Que la Orquesta Filarmónica de Bogotá a partir de la reforma administrativa, dispuesta por el Acuerdo 257 de 2006 expedido por el Concejo Distrital de Bogotá, asumió la ejecución de las políticas que tienen que ver con el arte dramático, música y danza, con motivo de la transferencia que se le hizo de los respectivos proyectos de inversión.

Que mediante el Acuerdo No. 440 de 2010 el Concejo Distrital de Bogotá creó el Instituto Distrital de las Artes –IDARTES-, cuyo objeto es la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos culturales de los habitantes del Distrito Capital, en lo relacionado con la formación, creación, investigación, circulación y apropiación de las áreas artísticas de literatura, artes plásticas, artes audiovisuales, arte dramático, danza y música, a excepción de la música sinfónica, académica y el canto lírico.

Que el Instituto Distrital de las Artes – IDARTES-, en cumplimiento de su objeto, deberá asumir las funciones que le fueron asignadas a la Orquesta Filarmónica de Bogotá como resultado de la reforma administrativa del 2006, a excepción de la música sinfónica, académica y el canto lírico, razón por la cual deberán hacerse las modificaciones que sean pertinentes en la estructura administrativa derivadas de este ajuste sectorial.

Que mediante el oficio No. 0068 del 13 de enero de 2011, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital emitió concepto técnico favorable a la propuesta de estructura organizacional de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, de acuerdo al estudio técnico correspondiente.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1º. Estructura Organizacional. Para el cumplimiento de sus funciones la Orquesta Filarmónica de Bogotá tendrá la siguiente estructura administrativa:

1. Junta Directiva

2. Dirección General

2.1. Oficina de Control Interno

2.2. Oficina Asesora de Jurídica

2.3. Oficina Asesora de Planeación

2.4. Oficina Asesora de Comunicaciones

3. Subdirección Administrativa y Financiera

4. Subdirección Sinfónica

ARTÍCULO 2º. Dirección y administración. La dirección y administración de la Orquesta Filarmónica de Bogotá estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General.

ARTÍCULO 3º. Junta Directiva. Es la máxima autoridad reguladora interna del establecimiento público y con el Director General ejercen su dirección. Está encargada de definir las políticas y planes institucionales que se requieran para su funcionamiento, así como vigilar y evaluar las actividades conducentes al cumplimiento del cometido legal, misional y social de la Entidad. Sus funciones están establecidas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y en los estatutos de la Entidad.

ARTÍCULO 4º. Dirección General. Es la encargada de la gestión integral de la Entidad, lo cual incluye acciones de planeación, dirección, coordinación, vigilancia y control del funcionamiento de la OFB. De igual forma, es responsable del cumplimiento de la misión, los objetivos, las estrategias y el desarrollo de sus programas y proyectos.

Son funciones de la Dirección General de la Orquesta Filarmónica de Bogotá - OFB:

a) Liderar la participación de la Orquesta Filarmónica de Bogotá en el proceso de formulación concertada de las políticas y estrategias del área de la música sinfónica, académica y el canto lírico, de acuerdo con las directrices para el sector cultura, recreación y deporte.

b) Dirigir y orientar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos para la formación, creación, investigación, circulación y apropiación la música sinfónica, académica y el canto lírico.

c) Dirigir y orientar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos encaminados a fortalecer los procesos de participación, planeación, fomento, organización, información y regulación del campo de la música sinfónica, académica y del canto lírico.

d) Orientar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá como agrupación sinfónica.

e) Dirigir y garantizar la administración, programación, operación, dotación y mejoramiento de los equipamientos culturales a cargo del la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

f) Liderar la gestión, implementación, desarrollo e integración de los sistemas de control interno, calidad y demás sistemas de gestión necesarios para el eficiente desarrollo de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

g) Dirigir, coordinar y garantizar las acciones de comunicación, divulgación y promoción interna y externa de las actividades de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

h) Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la entidad, en concordancia con las políticas que trace la Junta Directiva y el objeto de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

I) Diseñar y dirigir la ejecución de estrategias de financiamiento, mercadeo y comercialización de los proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

j) Nombrar, posesionar, remover, incorporar, promover y trasladar a los servidores de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

k) Presentar a la Junta Directiva, informes sobre la ejecución presupuestal, financiera y de gestión de la entidad.

l) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la entidad.

ARTÍCULO 5º. Oficina Asesora de Jurídica. Asesora a la Junta Directiva, al Director General y demás funcionarios en el conocimiento, revisión y trámite de conceptos, fallos y asesorías de los asuntos jurídicos que le corresponda resolver, bien por ser de su directa competencia, o por delegación de funciones y en general en todas las actuaciones que comprometan la posición institucional jurídica de la Entidad.

