RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO INTERNO 002 DE 2009

(Septiembre 14)

Derogado por el art. 18, Acuerdo 003 de 2019

 

Por el cual se deroga el Acuerdo No. 01 de 2007, y se dicta el nuevo Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO,

 

en ejercicio de las facultades concedidas por el numeral 10° del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante la Resolución N° 023 del 31 de enero de 2007, expedida por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, se creó el Comité de Conciliación del mismo organismo.

 

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y en consecuencia, le corresponde orientar las políticas de defensa de los intereses de la entidad, así como prevenir la ocurrencia de daños antijurídicos y la consecuente configuración de responsabilidades imputables a actuaciones de la administración.

 

Que los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, al tenor de lo preceptuado en la Circular 023 de 2007, suscribieron el Acuerdo Interno No. 001 de 2007, y acordaron el Reglamento Interno del Comité de Conciliación para esta Secretaría, en el marco de los principios de la función administrativa, y en tal virtud, se fijaron los lineamientos y políticas de defensa de los intereses de la Entidad, tendientes a prevenir la ocurrencia de daños antijurídicos y la consecuente configuración de responsabilidades imputables a actuaciones de la administración.

 

Que es función del Comité de Conciliación de la Secretaría prevenir el daño antijurídico y la defensa judicial, para lo cual se requiere establecer estrategias en el manejo de los procesos judiciales adelantados por y contra de la Entidad, y en las conciliaciones de carácter extrajudicial y judicial, dirigidas a proteger su patrimonio y a establecer la responsabilidad por daños imputables a actuaciones u omisiones de la administración;

 

Que la Constitución Política establece en su artículo 90, que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o por la omisión de las autoridades públicas; Que como desarrollo de la norma constitucional mencionada, se expidió la Ley 678 de 2001, que establece el deber legal de los servidores públicos de repetir contra el servidor o ex servidor público, que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar al reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de una controversia. La misma acción se ejercitará contra el particular, que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial;

 

Que la Ley 446 de 1998, en su artículo 75, señala que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, Distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación, para lo cual la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico profirió la Resolución 023 de 2007.

 

Que, recientemente, se expidió el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001 y la Directiva Presidencial 05 de 2009 y reitera que éstos son de obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos de derecho público, de orden nacional, departamental y Distrital;

 

Que consecuente con lo previsto en el séptimo considerando de este acto administrativo, se hace necesario que el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico actualice "El Reglamento Interno del Comité de Conciliación adoptado mediante el Acuerdo No 001 de 2007".

 

Que atendiendo a los principios de la función administrativa, resulta necesario adoptar el nuevo reglamento de funcionamiento interno del Comité de Conciliación, actualizando, adicionando y adecuando los lineamientos, directrices y procedimientos a lo preceptuado mediante el Decreto Nacional 1716 de 2009 y la Directiva Presidencial No. 05 de 2009, con el fin de optimizar el ejercicio de su función.

 

Que como consecuencia de las anteriores consideraciones,

 

ACUERDAN:

 

Artículo 1°. Derogación. Derogar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico adoptado mediante el Acuerdo 001 de 2007.

 

Artículo 2°. Adopción. Adoptar el nuevo Reglamento Interno del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico para acoger los lineamientos pertinentes acorde con lo estipulado en el marco del Decreto Nacional No. 1716 del 14 de mayo de 2009 y de la Directiva Presidencial No. 05 del 22 de mayo de 2009, en lo atinente al Comité de Conciliación y su funcionamiento y a la Conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, así:

 

CAPITULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTICULO 1°.- Principios Rectores: Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y los(as) servidores(as) públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados(as), obrarán en el marco de los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

ARTICULO 2°.- Intervención de Control Interno: El (la) funcionario(a) responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009, del reglamento interno y de las decisiones adoptadas por la misma instancia.

 

CAPITULO II

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

 

Artículo 3°.- El Comité de Conciliación como instancia administrativa actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad; deberá analizar, los temas en conflicto de carácter particular y contenido económico entre particulares y la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y de cualquier índole, entre éste y otras entidades estatales a fin de fijar las estrategias de defensa judicial y de recomendar a_, la Secretaría, la viabilidad de celebrar conciliaciones extrajudiciales y judiciales.

