RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 010 DE 2010 (Febrero 23) Dejada sin efectos por el Decreto Distrital 139 de 2010
Con el propósito de tramitar oportunamente y en debida forma los proyectos de acto administrativo, directiva, circular, contrato, convenio y demás documentos remitidos por cada uno de sus Despachos para la firma del Alcalde Mayor o, del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., respectivamente, así como la solicitud de concepto jurídico a esta Entidad, me permito solicitarles dar estricto cumplimiento a lo establecido en las disposiciones vigentes de los Decretos Distritales 213 de 2007, modificado por el Decreto 005 de 2008, 365 de 2007 y el artículo 6° del Decreto 581 de 2007; así como en la Resolución 423 de 2002 y la Circular 018 de 2008 expedidas por este Despacho. Las anteriores disposiciones fijan los parámetros para la elaboración, revisión, suscripción y remisión de actos administrativos y convenios para la firma del señor Alcalde Mayor y de la Secretaría General y la solicitud de conceptos jurídicos a esta Secretaría, como se señala a continuación: 1. Elaboración, revisión, suscripción y remisión de actos administrativos para la firma del señor Alcalde Mayor y del Secretario General: Al respecto, el artículo 3° de la Resolución 423 de 2002 establece los requisitos y trámites de los proyectos de actos, así: "Artículo 3°. Requisitos básicos para el trámite de los proyectos de actos para firma del Alcalde Mayor. En todos los proyectos de acto administrativo que se presenten para la firma del Alcalde Mayor o del Gobierno Distrital deberán observarse los siguientes requisitos: a) El documento se presentará, ante la Secretaría General de la Alcaldía Mayor para su revisión, con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que deba expedirse el respectivo acto. La Secretaría General podrá abstenerse de someterlo a la firma, si no reúne los requisitos establecidos en el artículo segundo de esta Resolución. b) Cuando se trate de un acto administrativo de carácter general y abstracto, deberá anexarse al proyecto una exposición de motivos técnico-jurídica y de conveniencia avalada por el Jefe de la entidad u organismo y por el Director de la Oficina Jurídica respectiva, en ella deberán consignarse las razones que motivan la regulación que se propone. … PARÁGRAFO. En cualquiera de los eventos a que se refiere este artículo, el proyecto o documento objeto de trámite deberá enviarse también por vía electrónica, en medio magnético u óptico." (Negrilla fuera de texto) En consecuencia, la Secretaría General se abstendrá de someter al trámite de aprobación, los proyectos de acto administrativo que no se radiquen con ocho (8) días hábiles de anticipación a la fecha en que deban ser expedidos y que no cumplan con los requisitos establecidos en el Decreto Distrital 213 de 2007, modificado por el Decreto 005 de 2008, mediante el cual se adoptan el Manual de Identidad Visual, el Manual de Identidad Visual Corporativa de la Administración Distrital y el Manual de Estilo, Producción y Elaboración de Actos Administrativos y en el Decreto 365 de 2007 mediante el cual se regula la emisión de actos administrativos, conceptos, solicitudes y traslado de las Entidades Distritales. 2. Elaboración, revisión, suscripción y remisión de contratos y convenios o actos inherentes a los mismos, para la firma del señor Alcalde Mayor y del Secretario General: Los contratos y convenios o actos inherentes a los mismos, deberán enviarse en medio físico y en medio magnético, ocho días hábiles antes del día en que deben suscribirse; así mismo, deberán anexarse a la solicitud los antecedentes y estudios previos necesarios para su celebración, con la correspondiente refrendación del Jefe de la respectiva entidad u organismo y de la Oficina Jurídica o dependencia que haga sus veces, de conformidad con lo dispuesto en los literales c) y d) del artículo 3° de la Resolución 423 de 2002, así: " (…) c) Si se trata de contratos y convenios o actos inherentes a los mismos, estos deberán enviarse con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que deban suscribirse. Para el efecto, se anexarán los antecedentes y estudios previos necesarios para su celebración, así como la correspondiente refrendación del Jefe de la respectiva entidad u organismo y de la Oficina Jurídica, la cual deberá constar por escrito. d) Cada contrato y/o convenio contendrá una cláusula en la cual se determine la dependencia, organismo o entidad responsable de su ejecución." 3. Trámite de solicitudes de concepto a la Secretaría General por parte de las Entidades Distritales: De conformidad con el artículo 11 de la Resolución 423 de 2002, el trámite de solicitudes de conceptos a la Secretaría General, es el siguiente: "Artículo 11. Solicitud de concepto a la Secretaría General por parte de las entidades distritales. Podrán solicitar concepto jurídico a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, todas las entidades públicas a través de los Jefes de los organismos o entidades o de las direcciones jurídicas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Las consultas deberán realizarse por escrito y contendrán una formulación clara y precisa del punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico, y en ningún caso tenderán a la solución de casos concretos o particulares. b) La solicitud de consulta deberá venir acompañada del pronunciamiento jurídico previo realizado por la oficina jurídica o por aquella que haga sus veces en la correspondiente entidad u organismo solicitante. (Negrillas fuera de texto). c) Conforme al principio de especialidad de los organismos o entidades del Distrito, corresponderá a cada una de éstas pronunciarse respecto a temas que sean de su competencia o tengan relación directa con el ejercicio de sus funciones, razón por la cual cada organismo o entidad que reciba una solicitud de concepto sobre un tema cuya especialidad esté radicada en otro organismo o entidad Distrital, deberá, dentro del término de ley, remitir dicha solicitud al ente especializado para que conceptúe de fondo. Copia de dicho pronunciamiento deberá ser remitido en medio físico y electrónico a la Oficina de Estudios y Conceptos de la Secretaría General o la que haga sus veces. 