Cargando el Contenido del Documento | |
Por favor espere... |
RESOLUCIÓN 0119 DE 2007 (Julio 12) "Por la cual se fijan las directrices para la Rendición de la Cuenta de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá, D.C, a la Contraloría de Bogotá D.C, en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias No. 020 del 20 de septiembre de 2006, 001 del 26 de enero de 2007 y 016 del 10 de Julio de 2007" EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS DE BOGOTA -UAECOB En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en los Decretos 070 de 2007 y 221 de 30 de mayo de 2007, y CONSIDERANDO Que la Constitución Política, en su artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los Fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales previstos por la ley, dicho control se ejerce en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Que el Capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando las causales, forma y monto de las mismas. Que la Ley 951 de 2005 en su capítulo II artículo 5, creó el acta de informe de gestión y fijó las normas para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado, estableciendo la obligación para los servidores públicos en calidad de titulares y representantes legales, y los particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Que la Contraloría de Bogotá, D.C, mediante Resolución Reglamentaria N° 20 de Septiembre de 2006 en sus artículos 1, 9 y 10, señala los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, reglamenta su revisión y unifica la información que se debe presentar a la Contraloría de Bogotá, D.C. Que el Artículo 62 de la Resolución Reglamentaria N° 20 de Septiembre 20 de 2006, establece los tipos de sanciones a imponer a los responsables de conformidad con la parte primera del Código Contencioso Administrativo, Decreto Ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen y de conformidad con las normas vigentes en materia sancionatoria. Que el Director de la UAECOB debe rendir la cuenta consolidada sobre la gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, en los siguientes períodos: mensual, intermedio, anual y al culminar su gestión, según lo establecido en el Artículo 1°, Literal B de la Resolución Reglamentaria No. 016 del 10 de Julio de 2007 de la Contraloría de Bogotá. Que cuando el Director de la UAECOB delegue la presentación de la información, se remitirá junto con la información respectiva el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación de conformidad con lo establecido en el Artículo 9° de la Ley 489 de 1998. Que el Contralor de Bogotá D.C, mediante la Resolución 001 de enero 26 de 2007 y 016 del 10 de Julio de 2007, modificó la Resolución N° 020 de Septiembre 20 de 2006 y derogó las demás disposiciones que le sean contrarias. Que en la Resolución Reglamentaria No. 016 del 10 de Julio de 2007 el Contralor de Bogotá D.C, establece en el Artículo 1°, Literal B los términos máximos para la presentación de la cuenta consolidada mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá, D.C. Deroga el artículo 14 de la Resolución Reglamentaria No. 020 de 2006, el artículo 3 de la Resolución Reglamentaria 001 de enero 26 de 2007 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Que es deber de todo servidor público cumplir y hacer cumplir las normas constitucionales y legales a fin de evitar sanciones contempladas en la ley 734 de 2002. Por lo anterior se hace necesario fijar las directrices para la rendición de cuentas de la UAECOB de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá introdujo con la Resolución Reglamentaria No. 016 del 10 de Julio de 2007. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. OBJETIVO. La presente resolución tiene por objeto establecer las directrices al interior de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, para elaborar, consolidar y rendir la cuenta mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá D.C. Las mismas directrices se aplicarán al momento de culminar la gestión del Director de la UAECOB Parágrafo Único. La información reportada en la Cuenta Fiscal por la UAECOB debe ser suficiente, veraz, confiable, verificable y oportuna. Artículo 2°. RENDICIÓN DE LA CUENTA. La Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, en virtud del deber legal y ético informará sobre la administración de bienes y recursos públicos asignados y sobre los resultados de la gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Artículo 3º. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. El Director, subdirectores, jefes de oficina y demás servidores de la UAECOB, que administran, procesan, presentan y custodian la información requerida en la cuenta, están obligados a suministrar la información en el medio y oportunidad exigidos en la presente resolución, así como permitir el acceso directo a los sistemas de información, previa autorización de claves y atributos debidamente controlados. Artículo 4°. DE LA CUENTA MENSUAL, INTERMEDIA Y ANUAL. En concordancia con lo previsto en la Resolución 001 del 26 de enero de 2007 y 016 de 10 de Julio de 2007 de la Contraloría de Bogotá D.C, el contenido de la información, los Responsables y los términos para la presentación de la cuenta mensual, intermedia y anual son los siguientes: 1. CUENTA MENSUAL 1.1. RESPONSABLES DE CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA INFORMACIÓN MENSUAL. El responsable de consolidar los documentos físicos y remitirlos junto con el oficio de radicación a la Contraloría de Bogotá, es la Subdirección de Gestión Corporativa. Parágrafo Único. Los responsables de elaborar la información mensual, una vez enviada a través de SIVICOF, la deberán entregar máximo el octavo día del mes reportado al responsable de consolidarla, quién deberá elaborar el respectivo oficio remisorio de la cuenta para radicación a la Contraloría de Bogotá máximo hasta el décimo tercer día hábil del mes reportado. 1.2. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN MENSUAL. La cuenta mensual consolidada para la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos incluye los siguientes informes: INFORME CONTRATACIÓN
INFORME FINANCIERO
El Subdirector Operativo encargado de presentar la información relacionada con el Presupuesto Orientado a Resultados (POR) deberá remitirla a la Oficina Asesora de Planeación en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada periodo. La UAECOB por no registrar deuda pública y/o inversiones financieras y recursos de tesorería (fondos en cuentas corrientes y de ahorro), únicamente debe enviar anexo al oficio remisorio el documento CBN-1092 señalando que no posee obligaciones de deuda y/o no posee inversiones ni maneja recursos de tesorería. 2. CUENTA INTERMEDIA: 2.1. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA INFORMACIÓN INTERMEDIA. El responsable de consolidar los documentos físicos y remitirlos junto con el oficio de radicación a la Contraloría de Bogotá, es la Coordinación Sistema de Control Interno. Parágrafo único. Los responsables de elaborar la información intermedia, una vez enviada través de SIVICOF, la deberán entregar hasta el Décimo Sexto día hábil del mes de Julio al responsable de consolidarla, quién deberá elaborar el respectivo oficio remisorio de la cuenta para radicación a la Contraloría de Bogotá, hasta el Quinto día hábil del mes de agosto. 2.2 CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN INTERMEDIA. La cuenta intermedia consolidada, para la UAECOB, incluye los siguientes informes: INFORME GESTIÓN
El Director, los Subdirectores, Jefes de Oficina y demás servidores obligados a presentar información relacionada con los Informes de Gestión (Productos Misionales, Propuestas de Mejoramiento, Proyectos de Inversión e Indicadores de Gestión) deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación como fecha máxima hasta el décimo cuarto día hábil del mes de julio de 2007 en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada periodo. El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 30 de junio de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado por cada sujeto de control. INFORME CONTABILIDAD
3. CUENTA ANUAL 3.1. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA INFORMACIÓN ANUAL. El responsable de consolidar los documentos físicos y remitirlos junto con el oficio de radicación a la Contraloría de Bogotá, es la Coordinación Sistema de Control Interno.Parágrafo único. Los responsables de elaborar la información anual, una vez enviada a través de SIVICOF, la deberán entregar hasta el quinto día hábil del mes de febrero al responsable de consolidarla, quién deberá elaborar el respectivo oficio remisorio de la cuenta para radicación a la Contraloría de Bogotá, hasta el Décimo Quinto día hábil del mes de febrero. 3.2 CONTENIDO INFORMACIÓN ANUAL. La cuenta anual consolidada para la UAECOB incluye los siguientes informes: INFORME RECURSO HUMANO
INFORME GESTIÓN
El Director, los Subdirectores, Jefes de Oficina y demás servidores obligados a presentar información relacionada con los Informes de Gestión (Productos Misionales, Propuestas de Mejoramiento, Proyectos de Inversión e Indicadores de Gestión) deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada periodo. El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado por cada sujeto de control. INFORME MEDIO AMBIENTE
El Director, los Subdirectores, Jefes de Oficina y demás servidores obligados a presentar información relacionada con el informe de Medio Ambiente, deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada periodo. INFORME MEDIO AMBIENTE
