RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Marzo 16)

Derogada por el art. 15, Resolución Sec. Hacienda 478 de 2010

"Por medio de la cual se establece el procedimiento para los descuentos por nómina de cooperativas, sindicatos, fondos de empleados, compañías prestadoras de salud y establecimientos de crédito y entidades aseguradoras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia".

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de las facultades conferidas en los literales a), n) y q) del artículo 4 del Decreto Distrital 545 de 2006 y el artículo 15 del Decreto 390 de 2008 y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 149 y 150 del Código Sustantivo del Trabajo y el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, "Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales ", reglamentado por el Decreto 1848 de 1969, establecen que frente a las deducciones y retenciones, los pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.

Que en virtud del artículo 142 de la Ley 79 de 1988, "Por la cual se actualiza la legislación cooperativa", concordante con lo establecido por el Código Sustantivo del Trabajo establece previo consentimiento del deudor, que la entidad pública está obligada a deducir y retener de cualquier cantidad que haya de pagar a sus trabajadores las sumas que estos adeuden a las cooperativas, y que la obligación conste en libranza, títulos valores, o cualquier otro documento suscrito por el deudor.

Que en el Parágrafo de la norma en cita dispone que las personas, empresas o entidades obligadas a retener deben entregar las sumas retenidas a la cooperativa, simultáneamente con el pago que hace el trabajador o pensionado.

Que resulta necesario tanto para la Administración, como para los funcionarios, que se impida la utilización de la forma cooperativa o solidaria para beneficiarse de las prerrogativas previstas por el legislador a favor de estas entidades, por parte de otras organizaciones que persiguen fines lucrativos.

Que de conformidad con la Circular Externa 007 de 2001 de la Superintendencia de Economía Solidaria las cooperativas son mutualistas, no asistencialistas, esto es, que buscan el beneficio de sus propios asociados, no el de terceros y por ende, todos los esfuerzos se deben orientar a la prestación de los servicios necesarios para la satisfacción de las necesidades de aquéllos y sólo excepcionalmente de terceros, tal como se desprende de lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 79 de 1988. Sin embargo, de acuerdo con sus estatutos podrán extenderlos al público no afiliado, siempre en razón del interés social o del bienestar colectivo.

El objeto de la cooperativa no es obtener utilidades (ánimo de lucro) sino satisfacer directamente las necesidades concretas de sus asociados. En efecto, mientras en una sociedad comercial los socios hacen una inversión y la entidad se orienta a prestar servicios a terceros para obtener rendimientos (utilidades), que van a ser distribuidos entre los socios en proporción a sus aportaciones económicas, en una cooperativa el objetivo es satisfacer directamente las necesidades de los propios asociados, sin ánimo de lucro.

Que de acuerdo con el literal e) del artículo 54 del Decreto 545 de 2006, ibídem, le corresponde a la Oficina de Pagaduría de la Subdirección de Operación Bancaria de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaria Distrital de Hacienda dirigir, verificar y responder por el giro de los descuentos derivados de la nómina en los medios y oportunidad requeridos, lo que conlleva una carga operativa adicional que involucra personal e implementos necesarios para cumplir con dicha labor.

Que los descuentos por nómina de las obligaciones a cargo del funcionario con terceros genera costos no previstos a la Administración, en virtud del negocio celebrado entre el funcionario público y terceros, erogaciones que a la luz del parágrafo primero del artículo 15 del Decreto 390 de 2008, reglamentario del Estatuto Orgánico de Presupuesto del Distrito Capital dentro de la etapa de la ejecución pasiva del presupuesto, permite al Distrito Capital compensar los costos en los que incurre y que favorecen a las entidades beneficiarias de los descuentos.

Lo anterior, con el fin de impedir que se configure la prohibición establecida en la Constitución Política en su artículo 355, frente a la imposibilidad que consagra de otorgarse auxilios o donaciones a personas de derecho privado.

