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RESOLUCIÓN 290 DE 2009 (Septiembre 04) Derogada por el art. 24, Resolución Sec. General 362 de 2014 "Por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital". EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 8º del Decreto Distrital 267 de 2007, y, CONSIDERANDO: Que el Congreso de la República ha establecido diversos mecanismos de gestión, evaluación y mejoramiento de la administración pública, entre ellos:
Que las citadas leyes han sido objeto de reglamentación por parte del Gobierno Nacional, mediante las siguientes disposiciones:
Que a nivel territorial, en el Distrito Capital las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:
Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante Circular No. 3 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas Que mediante Decreto 785 de marzo 17 de 2005, se establece el Sistema de Nomenclatura y Clasificación de Funciones y Requisitos generales de los Empleos de las Entidades Territoriales y señala en su artículo 17 al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación dentro del Nivel Asesor. Que la Circular 1000-002-07 del Departamento Administrativo de la Función Pública, señala que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004, son procesos paralelos, por tanto, es recomendable que un solo equipo al interior de cada entidad se responsabilice de la implementación correspondiente. Así mismo establece que el Comité de Coordinación de Control Interno podrá asumir funciones que le correspondan al Equipo Directivo en materia de calidad, de suerte que se cree una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos. Que no obstante lo anterior, se hace necesario involucrar y articular el Sistema de Gestión de seguridad de la información, así como el Subsistema de Gestión Documental y Archivo "SIGA" en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, y de igual manera establecer la creación de Comités Técnicos que faciliten su operación. En mérito de lo anterior, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Modificado por el art. 1, Resolución de la Sec. General 464 de 2011. Establecer en la Secretaría General, un Sistema Integrado de Gestión, entendido éste como el conjunto articulado de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y archivo, Sistema de Seguridad en la información y de Gestión ambiental- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad. PARÁGRAFO: El desarrollo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General, tendrá en cuenta los criterios y lineamientos que sean expedidos por las autoridades competentes en los temas que lo conforman. ARTÍCULO SEGUNDO: PRINCIPIOS.- Modificado por el art. 2, Resolución de la Sec. General 464 de 2011. Son principios del Sistema Integrado de Gestión los propios de los Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo y de Gestión ambiental, en especial, el enfoque al cliente, la participación activa de los servidores públicos, el enfoque basado en procesos, el trabajo en equipo, la transparencia, el autocontrol, la autogestión y la autorregulación, enmarcados dentro del contexto del desarrollo sostenible. ARTÍCULO TERCERO: OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- Modificado por el art. 3, Resolución de la Sec. General 464 de 2011. Orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de la norma del Sistema de Gestión de Calidad, del Modelo Estándar de Control Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo, y del Plan Institucional de Gestión Ambiental (Sistema de Gestión Ambiental), el Subsistema de Gestión Documental y Archivo y el Sistema de Seguridad en la información, con la dirección estratégica de la entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos. ARTÍCULO CUARTO: POLÍTICAS.- Modificado por el art. 4, Resolución de la Sec. General 464 de 2011. Son políticas del Sistema Integrado de Gestión las consagradas en el Sistema de Gestión de Calidad, en el Modelo Estándar de Control Interno, en el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad de los Activos de Información, el Subsistema de Gestión Documental y Archivo y las que en ejecución de su implementación adopte la Secretaría General. ARTÍCULO QUINTO: RESPONSABILIDAD.- El establecimiento y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión será responsabilidad del Secretario General como la máxima autoridad de la Secretaría General, de los jefes de cada dependencia, los servidores públicos de la entidad y en general, quienes presten servicios a esta. ARTÍCULO SEXTO: EQUIPOS DE TRABAJO INSTITUCIONAL.- Crear en la Secretaría General tres (3) Equipos de Trabajo Institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el Diseño, Implementación, Evaluación, Mejora y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes. ARTÍCULO SÉPTIMO: EQUIPO DIRECTIVO.- Está conformado por los servidores públicos del nivel Directivo de la Secretaría General que conforman el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con el Artículo octavo de esta resolución y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. El Equipo Directivo actuará como Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, Comité éste que a través de la presente Resolución, integra y fusiona el Comité de Coordinación de Control Interno, el Comité del Sistema de Gestión de Calidad, el Comité de Coordinación del Plan institucional de Gestión Ambiental, el Comité de Seguridad de la Información y, el Comité de Archivo, que fueron establecidos mediante las Resoluciones No. 201 de 1994, 096 de 1998, 078 de 1999, 314 de 2005, 370 de 2005, 353 de 2007 y 410 de 2004, respectivamente. En los temas que se consideren pertinentes, el comité del Sistema Integrado de Gestión contará con el soporte de los Comités Técnicos que se conformaran de acuerdo con el artículo Décimo Cuarto de la presente Resolución. ARTÍCULO OCTAVO. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, está conformado por: a) El (la) Secretario (a) General, quien lo presidirá. b) El (la) Secretario (a) Privado o su delegado. c) El (la) Subsecretario (a) General. d) El (la) Director (a) de Gestión Corporativa. e) El (la) Director (a) Distrital de Desarrollo Institucional. f) El (la) Director (a) Jurídico (a) Distrital. g) El (la) Director (a) Distrital de Servicio al Ciudadano. h) El (la) Director (a) Distrital del Archivo de Bogotá. i) El (la) Director (a) Distrital de Relaciones Internacionales. j) El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación. k) El (la) Director (a) Distrital de Asuntos Disciplinarios. l) El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto. ARTÍCULO NOVENO: Modificado por el art. 5, Resolución de la Sec. General 464 de 2011. El Comité del Sistema Integrado de Gestión tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades: 1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, mejoramiento, perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Evaluar la consistencia y validez de los diagnósticos del Sistema Integrado de Gestión. 3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias. 4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, del Sistema de Desarrollo Administrativo, del Sistema de Control Interno, del Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Seguridad de la Información y Subsistema de Gestión Documental y Archivo. 5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: a) La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia del Sistema Integrado de Gestión y de satisfacer tanto los requisitos legales como los del cliente. b) La determinación y difusión de las políticas del Sistema Integrado de Gestión. c) La garantía de que se establezcan los objetivos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General. d) La realización de las revisiones de calidad del Sistema. e) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación, mejoramiento sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 6. Fomentar en la Secretaría General, la cultura de la mejora continua. 7. Aprobar el Plan de Auditorías. 8. Asegurar que exista un direccionamiento y apoyo gerencial para soportar la administración y desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la información, a través de compromisos apropiados y uso de recursos adecuados en la entidad, así como de la formulación y mantenimiento de una política de seguridad de la información a través de toda la Secretaría General. 9. Definir políticas, con el fin de que se normalice la gestión documental de la Secretaría General, para la racionalización y mejoramiento de su producción documental, la administración de sus archivos de gestión y la construcción del subsistema Interno de Gestión documental y Archivo "SIGA". 10. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes y en las encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios, entre otros. 11. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos de la Secretaría General que considere pertinentes. 12. Definir políticas y estrategias, con el fin de prevenir y minimizar los posibles impactos ambientales que se derivan de las actividades propias de la Entidad. ARTÍCULO DÉCIMO.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- Para el cumplimiento de sus roles y responsabilidades el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión actuará bajo los siguientes lineamientos. 1. REUNIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- El Comité sesionará, de manera ordinaria cada cuatro meses y extraordinariamente, cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 2. SECRETARÍA TÉCNICA.- La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión la ejercerá el Representante de la Alta Dirección, actualmente, el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. No obstante, en los temas inherentes al Sistema de Control Interno, distintos a la implementación del MECI, la Secretaría Técnica estará a cargo del (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, para lo cual se establecerán las agendas específicas. 3. QUÓRUM.- Constituye quórum para deliberación en la sesión del Comité la asistencia de la mitad más uno del total de sus miembros. Constituye quórum decisorio el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes al Comité. 4. INVITADOS.- A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles de la Secretaría General, en especial los Secretarios de los Comités Técnicos, de acuerdo a la agenda establecida, cuando se considere conveniente por invitación cursada a través de la Secretaría Técnica. 5. INASISTENCIA.- Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro permanente del Comité del Sistema Integrado de Gestión, no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité, con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse en la información, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y compromisos adquiridos. Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en el Comité del Sistema Integrado de Gestión, salvo el (la) Secretario (a) General, quien delegará su participación en el (la) Subsecretario (a) General y el (la) Secretario (a) Privado (a), de acuerdo al artículo 8º de esta Resolución. 6. ACTAS.