INFORME ESTADÍSTICAS
INFORME CONTABILIDAD
4. RENDICIÓN DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. La cuenta que debe presentar el Director de la UAECOB a la Contraloría de Bogotá, D.C, cuando culmine su gestión, cubrirá el período desde el 1 de enero de la vigencia fiscal en que se retira, hasta el último día hábil en que se haya realizado efectivamente su retiro. El contenido del informe se define en el Título II - Capítulo VIII de la Resolución 20 de septiembre de 2006 y articulo 4° de la Resolución 001 del 26 de enero de 2007Nota: El Director de la UAECOB debe rendir cuenta, al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su retiro. 4.1. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR Y REMITIR LA INFORMACIÓN AL CULMINAR LA GESTION: El responsable de consolidar los documentos físicos y remitirlos junto con el oficio de radicación a la Contraloría de Bogotá, es la Coordinación Sistema de Control Interno. Parágrafo Único. Los responsables de elaborar la información, una vez enviada a través de SIVICOF, la deberán entregar hasta el décimo tercer día hábil de culminar la gestión al responsable de consolidarla, quién deberá elaborar el respectivo oficio remisorio de la cuenta para radicar en la Contraloría de Bogotá hasta el Décimo Quinto día hábil de culminar la Gestión. 4.2. CONTENIDO DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. El Director al culminar su gestión, debe presentar la siguiente información: INFORME FINANCIERO
INFORME GESTIÓN
El Director, los Subdirectores, Jefes de Oficina, y demás servidores obligados a presentar información relacionada con los Informes de Gestión (Productos Misionales, Propuestas de Mejoramiento, Proyectos de Inversión e Indicadores de Gestión) deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada periodo. INFORME CONTABILIDAD
Adicionalmente, para la información mensual, intermedia, anual y al culminar la gestión, se deben enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 9 de la Resolución 20 de 2006 de la Contraloría de Bogotá, D.C. Parágrafo 1. Esta rendición no exime al nuevo Director de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente. Parágrafo 2. Cuando el retiro definitivo del Director coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar la información señalada en este artículo, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el nuevo Director. Parágrafo 3. Para el envío de la información de Rendición de Cuentas al Culminar la Gestión del Director, por medio del sistema SIVICOF, se deberá solicitar autorización a la respectiva Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante oficio radicado dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de los términos establecidos en el parágrafo 2 del Artículo 9 de la Resolución 020 del 20 de septiembre de 2006. La Coordinación del Sistema de Control Interno proyectará para la firma del Director la respectiva solicitud. Artículo 5°. RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO. La Oficina Asesora de Planeación, a través de la Coordinación de Sistemas, debe verificar los requerimientos técnicos necesarios para la instalación de Storm User del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF de acuerdo con los perfiles asignados, para lo cual la Contraloría de Bogotá capacitó a unos funcionarios de la UAECOB Artículo 6°. PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS. Los responsables de elaborar la información deben remitirla dentro de los términos previstos en esta resolución, de la siguiente forma: 1. FORMATO ELECTRÓNICO: El Subdirector o Jefe de Oficina elabora la información, la diligencia y realiza el envío directamente en el SIVICOF de acuerdo con las directrices de las Resoluciones 20 No. del 20 de septiembre de 2006 y 001 del 26 de enero de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C. 2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: El Subdirector o Jefe de Oficina elabora la información y realiza el envío directamente en el SIVICOF de acuerdo con las directrices de las Resoluciones No. 020 del 20 de septiembre de 2006 y 001 del 26 de enero de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C. 3. DOCUMENTOS FÍSICOS: El Subdirector o Jefe de Oficina prepara la información, diligencia los formatos de acuerdo con las directrices dadas por la Contraloría de Bogotá, D.C, los imprime y recoge las firmas de quienes están obligados a suscribirlos, para luego remitirla en medio físico al responsable de consolidar y verificar, informando en memorando interno, que la información es legitima, íntegra y veraz para su consolidación y remisión a la Contraloría de Bogotá, D.C. a) Los documentos físicos donde consta la información