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Resolución 150 de 2001 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
04/05/2001
Fecha de Entrada en Vigencia:
04/05/2001
Medio de Publicación:
No se publicó
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RSG001502001

RESOLUCIÓN 150 DE 2001

Por la cual se conforman grupos internos de trabajo y se les asignan funciones

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las consagradas en el artículo 6 del Decreto 1053 del 14 de diciembre de 1998 y

C O N S I D E R A N D O:

Que el artículo 6 del Decreto 1053 de 1998 faculta al Secretario de Despacho de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital para crear y organizar grupos internos de trabajo con el fin de cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas, planes y programas del organismo.

Que es función de la Secretaría General fijar las políticas generales de la Entidad, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo segundo del Decreto 663 de 1995.

Que se hace necesario conformar grupos de trabajo interno que permitan desarrollar a cabalidad las acciones y cumplir con las funciones y objetivos de la Secretaría General.

R E S U E L V E:

ARTICULO PRIMERO: Conformar en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. los siguientes grupos internos de trabajo, ubicados como a continuación se determinan:

DEPENDENCIA

DENOMINACION

SUBSECRETARÍA GENERAL

Grupo Centro de Documentación e Información

Grupo de Decretos y Resoluciones

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Grupo de Presupuesto y Contabilidad

Grupo de Servicios Generales

Grupo de Adquisiciones, Almacén e Inventarios.

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

Grupo de Nómina Registro y Control

Grupo de Carrera Administrativa

Grupo de Bienestar Social y Capacitación.

ARTICULO SEGUNDO: Los grupos de trabajo a que se hace referencia en el artículo primero de la presente Resolución desempeñarán las siguientes funciones:

SUBSECRETARÍA GENERAL

Grupo Centro de Documentación e Información:

  • Vigilar el correcto funcionamiento operativo del Sistema Automático de Trámites de la Entidad y el de Archivo en coordinación con la Oficina Asesora de Informática y Sistemas.
  • Supervisar que la información para el usuario externo relacionada con los trámites que deben adelantar ante la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sea actualizada, oportuna y eficiente.
  • Supervisar la oportunidad, la agilidad y la eficiencia en la prestación de los servicios de mensajería interna y externa.
  • Vigilar que la expedición de copias de documentos que reposan en el Archivo Central de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sea oportuna, para los usuarios internos y externos.
  • Supervisar los controles de préstamos y de recuperación de los archivos de la entidad.
  • Vigilar el estricto cumplimiento de las normas y procedimientos en la elaboración y presentación de las comunicaciones, trámites internos y externos que genera y recibe la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

  • Recibir, organizar y controlar los archivos de gestión especiales de la Secretaría General y de acuerdo con las normar y procedimientos establecidos.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

Grupo de Decretos y Resoluciones:

  • Numerar y fechar previa revisión de la Subsecretaría General los decretos y resoluciones que hayan sido firmados y distribuirlos en las dependencias, entidades y funcionarios interesados.

  • Adelantar los trámites necesarios para la publicación de los actos administrativos en coordinación con la Imprenta Distrital y presentar los informes respectivos.

  • Llevar los registros en orden cronológico y por entidad de los actos administrativos, así como así como su correspondiente archivo.

  • Atender al público que requiere fotocopias de los actos administrativos emitidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

  • Recibir y radicar las comunicaciones procedentes de las diferentes entidades y particulares, relacionadas con decretos y rsoluciones, realizando la respectiva comparación frente al reporte que genera el sitema.

  • Atender las peticiones que a diario se reciben por parte de particulares y entidades que requieran dicho trámite.

  • Proyectar diariamente los informes a la Subsecretaría General sobre los actos administrativos, circulares, directivas y demás información relacionada.

  • Llevar la relación y archivo de los registros distritales de las publicaciones efectuadas por la Imprenta Distrital.