Que la Dirección Distrital de Tesorería es la pagadora de las entidades de la Administración Central Distrital, Veeduría, Personería, Concejo de Bogotá y Unidad Administrativa Especial de Bomberos y le corresponde realizar la actividad de descuento a favor de terceros por ello efectuó un análisis técnico de los costos que le genera la gestión a cada una de las entidades, el cual se encuentra documentado.

Que es pertinente conocer la calidad y servicios ofrecidos por cada una de las cooperativas y demás personas jurídicas previamente autorizadas por el servidor público, así como su organización, funcionamiento interno, solidez y respaldo económico, solvencia patrimonial y de riesgo, tasas de interés que garantice a los servidores distritales, seguridad, calidad y oportunidad en la elección para obtener los servicios prestados.

Que con el propósito de optimizar el procedimiento para efectuar descuentos por nómina de los funcionarios de la Administración Central Distrital, Veeduría, Personería, Concejo de Bogotá y Unidad Administrativa Especial de Bomberos, se precisa regular su procedimiento administrativo con el fin de organizar el funcionamiento de la Secretaría en lo referente a los descuentos autorizados por los funcionarios, propiciando de esta manera la protección de sus intereses frente a los aportes, ahorros y créditos con las entidades del sector financiero, de salud y solidario.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo 1.- Objeto y ámbito De Aplicación. Establecer el procedimiento administrativo para otorgar a cooperativas, sindicatos, fondos de empleados, empresas prestadoras de salud, y establecimientos de crédito, entidades aseguradoras, vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y sociedades que realizan operaciones activas de crédito sometidas a la vigilancia de la superintendencia de Sociedades y Financiera de Colombia un identificador de los descuentos autorizados por los funcionarios de la Administración Central Distrital, Veeduría, Personería, Concejo de Bogotá y Unidad Administrativa Especial de Bomberos, por concepto de aportes, ahorros y créditos otorgados mediante libranza a través de la nómina.

El Identificador de Descuentos será otorgado por la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Artículo 2°._ Requisitos Mínimos. Los requisitos mínimos que deben cumplir las entidades interesadas en que la Dirección Distrital de Tesorería le otorgue un Identificador de Descuento, son los siguientes:

Solicitud motivada firmada por el gerente, presidente o representante legal anexando los siguientes documentos:

* Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, con vigencia no mayor a treinta (30) días.

* Certificado original expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de esta Superintendencia, con una vigencia no mayor a treinta 30 días.

* Paz y salvo de multas y de contribuciones expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria, con vigencia no mayor a treinta 30 días.

* Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal

* Fotocopia del NIT o RUT.

* Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador publico en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas financieros ni falta de liquidez.

* Copia del portafolio de servicios y tasas ofrecidas.

* Copia de los estatutos vigentes.

* Certificación original expedida por la entidad financiera donde se establezca el tipo de cuenta (ahorros o corriente) y número, con fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días, en la cual serán abonados los recursos descontados a los funcionarios.

* Aceptación expresa consignada en el formato que para el efecto adopte la Dirección Distrital de Tesorería en la cual acepta las disposiciones contenidas en la presente Resolución.

Solicitud motivada firmada por el gerente, presidente o representante legal anexando los siguientes documentos:

* Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, no mayor a treinta (30) días.

* Certificado original expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de Salud, en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de la Superintendencia que corresponda, con una vigencia no mayor a treinta (30) días.

* Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

* Fotocopia del NIT o RUT.

* Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador publico en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas fmancieros (sic) ni falta de liquidez.

* Certificación original expedida por la entidad financiera, donde se establezca el tipo de cuenta bancaria y número, con fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días, en la cual serán abonados los recursos descontados a los funcionarios.

* Paz y salvo de multas y de contribuciones, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o Superintendencia de Salud, con vigencia no mayor a treinta (30) días.

* Los Establecimientos de Crédito acreditarán una calificación vigente por lo menos de grado de inversión, de acuerdo con las escalas usadas por las sociedades calificadoras en Colombia.

* Aceptación expresa consignada en el formato que para el efecto adopte la Dirección Distrital de Tesorería en la cual acepta las disposiciones contenidas en la presente Resolución

Solicitud motivada firmada por el gerente, presidente o representante legal anexando los siguientes documentos;

* Copia de los Estatutos de Constitución.