 

También decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

 

De igual manera tendrá como función estudiar, analizar y formular la política sobre prevención del daño antijurídico y de defensa judicial de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, con miras a la protección de su patrimonio.

 

Parágrafo.- La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

 

Artículo 4⁰.- Conformación. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la SDDE está conformado por los siguientes servidores públicos al servicio de la SDDE, así:

 

MIEMBROS PERMANENTES, CON VOZ Y VOTO:

 

1. LA(EL) SECRETARIA(0) DE DESPACHO, 0 SU DELEGADO(A)

 

2. LA(EL) ORDENADOR DEL GASTO 0 QUIEN HAGA SUS VECES

 

3. LA(EL)JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA, QUE TENGA A SU CARGO LA DEFENSA DE LOS INTERESES LITIGIOSOS DE LA ENTIDAD

 

4. DOS (2) FUNCIONARIOS(AS) DE DIRECCIÓN, CONFIANZA Y MANEJO

 

Parágrafo Primero.- Las participación de quienes conforman el Comité es indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo.

 

Parágrafo Segundo.- El comité podrá invitar a sus sesiones a un(a) funcionario(a) de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.

 

Parágrafo Tercero.- Concurrirán solo con derecho a voz los(as) funcionarios(as) que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el(la) apoderado(a) que represente los intereses de la SDDE en cada proceso, el(la) Jefe de la oficina de Control interno, o quien haga sus veces, y el(la) Secretario Técnico del Comité.

 

Parágrafo Cuarto.- Actuará como Secretario(a) Técnico(a) del Comité el(la) profesional del derecho que para tal fin designe el Comité de Conciliación.

 

Artículo 5°.- Asistentes. Deberán concurrir a Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría, con derecho a voz las siguientes personas:

 

MIEMBROS INVITADOS, SOLO CON DERECHO A VOZ:

 

FUNCIONARIOS(AS) QUE DEBAN ASISTIR, SEGÚN EL CASO A TRATAR

 

1. EL(LA) APODERADO(A) DE CADA PROCESO

 

2. EL(LA) JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

 

3. EL(LA) JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

 

4. EL(LA) SECRETARIO(A) TÉCNICO(A) DEL COMITÉ

 

5. FUNCIONARIO DE LA DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

 

Parágrafo. El Comité podrá invitar a otros(as) servidores(as) públicos o particulares que por su especialidad o experiencia puedan aportar a la interpretación de los temas a discutir, quienes asistirán con derecho a voz.

 

Artículo 6°.- Sesiones y votaciones. Conforme con las normas señaladas en la parte considerativa de este Acto Administrativo, el Comité se reunirá ordinariamente no menos de dos (2) veces al mes o cuando sea convocado por la Oficina Asesora Jurídica, y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan, para cuando se presenten casos específicos que ameriten analizar y definir su viabilidad de conciliar o no.

 

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el comité de conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

El Comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus integrantes permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

Artículo 7°•- Funciones. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la SDDE ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la Secretaría — SDDE

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daños por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudencias consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la SDDE con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

7 .Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses de la Secretaría y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría técnica del Comité, preferentemente, un profesional del Derecho.

 

10. Dictar su propio reglamento.

 

Artículo 8°.- Secretaría Técnica. Son funciones del secretario técnico del Comité de Conciliación las siguientes:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el(la) presidente(a) y secretario(a) del comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones que será entregado a la Secretaría de Desarrollo Económico y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

 

4. Informar a la dependencia correspondiente de la SDDE, la decisión tomada por el Comité, frente a cada una de las solicitudes enviadas para su estudio.

 

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones tomadas por el Comité.

 

6. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la SDDE.

 

7. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Parágrafo Único.- La designación o el cambio del secretario(a) técnico(a) deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

 

Artículo 9°.- Indicador De Gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades en el interior de la SDDE.

