MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES |
I IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO |
Nivel jerárquico |
Directivo |
Denominación del Empleo: |
Jefe de Oficina |
Código: |
006 |
Grado: |
04 |
Naturaleza del Empleo: |
Periodo Libre Nombramiento y Remoción |
No. de cargos |
Uno (1) |
Dependencia |
Gestión Pública y Autocontrol |
Cargo del Jefe Inmediato |
Gerente Hospital |
II. PROPOSITO PRINCIPAL |
Gestión Pública y Autocontrol
Asesorar y velar por el control estratégico, control de gestión y la evaluación de los procesos institucionales tanto del área administrativa como asistencial, con el fin de procurar que todas las actuaciones se realicen de acuerdo a las normas legales vigentes y dentro de las políticas trazadas por la gerencia en cumplimiento a los objetivos institucionales propuestos. |
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES |
1. Asesorar al Nivel Directivo sobre la verificación del montaje formal del sistema de Control Interno, establecido dentro de la organización y que su servicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
2. Asesorar al Nivel Directivo en la verificación de los controles asociados con las actividades de la Institución para que estas estén definidas y tengan un mejoramiento permanente de acuerdo a la evolución de la Entidad.
3. Servir de apoyo al nivel directivo en el proceso de toma de decisiones a fin de obtener los resultados esperados.
4. Garantizar la Evaluación del Sistema de Control Interno institucional y mantener informado permanentemente al Nivel directivo a cerca del estado del control Interno dentro de la Institución, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
5. Orientar sobre procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
6. Orientar a toda la organización en formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la Misión Institucional.
7. Efectuar seguimiento a los planes de mejoramiento Institucionales resultado tanto de auditoria internas como de auditorias externas aplicadas al Hospital.
8. Asistir en la implementación de las medidas respectivas recomendadas.
9. Cumplir con los diferentes requerimientos de información a cargo de la oficina solicitados por los (sic) entidades de control.
10. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área
11. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo.
12. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo.
13. Realizar la segregación y/o clasificación de los desechos peligrosos y no peligrosos en cumplimiento a la normatividad vigente, para la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares en Colombia.
14. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo y área de desempeño. |
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
* La evaluación del Sistema de control Interno se realiza en cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente.
* El seguimiento de planes de mejoramiento institucional se realiza de forma periódica con el fin de garantizar el cumplimiento de las acciones correctivas dentro de los términos establecidos.
* Los informes a entidades externas son entregados oportunamente dentro de los términos de ley.
* Mantener informado al nivel directivo acerca del estado del control Interno dentro de la Institución, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento a través de la realización del comité de control interno institucional que permita la toma de decisiones de manera preventiva y correctiva.
* Ley 100 de 1993 y Sistema de Seguridad Social * Ley 87 del 1993
* Ley 489 de 1998
* Decreto 1537-2001
* Modelo estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano MECI 1000
* Normatividad vigente de Control Interno Institucional
* Modelo estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano MECI 1000. 2005
* Sistema de Gestión de Calidad NTC 1000 2004 y Normas de Calidad 2309 2002 1439 de 2002.
* Y en general la normatividad aplicable a las áreas administrativo financiero y asistencial. |
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA |
Título profesional en Medicina, Odontología, Economía, Ingeniería 1Industrial, Administración Pública, Contaduría Pública, y Derecho. Título de postgrado en la modalidad de especialización Gerencia de salud pública, administración o gerencia Hospitalaria, administración en Salud, Auditoria en Salud, Control Interno. Requerimiento: Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la ley. Equivalencia: Título de postgrado en la modalidad de especialización por dos (2) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite título profesional |
Tres (3) años de experiencia relacionada. |
I. IDENTIFICACIÓN |
Nivel jerárquico |
Técnico |
Denominación del Empleo: |
Técnico operativo |
Código: |
314 |
Grado: |
15 |
No. de cargos |
Uno (1) |
Dependencia |
Dependencia que se asigne |
Cargo del Jefe Inmediato |
Quien ejerza supervisión directa |
II. PROPÓSITO PRINCIPAL |
Nomina Garantizar las necesidades básicas y especificas de la liquidación de los salarios y prestaciones sociales de los funcionarios, con base en las normas y el presupuesto elaborado, entregando oportunamente los soportes para el pago de nomina, seguridad social y parafiscales de una manera eficaz, con ética, honestidad y transparencia. |
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES |
1. Responder por la nomina y soportes teniendo en cuenta las novedades presentadas
2. Elaborar la información oportuna para el pago de aportes parafiscales y seguridad social.
3. Responder por la liquidación de prestaciones sociales de conformidad con la normatividad vigente que nos rigen en la materia a los servidores del estado
4. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo en el área de Talento Humano.
