5.1 Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.

5.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:

Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039

Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.

El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) esta conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:

Original : Destinatario

Copia : Consecutivo general del C.D.I.

Copia : Dependencia responsable (Código que aparece en la comunicación)

Copias extras : Las que anuncie la comunicación

Es importante tener en cuenta las siguientes observaciones en el diligenciamiento de las comunicaciones, su radicación y control en el sistema automático de trámites.

La primera información que debe aparecer en toda comunicación (memorando, traslado, carta, fax), es el código de identificación de la dependencia de origen o responsable del trámite

Ninguna comunicación debe ser fechada ni numerada. La fecha y el número lo genera el sistema automático de trámites en el momento de su radicación.

Las comunicaciones externas, cartas deben enunciar siempre la dirección del destinatario citando la ciudad y departamento, teniendo en cuenta que el C.D.I. utiliza sobres ventanilla.

Los anexos deben ser cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen a su destino, en el número indicado.

Los anexos de las comunicaciones internas y externas, aun cuando se mencionan en el texto de éstas, su número exacto debe aparecer al final de la comunicación. Así mismo, deben foliarse, para control visual y registro en el sistema automático de trámites.

Cuando en una comunicación se utilizan más de dos hojas, se deben coser los juegos correspondientes.

Las copias extras en las comunicaciones carta se deben anunciar con nombres, cargos, Entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.

Las copias extras en las comunicaciones internas se deben anunciar con los códigos de dependencias correspondientes, excepto cuando deban llegar a un funcionario en particular.

La correspondencia debe ser radicada el mismo día que llega al centro de documentación e información - C.D.I.

Para facilitar la labor se recomienda que las dependencias hagan buen uso de los recorridos internos, enviando en cada uno de ellos la correspondencia que se vaya generando y no acumulando para el último. De igual forma, no se deben hacer radicaciones por fuera de los horarios de recorrido interno ya que éstas afectan el programa general de trabajo y por ende la eficiencia, oportunidad y agilidad en la atención de los servidores del C.D.I.

Se recomienda de manera especial a las secretarías responsables. en cada dependencia, del recibo y control de la correspondencia

- Retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el auxiliar del centro de documentación e información, con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

No colocar encima de la carpeta otros objetos o documentos que no sean los de trámite, por el centro de docu-mentación e información. Asignar un solo sitio para la carpeta, mantenerla ordenada y a la vista.

Cuando un mismo texto (comunicación interna o externa) deba ser enviado a más de dos Entidades, personas o dependencias, se procederá de la siguiente manera:

Para el primer destinatario se elabora el juego de correspondencia descrito en el numeral 2.4; a partir del segundo destinatario se elaboran solo originales.

En las copias del juego de correspondencia del primer destinatario se deban relacionar los demás así:

ESTE MISMO TEXTO SE ENVIO A: Se relacionan los destinatarios y frente a cada uno de ellos las variaciones sobre fecha, lugares y valores, si son del caso.

Cuando la relación de los destinatarios no se pueda hacer en las copias del juego de correspondencias se debe elaborar relación anexa.

Las comunicaciones una vez radicadas no pueden ser reemplazadas. En caso necesario, se debe producir una segunda comunicación dando alcance a los conceptos iniciales y/o a considerar

Para anular una comunicación es necesario hacer llegar al C.D.I. el original y todas copias con la firma del funcionario autorizado para este efecto y de quien ordenó la anulación y la fecha de ésta dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de la radicación correspondiente El registro y control a través del sistema automático no acepta la reserva de números para radicación de comunicaciones con fechas anteriores. La alteración de este registro ocasiona sanción disciplinaria.

En las comunicaciones que requieran una respuesta por parte del usuario interno o externo a la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., al final del texto deberá incluirse la siguiente frase: FAVOR CITAR EL NUMERO DE RADICACION INDICADO EN EL STICKER, DATO INDISPENSABLE PARA QUE SE SIGA SU CURSO.

3.1. El trámite de las solicitudes de fotocopias se realizará por intermedio de los recorridos internos de mensajería con el fin de prestar un servicio eficiente, oportuno y de calidad, no se aceptan solicitudes por fuera de los horarios de recorrido.

3.2. El centro de documentación e información controla diariamente el volumen de fotocopiado por dependencia y en orden de llegada> 102-F-044.

3.3. El centro de documentación e información producirá mensualmente para conocimiento y evaluación de la Subsecretaria General, el informe estadístico de fotocopiado por dependencias, con los acu-mulados correspondientes y el consolidado general, 102-F-041.

3.4. Las solicitudes de fotocopiado de libros se hará previa autorización de la Subsecretaría General.

4. Mensajería

Las dependencias deben utilizar las carpetas de traslado de documentos que se han asignado, para los siguientes servicios.

Radicación de correspondencia interna, de traslado y salida.

Solicitudes de fotocopiado.

Solicitudes oficiales de diligencias.

Solicitudes de transmisiones vía fax

Prestamos de archivos y de documentos

A su vez, el Centro de Documentación e Información hará llegar a cada dependencia a través de las carpetas todas las comunicaciones debidamente radicadas y registradas y los servicios atendidos.

Con el fin de prestar un servicio eficiente y rápido, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del centro de documentación e información.

4.2. Mensajería externa

El centro de documentación e información debe programar sus servicios de mensajería externa de acuerdo con las solicitudes oficiales de diligencias que efectúen las dependencias en el formato establecido, debidamente diligenciado y autorizado por el nivel jerárquico respectivo 102-F-038.

Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en los recorridos de la tarde del día anterior. Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la tarde, deben llegar al C.D.I. en los recorridos de la mañana del mismo día.

Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, con la hora de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones o no entregas, que se presenten, 102-F-046.