RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

2214100-760-2008

Entre los suscritos a saber, JOSÉ ROZO MILLÁN, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía número 17.143.876 de Bogotá, en su calidad de Gobernador del Departamento de Boyacá, según cargo para el cual fue elegido en votación popular, el día 28 de octubre de 2007, según Credencial No. E28 del folio No. 0002, emanada de la Registraduría Nacional del Estado Civil, posesionado el día 7 de noviembre de 2007, debidamente facultado para celebrar el presente convenio, y en ejercicio de la competencia atribuida por el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, quien obra en nombre y representación del DEPARTAMENTO DE BOYACÁ, que para los efectos del presente convenio en adelante se denominará EL DEPARTAMENTO, por una parte, y YURI CHILLÁN REYES, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cédula de ciudadanía número 19.474.711 de Bogotá D.C., con domicilio en Bogotá D.C., actuando en representación del Distrito Capital, en su calidad de SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C., nombrado mediante el Decreto No. 001 de 2008 y posesionado mediante el Acta No. 017 del 2 de enero de 2008, con facultades legales para suscribir este documento, según el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 y el artículo 2° de la Resolución 261 de 2008 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que para efectos del presente convenio se denominará SECRETARÍA GENERAL, hemos acordado celebrar el presente Convenio Interadministrativo de Cooperación, previas las siguientes consideraciones: 1). Que la SECRETARÍA GENERAL ha diseñado, desarrollado e implementado el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB Bogotá en una plataforma Web, el cual permite realizar el seguimiento de las acciones judiciales que cursan contra la Administración desde la presentación de la demanda ante la jurisdicción hasta la realización del respectivo pago en el evento en que la entidad pública resultare condenada, así como el análisis de fallos judiciales. Se utiliza como un sistema de gerencia jurídica pública en el apoyo de la defensa judicial y prevención del daño antijurídico. Este sistema cuenta además con un módulo que permite hacer la calificación de cada proceso judicial, y calcular el contingente judicial, esto es, la provisión de recursos en cada vigencia fiscal. Este Sistema mereció ser galardonado en el año 2007 con el Premio Nacional de Alta Gerencia; 2). Que el SIPROJ WEB Bogotá cuenta con los módulos de: Procesos Judiciales, Tutelas, Procesos Penales, Conciliaciones, Pago de Sentencias, Jurisprudencia y Contingente Judicial; 3). Que es interés del DEPARTAMENTO y de la SECRETARÍA GENERAL, aunar esfuerzos para la coordinación y colaboración armónica en el cumplimiento de las funciones administrativas que les ha señalado la Constitución y la Ley; 4). Que de conformidad con el artículo 113 y 209 de la Constitución Política de Colombia, los órganos del Estado, si bien tienen funciones separadas, deben colaborar armónicamente para la realización de sus fines, y además deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de las funciones del Estado; 5). Que en virtud del principio de coordinación y colaboración, de que trata el artículo 6 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones para lograr los fines y cometidos estatales; 6). Que de conformidad con el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y se requieran para el cumplimiento de los fines estatales; 7). Que el DEPARTAMENTO ha conocido y evaluado el alcance de las funcionalidades y la utilidad del Sistema de Información de Procesos Judiciales utilizado en Bogotá, el cual brinda apoyo a la gestión de la defensa judicial del Estado, concluyendo que la implementación de dicho sistema facilita y permite hacer mas eficientes y eficaces las estrategias de defensa y prevención del daño antijurídico en todas las esferas de la administración pública; 8). Que el DEPARTAMENTO requiere de la implementación del software del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB BOGOTÁ, para ser utilizado por ésta, así como también por todas aquellas entidades de la Administración Pública Nacional que lo requieran previo convenio; 9). Que el DEPARTAMENTO cuenta con la infraestructura técnica necesaria para poner en ejecución el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB al servicio de la mencionada entidad territorial; 10). Que la SECRETARÍA GENERAL, ha considerado viable autorizar al DEPARTAMENTO el uso de una copia del software del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB; 