  • Adelantar los trámites de notificación de los actos administrativos expedidos por el Alcalde Mayor y la Secretaria General.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Grupo de Presupuesto y Contabilidad:

  • Coordinar y controlar el desarrollo del sistema contable y el manejo de la contabilidad general de la Secretaría General de conformidad con las normas establecidas.
  • Revisar las resoluciones que ordena el pago de una cuenta.
  • Certificar las disponibilidades y reservas presupuestales de los diferentes rubros confrontando los registros presupuestales en el libro de ejecución.

  • Revisar, firmar y coordinar el envío de las relaciones de giro a la Tesorería Distrital.

  • Responder por el presupuesto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, velando por la oportuna y correcta ejecución.

  • Coordinar y controlar la elaboración y trámite de las solicitudes de adición, modificación y traslados presupuestales.
  • Coordinar y controlar el manejo de las cajas menores de la Secretaría General.
  • Proyectar resoluciones de pago de indemnizaciones laborales y sentencias judiciales cuando sea del caso.
  • Revisar y visar los estados financieros de la Secretaria General realizados de acuerdo con las normas vigentes.
  • Rendir informes del área a los diferentes organismos de control.
  • Elaborar e imprimir los reportes mensuales como las conciliaciones de operaciones de enlace y el informe de acciones adelantadas respecto de las partidas de conciliación del mes anterior.
  • Apoyar la elaboración de estados financieros.
  • Supervisar, coordinar y direccionar el personal a su cargo.
  • Coordinar con las diferentes dependencias la programación y ejecución del programa anual de caja PAC.
  • Coordinar y controlar con la Tesorería Distrital las reprogramaciones y ajustes al programa anual de caja PAC.
  • Revisar y firmar la ejecución presupuestal mensual de acuerdo con el sistema oficial de registro y la normatividad vigente

  • Sugerir cambios en los procedimientos que permitan agilizar los procesos internos relacionados con la ejecución y control de presupuesto.

  • Coadyuvar con el Departamento de Planeación de la entidad en la preparación del anteproyecto de presupuesto de la Secretaría General.
  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

Grupo de Servicios Generales:

  • Coordinar, controlar y evaluar todas las actividades y el personal del grupo a su cargo, así como responder por el correcto manejo de los recursos físicos y tecnológicos asignados para el desempeño de las funciones propias del área.
  • Responder por la adecuada prestación del servicio de celaduría, aseo, mantenimiento, reparaciones locativas, cafetería, trasportes, conmutadores y demás servicios que requieren las dependencias de la entidad.
  • Verificar que el mantenimiento general del edificio Lievano y demás sedes en donde funcionan las oficinas de la Secretaría General se desarrollen en forma oportuna y eficiente.
  • Constatar el buen estado y conservación de los vehículos de propiedad de la Secretaría General, manteniendo actualizados los seguros, tarjetas de Propiedad y demás requisitos exigidos por las normas vigentes.
  • Dirigir, coordinar y controlar que las actividades en materia de reparación de equipos, instalaciones y demás aspectos relacionados con servicios generales se realicen con oportunidad.

  • Supervisar la correcta distribución de las diferentes suscripciones de la Secretaría General, verificado que su entrega se realice cumplidamente.

  • Coordinar en los fines de semana y festivos los trabajos a desarrollar verificando su cumplimiento y horarios programados al personal.
  • Verificar el adecuado suministro de los vales requeridos para el abastecimiento de combustible de los vehículos de la Secretaría General así como cotejar periódicamente este consumo con los reportes enviados por la firma contratada.
  • Coordinar la realización de las diligencias externas que sean de competencia.
  • Coordinar el levantamiento de la información que deba suministrarse para adelantar los trámites tendientes a la contratación de electricidad, elementos de aseo y cafetería, combustible, mantenimiento de los vehículos, ferretería y eléctricos, entre otros, que le sean requeridos.

  • Realizar evaluaciones técnicas y económicas de los procesos de contratación competentes al área de Servicios Generales.

  • Certificar el cumplimiento de los servicios prestados para el correspondiente trámite de pago.

