RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Ver la Circular de la Sec. General 064 de 2011

El Acuerdo Distrital 122 de 2004 adoptó el Sistema de Gestión de Calidad para Bogotá, D. C., creado por la Ley 872 de 2003, como una herramienta de gestión sistemática y transparente, para dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados. Dicha herramienta se enmarca en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades.

Posteriormente, el artículo 3° del Decreto Distrital 387 de 2004 dispuso que cada entidad deberá desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta para dicho propósito la naturaleza y los objetivos propios, así como el desarrollo del Sistema de Control Interno.

De igual forma, el citado Decreto prevé que el Sistema de Gestión de Calidad es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la respectiva entidad y el responsable de la implementación del Sistema es la máxima autoridad de cada entidad, a través de la Oficina de Planeación o de la dependencia o persona que designe para dicho propósito el respectivo representante legal.

En este orden de ideas, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, actúa como instancia coordinadora de los procesos de articulación y armonización entre las diferentes entidades distritales en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, ha elaborado las siguientes orientaciones, en cumplimiento del artículo 4° del Decreto Distrital 387 de 2004.

1. El mejoramiento de la prestación de los bienes y servicios debe ser el propósito central de los Sistemas de Gestión de Calidad de las entidades distritales: El Sistema de Gestión de Calidad tiene como elemento central la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, lo cual requiere el mejoramiento de los procesos y procedimientos.

Una vez se ha cumplido con la estructuración e implementación de los requisitos contenidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, las entidades distritales deberán orientar sus esfuerzos al mejoramiento de procesos y procedimientos, de carácter gerencial, misional, apoyo y evaluación.

Para impulsar el mejoramiento de procesos, las entidades deberán tener en cuenta las actividades que se describen en la presente Directiva.

2. El Sistema de Gestión de Calidad como mecanismo de integración de los sectores administrativos distritales: Uno de los principios establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública –NTCGP 1000:2004- es el de coordinación, cooperación y articulación, el cual busca incentivar el trabajo en equipo, en y entre entidades, en el entendido que este es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a los usuarios y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

En efecto, el artículo 10 del Acuerdo 257 de 2006 señala que la Administración Distrital actuará a través de su organización administrativa de manera armónica para la realización de sus fines y para hacer eficiente e integral la gestión pública distrital, mediante la articulación de programas, proyectos y acciones administrativas, a nivel interinstitucional, sectorial, intersectorial y transectorial.

En este sentido y como elemento de armonización e integración de las diferentes entidades, los Sistemas de Gestión de Calidad serán utilizados como mecanismos que permitan la integración de los distintos sectores administrativos.

Para poder llevar a cabo lo anterior, las Secretarías cabeza de sector, impulsarán, entre las entidades adscritas y vinculadas, la construcción de un sistema de gestión de calidad unificado.

La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional diseñará los lineamientos metodológicos para establecer esquemas de trabajo compartidos.

En el año 2009, cada sector iniciará la construcción de un mapa de procesos sectorial, para lo cual será necesario partir de la identificación de los procesos misionales y de las necesidades y expectativas de los usuarios, los cuales deberán verse reflejados en la estructuración de la política y los objetivos de calidad, así como en un portafolio de bienes y servicios sectorial.

Una vez cada uno de los sectores definan estos elementos, en el año 2010 se iniciará la documentación de los procedimientos sectoriales misionales y se iniciará la estandarización de los de apoyo, tomando como referente el observatorio de mejores prácticas que estructurará la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

La estructuración de sistemas de gestión de calidad por sectores, no aplicará a los Hospitales distritales, a la Secretaría Distrital de Salud y a la Secretaría Distrital de Planeación, en razón a que los dos primeros cuentan con un sistema específico de calidad, y la última de las mencionadas no tiene entidades adscritas o vinculadas.

3. Sistema Integrado de Gestión: La Carta Iberoamericana de Calidad, a la cual Bogotá, D. C., se adhirió el día 26 de noviembre de 2008, establece la necesidad de contar con modelos que integren la calidad a los otros sistemas de mejoramiento administrativo.

La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional articulará, promoverá y orientará la estructuración de un Sistema Integrado de Gestión que incluya los siguientes componentes: calidad, gestión ambiental, control interno, seguridad industrial y salud ocupacional, responsabilidad social, seguridad informática, gestión documental y archivo.

Para el caso del sector salud, en relación con los hospitales, se integrarán los sistemas antes mencionados al sistema obligatorio de garantía de la calidad, a través del Sistema Único de Acreditación.

Los lineamientos generales en cada uno de los componentes serán establecidos por las entidades, de acuerdo con su competencia como líderes de cada uno de los mismos, con la asesoría de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional en lo que compete a la articulación de los diferentes sistemas.

4. Premio Distrital a la Gestión: La Circular Conjunta 32 de 2008 señala que el Premio Distrital de la Gestión es el incentivo por excelencia al buen desempeño institucional.

La Secretaría General y la Veeduría Distrital han desarrollado un sistema de reconocimiento y difusión de experiencias públicas distritales, que permite el aprendizaje e intercambio de conocimiento entre las entidades distritales y el apoyo para la socialización de estas prácticas en contextos y problemáticas similares.

La participación en el premio es de carácter obligatorio para las entidades que deben implementar el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI -, y para los hospitales frente al Sistema Único de Acreditación.

En el presente año, el enfoque del Premio se centrará en acciones de mantenimiento de los sistemas de gestión y en el mejoramiento de los procesos, para lo cual la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional expedirá la metodología y establecerá los lineamientos generales al respecto.

5. Certificación del Sistema de Gestión de Calidad: Para la verificación de la efectividad del Sistema, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional expedirá una guía en la que se darán los lineamientos para las auditorías internas de calidad, como estrategia principal que permita identificar el estado de avance y consolidación del Sistema, de conformidad con el artículo 5° del Decreto 387 de 2004 y la Directiva 003 de 2008.

Cordialmente,

Secretario General