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  Concepto 117596 de 2006 Secretaría Distrital de Educación
 
  Fecha de Expedición: 22/08/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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Bogotá D

Bogotá D.C.

Doctora

MYRIAM MEJÍA

Jefe de la División de Programas Espaciales del

Archivo General de la Nación

Carrera 6 No. 6 – 91

Ciudad

S-2006-117596 22/08/06

ASUNTO: CONCEPTO CONSERVACION DE ARCHIVOS DE DOCUMENTOS SOPORTE TÍTULO DE BACHILLER.

E 144289

Con toda Atención y por ser de su competencia, traslado a esa entidad la consulta formulada por el Colegio Técnico Comercial Manuela Beltrán en cuanto sí existe o no obligación o mandato legal, mediante cual se ordene la conservación y custodia de los archivos del plantel de los documentos que constituyen soporte para la expedición del título de bachiller.

De ser negativa la respuesta, cuál sería el procedimiento a seguir con dichos documentos?

El concepto de esta oficina sobre el particular es el siguiente:

El Decreto 180 de 1981 que reglamenta la expedición y registro de títulos y certificación en educación preescolar, básica primaria, básica secundaria y media vocacional, señala que las instituciones de educación legalmente autorizadas para ello, deben expedir los títulos en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional, a quienes hayan cumplido con los requisitos del respectivo programa aprobado por el Estado y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos de la institución y las demás normas legales.

El otorgamiento de un título se hace constar en el Acta de Graduación y en el correspondiente Diploma, antes se exigía para su validez el registro pero a raíz de expedición del Decreto 921 de 1994, esto ya no es necesario.

El título se prueba mediante copia autentica del Acta de Graduación, o con el correspondiente diploma.

Según la norma al término del año escolar correspondiente a la finalización del ciclo de educación media vocacional, la institución educativa debe expedir un Acta de Graduación que suscribirán el Director y el Secretario respectivo, la cual debe contener los siguientes datos: Fecha y número del Acta de Graduación, Institución que otorga el título y autorización que posee para expedirlo, Nombres y apellidos de las personas que terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el título. Número del documento identidad de los graduandos y Título otorgado, con la denominación que corresponda.

Las actas deben extenderse en un libro especial, foliado y rubricado previamente en cada una de sus hojas por el Secretario de Educación respectivo, o su delegado, que deberá llevar cada institución, y de ellas se expedirán las copias que soliciten los interesados con las firmas del Director y del Secretario del establecimiento.

A partir de lo anterior, en opinión de esta Oficina existe obligación de los establecimientos educativos de extender y custodiar las actas de graduación de los alumnos en los libros especiales foliados y rubricados para el efecto dado en las mismas se consignan los datos básicos e importantes, soporte expedición del título bachiller dejándose constancia que los alumnos terminaron satisfactoriamente sus estudios y por eso reciben el título.

En cuanto a "otros documentos soporte" debe tenerse en cuenta:

* La Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, lo cual comprende a la administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

En la citada ley se establece:

"Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTION: Comprenden toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental."

*Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002, del CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, señalando que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben "elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano al información contenida en los documentos de archivo."

Las Tablas de Retención Documental son "el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad en cumplimiento de sus funciones a las cuales se les asigna el tiempo permanencia en cada fase de archivo", "son el instrumento archivistico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico las entidades."

Según el acuerdo, las Tablas de Retención Documental, comprende las etapas relacionadas a continuación:

"PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea a los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención permanencia de las series y subseries documentales de cada fase de archivo, gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de la Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, asÍ mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por el biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

ETAPA QUINTA: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscritas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma."

En consecuencia, el colegio debe elaborar su propia tabla de retención documental, de acuerdo con las normas citadas, para identificar los valores primarios de la documentación soporte; establecer los tiempos de su retención o permanencia según el uso y la frecuencia en la consulta y determinar el destino final de la documentación ya sea para la conservación total, selección o eliminación.

Agradecemos darle respuesta directora al colegio con copia de esta Oficina.

Cordial saludo,

ALBA DE LA CRUZ BERRIO BAQUERO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Con Copia: Sr. J. Alberto Gómez García, rector colegio técnico comercial Manuela Beltrán Carrera 14 No 57 28.

 
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