* Certificado original de Inscripción del Ministerio de la Protección Social en el que conste la Personería jurídica, con vigencia no mayor a treinta 30 días.

* Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

* Fotocopia del NIT o RUT.

* Certificación original expedido por la entidad financiera donde se establezca el tipo de cuenta bancaria y número, con fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días, en la cual serán abonados los recursos descontados a los funcionarios.

* Aceptación expresa consignada en el formato que para el efecto adopte la Dirección Distrital de Tesorería en la cual acepta las disposiciones contenidas en la presente Resolución.

Solicitud motivada firmada por el gerente o representante legal anexando los siguientes documentos:

* Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia de Sociedades y la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, no mayor a treinta (30) días.

* Certificado original expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de esta Superintendencia en cuanto al manejo de operaciones activas de crédito, con una vigencia no mayor a treinta (30) días.

* Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

* Fotocopia del NIT o RUT.

* Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador publico en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas financieros ni falta de liquidez.

* Certificación original expedida por la entidad financiera, donde se establezca el tipo de cuenta bancaria y número, con fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días, en la cual serán abonados los recursos descontados a los funcionarios.

* Paz y salvo de multas y de contribuciones, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o Superintendencia de Salud, con vigencia no mayor a treinta (30) días.

* Aceptación expresa consignada en el formato que para el efecto adopte la Dirección Distrital de Tesorería en la cual acepta las disposiciones contenidas en la presente Resolución

Parágrafo: La radicación de la documentación en la Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería, no da derecho al identificador del descuento por nómina sino hasta que se comunique el cumplimiento de los requisitos correspondientes. Su asignación no sólo queda sujeta a la decisión del Comité de evaluación, sino también a la capacidad técnica, operativa y administrativa de que disponga la Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería, para el manejo de esta actividad.

La Dirección Distrital de Tesorería se reserva el derecho de asignar más de un identificador por destinatario del mismo.

Artículo 3".- Vigencia del Identificador de Descuento. El Identificador de Descuento otorgado por parte de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, tendrá una vigencia de doce (12) meses, a partir de la fecha de comunicación del otorgamiento del Identificador de Descuento a la entidad solicitante, el cual podrá ser renovado en los términos de la presente Resolución.

* Radicación de solicitudes de otorgamiento y/o renovación del Identificador de Descuento.

Los documentos de que trata el Artículo Segundo de esta Resolución deberán ser radicados completos y debidamente diligenciados en la Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería, desde el 15 de marzo y hasta el 31 de marzo de cada vigencia fiscal, en horario laboral.

La documentación incompleta dará lugar a la devolución y pérdida de turno de estudio de la solicitud.

* Estudio de la documentación.

La Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería revisará la información remitida por las Entidades que soliciten el Identificador de Descuento y verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el artículo 2° de la presente resolución.

* Evaluación y otorgamiento

Una vez recibidos y verificados los documentos de manera completa, la Oficina de Pagaduría presentará al Comité de Evaluación las solicitudes de Identificador de Descuento, para su evaluación y aprobación.

El Comité de Evaluación estará integrado por el Sub director de Operación Bancaria, el Jefe de la Oficina de Pagaduría y un asesor del despacho del Secretario Distrital de Hacienda, quienes tendrán voz y voto. Adicionalmente, estará integrado por dos delegados de la Subdirección de Talento Humano, quienes solo tendrán voz. Asistirá como invitado un funcionario de control Interno.

El Jefe de la Oficina de Pagaduría será el Secretario Técnico del Comité de Evaluación.

El Tesorero Distrital reglamentará el funcionamiento del Comité de Evaluación.

* Comunicación de Identificadores

Luego del estudio y evaluación correspondiente por parte del Comité de Evaluación, el Secretario Técnico del Comité de Evaluación, elaborará y presentará al Tesorero Distrital un informe consolidado sobre el resultado de la evaluación.

Con base en el informe presentado, el Tesorero Distrital expedirá la Circular Informativa para todas las entidades distritales, sujetas a la aplicación de la presente Resolución, en la cual se establezca el listado defmitivo (sic) de destinatarios del Identificador de Descuento.

Una vez expedida la Circular, el Jefe de la Oficina de Pagaduría le comunicará al representante legal de las entidades solicitantes la decisión definitiva del Comité.

En caso de no ser asignado el Identificador de Descuento, se le informará al solicitante y se le devolverá la documentación aportada.

Una vez otorgado el Identificador de Descuento por parte de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, corresponderá a las oficinas responsables del trámite de la nómina verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a las respectivas libranzas o títulos valores donde conste la obligación y la autorización del funcionario y la del codeudor si lo hubiere.

Queda absolutamente prohibido efectuar descuentos a favor de personas a las que no se les haya asignado o renovado el Identificador de Descuentos.

Artículo 6°._ Suspensión provisional del Identificador de Descuento. El Jefe de la Oficina de Pagaduría suspenderá hasta por un (1) año el Identificador de Descuento por nómina, a aquellas entidades destinatarias del descuento en los siguientes eventos:

* No tener descuentos a su favor durante seis (6) meses consecutivos.

* Incursionar reiteradamente en conductas que afecten a servidores públicos, las cuales deberán estar debidamente documentadas.

* Presentar por fuera de tiempo o en horarios diferentes a los establecidos, en forma reiterada, las novedades para incorporarlas al Sistema.

* Refinanciar los créditos otorgados a los servidores públicos sin que estos firmen una nueva libranza.

Parágrafo: Los descuentos que se estén efectuando al momento de la suspensión del Identificador, se continuarán realizando hasta la finalización de las obligaciones contraídas por parte de los servidores públicos.

Artículo 7°._ Cancelación Definitiva de los identificadores de descuentos. El Jefe de la Oficina de Pagaduría cancelará de manera definitiva el Identificador de Descuento por nómina, a aquellas entidades destinatarias del descuento que incurran en alguna de las siguientes causal es:

* Alterar la información de las libranzas.

* Transferir o utilizar el Identificador de Descuento en beneficio de terceras personas, teniendo en cuenta que el mismo es individual e intransferible.

* Registrar en pagarés, libranzas o autorizaciones que respalden los créditos, valores superiores a los realmente entregados al servidor público o número de cuotas superiores como mecanismos para disfrazar sobre costos e intereses superiores a los permitidos por la Ley, o tasas de usura. La prueba de esto, estará a cargo del servidor público.

* Presentar estado de liquidación o disolución.

* Ceder a terceros el descuento sin contar con la autorización del funcionario.

* Trasladar a los servidores públicos costos que no correspondan, entre ellos el de procesamiento de datos y recaudo de cartera que realiza la Dirección Distrital de Tesorería.

* Presentar sanción por alguno de los organismos de control.

Artículo 8°._ Renovación: Anualmente desde el 15 de marzo y hasta el 31 de marzo en horario laboral, todos los destinatarios del Identificador de Descuento, deberán solicitar la renovación del mismo a la Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería, presentando los documentos de que trata el artículo de la presente Resolución y agotando el procedimiento contenido en el artículo 4° de la presente Resolución.

Artículo 9°._ Costos de procesamiento de datos y recaudo de cartera. Teniendo en cuenta que el trámite del descuento por nómina y del proceso de giro, se deriva de negocios entre servidores públicos y terceros que requiere la inversión pública de recursos técnicos y humanos, generando costos de operación, codificación, procesamiento de datos y transferencias bancarias, entre otros, es necesario implementar un mecanismo de compensación.

* Definición del Costo de compensación

La Oficina de Pagaduría de la Dirección Distrital de Tesorería calculará el valor de la compensación, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

** El costo marginal de la compensación será establecido por anualidades, comprendidas entre el l de enero y el 31 de diciembre de cada año vencido. Este valor será actualizado, con base en el IPC real de la vigencia anterior.

