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  Circular 19 de 2010 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 29/03/2010  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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CIRCULAR 019 DE 2010

(Marzo 29)

Para:

SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO, DIRECTORES Y DIRECTORAS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y GERENTAS, DIRECTORES y DIRECTORAS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL, RECTOR y RECTORA DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO; ALCALDES Y ALCALDESAS LOCALES.

De:

SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto:

PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DISTRITAL - SICOORD

Ver la Circular de la Sec. General 026 de 2009

El Sistema de Coordinación Distrital surge a partir del Acuerdo 257 de 2006, que dicta normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, como un esfuerzo institucional en materia de gerencia en la ciudad y engranaje armónico de su Administración, para la formulación sistemática y organizada de las políticas públicas y la incorporación de mecanismos de ejecución y evaluación a las mismas.

En aras de garantizar que la intención que motivó la conformación del esquema de coordinación vigente, se consolide a través de los mejores resultados en materia de gestión articulada, se diseñó un modelo operativo de apoyo al funcionamiento de los Comités Sectoriales y de las Comisiones Intersectoriales, denominado "Sistema de Información para la Coordinación Distrital", que fue presentado a los Secretarios Técnicos de los Comités Sectoriales y de las Comisiones Intersectoriales el pasado 11 de marzo.

Beneficios del Sistema de Información para la Coordinación Distrital

La puesta en marcha de la herramienta diseñada tendrá los beneficios que a continuación se destacan:

• Organizar y sistematizar la información derivada de la actuación de estas instancias de coordinación que se plasma en las actas, cuyos contenidos son de vital importancia para el proceso de toma de decisiones institucionales. En este sentido, se podrá hacer seguimiento a su operación y hacer revisiones organizadas que permitan visualizar los logros en materia de coordinación para la ciudad.

• Contar con procesos y formatos que estandarizan la actuación y desempeño de las instancias de coordinación. En este ejercicio, la incorporación de un Manual Operativo para el funcionamiento de estas instancias facilitará el acceso a procedimientos y prácticas sencillas en su dinámica de operación.

• Organizar las agendas y actas de las reuniones y ejercer control y seguimiento a los compromisos derivados de cada una de ellas en una herramienta de fácil utilización; hacer consultas de la información que se deriva de la operación de estas instancias, a través de la sistematización de los contenidos de las agendas y de las actas, el seguimiento a compromisos y el control de la asistencia.

• Para el caso específico de los Comités Sectoriales, permitirá tener claridad sobre el proceso de formulación de las políticas públicas objeto de su ejercicio, a través de formatos diseñados para tal fin y de su incorporación como tema fundamental en la agenda periódica de la instancia.

Componentes del Sistema de Información para la Coordinación Distrital

El Sistema que se presenta para el mejoramiento de la gestión de los Comités Sectoriales y de las Comisiones Intersectoriales está compuesto por los siguientes elementos:

• Manual Operativo para el funcionamiento de las instancias de coordinación de la Administración del Distrito Capital, el cual contiene un marco teórico basado en una descripción detallada del ciclo de política pública donde se clarifica la responsabilidad de los Comités Sectoriales en la formulación de las mismas y de las Comisiones Intersectoriales en su ejecución articulada; y, un marco operativo de estas instancias fundamentado en la descripción detallada del proceso de su operación con los formatos diseñados para estandarizar y mejorar el funcionamiento de estos mecanismos en general.

Se incluyen cinco (5) formatos: Plan de acción de la instancia; agenda; acta; control de asistencia y documento de política.

• Una herramienta diseñada en ambiente web, cuyo acceso se hará a través del portal www.bogota.gov.co, la cual permitirá a las Secretarías Técnicas de las instancias acceder en línea a contenidos que mejoran su gestión: flujogramas de operación de las instancias, envío en línea de formatos a los miembros de la misma, mecanismos de seguimiento y control a los compromisos y a la asistencia de los miembros, documentos legales que delimitan el marco jurídico de operación y documentos de interés que permiten a las instancias realizar ejercicios de reflexión sobre temáticas frente a la coordinación institucional efectiva.

Adicionalmente, como parte esencial del modelo referido, los sectores administrativos consignarán en el formato "Documento de Política Pública Sectorial" todas aquellas políticas que sean definidas en el marco del Comité Sectorial respectivo de tal forma que sea explícito su contenido y pueda ser objeto de adopción mediante acto administrativo si así se requiere.

Las políticas públicas sectoriales, contenidas en los mencionados documentos, deberán publicarse en la página web de la Secretaría cabeza de sector y/o de sus entidades adscritas y vinculadas, en un sitio creado a partir de la fecha para el efecto, si aún no se cuenta con él, en aras de garantizar el acceso a la política sectorial formulada.

Por la importancia de la puesta en marcha del Sistema de Información de la Coordinación Distrital para la gerencia de la Administración del Distrito Capital, los Comités Sectoriales y las Comisiones Intersectoriales deben asumir el liderazgo de la operación de esta herramienta, a partir del próximo 15° de abril de 2010 como el modelo único de operación que soportará la gestión de la coordinación sectorial e intersectorial en el Distrito Capital.

En aras de garantizar la operatividad adecuada del Sistema, la Secretaría General realizará dos capacitaciones a los secretarios técnicos de Comités Sectoriales y Comisiones Intersectoriales así:

Secretarios Técnicos de:

FECHA Y HORA

LUGAR

Comités Sectoriales

Viernes 9 de abril

2:00 p.m. a 3:30 p.m.

Archivo de Bogotá (Calle 5° No. 5-75)

Comisiones Intersectoriales

Viernes 9 de abril de

3:30 p.m. a 5:00 a.m. (sic)

Archivo de Bogotá (Calle 5° No. 5-75)

En estas sesiones de capacitación, se hará entrega de la contraseña de acceso al sistema exclusivamente a los secretarios técnicos citados, por lo cual se reitera la importancia de su asistencia.

En el desarrollo de este ejercicio, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., como líder y coordinadora de la implementación del Sistema de Coordinación Distrital, estará presta a apoyar y acompañar los procesos que se requiera, a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Cordialmente,

YURI CHILLAN REYES

Secretario General