RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La ejecución idónea del presupuesto de esta Secretaría exige, entre otros aspectos, una contratación ágil, eficiente y desarrollada dentro de los principios de economía, transparencia y objetividad consagrados en la Ley 80 de 1993.

Por lo anterior, adjunto a la presente encontrará el documento, Instructivo para el trámite de contratos sin formalidades plenas de la Secretaría General, el cual deberá ser observado por las dependencias.

A partir de la fecha, la División Administrativa y Financiera de la Subsecretaría General devolverá sin trámite las solicitudes de contratación que estén incompletas, para que sean ajustadas a los términos legales y reglamentarios.

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Firma SANTIAGO DÁVILA L. DE GUEVARA

Con el fin de obtener una ejecución eficiente y ágil, de manera atenta me permito indicar el trámite a seguir para la celebración de contratos sin formalidades plenas.

El área competente para el trámite y celebración de estos compromisos es la División Administrativa y Financiera de la Secretaria General. Para tal efecto, consultadas las necesidades de las dependencias de la Secretaria General se elaborará para cada vigencia un plan de compras mensualizados que permitirá proveer las necesidades de las áreas oportunamente.

Al inicio de cada vigencia fiscal, la División Administrativa y Financiera solicitará a todas las dependencias los requerimientos de compras para el año correspondiente y procederá a analizarlas de conformidad con las reglas de la sana crítica y consultando la justificación enviada por el requirente.

Con todas las necesidades reportadas se procederá a agruparlas dando aplicación al parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993, y de acuerdo a los costos estimados, adelantará el procedimiento que corresponda según la cuantía, de conformidad con la circular 20 de 1998.

En el evento que el monto del bien o servicio adquirido sea inferior al 10% de la menor cuantía de la Secretaría General que equivale a $7.093.800 para la vigencia fiscal de 1999 y una vez recibida toda la documentación, se procederá a iniciar el proceso de selección para la celebración del contrato sin formalidades plenas.

Se elaborará el contrato sin formalidades plenas, con las cotizaciones enviadas por la dependencia solicitante y en todo caso se verificará si la selección fue objetiva y los valores se ajustan a los precios del mercado. La División Administrativa y Financiera establecerán los mecanismos para consultar los precios del mercado, a través de la obtención de listas oficiales de precios de proveedores representativos o cualquier otro procedi-miento idóneo.

Si la dependencia solicitante no envía las cotizaciones debidamente comparadas y analizadas, se procederá a solicitar las correspondientes cotizaciones a las personas que se encuentren inscritas en el registro de provee-dores de la Secretaria General.

Recibidas las propuestas se procederá a evaluarlas y obtener la adjudicación por parte del Comité de Compras que estará conformado por el Subsecretario General, el jefe de la División Administrativa y Financiera, el jefe de Presupuesto y el Subsecretario o Director del área solicitante en cada caso.

La División Administrativa y Financiera deberá velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 2 del decreto 679 de 1994, en cuanto al certificado de conformidad de los bienes.

Anexo encontrará los formatos del 1 al 6, que podrán conseguir en medio magnético en la Subsecretaria General.

Una vez adjudicado el bien o servicio, la División Administrativa y Financiera elaborará la orden de servicio o de compra según sea el caso, para la firma del Subsecretario General y se procederá a llamar al contratista para la firma respectiva. Agotando el anterior trámite, se procederá al Registro Presupuestal.

En cada caso se analizará la necesidad de solicitar la constitución de pólizas.

Por regla general no se concederán anticipos ni pagos anticipados en los contratos sin formalidades plenas y el pago se efectuará al recibo del bien o servicio contratado.

De este hecho se debe hacer mención expresa en las solicitudes de cotización bien sea que el trámite se adelante por la División Administrativa y financiera, o por cualquier dependencia de la Secretaría General.

Adjudicado el contrato de acuerdo al proceso de selección establecido por la Ley, se elaborará la minuta del contrato según formato previamente estandarizado.

Una vez perfeccionado, se enviará una copia del contrato con sus antecedentes al interventor, para que inicie la ejecución, impartiendo la orden de entrega. Cuando se trata de adquisición de elementos, o suscribiendo el acta de iniciación en los demás tipos contractuales.

El Interventor al suscribir el acta de iniciación del contrato, solicitará la actualización de la garantía si procede y enviará estos documentos a la División Administrativa y Financiera, así mismo deberá enviar copia de todos los documentos que se emitan durante la etapa de ejecución.

En el caso de requerirse adiciones o prorrogas, éstas deben solicitarse con la debida antelación, (5 días hábiles), adjuntando los análisis de conveniencia, disponibilidad, valor y demás condiciones de la modificación.

Las ordenes del interventor, así como los requerimientos que formule a los contratistas, siempre deberán formularse por escrito.

Terminando el contrato de tracto sucesivo, bien sea por vencimiento del término inicialmente pactado, por terminación unilateral o declaratoria de caducidad, deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes.

En el acta de liquidación deberá efectuarse un balance que refleje el estado económico del contrato de tal manera que las partes puedan declararse a paz y salvo, si procede. Simultáneamente deberá exigirse la constitución de las garantías de estabilidad y ampliación de la de prestaciones sociales si hubo lugar a ello. El original de este documento se guardará en el expediente del contrato que reposará en la División Administrativa y Financiera.

Si existiese diferencia insalvable en los guarismos aritméticos, las partes podrán dejar las constancias a que hubiere lugar. En todo caso si el contratista se negare a firmar, deberá enviarse a la Dirección de Contratación para proyectar el acto administrativo de liquidación unilateral del contrato.