1 En el evento de subsistir dudas frente al tema que motivó la solicitud, o de existir diversas interpretaciones frente a un mismo tema por parte de varios organismos o entidades, dicha solicitud se remitirá junto con todos los antecedentes a la Oficina de Estudios y Conceptos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para su pronunciamiento. d) Las consultas jurídicas que se susciten en la Secretaría General, por parte de las diferentes dependencias, deberán ser solicitadas a través del correspondiente Subsecretario o Jefe de Oficina Asesora. PARAGRAFO. Cuando la solicitud de concepto sea elevada por un particular, ésta deberá remitirse al organismo o entidad que por especialidad del tema consultado deba pronunciarse de fondo, y su trámite se hará conforme con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo." De otra parte el artículo 6 del Decreto 581 de 2007 establece los lineamientos para el trámite de las solicitudes de conceptos con el objeto de mantener la unidad conceptual en el Distrito Capital: "Artículo 6º. Unidad Conceptual. La unidad conceptual jurídica en el Distrito Capital se mantendrá mediante la aplicación u observancia de los siguientes lineamientos: 6.1 Cuando las entidades y organismos Distritales soliciten concepto jurídico a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, o a la Dirección Jurídica Distrital, o a otra entidad del orden nacional ó distrital, deberán indicar y remitir en la petición todos los antecedentes, las posiciones debidamente sustentadas que sobre el tema hayan emitido las entidades distritales, incluyendo la de la entidad u organismo solicitante y los conceptos emitidos anteriormente sobre la materia objeto de consulta, si a ello hubiere lugar. Copia de la consulta realizada se enviará a la respectiva Secretaría de Despacho cabeza de Sector. 6.2 Cuando la entidad u organismo que recibe el concepto proferido por otro ente del nivel distrital decida apartarse del mismo, deberá informarlo a quien haya emitido el pronunciamiento, sustentando su posición, reportando la divergencia a la Dirección Jurídica Distrital con copia de los antecedentes. 6.3 Los conceptos jurídicos que deba emitir cualquier entidad u organismo distrital deberán ser suscritos única y exclusivamente por los Jefes de las Oficinas Jurídicas, ó sus subalternos que tengan dentro de sus funciones esta competencia específica, lo anterior sin perjuicio de la debida coordinación y unidad de criterio que deba existir al interior de cada entidad u organismo distrital. 6.4 Si el concepto a emitir compromete la posición de dos o más entidades u organismos Distritales, la encargada de su emisión coordinará su posición junto con las demás involucradas. 6.5 Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades u organismos distritales, a particulares o entidades públicas, deben ser precisos, lógicos y responder de fondo las preguntas formuladas. La entidad u organismo que emite el concepto deberá indagar sobre cualquier aspecto faltante en la solicitud, buscando que la respuesta sea efectiva y verificar a su interior las demás peticiones que puedan existir sobre el mismo asunto ó peticionario. Si en el concepto a emitir se modifica una posición anterior de la Entidad u organismo, se dejará expresa constancia de ello y las razones por las cuales se toma la decisión. Si como consecuencia de la emisión de un concepto surge la necesidad de tramitar un proyecto de ley ó decreto de cualquier orden, la Entidad que recibe el pronunciamiento deberá proyectarlo y remitirlo a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Una vez suscrito el concepto, deberá ser inmediatamente enviado en medio físico y magnético a la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para su inclusión en el sistema de información Régimen Legal de Bogotá. 2 6.6 Traslado de solicitudes. Si en desarrollo del artículo 33 del Código Contencioso Administrativo las Entidades proceden a dar traslado por competencia de la petición, consulta o requerimiento, deberán indicar expresamente las normas legales que explican la competencia del destinatario, así como la finalidad del traslado. Si en desarrollo de lo anterior se presenta un conflicto entre las competencias de las entidades y organismos del Distrito, se debe dar aviso inmediato a la Dirección Jurídica Distrital, para que la misma determine la entidad u organismo que deberá encargarse del asunto. De acuerdo con lo anterior, es pertinente que las Entidades y Organismos Distritales tengan en cuenta las instrucciones antes señaladas con el fin de evitar la devolución de los documentos sin que por parte de la Secretaría General se surta el trámite correspondiente. Por lo expuesto, solicito su colaboración para que se difunda el contenido, tanto de esta Circular, como de las demás disposiciones referidas anteriormente, para lograr una eficaz y oportuna actuación administrativa en la remisión, verificación y aprobación de los actos administrativos, contratos y convenios enviados para firma del señor Alcalde Mayor y del Despacho a mi cargo, así como en el trámite de los conceptos jurídicos que se soliciten. Cordialmente, YURI CHILLÁN REYES Secretario General NOTAS DE PIE DE PÁGINA: 1 Actualmente Subdirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos (Art. 2° del Decreto 502 de 2009).2 De conformidad con el artículo 29 del Decreto 267 de 2007, subrogado por el artículo 2° del Decreto 502 de 2009, la función de administrar el Régimen Legal de Bogotá se asignó a la Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica.
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