con la expedición o renovación del respectivo permiso y por el término de éste. El monto del impuesto es del 10% de un salario mínimo mensual Impuesto social a las municiones y explosivos: Impuesto ad valorem con una tasa del 5%.

Inscripción. Procedimiento mediante el cual el Prestador de Servicios de Salud, luego de efectuar la autoevaluación y habiendo constatado el cumplimiento de las condiciones de habilitación, radica el formulario de inscripción ante la Entidad Departamental o Distrital de Salud correspondiente.

Inspección. Es el conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y que sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera sobre la situación de los servicios de salud y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera, técnica-científica, administrativa y económica de las entidades sometidas a vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud dentro del ámbito de su competencia. Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

Instituciones prestadoras de salud (IPS): Son entidades oficiales, privadas, mixtas, comunitarias o solidarias, organizadas para la prestación de los servicios de salud a los habitantes del territorio colombiano. Pueden ser clínicas, hospitales, centros de salud, grupos de profesionales que ofrecen un servicio, instituciones de rehabilitación, consultorios, entre otros.

Integridad: Significa que la información enviada a través de un mensaje de datos no carece de alguna de sus partes, como tampoco ha sido transformada.

Intervención. Se entiende por intervención las acciones y medidas especiales de intervención forzosa para administrar o liquidar las entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud; tendientes a garantizar la prestación de los servicios de salud y los derechos de los usuarios, y la generación y flujo de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, con eficiencia y eficacia.

Juegos localizados. Son modalidades de juegos de suerte y azar que operan con equipos o elementos de juegos, en establecimientos de comercio, a los cuales asisten los jugadores como condición necesaria para poder apostar, tales como los bingos, vídeo-bingos, esferódromos, máquinas tragamonedas, y los operados en casinos y similares.

Juegos novedosos. Son cualquier otra modalidad de juegos de suerte y azar distintos de las loterías tradicionales o de billetes, de las apuestas permanentes y de los demás juegos a que se refiere la ley de régimen propio. Se consideran juegos novedosos, entre otros, la lotto preimpresa, la lotería instantánea, el lotto en línea en cualquiera de sus modalidades y los demás juegos masivos, realizados por medios electrónicos, por Internet o mediante cualquier otra modalidad en tiempo real que no requiera la presencia del apostador.

Juegos promocionales. Son las modalidades de juegos de suerte y azar organizados y operados con fines de publicidad o promoción de bienes o servicios, establecimientos, empresas o entidades, en los cuales se ofrece un premio al público, sin que para acceder al juego se pague directamente.

Juegos de suerte y azar. Son aquellos juegos en los cuales, según reglas predeterminadas por la ley y el reglamento, una persona, que actúa en calidad de jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona que actúa en calidad de operador, que le ofrece a cambio un premio, en dinero o en especie, el cual ganará si acierta, dados los resultados del juego, no siendo este previsible con certeza, por estar determinado por la suerte, el azar o la casualidad.

Libre escogencia. Es el principio del Sistema General de Seguridad Social en Salud que le da al afiliado la facultad de escoger entre las diferentes Entidades Promotoras de Salud cual le administrará la prestación de sus servicios de salud derivados del Plan Obligatorio. A su vez, la Entidad Promotora de Salud garantizará al afiliado la posibilidad de escoger, entre un número plural de prestadores, la o las Instituciones Prestadoras de servicios a través de las cuales accederá al Plan Obligatorio de Salud.

Lotería tradicional. Es una modalidad de juego de suerte y azar realizada en forma periódica por un ente legal autorizado, el cual emite y pone en circulación billetes indivisos o fraccionados de precios fijos singularizados con una combinación numérica y de otros caracteres a la vista obligándose a otorgar un premio en dinero, fijado previamente en el correspondiente plan al tenedor del billete o fracción cuya combinación o aproximaciones preestablecidas coincidan en su orden con aquella obtenida al azar en sorteo público efectuado por la entidad gestora.

Mensaje de datos. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e Internet.

Monopolio de juegos de suerte y azar. Se define como la facultad exclusiva del Estado para explotar, organizar, administrar, operar, controlar, fiscalizar, regular y vigilar todas las modalidades de juegos de suerte y azar, y para establecer las condiciones en las cuales los particulares pueden operarlos, facultad que siempre se debe ejercer como actividad que debe respetar el interés público y social y con fines de arbitrio rentístico a favor de los servicios de salud, incluidos sus costos prestacionales y la investigación.

No repudio. Cuando un mensaje de datos se encuentra firmado a través de una firma digital el iniciador del mensaje de datos no podrá negar su conocimiento y los compromisos adquiridos a partir de este.

Parte confiante. Persona que recibe, hace uso o confía de cualquier manera en los certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación y que por lo tanto se vincula jurídicamente por los términos de la Declaración de Practicas de Certificación de la Entidad.

Participación ciudadana. Es el ejercicio de los deberes y derechos del individuo, para propender por la conservación de la salud personal, familiar y comunitaria y aportar a la planeación, gestión, evaluación y veeduría en los servicios de salud.

Participación comunitaria. Es el derecho que tienen las organizaciones comunitarias para participar en las decisiones de planeación, gestión, evaluación y veeduría en salud.

Participación social. Proceso de interacción social para intervenir en las decisiones de salud respondiendo a intereses individuales y colectivos para la gestión y dirección de sus procesos en la búsqueda de bienestar humano y desarrollo social. Comprende la participación ciudadana y comunitaria.

Participación. La participación en las instituciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud, es la interacción de los usuarios con los servidores públicos y privados para la gestión, evaluación y mejoramiento en la prestación del servicio público de salud.

Períodos mínimos de cotización. La ley de Seguridad Social en salud eliminó las Preexistencias, pero establece períodos mínimos de cotización, para tener derecho a acceder a determinados servicios de alto costo incluidos dentro del POS.

Plan de atención básica en salud (PAB). Es un conjunto de actividades, intervenciones y procedimientos, de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, vigilancia en Salud pública y control de factores de riesgo dirigidos a la colectividad, el cual se realiza con participación social donde se tienen en cuenta la capacidad efectiva del ciudadano y sus organizaciones para que influyan en las decisiones que le afectan en especial aquellas que contribuyen al desarrollo social y al bienestar humano, con base en los principios de Equidad , Solidaridad y Universalidad consagrados en la Constitución.

Plan obligatorio de salud (POS). Son los servicios de salud determinados por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud a que tienen derecho todos los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Planilla integrada de pago de aportes. Es un formato electrónico que facilita a los aportantes realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos.

Profesional independiente. Toda persona natural reconocida por la Ley como profesional, con facultades para actuar de manera autónoma en la prestación del servicio de salud, para lo cual podrá contar con personal de apoyo en los niveles técnico ido auxiliar.

Régimen contributivo. Es un conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias con capacidad de pago al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través de un aporte o cotización

Régimen subsidiado. Conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos al Sistema General de Seguridad de Seguridad social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización subsidiada, total o parcialmente, con recursos fiscales o de solidaridad. Este régimen fue creado con el propósito de financiar la atención en salud a las personas pobres y vulnerables y sus grupos familiares que no tienen capacidad de pago de cotizar.

Regímenes de excepción. Son los sistemas de salud, que por decisión del legislador, cuentan con unas normas y una administración para la prestación de los servicios de salud diferente a sus beneficiarios diferente a la establecida para el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Registro especial de prestadores de servicios de salud. Base de datos de Entidades Departamentales y Distritales de Salud, en la cual se efectúa el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud que se encuentren habilitados.

Rifa. Es una modalidad de juego de suerte y azar en la cual se sortean, en una fecha predeterminada premios en especie entre quienes hubieren adquirido o fueren poseedores de una o varias boletas, emitidas en serie continua y puestas en venta en el mercado a precio fijo por un operador previa y debidamente autorizado.

Salud pública. Está constituida por el conjunto de políticas que buscan garantizar de una manera integrada, la salud de la población por medio de acciones de salubridad dirigidas tanto de manera individual como colectiva, ya que sus resultados se constituyen en indicadores de las condiciones de vida, bienestar y desarrollo del país. Dichas acciones se realizarán bajo la rectoría del Estado y deberán promover la participación responsable de todos los sectores de la comunidad.

Seguridad Social. Es un servicio público esencial y obligatorio, cuya dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidas en las leyes que regulan la materia.

Seguridad Social en Salud: Es el derecho que tienen todas las personas a protegerse integralmente contra los riesgos que afectan sus condiciones de vida, en especial los que menoscaban la salud y la capacidad económica.

Sistema de Información: Es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

Sistema de inspección, vigilancia y control: Conjunto de normas, agentes, y procesos articulados entre sí, el cual estará en cabeza de la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo con sus competencias constitucionales y legales.

Sistema General de Seguridad Social en Salud: Es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcional la cobertura integral de las contingencias que menoscaban la salud de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y colectivo.

Sitio Web: Es el sitio (s) o página (s) Web, ubicado (s) en la red pública Internet, que utilice la Superintendencia Nacional de Salud para cumplir con lo dispuesto frente a las comunicaciones electrónicas con sus vigilados.

Suscriptor: Persona a cuyo nombre se expide un certificado.

Suspensión de la afiliación: Es el acto de separar temporalmente al afiliado del acceso a los servicios de Salud a través de su EPS. Sólo procederá la desafiliación a una EPS, en los siguientes casos:

a). Transcurridos tres (3) meses continuos de suspensión de la afiliación por causa del no pago de las cotizaciones;

b). Cuando el trabajador dependiente pierde tal calidad e informa a la EPS que no tiene capacidad de pago para continuar afiliado como independiente;

c). Para los afiliados beneficiarios, cuando transcurran tres meses de suspensión y no se entreguen los soportes de la afiliación requeridos por la EPS;

d). En caso de fallecimiento del cotizante, también se producirá la desafiliación de sus beneficiarios, salvo que exista otro cotizante en el grupo familiar, caso en el cual quedará como cabeza de grupo;

e). Cuando la EPS compruebe la existencia de un hecho extintivo de la calidad de afiliado, cuya novedad no haya sido reportada;

f). Cuando la Superintendencia Nacional de Salud defina quejas o controversias de multiafiliación.

Traslado: Es el derecho que tienen los afiliados para cambiarse a otra Entidad Promotora de Salud, una vez se cumpla con el período mínimo de permanencia exigido o se configuren las causales definidas para tal fin por las disposiciones legales vigentes.

Verificación: Procedimiento establecido mediante plan de visitas para verificar el cumplimiento de condiciones exigibles a los prestadores de Servicios de Salud. Es responsabilidad de las Entidades Departamentales y Distritales de Salud.

Vigilancia: Vigilancia, consiste en la atribución para advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las entidades encargadas del financiamiento, aseguramiento, prestación del servicio de salud, atención al usuario, participación social y demás sujetos de vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud, cumplan con las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud para el desarrollo de este.