 

ARTÍCULO 10⁰.- Convocatoria: El secretario técnico convocará a los miembros permanentes del Comité de Conciliación, indicando el día, la hora y el lugar de reunión. Así mismo, invitará a los(las) funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para analizar los temas puestos a consideración del Comité.

 

Parágrafo. A las sesiones del Comité no se invitará a los particulares o a los representantes judiciales que hayan formulado a la entidad solicitud de conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, salvo que el Comité considere necesaria su participación.

 

ARTÍCULO 11°.- Formalidad de la convocatoria: La citación al Comité deberá ir acompañada del orden del día correspondiente y de las fichas técnicas, conceptos o ayudas de memoria que efectúe el(la) abogado(a) a quien corresponda la presentación del caso o tema propuesto.

 

ARTÍCULO 12°.- Procedimiento previo a la convocatoria de reunión: Los casos que se presenten ante el Comité de Conciliación, deben haber surtido el siguiente trámite:

 

A.- El(la) abogado(a) asignado(a) elaborará un estudio que deberá contener:

 

a. Indicación del tipo de solicitud: solicitud directa de Conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos; citación formal de Despacho Judicial, Procuraduría General de la Nación, o Centro de Conciliación autorizado por la ley.

 

b. Naturaleza jurídica de la controversia a conciliar contractual, reivindicatoria, ejecutiva, de nulidad y restablecimiento del derecho, entre otras.

 

c. Relación sucinta y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud de Conciliación

 

d. Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramita el litigio.

 

e. Pretensiones y estimación de los perjuicios

 

f. Determinación de la legitimación en la causa del solicitante o la contraparte.

 

g. Señalamiento de los medios probatorios que obran en el expediente.

 

h. En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía.

 

i. Relación de las normas que sustentan la Conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso.

 

j. Análisis de jurisprudencia frente a casos similares.

 

k. Viabilidad jurídica de la Conciliación.

 

I. Apreciación objetiva y razonada acerca de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio, verificando que el mismo no sea lesivo para los intereses de la entidad. Para este efecto, deberá analizar si existe certeza absoluta de los derechos, caso en el cual resultará conveniente un arreglo conciliatorio. Si por el contrario, se tiene duda sobre la responsabilidad de la entidad en materia probatoria deberá estudiar la existencia de un contingente judicial en un eventual litigio.

 

m. El(la) apoderado(a) deberá presentar un valor propuesto a conciliar, el cual es resultado de la liquidación de perjuicios que elabore conforme, entre otros factores, a las fórmulas establecidas por la jurisprudencia, tasas de interés vigentes, salario mínimo legal, el índice de precios al consumidor, etc. Para este efecto el(la) apoderado(a) de la entidad podrá solicitar la colaboración del área técnica competente del organismo.

 

B. Una vez se haya elaborado el concepto, el(a) apoderado(a) a quien correspondió el caso lo remitirá al(a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité para que libre las respectivas citaciones e invitaciones a los miembros del comité.

 

C. El(la) abogado(a) que haya estudiado el caso será invitado al Comité de Conciliación, con el fin de aclarar las dudas que surjan en el estudio que éste debe realizar.

 

Parágrafo. Cuando cualquier dependencia de la entidad estime conveniente y oportuno promover la celebración de un acuerdo conciliatorio o cualquier otro mecanismo de solución alterna de conflictos con un particular, deberá presentar la solicitud debidamente motivada ante la Secretaría Técnica del Comité. El(a) funcionario(a) que haya presentado la solicitud será invitado al Comité de Conciliación para presentar la propuesta.

 

ARTÍCULO 13°.- Normas sustanciales: Los(as) apoderados(as) de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la Conciliación deberán tener en cuenta lo dispuesto en la Ley 446 de 1998, en el Decreto 2511 de 1998 y en la ley 640 de 2001, así como en las demás que le sean aplicables. En especial deberá verificar:

 

1. Que el asunto que se pretenda conciliar sea susceptible de transacción o desistimiento.

 

2. Que no haya operado la caducidad de la acción.

 

3. En los casos de conciliación de asuntos que se debatan en la justicia contenciosa administrativa, que se trate de conflictos de carácter particular y contenido económico.