- Todo lo tratado en las sesiones del Comité, constará en Actas, las cuales se numerarán consecutivamente y serán suscritas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) respectivo. El archivo y custodia de las actas estará a cargo de la correspondiente Secretaría Técnica del Comité, según el tema que en ellas se trate. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: EQUIPO OPERATIVO.- El Equipo Operativo está conformado por representantes de las distintas dependencias y disciplinas académicas que conforman la Secretaría General y la Secretaría Privada, quienes serán delegados por los responsables de proceso por escrito, para atender lo referente a los diferentes sistemas que se integran; estos representantes se denominaran Gestores y cogestores del Sistema Integrado de Gestión, Equipo que cumplirá los siguientes roles y responsabilidades: 1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección y en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. 2. Ser el soporte principal y mantener informado al responsable de proceso sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 3. Divulgar y capacitar a su equipo de trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección. 4. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 5. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, tanto al responsable de proceso, como al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación. 6. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad. 7. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua y difundir los principios del Sistema Integrado de Gestión. 8. Servir de facilitadores para el desarrollo de proyectos de seguridad de la información y de Gestión Documental y archivo. 9. Ejecutar, bajo la coordinación del responsable de proceso, a través del Subcomité de Autocontrol y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración, implementación, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General. 10. Promover el mejoramiento continuo de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de los procesos y procedimientos de la Secretaría General. 11. Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica bajo el nuevo enfoque de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005. 12. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General. 13. Informar al Representante de la Alta Dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión. 14. Colaborar y apoyar a la Oficina de Planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 15. Difundir los impactos ambientales que se generan durante la ejecución de sus procesos y promover las acciones de mitigación o prevención de los mismos, fomentando el compromiso hacia la conservación del medio ambiente. 16. Entregar a los cogestores, la información que sea necesaria para garantizar la continuidad de la gestión, de manera oportuna, en caso de ausencia. PARÁGRAFO: Los cogestores cumplirán el mismo rol de los gestores, brindando apoyo permanente en el desarrollo de las funciones y supliéndolos en sus ausencias. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: EQUIPO EVALUADOR.- El Equipo Evaluador está conformado por el (la) Jefe (a) y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y se apoyará en los Auditores de Calidad de la Secretaría General, cuando así lo requiera. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN.- El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección para el desarrollo e implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades: 1. Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construcción, consolidación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema. 3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas. 6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión. 8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad. 9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión. 10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico. 11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión. PARÁGRAFO: El (la) Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión para el ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la Oficina Asesora de Planeación, quienes cumplirán los siguientes roles y responsabilidades: 1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Coordinar al Equipo Operativo o de Gestores en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión. 3. Velar por el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión. 4. Brindar asesoría al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión en todo lo relacionado con el Sistema. 5. Las demás que el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o el Comité del Sistema Integrado de Gestión determinen. ARTICULO DECIMO CUARTO: COMITES TÉCNICOS.- Para el adecuado desarrollo y funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión se conformaran Comités técnicos en los temas que se considere necesario y actuarán bajo la coordinación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión. Los Comités técnicos establecerán su propio reglamento. PARÁGRAFO: El comité del Sistema Integrado de Gestión definirá los comités técnicos que deben conformarse, en un término máximo de diez (10) meses, por tanto los comités existentes actualmente, seguirán vigentes hasta tanto los nuevos comités técnicos sean definidos y reglamentados. Ver la Resolución de la Sec. General 226 de 2010, Ver la Resolución de la Sec. General 215 de 2010 ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS.- La presente Resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 073 de 2007. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá D. C., a los cuatro (4) días de septiembre de dos mil nueve (2009) YURI CHILLÁN REYES Secretario General |