11). Que el DEPARTAMENTO puede aportar al mejoramiento y actualización del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB mediante propuestas de nuevos requerimientos funcionales que serán recibidos, evaluados, y de ser el caso, aprobados y desarrollados por la SECRETARÍA GENERAL, para que puedan ser compartidos por todos los organismos del Estado; 12). Que la SECRETARÍA GENERAL mantiene la propiedad sobre el Sistema de Información de Procesos Judiciales; 13). Que de conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2° numeral 4° literal c de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 78 del Decreto 2474 de 2008, este convenio se celebrará directamente. Que por las consideraciones expuestas, las partes acuerdan las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO. El presente convenio tiene como objeto la cooperación interinstitucional en virtud de la cual la SECRETARÍA GENERAL permitirá al DEPARTAMENTO DE BOYACÁ la utilización de una copia del Software del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB, de conformidad con lo establecido en este documento. CLÁUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL DEPARTAMENTO: 2.1). Recibir el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB BOGOTÁ que entregue la SECRETARÍA GENERAL y disponer del motor de base de datos ORACLE (en la Versión y el Release que la SECRETARÍA GENERAL establezca al momento de la firma del presente convenio), un equipo servidor de base de datos y un equipo servidor de aplicaciones, requeridos para la instalación y configuración del Sistema de Información de Procesos Judiciales. 2.2). Instalar los programas ejecutables y la base de datos en sus equipos, tanto en el servidor de datos como en el servidor de aplicaciones. 2.3). Cargar los datos adicionales que requiera el Sistema de Información de Procesos Judiciales recibido de la SECRETARÍA GENERAL. 2.4). Proveer y mantener la infraestructura tecnológica necesaria y suficiente en los servidores de datos, servidores de aplicaciones, estaciones cliente, además de la infraestructura de comunicaciones (Internet) con un ancho de banda que permita garantizar el desempeño óptimo del Sistema de Información de Procesos Judiciales. 2.5). Aplicar los cambios que sean necesarios en nuevas versiones del Sistema de Información de Procesos Judiciales liberadas por la SECRETARÍA GENERAL, teniendo en cuenta que las versiones pueden diferir con el tiempo debido al mejoramiento continuo del sistema de información. 2.6). Informar inmediatamente a la SECRETARÍA GENERAL acerca de cualquier actividad dolosa, usurpación, uso indebido, o infracciones efectuadas a la aplicación objeto de este convenio, por parte de terceros. 2.7). Aportar al mejoramiento y actualización del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB, mediante propuestas de nuevos requerimientos funcionales que serán evaluados, y cuando se considere pertinente serán desarrollados por la SECRETARÍA GENERAL para que puedan ser compartidas con otros organismos del Estado. 2.8). No ceder en forma total o parcial el aplicativo entregado por la SECRETARÍA GENERAL, sin la previa autorización expresa y escrita de la misma. 2.9). Designar el equipo de trabajo encargado de recibir, implantar y administrar en forma autónoma el Sistema de Información de Procesos Judiciales entregado por la SECRETARÍA GENERAL, así como designar al personal necesario de las oficinas jurídicas y de sistemas, por lo menos dos (2) de tiempo completo, para recibir la capacitación a nivel de usuario funcional, quienes serán los encargados de replicar dicha capacitación a los demás usuarios de la entidad. 2.10). Disponer de la infraestructura necesaria para la realización de la capacitación de los funcionarios que van a desempeñar el rol de administradores, así como para los que van a recibir la capacitación a nivel de usuarios funcionales. 2.11). En caso de que el DEPARTAMENTO considere necesario utilizar la información existente a nivel de la base de datos del Sistema de Información de Procesos Judiciales, para generar nuevas estadísticas y reportes de acuerdo con sus necesidades particulares, podrá hacerlo siempre y cuando no altere en forma alguna la estructura original de dicha base. 2.12). Mantener el nombre del sistema, los créditos de los autores y el escudo de Bogotá D.C., tal como aparece en la versión que se recibe. CLÁUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL. 3.1. Entregar al DEPARTAMENTO los comandos de creación de la base de datos y los programas ejecutables en medio magnético del SIPROJ WEB, en las fechas indicadas en el acta de iniciación del presente convenio suscrita por las personas que realicen la vigilancia y el control de la ejecución del presente convenio. 