 

4. Que el arreglo conciliatorio propuesto no sea lesivo para los intereses del Estado.

 

5. Que la solicitud de conciliación que efectúe el particular cumpla con los requisitos de ley.

 

ARTÍCULO 14°.- Desarrollo de las sesiones: En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del(a) Presidente.

 

Los(las) apoderados(as) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

 

Una vez se haya surtido la intervención de (eI)(la) apoderado(a) de la Entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas.

 

ARTÍCULO 15°.- Asistencia de apoderados(as) de la entidad a las audiencias: Es obligatoria la asistencia de(eI)(la) apoderado(a) de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 20 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el(la) Secretario(a) Técnico(a) procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

 

ARTÍCULO 16°.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones: El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, el(la) Presidente(a) del Comité o quien haga sus veces, tendrá la función de decidir el desempate.

 

ARTÍCULO 17°.- Adopción de decisiones: A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico.

 

ARTICULO 18°.- Trámite de impedimentos y recusaciones: Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo al Comité, de forma previa a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el(la) Presidente(a) del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

 

ARTÍCULO 19°.- Salvamento de votos: Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el(la) Presidente(a) a levantar la sesión.

 

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario(a) elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión.

 

ARTICULO 20°.- Inasistencia: En cada sesión del comité el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la inasistencia de los miembros permanentes en la correspondiente acta y señalará si presentaron en forma oportuna justificación.

 

Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

 

ARTÍCULO 21°.- Elaboración de Actas: Las actas serán elaboradas por el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y de las decisiones adoptadas por los participantes permanentes del Comité.

 

Las actas de las sesiones serán suscritas por el(la) Presidente(a) del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) y todos los asistentes al mismo.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

Artículo 22°.- Publicación. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - SDDE publicará en su página web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

 

CAPÍTULO  III

 

LA DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

 

Artículo 23°.- Asesoría. La Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia asesorará a la SDDE en el funcionamiento del comité y en el diseño y desarrollo de las políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de las de prevención del daño antijurídico, conforme a lo establecido en el Decreto 1716 de 2009.

 

Artículo 24°.- Red Nacional de Información. Con el propósito de evaluar la situación litigiosa de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, determinará las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales, en cumplimiento de lo establecido en el decreto 1716 de 2009, la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia recopilará la información relacionada con las conciliaciones y el estado de los procesos en los que sean parte las entidades y organismos de derecho público del orden distrital.

 

Con base en esta información, la Dirección de Defensa Jurídica del Estado elaborará anualmente un informe para el Gobierno Nacional con el fin de proporcionar herramientas para la formulación y ejecución de políticas y planes de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico estatal. Igualmente, evaluará la eficacia de la conciliación como requisito de procedibilidad en asuntos contencioso administrativos, el impacto de la legislación en esta materia y si es del caso propondrá medidas para asegurar la eficiencia de la normatividad existente o las reformas normativas pertinentes.

 

Parágrafo Único. La Personería Distrital como agente de la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de las atribuciones preventivas de que trata el artículo 277 de la Constitución Política, velará por el cumplimiento de las funciones y políticas públicas en materia de situación litigiosa de Bogotá Distrito Capital - SDDE, tal como lo establece el decreto 1716 de 2009.

 

Artículo 25°.- Formato Único de Información Litigiosa y Conciliaciones. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - SDDE remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia el informe en el formato diseñado por él para la recolección de la información: con el fin de que a través del(a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación sea diligenciado y remitido semestralmente.

 

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, por pertenecer al nivel central del Distrito Capital, deberá enviar el formato diligenciado directamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

 

CAPÍTULO IV

 

DE LOS INFORMES DE GESTIÓN

 

ARTÍCULO 26⁰.- Informe de Gestión del Comité de Conciliación: Para dar aplicación a la normatividad, al finalizar cada semestre, el Secretario Técnico del comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del comité indicando la fecha, el número del acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del comité, el valor conciliado, o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

 

También se deberá incluir el informe sobre el llamamiento en garantía dentro de los procesos judiciales respondidos en el respectivo período.