TITULO XI

ANEXOS TECNICOS

CAPITULO

Revisores Fiscales

Estructura y descripción de los archivos para Revisores Fiscales

Archivo Tipo 140

Solicitud de autorización de posesión de revisor fiscal principal y/o suplente ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN140.DOC

Deberá allegar solicitud de la autorización de posesión del revisor fiscal ante la Superintendencia Nacional de Salud, elevada por el Representante Legal de persona jurídica vigilada. Recuerde diligenciar completamente el siguiente documento, firmarlo y suministrar la información que se indica a continuación:

Ciudad:

Fecha:

Señores:

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Carrera 13 N° 32-76 Piso 9°

Bogotá, D. C.

Referencia: Solicitud de autorización de posesión de revisor fiscal.

En mi condición de Representante Legal de la persona jurídica vigilada: ___________________________________________________ identificada con NIT-_______________, solicito a la Superintendencia Nacional de Salud, autorice la posesión de las siguientes personas, quienes han sido designadas como revisor fiscal (principal y/o suplente) de la persona jurídica que represento mediante acta número ______ fecha _________ emitida por ____________________________:

Nombre completo o razón social de la persona natural o jurídica designada como Revisor Fiscal Principal, ______________________________________________

C.C. o NIT _________________________________________________________

Dirección domiciliaria ________________________________________________

Ciudad, Departamento _______________________________________________

Teléfono, fax, correo electrónico ________________________________________

Número de la tarjeta profesional ________________________________________

Nombre completo o razón social de la persona natural o jurídica designada como Revisor Fiscal Suplente: ______________________________________________

C.C. o NIT: ________________________________________________________

Dirección Domiciliaria ________________________________________________

Ciudad, Departamento _______________________________________________

Teléfono, fax, e-mail _________________________________________________

Número de la tarjeta profesional ________________________________________

Manifiesto que aporto todos los documentos requeridos por la Superintendencia Nacional de Salud para la posesión del Revisor Fiscal Principal y/o Suplente.

Cordialmente,

Firma Representante Legal de la Persona Jurídica Vigilada

Nombres y Apellidos: ________________________________________________

Documento de identidad del Representante Legal: __________________________________________________________________

Dirección de la persona jurídica vigilada para Notificación: __________________________________________________________________

Municipio: Departamento: _____________________________________________

Teléfono: Fax: Correo Electrónico: ______________________________________

Archivo Tipo 141

Copia o extracto del acta del órgano competente, de elección del revisor fiscal principal y/o suplente.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN141.DOC

De conformidad con el artículo 189 del Código de Comercio, las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

Con la solicitud deberá allegar copia del acta de la Asamblea General de Accionistas, Junta General o reunión del órgano competente, o el extracto de la misma, en el cual conste la elección del Revisor Fiscal Principal y/o Suplente, o de la firma de contadores cuando la designación recaiga en ella, debe contener como mínimo:

*Es indispensable que se establezca el período para el cual fue nombrado el revisor fiscal, indicando la fecha exacta hasta la que ejercerá el cargo, la cual deberá estar vigente. teniendo en cuenta que no se expiden autorizaciones de posesión con carácter retroactivo, como tampoco se aceptan periodos indefinidos.

*Observarse claramente las firmas de quienes actuaron como Presidente y Secretario de la Asamblea, Junta o reunión del órgano legalmente competente para la designación del revisor fiscal.

*Con relación al nombramiento del revisor fiscal, es preciso anotar que, debe llevarse a cabo con el voto de la mayoría absoluta de la asamblea general de accionistas, junta de socios o máximo órgano social de la entidad, conforme a las normas legales vigentes.

*Que el revisor fiscal elegido tenga el carácter de contador público titulado, la idoneidad y la experiencia para el ejercicio del cargo como revisor fiscal y que no tenga inhabilidades e incompatibilidades legales para ejercer el cargo.

Esta función no podrá delegarse, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social.

*Nombre completo de la persona natural o jurídica, con cédula de ciudadanía o NIT, designada como Revisor Fiscal Principal.

*Nombre completo o razón social de la persona natural o jurídica, con cédula de ciudadanía, designada como Revisor Fiscal Suplente.

Para el caso del ejercicio de la revisoría fiscal por parte de personas naturales, resulta recomendable la elección de su suplente, en aras de garantizar la continuidad en la prestación del servicio. Por su parte, cuando la elección recae en una persona jurídica, corresponde a los órganos de elección de la persona contratante prever los mecanismos que permitan el reemplazo de la persona natural designada para ejercer la revisoría fiscal, en caso de ausencias temporales o definitivas, debidamente comprobadas. De esta manera, cuando se elige como Revisor Fiscal a una persona jurídica, ésta asume la obligación de designar al principal y al número de suplentes necesarios para cumplir la labor encomendada, de conformidad con los parámetros establecidos por el contratante de sus servicios (Circular número 33 de 1999 – Junta Central de Contadores).

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas.

Así las cosas, en caso de remitir copia del acta, deberá encontrarse en los términos antes señalados, motivo por el cual, no se aceptan sellos de "original firmado". Si por el contrario envía extracto del acta, deberá estar debidamente firmado por quienes actuaron como Presidente y Secretario de la reunión del máximo órgano social y contener: número de acta y fecha de celebración de la reunión.

Archivo Tipo 142

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN142.DOC

Antecedentes Disciplinarios

Enviar impreso el certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, el cual debe estar vigente.

Archivo Tipo 143

Habilitación de la EPS o IPS

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN143.DOC

Las Entidades que presenten solicitud de posesión de revisor fiscal deben estar debidamente habilitadas por la Superintendencia Nacional de Salud (EPS) o la entidad territorial (IPS públicas y privadas).

Las personas jurídicas que sean Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) deben estar habilitadas ante la entidad territorial correspondiente, para el efecto debe constar en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud. Información que se consultará por parte de la Superintendencia Nacional de Salud en la base de datos del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud del Ministerio de la Protección Social, a quien le corresponde conformarla y mantenerla actualizada de conformidad con el Artículo 18 del Decreto 1011 del 3 de abril de 2006.

De no encontrarse en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud del Ministerio de la Protección Social, deberá enviar copia del formulario de inscripción en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud ante las Entidades Departamentales y Distritales de Salud correspondientes, para efectos de su inscripción en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, a través del cual declarará el cumplimiento de las condiciones de habilitación contempladas en el decreto 1011 del 3 de abril de 2006.

Las personas jurídicas que sean Entidades Promotoras de Salud deben estar habilitadas ante la Superintendencia Nacional de Salud. Para el efecto la Superintendencia revisará en el registro interno de habilitación con que cuente para verificar que tal habilitación se encuentra vigente, de acuerdo con la normatividad vigente. La Entidad solicitante deberá aclarar el régimen para el cual está habilitada y para la cual presenta ante la Superintendencia la posesión o reelección de revisor fiscal.

Las cooperativas y mutuales deben tener vigente el acto administrativo emitido por esta Superintendencia (Oficina Jurídica) relacionado con el control de legalidad y registro de constitución. Para el efecto, la Superintendencia revisará en el registro interno para verificar su cumplimiento.

Archivo Tipo 144

Declaración de cumplimiento requisitos para presentar solicitud de posesión de revisor fiscal

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN144.DOC

La Entidad Solicitante deberá diligenciar la siguiente declaración:

Ciudad: ___________________________________________________________

Fecha: _____________________________________

Señores:

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Carrera 13 N° 32-76 Piso 9o

Bogotá, D. C.

Declaro que como Representante Legal de la entidad identificada con el NIT _____________ubicada en_________________ municipio ________________________ departamento ________________, teléfono _____________acorde con la normatividad vigente, tengo la obligación de tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud, dado el cumplimiento de las siguientes condiciones:

CONDICION

MARQUE CON UNA (X) LA CONDICION QUE APLIQUE

Entidad Promotora de Salud, cualquiera sea su naturaleza jurídica, y cualquiera sea el régimen que administre.

Empresa Social del Estado cuyo presupuesto anual es igual o superior a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Persona jurídica que es Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), debidamente habilitada ante la entidad territorial correspondiente

Persona jurídica que es Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), y cumple con cualquiera de las siguientes condiciones:

a) Sociedades por acciones (artículo 203 Código de Comercio);

b) Sucursales de compañías extranjeras (artículo 203 Código de Comercio);

c) Sociedades en las que, por ley o por estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración, que representen no menos del 20% del capital (artículo 203 Código de Comercio);

d) Sociedades comerciales cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sean o excedan al equivalente de 5.000 salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a 3.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (parágrafo 2°, artículo 13 Ley 43 de 1990);

e) Organizaciones solidarias (artículo 38 Ley 79 de 1998);

f) Fundaciones o instituciones de utilidad común (Decreto 1529 de 1990).

Así mismo declaro que la Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) arriba citada tiene como Objeto Social Exclusivo la Prestación de Servicios de Salud y, por tanto, NO se encuentra exenta de la obligación de solicitar autorización de posesión de revisor fiscal ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Firma Representante Legal de la Persona Jurídica Vigilada ------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nombres y Apellidos: ---------------------------------------------------------------------------------

Documento de identidad del Representante Legal: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dirección de la persona jurídica vigilada para Notificación: --------------------------------

Municipio: Departamento: ---------------------------------------------------------------------------

Archivo Tipo 145

Hoja de vida del Contador Público designado en el cargo.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN145.TXT

República de Colombia

Superintendencia Nacional de Salud.

1. DATOS PERSONALES:

Foto

Primer Apellido:

 

Segundo Apellido:

 

Nombres:

 

Documento de identificación:

C.C

C.E

PAS

Tarjeta Profesional de Contador Público N°:

 

Sexo:

F

M

Nacionalidad:

COL

EXTRANJERO

PAIS

Fecha de Nacimiento:

DIA

MES

AÑO

Dirección para notificaciones:

 

Municipio:

 

Departamento:

 

Teléfono:

 

E-mail:

 

Título profesional:

 

Número de la tarjeta profesional:

 

2. FORMACION ACADEMICA

2.1. ESTUDIOS SECUNDARIOS

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Año de terminación:

2.2. ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Mes y Año de Terminación:

2.3. ESTUDIOS DE ESPECIALIZACION Y CURSOS DE ACTUALIZACION

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

Nombre de la institución:

Título Obtenido:

Duración:

Mes y Año de Terminación:

3. EXPERIENCIA LABORAL

3.1. Experiencia en el área contable en general:

Diligencie cronológicamente iniciando por el último cargo.

ENTIDAD

CARGO

FECHA INGRESO

FECHA RETIRO

CAUSA RETIRO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Experiencia en el área de auditoría:

Diligencie cronológicamente iniciando por el último cargo.

ENTIDAD

CARGO

FECHA INGRESO

FECHA RETIRO

CAUSA RETIRO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Experiencia como revisor fiscal:

ENTIDAD

SOCIEDAD ACCIONES

POR FECHA DESIGNACION

PRINCIPAL

SUPLENTE

FECHA RETIRO

 

SI

NO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4. Experiencia profesional en el área de la salud

Diligencie cronológicamente iniciando por el último cargo.

