RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 004140 DE 2010

Artículo 1°. Sustitúyase el Anexo Técnico "BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS– BDUA" de la Resolución 1982 de 2010, el cual hace parte integral de la presente resolución.

Artículo 2°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

El presente anexo técnico está dividido en 6 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.

2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del Régimen Contributivo.

4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del Régimen Subsidiado.

5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes.

6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Única de Afiliados la siguiente tabla:

Aplica para los afiliados de población especial beneficiaria del subsidio que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada vigente, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla "1. TIPOS Y NÚMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL".

Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, exceptuados y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral "4. Glosario de Campos" de este Anexo Técnico.

Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se carga a la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA, que administra el Consorcio Fiduciario del Fosyga, estos afiliados subirán con estado ACTIVO. Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

Aplica para las EPS y EOC.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por cualquiera de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de Novedades de Actualización (NC).

Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos "Tipo de identificación del aportante" y "Número de identificación del aportante" en el archivo maestro de afiliados.

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS) y las Direcciones Municipales de Salud.

La información de esta tabla corresponde a los datos que las entidades, deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga, independientemente de todos los datos necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a sus afiliados en la entidad, así como para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.

Aplica para Ecopetrol, el Fondo Prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.

Aplica para todos los Regímenes: Contributivo, Subsidiado, Exceptuados, Medicina Prepagada y Seguros de Salud.

Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la TABLA 9. "ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES". Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las Entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la Tabla 10. "CÓDIGOS DE NOVEDADES").

Las Entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información. consistencia de la información.

TABLA 9. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

Cuando una entidad le presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte de acuerdo con el campo "Consecutivo de la Novedad".

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.

Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de datos.

Entidad 1: entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud.

Entidad 2: entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad 1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo R 1.

R 1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la entidad 2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad 1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

Para el caso que el afiliado que se pretenda trasladar pertenezca al Régimen Subsidiado, la entidad 2 también deberá realizar el archivo R 1 solamente que estos afiliados se trasladarán automáticamente sin surtir el resto del proceso de los RS.

R 2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

R 3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

R 4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la entidad 2, enviado por la entidad 1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.

R 5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros que no, por contestación negativa por parte de la entidad 1.

R 6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R 1 y el R 4.

Fecha de afiliación a la EPS o EOC: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al Administrador Fiduciario del FOSYGA, el archivo R 1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3°) día hábil del mes.

El Administrador Fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo R 1, remitir a la entidad 2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo R 3 definida más adelante en el presente anexo.

El Administrador Fiduciario, enviará el archivo R 2 a la entidad 1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.

Los registros solicitados y validados después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario del Fosyga al archivo R 1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de la BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, las EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados.

En el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10°) día hábil del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la entidad 1 enviará al administrador del Fosyga la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2 en el Archivo R 4 (cuya estructura se define más adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.

El Administrador Fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R 6. Este envío se realizará el décimo segundo (12°) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del decreto 1703 de 2002 que indica:

El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R 2 pero que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R 4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R 4 y que resulten glosados.

3.3.1 archivo R 1 (10°) día hábil, procederá a validar y realizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo R 1, e informará a la entidad 2 en el archivo R 5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo R 4 enviada por la entidad 1.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o R6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la Entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.

Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una EPS Subsidiada para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA–.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación de la solicitud.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad 1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo S1.

S1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo. Para el caso que el afiliado que se pretende trasladar pertenezca al Régimen Contributivo, la Entidad2 también deberá realizar el archivo S1.

Cuando el afiliado se encuentre "RETIRADO" o "DESAFILIADO" en cualquiera de los regímenes, el traslado se efectuará de forma automática sin surtir el resto del proceso de los Ss. Los registros que no puedan ser trasladados por cualquier inconveniente también harán parte del S3.

S2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

S3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

S4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.

S5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los que no, por contestación negativa por parte de la Entidad1.

S6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Enitdad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el S1 y el S4.

Fecha de afiliación a la EPSS: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normativa vigente.

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba estas remitirán al Administrador Fiduciario del Fosyga, el archivo S1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3°) día hábil del mes.

El Administrador Fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo S1, emitir a la Entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo S3 definida más adelante en el presente anexo.

El Administrador Fiduciario enviará el archivo S2 a la Entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario al archivo S1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado.

En el segundo proceso de actualización de BDUA del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la Entidad1 enviará la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo S4, que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.

El Administrador Fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10°) día hábil, procederá a validar y actualizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo S1, e informará a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo S4 enviada por la Entidad1.

Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo S6. Este envío se realizará el décimo segundo (12°) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:

El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo S2 pero que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo S4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo S4 y que resulten glosados.

*La EPS Subsidiado podrá actualizar los datos del afiliado, de acuerdo con el documento de identificación que soporta el formulario de afiliación.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo S3 o S6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas el afiliado quedará tal cual se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que solicita el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA–.

En la columna CÓDIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable; en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripción de la variable; en la columna LONGITUD DEL CAMPO el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo; en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en RÉGIMEN se indica a qué régimen (Contributivo –C–, Subsidiado –S–, Excepción –E–, Prepagadas o pólizas de salud –P–) es aplicable.

La segunda tabla de este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas en la parte 3 y 4 del presente anexo que están relacionados con el reporte de información para la actualización de los traslados de afiliados ante la BDUA.

TABLA 12

La información debe presentarse en medio digital. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios aceptados:

a) Disco Compacto (CD) y/o DVD;

b) Transferencia Electrónica.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión ‘.txt’;

b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la Razón Social en el Maestro de Aportantes);

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor; es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (") ni ningún otro caracter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el caracter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación; por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un caracter diferente a cero y viceversa;

k) Los archivos planos no deben traer ningún caracter especial de fin de archivo ni de final de registro.