5. Responder por los software utilizado para la liquidación de nomina y autoliquidación y diligenciar los formularios de ARP, EPS y AFP
6. Realizar los tiempos de servicio a los funcionarios a pensionar y remitir la información a las instancias que lo soliciten
7. Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias de su empleo.
8. Elaborar el proyecto de presupuesto de salario, prestaciones sociales y seguridad social de los funcionarios de planta de la entidad.
9. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área.
10. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo
11. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo
12. Realizar la segregación y/o clasificación de los desechos peligrosos y no residuos hospitalarios y similares en Colombia.
13. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo y área de desempeño |
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES- CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
* La liquidación de nomina, seguridad social y aportes parafiscales, liquidados dentro de las normas establecidas, que respondan a las necesidades institucionales y del personal de la entidad.
* Cumplir con los proyectos de presupuesto de la vigencia siguiendo las políticas de la entidad para una mejor prestación del servicio a la comunidad. |
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES |
* Normas y bases de liquidación publicas y privadas
* Sistema General de Seguridad Social en Salud
* Manejo y atención de público interno-Relaciones interpersonales
* Manejo de software de liquidación de nominas y autoliquidación de seguridad social
* Manejo y conocimiento de sistemas de información (Word, Excel, power point)
* Conocimiento en normas publicas
* Manejos contables |
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA |
Titulo de bachillerato.
Título de formación Tecnológica o titulo de formación Técnica Profesional en áreas administrativas. Equivalencia: Título de técnico por seis (6) semestres de carrera profesional en áreas administrativas. |
Experiencia de dos (2) años relacionada con las funciones del empleo. |
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES |
Nivel jerárquico |
Técnico |
Denominación del Empleo: |
Técnico |
Código: |
401 |
Grado: |
15 |
No. de cargos |
Uno (1) |
Dependencia |
Dependencia que se asigne |
Cargo del Jefe Inmediato |
Quien ejerza supervisión directa |
II. PROPÓSITO PRINCIPAL |
Recursos Físicos
Gestionar el proceso de compras de acuerdo al Plan de Compras de la entidad, de manera oportuna, eficiente y eficaz, para garantizar la provisión de los bienes y servicios requeridos por todas las áreas del Hospital. |
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCINES ESENCIALES |
1. Tramitar y diligenciar todos los documentos necesarios para la adjudicación del respectivo contrato, recepcionando las propuestas solicitadas al Proveedor, diligenciando cuadro comparativo, cuadro individual de adjudicación, justificación y solicitud de disponibilidad, organizándolos en una carpeta previas firmas respectivas, para garantizar la elaboración del contrato de compra.
2. Recibir y revisar los documentos necesarios para la legalización de las entregas respectivas, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes, verificando que la información sea precisa y real, para garantizar una recepción adecuada.
3. Controlar la ejecución y fechas de vencimiento de todos los contratos de elementos, insumos y medicamentos de la entidad para garantizar una adecuada ejecución de los mismos.
4. Atender al cliente interno y externo en forma personal y telefónica, brindándole toda la información requerida de forma oportuna y veraz, para garantizar una buena imagen Institucional.
5. Realizar y enviar los pedidos de elementos, insumos y medicamentos que sean requeridos en la entidad, y realizar seguimiento de la llegada de los mismos al almacén, para garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades de las áreas.
6. Programar, proponer y coordinar el trabajo relacionado con la radicación, clasificación y distribución de la correspondencia recibida o despachada, procedente de las distintas dependencias de la entidad y del público en general.
7. Velar porque el equipo de oficina a su cargo, se mantenga en buen estado de conservación y funcionamiento, así como también responsabilizarse del inventario correspondiente.
8. Asistir a los comités de grupos interno de trabajo y a los de coordinación que por la naturaleza de sus funciones exija su presencia.
9. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área.
10. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo
11. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo
12. Realizar la segregación /o clasificación de los desechos peligrosos y no, peligrosos en cumplimiento a la normatividad vigente, para la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares en Colombia.
13. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo
y área de desempeño |
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES – CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
* Realizar el trámite precontractual de todos los contratos tramitados en el Hospital de elementos, Insumos y medicamentos de manera oportuna y de acuerdo a la normatividad vigente.
* Controlar la ejecución de los contratos de acuerdo a la normatividad vigente.
* Revisar la documentación requerida para la correcta entrega de los pedidos en el Almacén de acuerdo a lo estipulado en los contratos.