ENTIDAD

CARGO

FECHA INGRESO

FECHA RETIRO

CAUSA RETIRO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5. Actividad Independiente:

Describa las actividades profesionales independientes que realiza o ha realizado:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRES

DIRECCION

TELEFONO

5. SANCIONES, INHABILIDADES E IMPEDIMENTOS:

Ha sido sancionado por alguna autoridad administrativa, disciplinaria o penal:

SI ____ NO ____

Si su respuesta es positiva mencione la autoridad que lo sancionó, cuándo se produjo la sanción, motivos de la sanción, qué sanción le impusieron, en caso de que la sanción sea suspensión, indicar el término:

MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO, QUE LA INFORMACION AQUI CONSIGNADA ES CORRECTA, COMPLETA Y VERDADERA Y QUE NO ESTOY INCURSO EN LAS CAUSALES DE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD PARA EJERCER EL CARGO DE REVISOR FISCAL, ESPECIFICAMENTE LAS CONTEMPLADAS EN LOS ARTICULOS 48, 50 Y 51 DE LA LEY 43 DE 1990, EL ARTICULO 205 DEL CODIGO DE COMERCIO, EN LOS ESTATUTOS DE LA PERSONA JURIDICA VIGILADA Y EN LAS DEMAS NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS.

CERTIFICO QUE NO EJERZO EL CARGO EN MAS DE CINCO (5) SOCIEDADES POR ACCIONES CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 215 DEL CODIGO DE COMERCIO.

AUTORIZO A LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, PARA QUE CONSULTE ANTE LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES MI CERTIFICADO DE VIGENCIA DE INSCRIPCION Y DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y DEMAS INFORMACION.

FIRMA

Archivo Tipo 146

Carta suscrita por la Persona Jurídica designada como revisor fiscal, indicando el nombre de los Contadores Públicos que actuarán en su representación.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN146.TXT

Ciudad: ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Fecha: ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Señores:

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Cra. 13 N° 32-76 Piso 9o

Bogotá, D. C.

Referencia: Elección de contadores.

En mi condición de Representante Legal de la persona jurídica: identificada con NIT ____________ y tarjeta profesional N° _______, me permito informar que las funciones legales y estatutarias correspondientes, y por el período comprendido entre el (dd/mm/aaaa) y el (dd/mm/aaa), se ejercerán por intermedio de los siguientes contadores públicos:

Nombre completo de la persona elegida como Revisor Fiscal Principal ________________________________

C.C. o NIT ______________________________

Dirección domiciliaria ______________________

Ciudad, Departamento _____________________

Teléfono, fax, correo electrónico ____________________________

Número de la tarjeta profesional ____________________________

Nombre Contador Principal: ________________________________

Nombre completo de la persona elegida como Revisor Fiscal Suplente ___________________________________________

C.C. o NIT __________________________________________

Dirección domiciliaria __________________________________

Ciudad, Departamento _________________________________

Teléfono, fax, correo electrónico _________________________

Número de la tarjeta profesional ________________________

Igualmente, manifiesto que las personas elegidas no se encuentran incursas en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para ejercer el cargo de revisor fiscal principal y/o suplente, específicamente las contempladas en los artículos 48, 50, y 51 de la Ley 43 de 1950, el artículo 205 del Código de Comercio, y en las demás normas y reglamentarias.

Cordialmente,

Firma Representante Legal

Persona Jurídica designada como Revisor Fiscal

Nombres y Apellidos: _________________________________

Documento de identidad del Representante Legal: __________________________

Dirección para Notificación: ___________________________________________

Municipio: Departamento: _____________________________________________

Teléfono: Fax: Correo Electrónico: ______________________________________

Archivo Tipo 147

Información sobre reelección de revisor fiscal, persona natural, ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANN147.TXT

La carta de comunicación ante la Superintendencia Nacional de Salud de la reelección del revisor fiscal, debe ser elevada por el Representante Legal de la persona jurídica vigilada. Recuerde diligenciar completamente el siguiente documento, firmarlo.

Ciudad: __________________________

Fecha: ___________________________

Señores:

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Administradores

De los Recursos de Recursos de Salud

Carrera 13 N° 32-76 Piso 9°

Bogotá, D. C.

Referencia: Información de reelección de revisor fiscal.

En mi condición de Representante Legal de la persona jurídica vigilada: identificada con NIT, informo a la Superintendencia Nacional de Salud, que la (s) siguiente (s) personas han sido reelegidas como revisor fiscal (principal y/o suplente) de la persona jurídica que represento:

Nombre completo o razón social de la persona natural reelegida como Revisor Fiscal Principal _____________________________________

C.C. o NIT ________________________________________

Dirección domiciliaria _______________________________

Ciudad, Departamento ______________________________

Teléfono, fax, correo electrónico ______________________

Número de la tarjeta profesional ______________________

Nombre completo o razón social de la persona natural reelegida como Revisor Fiscal Suplente: ____________________________________

C.C. o NIT: ________________________________________

Dirección Domiciliaria: _______________________________

Ciudad, Departamento _______________________________

Teléfono, fax, e-mail _________________________________

Número de la tarjeta profesional ________________________

Cordialmente,

Firma Representante Legal de la Persona Jurídica Vigilada

Nombres y Apellidos: ______________________________

Documento de identidad del Representante Legal: __________________________

Dirección de la persona jurídica vigilada para Notificación: ____________________

Municipio: Departamento: __________________________________

Teléfono: Fax: Correo Electrónico: ____________________________

Recuerde que los revisores fiscales reelegidos no requieren posesión de la Superintendencia Nacional de Salud.

Documentos a reportar para la Posesión

1. Con toda solicitud de autorización de posesión.

Archivo Tipo 140: Solicitud de autorización de posesión de revisor fiscal principal y/o suplente ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Archivo Tipo 141. Copia o extracto del acta del órgano competente, de elección del revisor fiscal principal y/o suplente.

Archivo Tipo 142. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores

Archivo Tipo 143. Habilitación de la EPS o IPS

Archivo Tipo 144. Declaración de cumplimiento requisitos para presentar solicitud de posesión de revisor fiscal.

Archivo Tipo 145. Hoja de vida actualizada del contador público principal y/o suplente.

Archivo Tipo 146. Carta suscrita por la persona jurídica designada como revisor fiscal, indicando el nombre de los contadores públicos que actuarán en su representación

2. Documentos específicos adicionales, que deben adjuntarse, cuando se elige a Revisor Fiscal Principal, persona natural.

Archivo Tipo 142. Certificado de antecedentes disciplinarios según lo certifique la Junta Central de Contadores.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Revisor Fiscal Principal designado.

Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal Principal designado.

3. Documentos específicos adicionales, que deben adjuntarse, cuando se elige a Revisor Fiscal Suplente, persona natural.

Archivo Tipo 142. Certificado de antecedentes disciplinarios según lo certifique la Junta Central de Contadores y declaración de inhabilidades e incompatibilidades emitida por el revisor fiscal suplente

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Revisor Fiscal suplente designado.

Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal suplente designado.

4. Documentos específicos adicionales que deben adjuntarse, cuando se elige a Revisor Fiscal persona jurídica.

Certificado actualizado de existencia y representación legal de la persona jurídica designada como Revisor Fiscal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social o por el órgano de registro correspondiente, con vigencia no superior a 30 (treinta) días de expedición anteriores a la fecha de radicación de la documentación.

Fotocopia de la tarjeta de registro de la persona jurídica designada como Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores.

Archivo Tipo 142. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta Central de Contadores, de la persona jurídica designada como revisor fiscal.

Archivo Tipo 146. Documento suscrito por el representante legal de la persona jurídica designada como Revisor Fiscal, en el que se indique el nombre e identificación de los contadores públicos que actuarán en su representación, en calidad de principal y suplente.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía de cada uno de los contadores públicos que actuarán en representación de la persona jurídica designada como Revisor Fiscal.

Fotocopia de la Tarjeta Profesional de cada uno de los contadores públicos que actuarán en representación de la persona jurídica designada como Revisor Fiscal.

5. Documentos específicos adicionales que deben adjuntarse, cuando se reelige a Revisor Fiscal Principal o suplente, persona natural

Archivo Tipo 147: Información sobre reelección de revisor fiscal, persona natural, ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Archivo Tipo 142. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta Central de Contadores tanto de la persona jurídica como de los contadores designados y declaración de inhabilidades e incompatibilidades emitida por el revisor fiscal principal y/o suplente reelegido.

CAPITULO

Entidades promotoras de salud del Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas al Sistema

Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo

Generalidades

Nombre del archivo: Se debe generar un archivo por cada tipo de archivo y trimestre reportado, el nombre del archivo que contiene la información enviada debe cumplir con la siguiente sintaxis:

CODIGOENTIDADPPANNOFF.TXT

Donde:

CODIGOENTIDAD: Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud, debe ser de 6 caracteres

PP: Período de corte de la información reportada

ANNO: Año de corte de la información reportada

FF: Número de archivo

TXT: Extensión del archivo de texto

Estos componentes deben estar unidos, sin carácter de separación, y en el orden mencionado así:

Ejemplo:

EPS11141200701.TXT

EPS00141200701.TXT Significa que está reportando la información del archivo 01 (Catálogo de cuentas) de la entidad cuyo código es EPS001 del período de corte 41 (Junio) del año 2007.Cuerpo del archivo: Es el conjunto de datos del archivo que se esté generando.

Ejemplo: Archivo plano para el archivo 01 (Catálogo de cuentas), de la entidad cuyo código es EPS001. 860123123,1,EPS001, 41,2007,1,11,1,11222333 Donde:

860123123:

Número de NIT

1:

Número del dígito de verificación

EPS001:

Código de la entidad reportante

41:

Período de corte.

2007:

Año de Corte de la información

1:

Tipo de formato

11:

Código de las cuentas del catálogo de cuentas

1:

Clase de cuenta

11222333:

Valor de la cuenta

Generalidades del cuerpo del archivo

No completar con ceros a la izquierda los campos numéricos, ni con espacios a la derecha los campos alfanuméricos. Los campos de la columna "valor permitido", correspondientes a la denominación solo dígitos, que contengan valores negativos se les debe anteponer el signo negativo (-) como parte integral del campo. La información debe estar en archivo plano y delimitada por comas (,)

Estructura y descripción de los archivos

Archivo Tipo 00

Evidencia del reporte de información

Nombre del archivo: NITENTIDADPPANNO00.TXT .P7Z

CAMPO

DATO

DESCRIPCION

LONGITUD MAXIMA

REGISTRO PERMITIDO

1

NIT

Número de NIT de la empresa reportante

16

Numérico

2

Dígito de

Dígito de verificación del NIT

1

Numérico

3

Período corte

Período de corte para la presentación de la información

2

Ver anexo tabla 6

4

Año

Año de corte para la presentación

4

Numérico

5

Tipo de archivo

Relación de archivo tipo reportado por período de corte

3

Numérico

Este es el único archivo firmado digitalmente

INFORMACION FINANCIERA

Archivo Tipo 01

Catálogo de cuentas

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO01.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 1

2

Solo dígitos

7

Código de la Cuenta

Código Catálogo de cuentas, reportar todo el plan único de cuentas.

