RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

A efecto de tramitar oportunamente y en debida forma los proyectos de acto administrativo, directiva, circular, contrato, convenio y demás documentos remitidos por cada uno de sus Despachos para la firma del Alcalde Mayor, o del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., respectivamente, así como la solicitudes en las disposiciones vigentes de los Decretos Distritales 213 de 2007 modificado por el 005 de 2008; 139 de 2010; 581 de 2007, artículo 6º; así como en la resolución 423 de 2002 y la Circular 018 de 2008 expedidas por este Despacho.

Las anteriores disposiciones fijan los parámetros para la elaboración, revisión, suscripción y remisión de actos administrativos y convenios para la firma del señor Alcalde Mayor y de la Secretaría General y la solicitud de conceptos jurídicos a esta Secretaría, como se señala a continuación:

El artículo 7º del Decreto 139 de 2010 establece los requisitos y trámites de los proyectos de actos, así:

"Artículo 7°. Procedimiento para la entrega de Proyectos de Acto Administrativo para firma del Alcalde Mayor, D. C. Los proyectos de acto administrativo para firma del Alcalde Mayor deberán ser radicados para su revisión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que se deba expedir el respectivo acto.

Cuando se trate de un acto administrativo de carácter general y abstracto, deberá anexarse al proyecto una exposición de motivos técnico-jurídica y de conveniencia avalada por el/la Jefe de la entidad u organismo que presenta la iniciativa y por el Director/a de la Oficina Jurídica respectiva, señalando las razones que motivan la regulación que se propone.

Los Decretos Distritales preparados por las entidades y organismos adscritos o vinculados deberán ser enviados a la correspondiente Secretaría cabeza de sector para que ésta lo revise, determine su viabilidad y sea suscrito por el respectivo Secretario de Despacho o Director de Departamento, antes de ser remitidos para firma del Alcalde Mayor a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, conforme al artículo 53 del Decreto Ley 1421 de 1993.

Si se trata de contratos y convenios o actos inherentes a los mismos, se anexarán los antecedentes y estudios previos necesarios para su celebración, así como la correspondiente refrendación del/la Jefe de la respectiva entidad u organismo y del/la jefe o director/a de la Oficina Jurídica, la cual deberá constar por escrito, indicando dentro del contrato y/o convenio una cláusula en la cual se determine la dependencia, organismo o entidad responsable de su ejecución.

Parágrafo 1°._ En cualquiera de los eventos a que se refiere este artículo, el proyecto o documento objeto de trámite deberá enviarse a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor por vía electrónica, en medio magnético u óptico.

Parágrafo 2°._ En los actos administrativos deberá anotarse expresamente las normas constitucionales, legales o reglamentarias que facultan la expedición del mismo. A su vez en la motivación del acto se indicarán en orden secuencial las circunstancias de hecho y de derecho, así como los motivos que originan su expedición, y su parte resolutiva deberá guardar coherencia tanto con su epígrafe como con su parte motiva.

Parágrafo 3°._ En la parte final de todo acto administrativo se anotarán expresamente las normas que éste deroga, cuando sea posible su determinación.

Parágrafo 4°._ En el mes de diciembre, sólo se recibirán y tramitarán los actos administrativos a suscribir por parte del Alcalde Mayor, a más tardar al finalizar la segunda semana del mes." (Negrilla fuera de texto)

De conformidad con los artículos 8, 9, 10 y 11 del Decreto Distrital 139 de 2010, el trámite de solicitudes de conceptos a la Secretaría General, es el siguiente:

"Artículo 8°._ Emisión de conceptos. Los conceptos jurídicos que emitan las entidades y organismos distritales deberán ser suscritos única y exclusivamente por los/las Jefes/as o los/las directores/as de las Oficinas Jurídicas, o sus subalternos los que tengan dentro de sus funciones esta competencia específica, manteniendo la debida coordinación y unidad de criterio que debe existir en cada entidad u organismo distrital.

Parágrafo.- Si el concepto a emitir compromete la posición de dos o más entidades u organismos distritales, la encargada de su emisión coordinará su posición junto con las demás involucradas.

Artículo 9°._ Características de los conceptos. En aplicación de los principios de economía, celeridad, eficacia e imparcialidad, señalados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades y organismos distritales, a particulares o entidades u organismos públicos deben ser precisos, lógicos y responder de fondo las preguntas formuladas.

La entidad u organismo que emite el concepto deberá indagar sobre cualquier aspecto faltante en la solicitud, buscando que la respuesta sea efectiva y verificar al interior de la entidad las demás peticiones que puedan existir sobre el mismo asunto o peticionario.

