RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Teniendo en cuenta que uno de los propósitos principales de la Secretaría General es determinar la política en materia de contratación y desarrollar los procesos de contratación cumpliendo los procedimientos establecidos en la normatividad vigente, este Despacho considera necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, como sujetos activos del proceso contractual, los documentos que se deben preparar y elaborar, para el adelantamiento del proceso de selección que corresponda -Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos o Contratación Directa.

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Secretaría General dispondrá la apertura de los procesos de selección cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales, cuya solicitud y trámite en el caso de recursos que afecten proyectos de inversión deberá sujetarse a lo establecido en la Circular No. 001 de fecha 10 de mayo de 2010, expedida por este Despacho.

De igual manera, y de conformidad con lo previsto en los numerales 7 y 12 ibídem, la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, deberán analizarse o impartirse con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.

Así mismo, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y el pliego de condiciones o su equivalente, con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso.

En desarrollo de lo anterior, el Decreto 2474 de 2008 en su artículo 3°, establece que los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de Licitación Publica, Selección Abreviada y Concurso de Meritos. Su finalidad es que los proponentes puedan valorar adecuadamente:

*El alcance de lo requerido por la entidad.

*La claridad y objetividad de las reglas y criterios definidos por la entidad y que rigen el proceso de selección.

*La distribución de riesgos que la entidad propone, según sea el caso.

Los estudios previos elaborados por las diferentes dependencias de la Secretaría General para el trámite contractual, deberán contener los aspectos que se señalan a continuación y se complementarán con los requisitos que se exijan de manera puntual en cada modalidad de selección:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. (¿Qué persigo con el contrato?, de tal forma, que debe detallarse de manera precisa la necesidad del bien o servicio a requerir, contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización de un proyecto de inversión, indicando cual proyecto, así como, indicar que servicios se van a contratar, señalando cuáles y de ser el caso la disposición legal que los comprende, contenida en el Plan de Desarrollo, el Decreto de Estructura y Funciones, el Manual de Funciones, o en otra disposición legal o reglamentaria). Igualmente contendrá el análisis de alternativas consideradas, que hacen necesaria la contratación. El documento que se elabore para la solicitud de contratación deberá contener la justificación de la misma.

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, y la identificación del contrato a celebrar. (Naturaleza jurídica, delimitación del resultado a obtener y alcance del objeto a contratar). Es de anotar, que la especificidad e identificación del objeto a contratar, es relevante para determinar la modalidad de selección.

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. (¿Porque se escogió esta modalidad?), de conformidad con la normatividad legal vigente)

4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato: En este aspecto se deben indicar con precisión:

*Las variables utilizadas para calcular el presupuesto oficial de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

*En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

*La consulta del CUBS y del precio indicativo se incluirá como parte del análisis realizado por la dependencia.

Debe tenerse en cuenta que en el caso particular del Concurso de Méritos, no es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable en los casos en los cuales se califiquen criterios adicionales al factor precio.

*¿Por qué se estima relevante cada factor de verificación y de ponderación?

*¿Cuál es el criterio que se utilizó para determinar el peso de cada criterio?

*¿Por qué razón tienen mayor peso algunos criterios que otros?

6. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

*Estimación y Tipificación: En este punto debe determinarse a cual tipo de riesgo se está haciendo referencia (incremento del costo de los insumos básicos, riesgos cambiarios, normativos etc.); hasta dónde el riesgo de que se trata es un riesgo previsible (dentro de que porcentaje de aumento o de impacto de esa circunstancia puede considerarse como previsible el riesgo y a partir de que momento se torna en imprevisible).

*Asignación: Por regla general lo definido como previsible debe ser asumido por el contratista y debe ser considerado dentro del valor de su oferta; lo anterior, no es óbice para que teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, la distribución pueda ser distinta. El hecho de que a partir de determinado monto se torne en imprevisible, hace que lo asuma la entidad Contratante.

*Riesgo: Son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales¹.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Entre los amparos que deben considerarse, están: i) Buen manejo y correcta inversión del anticipo; ii) Devolución del pago anticipado; iii) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; iv) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales; v) Calidad y correcto funcionamiento; vi) Calidad del servicio; vii) estabilidad y calidad de la obra; y, viii) Los demás incumplimientos de obligaciones que se consideren deben ser amparados.

Debe tenerse en cuenta que el monto, la vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza, las características de cada contrato y los riesgos que se deban cubrir.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, yen los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía; no obstante lo anterior, la dependencia solicitante del bien, servicio u obra, determinará la necesidad de exigirlas, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

8. En los estudios previos para la adquisición o suministro de bienes o servicios de características homogéneas éstos no se deberán individualizar mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija.

Esta circunstancia deberá acreditarse sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

9. Cuando se adelante el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante el mecanismo de subasta inversa, los estudios previos deberán contener además de los requisitos señalados anteriormente, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de la dependencia que requiere el bien o servicio².

Las fichas técnicas de los bienes y servicios deberán contener, como mínimo:

*Denominación de bien o servicio.

*Denominación técnica del bien o servicio.

*Unidad de medida.

*Descripción general.

10. Los demás aspectos relacionados con el objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto e pliego de condiciones³.

En tal virtud y consecuente con lo expuesto, es de advertir, que la exigencia y cuidado en el cumplimiento de los aspectos mencionados en la elaboración de los estudios y documentos previos, por parte de cada una de las dependencias, contribuirá de manera positiva en el trámite y desarrollo del proceso de selección y en la exitosa culminación del proceso contractual, representada en la adquisición de los bienes, servicios y obras que satisfagan de manera plena los fines e intereses de la Secretaría General.

Cordialmente,