10

VER TABLA 01

VER TABLA 02

8

Clase cuenta

Clase de cuenta 1. Corriente (Corto plazo) 2. No Corriente (Largo plazo), 3. No aplica

1

Solo dígitos

1 Corriente

2 No Corriente

3 No aplica

9

Valor

Valor del saldo a la fecha del período de corte

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 02

Balance General Consolidado

Este archivo se debe diligenciar una vez cada año, en el período de corte de diciembre.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO02.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Escriba 43

2

Solo dígitos

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 2

2

Solo dígitos

7

Código de la Cuenta

Cuenta de Balance General

10

VER TABLA 03

VER TABLA 04

8

Clase cuenta

Clase de cuenta 1. Corriente (Corto plazo) 2. No Corriente (Largo plazo), 3 No aplica

1

Solo dígitos

1 Corriente

2 No Corriente

3 No aplica

9

Saldo Año Anterior

Valor del saldo año anterior

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

10

Saldo Actual

Valor saldo actual

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 03

Estado de Actividad Económica y Social o Estado de Resultados Consolidado

Este archivo se debe diligenciar una vez cada año, en el período de corte de diciembre.

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO03.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información.

2

Solo dígitos

5

Año

Escriba 43

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 3

2

Solo dígitos

7

Código de la Cuenta

Cuenta Estado de Resultados o Estado de Actividad Económica y social

10

VER TABLA 05

VER TABLA 07

8

Clase cuenta

Clase de cuenta 1. Corriente (Corto plazo) 2. No Corriente (Largo plazo), 3 No aplica

1

Solo dígitos

1 Corriente

2 No Corriente

3 No aplica

9

Saldo anterior

Valor Saldo año anterior

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

10

Saldo actual

Valor Saldo Actual

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 07

Bancos – Cuentas de ahorro – Fondos – Remesas en tránsito

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO07.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 7

2

Solo dígitos

7

Tipo de manejo de la cuenta

Tipo de manejo de la cuenta (régimen)

10

VER ANEXO TABLA 11

8

Clase de cuenta mayor

Clase de Cuenta mayor del catálogo de cuentas.

10

VER ANEXO TABLA 12

9

Clase de cuenta registrada

Clase de la cuenta registrada en la entidad bancaria

10

VER ANEXO TABLA 13

10

Tipo de moneda

Tipo moneda de la cuenta registrada en la entidad bancaria

10

VER ANEXO TABLA 14

11

Código Entidad Bancaria

El Código entidad Bancaria, según el asignado por la Superintendencia Bancaria

4

Alfanumérico

12

Nombre Entidad Bancaria

Nombre entidad Bancaria.

100

Alfanumérico

13

Número cuenta

Número de la cuenta corriente o de ahorro

25

Alfanumérico

14

Saldo Según Libros

Valor en miles del saldo en Libros.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

15

Saldo Según Extracto

Valor en miles de pesos del saldo en Extracto

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

16

Sobregiro Contable

Valor en miles de pesos del Sobregiro Contable.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

17

Rendimientos

Valor de los Rendimientos Financieros

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 08

Inversiones

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO08.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 8

2

Solo dígitos

7

Inversión

Tipo de Inversión

10

VER ANEXO TABLA 15

8

Tipo Régimen

Tipo de régimen inversión

10

VER ANEXO TABLA 16

9

Cuenta Inversión

Código cuenta de la inversión

10

VER ANEXO TABLA 17

VER ANEXO TABLA 18

10

NIT Emisor

Número de NIT del Emisor del título valor

16

Solo dígitos

11

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

12

Nombre Emisor

Nombre del Emisor del título valor

60

Alfanumérico

13

Cantidad

Cantidad de títulos

6

Solo dígitos

14

Participación

Solo Aplica a Inversiones Permanentes.

De lo contrario escriba 0 (cero).

3

Solo dígitos

15

Costo Histórico

Valor Histórico que representa la inversión

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

16

Valor en Libros

Valor Referente a la propiedad, según lo registrado en libros.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

17

Valor de Mercado en Bolsa

Valor Referente a la propiedad, según lo registrado en el Mercado de Bolsa.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

18

Valor de Mercado Intrínseco

Valor referente a la propiedad, según lo registrado en el Mercado.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

19

Valorización

Monto estimado por valorización

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

20

Provisión

Monto estimado por Provisión

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 13

Propiedad Planta y Equipo

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO13.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 13

2

Solo dígitos

7

Código de la Cuenta

Cuentas de Propiedad Planta y Equipo

10

VER ANEXO TABLA 22

VER ANEXO TABLA 23

8

Costo valor libros

Corresponde Costo Valor Registrado en Libros

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

9

Depreciación Acumulada

Corresponde costo Valor de la Depreciación Acumulada Registrado en Libros

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

10

Valor neto Libros

Valor Correspondiente al Valor Neto Registrado en Libros

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

11

Avalúo

Valor Correspondiente por Avalúo

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

12

Valorización

Valor Correspondiente por Valorización

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

13

Provisión

Valor Correspondiente por Provisión

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 15

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO15.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 15

2

Solo dígitos

7

Código cuenta

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas

10

VER ANEXO TABLA 26

8

No. Identificación

Número del documento de identificación del Proveedor o número de NIT.

16

Solo dígitos

9

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

10

Tipo identificación

Tipo de documento de identificación

10

VER ANEXO TABLA 21

11

Proveedor

Razón Social o apellidos y nombre del Proveedor.

60

Alfanumérico

12

Saldo Período Anterior

Valor del Saldo Anterior

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

13

Movimiento Débito

Valor movimiento debito

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

14

Movimiento Crédito

Valor movimiento Crédito

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

15

Saldo al cierre

Valor del Saldo al Cierre.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 16

Obligaciones Financieras

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO16.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 16

2

Solo dígitos

7

Código Entidad Bancaria

Código Entidad Financiera establecido por la Superintendencia Bancaria

4

Solo dígitos

8

Entidad Bancaria

Nombre Entidad Financiera

60

Alfanumérico

9

Número Crédito

Corresponde al Número del crédito

16

Alfanumérico

10

Fecha Inicial

Es la fecha Inicial del crédito.

11

dd/mm/aaaa

11

Valor inicial

Valor Inicial en Miles

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

12

Tasa Nominal

Porcentaje de tasa nominal

3

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

13

Saldo en libros

Parte Corriente

Saldo según Libros de la parte corriente.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

14

Saldo en libros

Largo Plazo

Saldo según libros a Largo Plazo.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 17

Edad y Morosidad de las cuentas por pagar - Capitación

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO17.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 17

2

Solo dígitos

7

Código Régimen

Código régimen cuentas por pagar

10

VER ANEXO TABLA 27

8

Código Tipo Entidad

Código Tipo de Entidad

10

VER ANEXO TABLA 28

9

Código Departamento

Código del departamento

2

Tabla de División Político Administrativa - DANE

10

Código Municipio

Código del municipio

5

Tabla de División Político Administrativa - DANE

11

NIT proveedor

Número de NIT, sin dígito de verificación

16

Solo dígitos

12

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

13

Razón social proveedor

Razón social del proveedor de bienes o prestadores de servicios de salud

60

Alfanumérico

14

1-10 Días

Valor cuentas por pagar que se encuentran dentro del plazo convenido: 1 a 10 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

15

11-30 Días

Valor cuentas por pagar que se encuentran en mora de 11 a 30 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

16

31-60 Días

Valor cuentas por pagar que se encuentran en mora de 31 a 60 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

17

Mayor de 60 Días

Valor cuentas por pagar que se encuentran en mora mayor de 60 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

18

Glosas

Valor Glosas.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

19

Conciliación

Valor cuentas en conciliación.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 18

Edad y Morosidad de las cuentas por pagar - Evento

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO18.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 18

2

Solo dígitos

7

Código Régimen

Código régimen cuentas por pagar

10

VER ANEXO TABLA 27

8

Código Tipo Entidad

Código Tipo de Entidad

10

VER ANEXO TABLA 28

9

Código Departamento

Código del departamento

2

Tabla de División Político Administrativa - DANE

10

Código Municipio

Código del municipio

5

Tabla de División Político Administrativa - DANE

11

NIT proveedor

Número de NIT, sin dígito de verificación

16

Solo dígitos

12

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

13

Razón social proveedor

Razón social del proveedor de bienes prestadores de servicios de salud o usuarios

60

Alfanumérico

14

1-30 Días

Cuentas por pagar que se encuentran dentro del plazo convenido de 1 a 30 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

15

Mora 1-30 Días

Cuentas por pagar en Mora de 1-30 Días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

16

Mora 31-60 Días

Cuentas por pagar en Mora de 31-60 Días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

17

Mora Mayor de 60 Días

Cuentas por pagar en Mora mayor de 60 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

18

Objetadas

Cuentas por Pagar Objetadas.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

19

Conciliación

Cuentas por Pagar Cuentas en Conciliación.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 19

Pasivos Estimados y Provisiones

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO19.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 19

2

Solo dígitos

7

Código Cuenta

Cuenta pasivos estimados y provisiones

10

VER ANEXO TABLA 30

8

Costos gastos

Cuenta de costos o gastos

10

VER ANEXO TABLA 31

9

Valor costos

Valor de los costos para cada cuenta de balance

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

10

Valor gastos

Valor de los gastos para esta cuenta de balance

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 21

Información sede principal (datos generales)

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO21.TXT

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 21

2

Solo dígitos

7

Naturaleza

Naturaleza jurídica de la entidad

5

VER ANEXO TABLA 29

8

Entidad

Nombre o razón social completa de la empresa reportante

60

Alfanumérico

9

Resolución

Número de resolución de autorización de la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

10

Fecha Resolución

Fecha de la resolución de autorización de la Superintendencia Nacional de Salud

11

dd/mm/aaaa

11

Identificación del Representante Legal

Número de documento de identificación del representante legal.

16

Solo dígitos

12

Nombre Representante Legal

Apellidos y nombre del representante legal

60

Alfanumérico

13

Identificación del presidente

Número de documento de identificación del presidente del consejo o la junta directiva

16

Solo dígitos

14

Nombre Presidente

Apellidos y nombre del presidente del consejo o la junta directiva

60

Alfanumérico

15

Identificación del Revisor Fiscal principal

Número de documento de identificación del Contador Público que ha sido nombrado como Revisor Fiscal

16

Solo dígitos

16

Nombre Revisor Fiscal principal

Apellidos y nombre del Contador Público que ha sido nombrado como Revisor Fiscal principal.