 

Adicionalmente, en el informe se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

 

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

 

CAPÍTULO V

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

ARTICULO 27°.- Las fichas técnicas en materia de conciliación: Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el(la) abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación.

 

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad de (el)(la)  abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

Las fichas técnicas deberán elaborase en el formato indicado a través del instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

 

ARTICULO 28°.- Las fichas técnicas en materia de repetición: Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el(la) abogado(a) que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través del Instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

 

ARTÍCULO 29°.- Trámite de aprobación de Actas: El(la) Secretario(a) Técnico(a) presentará a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito, con el objeto de que aquellos formulen sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el (la) Secretario(a) Técnico(a) no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

 

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, y se procederá a obtener las firmas de los miembros del Comité.

 

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión.

 

ARTÍCULO 30°.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica: El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica, a cargo del funcionario(a) designado(a) como Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Oficina Asesora Jurídica.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al(a) Secretario(a) Técnico(a).

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica.

 

CAPÍTULO VI

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 31°.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité: Corresponde al(a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

 

Los(as) abogados(as) que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar informes parciales y finales detallados del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

 

Los(las) apoderados(as) de la Entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe final del desarrollo de la audiencia, junto con una copia del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no impartió aprobación judicial a la Conciliación.

 

El(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

 

CAPÍTULO VII

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

ARTÍCULO 32°.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría: Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito el(la) Secretario(a) Técnico(a) presentará un informe al Comité, de las demandas, sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo, basado en los informes previos presentados por los(as) abogados(as) externos(as).

 

CAPÍTULO VIII

 

DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y EL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA

 

Artículo 33°.- De la Acción de Repetición. El Comité de Conciliación de la Secretaría deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

 

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

 

Parágrafo Único. La Oficina de Control Interno de las entidades o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

 

Artículo 34°.- Llamamiento en Garantía con Fines de Repetición. Los(as) apoderados(as) de los entes públicos deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

Artículo 35°.- Informes sobre Repetición y Llamamiento en Garantía. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

 

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

 

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

 

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

 

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

 

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

 

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

 

ARTÍCULO 36°.- Procedimiento para definir la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía: En cumplimiento de lo estipulado en el Decreto 1716 de 2009 el comité de Conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:

 

1. Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el ordenador del gasto deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al(a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, quien de inmediato iniciará el trámite correspondiente.

 

2. El(a) abogado(a) procederá a elaborar el concepto respectivo, estudiando los elementos que configuran la responsabilidad civil-patrimonial del(os) servidor(es) público(s), y con base en éste presentará recomendación de iniciar o no demanda de repetición. El estudio deberá seguir la estructura presentada a través del instructivo de la Dirección Jurídica Distrital, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

 

3. Como criterios de estudio, deberán considerarse, entre otros, la jurisprudencia de lo contencioso administrativo en lo relacionado con el concepto de culpa grave y dolo en materia administrativa, el manual de funciones de los(as) servidores(as) que resulten implicados(as) o el contrato que suscribió la entidad con el(a) contratista a quien se estudie su conducta en la realización del daño, así como las pruebas que demuestren omisión o extralimitación de funciones o incumplimiento contractual.

 

4. El(la) abogado(a) podrá solicitar, dentro de la demanda, con observancia de las normas sobre reserva sumarial, el traslado de pruebas que obren en procesos disciplinarios o fiscales para analizarlas y determinar la actuación gravemente culposa o dolosa como causa de la condena patrimonial a la que se vio llamada la entidad a indemnizar

 

5. Los(las) apoderados(as) encargados(as) de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de la fecha que se haya tomado la decisión para interponer la demanda correspondiente.

 

ARTICULO 37°.- Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos: Los(las) apoderados(as) de la Secretaría, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

 

Los(las) apoderados(as) mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

 

CAPÍTULO IX

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 38°.- Vigencia. El presente Acuerdo Interno del Comité de Conciliación No. 02 de 2009, rige a partir de la fecha de su aprobación y expedición por el Comité de Conciliación y deroga expresamente el Acuerdo 01 de 2007, contentivo del Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

 

El presente Reglamento se discutió y fue aprobado el 14 de septiembre de 2009, por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben