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Resolución 425 de 2009 Caja de Vivienda Popular

Fecha de Expedición:
05/05/2009
Fecha de Entrada en Vigencia:
05/05/2009
Medio de Publicación:
Registro Distrital 4204 de mayo 11 de 2009
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 425 DE 2009

RESOLUCIÓN 425 DE 2009

(Mayo 5)

"Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación de la Caja de la Vivienda Popular.

LA DIRECTORA GENERAL DE LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR,

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por los acuerdos No 20 de 1942 y 15 de 1959 del Concejo de Bogotá y el Decreto ley 1421 de 1993; el Acuerdo No.003 de 2008 y 004 de 2008 del Consejo Directivo, y

CONSIDERANDO:

Que conforme con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la Caja de la Vivienda Popular desarrolla su función administrativa bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros.

Que la actividad contractual de la Caja de la Vivienda Popular, es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios que conforman el Régimen General de Contratación de la Administración Pública.

Que el decreto 2474 de 2008, impone el deber a las entidades estatales de implementar un manual de contratación en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección.

Que el manual de contratación de la Caja de la Vivienda Popular adoptado por la presente Resolución, establece los procedimientos generales aplicables a la actividad contractual, permitiendo el logro y cumplimiento de los fines estatales.

Que con la adopción del presente Manual, la Caja de la Vivienda Popular persigue unificar, simplificar, capacitar, divulgar y esquematizar los procesos de selección de contratistas, con el propósito de ejecutarlos de forma más eficiente y eficaz.

Que con el fin de asegurar el cumplimiento de los cometidos institucionales, fortalecer la transparencia y propender por procesos abiertos y participativos, se hace necesario adoptar el presente Manual de Contratación.

Que en mérito de lo expuesto.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar para la Caja de la Vivienda Popular, el siguiente Manual de Contratación, como instrumento guía y de base para la descripción de los procesos y procedimientos que se deben acoger, respetar y seguir en toda la actividad contractual que se adelante en las diferentes dependencias que conforman la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha expedición y derogan las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Se expide en Bogotá D.C., hoy cinco (5) de mayo de dos mil nueve (2009).

JULIANA ALVAREZ GALLEGO

Directora General

Manual de Contratación

Caja de la Vivienda Popular

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Registro No.

Fecha de registro

Responsable

Hojas

Temática modificada

Firma

 

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AÑO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En el formato "Control de actualizaciones" se debe registrar las actualizaciones del Manual a que haya lugar.

El registro debe llevarse de manera cronológica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia, pero conservando al final del mismo el histórico de aquellos procesos y procedimientos que han sido modificados.

MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

El original de este documento reposará en la Oficina Asesora de Planeación de la Caja de la Vivienda Popular, es importante que el usuario de este Manual de Contratación esté seguro que al momento de servirse de esta herramienta jurídica y metodológica, tenga ante sí la versión actualizada de la misma. Para ello se ha establecido que la versión publicada en el sitio web www.cvp.gov-co. corresponda a la publicación oficial de la versión actualizada del Manual de Contratación; de igual forma, al visitar la Hoja de Control de este manual, que contiene las modificaciones y actualizaciones del mismo, se puede observar ante qué versión se está y las temáticas que han sufrido cambios.

INDICE

1.

CAPÍTULO I. - MARCO LEGAL

7

2.

CAPÍTULO II.- CONSIDERACIONES GENERALES

8

2.1.

Objeto

8

2.2.

Alcance

8

2.3.

Naturaleza jurídica y régimen de contratación de la Caja de la Vivienda Popular (CVP)

8

2.4.

Responsabilidad

8

3.

CAPÍTULO III- FASES DEL PROCESO DE CONTRATACION

9

3.1.

Fase precontractual

9

3.1.1.

Planeación de la contratación

9

3.1.1.1.

Definición – Plan anual de contratación

9

3.1.1.2.

Plan anual de compras de bienes y servicios (Plan de contratación)

10

3.1.1.3.

Metodología para formular el Plan de necesidades y de compras de la Entidad

10

3.1.1.4.

Aprobación del Plan de contratación y sus modificaciones

11

3.1.2.

Conformación del Comité Asesor

11

3.1.2.1.

La Función estructuradora y evaluadora de las ofertas

11

3.2.

Fase Contractual (ejecución del contrato y/o convenio)

15

3.3.

Fase Pos-Contractual (liquidación)

16

3.3.1.

Término de la liquidación

16

3.4.

¿Quiénes pueden solicitar la elaboración de contratos?

17

3.5.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud?

17

3.6.

¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario?

17

3.7.

¿Qué hace el Director(a) General?

17

4.

CAPÍTULO IV- PROCESO CONTRACTUAL

18

4.1.

Documentos generales previos para todo tipo de proceso

18

4.1.1.

Estudios previos

18

4.1.2.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-

20

4.1.3.

Acto administrativo de apertura

20

4.1.3.1.

Acto administrativo de apertura del proceso de selección (licitación, selección

20

4.1.3.2.

Acto administrativo de justificación de la contratación directa (para contratación directa reemplaza al anterior) debe contener:

20

4.1.4.

Aviso de convocatoria pública: se aplica a todos los procesos excepto a la contratación directa y la mínima cuantía. Se publica en el SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Estatal) y contiene:

21

4.1.5.

Pliego de condiciones:

21

4.2.

Modalidades de Selección

21

4.2.1.

Licitación pública

22

4.2.1.1.

Ofrecimiento favorable

22

4.2.1.2.

Plazo de la licitación

23

4.2.1.3.

Documentos del proceso de licitación (con o sin subasta inversa):

23

4.2.1.4.

Proceso de licitación pública con o sin subasta inversa

23

4.2.1.4.1.

Sin subasta.

23

4.2.1.4.2.

Proceso de licitación pública con oferta de manera dinámica mediante subasta inversa:

24

4.2.1.5.

Documentos que se deben publicar:

25

4.2.2.

Contratación directa:

25

4.2.2.1.

Documentos previos específicos según tipo de contrato y procedencia

25

4.2.2.2.

Causales de contratación directa

26

4.2.2.2.1.

Urgencia manifiesta

26

4.2.2.2.1.1.

La urgencia manifiesta procede cuando (artículo 42 Ley 80 de 1993):

26

4.2.2.2.1.2.

Control de la contratación de urgencia manifiesta (artículo 43 Ley 80 de 1993):

26

4.2.2.2.2.

Contratos Interadministrativos

26

4.2.2.2.3.

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

26

4.2.2.2.4.

Cuando no exista pluralidad de oferentes

27

4.2.2.2.5.

Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

27

4.2.2.2.6.

Adquisición de inmuebles

28

4.2.2.2.7.

Arrendamiento

28

4.2.2.3.

Documentos que se deben publicar en el SECOP

28

4.2.3.

Selección abreviada

29

4.2.3.1.

Causales de selección abreviada aplicables a la CVP

29

4.2.3.2.

Ofrecimiento favorable

29

4.2.3.3.

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades

30

4.2.3.3.1.

Modalidades

30

4.2.3.3.1.1.

Subasta inversa

31

4.2.3.3.1.2.

Bolsa de productos Artículos 29 y S.S. Decreto 2474/2008.

34

4.2.3.4.

Menor Cuantía

35

4.2.3.5.

Enajenación de bienes del Estado

37

4.2.3.6.

Mínima cuantía

40

4.2.3.6.1.

Procedencia

40

4.2.3.6.2.

Modalidades

40

4.2.3.6.2.1.

Con solicitud de tres cotizaciones

40

4.2.3.6.2.2.

Compra en gran almacén.

40

4.2.3.6.3.

Documentos que se exigen para las dos modalidades

40

4.2.3.6.4.

Procedimiento

41

4.2.4.

Concurso de méritos

42

4.2.4.1.

Aplicabilidad

42

4.2.4.2.

Tipos de propuesta técnica

43

4.2.4.3.

Documentos generales para concurso de méritos

43

4.2.4.4.

Selección mediante procedimiento de preclasificación

45

4.2.4.5.

Selección mediante concurso abierto

47

4.2.4.6.

Criterios de evaluación de las propuestas técnicas

47

4.2.4.6.1.

Procedimiento de evaluación de las propuestas técnicas

48

4.2.4.7.

Propuesta económica

48

4.2.4.8.

Procedimiento concurso de méritos con preclasificación

48

4.2.4.9.

Procedimiento concurso de méritos abierto

49

4.2.4.10.

Concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros

49

5.

CAPÍTULO V- ETAPA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO, VIGILANCIA, SITUACIONES CONTRACTUALES Y LIQUIDACIÓN

51

5.1.

Modificaciones

51

5.1.1.

¿Quiénes pueden solicitar una modificación?

51

5.1.2.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación?

51

5.1.3.

¿Cómo y ante quién se debe solicitar la modificación de un contrato?

52

5.1.4.

¿Qué debe hacer la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Disciplinario con la solicitud de modificación?

52

5.2.

Suspensiones

52

5.2.1.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud de la suspensión de un contrato?

52

5.2.2.

¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Disciplinario?

53

5.3.

Cesión del contrato

53

5.3.1.

¿En qué casos hay lugar a la cesión de un contrato?

53

5.3.2.

¿Cómo se debe tramitar la cesión de un contrato?

53

5.3.3.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud de una cesión?

54

5.3.4.

¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Interno Disciplinario?

54

5.4.

Terminación de común acuerdo

54

5.4.1.

¿Cómo se debe tramitar la terminación de común acuerdo de un contrato?

54

5.4.2.

¿Cuándo debe presentarse la solicitud de terminación de común acuerdo del contrato?

55

5.4.3.

¿Qué hace la dependencia que analiza la solicitud de terminación de común acuerdo del contrato?

55

5.4.4.

¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario?

55

5.5.

Imposición de multas

55

5.6.

Declaratoria de caducidad

56

5.7.

Terminación unilateral.

57

5.7.1.

¿Cómo se debe tramitar la terminación unilateral del contrato?

57

5.8.

Liquidación de contratos.

57

5.8.1.

¿En qué consiste la liquidación de un contrato?

57

5.8.2.

¿En qué casos hay lugar a la liquidación de un contrato?

57

5.8.3.

¿Cuándo debe efectuarse la liquidación de un contrato?

58

5.8.4.

¿Cómo se debe tramitar la liquidación del contrato?

58

1. CAPÍTULO I. - MARCO LEGAL

Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación se enuncian las siguientes sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la adopción de este manual, caso en el cual se entenderán incluidas.

NORMA

CONTENIDO

Código Civil y Código de Comercio

Se dará aplicación a cualquiera de ellos salvo en las materias reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

Ley 80 de 1993

Estatuto de la Contratación Pública, tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales.

Ley 598 de 2000

Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal – SICE

Ley 789 de 2002

Consagran las exigencias en materia de cotizaciones al sistema de seguridad social por parte de los contratistas

Ley 1150 de 2007

Se introducen modificaciones a la Ley 80 de 1993 y se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la contratación pública.

Decreto 327 de 2002

Publicación de contratos Diario Único de contratación pública

Decreto 2170 de 2002

Quedan vigentes los artículos 6 y 24.

Decreto 066 de 2008

Queda vigente el artículo 83

Decreto 2474 de 2008

Reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva y se dictan otras disposiciones.

Decreto 3460 de 2008

Establece parámetros para el otorgamiento del concepto previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES, para la prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional.

Decreto 4444 de 2008

Reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

Decreto 4533 de 2008

Reglamenta las iniciativas privadas de que trata el parágrafo 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Decreto 4828 de 2008

Régimen de Garantías en la contratación de la Administración Pública

Decreto 4881 de 2008

Se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007con relación a la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.

Decreto 836 de 2009

Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008

FIN DEL CAPÍTULO

2. CAPÍTULO II.- CONSIDERACIONES GENERALES

2.1. Objeto

El presente manual tiene por objeto fijar directrices y estándares para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de contratos que requiera la Caja de la Vivienda Popular, en adelante CVP, para el cumplimiento de sus programas misionales, metas y objetivos institucionales. De igual forma pretende que el usuario del mismo, ejecutor del gasto, servidores de apoyo, organismos de control y la ciudadanía en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la CVP en su actividad contractual.

2.2. Alcance

En todos los procesos de contratación que realiza la CVP deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la norma vigente. Particularmente es importante la planeación de sus procesos contractuales con el fin de mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar frente a contratistas o a terceros.

2.3. Naturaleza jurídica y régimen de contratación de la Caja de la Vivienda Popular (CVP)

La Caja de la Vivienda Popular (CVP) es un establecimiento público del Distrito Capital, adscrita a la Secretaría Distrital de Hábitat, dotado de personería Jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa, sujeta a las normas de derecho público y a la jurisdicción contenciosa administrativa.

Tiene por objeto contribuir al desarrollo de la política del hábitat a través de sus programas misionales: Mejoramiento de Barrios, Reasentamiento de Hogares, Titulación de Predios y Mejoramiento de Vivienda, mediante la participación ciudadana y un talento humano efectivo, con el propósito de elevar la calidad de vida de las comunidades más vulnerables y la construcción de una mejor ciudad integrada a la región.

2.4. Responsabilidad

La responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de este manual es de los funcionarios encargados de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obra pública en las dependencias que conforman la CVP. Con base en lo anterior, todos los servidores públicos encargados de la actividad contractual deberán ingresar a Intranet para consultar y seguir el paso a paso descrito en dicha página de acuerdo con las necesidades de adquisición.

FIN DEL CAPÍTULO

3. CAPÍTULO III- FASES DEL PROCESO DE CONTRATACION

3.1. Fase precontractual

Comprende los trámites que se deben seguir para la selección de los contratistas desde la etapa preparatoria hasta el perfeccionamiento del contrato o convenio de conformidad con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y los decretos que las reglamenten y demás normas que los adicionen o complementen.

Hacen parte esencial de esta etapa los estudios previos de acuerdo con el tipo de contrato que se proyecte celebrar, los cuales constituyen la etapa de planeación y serán a futuro una herramienta importante en la correcta ejecución del contrato. Estos estudios son principalmente los previos donde se determine la necesidad a satisfacer con el bien o servicio, el estudio de mercado, los estudios de planeación, la identificación de los permisos, licencias, avalúo, autorizaciones etcétera; también, los pliegos de condiciones así como todos aquellos que de manera especial y según el tipo de contrato sean necesarios.

3.1.1. Planeación de la contratación

3.1.1.1. Definición – Plan anual de contratación

Es un instrumento de planificación y de gestión de la CVP que tiene como base el cumplimiento de metas y objetivos de los proyectos de inversión a cargo de las diferentes áreas de la entidad, así como las necesidades de la CVP que deben satisfacerse a través de la celebración de contratos atendiendo los recursos asignados para la vigencia.

El plan de contratación es un instrumento flexible que debe adaptarse a los cambios que la entidad promueva a través de sus dependencias para cumplir con sus metas y objetivos, para ello podrá revisarse trimestralmente o cuando la Dirección General considere que se presentan circunstancias que así lo ameriten. De lo anterior deberá dejarse constancia en la respectiva versión del plan.

El Plan anual de contratación señalará los contratos proyectados y la modalidad de selección donde se utilizarán tanto recursos de inversión clasificados por "proyecto" como los de funcionamiento. Este plan anual de contratación guardará concordancia con las actividades para el cumplimiento de las metas fijadas para la entidad y así lograr lo establecido en el Plan de Desarrollo Distrital.

En la programación del plan anual de contratación se busca cumplir con los siguientes objetivos:

a) Servir de instrumento para el cumplimiento de las metas fijadas en el Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas.

b) Facilitar la gestión de la CVP permitiéndole la toma de decisiones.

c) Coordinar y evaluar permanentemente la utilización de los recursos y la gestión de cada una de las dependencias de la entidad responsables de la ejecución de los recursos.

3.1.1.2. Plan anual de compras de bienes y servicios (Plan de contratación)

El Plan anual de compras de bienes y servicios constituye para la CVP una herramienta que sirve para la racionalización del gasto y la optimización en la adquisición de bienes y servicios requeridos por la entidad durante la vigencia.

La aplicación del plan de compras de bienes y servicios está orientado a optimizar el uso de recursos. En el plan se deberá tener en cuenta que la contratación estatal es un mecanismo que apoya el fortalecimiento del rol de la entidad ya que a través de ella debe lograrse el mayor beneficio al menor costo.

3.1.1.3. Metodología para formular el Plan de necesidades y de compras de la Entidad

(Plan de contratación)

Tanto en la confección del plan de necesidades y posteriormente en la elaboración del plan de compras de bienes y servicios se debe tener presente el conjunto de alternativas que le proporcionan a la entidad su mejoramiento continuo.

Para lo anterior se debe incluir en la labor antes indicada los cuatro conceptos fundamentales que mejoran el desempeño de la CVP:

* Economía: Mide el costo del servicio para proveer el nivel de desempeño específico. Mejorar la economía es reducir el costo global del servicio.

* Eficiencia: Mide la relación entre insumos y resultados. Mejorar la eficiencia implica dos casos: reducir los insumos prestando el mismo o mejor nivel de servicio. O mejorar el servicio con el mismo nivel de insumos.

* Eficacia: Mide el logro de resultados. Mejorar la eficacia es proveer servicios y lograr resultados con mayor satisfacción del usuario.

* Efectividad: Mide el logro de resultados con relación a los costos. Mejorar la efectividad es lograr mayores resultados con menores costos en forma eficiente.

Los anteriores conceptos orientarán las decisiones que deben ser plasmadas en el plan de compras de bienes y servicios determinándose el punto óptimo de la relación beneficio/costo, ya que una vez estudiados los diferentes requerimientos de la entidad y consignados en el plan de necesidades, se debe determinar el tipo de contrato mediante el cual se adquirirán los bienes y servicios así como la modalidad a usar para cada uno de ellos.

El proyecto de plan de contratación debe ser elaborado por cada una de las áreas que requiera adquirir bienes y servicios en el mes de agosto del año inmediatamente anterior de acuerdo con el formato y con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación que consolidará todos los proyectos de planes para que, de esta forma, sea aprobado por el Comité de Dirección.

3.1.1.4. Aprobación del Plan de contratación y sus modificaciones

El proyecto de plan de contratación debe ser puesto a consideración del Comité Directivo a más tardar los primeros quince (15) días hábiles del mes de enero para su aprobación; una vez aprobado éste podrá ser modificado trimestralmente por el mismo Comité o cuando la Dirección General considere que se presentan circunstancias que así lo ameriten.

3.1.2. Conformación del Comité Asesor

De conformidad con lo dispuesto en el articulo 12 del Decreto 2474 de 2008, se constituirá un comité asesor que será designado por el (la) Director (a) General desde el inicio de la fase precontractual y tendrá como funciones estructurar los pliegos de condiciones y evaluar las propuestas en los procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos.

El citado comité asesor estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, también recomendará al comité de contratación (Resolución No. 103 del 27-03-07, modificada por Resolución No. 040 del 18-02-09) el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada y, a su vez, el comité de contratación será quien emita la recomendación al Director (a) para adjudicar.

3.1.2.1. La Función estructuradora y evaluadora de las ofertas

Funciones Generales:

* La función estructuradora y evaluadora se ejercerá con plena autonomía respecto de los miembros del comité de contratación de la CVP, establecidos en la resolución de conformación del comité.

* La función estructuradora y evaluadora se ejercerá, previa designación, en funcionarios o contratistas que como mínimo tengan conocimiento general del objeto que se contrata y un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber de selección objetiva. La función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego de condiciones. En consecuencia prevalece esta designación sobre cualquier situación administrativa.

* Las recomendaciones e informes de este comité serán el soporte técnico, jurídico, financiero y administrativo de que dispondrá el comité de contratación de la CVP para revisar y avalar la selección de un contratista. No obstante, el competente contractual o el mismo comité podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos, informes y recomendaciones emitidas por los evaluadores.

Definición de la función estructuradora:

El ejercicio de la función estructuradora comprenderá el estudio integral que soporte la necesidad que la entidad pretende satisfacer mediante el análisis de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas así como de las financieras del negocio a celebrar; lo anterior de conformidad con lo que prevé la Ley dentro del principio de planeación.

Funciones:

* Elaborar bajo la dirección y supervisión de los directores, subdirectores o jefes de oficinas los estudios previos bajo los lineamientos y parámetros del artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

* Elaborar el proyecto de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos en el área correspondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia, técnica profesional y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 que consagra el principio de transparencia que establece:" serán ineficaces de pleno derecho" las estipulaciones contrarias a lo allí establecido. Debe tenerse en cuenta que el proceso de contratación contenga las condiciones claras, expresas y concretas que recojan las especificaciones jurídicas, técnicas y económicas a que haya de acomodarse la preparación de las propuestas y el desarrollo del contrato.

* Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados en los pliegos de condiciones y preparar las explicaciones que se requieran, según el caso, respecto del contenido de los pliegos.

* Propender por la actualización en las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en los pliegos de condiciones.

* Incluir en el pliego de condiciones, previo análisis, las especificaciones técnicas, los factores de verificación y, cuando sea del caso, los factores de ponderación y evaluación de las ofertas.

* Establecer las fórmulas para aplicar el método de costo- beneficio, cuando haya lugar, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, así como la ponderación para los casos en los que proceda.

* Revisar la legislación tributaria antes de establecer el precio base de la adquisición.

* Unificar criterios en cuanto a plazos y formas de entrega.

* Participar en la audiencia informativa, en la de estimación, tipificación y asignación de los riesgos y en la de aclaración de pliegos de condiciones si a ellas hubiere lugar.

* Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto de pliego de condiciones a fin de consolidar el pliego definitivo.

* Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego definitivo a fin de expedir adendas.

* Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso.

* Desarrollar sus funciones de forma coordinada con los directores, subdirectores o jefes de oficinas.

Definición de la función evaluadora:

El estudio, evaluación y calificación detallada de las ofertas presentadas, de tal forma que el evaluador garantice no sólo el deber de selección objetiva, sino la verificación de las ofertas a evaluar comprobando que éstas cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la Ley.

Funciones:

* Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar al comité de contratación el ofrecimiento más favorable sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones.

* Los evaluadores deberán suscribir informes sobre la evaluación realizada dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el desarrollo de su función evaluadora.

* Entrega de documentos a la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario, en adelante CID, de la CVP. Los evaluadores deberán ejercer su función con la diligencia debida de manera que los informes de evaluación estén a disposición de la Dirección de Gestión Corporativa y CID, con antelación a la fecha en que deban ponerse a disposición de los interesados. Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes, por el Director (a), Subdirector (a) o Jefe del área responsable de la evaluación.

* De acuerdo con la modalidad de selección, en los pliegos de condiciones se indicará el plazo razonable dentro del cual deben elaborarse los estudios técnicos, financieros y jurídicos necesarios para la habilitación de proponentes, verificación y evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con la Ley.

* La función evaluadora sólo finalizará una vez se encuentre en firme la resolución de adjudicación o se resuelvan los recursos que en agotamiento de vía gubernamental se hubieren interpuesto contra el acto de declaratoria de desierta.

* De conformidad con el cronograma previsto para el desarrollo del proceso el comité desarrollará su función evaluadora en término y oportunidad.

* Los evaluadores, una vez reciban las copias de las ofertas dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, formularán los requerimientos que consideren necesarios con la finalidad de aclarar las ofertas presentadas por los proponentes que serán suscritos por el Director (a) de Gestión Corporativa y CID.

* Transcurrido el término que establece la Ley o el pliego de condiciones para que los oferentes conozcan los informes de evaluación de las propuestas, los evaluadores están en la obligación de dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas dentro de los términos previamente establecidos en el cronograma del proceso.

* Los evaluadores enviarán las respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes a la Dirección de Gestión Corporativa y CID en medio magnético y en documento escrito dentro de los términos establecidos en el pliego de condiciones.

* Los evaluadores de las ofertas están en el deber de presentar ante el comité de contratación sus informes de evaluación y recomendación debidamente sustentados.

* Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el comité de contratación requieren ampliación o profundización, el comité asesor deberá presentar nueva sustentación de su recomendación.

Quien ejerza la función evaluadora de una propuesta en la CVP deberá realizar de manera general las funciones que se describen a continuación:

Funciones en el aspecto técnico – administrativo (será el área interesada en el proceso)

* Verificar que las especificaciones técnicas y particulares de los bienes o servicios a contratar correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones.

* Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y hacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o características exigidas en el pliego de condiciones, pero siempre en estricta aplicación de lo solicitado en los mismos.

* Presentar dentro de los términos establecidos los informes de evaluación de las ofertas a la Dirección de Gestión Corporativa y CID.

* Proyectar y remitir a la Dirección de Gestión Corporativa y CID dentro de los términos previstos en el cronograma de actividades la respuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten los proponentes, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismos en estricta aplicación a la Ley y al pliego de condiciones.

* Para los casos de selección en los que proceda, asistir a la audiencia pública de adjudicación del proceso de selección interviniendo en lo que resulte de su competencia.

Funciones en el aspecto legal (será la Dirección de Gestión Corporativa y CID)

* Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el pliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de los proponentes, según se establece en el acápite respectivo del pliego de condiciones.

* Presentar dentro de los términos establecidos los informes de evaluación de las ofertas.

* Proyectar dentro de los términos previstos en el cronograma del proceso la respuesta a las observaciones sobre el informe de evaluación que presenten los proponentes, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismos dando estricta aplicación a la Ley y al pliego de condiciones.

* Para los casos de selección en los que proceda, asistir a la audiencia pública de adjudicación del proceso de selección interviniendo en lo que resulte de su competencia.

* Apoyar permanentemente a los diferentes comités durante su función asesora y evaluadora.

Funciones en el aspecto económico y financiero (será la Subdirección Financiera)

* Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones, así como de los indicadores financieros objeto de evaluación.

* Verificar que los ofrecimientos recibidos estén acordes con las condiciones de precio señalados en los pliegos de condiciones de conformidad con cada modalidad de selección.

* Efectuar la evaluación económica de las ofertas que resulten habilitadas en el adelantamiento de los procesos.

3.2. Fase Contractual (ejecución del contrato y/o convenio)

Es la fase en la que se ejecuta el contrato y/o convenio y se inicia con la suscripción del acta de inicio y termina con el vencimiento del plazo previsto ene (sic) el cuerpo del mismo.

Los supervisores deberán tener en cuenta que el contrato debe encontrarse perfeccionado y legalizado para poder dar inicio a la ejecución del mismo, so pena de incurrir en faltas disciplinarias.

Los requisitos de perfeccionamiento del contrato se refieren al acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación y este acuerdo va escrito.

Los requisitos de ejecución del contrato son la obtención del correspondiente registro presupuestal, la aprobación de la garantía única por parte de el Director(a) Jurídico(a) cuando a ésta haya lugar y el pago de los derechos de publicación del contrato por parte del contratista en la gaceta distrital.

* Garantías

Es el modo por el cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades públicas con ocasión de: a) la presentación de ofrecimientos b) los contratos y la liquidación de los mismos y así como los riesgos a los que se encuentran expuestas las entidades públicas contratantes derivados de la responsabilidad extracontractual, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4828 de 2008.

* Supervisión

Es el conjunto de acciones de seguimiento, vigilancia y control que debe realizarse durante la ejecución de todos los contratos celebrados por la CVP.

El supervisor deberá propender porque el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el objeto contratado de acuerdo con las especificaciones señaladas en los pliegos de condiciones y en la propuesta del contratista o los respectivos estudios previos en los casos de contratación directa así como en el manual de supervisión.

3.3. Fase Pos-Contractual (liquidación)

La liquidación constituye la etapa final del ejercicio contractual y en ella se deja constancia de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo; también las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En la etapa liquidatoria se exigirá al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato tales como los amparos de estabilidad de la obra, la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, etcétera.

El supervisor del contrato deberá tener en cuenta que una vez liquidado el contrato ya no es posible realizar reclamaciones judiciales o extrajudiciales por incumplimientos derivados de la ejecución del contrato, salvo las que versen sobre aspectos que se encuentren respaldados a través de la garantía única y por esta razón cuando liquide el contrato deberá contar con la certeza que las obligaciones derivadas del mismo se han surtido a cabalidad.

3.3.1. Término de la liquidación

1. Liquidación bilateral o de común acuerdo: Dentro del término establecido en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o el que acuerden las partes o subsidiariamente dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

2. Liquidación unilateral: Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, la entidad podrá liquidar unilateralmente el contrato mediante acto administrativo motivado, susceptible del recurso de reposición dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o en su defecto del establecido por la ley (4 meses).

3. Liquidación en sede judicial: Vencidos los plazos anteriormente reseñados las partes podrán solicitar la liquidación en sede judicial y si es el contratista el que la solicita, una vez notificado el auto admisorio de la demanda que pretenda la liquidación no podrá darse curso a la liquidación unilateral.

NOTA: Sin perjuicio de los plazos reseñados anteriormente (cuatro meses y dos meses o el que se indique en los pliegos) la liquidación podrá hacerse de común acuerdo o unilateralmente en cualquier tiempo siempre y cuando ocurra dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos antes señalados y no se haya notificado auto admisorio de la demanda (artículo 136 C.C.A)

3.4. ¿Quiénes pueden solicitar la elaboración de contratos?

Teniendo en cuenta el plan de contratación y el plan de compras aprobado por el comité directivo para el respectivo año, los siguientes servidores públicos podrán solicitar el adelantamiento del trámite de contratación:

* El) Director (a) General de la Caja.

* Los Directores (as) Técnicos y Administrativos.

* Los Jefes de las Oficinas Asesoras.

* Los Subdirectores (as).

3.5. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud?

Cualquiera de los anteriores funcionarios que requiera celebrar un contrato deberá radicar los estudios previos exigidos en la Ley y demás documentos requeridos en la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario con la debida antelación a la fecha prevista para iniciar el proceso de contratación, previa la verificación de que el contrato solicitado se encuentra aprobado en el plan de contratación.

3.6. ¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario?

* Comunica a solicitud de las Direcciones Técnicas a la Cámara de Comercio la intención de abrir un proceso licitatorio.

* Proyecta el acto administrativo de justificación de la contratación directa o el de apertura según corresponda.

* Elabora el aviso de convocatoria.

* Revisa los pliegos de condiciones.

* Controla el desarrollo del proceso.

* Coordina la subasta inversa cuando haya lugar a ella.

* Proyecta la resolución de adjudicación cuando haya lugar a ella.

* Elabora el contrato lo hace firmar y lo enumera.

* Solicita al responsable del presupuesto el Certificado Registro Presupuestal (delante CRP).

* Verifica los trámites para su perfeccionamiento.

* Comunica el perfeccionamiento del contrato al supervisor.

* Organiza el expediente contractual y lo archiva.

3.7. ¿Qué hace el Director(a) General?

* Suscribe el acto de adjudicación motivada y/o declara desierto el proceso previa aceptación del concepto del comité de contratación.

* Suscribe el contrato

* Si no aprueba y/o no acoge el concepto del comité de contratación devuelve la documentación precontractual para su corrección o archivo.

FIN DEL CAPÍTULO

4. CAPÍTULO IV- PROCESO CONTRACTUAL

Se entiende por proceso contractual las diferentes etapas que la CVP debe surtir para la suscripción de los diferentes contratos que requiera.

El proceso de contratación es un proceso integral en el que se conjugan acciones jurídicas, técnicas, económicas y financieras y tiene diferentes modalidades de conformidad con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen o complementen especialmente el Decreto 2474 de 2008.

Las modalidades de selección son:

* Licitación pública

* Contratación directa

* Selección abreviada

* Concurso de méritos

4.1. Documentos generales previos para todo tipo de proceso

Sin perjuicio de los documentos que a continuación se señalan aplicables a todo tipo de proceso debe tenerse en cuenta los específicos según el tipo de proceso o contrato.

4.1.1. Estudios previos

De conformidad con la normativa vigente los contratos que celebre la CVP estarán precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la dependencia que solicita la contratación en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato y se presente un estudio de los precios, de las condiciones de mercado y potenciales proveedores. Los estudios y documentos previos servirán de base para la elaboración de los pliegos de condiciones del contrato a suscribir.

El comité de contratación podrá analizar los estudios previos y efectuar las recomendaciones que considere pertinentes.

Elementos mínimos de los estudios previos, sin perjuicio de los demás requisitos que establezca las normas legales y reglamentarias para cada modalidad de selección los estudios previos deberán contener lo siguiente:

* Descripción de la necesidad. Para definir este punto la entidad deberá preguntarse, ¿qué persigo con el contrato?; ¿cuáles son las causas que llevan a la entidad a contratar el bien o servicio? También el provecho que le reporta a la entidad el objeto contratado y si esas razones contribuyen a la realización de un proyecto de inversión de un determinado Plan de Desarrollo.

* Descripción del objeto a contratar, naturaleza del contrato y delimitación del resultado.

* Fundamentos jurídicos que justifican la modalidad de selección. Se debe indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad elegida (¿Por qué se escoge la modalidad?).

* Análisis que soporta el valor estimado del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

* Se señala que si bien es cierto la Ley 80 de 1993 no establece la diferenciación entre precio global y precio unitario, en la práctica se establece dicha diferenciación: Así, pues, ha de entenderse por:

* Precio global: suma global fija por la cual el contratista se compromete a ejecutar un servicio u obra determinado, por ejemplo: se compromete a llevar a cabo la construcción de una edificación por un monto global de $80.000.000. Con esta modalidad desde el contrato se establece el costo total de la obra; es decir, la entidad tiene la plena certeza de la cantidad de materiales a usarse, el costo del personal, el tiempo de duración, etcétera. Por tanto, no habrá lugar al pago de mayores cantidades de obra, pues el riesgo de la ocurrencia de las mismas la soporta el contratista.

* Precio unitario: en este tipo de contrato se pacta el precio es por ítems con sus respectivos Análisis de Precio Unitario (APU) y el valor total del contrato será el que resulte de multiplicar el valor de las cantidades de obra ejecutada por el valor fijado en cada precio unitario. Para la elaboración del presupuesto contractual la entidad tendrá un estimativo de las cantidades de obra a ejecutar y en caso de que las mismas sean mayores se hará un acta de mayores cantidades de obra, previa consecución de la respectiva disponibilidad presupuestal. Por ejemplo: se establece la necesidad de construir una edificación, pero no se tiene la certeza del costo total de ella, entonces se establece un presupuesto estimado y se celebra el contrato a precios unitarios donde cada una de las actividades se contemple en los respectivos ítems.

Por otra parte, se debe consultar el Sistema de Información para la Contratación Estatal, en adelante SICE, cuando a ello haya lugar y en el evento de que este sistema registre precios indicativos debe adelantarse una comparación con éstos y los del estudio de precios y condiciones de mercado realizado para efectos de determinar el valor estimado del contrato. Si el sistema SICE no registra precios indicativos no será necesario hacer la comparación, pero se dejará constancia escrita de esta circunstancia mediante la certificación de consulta que arroja el SICE. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y condiciones del mercado deberá aportarse el estudio comparativo realizado.

El valor estimado del contrato debe contemplar todos los costos directos e indirectos tales como: impuestos, tasas, contribuciones y demás pagos establecidos para el orden distrital, tomando en consideración para el cálculo de los impuestos el tipo de contrato a celebrar.

* Justificación de los factores de selección. Son las variables, condiciones y aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista dependiendo de la modalidad de selección que permita identificar la oferta más favorable para la entidad, de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008. En este punto habrá de preguntase: ¿Por qué se estima relevante cada factor?, ¿por qué un factor tiene mayor puntaje que otro?.

* Soporte y análisis de riesgos que permita la tipificación, estimación, asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato y el estudio de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.

* Riesgo: Toda circunstancia que se pueda presentar dentro del desarrollo del contrato y que pueda alterar el equilibrio financiero del mismo, el riesgo es previsible cuando es identificable y cuantificable por un profesional de la actividad.

* Tipificación y estimación: Se debe determinar el tipo de riesgo (ejemplo: legal, cambiario, de mercado, etcétera), hasta qué punto se puede presentar dentro del contrato y a partir de qué momento se torna imprevisible.

* Asignación: Si el riesgo se va a transferir o lo va asumir la entidad contratante.

Los estudios podrán ajustarse o modificarse por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales de los estudios. Cuando los ajustes o modificaciones afecten los elementos sustanciales la entidad deberá revocar el acto de apertura.

4.1.2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-

Es la certificación expedida por la Subdirección Financiera en la que consta la disponibilidad de recursos en el presupuesto de la entidad que garantice el respaldo presupuestal del respectivo contrato.

4.1.3. Acto administrativo de apertura

4.1.3.1. Acto administrativo de apertura del proceso de selección (licitación, selección

abreviada y concurso de méritos) debe contener:

* Objeto de la contratación a realizar.

* Modalidad de selección.

* Cronograma del proceso.

* Lugar físico o electrónico de consulta y retiro del pliego, estudios y documentos previos.

* Convocatoria para las veedurías ciudadanas.

* Número de CDP.

* Lo demás que la CVP estime pertinente.

4.1.3.2. Acto administrativo de justificación de la contratación directa (para contratación directa reemplaza al anterior) debe contener:

* Señalamiento de la causal que se invoca.

* Determinación del objeto a contratar.

* Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los contratistas.

* Indicación del lugar donde pueden consultarse los estudios previos.

* Lo demás que la CVP estime pertinente.

NOTA: No requieren este acto los contratos de prestación de servicios (Parágrafo 2 artículo 77 Decreto 2474 de 2008) y en el caso de los que se celebren por urgencia manifiesta los reemplaza el acto que la declara (parágrafo 1 artículo 77 Decreto 2474 de 2008).

4.1.4. Aviso de convocatoria pública: se aplica a todos los procesos excepto a la contratación directa y la mínima cuantía. Se publica en el SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Estatal) y contiene:

* Información para dar a conocer el objeto.

* Modalidad de selección a utilizar.

* Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego, los estudios y documentos previos.

* El presupuesto oficial del contrato.

4.1.5. Pliego de condiciones:

La dependencia interesada elaborará los pliegos de condiciones con observancia de lo establecido en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y lo siguiente:

* Descripción técnica, detallada y completa del objeto o la ficha técnica del bien o servicio. (En documento separable del pliego como anexo técnico)

* Fundamentos del proceso de selección, modalidad, términos, procedimientos reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, su evaluación, ponderación y adjudicación del contrato.

* Factores de selección (experiencia financiera, propuesta técnica)

* Obligaciones contractuales y en general las condiciones de ejecución del contrato

* Razones que generan rechazo o declaratoria de desierta

* Condiciones de la celebración del contrato (presupuesto, forma de pago y garantías)

* Anexar la minuta del contrato

* Las entidades estatales no podrán exigir el pago del valor por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro el pliego de condiciones.

* Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como requisito habilitante para participar en licitaciones o concursos.

EXCEPCION: No se requiere pliego de condiciones para contratación directa y los procesos inferiores a 10 por ciento de la menor cuantía.

4.2. Modalidades de Selección

Los criterios para determinar, si hay lugar o no a adelantar un proceso licitatorio, son: En primer lugar el objeto del contrato, si éste tiene un carácter complejo es decir requiere de condiciones y requisitos especiales además de los bienes o servicios en sí mismos considerados, la adquisición podrá adelantarse mediante el procedimiento de licitación pública (si el bien o servicio es de mayor cuantía) o el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. Por otra parte, si el objeto corresponde a un bien o servicio de común utilización y de características técnicas uniformes se deberá adelantar su selección por la modalidad de selección abreviada sin importar su cuantía.

4.2.1. Licitación pública

La licitación pública es el procedimiento mediante el cual la CVP formula públicamente una convocatoria para que los interesados, en igualdad de condiciones, presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable.

A manera de ejemplo tendrá que adelantarse un proceso de licitación pública cuando:

El objeto del contrato tenga un carácter complejo (diferente a obra pública) y la estimación del presupuesto determine que conforme al presupuesto de la CVP corresponde a la mayor cuantía.

Cuando el objeto del contrato sea de obra pública y la estimación del presupuesto determine que conforme al presupuesto de la CVP corresponde a la mayor cuantía

Si el objeto del contrato incluye además de servicios de consultoría otras prestaciones como diseño y construcción, por ejemplo.

Contratos de concesión, entre otros.

4.2.1.1. Ofrecimiento favorable

En cuanto a la determinación más favorable, la CVP deberá establecer en el pliego de condiciones factores de calificación de ofertas soportados en las alternativas contempladas en los literales a y b del numeral 3 del artículo 12 del decreto 2474 de 2008 que señalan:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, por lo que en el pliego se deberá determinar:

Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

Las condiciones técnicas adicionales que para la CVP representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

Las condiciones económicas adicionales que para la CVP representen ventajas cuantificables en términos monetarios como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio, mayor asunción de riesgos previsibles, etcétera.

Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas.

En ese sentido, cada variable cuantificará monetariamente según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo- beneficio restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas.

La mejor relación costo-beneficio para la CVP estará representada por aquella oferta que aplicada la metodología anterior obtenga la cifra más baja.

4.2.1.2. Plazo de la licitación

Se llama plazo de licitación al término comprendido entre la apertura (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas).

La CVP señalará en el pliego de condiciones el plazo para cada etapa del proceso respetando los plazos legales establecidos en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

4.2.1.3. Documentos del proceso de licitación (con o sin subasta inversa):

* Todos los documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

* Comunicación a la Cámara de Comercio (parágrafo 4 artículo 8 Decreto 2474/08)

* Avisos de prensa (numeral 3 artículo 30 Ley 80/93)

* Acta de audiencia de reparto de riesgos (parágrafo 2 artículo 7 Decreto 2474/08)

* Acta de audiencia de aclaración del pliego. (numeral 4 artículo 30 Ley 80/93)

* Informe de evaluación (numeral 8 artículo 30 Ley 80/93)

* Acta de audiencia de adjudicación (artículo 15 Decreto 2474/08)

* Acto administrativo de adjudicación (artículo 30 No. 11 Ley 80/93)

* Las demás que la CVP estime conveniente.

4.2.1.4. Proceso de licitación pública con o sin subasta inversa

La licitación pública se podrá adelantar mediante el procedimiento con o sin subasta inversa, esta última procederá cuando en el pliego se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación costo-beneficio y sólo para aspectos susceptibles de mejorar lo cual debe estar definido por el área interesada en el proceso desde los estudios previos.

4.2.1.4.1. Sin subasta.

Debe seguirse el procedimiento establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y los procedimientos internos que determinan los siguientes pasos:

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

II.

Remitir electrónicamente a la Cámara de Comercio la información sobre las licitaciones públicas que la entidad pretenda abrir.

III.

Publicar aviso en el SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública).

IV.

Poner en consideración del comité de contratación el proyecto de pliego de condiciones para su aprobación y publicación en el SECOP.

V.

Publicación del proyecto de pliego de condiciones, documentos previos y la indicación del lugar físico donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, esta publicación se hace en el SECOP con antelación de 10 días hábiles antes del acto de apertura.

VI.

Aviso de Prensa (dentro de los 10 a 20 días hábiles calendarios anteriores a la apertura de la licitación o concurso, se publicarán hasta tres avisos con intervalos entre dos y cinco días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato).

VII.

Se designa por parte del Director (a) General el Comité estructurador y evaluador de las propuestas.

VIII.

Recibir observaciones al proyecto de pliegos (en esta etapa se acepta o rechaza las observaciones y se expide documento respondiendo las mismas).

IX.

En caso de ser necesario, poner a consideración del comité de contratación las observaciones y las modificaciones al proyecto de pliego de condiciones que serán adoptadas en el pliego definitivo.

X.

Acto administrativo motivado de la apertura de la licitación.

XI.

Publicación en el SECOP de pliegos definitivos con sus anexos.

XII.

Dentro de los tres días hábiles siguientes a la publicación de los pliegos definitivos se citará a audiencia de aclaración de pliegos y audiencia de asignación de riesgos.

XIII.

Presentación de observaciones de los posibles proponentes al pliego definitivo de condiciones y las respuestas a las mismas.

XIV.

Realización de adendas (en caso de resultar necesario).

XV.

Cierre del plazo para la presentación de propuestas.

XVI.

Evaluar propuestas y elaborar informe de evaluación.

XVII.

Presentación al comité de contratación del informe de evaluación para su aprobación y publicación en el SECOP y recomendación de adjudicación o de declaratoria de desierta del proceso según sea el caso.

XVIII.

Publicar informe de evaluación en el SECOP (cinco días hábiles para que los oferentes presente observaciones).

XIX.

Audiencia pública de adjudicación y acto de adjudicación.

XX.

Elaborar y suscribir contrato.

4.2.1.4.2.Proceso de licitación pública con oferta de manera dinámica mediante subasta inversa:

De conformidad con el inciso segundo del numeral 1º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y para efectos del presente proceso, se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo- beneficio para la CVP de acuerdo con lo señalado en los pliegos.

Si la presentación de la oferta se hace de manera dinámica mediante subasta inversa, tal método sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación la mejor relación de costo- beneficio a que se refiere el literal b del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

La presentación de la oferta puede ser entonces total o parcial dependiendo de las reglas establecidas en el pliego de condiciones. Es total cuando todas las variables determinadas en el pliego están sometidas a la conformación dinámica y es parcial cuando sólo una parte de las variables determinadas en el pliego están sometidas a conformación dinámica.

Proceso con subasta inversa:

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 y literal b) del 4.2.1.1. del presente manual, sin embargo en los pliegos de condiciones se deberá establecer el procedimiento a seguir para efectuar la oferta dinámica mediante subasta inversa.

II.

Pasos del numeral 4.2.1.4.1.

III.

Citar a Audiencia para celebrar subasta inversa electrónica, los proponentes hacen posturas sobre las variables permitidas en los pliegos teniendo en cuenta la oferta si la oferta es total o parcial.

IV.

Adjudicar el contrato en audiencia pública, mediante resolución motivada a quien presentó la mejor oferta con la mejor relación costo- beneficio.

4.2.1.5. Documentos que se deben publicar:

* Aviso de convocatoria

* Estudios previos

* Proyecto pliego de condiciones

* Respuesta a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones

* Acta audiencia riesgos

* Constancia de envío a la Cámara de Comercio

* Resolución de apertura

* Copia del aviso de prensa

* Pliego de condiciones definitivo

* Respuesta a las observaciones del pliego definitivo

* Acta de audiencia pública de aclaraciones

* Acta de cierre con constancia de ofertas recibidas

* Evaluación preliminar

* Respuesta a las observaciones de la evaluación preliminar

* Informe de evaluación

* Respuesta a las observaciones del informe de evaluación

* Acta de audiencia de adjudicación

* Resolución de adjudicación

* Contrato, adiciones, prórrogas, suspensiones

* Acta de liquidación

4.2.2. Contratación directa:

Este proceso de contratación solamente procederá en los casos señalados en el numeral 4 del artículo segundo de la Ley 1150 de 2007, siendo aplicables a la CVP los siguientes:

1- Urgencia manifiesta

2- Contratos Interadministrativos

3- Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

4- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

5- Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales

6- Arrendamiento y adquisición de inmuebles

4.2.2.1. Documentos previos específicos según tipo de contrato y procedencia

Además de los documentos generales establecidos en el numeral 4.1 deberán adjuntarse los que a continuación se relacionan de conformidad con el tipo de contrato o situación. De igual forma deberá tenerse en cuenta los requisitos de procedencia.

4.2.2.2. Causales de contratación directa

4.2.2.2.1. Urgencia manifiesta

En el caso de urgencia manifiesta el acto administrativo que la declara hará las veces de acto al que se refiere el numeral 4.1.3.2, y no requerirá de estudios previos.

4.2.2.2.1.1. La urgencia manifiesta procede cuando (artículo 42 Ley 80 de 1993):

* La continuidad del servicio exija el suministro de bienes o prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro.

* Se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.

* Se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.

* Se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los demás procedimientos de selección.

4.2.2.2.1.2. Control de la contratación de urgencia manifiesta (artículo 43 Ley 80 de 1993):

"Una vez celebrado el contrato producto de la urgencia manifiesta, éste y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró el referido contrato o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá del envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la urgencia manifiesta será causal de mala conducta".

4.2.2.2.2. Contratos Interadministrativos

Las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993 celebrarán contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

Excepciones:

* No podrá celebrarse por este tipo de contrato los contratos de seguro.

* Contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública, cuando las instituciones de educación superior sean ejecutoras; estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada y acrediten la capacidad requerida para el efecto.

4.2.2.2.3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

Las actividades científicas y tecnológicas se encuentran definidas en el Decreto Ley 591 de 1991 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. Por tanto, se enuncian algunas de ellas:

* Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información.

* Difusión científica y tecnológica, esto es información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

* Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnologías.

* Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación y apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica.

4.2.2.2.4. Cuando no exista pluralidad de oferentes

No existe pluralidad de oferentes cuando:

* Cuando no existiere más de una persona inscrita en el Registro Único de Proponentes (RUP) se acredita con el certificado expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.

* Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por tener alguna de las siguientes calidades:

a) Ser titular de los derechos de propiedad industrial: se acredita con la respectiva patente de invención o de modelos de utilidad o con el registro de diseño industrial, según corresponda, expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio.

b) Ser titular de los derechos de autor: lo cual se acredita con el certificado de inscripción en el Registro Nacional de Derecho de Autor.

c) Ser proveedor exclusivo del bien o servicio: se acredita con la certificación de exclusividad expedida por la Cámara de Comercio correspondiente.

NOTA: Lo anterior deberá constar en los estudios previos.

4.2.2.2.5. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

De conformidad con lo previsto en el artículo 82 del decreto 2474 de 2008 "Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad".

La determinación de la procedencia de este tipo de contratos la da el que la función o labor a desarrollar no pueda ser realizada por el personal de planta bien sea por que el mismo resulta insuficiente o por que en la misma no existe personal con el perfil requerido.

Documentación necesaria para la elaboración de un contrato de prestación de servicios: (artículo 82 del Decreto 2474)

* Certificación de ausencia o insuficiencia de personal en planta.

* Certificado de idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate con los soportes respectivos.

* Si es con personas jurídicas además el certificado de existencia y representación legal (capacidad).

* Afiliación al sistema de seguridad social.

* Formato único de hoja de vida.

* Formato de declaración de bienes.

* Antecedentes judiciales y disciplinarios (Procuraduría y Personería).

* Libreta militar (hombres).

* Boletín de responsables fiscales.

* Formato único de declaración de bienes.

* RIT.

* RUT.

* Tarjeta profesional en caso que se requiera.

* No requieren varias ofertas.

* No requiere RUP.

*No requieren expedición de acto administrativo de justificación de la contratación directa.

4.2.2.2.6. Adquisición de inmuebles

* Avalúo comercial base de negociación: se solicita al IGAC o cualquier persona natural o jurídica que esté inscrita en el registro nacional de avaluadores.

* Estudio de títulos.

* Estudio previo sobre las diferentes alternativas de características similares de inmuebles en el mismo sector, su comparación y la selección de la de menor costo de ser el caso.

4.2.2.2.7. Arrendamiento

* Se contrata por precios del mercado: avalúo de renta

* No se requieren varias ofertas

* Si la entidad va a ser arrendadora el estudio previo incluirá el análisis de la capacidad de pago del posible arrendatario y establecerá las garantías respectivas

NOTA: Se aplica el procedimiento de mínima cuantía, según lo dispuesto por el literal i del numeral 4 del artículo 2.

4.2.2.3. Documentos que se deben publicar en el SECOP

* Acto administrativo de justificación de la contratación directa (excepto contratos de prestación de servicios)

* Contrato, acta de liquidación, adiciones, prórrogas, suspensiones (No. 17 y 18 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008).

4.2.3 Selección abreviada

4.2.3.1. Causales de selección abreviada aplicables a la CVP

* Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

* Contratación de menor cuantía.

* Declaratoria de desierta del proceso licitación (dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria).

* Enajenación de bienes del estado Literal e) Numeral 2 artículo 2 Ley 1150/2007.

4.2.3.2. Ofrecimiento favorable

En cuanto a la determinación del ofrecimiento más favorable, la CVP deberá establecer en el pliego de condiciones, según la modalidad (adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y/o menor cuantía) factores de calificación de ofertas soportados en las alternativas contempladas en los numerales 1 y 3 del artículo 12 del decreto 2474 de 2008 que señalan:

1. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio. (…)

Si bien es cierto que en esta modalidad se adjudica el contrato al proponente que oferte el menor precio, ésta conlleva el riesgo de favorecer propuestas artificialmente bajas (en ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos), por lo tanto es recomendable contar con un buen estudio de mercado para el efecto.

En la subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, sólo será aplicable lo del precio artificialmente bajo, al precio final obtenido en el término de la misma, permitiendo que éste sea analizado por el comité asesor, el cual podrá recomendar: adjudicar el contrato, rechazar la oferta, adjudicar el contrato al proponente que se encuentre en segundo lugar o declarar desierto el proceso.

3. (sic) Procesos de selección abreviada por menor cuantía podrá hacer uso de cualquiera de las siguientes alternativas:

"a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, por lo que en el pliego se deberá determinar:

I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

II. Las condiciones técnicas adicionales que para la CVP representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

II. Las condiciones económicas adicionales que para la CVP representen ventajas cuantificables en términos monetarios como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio, mayor asunción de riesgos previsibles, etcétera.

IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos (…)"

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo- beneficio restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas.

La mejor relación costo-beneficio para la CVP estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

4.2.3.3. Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos (artículo 16 Decreto 2474 de 2008).

Por bienes y servicios de común utilización entiéndase aquellos:

* Requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

Nota: No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

4.2.3.3.1. Modalidades

Sin consideración de la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes, deberá siempre escogerse una de estas tres modalidades: subasta inversa, adquisición a través de bolsa de productos y acuerdo marco de precios (este último pendiente de reglamentación). Artículo 17 y SS Decreto 2474 de 2008.

4.2.3.3.1.1. Subasta inversa

El único criterio de evaluación será el precio y para la realización de la subasta deberá existir pluralidad de proponentes habilitados (por lo menos dos proponentes); de no presentarse por lo menos dos proponentes al cierre se ampliará el plazo que no podrá ser superior a la mitad del plazo inicial estipulado para la presentación de las propuestas; si una vez vencido dicho plazo no se presentaré ninguna otra oferta se procederá a adelantar el proceso con la única oferta presentada.

En caso en que los bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la CVP evaluará llevar a cabo mediante subasta inversa o aplicar la modalidad que corresponda.

Estudios previos

Se deberá tener en cuenta los requisitos del numeral 4.1.1 del presente manual y además deberá contar con una ficha técnica, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

* Denominación del bien o servicio.

* Denominación técnica del bien o servicio.

* Unidad de medida.

* Descripción particular del bien o servicio.

* Las demás que resulten necesarias.

Nota: La CVP podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en los procesos de subasta inversa.

Pliegos

Se deberá tener en cuenta los requisitos del numeral 4.1.5 en cuanto a la modalidad del presente manual y además los siguientes:

* Determinar las reglas para el desarrollo de la subasta.

* Se incluirá como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

* Se deberá indicar si la subasta tendrá lugar por ítems o por lotes.

* Determinar márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

* Los demás que la CVP considere necesarios

Presentación de la oferta

Los proponentes presentarán su propuesta en dos sobres separados, uno para acreditar los requisitos habilitantes y el otro para incluir los documentos relacionados con la propuesta inicial de precio toda vez que esta última sólo será abierta al momento del inicio de la puja.

Verificación de requisitos habilitantes

Una vez presentadas las ofertas, la entidad procederá al estudio y verificación de los denominados "requisitos habilitantes" (capacidad jurídica, capacidad financiera, experiencia y organización del proponentes) surtida la anterior etapa, la CVP publicará el informe de requisitos habilitantes en el SECOP; dicho informe contendrá los proponentes considerados habilitados como los no habilitados y las causas del no cumplimiento de los requisitos.

A los proponentes no habilitados se les concederá un plazo el cual se determinará en los pliegos para que subsanen la ausencia de requisitos so pena de rechazo definitivo de la oferta.

Si concedido el plazo para subsanar la oferta sólo un oferente resultare habilitado, la CVP ampliará el plazo para la presentación de los requisitos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en el pliego que no podrá ser superior a la mitad del inicialmente previsto.

Durante este lapso cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo a aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta (artículo10 del Decreto 2474 de 2008).

Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de oferentes habilitados la CVP adjudicará el contrato al proponente habilitado siempre que su oferta no exceda el presupuesto inicial indicado en los pliegos.

Modalidades de subasta inversa:

A. Subasta inversa presencial

Se entiende por subasta inversa presencial cuando los lances de presentación de las propuestas se hacen con la presencia física de los proponentes y por escrito.

* Procedimiento y requisitos subasta inversa presencial (artículo 25 del Decreto 2474/08)

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

II.

Publicar aviso en el SECOP.

III.

Presentación al comité del proyecto de pliego de condiciones para su aprobación y posterior publicación en el SECOP.

IV.

Publicación del proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en el SECOP, éste deberá permanecer cinco (5) días hábiles como mínimo antes de dar apertura al proceso.

V.

Se designa por parte del Representante Legal el comité evaluador de las propuestas.

VI.

Recibir observaciones al proyecto de pliegos (en esta etapa se acepta o rechaza las observaciones y se expide documento respondiendo las observaciones).

VII.

En caso de considerarlo necesario, revisión por parte del comité de contratación de las respuestas a las observaciones y modificaciones al proyecto de pliego de condiciones en el pliego definitivo.

VIII.

Acto administrativo de apertura del proceso.

IX.

Publicación en el SECOP de pliegos definitivos con sus anexos.

X.

Presentación de observaciones de los posibles proponentes al pliego definitivo de condiciones y las respuestas a las mismas.

XI.

Realización de adendas (potestativo).

XII.

Cierre del plazo para la presentación de propuestas. Las propuestas conformadas por requisitos habilitantes y propuesta inicial de precio se presentarán en sobres separados y cerrados.

XIII.

Verificación de requisitos habilitantes.

XIV.

Presentación del informe de verificación de requisitos por parte del comité evaluador al comité de contratación para su revisión y aprobación.

XV.

Publicación de informe de verificación en el SECOP. Se señala a los proponentes habilitados como a los no habilitados y se les concede plazo para que subsanen.

XVI.

Revisión por parte del comité de contratación de las observaciones al informe de evaluación y revisión del informe definitivo para recomendación de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso según sea el caso.

XVII.

Publicación de informe definitivo y se señala plazo para controvertir el informe

XVIII.

Citar a los proponentes habilitados para la realización de audiencia pública de subasta inversa.

XIX.

Celebrar audiencia pública de subasta, se deberá, por parte de la CVP entregar sobres y/o formularios para la presentación de sus lances.

XX.

El resultado de la subasta se presentará a consideración del comité evaluador a efecto que el mismo formule la recomendación pertinente al ordenador del gasto.

XXI.

Adjudicar contrato (acto administrativo)

XXII.

Elaborar y suscribir contrato.

B. Subasta inversa electrónica

Se entiende por subasta inversa electrónica, la misma que tiene lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos, ésta se usará por regla general, salvo que la entidad certifique que no cuenta con la infraestructura tecnológica para ello.

La CVP podrá utilizar la plataforma que ponga en funcionamiento el SECOP o contratar con terceros su realización de no contar con una propia que, en todo caso, deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En estos últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del SECOP, así como realizar en este último la totalidad de las publicaciones a que se refiere la Subsección I, Sección I, del Capítulo II del Decreto 2474 de 2008.

* Procedimiento y requisitos subasta inversa electrónica (artículo 27 del Decreto 2474/08)

* Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual; sin embargo, en los pliegos se deberá señalar la fecha y hora señalada en la que se dará inicio a la subasta, para lo cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos para el intercambio de mensaje de datos.

* Realizar los pasos establecidos en la subasta inversa presencial del paso I al XIV.

* El precio de arranque será el menor de las propuestas iniciales de precio.

* Los lances deben hacerse a través del medio electrónico usado.

* Si dos proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar.

* Conforme avanza la subasta el oferente será informado a través del sistema o del operador tecnológico, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como el orden en que se ubica la propuesta.

* La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta.

* Adjudicado el contrato. la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta, incluyendo la identidad de los proponentes.

* Para la suscripción del contrato por medios electrónicos el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al SECOP y a la entidad.

Nota: Sujeto a modificaciones en razón a que no se ha implementado aún el SECOP y su reglamentación por parte del Gobierno Nacional, así como tampoco la entidad cuenta con una infraestructura tecnológica para adelantar este tipo de procesos.

4.2.3.3.1.2. Bolsa de productos Artículos 29 y S.S. Decreto 2474/2008.

En lo no previsto en el Decreto 2474 de 2008, el régimen aplicable para la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización por cuenta de la CVP a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de éstas. Por tanto, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de la CVP se realicen dentro de la bolsa, se regirá por tales disposiciones.

Las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales. Sólo aquellas que se encuentren en el listado serán susceptibles de ser adquiridas por la CVP.

Estudios previos

Adicional a los documentos exigidos en el numeral 4.1.1 del presente manual, serán necesarios los siguientes:

* El precio máximo de la comisión que la CVP pagará al comisionista que por cuenta de ella adquiera los bienes y/o servicios a través de bolsa

* El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de bolsa.

* En atención al CDP, la CVP tendrá en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa.

* Los comisionistas tendrán que estar registrados en el SICE.

Publicación

No habrá lugar a publicar los documentos que exige el artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, excepto el contrato, cuando se realice la operación a través de las bolsas de producto para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

Comisionistas y su selección

Toda vez que la CVP tiene que actuar a través de un comisionista para participar en el mercado de bolsa de productos éstos tienen que cumplir los siguientes requisitos:

* Los comisionistas tendrán que estar registrados en el SICE y en el RUP.

* Si lo creyera conveniente la CVP en razón del objeto y el valor a contratar podrá solicitarle requisitos habilitantes adicionales a su condición de comisionistas.

La selección objetiva de los comisionistas se hará previa solicitud formulada a la bolsa respectiva por parte de la CVP, dicha selección se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo basado en el precio, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa.

Garantías

* Garantía de cumplimiento por parte de la entidad estatal: la CVP deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa, garantía idónea para garantizar el cumplimiento.

* Garantía única a favor de la entidad estatal: el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la CVP la garantía única de cumplimiento.

* Garantía a cargo del comité vendedor: El comité vendedor de la entidad estatal deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa las garantías establecidas en el reglamento.

* Procedimiento

La negociación se podrá hacer de manera presencial o electrónica en los términos de condiciones que las disposiciones legales y los reglamentos de las bolsas de productos establezcan.

* Publicación

Se publicarán tan sólo los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa.

4.2.3.4. Menor Cuantía

Se entiende por menor cuantía los valores determinados en la ley en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales.

Hay lugar a adelantar el proceso por menor cuantía:

* Cuando el objeto a contratar no sea la adquisición de bienes y servicio de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades públicas.

* En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si la CVP decide no volver a abrir el proceso de licitación, en caso de persistir la necesidad podrá dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta iniciar un proceso de selección abreviada por la modalidad de menor cuantía.

* Procedimiento

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

II.

Publicar aviso en el SECOP

III.

Poner en conocimiento del comité de contratación el proyecto de pliego de condiciones para que el mismo sea revisado y se autorice o no su publicación en el SECOP.

IV.

Publicación del proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en el SECOP, éste deberá permanecer cinco (5) días hábiles como mínimo antes de dar apertura al proceso.

V.

Se designa por parte del representante legal el comité evaluador de las propuestas.

VI.

Recibir observaciones al proyecto de pliegos (en esta etapa se acepta o rechaza las observaciones y se expide documento respondiendo las observaciones).

VII.

En caso de considerar necesario se convoca al comité de contratación para que revise las respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y las modificaciones al mismo en el pliego definitivo.

VIII.

Acto administrativo de apertura del proceso.

IX.

Publicación en el SECOP de pliegos definitivos con sus anexos.

X.

Dentro de los tres (3) días siguientes al acto de apertura, los posibles oferentes manifestarán su interés de participar; esta manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones.

XI.

En caso que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la CVP podrá dar paso al sorteo de posibles oferentes, él se efectuará en presencia de los interesados que se encuentren presentes en la fecha y hora prevista para su ejecución conforme lo señale el pliego de condiciones. Si el número de posibles oferentes es inferior a 10 la CVP deberá adelantar el proceso con todos ellos.

XII.

Presentación de observaciones de los posibles proponentes al pliego definitivo de condiciones y las respuestas a las mismas.

XIII.

Realización de adendas (potestativo).

XIV.

Cierre del plazo para la presentación de propuestas.

XV.

Verificación de requisitos habilitantes. En ningún caso el término de evaluación podrá ser mayor que el término señalado para la presentación de las mismas.

XVI.

Revisión del informe de verificación de requisitos por parte del comité de contratación.

XXIII.

Publicación de informe de verificación en el SECOP.

XXIV.

Publicación de informe definitivo y se señala plazo para controvertir el informe.

XXV.

Revisión de las observaciones al informe de verificación por parte del comité de contratación y recomendación al Director (a) General de la adjudicación del contrato o de la declaratoria de desierto del proceso de selección, según sea el caso.

XXVI.

Adjudicar contrato (acto administrativo). La entidad comunicará la adjudicación a todos los posibles oferentes.

XXVII.

Elaborar y suscribir contrato por parte de los contratantes.

NOTA 1. La entidad podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa (articulo 14 del Decreto 2474 de 2008)

NOTA 2. En caso de declararse desierto el proceso de selección contenido en el presente numeral, la CVP podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicación del pliego de condiciones. De ser necesario se podrá modificar los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación. (Parágrafo 2 artículo 44 del Decreto 2474 de 2008).

4.2.3.5. Enajenación de bienes del Estado

En los procesos de selección abreviada de enajenación de bienes inmuebles, la CVP realizará la enajenación a través de martillo o suscribiendo un contrato interadministrativo con la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A. En cuanto a los bienes muebles, podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito a todas las entidades públicas de cualquier orden, agotado el anterior ofrecimiento la CVP procederá a enajenarlos por martillo.

Procedencia

Sobre todos los bienes de propiedad de las entidades sometidas al Estatuto de Contratación de la Administración Pública.

Estudios previos

Adicionalmente de los documentos exigidos en el numeral 4.1.1. del presente manual serán necesarios los siguientes:

* Avalúo comercial del bien.

* Precio mínimo de venta.

Plan de enajenación onerosa e inventario de bienes muebles

La CVP deberá adoptar el plan de enajenación onerosa de conformidad con el Decreto 4637 de 2008 y las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen, antes de proceder a la enajenación de bienes inmuebles.

En cuanto a la enajenación de bienes muebles, la CVP, realizará un inventario de los bienes que ya no esté utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito a todas las entidades públicas de cualquier orden mediante página web, siguiendo el procedimiento del Decreto 4444 de 2008.

Convocatoria

En el aviso de convocatoria pública, que se publica en el SECOP, se deberá incluir adicionalmente los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, así como el avalúo comercial y el precio mínimo de venta.

Si son bienes inmuebles en dicho aviso se señalará por lo menos el municipio o distrito donde se ubican, su nomenclatura, tipo de inmueble, porcentaje de propiedad, folio, matrícula inmobiliaria, cédula catastral, uso del suelo, área del terreno y de la construcción en metros cuadrados, gravámenes o deudas, la existencia de contratos que afecten o limiten el uso y la identificación del estado de ocupación del inmueble (artículo 3 del Decreto 4444 de 2008).

Contenido de los pliegos de condiciones

Se deberá tener en cuenta los requisitos del numeral 4.1.5. del presente manual y, además, los siguientes (artículo 4 del Decreto 4444 de 2008):

* Se deberá indicar las condiciones particulares que deberán tener los posibles oferentes, con independencia del sistema de enajenación que se utilice.

* Se determinaran los requisitos exigidos a las bancas de inversión, agentes inmobiliarios, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities (sic) o cualquier otro intermediario del comercio.

* De igual forma se deberá señalar aspectos de la contratación tales como forma de pago del precio, las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación, tiempos y reglas de otorgamiento de escritura pública y de realización del registro y consecuencias de no hacerlo en el tiempo estipulado.

Mecanismos de enajenación:

* Enajenación a través de martillo.

Se acudirá a éste mecanismo en caso de venta de bienes muebles e inmuebles, por lo tanto la CVP seleccionará al contratista que llevará a cabo el martillo por medio del proceso de selección abreviada de menor cuantía, el objeto de dicho proceso de selección abreviada será el de intermediación comercial tendiente al logro y perfeccionamiento de la venta para lo cual el intermediario deberá efectuar el acompañamiento al proceso de venta hasta el registro de la Escritura Pública y entrega física del inmueble.

* Enajenación onerosa de bienes a la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A

La CVP podrá enajenar los bienes inmuebles a título oneroso a Central de Inversiones S.A. – CISA – mediante contrato interadministrativo en los cuales se estipularán las condiciones de venta. El valor de transferencia se acordarán (sic) entre las partes para lo cual aplicarán los modelos de valoración adoptados por la junta directiva de CISA.

Avalúo comercial

La CVP deberá obtener el avalúo comercial de los bienes inmuebles previstos para la venta, el cual podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, bancas de inversión o por cualquier persona natural o jurídica que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

El avalúo deberá tener una vigencia máxima de un (1) año contado a partir de su expedición y encontrarse vigente al momento de determinar el precio mínimo de venta.

Cuando se trate de otro tipo de bien mueble se tendrá como precio mínimo de venta el resultante del estudio de las condiciones de mercado que para el efecto realice la CVP teniendo en cuenta el valor registrado en los libros contables de la misma.

Precio mínimo de venta

Para Inmuebles:

Una vez obtenido el avalúo, la CVP lo ajustará para obtener el precio mínimo de venta para lo cual deberá tener en consideración las siguientes variables (artículo 11 del Decreto 4444 de 2008):

* Valor del avalúo: corresponderá al valor arrojado por el avalúo comercial.

* Ingresos: corresponde a cualquier tipo de recursos que perciba la entidad proveniente del bien, tales como cánones de arrendamiento y rendimientos.

* Gastos: en los que incurre la entidad, dependiendo del tipo de bien tales como servicios públicos, conservación, administración y vigilancia, impuestos, gravámenes, seguros, etcétera.

Tasa de descuento: es el porcentaje al cual se le descuentan los flujos de caja futuros para traerlos al valor presente y poder con ello determinar un valor equivalente del activo y estará determinada en función de la DTF.

* Tiempo de comercialización: tiempo que la CVP considera que tomará la comercialización de los activos con el fin de calcular los ingresos y egresos que se causarían durante el mismo.

* Factores que determinan el tiempo de comercialización tales como tipo de activo, características particulares del activo, comportamiento del activo, comportamiento del mercado, tiempo de permanencia del activo en el inventario de la entidad, número de ofertas recibidas, etcétera.

* Estado de saneamiento de los activos: se determina si los activos se encuentran saneados o no.

* Cálculo del precio mínimo de venta: es la diferencia entre el valor actualizado de los ingresos incluido el valor del avalúo del bien y el valor actualizado de los egresos a una tasa de descuento dada.

Para Muebles:

* Valor del avalúo: corresponderá al valor arrojado por el avalúo comercial del mueble vigente.

* Ingresos: corresponde a cualquier tipo de recursos que perciba la entidad proveniente del bien, tales como cánones de arrendamiento y rendimientos, de haberlos.

* Gastos: en los que incurre la entidad, dependiendo del tipo de activo tales como comercialización, mantenimiento, si hay lugar, y la administración del mismo.

* Tasa de descuento: es el porcentaje al cual se le descuentan los flujos de caja futuros para traerlos al valor presente y poder con ello determinar un valor equivalente del activo.

* Tiempo de comercialización: corresponde al tiempo de comercialización del mueble, el cual depende, entre otros, del tipo de bien, sus características particulares y el comportamiento del mercado.

* Cálculo del precio mínimo de venta: se calcula como la diferencia entre el valor actualizado de los ingresos incluido el valor del avalúo del bien y el valor actualizado de los egresos a una tasa de descuento dada.

4.2.3.6. Mínima cuantía

Cuando el contrato a celebrar sea igual o inferior a 10 por ciento de la menor cuantía según el presupuesto de la entidad para cada vigencia, se tomará como única consideración las condiciones del mercado (artículo 46 del Decreto 2474 de 2008).

4.2.3.6.1. Procedencia

* Cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior a 10 por ciento de la menor cuantía cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

* En las demás causales de selección abreviada y en el concurso de méritos cuando la cuantía del contrato sea inferior a 10 por ciento de la menor cuantía.

* Arrendamiento de inmuebles (artículo 83 del Decreto 2474 de 2008)

* Venta de bienes cuando su precio sea inferior a 10 por ciento de la menor cuantía (artículo 2º del Decreto 4444 de 2008).

4.2.3.6.2. Modalidades

4.2.3.6.2.1. Con solicitud de tres cotizaciones

4.2.3.6.2.2. Compra en gran almacén.

Condición adquirida por una sociedad, establecimiento, almacén de cadena distribuido por departamentos, supermercados, hipermecados y punto de mercadeo de productos de las Cajas de Compensación Familiar o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores a 3.000 salarios mínimos mensuales legales. Resolución 2416 del 14 de febrero de 2000, proferida por la superintendencia de Industria y comercio.

4.2.3.6.3. Documentos que se exigen para las dos modalidades

* Estudios y documentos previos-contenido:

* Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer.

* Descripción del objeto a contratar con las especificaciones y la identificación del tipo de contrato a celebrar.

* Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

* Análisis económico, la dependencia interesada en adelantar el contrato podrá optar por: a) solicitar la respectiva consulta en el SICE, si el sistema arroja precio indicativo se podrá dejar éste b) se podrá solicitar más de tres (3) cotizaciones a diferentes proveedores que en el mercado ofrezcan el bien o servicio a contratar y se hará la respectiva comparación, eligiendo cuál es la más ventajosa para la entidad (ponderando elementos de calidad y precio de conformidad con el bien o servicio a contratar) c) adjuntarse el respectivo documento en el que conste que se trata de un "gran almacén", expedido por la Cámara de Comercio

* Análisis de riesgos

* Condiciones generales del contrato y requisitos del futuro contratista (plazo, obligaciones, perfil o requisitos del futuro contratista), esto ira en los correspondientes estudios previos.

* Las demás que resulten necesarias.

* Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP

4.2.3.6.4. Procedimiento

* Para compra en gran almacén:

I.

Se determina la necesidad de la contratación para lo cual se deberá allegar a la Dirección de Gestión Corporativa y CID los estudios previos junto con todos los documentos soportes.

II.

Se solicita al futuro contratista una cotización, así como el Certificado de Cámara de Comercio que lo defina como "gran almacén"

III.

Una vez recepcionada la cotización se solicitará la correspondiente viabilidad si a ello hubiere lugar y el certificado de disponibilidad presupuestal.

IV.

Se solicita al "gran almacén" que expida la correspondiente factura.

V.

Se pide el Certificado de Registro Presupuestal con base en la factura allegada.

VI.

Se suscribe la factura por el Director (a) General de la CVP.

VII.

Se entregan las mercancías por parte del almacén y se cancela la correspondiente factura por parte de la CVP.

* Con solicitud de tres cotizaciones

I.

Se determina la necesidad de la contratación para lo cual deberá allegar a la Dirección de Gestión Corporativa y CID los estudios previos junto con todos los documentos soportes.

II.

Se envía la solicitud de cotización a por lo menos tres oferentes en el mercado del bien o servicio que se pretenda contratar.

III.

Una vez recibidas las cotizaciones se procederá a realizar el estudio de mercado.

IV.

Se envían los estudios previos al futuro contratista seleccionado conforme al estudio de mercado efectuado (razones de favorabilidad en precio y calidad) así como el documento de aceptación para que sea diligenciado por éste.

V.

Una vez recepcionado, los documentos se revisan por parte del área y se envían a la Dirección de Gestión Corporativa y CID para la elaboración del contrato.

NOTA 1: Sin perjuicio del valor del contrato a celebrar en este proceso deberán allegarse también los documentos relativos al tipo de contrato a celebrar como los específicos de consultoría, por ejemplo.

NOTA 2: No se publicarán los documentos contenidos en el artículo 8 del Decreto 2474 de 2008; sin embargo, todos los meses en cartelera se publicará la relación de todos los contratos de mínima cuantía suscritos en el mes inmediatamente anterior.

4.2.4. Concurso de méritos

Esta modalidad se caracteriza en razón a que en ningún caso se podrá tener el precio como factor de escogencia o selección.

4.2.4.1. Aplicabilidad

Para la suscripción de contratos de consultoría definidos en el numeral segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993: proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, también las interventorías, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación, y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Y para los proyectos de arquitectura, se aplicará el procedimiento previsto en el decreto 2326 de 1995 hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

Para la selección de consultores y proyectos la CVP podrá utilizar cualquiera de estos dos sistemas:

1. Sistema de concurso abierto.

2. Sistema de concurso con preclasificación, el cual podrá surtirse a través de:

a) Conformación de una lista corta

b) Conformación de una lista multiusos.

Es de señalar que cuando del objeto de la consultoría a contratar se desprenda la necesidad de adquirir bienes o servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento establecido en el concurso de méritos; en lo que respecta a éstos se fijará en el pliego de condiciones las respectivas reglas para efectos de calificación con base en los criterios de favorabilidad de la oferta fijados en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 (calidad y precio).

Excepción No.1: Si el objeto contractual es de tipo complejo, es decir que además de la consultoría involucra obligaciones principales como construcción, por ejemplo, la selección se adelantará mediante licitación pública o selección abreviada de menor cuantía, según corresponda.

Excepción No.2: En los contratos cuyos servicios de consultoría sean inferiores a 10 por ciento del valor correspondiente a la menor cuantía de la CVP se podrá seleccionar al consultor mediante el procedimiento de mínima cuantía sin que sea necesario contar con pluralidad de ofertas.

4.2.4.2. Tipos de propuesta técnica

En la modalidad de selección de concurso de méritos existen dos tipos de propuesta las cuales se señalan a continuación. Sin embargo, la CVP deberá definir en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que solicitará a los posibles proponentes:

* Propuesta Técnica Simplificada (PTS): Se exigirá la presentación de este tipo de propuesta cuando la CVP suministre la metodología exacta para la ejecución de la consultoría así como el plan y cargas de trabajo para la misma.

La propuesta técnica simplificada procede para los casos de selección por concurso abierto o mediante el de preclasificación con lista corta o multiusos.

* Propuesta Técnica Detallada (PTD): Se exigirá éste tipo de propuesta cuando los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.

Este tipo de propuesta sólo procede para los casos de selección por el sistema de preclasificación con lista corta.

4.2.4.3. Documentos generales para concurso de méritos

1. Estudios previos

Adicionalmente de los documentos exigidos en el numeral 4.1.1 del presente manual se deberá tener en cuenta lo siguiente, relacionado con el estudio de mercado:

* En esta modalidad no se publicará el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato

* La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable teniendo en cuenta lo estipulado en el numeral 2 del artículo 12 del decreto 2474 de 2008, es decir la oferta más favorable será aquella que presente la mejor calidad.

2. Aviso de convocatoria pública

A- Para concurso abierto: requisitos

* Información relacionada con el objeto a contratar.

* Modalidad de selección a utilizar

* Presupuesto del contrato

* Lugar donde se consultarán los pliegos, estudios y documentos previos.

B- Para concurso con precalificación: requisitos

Además de los requisitos anteriores la convocatoria contendrá:

* Fecha límite para presentar expresión de interés

* Criterios para conformar la lista limitada de oferentes (según el artículo 63 Decreto 2474 de 2008).

* Indicación si es lista corta o multiusos,

*Indicación de requisitos habilitantes mínimos, igualmente se deberá especificar la forma de valorar la información allegada con base en los siguientes criterios: a) experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recurso técnicos, humanos y físicos de que dispone o cualquier otro elemento que le permita a la CVP identificar preclasificados que puedan ejecutar exitosamente el servicio de consultoría.

Nota: Los interesados en conformar la lista expresarán su interés: por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria o por el SECOP.

3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-

Se expide con base en los requerimientos técnicos y en la estimación que de los mismos hace la entidad. (Artículo 57 Decreto 2474 de 2008).

En Propuesta Técnica Detallada- PTD- puede existir un CDP superior a la estimación del valor del contrato con el fin de cubrir posibles ajustes que surjan cuando se realice la verificación de la propuesta económica frente a la propuesta técnica detallada.

4. Pliegos de condiciones:

Además de los requisitos generales que debe contener el pliego de condiciones (numeral 4.1.5 del presente manual), el anexo de los requerimientos técnicos deberá incluir los siguientes:

* Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieran

* Descripción detallada de los servicios requeridos y los resultados o productos esperados los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos y procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

* El cronograma de la ejecución de los servicios de consultoría y de sus resultados.

* El listado y ubicación de la información necesaria y que debe ser conocida por los proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

* La determinación del tipo de propuesta que se exige (PTS Ó PTD)

* Reglas de desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo (artículo 69 del Decreto 2474 de 2008)

* Razones que generan rechazo o declaratoria de desierta.

* Condiciones de la celebración del contrato tales como presupuesto, forma de pago, garantía, etcétera. Así como anexar la minuta del contrato.

* Los demás que la entidad estime conveniente.

5. Acto administrativo de apertura

Debe contener los requisitos establecidos en el numeral 4.1.1 del presente manual. Es de señalar que en los eventos en que se haga uso del procedimiento con preclasificación el acto administrativo de apertura procederá cuando se encuentre en firme la lista corta o la lista multiusos.

6. Comité asesor

Para la evaluación de las propuestas en el proceso de selección por concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor conformado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas.

En caso que la entidad no cuente total o parcialmente con dichas personas podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para ello.

Funciones

Asesorar a la CVP, entre otras, en los siguientes aspectos:

* En el proceso de preclasificación y selección, según sea el caso.

* Validación del contenido de los requerimientos técnicos.

* Conformación de la lista corta o de la lista multiusos.

* Evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de acuerdo con los criterios contenidos en los pliegos.

* Verificación de la propuesta económica del proponente que quede en primer lugar en el orden de calificación.

4.2.4.4. Selección mediante procedimiento de preclasificación

Para la selección de consultores o proyectos la CVP podrá utilizar sistemas de preclasificación. La conformación de la lista de preclasificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, entre otros, según sea el caso.

Nota: El procedimiento de preclasificación es anterior e independiente de los procesos de concursos de méritos.

Evaluación

Esta evaluación se efectúa luego de que la entidad, por medio de la convocatoria, expresa la necesidad de contratar los servicios de consultoría y los proponentes presentan su manifestación de interés en participar cumpliendo con los requisitos mínimos establecidos por la CVP.

Como consecuencia de la evaluación efectuada a dichos requisitos, se obtiene la conformación de la lista corta o multiusos según corresponda.

Conformación de lista

* Lista Corta: (artículo 64 del Decreto 2474 de 2008)

Para la conformación de lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y posteriormente valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria.

Se conformará con un número plural de preclasificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Detallada (PTD), ni de diez (10) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).

En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará plazo a una nueva convocatoria. En el evento en el que en la segunda oportunidad no se logre y se presente un sólo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 90 del Decreto 2474 de 2008.

El comité asesor deberá preparar un informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la integre y contra esta decisión sólo procederá el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

* Lista Multiusos: (artículo 65 del Decreto 2474 de 2008)

Es la que resulta de la preclasificación que haga la CVP de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). La vigencia de esta clase de lista no podrá exceder de seis (6) meses y deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

Reglas de funcionamiento:

* Para obtener la lista multiusos la entidad determinará el objeto a contratar, la metodología con la cual se llevará a cabo la ejecución de los contratos a celebrar y los demás elementos ponderantes en la ejecución del mismo.

* Una vez determinado lo anterior, con base en las previsiones del decreto 4881 de 2008, establecerá los requisitos habilitantes y las reglas de puntuación que tomará en cuenta para calificar los criterios de experiencia probable, capacidad financiera y capacidad técnica con base en la información reportada por el oferente en el RUP.

* Con los puntajes señalados en el RUP elaborará una relación lineal en orden descendente de los proponentes que participen en el concurso de méritos y así elaborará una lista siendo el primero de la misma el que mejor puntaje reporte en el RUP con los criterios anteriormente señalados conforme lo determina el decreto 4881 de 2008.

* La lista en mención no podrá tener menos de 25 integrantes y su vigencia no podrá exceder de seis meses contados a partir de la conformación de la misma.

* En lo sucesivo la entidad hará uso de la lista invitando a participar en los procesos que de la misma se deriven, a los oferentes incluidos observando el orden descendente, estableciendo a criterio del comité evaluador cuantos de los incluidos en la lista resultan necesarios invitar, pero en todo caso deberá invitar mínimo tres de los oferentes.

* Quien sea invitado a participar en un proceso y resulte adjudicatario o no saldrá de la lista multiusos e igualmente saldrá si invitado a participar no presentaré la PTS en el término que lo indique la entidad, esto con la finalidad de dar participación a todos los incluidos en la lista.

* La entidad en los procesos en los que emplee la lista multiusos determinará como criterio de adjudicación la PTS que el oferente presente y para el efecto procederá a calificar los criterios de formación académica y experiencia, conforme lo señale el pliego de condiciones del equipo que el integrante de la lista proponga para la ejecución del contrato a celebrar.

* Para efectos de lo anterior, una vez sea invitado a participar el integrante de la lista, deberá presentar a la entidad, en el término que se fije en el pliego de condiciones, los documentos correspondientes a la PTS y la propuesta económica en sobre separado y la entidad procederá a otorgar el puntaje correspondiente.

* La entidad dará traslado de esta calificación a los participantes en el proceso con el fin de que se pueda ejercer el derecho de contradicción.

* En la fecha prevista para llevar a cabo la audiencia de adjudicación, la entidad procederá a dar apertura al sobre de la oferta económica del oferente que ocupe el primer lugar y verificará su pertinencia con la PTS propuesta.

* En caso de resultar consistente la propuesta económica y la PTS, y si la misma no excede el presupuesto oficial, el Director (a) General, previa recomendación del comité de contratación, adjudicará el contrato.

4.2.4.5. Selección mediante concurso abierto

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de acuerdo con el proceso señalado en el CAPÍTULO III del título II del Decreto 2474 de 2008, prescindiendo de los procedimientos de preclasificación, de que trata la selección III del mismo.

Debe tenerse en cuenta que la selección de los proyectos de arquitectura se deberá utilizar concurso abierto por medio de jurados, para lo cual se seguirá aplicando el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

4.2.4.6. Criterios de evaluación de las propuestas técnicas

Para la evaluación de la propuesta técnica la CVP hará uso de los siguientes factores de evaluación (artículo 68 del Decreto 2474 de 2008):

1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.

2. Propuesta metodologíca y plan de cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría.

3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

NOTA 1. Para la ponderación de la Propuesta Técnica Detallada (PDT), la CVP asignará un porcentaje no inferior a cincuenta y uno por ciento (51%) del total del puntaje al criterio que se refiere el numeral 3. El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el numeral 1 del presente artículo y la propuesta metodología y el plan y cargas de trabajo referida en el numeral 2, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del numeral 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2 y que en ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior a 10 por ciento. Por ejemplo:

a) Experiencia específica del proponente: calificación en porcentaje el treinta por ciento (30%)

b) Propuesta metodologíca y plan de cargas: Calificación en porcentaje de diez por ciento (10%)

c) Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo: calificación en porcentaje el cincuenta y uno por ciento (51%)

NOTA 2. Para la ponderación de la Propuesta Técnica Simplificada (PTS) sólo se tendrá como criterios calificables los contenidos en los numerales 1 y 3. El porcentaje asignado al numeral 3 no será inferior a sesenta por ciento (60%) en ningún caso. Por ejemplo:

a) Experiencia especifica del proponente: calificación en porcentaje el cuarenta por ciento (40%)

b) Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo: calificación en porcentaje de sesenta por ciento (60%).

4.2.4.6.1. Procedimiento de evaluación de las propuestas técnicas

El comité asesor valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso y atendiendo los criterios anteriormente señalados.

El pliego de condiciones establecerá reglas de desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo.

4.2.4.7. Propuesta económica

Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de clasificación de las propuestas y se procederá a abrir el sobre de la propuesta económica del proponente ubicado en el primer lugar; luego se determinará su viabilidad o rechazo conforme las reglas establecidas en el artículo 71 del decreto 2474 de 2008. Si se llegare a rechazar esta propuesta económica se procederá a abrir el sobre económico de la propuesta ubicada según el orden de elegibilidad y así sucesivamente.

4.2.4.8. Procedimiento concurso de méritos con preclasificación

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

II.

Publicar aviso de solicitud de expresiones de interés en el SECOP.

III.

Publicación del proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en el SECOP. Cuando se trate de una Propuesta Técnica Detallada (PTD) deberá estar publicado los pliegos cuando menos diez (10) días hábiles o menor a cinco (5) días cuando se trate de Propuestas Técnicas Simplificadas (PTS).

IV.

Se designa por parte del representante legal el comité evaluador de las propuestas.

V.

Recibir observaciones al proyecto de pliegos (en esta etapa se acepta o rechaza las observaciones y se expide documento respondiendo las mismas).

VI.

Recibir expresiones de interés, las cuales debieran estar acompañadas con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado

VII.

Publicación de informe en donde se establece quiénes conforman la lista de oferentes, la lista multiusos será publicada en el SECOP, contra esta decisión sólo procede el recurso de reposición.

VIII.

Acto administrativo de apertura del proceso, sólo procederá cuando esté en firme la conformación de lista corta o multiusos.

IX.

Publicación en el SECOP de pliegos definitivos con sus anexos.

X.

Invitación a preclasificados a presentar propuestas.

XI.

Recibir propuestas, las propuestas técnicas y económicas se presentarán por separado en sobres cerrados.

XII.

Evaluar la propuesta técnica.

XIII.

Elaborar y publicar informe de evaluación de las propuestas técnicas y citar audiencia.

XIV.

Trasladar el informe de evaluación

XV.

Celebrar audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica y adjudicación.

XVI.

Adjudicar contrato (Acto administrativo)

XVII.

Elaborar y suscribir contrato.

4.2.4.9. Procedimiento concurso de méritos abierto

I.

Planificación y documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente manual.

II.

Publicar aviso de convocatoria en SECOP.

III.

Publicación del proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en el SECOP. Cuando se trate de una Propuesta Técnica Detallada (PTD) deberá estar publicado en los pliegos cuando menos diez (10) días hábiles o menor a cinco (5) días cuando se trate de Propuestas Técnicas Simplificadas (PTS)

IV.

Se designa por parte del representante legal el comité evaluador de las propuestas.

V.

Recibir observaciones al proyecto de pliegos (en esta etapa se acepta o rechaza las observaciones y se expide documento respondiendo las mismas).

VI.

Acto administrativo de apertura del proceso.

VII.

Publicación en el SECOP de pliegos definitivos con sus anexos.

VIII.

Recibir propuestas, las propuestas técnicas y económicas se presentarán por separado en sobres cerrados.

IX.

Verificar los requisitos habilitantes y evaluar la propuesta técnica.

X.

Publicar informe de evaluación de las propuestas y citar a audiencia.

XI.

Trasladar el informe de evaluación

XII.

Celebrar audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica y adjudicación.

XIII.

Adjudicar contrato (Acto administrativo)

XIV.

Elaborar y suscribir contrato.

4.2.4.10. Concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros

La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos, aplicando los criterios de evaluación incluidos en los pliegos de condiciones y teniendo en cuenta las siguientes reglas (artículo 75 del Decreto 2474 de 2008):

* La valoración de la experiencia específica del proponente incluirá, además de la experiencia específica del proponente, el manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la entidad, detallando ramos y primas.

* La valoración de la propuesta metodológica y plan y cargas de trabajo, valorando el plan de riesgos, el cual comprende tanto el análisis de riesgos, como la propuesta para el manejo de los mismos, teniendo en cuenta los siguientes factores:

1. Propuesta de cobertura y condiciones. Ésta contempla el plan de trabajo a desarrollar para estructurar el pliego de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la entidad estatal contratará su programa de seguros, incluyendo en éste los criterios generales que se utilizarán para la estructuración del programa de seguros.

2. Programa de prevención de pérdidas. El proponente deberá ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita disminuir los riesgos de la entidad estatal, entendido éste como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguro.

3. La valoración de la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

4. Oferta de soporte técnico comprende el conjunto de recursos, distintos al humano, que el corredor ofrece tener al servicio de la CVP en función directa del objeto del contrato.

Nota 1: Para la ponderación de las propuestas técnicas la CVP asignará un porcentaje no inferior a cuarenta por ciento (40%) del total del puntaje al criterio referido en cuanto a la valoración de la formación y experiencia del equipo de trabajo.

Nota 2: No podrá exigirse como condición, o tenerse como criterio para la evaluación de las propuestas, la entrega de equipos y la instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos de capacitación, la asignación de personal en las oficinas de la propia entidad.

Oportunidad del concurso y término de vinculación (artículo 76 Decreto 2474 de 2008)

La selección del intermediario de seguros deberá realizarse en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por la CVP, podrá efectuarse esta selección de manera concomitante.

FIN DEL CAPÍTULO

5. CAPÍTULO V- ETAPA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO, VIGILANCIA, SITUACIONES CONTRACTUALES Y LIQUIDACIÓN

Durante el desarrollo del objeto contractual se pueden presentar diferentes contingencias contractuales entre las que se contemplan:

5.1. Modificaciones

Son las variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la ley 80 de 1993.

Las modificaciones pueden consistir en adiciones, prórrogas, aclaraciones, correcciones o precisiones a una o varias cláusulas del contrato.

Un contrato puede adicionarse en valor y prorrogarse en plazo. Si el contrato es adicionado, el valor del mismo no podrá ser superior a 50 por ciento del valor inicial del contrato, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), ejemplo:

Valor inicial del contrato: $461.500.000

Fecha de celebración del contrato: 21 de junio de 2008

Valor del contrato expresado en SMMLV de 2008: 1.000

Valor máximo a adicionar: 500 SMMLV.

Si el contrato se adiciona en la vigencia de 2009 se podrá adicionar hasta en la suma de $248.450.000 liquidado así:

$496.900 (SMMLV 2009) X 500 = $248.450.000.

Las modificaciones deben ser publicadas en el SECOP de conformidad al artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

5.1.1. ¿Quiénes pueden solicitar una modificación?

Las modificaciones podrán ser solicitadas previo concepto del supervisor por:

* Los jefes de las oficinas asesoras.

* Los directores técnicos.

* Los subdirectores

5.1.2. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de una modificación?

El servidor público que solicite la modificación de un contrato debe hacerlo con la debida antelación a la fecha prevista para el inicio de la suspensión.

Si la solicitud se presenta el mismo día de la modificación no se garantizará que la misma empiece a regir en la fecha inicialmente prevista.

Nunca podrá modificarse un contrato cuyo plazo esté vencido.

5.1.3. ¿Cómo y ante quién se debe solicitar la modificación de un contrato?

Se debe solicitar de la siguiente manera:

* Justificación de la modificación y características de la misma (explicar de manera clara lo que se pretende suprimir, adicionar, aclarar o precisar, entre otras).

* Certificado de disponibilidad presupuestal, si se trata de adición en valor.

Si se trata de adicionar bienes o servicios que no fueron contemplados inicialmente en el contrato se debe justificar la procedencia de la adición y el porqué no se contempló su inclusión en el mismo (ítems no previstos) y se debe acompañar la solicitud de los estudios correspondientes que soporten el valor a adicionar.

Si por el contrario la adición corresponde a mayores cantidades de los bienes o servicios inicialmente contratados, el valor a adicionar se soportará en los precios pactados en el contrato inicial.

La solicitud de modificación se presenta a la Dirección Gestión Corporativa y del CID.

5.1.4. ¿Qué debe hacer la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Disciplinario con la solicitud de modificación?

* Si no la encuentra viable o contiene errores, la devuelve al supervisor que la elaboró para su corrección o para que sea archivada, dependiendo el caso.

* Si la encuentra viable, la solicitud la envía para visto bueno del ordenador del gasto, posteriormente elaborará la modificación y la tramitará para firma de las partes.

5.2. Suspensiones

* El contratista presentará la solicitud al supervisor explicando los motivos o razones que justifiquen la suspensión del contrato.

* El supervisor analiza la solicitud y comunica a la instancia administrativa inmediatamente superior para que se determine conjuntamente la viabilidad de la solicitud.

*Si la encuentran viable, conjuntamente, diligencian el acta de suspensión de contrato.

* Si el jefe de la dependencia que analizó no la encuentra viable, la devuelve al solicitante.

* Según lo establecido en el artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 se deben publicar en el SECOP.

5.2.1. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de la suspensión de un contrato?

El servidor público que solicite la suspensión de un contrato debe hacerlo con la debida antelación a la fecha prevista para el inicio de la suspensión.

Si la solicitud se presenta el mismo día de la suspensión no se garantizará que la suspensión empiece a regir en la fecha inicialmente prevista y en caso de que el contratista no continúe la ejecución del contrato conforme lo pactado, éste se encontrará incurso en una causal de imposición de multas.

5.2.2. ¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Disciplinario?

* Analiza y estudia la viabilidad jurídica de la suspensión. Si no encuentra viable la suspensión la devuelve a la dependencia respectiva.

* Si encuentra que la solicitud es viable: elabora el documento de suspensión del contrato y lo envía a la Dirección General para su firma.

* Requiere al contratista para las respectivas firmas.

* Envía copia del documento de suspensión y sus anexos a:

* contratista

* supervisor

* Solicita al contratista la modificación de la póliza única ampliando las vigencias en igual periodo al de la suspensión.

5.3. Cesión del contrato

Es la operación por la cual el contratista transfiere las obligaciones y los derechos de un contrato celebrado con la CVP a un tercero.

5.3.1. ¿En qué casos hay lugar a la cesión de un contrato?

En casos excepcionales y por razones estrictamente válidas.

De acuerdo con el artículo 9 de la ley 80 de 1993, si sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

5.3.2. ¿Cómo se debe tramitar la cesión de un contrato?

* El contratista presenta la solicitud, explicando los motivos o razones que impiden continuar con la ejecución del contrato, ante el supervisor y presentando las hojas de vida de las personas naturales o jurídicas opcionadas para la cesión, esas hojas de vida deberán cumplir por lo menos con los requisitos de experiencia e idoneidad exigidos en el contrato inicial.

* En caso de que el contrato a ceder haya sido resultado de un proceso de selección, el contratista cesionario propuesto deberá cumplir con los requisitos que el contratista cedente cumplió para merecer su adjudicación.

* El responsable del control de ejecución analiza la solicitud, revisa el cumplimiento de los requisitos del contratista cesionario propuesto y comunica a la instancia administrativa inmediatamente superior para que se ponga a consideración del Director (a) General la misma y se determine la viabilidad y aceptación de la solicitud.

* Si el Directora (a) General no la encuentra viable o considera que el contratista cesionario propuesto no cumple con las calidades mínimas requeridas, la devuelve al jefe del área responsable del contrato.

* Si es viable se continúa con el trámite como se describe en los siguientes numerales.

5.3.3. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de una cesión?

El servidor público que solicite una cesión debe hacerlo con la antelación debida a la fecha prevista para la misma.

Si la solicitud se presenta el mismo día no se garantizará que la cesión empiece a regir en la fecha inicialmente prevista y en caso de que el contratista inicial no continúe la ejecución del contrato conforme lo pactado, éste se encontrará incurso en una causal de imposición de multas o de caducidad del contrato por haber abandonado la ejecución contractual.

5.3.4. ¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y de Control Interno Disciplinario?

* Analiza y estudia la viabilidad jurídica de la cesión.

Si no encuentra viable la cesión la devuelve a la dependencia respectiva.

Si encuentra viable la solicitud, entonces:

* Solicita al supervisor un informe de avance económico y cumplimiento de productos o actividades del contrato.

* Elabora el documento de cesión y envía a Dirección General para su firma.

* Requiere al contratista para las respectivas firmas.

* Numera y fecha el documento de cesión.

* Envía copia del documento de cesión al cesionario para la modificación de la garantía única y la publicación en la gaceta distrital y el SECOP.

* Remite a la Dirección Jurídica la modificación de la póliza para su aprobación.

* Envía copia del documento de cesión y sus anexos a:

* cedente.

* supervisor.

5.4. Terminación de común acuerdo

Es otra de las situaciones excepcionales que se puede presentar durante la ejecución del contrato y puede producirse de común acuerdo entre las partes.

La terminación de común acuerdo del contrato consiste en la decisión de las partes cuando las circunstancias así lo requieran para poner fin a las obligaciones contraídas en el contrato.

5.4.1. ¿Cómo se debe tramitar la terminación de común acuerdo de un contrato?

* Si las razones que convocan a la terminación del contrato provienen del contratista, éste presentará la solicitud explicando los motivos o razones que impiden continuar con la ejecución del contrato ante el supervisor.

* El supervisor analiza la solicitud y comunica a la instancia administrativa inmediatamente superior para que se determine conjuntamente la viabilidad de la solicitud.

* Si la encuentran viable, conjuntamente, conceptúa sobre la viabilidad de la terminación y continúan como se describe en los siguientes numerales.

5.4.2. ¿Cuándo debe presentarse la solicitud de terminación de común acuerdo del contrato?

El supervisor que solicite la terminación de común acuerdo, debe hacerlo con la debida antelación para surtir los trámites a que hay lugar.

Si la solicitud se presenta el mismo día en que debe quedar el acta de terminación de común acuerdo, no se garantizará que la terminación del contrato empiece a regir en la fecha prevista y el contratista quedará incurso en causal para declarar la caducidad del contrato por cuanto se presenta la parálisis del mismo por su no ejecución.

5.4.3. ¿Qué hace la dependencia que analiza la solicitud de terminación de común acuerdo del contrato?

* Si encuentra viable la solicitud la envía a la Dirección Gestión Corporativa y CID para su trámite.

* Si no encuentra viable la solicitud la devuelve.

5.4.4. ¿Qué hace la Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario?

* Analiza y estudia la viabilidad jurídica de la terminación de mutuo acuerdo.

* Si no encuentra viable la terminación de mutuo acuerdo la devuelve a la dependencia respectiva.

Si encuentra que la solicitud es viable:

* Elabora el documento de terminación de mutuo acuerdo, enviándolo a Dirección para su firma.

* Se requiere al contratista para las respectivas firmas.

* Fecha el documento elaborado.

* Envía copia del documento y sus anexos a:

** contratista

** supervisor

5.5. Imposición de multas

A continuación se presentan los pasos necesarios para la imposición de multas:

1) El supervisor del contrato informará por escrito al jefe de la dependencia los hechos que pueden dar lugar a incumplimiento.

2) Una vez hecho lo anterior, el Director (a) o jefe de la dependencia con el supervisor, previo a la valoración de la Dirección Jurídica, realizará la audiencia prevista en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, enviará una comunicación al contratista y a la aseguradora o Banco garante, con copia a la Dirección de Gestión Corporativa y CID, así como a la Dirección Jurídica donde indicará los hechos que considera que constituyen el incumplimiento, las obligaciones incumplidas y solicitará las explicaciones necesarias.

3) El contratista dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha indicada en la constancia de recibo de la comunicación presentará por escrito sus explicaciones a los hechos puestos a su consideración.

4) Recibidas las explicaciones el Director (a) o jefe de la oficina responsable junto con la Dirección Jurídica las analizará y una vez verificados los argumentos técnicos, practicará las pruebas que considere conducentes y determinará el nivel de incumplimiento.

5) De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 se realizará audiencia con participación del afectado en donde se analizarán los diferentes aspectos, la documentación recaudada y se determinará si hay lugar o no a la imposición de multas. En caso de que no haya lugar a su imposición, culminará la actuación y se dejará constancia de lo sucedido en acta.

6) Si hay lugar a la imposición de multa el Director (a) o jefe de la dependencia interesada elaborará una comunicación tanto al Director de Gestión Corporativa y CID como al Director Jurídico allegando un concepto sobre los hechos, determinando el monto de la multa y lo remitirá junto con la documentación recaudada que soporta la imposición de la misma.

7) Una vez recibida la documentación la analizarán conjuntamente el Director (a) de Gestión Corporativa y CID y el Director (a) Jurídico; elaborando el Director (a) de Gestión Corporativa el acto administrativo correspondiente y el Director (a) Jurídico aprobándolo, el cual será susceptible de los recursos de ley.

8) En firme el acto administrativo, y en caso de existir saldos a favor del contratista, la CVP descontará el valor de la multa de los saldos existentes o en caso contrario realizará el cobro a la compañía aseguradora o al contratista mediante la reclamación y/o acción judicial correspondiente.

5.6. Declaratoria de caducidad

A continuación se presentan los pasos necesarios para declarar la caducidad del contrato:

a) El Director (a) de Gestión Corporativa y CID y el Director (a) Jurídico reciben un memorando proveniente del área ejecutora del contrato en el que se señalan los hechos que pueden constituir fundamento para la declaratoria de caducidad del contrato por cuanto corresponden a un incumplimiento por parte del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización.

b) El Director (a) de Gestión Corporativa y CID y el Director (a) Jurídico analizan los hechos y pruebas existentes, así como el fundamento de la solicitud hecha por el área de origen; de ser necesario practican las pruebas del caso y de encontrarse acreditada la ocurrencia de los mismos el Director (a) de Gestión Corporativa y CID proyecta el acto administrativo que impone la caducidad, el cual posteriormente es revisado por la Dirección Jurídica, declarando caducado el contrato y ordenando su liquidación.

De no imponerse la caducidad el área de origen del contrato adoptará las medidas de control e intervención a fin de garantizar la ejecución del objeto del contrato.

c) Expedido el acto correspondiente es revisado por el supervisor y el Director (a) o Subdirector del área de origen con la aprobación de la Dirección Jurídica.

d) Se envía a firma del Director (a) General.

e) Se notifica conforme a la Ley al contratista y a la compañía aseguradora, advirtiendo que contra la misma proceden el recurso de reposición.

f) De presentarse recurso, éste será resuelto mediante acto administrativo suscrito por el Director (a) General.

g) Revisión del área de origen de la resolución que resuelve el recurso y visto bueno del Director (a) o Subdirector (a) respectivo, así como del Director (a) Jurídico (a) y el Director (a) de Gestión Corporativa y CID.

h) Se procede a firmar la resolución por parte del Director (a) General.

i) Se notifica conforme a la Ley al contratista y a la aseguradora de la resolución por la cual se decide el recurso de reposición luego de lo cual queda agotada la vía gubernamental.

f) Se inicia el trámite ante la compañía aseguradora para que proceda al pago de la cláusula penal pecuniaria pactada.

5.7. Terminación unilateral.

La CVP dará por terminado unilateralmente mediante acto administrativo debidamente motivado el contrato en los siguientes eventos:

1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo impongan.

2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.

3. Por interdicción judicial o declaratoria de quiebra del contratista.

4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

5.7.1. ¿Cómo se debe tramitar la terminación unilateral del contrato?

1) El supervisor del contrato informará por escrito al jefe de la dependencia el evento que conduce a la terminación unilateral del contrato.

2) El jefe de la dependencia junto con el supervisor del contrato enviarán un informe detallado a la Dirección Jurídica que contendrá los hechos y la causal que diere lugar a la terminación unilateral del contrato.

3) Una vez revisado por el Director (a) jurídica se elaborará el acto administrativo y se enviará para firma del Director (a) General

5.8. Liquidación de contratos.

5.8.1. ¿En qué consiste la liquidación de un contrato?

Es el acto mediante el cual las partes hacen el balance de contrato y determinan el estado económico de las prestaciones y obligaciones pactadas, estableciendo quién le debe a quién en busca de declarase a paz y salvo.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es el caso, del amparo de la estabilidad de la obra, la calidad del bien o servicio suministrado, la provisión de repuestos, el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones o la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deben mantenerse con posterioridad a la extinción del contrato.

5.8.2. ¿En qué casos hay lugar a la liquidación de un contrato?

Por regla general y de conformidad con lo establecido en la ley 80 de 1993, la CVP liquidará los contratos de tracto sucesivo; es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran.

5.8.3. ¿Cuándo debe efectuarse la liquidación de un contrato?

* La liquidación de común acuerdo se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o del plazo acordado en el contrato, o a falta de estipulación, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro meses siguientes a la finalización del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Para tal efecto, el acta de liquidación debe llegar al Director de Gestión Corporativa y CID.

* Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de la misma dentro de los plazos anteriormente señalados, será efectuada unilateralmente por la CVP dentro de los dos meses siguientes y mediante acto administrativo motivado y proyectado por el Director (a) de Gestión Corporativa y CID.

* Si vencidos los anteriores plazos no se ha elaborado la liquidación, la entidad podrá, de mutuo acuerdo o unilateralmente, realizarla en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento de los anteriormente enunciados.

5.8.4. ¿Cómo se debe tramitar la liquidación del contrato?

* El supervisor proyecta el acta de liquidación y lo envía a la instancia administrativa inmediatamente superior para que se verifique y avale con su visto bueno. Si no encuentra viable la aprobación del acta de liquidación la devuelve al supervisor para su corrección.

* Si la instancia superior avala el acta de liquidación, se remite al Director de Gestión Corporativa y CID.

* El Directora (a) de Gestión Corporativa y CID:

** Recibe el proyecto del acta y lo asigna a un profesional del grupo de contratos

** El profesional asignado revisa la legalidad del acto y lo aprueba o no con su visto bueno. Si no encuentra viable la legalidad de la liquidación la devuelve al supervisor para su corrección.

** Lo pasa a revisión y aprobación del Directora (a) de Gestión Corporativa y CID quien imparte visto bueno o devuelve para correcciones.

** Si es viable se requiere al contratista para su firma.

** Envía el acta de liquidación a la Dirección General para su aprobación y firma. Una vez firmada se devuelve al Director (a) de Gestión Corporativa y CID para control.

** Si es un contrato que tiene pagos pendientes se tramita el pago del mismo. Si no tiene pago pendiente el Directora (a) de Gestión Corporativa y CID archiva en la carpeta respectiva.

La liquidación del contrato y sus anexos se incluirán en la carpeta del contrato y se realiza su publicación en el SECOP.

FIN DEL CAPÍTULO

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4204 de mayo 11 de 2009