  • Servir de interventora en los contratos que sean competencia del área de Servicios Generales.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

Grupo de Adquisiciones, Almacén e Inventarios:

  • Elaborar y ejecutar el programa anual de adquisiciones.
  • Coordinar el control de inventarios, proyectando políticas de fortalecimiento.

  • Colaborar con la fijación de políticas, métodos y procedimientos de trabajo para el grupo asignado a su cargo.
  • Organizar, manejar y controlar el Almacén de la Secretaría General.
  • Supervisar y controlar el manejo del kardex de control de existencias de elementos devolutivos y de consumo del Almacén de la Secretaría General.
  • Entregar los pedidos solicitados por las dependencias internas de la entidad, de acuerdo a las existencias.
  • Dirigir, coordinar y controlar la elaboración y actualización de los inventarios de elementos de la Secretaría General, tanto de los bienes en depósito como en servicio, verificando en ellos la ubicación, estado y servicio que presta.
  • Actualizar las normas legales y técnicas que se requiera para el eficiente cumplimiento de las funciones del grupo.
  • Entregar al grupo de Presupuesto y Contabilidad la cuenta de Almacén, que se requiere para su posterior presentación a la Contraloría Distrital.
  • Preparar lo correspondiente a su grupo de trabajo sobre los informes requeridos por entidades de control sobre actividades adelantadas, o en sí cualquier actividad desarrollada.
  • Realizar las evaluaciones técnicas, de los procesos contractuales que origine el grupo de Almacén e Inventarios.
  • Rendir al superior inmediato los informes requeridos.
  • Preparar, presentar en coordinación con el jefe inmediato y el grupo de Presupuesto y Contabilidad el anteproyecto anual del plan de compras de la entidad.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

Grupo de Nómina Registro y Control:

  • Llevar el control y actualización permanente de la planta de personal de la Secretaria General .
  • Preparar resoluciones, decretos y demás actos administrativos que le sean requeridos en relación con las actividades propias de la dependencia.
  • Elaborar el programa anual de actividades del grupo.
  • Ejecutar el proceso de nómina garantizando la eficacia, oportunidad y confiabilidad de la liquidación, así como el pago oportuno, la autoliquidación de aportes y expedición de los certificados de Ingresos y Retenciones.
  • Coadyuvar en las decisiones de carácter administrativo relacionadas con las funciones propias de la Secretaria General o de la Oficina de Recursos Humanos.
  • Mantener actualizados los registros de control de novedades y pagos de los funcionarios de la Entidad.
  • Atender las consultas relacionadas con los asuntos propios del grupo.
  • Proyectar tiempos de servicio y devengados mensuales, así como los actos administrativos que le sean encomendados.
  • Administrar el archivo de hojas de vida del personal de la Secretaría General y del Gabinete Distrital, manteniendo actualizados los documentos y la base de datos.
  • Velar por el cumplimiento de las normas vigentes aplicadas a los procesos internos de la entidad.
  • Elaborar y revisar los proyectos de respuesta a los recursos interpuestos contra decisiones administrativas.
  • Difundir la política de calidad en el servicio a todos los niveles de la Secretaria General.
  • Proyectar resoluciones, circulares, memorandos, oficios y demás comunicaciones relacionadas con los asuntos que deba atender la Oficina de Recursos Humanos, acordes con las políticas y disposiciones vigentes.
  • Revisar, conceptuar y sugerir las modificaciones del caso sobre los proyectos de resoluciones, circulares y demás comunicaciones que le sean asignadas.

  • Atender y resolver las consultas formuladas por otras dependencias, por las personas naturales o jurídicas, entes de control o por el público en general, relacionadas con las funciones de la Oficina de Recursos Humanos.

  • Sugerir la sistematización de procedimientos internos cuando sea posible así como la revisión de información por parte de las personas naturales o jurídicas.
  • Coordinar, preparar y revisar la elaboración de liquidaciones por diversos conceptos y el oportuno envío de la información y demás documentos exigidos por las entidades, que tienen relación con el trámite de asuntos de la Oficina de Recursos Humanos.
  • Elaborar constancias, certificados, conceptos y respuestas sobre peticiones formuladas por funcionarios y particulares.
  • Presentar informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

Grupo de Carrera Administrativa:

  • Llevar el control y actualización permanente de la planta de personal de la Secretaria General .
  • Mantener actualizado el manual de funciones y requisitos de la entidad.
  • Apoyar las actividades relacionadas con procesos de modificación de planta y estructura organizacional
  • Informar e instruir sobre los sistemas de calificación de servicios para los funcionarios de la entidad.
  • Preparar circulares, memorandos, oficios, resoluciones, decretos y demás actos administrativos que le sean requeridos en relación con las actividades propias de su dependencia.
  • Desarrollar las actividades relacionadas con los planes de incentivos adoptados en la entidad.
  • Desarrollar acciones tendientes a la implementación del programa de inducción y reinducción de los funcionarios de la entidad en coordinación con el Grupo de Bienestar y Capacitación.
  • Aplicar y desarrollar acciones relacionadas con los procesos de carrera administrativa, verificando el cumplimiento de las normas que regulan la materia.
  • Efectuar el seguimiento, registro y control de los funcionarios en período de prueba.
  • Proyectar actos administrativos correspondientes a nombramientos, traslados, y movimientos de personal de la entidad.
  • Absolver consultas en materia de carrera administrativa.
  • Efectuar los trámites de inscripción y actualización en carrera administrativa de los funcionarios de la entidad.
  • Elaborar y revisar los proyectos de respuesta a los recursos interpuestos contra decisiones administrativas.

  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

Grupo de Bienestar y Capacitación:

  • Elaborar los planes de Bienestar Social y de Capacitación, previa encuesta, estudio y diagnóstico de necesidades y ejecutarlos una vez aprobados por la administración.
  • Coordinar las actividades relacionadas con el bienestar social, salud ocupacional, capacitación del personal de la Secretaría General.

  • Programar, promover y coordinar actividades culturales, recreativas y deportivas para los funcionarios y su núcleo familiar y preparar el desarrollo de las actividades relacionadas con los programas de fin de año , en coordinación con los empleados o personal asignado para la adecuada ejecución de actividades promovidas por la administración.

  • Efectuar las afiliaciones y traslados de los funcionarios al sistema de Seguridad Social y cajas de compensación familiar y verificar el cumplimiento del proceso de vinculación e inscripción o traslado de los funcionarios en las respectivas eps, fondos de pensiones y caja de compensación familiar.
  • Desarrollar acciones tendientes a la implementación del programa de inducción y reinducción de los funcionarios de la entidad en coordinación con el Grupo de Carrera Administrativa.
  • Mantener actualizado el archivo, registro y control de ofertas de cursos de capacitación e instituciones de capacitación formal y no formal y llevar la información estadística de los cursos realizados y personal participante a nivel de dependencias, así como el informe, impacto, beneficio y retroalimentación sobre la materia.
  • Proponer la celebración de contratos en materia de Bienestar, Salud Ocupacional y Capacitación que considere necesarios para el buen funcionamiento de la dependencia y adelantar los trámites pertinentes para darles curso en la dependencia competente.
  • Atender y resolver las consultas formuladas por otras dependencias relacionadas con los temas propios del grupo.
  • Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza y funciones del grupo.

ARTICULO TERCERO: El responsable del presupuesto y la contabilidad en la Secretaría General será el Coordinador General del Grupo de Presupuesto y Contabilidad.

ARTICULO CUARTO: Derogar la Resolución No. 384 BIS del 23 de septiembre de 1994 "Por la cual se designa responsable del presupuesto en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá".

ARTICULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 4 abril de 2001

 

Secretaria General, LILIANA CABALLERO DURAN.