* Brindar una adecuada atención al cliente interno y externo de la Institución
* Realizar un adecuado seguimiento de la llegada de los pedidos al almacén
* Trabajo en equipo |
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES |
* Manual para el Manejo y Control de los Bienes en los entes Públicos del Distrito Capital
* Normatividad vigente para el trámite de Compras en las entidades públicas
* Conocimiento en sistemas. |
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA |
Título de Bachillerato.
Título de Tecnólogo ó Técnico
Profesional en áreas administrativas.
Equivalencia: Título de técnico por seis (6) semestres de carrera profesional en áreas administrativas. |
Dos (2) años de experiencia relacionada |
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES |
I.. IDENTIFICACION |
Nivel jerárquico |
Técnico |
Denominación del Empleo: |
Técnico operativo |
Código: |
314 |
Grado: |
12 |
No. de cargos |
Uno (1) |
Dependencia |
Donde se ubique el cargo |
Cargo del Jefe Inmediato |
Quien ejerza supervisión directa |
II. PRÓPOSITO PRINCIPAL |
Atención al Usuario
Responder por la satisfacción integral del usuario, ofreciendo una atención humanizada que supere las expectativas en la prestación del servicio, a través de un sistema de información y personal idóneo. |
1. Recepcionar, tramitar y hacer seguimiento y respuesta a las peticiones de los usuarios.
2. Elaborar instrumentos de monitoreo de satisfacción al usuario.
3. Supervisar e inspeccionar la adecuada y oportuna información y orientación a los usuarios para facilitar el acceso a los servicios.
4. Organizar y supervisar la prestación de los servicios de Atención al usuario.
5. Supervisar las actividades administrativas y asistenciales del área con las demás dependencias que sean necesarias para la adecuada prestación del servicio.
6. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área.
7. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo
8. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo
9. Realizar la segregación y/o clasificación de los desechos peligrosos y no peligrosos, en cumplimiento a la normatividad vigente, para la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares en Colombia.
10. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo y área de desempeño. |
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES – CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
* Los documentos verificados para acceder al hospital permiten la prestación ágil y efectiva del servicio.
* La asignación de citas telefónicas agiliza y hace más asequible la prestación del servicio al usuario.
* La orientación ofrecida a los usuarios permite una atención con calidad y calidez.
* Un adecuado seguimiento a las acciones de mejoramiento permite aumentar el índice de satisfacción.
* La prestación del servicio con excelencia, con puntualidad y calidez de manera permanente, fortalece la imagen institucional. |
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES |
* Sistema General de Seguridad Social en Salud
* Manejo y atención de público- Relaciones interpersonales
*Manejo de sistemas de información (Word. Excell. Power Point) |
VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA |
Título de Técnico en áreas administrativas
Equivalencia: Título de técnico por seis (6) semestres de carrera profesional en áreas administrativas |
Dos (2) años de experiencia relacionada en las funciones del empleo. |
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES |
Nivel jerárquico |
Técnico |
Denominación del Empleo: |
Técnico operativo |
Código: |
314 |
Grado: |
09 |
No. de cargos |
Uno (1) |
Naturaleza del Empleo |
De carrera Administrativa |
Dependencia |
Donde se ubique el cargo |
Cargo del Jefe Inmediato |
Quien ejerza supervisión directa |
II. PROPÓSITO PRINCIPAL |
Área de Presupuesto
Apoyar la ejecución activa y pasiva del presupuesto orientado al cumplimiento de la normatividad Distrital, como herramienta de gestión o fiscalización de dineros públicos en el cumplimiento de metas objetivos institucionales. |
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES |
1. Realizar el seguimiento económico y financiero de la institución y analizar la evolución de las fuentes del mismo, reportando oportunamente los resultados obtenidos con el fin de recomendar acciones para su fortalecimiento.
2. Analizar e interpretar normas legales, jurisprudencias y doctrinas con el fin de dar fundamento jurídico al proceso de toma de decisiones en asuntos sometidos a consideración del área.
3. Recibir, registrar y tramitar todos los documentos relacionados con el proceso presupuestal de acuerdo a los procesos y procedimientos establecidos para tal fin y construir con ellos los diferentes documentos, libros y ejecuciones presupuestales activas y pasivas.
4. Controlar la ejecución activa y pasiva del Presupuesto, a través del seguimiento individual de los movimientos económicos del hospital, para ejercer control como herramienta de gestión.
3. Preparar las respuestas a las solicitudes de información presupuestal y contestarlas en los términos establecidos por la ley para evitar posibles amonestaciones.
5. Elaboración y presentación del Plan Financiero, anteproyecto de presupuesto
Hospitalario y participar en la elaboración del plan operativo anual de inversiones
POAI para la vigencia siguiente de acuerdo a las directrices y normatividad vigente de las empresas sociales del estado ESE, con el fin de preparar la ejecución presupuestal de la siguiente vigencia fiscal.