Parágrafo 1°._ Si en el concepto a emitir se modifica una posición anterior de la entidad, se dejará expresa constancia de ello y las razones por las cuales se adopta la decisión.

Parágrafo 2°._ Si como consecuencia de la emisión de un concepto surge la necesidad de tramitar un proyecto de ley o decreto de cualquier orden, la entidad que recibe el pronunciamiento deberá proyectarlo y remitirlo a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

Artículo 10°.- Solicitud de conceptos Jurídicos a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor por parte de las Entidades u Organismos Distritales. Podrán solicitar concepto jurídico a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, los/las Jefes/as de las entidades y organismos distritales, o a través o de los/las jefes/as o directores/as de las Oficinas Jurídicas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a). Las consultas deberán realizarse por escrito y contendrán una formulación clara y precisa del punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico.

b). La solicitud de consulta deberá acompañarse del pronunciamiento jurídico realizado por la oficina jurídica o por aquella que haga sus veces en la correspondiente entidad u organismo solicitante.

Parágrafo.- Cuando la solicitud de concepto sea elevada por un particular, ésta deberá trasladarse al organismo o entidad que por la especialidad del tema consultado deba pronunciarse de fondo, y su trámite se hará conforme a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 11°._ Solicitudes de conceptos a otras Instituciones. Cuando las entidades u organismos distritales soliciten concepto a una entidad u organismo del orden nacional o distrital, deberán indicar y remitir en la petición todos los antecedentes, las posiciones debidamente sustentadas que sobre el tema hayan emitido las entidades distritales, incluyendo la de la entidad solicitante y los conceptos emitidos anteriormente si a ello hubiere lugar.

Parágrafo 1°._ Conforme al principio de especialidad aplicable a la Administración Distrital, corresponderá a cada entidad u organismo distrital pronunciarse con respecto a los temas que sean de su competencia o tengan relación directa con el ejercicio de sus funciones.

Por lo anterior, cuando un organismo o entidad distrital reciba una solicitud de concepto sobre un tema cuya especialidad esté radicada en otro, éste se deberá remitir dentro del término de ley al ente especializado para que conceptúe de fondo.

La copia de dicho pronunciamiento deberá ser remitida en medio física y electrónica a la Dirección Jurídica Distrital, cuando se trate de un tema de interés para varias entidades u organismos distritales, a fin que se incluya en el Régimen Legal.

En el evento de subsistir dudas frente al tema que motivó la solicitud, o de existir diversas interpretaciones al respecto por parte de varios organismos o entidades, dicha solicitud se remitirá junto con todos los antecedentes a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General para su trámite.

Parágrafo 2°._ Copia de la consulta realizada se enviará a la respectiva Secretaria de Despacho cabeza de sector.

Parágrafo 3°._ Cuando la entidad u organismo que recibe el concepto proferido por otro ente del nivel Distrital decida apartarse del mismo, deberá informarlo a quien haya emitido el pronunciamiento, sustentando su posición.

Parágrafo 4°._ Cuando se requiera realizar una consulta ante el Consejo de Estado, la entidad interesada remitirá el texto de la solicitud a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para que por intermedio de ésta, el Alcalde Mayor lo remita a la Presidencia de la República o al Ministerio respectivo":

3. Traslado de documentos. Si en desarrollo del artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, las entidades u organismos proceden a dar traslado por competencia de la petición, consulta o requerimiento, deberán indicar expresamente las normas legales que explican la atribución del destinatario, así como la finalidad del traslado.

Si en aplicación de lo anterior, se presenta un conflicto de competencias entre las entidades y organismos del nivel Distrital, se deben remitir los antecedentes de dicho conflicto a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, para que la misma determine la entidad que deberá encargarse del asunto.

"Artículo 13°._ Dísposiciones comunes. Al final de todo acto administrativo, concepto o traslado de peticiones deberán señalarse los/las servidores/as que participaron en su elaboración, revisión y aprobación, con su nombre completo. "

De acuerdo con lo anterior, es pertinente que las Entidades y Organismos Distritales tengan en cuenta las instrucciones antes señaladas con el fin de evitar la devolución de los documentos sin que por parte de la Secretaría General se surta el trámite correspondiente.

Es de señalar que, con el concurso de todos los servidores que intervienen en los trámites antes relacionados, y la observancia de las disposiciones anotadas, se contribuye a acercar nuestros servicios al ciudadano de manera oportuna y eficaz.

Cordialmente,