60

Alfanumérico.

17

Matrícula Revisor Fiscal principal

Número de la matrícula profesional principal

20

Alfanumérico.

18

Identificación del Revisor Fiscal suplente

Número de documento de identificación del Contador Público que ha sido nombrado como Revisor Fiscal principal

16

Solo dígitos

19

Nombre Revisor Fiscal suplente

Apellidos y nombre del Contador Público que ha sido nombrado como Revisor Fiscal suplente.

60

Alfanumérico.

20

Matrícula Revisor Fiscal suplente

Número de la matrícula profesional suplente

20

Alfanumérico.

21

Identificación del contador

Número de documento de identificación del Contador Público

16

Solo dígitos

22

Nombre contador

Apellidos y nombre del Contador Público

60

Alfanumérico.

23

Matrícula contador

Número de la matrícula profesional

20

Alfanumérico.

24

Código Departamento

Código del departamento

2

Tabla de División Político Administrativa - DANE

25

Código Municipio

Código del municipio

5

Tabla de División Político Administrativa - DANE

26

Dirección

Domicilio principal de la empresa reportante

70

Alfanumérico

27

Apartado aéreo

Número de apartado aéreo

20

Solo dígitos

28

Teléfono

Número de teléfono

30

Solo dígitos

29

Fax

Número de fax

30

Solo dígitos

30

Correo Electrónico

Dirección electrónica (e-mail)

50

Alfanumérico

31

Personal administrativo

Número de personal administrativo

10

Solo dígitos

32

Personal asistencial

Número de personal asistencial

10

Solo dígitos

Archivo Tipo 22

Información de Sucursales o Regionales

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO22.TXT

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad principal asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 22

2

Solo dígitos

7

Consecutivo

Consecutivo de Sucursales o Regionales

3

Solo dígitos

8

Tipo Identificación

Tipo de documento de identificación

10

VER ANEXO TABLA 21

9

Identificación gerente

Número de documento de identificación del representante legal.

16

Solo dígitos

10

Nombre gerente

Apellidos y nombre del representante legal

60

Alfanumérico

11

Código Departamento

Código del departamento

2

Tabla de División Político Administrativa - DANE

12

Código Municipio

Código del municipio

5

Tabla de División Político Administrativa - DANE

13

Dirección

Dirección de la Sucursal

70

Alfanumérico

14

Teléfono

Número de teléfono de la sucursal principal, incluyendo el indicativo

30

Solo dígitos

15

Fax

Número de fax de la sucursal principal, incluyendo el indicativo

30

Solo dígitos

16

Personal Administrativo

Cantidad de Personal Administrativo

10

Solo dígitos

17

Personal Asistencial

Cantidad de Personal Asistencial

10

Solo dígitos

Archivo Tipo 23

Relación de Accionistas Para Sociedades Comerciales

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO23.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Numero de NIT

16

Solo dígitos

2

Digito Verificación

Numero del digito de verificación del Nit

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Periodo de corte

Periodo de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 23

2

Solo dígitos

7

No. Identificación

Número del documento de identificación del Accionista o numero de NIT, sin digito de verificación

16

Solo dígitos

8

Digito Verificación

Numero del digito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

9

Tipo Identificación

Tipo de documento de identificación

10

VER ANEXO TABLA 21

10

Nombre Accionista

Apellidos y Nombres de la persona o Razón Social de la empresa accionista

60

Alfanumérico

11

Código Departamento

Código del departamento

2

Tabla de División Político Administrativa - DANE

12

Código Municipio

Código del municipio

5

Tabla de División Político Administrativa - DANE

13

Dirección

Dirección de la persona o empresa accionista

70

Alfanumérico

14

Teléfono

Teléfono Principal de la persona o empresa accionista, incluir indicativo de la ciudad

10

Solo dígitos

15

Número de acciones

Número de acciones adquiridas

10

Solo dígitos

16

Valor acciones

Valor inicial de adquisición de acciones o aportes

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

17

Porcentaje participación

Porcentaje de participación

3

Solo dígitos

18

Valor actual acciones

Valor actual de acciones o aportes (valor en libros)

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas), sin decimales o reportar cero si no hay movimiento.

Archivo Tipo 27

Edad y Morosidad de las cuentas por cobrar al FOSYGA

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO27.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 27

2

Solo dígitos

7

Código Cuenta

Código cuentas por cobrar

10

Solo dígitos

8

1-30 días

Cuentas por cobrar de 1 a 30 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

9

31-60 días

Cuentas por cobrar de 31-60 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

10

61-90 días

Cuentas por cobrar de 61-90 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

11

91-180 días

Cuentas por cobrar de 91-180 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

12

181-359 días

Cuentas por cobrar de 181 a 359 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

13

360-719 días

Cuentas por cobrar de 360 a 719 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

14

Mayor de 720 días

Cuentas por cobrar mayor de 720 días.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

15

Glosas

Cuentas por cobrar en Glosa.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

Archivo Tipo 150

Recobros medicamentos no POS y Fallos de Tutela

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO150.TXT MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 150

2

Solo dígitos

7

Tipo de régimen

1= régimen contributivo

2= régimen subsidiado

1

Solo dígitos

8

Tipo de Recobro: Fallo de tutela, Medicamento NO POS

1= fallo de tutela

2= medicamento no pos

1

Solo dígitos

9

N° de Recobro: Identificación única de cada recobro.

N° de Recobro: Identificación única de cada recobro.

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

10

Fecha del recobro

Fecha de presentación del recobro

11

dd/mm/aaaa

11

Valor Recobro Presentado

Valor Recobro Presentado

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

12

Fecha de respuesta

Fecha de respuesta a trámite recobro

11

dd/mm/aaaa

13

Resultado del trámite

1= glosado, 2= devuelto, 3= glosado, 4= pagado condicionado, 5= pagado total

1

Solo dígitos

14

Fecha de Pago condicionado

Fecha de Pago condicionado

11

dd/mm/aaaa

15

Valor Pagado condicionado

Valor Pagado condicionado

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

16

Fecha de Pago total

Fecha de Pago total

11

dd/mm/aaaa

17

Valor pagado total

Valor pagado total

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

18

Fecha de glosa

Fecha de glosa

11

dd/mm/aaaa

19

Valor Glosado

Valor Glosado

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

20

Código de glosa

Código de glosa

15

Solo dígitos (sin puntos ni comas ni decimales)

21

Nombre glosa

descripción de la glosa

100

Alfanumérico

Archivo Tipo 151

Margen de Solvencia

Archivo: CODIGOENTIDADPPANNO151 MILES DE $

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 151

2

Solo dígitos

Descripción

Descripción Margen de solvencia

3

Anexo tabla 100

Valor

Valor reportado de acuerdo a la descripción

15

Solo dígitos

La información debe estar en archivo plano y delimitada por comas (,)

Archivo Tipo 152

Integración Vertical

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO152

Campo

Dato

Descripción

Longitud máxima

Valor permitido

1

NIT

Número de NIT

16

Solo dígitos

2

Dígito Verificación

Número del dígito de verificación del NIT

1

Solo dígitos

3

Código entidad

Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

10

Alfanumérico

4

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

5

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

6

Tipo de Registro

Escriba 152

2

Solo dígitos

7

No. Identificación IPS propia

Número del documento de identificación de la IPS

16

Solo dígitos

8

Nombre de la IPS propia

Nombre o razón social de la IPS

60

Sólo dígitos

9

Porcentaje participación

% de participación accionaria

3

Sólo dígitos

10

Porcentaje de contratación

% de contratación suscrita entre la EPS y la IPS

3

Sólo dígitos

11

Valor total contratación

Monto total contratado

15

Sólo dígitos

Tablas de referencia

TABLA N°

Descripción

valor

Descripción campo

TABLA N° 01

Catálogo de cuentas para entidades privadas

Código cuenta

Nombre cuenta

TABLA N° 02

Catálogo de cuentas para entidades públicas

Código cuenta

Nombre cuenta

TABLA N° 03

Balance comparativo año anterior entidades privadas

1

Activo

11

Disponible

1105

Caja

1110

Bancos

1115

Remesas en tránsito

 

1120

Cuentas de ahorro

 

1125

Fondos

 

12

Inversiones

 

13

Deudores

 

1305

Deudores del sistema

 

1320

Vinculados económicos

 

1325

Cuentas por cobrar a socios y accionistas

 

1328

Aportes por cobrar

 

1330

Anticipos y avances

 

1335

Depósitos

 

1340

Promesas para compraventa

 

1345

Ingresos por cobrar

 

1355

Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor

 

1360

Reclamaciones

 

1365

Cuentas por cobrar a trabajadores

 

1380

Deudores varios

 

1390

Deudas de difícil cobro

 

1399

Provisiones

 

14

Inventarios

 

17

Diferidos

 

1705

Gastos pagados por anticipado

 

15

Propiedades planta y equipo

 

16

Intangibles

 

1710

Cargos diferidos

 

1730

Cargos por corrección monetaria diferida

 

18

Otros activos

 

19

Valorizaciones

 

8

Cuentas de orden deudoras

 

2

Pasivo

 

21

Obligaciones financieras

 

22

Proveedores

 

23

Cuentas por pagar

 

24

Impuestos gravámenes y tasas

 

25

Obligaciones laborales

 

26

Pasivos estimados y provisiones

 

27

Diferidos

 

28

Otros pasivos

 

29

Bonos y papeles comerciales

 

3

Patrimonio

 

31

Capital social

 

32

Superávit de capital

 

33

Reservas

 

34

Revalorizacion del patrimonio

 

36

Resultados del ejercicio

 

37

Resultados de ejercicios anteriores

 

38

Superávit por valorizaciones

 

9

Cuentas de orden acreedoras

TABLA N° 04

Balance comparativo año anterior entidades públicas.