** El costo de compensación estará en función de los costos fijos y variables en que incurra la Entidad.

* El Recaudo de la Compensación

El recaudo de la compensación se realizará, teniendo en cuenta los siguientes parárnetros (sic):

** El cobro por entidad destinatario del Identificador de Descuento será proporcional al número de operaciones de descuento autorizadas. Este valor se actualizará trimestralmente y se descontará mensualmente de los abonos que se deban realizar de conformidad con los descuentos de la nómina reportados por las entidades distritales.

** El valor inicial y sus incrementos anuales serán aceptados por los destinatarios de Identificador de Descuento a través de la aceptación expresa y escrita de que trata el artículo 2° de la presente Resolución.

Parágrafo Primero: Los Sindicatos debidamente acreditados ante la Administración Central Distrital, Veeduría, Personería, Concejo de Bogotá y Unidad Administrativa Especial de Bomberos, estarán exentos del valor estipulado en este artículo.

Parágrafo Segundo: Los costos compensados por parte de los destinatarios de esta resolución por la gestión de su cartera por parte de la Administración Distrital de ninguna manera podrán ser trasladados a los afiliados, ahorradores y/o deudores y tal circunstancia será causal de pérdida del Identificador de Descuento y además tal hecho se reportará de manera inmediata al órgano competente.

Artículo 10°._ Envío de información a la Dirección Distrital de Tesorería: Con el propósito de facilitar y agilizar los reportes de novedades para descuentos por nómina y disminuir los tiempos de captura, verificaciones y correcciones, esta deberá recopilarse y reportarse en medio magnético. La calidad y consistencia de la información deberá ser verificada por los jefes de nómina de las entidades distritales.

Los reportes que efectúen las Entidades Distritales para efectos de los descuentos por nómina, deberán estar sustentados bien en libranza con autorización expresa del Servidor público aprobada por la oficina responsable del trámite de la nómina o del Pagaré o Título Valor, debidamente firmado por el servidor público.

Parágrafo: La Dirección Distrital de Tesorería no se responsabiliza de las inconsistencias que se presenten en el proceso de unificación, cruces de información o descuentos rechazados por el sistema.

Artículo 11°._ Responsabilidad e indemnidad de la Secretaría Distrital de Hacienda. La responsabilidad de los negocios celebrados entre los servidores públicos y los destinatarios de los descuentos recaerá exclusivamente en ellos y corresponderá a estos evaluar los riesgos, la solvencia de sus clientes y formas de pago. Por su parte los servidores públicos al autorizar los descuentos deberán conocer las condiciones de los negocios, calidad y servicios ofrecidos, por lo que liberan de toda responsabilidad al Distrito Capital - Secretaría Distrital de Hacienda de cualquier reclamación que surja de la relación comercial que se pacte y que involucre el descuento por nómina.

Artículo 12°._ Conducta entidades destinatarias del Identificador de Descuento: En el evento que cualquier funcionario que intervenga en el proceso de descuentos por nómina, se percate o llegue a conocer de cualquier presunta conducta irregular, deberá dar aviso de manera inmediata al organismo de control respectivo u organismo jurisdiccional, según el ámbito de competencia. Igual procedimiento debe observar el afectado, sin perjuicio de adelantar la reclamación ante la entidad destinataria del descuento.

Artículo 13.- Norma de Transición: Los destinatarios de la presente Resolución, que actualmente cuenten con descuentos autorizados a través de la nómina, tendrán un plazo de treinta (30) días calendario para ajustarse y cumplir con los requisitos y procedimientos aquí establecidos.

Hasta tanto no les sea confirmado el Identificador de Descuento, las oficinas encargadas del trámite de las nóminas de las entidades distritales, se abstendrán de tramitar descuentos adicionales a los previamente autorizados.

Quienes no cumplan con los requisitos aquí establecidos o no radiquen los documentos para el otorgamiento del identificador en el termino señalado en este artículo, serán sujetos a la suspensión provisional de que trata el artículo 6° de la presente Resolución.

Las libranzas radicadas antes de la expedición del presente acto administrativo continuarán tramitándose de acuerdo con la autorización impartida por el respectivo servidor público.

Artículo 14°.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.