financiera, presupuestal y estadística, deberán ser firmados por el responsable y por el respectivo jefe que los elabore, identificando su nombre completo, cédula de ciudadanía y teléfono. b) En caso que el Subdirector Jefe de oficina, no registre información para alguno de los formatos o documentos de la cuenta, deberá enviarlos a través de SIVICOF con cifras en (0) e incluir en el memorando la justificación respectiva, anexando los documentos necesarios. c) Con la entrega de la información, el Subdirector o Jefe de Oficina certifica, que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, será responsable ante el Director de la UAECOB por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y legales a que hubiera lugar. Artículo 7º. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN: La custodia y conservación de los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, estará a cargo de los responsables de prepararla y copia magnética de los formatos electrónicos, documentos electrónicos y físicos de la cuenta presentada a la Contraloría de Bogotá, D.C. la conservará la Coordinación del Sistema de Control Interno con el fin examinarla, evaluarla o consultaría en cualquier tiempo. Artículo 8°. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA CUENTA. Los Responsables de consolidar la Cuenta de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos y remitir el oficio con los documentos físicos a la Contraloría de Bogotá, D.C, deberán hacerlo de la siguiente forma: 1. Recibir la información en la forma requerida por la Contraloría de Bogotá, D.C, previamente diligenciada y enviada a través de SIVICOF y con memorando interno del Subdirector o Jefe de Oficina respectiva, donde se certifica que la información es legitima, íntegra y veraz. 2. Verificar que los formatos y documentos electrónicos hayan sido enviados a través del SIVICOF y cumplan con los requerimientos de la Contraloría de Bogotá. D.C, con el correspondiente Certificado de Recepción de Información. 3. Verificar los casos en que no se registre información para alguno de los formatos o documentos exigidos, e incluir en el oficio remisorio la justificación respectiva del Subdirector o Jefe de Oficina, anexando los documentos necesarios. 4. Preparar el oficio remisorio para la firma del Director de la UAECOB, anexar el comprobante de transacción en el que se especifica el número de transacción que generó SIVICOF para dicha rendición, en los plazos y términos establecidos en la Resolución 001 del 26 de enero de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C, y en la presente Resolución. 5. Tramitar la radicación del oficio remisorio, el comprobante de transacción y los documentos físicos en la Oficina de Correspondencia de la Contraloría de Bogotá, D.C, para lo cual hará el correspondiente seguimiento en los plazos y términos establecidos. Articulo 9o. DE LA FIRMA DE LOS DOCUMENTOS. Con el propósito de dar trámite oportuno y eficaz a los documentos proyectados para la firma del Director, entendidos como los oficios, informes y demás comunicaciones, deben ser remitidos al despacho, por lo menos con tres (3) días hábiles de antelación ala fecha en que deben ser firmados, acompañados de la debida refrendación del Subdirector o jefe de la Oficina responsable. Artículo 10°. DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. En caso de incumplimiento de la presente Resolución se hará el trámite disciplinario correspondiente. Parágrafo 1. Se entenderá por no presentada la cuenta consolidada cuando ésta no cumpla con lo previsto en las Resoluciones 020 del de 2006, 001 del 26 de enero de 2007 y 016 del 10 de julio de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C, en los aspectos referentes a la presentación, forma, términos, período, contenido y refrendación. Parágrafo 2. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá, D.C. podrá según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso Administrativo, Decreto Ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen y de conformidad con las disposiciones vigente en materia sancionatoria en la Entidad. Artículo 11º. OTRAS DISPOSICIONES. En caso que la Contraloría de Bogotá, D.C, realice cambios en los formatos o en las fechas de rendición de las cuentas establecidas en la Resoluciones Reglamentarias 020 del 20 de septiembre de 2006 y 001 del 26 de enero de 2007 y 016 del 10 de Julio de 2007, el responsable de consolidar los documentos físicos de la información y remitir el oficio remisorio de radicación de la cuenta, hará la respectiva comunicación a los responsables de elaborar la respectiva la información. Artículo 12°. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D.C., a los doce (12) días del mes de julio de 2007 MAURICIO ANTONIO TORO ACOSTA Director |