1

Activo

 

11

Efectivo

1105

Caja

1110

Bancos y corporaciones

1120

Fondos en tránsito

1125

Fondos especiales

 

12

Inversiones

 

14

Deudores

 

1409

Servicios de salud –IPS

 

1411

Administración del Sistema de Seguridad Social en Salud

 

1413

Transferencias por cobrar

 

1415

Préstamos concedidos

 

1420

Avances y anticipos entregados

 

1422

Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones

 

1425

Depósitos entregados

 

1470

Otros deudores

 

1475

Deudas de difícil cobro

 

1480

Provisión para deudores (CR)

 

15

Inventarios

 

16

Propiedades planta y equipo

 

19

Otros activos

 

1905

Gastos pagados por anticipado

 

2

Pasivo

 

22

Operaciones de crédito público

 

23

Obligaciones financieras

 

24

Cuentas por pagar

 

25

Obligaciones laborales y de seguridad social integral

 

27

Pasivos estimados

 

29

Otros pasivos

 

3

Patrimonio

 

32

Patrimonio institucional

 

3204

Capital suscrito y pagado

 

3208

Capital fiscal

 

3210

Prima en colocación de acciones cuotas o partes de interés social

 

3215

Reservas

 

3225

Resultados de ejercicios anteriores

 

3230

Resultados del ejercicio

 

3235

Superávit por donación

 

3240

Superávit por valorización

 

3245

Revalorización del patrimonio

 

3250

Ajustes por inflación

 

3255

Patrimonio institucional incorporado

 

3258

Efecto del saneamiento contable

 

8

Cuentas de orden deudoras

 

9

Cuentas de orden acreedoras

TABLA N° 05

Estado de resultados comparativo año anterior Entidades privadas

4

Ingresos

 

41

Operacionales

 

4165

Administración del régimen de Seguridad Social en Salud

 

416535

Unidad de pago por capitación régimen contributivo – UPC

 

416540

Unidad de pago por capitación adicional régimen contributivo – UPC

 

416545

Cuota moderadoras régimen contributivo

 

416548

Copagos régimen contributivo

 

416555

Unidad de pago por capitación régimen subsidiado - UPC

 

416560

Copagos régimen subsidiado

 

416565

Recuperaciones sota

 

416570

Recobros ARP

 

416575

Recobros de enfermedades alto costo

 

416580

Recobro empleadores

 

416585

Cuotas de inscripción y afiliación a planes complementarios

 

416586

Cuotas moderadoras planes de salud

 

416590

Otros ingresos operacionales

 

416591

Cuotas planes de medicina prepagada

 

416575

Recobros de enfermedades alto costo

 

416580

Recobro empleadores

 

416585

Cuotas de inscripción y afiliación a planes complementarios

 

416586

Cuotas moderadoras planes de salud

 

416590

Otros ingresos operacionales

 

416591

Cuotas planes de medicina prepagada

 

416592

Cuotas planes complementarios

 

416593

Cuotas planes servicio ambulancia prepago

 

416594

Ingresos por duplicado de carné y certificaciones

 

416595

Sanción por inasistencia

 

4175

Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas de servicios (db)

 

6

Costos de ventas

 

6165

Seguridad social en salud

 

616565

Régimen contributivo – UPC

 

61656501

Contratos capitación – contributivo

 

61656502

Contratos por actividad – contributivo

 

61656503

Contratos por conjunto de atención integral ( protocolos)

 

61656504

Promoción y prevención contributivo

 

61656505

Costo enfermedades de alto costo

 

61656506

Costo enfermedades catastróficas

 

616570

Régimen subsidiado

 

61657001

Contratos capitación – subsidiado

 

61657002

Contratos por evento – subsidiado

 

61657003

Promoción y prevención subsidiado

 

61657004

Costo enfermedades de alto costo subsidiado

 

616575

Planes adicionales en salud

 

61657501

Contratos capitación complementario

 

61657502

Contratos por evento complementario

 

61657503

Promoción y prevención complementario

 

61657504

Reaseguro enfermedades de alto costo complementario

 

61657505

Prestación de servicio medicina prepagada

 

61657506

Prestación de servicio ambulancia prepagada

 

616580

Provisión del SGSSS

 

61658001

Provisión glosas

 

61658002

Provisión de servicios autorizados y no cobrados

 

61658003

Provisión régimen subsidiado

 

616585

Otros costos operacionales

 

7

Costos de producción o de operación

 

71

Materia prima

 

72

Mano de obra directa

 

73

Costos indirectos

 

74

Contratos de servicios

 

5

Gastos

 

51

Operacionales de administración

 

52

Operacionales de ventas

 

42

No operacionales

 

53

No operacionales

 

54

Impuesto de renta y complementarios

TABLA No. 06

Período de corte para la presentación de la información

40

Marzo 31

41

Junio 30

42

Septiembre 30

43

Diciembre 31

TABLA No. 07

Estado de Actividad Económica y social comparativo año anterior Entidades públicas

4

Ingresos

43

Venta de servicios

4311

Administración del régimen de Seguridad Social en Salud

4312

Servicios de salud-IPS

4360

Servicios de documentación e identificación

4395

Devoluciones, rebajas y descuentos en venta de servicios (db)

44

Transferencias

4403

Corrientes del gobierno general

4411

De capital del gobierno general

 

47

Operaciones interinstitucionales

 

4705

Aportes y traspaso de fondos recibidos

 

4725

Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones

 

48

Otros ingresos

 

4805

Financieros

 

4806

Ajuste por diferencia en cambio

 

4810

Extraordinarios

 

4815

Ajuste de ejercicios anteriores

 

6

Costos de ventas y operación

 

63

Costos de ventas de servicios

 

6310

Servicios de salud- IPS

 

64

Costo de operación de servicios

 

6402

Seguridad social en salud

 

7

Costos de producción

 

5

Gastos

 

51

Administración

 

52

De operación

 

53

Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones

 

54

Transferencias

 

57

Operaciones interinstitucionales

 

58

Otros gastos

 

59

Cierre de ingresos, gastos y costos

TABLA No. 11

Tipo de manejo de la cuenta (régimen)

10300

Cuenta para Régimen Contributivo

10301

Cuenta para Régimen Subsidiado

10302

Cuenta para PAS

TABLA No. 12

Clase de cuenta mayor

10310

Bancos y Corporaciones

10311

Remesas en tránsito

10312

Cuentas de ahorros

10313

Fondos (Entidades privadas)

10314

Fondos en tránsito

10315

Fondos especiales

TABLA No. 13

Clase de cuenta registrada

10320

Cuenta corriente

10321

Cuenta de ahorros

10322

Encargo fiduciario

10323

No aplica (Cuenta mayor ahorros privado)

TABLA No. 14

Tipo de moneda

10330

Moneda nacional

10331

Moneda extranjera

TABLA No. 15

Tipo de inversión

10340

Inversión obligatoria (temporal)

10341

Inversión voluntaria (temporal)

10342

Inversión permanente

TABLA No. 16

Tipo de régimen

10350

Inversiones régimen contributivo

10351

Inversiones régimen subsidiado

10352

Inversiones PAS

TABLA No. 17

Código cuenta del inversión entidades privadas

1205

Acciones

1210

Cuotas partes de interés social

 

1215

Bonos

 

1225

Certificados

 

1235

Títulos

 

1240

Aceptaciones bancarias o financieras

 

1245

Derechos fiduciarios

 

1250

Derechos de recompra de inversiones negociadas (repos)

 

1255

Inversiones obligatorias

 

1260

Cuentas en participación

 

1290

Inversiones en moneda extranjera

 

1295

Otras inversiones

TABLA No. 18

Código cuenta del inversión entidades públicas

1201

Inversiones administración de liquidez - renta fija

1202

Inversiones administración de liquidez - renta variable

 

1203

Inversiones con fines de política - renta fija

 

1280

Provisión para protección de inversiones (CR)

TABLA No. 19

Tipo de contrato

10360

Cartera

10361

Provisión

TABLA No. 20

Clase de contrato

10370

Empresa de Medicina Prepagada

10371

Servicio de Ambulancia Prepagada

10372

Planes complementarios

TABLA No. 21

Tipo de documento de identificación

10380

Cédula de ciudadanía

10381

Cédula de extranjería

10382

Número de NIT

TABLA No. 22

Cuentas de propiedad planta y equipo entidades privadas

1504

Terrenos

1508

Construcciones en curso

1512

Maquinaria y equipos en montaje

1516

Construcciones y edificaciones

1520

Maquinaria y equipo

 

1524

Equipo de oficina

 

1528

Equipo de computación y comunicación

 

1532

Equipo médico - científico

 

1536

Equipo de hoteles y restaurantes

 

1540

Flota y equipo de transporte

 

1544

Flota y equipo fluvial y/o marítimo

 

1548

Flota y equipo aéreo

 

1552

Flota y equipo férreo

 

1556

Acueductos plantas y redes

 

1560

Armamento de vigilancia

 

1562

Envases y empaques

TABLA No. 23

Cuentas de propiedad planta y equipo Entidades Públicas

1605

Terrenos

1615

Construcciones en curso

1620

Maquinaria, planta y equipo en montaje

1630

Equipos y materiales en depósito

1635

Bienes muebles en bodega

 

1636

Propiedades, planta y equipo en mantenimiento

 

1640

Edificaciones

 

1643

Vías de comunicación y acceso internas

 

1645

Plantas, ductos y túneles

 

1650

Redes, líneas y cables

 

1655

Maquinaria y equipo

 

1660

Equipo médico y científico

 

1665

Muebles, enseres y equipos de oficina

 

1670

Equipos de comunicación y computación

 

1675

Equipo de transporte, tracción y elevación

 

1680

Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

 

1685

Depreciación acumulada (CR)

 

1686

Amortización acumulada (CR)

 

1695

Provisiones para protección de propiedades, planta y equipo (CR)

TABLA No. 26

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas

10390

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas Régimen Contributivo

10391

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas Régimen subsidiado

 

10392

Cuentas de Orden Acreedoras - Facturas Devueltas por Glosas Otros Proveedores de Salud

TABLA No. 27

Código régimen

10400

Cxp Régimen contributivo

 

10401

Cxp Régimen subsidiado

 

10402

Cxp Planes de atención complementaria en salud EMP SAP

TABLA No. 28

Código tipo entidad

10410

IPS

 

10411

Proveedores

 

10412

Usuarios

TABLA No. 29

Naturaleza

10420

Naturaleza privada

10421

Naturaleza pública

TABLA No. 30

Cuentas de estimados y pasivos

26

Pasivos estimados y provisiones

2605

Para Costos y Gastos

2610

Para obligaciones laborales

 

2615

Para obligaciones fiscales

 

2635

Para contingencias

 

2645

Provisiones del SGSSS

 

264510

Provisión glosas

 

264515

Provisión Cubrimiento Servicios de Salud

 

2695

Provisiones diversas

TABLA No. 31

Cuentas Costos o gastos

6165

Seguridad social en Salud

616565

Costos régimen contributivo POS – c

 

616570

Costos régimen subsidiado POS – s

 

616575

Planes adicionales de salud

 

61657004

Primas de Seguros Enfermedades de Alto Costo Régimen Subsidiado

 

616580

Provisiones Sistema General de Seguridad Social en Salud

 

61658001

Provisión Glosas

 

61658002

Provisión de servicios autorizados y no cobrados

 

61658003

Provisión Régimen Subsidiado

 

616585

Otros costos operacionales

 

61

Costo de ventas y de prestación de servicios

 

7

Costos de producción o de operación

 

71

Materia prima

 

72

Mano de obra directa

 

73

Costos indirectos

 

74

Contratos de servicios

 

51

Gastos de administración

 

5105

Gastos de personal

 

5110

Honorarios

 

5115

Impuestos

 

5120

Arrendamientos

 

5125

Contribuciones y Afiliaciones

 

5130

Seguros generales

 

5135

Servicios

 

5140

Gastos legales

 

5145

Mantenimiento y Reparaciones

 

