RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 011(20 de marzo de 2001)
El pasado 14 de febrero el Despacho de la Secretaría General expidió la Circular Interna No. 004 mediante la cual se busca implementar medidas de austeridad en el gasto, en procura de la utilización eficiente de los recursos. Por lo anterior y acatando los criterios adoptados en la citada Circular, se ha designado a esta Subsecretaría para que efectúe recomendaciones de las acciones a seguir, en tal sentido y respecto a la Administración Documental, se implementarán las siguientes medidas: Como es de todos conocido, el Centro de Documentación e Información - C.D.I., realiza la función de recibir, revisar, radicar, controlar, distribuir y conservar la correspondencia que recibe y emite la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Para este fin, se han definido y actualizado los códigos que identifican las dependencias de la Secretaría General para la correspondencia y el Archivo Central de la siguiente forma: Ver Circular Secretaría General 44 de 1996 Ver Circular Secretaría General 06 de 2001 Ver Circular Secretaría General 18 de 2001 Ver Circular Secretaría General 7 de 2002 Ver Circular Secretaría General 17 de 2002 1. CODIFICACIONES
2. NORMAS TÉCNICAS La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.
Se han establecido dos clases de comunicación: 2.1 Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema. 2.2 Comunicación Externa: Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad. 2.3 Juego de Correspondencia: El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original : Destinatario. 1ª Copia : Consecutivo General del C.D.I. 2ª Copia : Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación) Copias extras: Las que anuncie la comunicación. 3. RADICACIÓN Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto. EL REGISTRO Y CONTROL A TRAVÉS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO DE TRÁMITES NO ACEPTA COMUNICACIONES CON FECHAS ANTERIORES. 3.1 Radicación de Entradas La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
3.2 Radicación Interna Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
3.3 Radicación Externa
4. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.
5. MENSAJERÍA El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente. 5.1 Mensajería Externa. El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos. Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde. Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos. Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten. 5.2 Correo. El Centro de Documentación e Información presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional ADPOSTAL, para este tipo de comunicaciones el C.D.I. utiliza sobres ventanilla, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario. Finalmente es importante reiterar que la aplicación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman la Secretaría General. Cualquier observación, sugerencia o información adicional, favor dirigirse al Jefe del Centro de Documentación e Información.
La Subsecretaria General, ÁNGELA PIEDAD ARENAS PORRAS. |