6. Verificar que los compromisos presupuestales que asume el hospital se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes sobre la materia, a fin de recomendar, cuando sea necesario, los correctivos pertinentes.
7. Elaborar y entregar información presupuestal de acuerdo con la normatividad vigente; a los entes de control, fiscalización, clientes internos y externos que requieran de ellos con fin de cumplir el deber de informar y facilitar el proceso de fiscalización y control.
8. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área.
9. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo
10. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo
11. Realizar la segregación y/o clasificación de los desechos peligrosos y no peligrosos en cumplimiento a la normatividad vigente, para la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares en Colombia.
12. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo y área de desempeño. |
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) |
* La ejecución presupuestal del gasto muestra el nivel de compromisos adquiridos por la institución en el cumplimiento del cometido estatal de la misma.
* Ejecución Presupuestal de Ingresos, muestra la capacidad de recuperación que tiene la entidad en la venta de servicios de salud a través de su cometido estatal. |
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES |
* Decreto 1138 de 2000
* Resolución 1602 de 2001
*Conocimientos de sistemas Excel y Word.
* Decreto 714 de 1996 - ESE
* Ley 100 |
II. PROPÓSITO PRINCIPAL |
Área de Almacén
Garantizar la recepción, almacenamiento y entrega adecuada de elementos mediante la verificación de las especificaciones técnicas requeridas para satisfacer las necesidades de todas las áreas del Hospital, mediante la aplicación de las normas establecidas para lograr la entrega de un producto con calidad. |
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESCENCIALES |
1. Recepcionar todos los elementos revisando que lo relacionado en el documento de entrega sea lo recibido. Verificando, contenido, fecha de vencimiento, empaque y presentación de acuerdo a las normas establecidas para garantizar un producto en óptimas condiciones.
2. Organizar y despachar los elementos relacionados en los comprobantes de egreso a las diferentes áreas, verificando que lo solicitado se igual a lo entregado y comparando que el saldo del kárdex sea igual al saldo físico. Registrar diariamente el movimiento en la tarjeta mural teniendo en cuenta que los elementos a despachar deben ser os de fecha más próxima a vencer, para garantizar una entrega oportuna.
3. Almacenar los elementos cumpliendo con las normas de buenas prácticas de almacenamiento, ubicando de manera organizada los productos, registrando diariamente su ingreso en la mural con su respectivo saldo, teniendo en cuenta las condiciones de temperatura, humedad y clase de medicamento, para garantizar la seguridad e integridad de los elementos de la bodega.
4. Presentar informe mensual de medicamentos controlados en forma escrita diligenciando para ello el formato establecido para tal fin, para garantizar la entrega oportuna del reporte a los entes de control.
5. Realizar gestión de cambio de los medicamentos e insumos próximos a vencer, para garantizar medicamentos e insumos en condiciones óptimas de calidad.
6. Velar porque el equipo de oficina a su cargo, se mantenga en buen estado de conservación y funcionamiento, así como también responsabilizarse del inventario correspondiente.
7. Asistir a los comités de grupos internos de trabajo y a los de coordinación que por la naturaleza de sus funciones exijan su presencia.
8. Verificar el desarrollo del sistema de control interno relacionado con su área.
9. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su cargo
10. Aplicar el Control Interno sobre las funciones propias del cargo
11. Realizar la segregación y/o clasificación de los desechos peligrosos y no peligrosos en cumplimiento a la normatividad vigente, para la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares en Colombia.
12. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza de su empleo y área de desempeño |
9. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES – CRITERIOS DE DESEMPEÑO |
* Garantizar una recepción técnica adecuada.
* Realizar un despacho adecuado y oportuno de los bienes, elementos y medicamentos a todas las áreas del Hospital.
* Garantizar el almacenamiento adecuado de los elementos, bienes, medicamentos e insumos de acuerdo a lo establecido en las buenas prácticas de almacenamiento
* Realizar control diario del Kardex y del inventario físico
* Trabajo en equipo |
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES |
* Manual Buenas Prácticas de almacenamiento
* Manual para el Manejo y Control de los Bienes en los entes Públicos del Distrito Capital
* Normatividad vigente para el manejo de bienes en bodega.
* Conocimiento técnico sobre el manejo de Medicamentos y Material Médico Quirúrgico |
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA |
Título de bachillerato en cualquier modalidad.
Título Técnico Profesional en áreas económicas, administrativas o administración Hospitalaria.
Equivalencia: Título de técnico por seis (6) semestres de carrera |
Dos (2) años de experiencia relacionada con las funciones a desempeñar |