5150

Adecuación e Instalaciones

 

5155

Gastos de Viaje

 

5160

Depreciaciones

 

5165

Amortizaciones

 

5195

Otros Gastos de Administración

 

5199

Provisiones

 

519910

Provisión para Cuentas por Cobrar

 

519995

Otros activos

TABLA No. 32

Número del mes

01

Enero

 

02

Febrero

 

03

Marzo

 

04

Abril

 

05

Mayo

 

06

Junio

 

07

Julio

 

08

Agosto

 

09

Septiembre

 

10

Octubre

 

11

Noviembre

 

12

Diciembre

TABLA No. 33

Vigencias contractuales

10430

1996 – 1997

 

10431

1997 – 1998

 

10432

1998 – 1999

 

10433

1999 – 2000

 

10434

2000 – 2001

 

10435

2001 – 2002

 

10436

2002 – 2003

 

10437

2003 – 2004

 

10438

2004 – 2005

 

10439

2005 – 2006

 

10440

2006 – 2007

 

10441

2007 – 2008

 

10442

2008 – 2009

 

10443

2009 – 2010

Tabla 100

1

Número de Afiliados Promedio

2

UPC Promedio

3

INGRESOS OPERACIONALES

4

FACTOR DE RIESGO FR

5

VALOR FACTOR DE RIESGO FR

6

Gastos Operativos

7

Siniestros Reconocidos + Transferencias ISS

8

MARGEN DE SOLVENCIA = FR*R

9

PATRIMONIO TECNICO PRIMARIO

10

a) Capital Pagado

11

b) Reserva Legal

12

c) Prima en colocación de acciones

13

d) Utilidades no distribuibles netas de pérdidas acumuladas

14

e) Valor total de los dividendos decretados en acciones por última asamblea

15

f) En el caso de entidades de carácter público se incluirán las garantías y las apropiaciones del Presupuesto General de la Nación

16

DEDUCCIONES

17

a) Pérdidas de ejercicios anteriores y del ejercicio en curso

18

b) Valor de las inversiones de capital realizadas en entidades cuyo objeto sea diferente al aseguramiento o prestación de servicios de salud

19

c) inversiones en infraestructura destinadas o usadas para prestación de servicios de salud en forma directa o indirecta

20

SUBTOTAL PRIMARIO

21

PATRIMONIO TECNICO SECUNDARIO

22

a) Reservas estatutarias

23

b) Reservas ocasionales

24

c) Valorizaciones de activos fijos utilizados en giro ordinario de los negocios y 50% de valorizaciones de demás activos contabilizados

25

d) Valorización de inversiones cuyo objeto sea diferente al aseguramiento o prestación de servicios de salud

26

e) Las utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores, y las del ejercicio en curso, en el monto no computable en el capital primario

27

SUBTOTAL SECUNDARIO

28

TOTAL PATRIMONIO TECNICO

29

INSUFICIENCIA PATRIMONIO TECNICO

RED DE SERVICIOS

Archivo Tipo 28

Identificación del contratante – contratista y tipo de red

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO28.TXT

Campo

Variable

Descripción

Longitud máxima

Valores permitidos

1

NIT del contratante

Número de Identificación Tributaria del Contratante

16

Numérico

2

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

3

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

4

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

5

Tipo de Registro

Escriba 28

2

Solo dígitos

6

Código contratante

Código de la administradora de planes de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de Salud. No aplica para Entes Territoriales

3

Numérico

7

NIT de la prestadora

Número de Identificación Tributaria de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.

16

Numérico

8

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

9

Relación entidades

Tipo de Relación entre el contratante y la IPS

1

1= IPS propia

2= IPS contratada

Archivo Tipo 29

Contratos Suscritos por la Administradora

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO29.TXT

Campo

Variable

Descripción

Longitud máxima

Valores permitidos

1

NIT del contratante

Número de Identificación Tributaria del Contratante

16

Numérico

2

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

3

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

4

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

5

Tipo de Registro

Escriba 29

2

Solo dígitos

6

Código contratante

Código de la administradora de planes de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de Salud. No aplica para Entes Territoriales

3

Numérico

7

NIT de la prestadora

Número de Identificación Tributaria de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.

16

Numérico

8

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

9

Número de contrato

Identificación del contrato

10

Fecha de inicio del contrato

Fecha de inicio

10

Formato: dd/mm/aaaa

11

Fecha de terminación del contrato

Fecha final

10

Formato: dd/mm/aaaa

12

Tipo de contrato

Tipo de contrato realizado entre el contratante y la IPS

1

1= Por Capitación

2= Por Conjunto de Atención Integral

3= Por actividad

4= Por capitación y actividad

13

Tipo de plan

Identificación del plan al cual presta servicios de salud la IPS

1

1.Régimen Contributivo

2.Régimen Subsidiado

3.Planes Complementarios

4.Subsidio a la Oferta y/o desplazados

5.Medicina Prepagada

6.Subsidios Parciales

7.Regimenes Contributivo y Subsidiado

8.Régimen Contributivo y planes complementarios

9.Régimen Contributivo y Medicina Prepagada

10. Regimenes Contributivo, Subsidiado y Planes Complementarios

14

Número afiliados

El número de afiliados cubierto por el contrato

7

Numérico

15

Porcentaje de UPC contratada

El porcentaje de UPC contratada No aplica para Medicina Prepagada, Servicios de Ambulancia Prepagada y Entes Territoriales

5

Numérico entre 0 y 100 con y solo dos posiciones decimales.

16

Mecanismo de verificación de habilitación

Mecanismo utilizado por el contratante para verificar el cumplimiento de habilitación de la IPS registrada

1

Mecanismo utilizado por el contratante para verificar la habilitación de la IPS:

1. Verificación directa

2. Revisión proceso autoevaluación

3. Acepta verificación de la Dirección Territorial de Salud

4. Verificación directa, autoevaluación y verificación DTS

5. Verificación directa y revisión autoevaluación

6. Verificación directa y verificación DTS

7. Acepta verificación DTS y autoevaluación IPS

8. No se realiza

17

Valor del contrato

El valor del contrato

12

Numérico, dato en miles de pesos sin separador de miles.

Archivo Tipo 30

Área de Cobertura por contrato realizado

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO30.TXT

Campo

Variable

Descripción

Longitud máxima

Valores permitidos

1

NIT del contratante

Número de Identificación Tributaria del Contratante

16

Numérico

2

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

3

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

4

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

5

Tipo de Registro

Escriba 30

2

Solo dígitos

6

Código contratante

Código de la administradora de planes de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de Salud. No aplica para Entes Territoriales

3

Numérico

7

NIT de la prestadora

Número de Identificación Tributaria de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.

16

Numérico

8

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

9

Número de contrato

Identificación del contrato

10

Alfanumérico

10

Área de cobertura

Corresponde a los municipios que cubre la prestación de servicios de salud de cada IPS contratada..

5

Código DANE compuesto por 5 dígitos (2 dígitos para el departamento y 3 dígitos para el municipio)

Archivo Tipo 31

Servicios de Salud

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO31.TXT

Campo

Variable

Descripción

Longitud máxima

Valores permitidos

1

NIT del contratante

Número de Identificación Tributaria del Contratante

16

Numérico

2

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

3

Período de corte

Período de corte para la presentación de la información

2

VER ANEXO TABLA 06

4

Año

Año de corte para la presentación de la información

4

Solo dígitos

5

Tipo de Registro

Escriba 31

2

Solo dígitos

6

Código contratante

Código de la administradora de planes de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de Salud. No aplica para Entes Territoriales

3

Numérico

7

NIT de la prestadora

Número de Identificación Tributaria de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.

16

Numérico

8

Dígito de verificación

Número de Identificación Tributaria del Contratante

1

Numérico

9

Número de contrato

Identificación del contrato

10

Alfanumérico

10

Código de servicio

Código del servicio contratado, de acuerdo con el anexo técnico de la Resolución 1439/2002

4

Numérico

11

Modalidad de Servicios Contratados

Identificación de la modalidad de los servicios contratados

1

1. Ambulatoria

2. Hospitalaria

3. Ambulatoria y Hospitalaria

4. Urgencias

5. Traslado de pacientes

12

Complejidad del servicio contratado

Identificación de la complejidad que presenta el servicio contratado.

1

1. Baja

2. Media

3. Alta

Estructura de la interfase web

Esta interfase está dirigida a aquellas administradoras de planes de beneficios o entes territoriales que por su infraestructura, no estén en capacidad de generar el archivo XML o que por el volumen de la información opten por la opción de registrarlos directamente en el formulario de captura de datos.

Contenido: En esta interfase se deben registrar los contratos vigentes suscritos con las IPS para la prestación de servicios de salud. Por cada contrato se deben registrar los servicios, la modalidad y la complejidad de los servicios.

Periodicidad: Esta información se debe registrar trimestralmente, dentro de los 25 días calendario después de la fecha de corte establecida.

ORDEN

CAMPO

DESCRIPCION

1

Período a reportar

Seleccionar el período del cual va a reportar información

2

Año de reporte

Seleccionar el año del período a reportar

6

NIT de la IPS

Seleccionar o registrar el número de Identificación Tributaria de la Institución Prestadora de Servicios de Salud. El NIT de la Prestadora identifica de manera única a la Prestadora.

7

Dígito de verificación

Dígito de verificación relacionado del NIT de la Prestadora

8

Razón Social de la Prestadora

Utilizada como medio de confirmación de la identidad de la Prestadora.

9

Tipo de Relación entre el contratante y la IPS

Seleccionar si la IPS registrada es propia de la administradora o contratada

10

Mecanismo de verificación de habilitación

Seleccionar el mecanismo utilizado por el contratante para verificar el cumplimiento de habilitación de la IPS registrada.

11

Número del contrato

Número de contrato o de convenio asignado por el contratante

12

Tipo de contrato

Seleccionar el tipo de contrato suscrito con la IPS

13

Número Afiliados

El número de afiliados cubierto por el contrato

14

Tipo de Plan

Seleccionar el plan al cual presta servicios de salud la IPS.

15

Fecha de inicio del contrato.

Seleccionar del calendario la fecha de inicio del contrato con la IPS registrada

16

Fecha de terminación del contrato.

Seleccionar del calendario la fecha de terminación del contrato con la IPS registrada.

17

Valor del contrato

El valor del contrato debe ser un número en miles de pesos, sin puntos ni comas y sin el carácter $

18

Porcentaje de UPC contratada

El porcentaje de UPC contratada es una cifra de 1 a 100. No aplica para Medicina Prepagada, Servicios de Ambulancia Prepagada y Entes Territoriales

19

Área de cobertura

Seleccionar departamentos o municipios específicos de un departamento que cubre el contrato para prestar servicios de salud.

20

Servicio contratado

Seleccionar los servicios contratados con la IPS registrada.

21

Modalidad de Servicios Contratados

Seleccionar si la modalidad es ambulatoria, hospitalaria, urgencias o de traslado de pacientes por cada servicio contratado.