3.2). Entregar al DEPARTAMENTO las nuevas versiones del Sistema de Información de Procesos Judiciales. 3.3). Apoyar al equipo técnico dispuesto por el DEPARTAMENTO en la instalación y pruebas de funcionamiento del Sistema de Información de Procesos Judiciales entregado. 3.4). Entregar al DEPARTAMENTO copia de los manuales técnico y de usuario del Sistema de Información de Procesos Judiciales. 3.5). Otorgar y facilitar al DEPARTAMENTO los permisos para acceder a los módulos de Jurisprudencia. 3.6). Impartir capacitación a los funcionarios que el DEPARTAMENTO designe, acorde con la programación que para el efecto se realice. Dichos funcionarios serán los encargados de realizar la réplica a los demás usuarios funcionales del mismo en la entidad. CLÁUSULA CUARTA. PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución de este convenio es de dos (2) años contados a partir de la firma del Acta de Iniciación. CLÁUSULA QUINTA. CONTROL Y VIGILANCIA. La vigilancia y el control de la ejecución del presente convenio por parte de la SECRETARÍA GENERAL estará a cargo de la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General y de la Subdirección de Informática y Sistemas, o de las personas que ellos designen para el efecto, y por parte del DEPARTAMENTO, la vigilancia y control del Convenio estará a cargo del Director de la Oficina Jurídica con el apoyo de la Dirección de Sistemas de la Administración Central del Departamento de Boyacá a través de un profesional asignado a dicha Dirección. PARÁGRAFO. Los funcionarios que en representación de las partes ejercerán la vigilancia y control del convenio, deberán: 1). Adelantar todas las pruebas necesarias para establecer que la información cumpla con los parámetros preestablecidos. 2). Verificar personal y periódicamente, por lo menos cada dos (2) meses, la ejecución idónea y oportuna del Convenio. 3). Elaborar actas que sean de su competencia, tales como las de iniciación, reuniones, recibo de informes y/o liquidación. 4). Conceptuar por escrito sobre la viabilidad y necesidad de las prórrogas y modificaciones del Convenio. 5). Rendir informe sobre la ejecución y desarrollo del convenio cada dos (2) meses. 6). Informar por escrito a la Subdirección de Contratación de la SECRETARÍA GENERAL las anomalías que se presenten durante la ejecución del Convenio y proponer soluciones. 7). Cualquier otra que sea necesaria para el buen desarrollo y ejecución del Convenio. CLÁUSULA SEXTA. GRATUIDAD. El convenio se realizará a título gratuito y no causa erogación alguna a la SECRETARÍA GENERAL. PARÁGRAFO. En caso de presentarse gastos económicos el DEPARTAMENTO efectuará los trámites y asumirá los costos que se requieran para la ejecución del objeto y obligaciones del Convenio, sin perjuicio de la gratuidad con que se hace entrega del Sistema de Información de Procesos Judiciales objeto del presente convenio. CLÁUSULA SÉPTIMA. CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA. Ni el DEPARTAMENTO, ni su personal podrán revelar información o de propiedad de la SECRETARÍA GENERAL, relacionada con el convenio y sus productos, las bases de datos, los servicios, o las actividades u operaciones de la misma sin el previo consentimiento por escrito de está última. La confidencialidad será continua y no vencerá a la terminación del Convenio. PARÁGRAFO. EL DEPARTAMENTO podrá dar información confidencial únicamente a aquellas personas que deban ser informadas y solamente en el límite necesario para que sean llevadas a cabo las finalidades del Convenio. CLÁUSULA OCTAVA. CESIÓN. El presente convenio no podrá cederse en todo ni en parte, por el DEPARTAMENTO, sin autorización previa y escrita de la SECRETARÍA GENERAL. CLÁUSULA NOVENA. RESPONSABILIDAD. Las obligaciones que mediante este Convenio contraen el DEPARTAMENTO y la SECRETARÍA GENERAL no las hace solidariamente responsables ante terceros. En consecuencia, cada parte será responsable de las obligaciones que resulten como consecuencia del Convenio. CLÁUSULA DÉCIMA. PERFECCIONAMIENTO. Para todos los efectos legales, el presente Convenio se perfeccionará con la suscripción de las partes, de acuerdo con lo establecido en el inciso 1 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. LIQUIDACIÓN. El presente convenio se liquidará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. DOMICILIO. Para todos los efectos legales el domicilio contractual del presente convenio es la ciudad de Bogotá D.C., para constancia se firma el 29 de diciembre de 2008.