22

Complejidad del servicio contratado

Seleccionar si el servicio contratado es de complejidad baja, media o alta

Indicadores de calidad

Periodos de reporte: La información de indicadores de calidad debe ser reportada semestral de acuerdo al siguiente cuadro.

FECHA DE CORTE

FECHA LIMITE DE ENTREGA

Corte a 30 de junio (41)

30 de julio

Corte a 31 de diciembre (43)

Febrero 25 del año siguiente

La información, reportada por estas entidades deberá ser la siguiente estructura:

Archivo Tipo 32

Indicadores de calidad

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO32.TXT

Período de reporte

 

Período de reporte de información así: 41 = Corte a Junio 30 43 = Corte diciembre 31

Año de reporte

 

Año correspondiente con el período de reporte de información

NIT

 

Número de Identificación Tributaria de la Administradora

Dígito de verificación

 

Dígito de verificación del NIT del reportante

Código entidad

 

Código de la administradora de planes de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.

Código del Indicador

 

Relacionar el código del indicador de acuerdo con la siguiente tabla:

 

E.1.1.0=

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta médica general

 

E.1.2.1=

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta de medicina interna

 

E.1.2.2=

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta de ginecobstetricia

 

E.1.2.3=

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta de pediatría

 

E.1.2.4=

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta de cirugía general

 

E.1.3.0=

Número de tutelas por no prestación de servicios POS o POSS

 

E.1.4.0=

Oportunidad de entrega de medicamentos POS

 

E.1.5.0=

Oportunidad en la realización de cirugía programada

 

E.1.6.0=

Oportunidad en la asignación de citas en la consulta de odontología general

 

E.1.7.0=

Oportunidad en la atención en servicios de imagenología

 

E.1.8.0=

Oportunidad de la referencia en la EPS, ARS, CCF, EA, MP

 

E.2.1.0=

Proporción de esquemas de vacunación adecuados en niños menores de un año

 

E.2.2.0=

Oportunidad en la detección de cáncer de cuello uterino

 

E.3.1.1=

Tasa de mortalidad por neumonía en mayores de 65 años

 

E.3.1.2=

Tasa de mortalidad por neumonía en menores de 5 años

 

E.3.2.0=

Razón de mortalidad materna

 

E.4.1.0=

Tasa de satisfacción global

 

E.4.2.0=

Proporción de quejas resueltas antes de 15 días

 

E.4.3.0=

Tasa de traslados desde la EPS, ARS, CCF, EA, MP

Numerador

 

Valor de la variable numerador para cada indicador

Denominador

 

Valor de la variable denominador para cada indicador

Estándar

 

Estándar establecido por la EPS, ARS, CCF, EA, MP, para cada indicador

AFILIADOS – RECAUDO - COMPENSACION

Archivo Tipo 33

Afiliados Régimen Contributivo

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO33.TXT

Código de Campo

Nombre del Campo

Longitud máxima del Campo

Valor permitido(Ver Tabla 11 "Glosario de Campos")

Observación

Obligatoriedad

23

Código Entidad

6

Código de la EPS o EOC

X

X

67

Tipo de identificación del Cotizante principal

2

RC, TI, CC, CE, PA(vacío para cotizante principal)

X

Vacío

X

68

Número de identificación del Cotizante principal

16

(vacío para cotizante principal)

X

Vacío

X

1

Tipo de identificación del afiliado

2

MS, RC, TI, CC, CE, PA

X

X

2

Número de identificación del afiliado

16

X

X

3

Primer apellido del afiliado

20

X

X

4

Segundo apellido del afiliado

30

XVacío

XVacío

5

Primer nombre del afiliado

20

X

X

6

Segundo nombre del afiliado

30

X

Vacío

X

Vacío

7

Fecha de nacimiento del afiliado

10

Formato DD/MM/AAAA

X

X

8

Sexo del afiliado

1

M, F

X

X

9

Tipo de cotizante

2

1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15,16, 17, 18, 19, 20, 21

X

Vacío

10

Tipo de afiliado

1

C, B, A

X

X

11

Parentesco con cotizante principal

1

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7(vacío para cotizante principal)(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)

1Vacío

X

19

Condición del beneficiario mayor de 18 años.

1

D, E

Vacío

X

Vacío

20

Código departamento de afiliación

2

codificación del DANE

X

X

21

Código municipio de afiliación

3

codificación del DANE

X

X

22

Zona de afiliación

1

U, R

X

X

24

Fecha de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud.

10

Formato DD/MM/AAAA

X

X

25

Fecha de afiliación a la EPS o EOC.

10

Formato DD/MM/AAAA

X

X

31

Tipo de identificación del Aportante

2

NI, CC, CE, PA

X

Vacío

32

Número de identificación del Aportante

16

X

Vacío

43

Actividad económica del afiliado

4

Tabla CIIU revisión 3 DANE(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución )

X

Vacío

Vacío

41

Fecha de vinculación con el Aportante.

10

DD/MM/AAAA

X

Vacío

Si un afiliado tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por cualquiera de los aportantes.

Si un cotizante es independiente, él es su propio Aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos "Tipo de identificación del aportante" y "Número de identificación del aportante" en el archivo maestro de afiliados.

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

Archivo Tipo 35

APORTANTES

Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO35.TXT

Código de Campo

Nombre del Campo

Longitud máxima del Campo

Valor permitido(Ver Tabla 11 "Glosario de Campos")

Observación

Obligatoriedad

31

Tipo de identificación del Aportante

2

NI, CC, CE, PA

X

32

Número de identificación del Aportante

16

X

33

Dígito de verificación

1

Obligatorio cuando el tipo de identificación es "NI", de lo contrario debe ir vacío

X

Vacío

34

Nombre o razón social del Aportante

150

Nombre del Aportante para Cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Empleadores.

X

35

Tipo de aportante

1

1, 2, 3

Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser Empleador (1).

X

36

Sector del aportante

1

1, 2, 3

X

43

Actividad económica del aportante

4

Tabla CIIU revisión 3 DANE

X

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

B. Tablas Anexas

1. Glosario de Campos

Código del campo

Nombre del campo

Longitud máxima del campo

Valores permitidos

Régimen

1

Tipo de Identificación del afiliado

2

MS

Menor sin Identificación

C

S

E

P

RC

Registro civil

C

S

E

P

TI

Tarjeta de identidad

C

S

E

P

CC

Cédula de ciudadanía

C

S

E

P

CE

Cédula de extranjería expedida por el DAS

C

S

E

P

PA

Pasaporte

C

S

E

P

AS

Adulto sin identificación

S

2

Número de Identificación del afiliado

16

MS

12

Longitud máxima de dato según el tipo de documento.

C

S

E

P

RC

11

C

S

E

P

TI

11

C

S

E

P

CC

10

C

S

E

P

CE

6

C

S

E

P

PA

16

C

S

E

P

AS

10

S

3

Primer apellido del afiliado

20

C

S

E

P

4

Segundo apellido del afiliado

30

C

S

E

P

5

Primer nombre del afiliado

20

C

S

E

P

6

Segundo nombre del afiliado

30

C

S

E

P

7

Fecha de nacimiento del afiliado

10

Formato DD/MM/AAAA

C

S

E

P

8

Sexo del afiliado

1

M

Masculino

C

S

E

P

F

Femenino

C

S

E

P

9

Tipo de cotizante

2

1

Dependiente

C

2

Empleada doméstica

C

3

Independiente

C

4

Madre comunitaria.

C

10

Pensionado

C

11

Pensionado por sustitución

C

12

Aprendices del SENA en etapa electiva

C

15

Desempleado con subsidio Caja de Compensación Familiar

C

16

Independiente agremiado

C

17

Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC

C

18

Afiliados con requisitos cumplidos para pensión

C

19

Aprendices del SENA en etapa productiva

C

20

Estudiantes Régimen Especial (Ley 789/02)

C

21

Estudiantes de postgrado en salud

C

10

Tipo de afiliado

1

C

Cotizante

C

E

B

Beneficiario

C

E

P

A

Adicional

C

F

Cabeza de familia

S

O

Otro miembro del núcleo familiar

S

S

Asegurado

P

11

Parentesco con cotizante Principal o cabeza de familia o Asegurado principal

1

1

Cónyuge o compañero(a) permanente

C

S

E

P

2

Hijo (a)

C

S

E

P

3

Padre o madre

C

E

P

4

Segundo grado de consanguinidad

C

P

5

Tercer grado de consanguinidad

C

P

6

Menor de 12 años sin consanguinidad

C

P

7

Padre o madre del cónyuge

C

P

8

Otros no parientes

P

14

Pertenencia étnica

2

1

Indígena

S

2

ROM (Gitanos)

S

3

Raizal (Población del Archipiélago de San Andrés y Providencia)

S

4

Palenquero de San Basilio

S

5

Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente.

S

6

Otras etnias

S

15

Grupo poblacional

2

1

Indigentes

S

2

Población infantil a cargo del ICBF

S

3

Madres comunitarias

S

4

Artistas, autores, compositores

S

5

Otro Grupo Poblacional

S

7

Discapacitado

S

8

Desmovilizados

S

9

Desplazados

S

12

Población en centros psiquiátricos

S

13

Migratorio

S

14

Población en centros carcelarios.

S

15

Población Rural no Migratoria

S

16

Nivel Sisbén

1

1

Nivel I

S

2

Nivel II

S

3

Nivel III

S

N

No aplica

S

17

Número de Ficha

8

Número de Ficha Sisbén

S

19

Condición de beneficiario mayor de 18 años

1

D

Discapacidad

C

S

E

Estudiante

C

S

20

Código de departamento de afiliación a salud

2

Codificación DANE

C

S

E

P

21

Código de municipio de afiliación a salud

3

Codificación DANE

C

S

E

P

22

Zona de afiliación a salud

1

U

Urbana

C

S

E

P

R

Rural

C

S

E

P

23

Código Entidad

6

Código de la EPS o EOC o EPS o Entidad de Salud o Aseguradora o Prepaga o planes complementarios de salud.

C

S

E

P

24

Fecha de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud

10

Formato DD/MM/AAAA

C

S

E

25

Fecha de afiliación a la entidad

10

Formato DD/MM/AAAA

C

S

E

P

27

Estado actual de la afiliación

2

AC

Activo

C

S

E

P

RE

Retirado

C

S

E

P

SU

Suspendido

C

E

P

DE

Desafiliado

C

E

AF

Afiliado fallecido

C

S

E

P

RX

Afiliación interrumpida por viaje al exterior

C

E

IH

Interrupción por período de Huelga o suspensión temporal contrato de trabajo.

C

E

IS

Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servicios públicos

C

30

Fecha de inicio de novedad

10

Formato DD/MM/AAAA

C

S

E

P

31

Tipo de Identificación del Aportante

2

NI

Número de Identificación Tributaria

C