Son funciones de la Oficina Asesora de Jurídica, las siguientes:

a) Ofrecer el respaldo jurídico a los procesos de contratación, trámites legales, regulación laboral del personal al servicio de la institución y rendir los conceptos o resolver las peticiones que requieren de un respaldo normativo específico y asesorar y proyectar los fallos en segunda instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Entidad.

b) Coordinar y conocer de las demandas que se presenten contra el establecimiento público.

c) Representar judicialmente a la Entidad ante las autoridades competentes cuando fuere el caso.

d) Atender y vigilar las tutelas, acciones de cumplimiento, conciliaciones y cumplimiento de sentencias en coordinación con las dependencias comprometidas para su adecuada resolución y por las que deba responder o sea parte la OFB.

e) Proyectar para la firma del Director General o de la Junta Directiva, los actos administrativos que deban suscribir conforme a la Constitución Política y la ley.

f) Elaborar, estudiar y conceptuar sobre proyectos de decretos, acuerdos y resoluciones, contratos y convenios que debe suscribir o proponer la Entidad, y sobre los demás asuntos que el Director General le asigne, en relación con la naturaleza de la Entidad.

g) Atender consultas y peticiones elevadas por los ciudadanos, en relación con las materias jurídicas de su competencia, que no correspondan a otras dependencias de la Entidad.

h) Presentar informes en materia jurídica a las autoridades competentes.

i) A solicitud del Director General, conceptuar sobre la conveniencia y oportunidad de iniciativas y proyectos que pasaran a consideración de la Junta Directiva.

j) Asesorar y proyectar los fallos en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Entidad.

k) Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 6º. Oficina Asesora de Planeación. Diseña, planea, desarrolla, evalúa, mejora y hace seguimiento a los procesos de desarrollo institucional, planeación estratégica, mejoramiento institucional y gestión ética. En términos generales, presta asesoría calificada a la Dirección General para asegurar que la gestión esté dentro de los principios que rigen la función pública, que garanticen la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en la prestación de los servicios.

Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación:

a) Asesorar a la Dirección General y demás dependencias en la formulación de las políticas y estrategias encaminadas a lograr los objetivos institucionales.

b) Definir los lineamientos y criterios para la formulación, ejecución y evaluación de los planes, programas y proyectos de la entidad y asesorar a las dependencias en lo pertinente.

c) Consolidar y analizar la información sobre la gestión de la entidad y presentar sus resultados a la Dirección General de la Orquesta y a las dependencias correspondientes.

d) Formular el plan de acción, el plan Indicativo y los demás planes que se requieran para el funcionamiento y fortalecimiento institucional, en coordinación con las demás dependencias de la Orquesta, así como realizar su correspondiente seguimiento y evaluación.

e) Realizar el seguimiento de los planes, programas y proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

f) Coordinar con la dependencia que haga las veces de oficina sectorial de planeación en la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte el proceso de formulación de los planes institucionales de desarrollo.

g) Coordinar la gestión, implementación, desarrollo e integración de los sistemas de gestión necesarios para el eficiente desarrollo de la Orquesta.

a)(Sic) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 7º. Oficina de Control Interno. Asesora a la Dirección General y a las dependencias de la Entidad en la definición e implementación de políticas relacionadas con el Sistema de Control Interno. En términos generales, respalda a la Dirección para asegurar que el desarrollo de la gestión esté dentro de los principios que rigen la función pública, que garanticen la eficiencia, la eficacia, la celeridad y la oportunidad en la prestación de los servicios.

Corresponde a la Oficina de Control Interno cumplir las funciones siguientes:

a) Asesorar al Director en la definición y aplicación de políticas, normas, planes y programas de control interno

b) Evaluar el Sistema de Control Interno en la Entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo.

c) Planear, dirigir y organizar la evaluación del sistema de control interno y de auditorias de calidad.

d) Fomentar la cultura del control y autocontrol.

e) Realizar la evaluación de gestión a partir de la aplicación de los indicadores elaborados para tal efecto y sugerir las modificaciones pertinentes.

f) Evaluar el sistema de control interno contable.

g) Verificar que se implanten las medidas recomendadas y mantener permanentemente informado al Director General acerca del estado del Sistema de Control Interno.

h) Presentar informes al Comité de Coordinación de Control Interno, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.

I) Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 8º. Oficina Asesora de Comunicaciones. Elabora y desarrolla las políticas y estrategias de comunicación y divulgación prensa, radio, televisión y medios informáticos de difusión para la entidad, y regula el correcto uso de la imagen institucional, estableciendo enlaces de información y publicidad de la OFB internamente, con la comunidad, con los medios de comunicación y con otras entidades públicas y privadas.

Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones las siguientes:

a) Diseñar y proponer, en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, sus políticas y estrategias de comunicación y divulgación prensa, radio, televisión y página web.

b) Desarrollar y evaluar, en coordinación con las demás dependencias de la Entidad, el plan estratégico de comunicaciones, las campañas de divulgación y comunicación sobre los logros institucionales, acontecimientos, eventos y actos que se impulsen en la Entidad y vigilar el correcto uso de la imagen institucional.

c) Constituir una central de medios para el manejo de los temas relacionados con comunicaciones, acceso gratuito a los medios, publicidad paga y demás componentes necesarios.

d) Establecer relaciones permanentes de comunicación con los medios, la comunidad, las entidades del gobierno y con el sector privado.

e) Realizar las actividades necesarias para la publicación de los materiales requeridos por la Entidad, en coordinación con la Alcaldía Mayor, la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte y cada una de sus dependencias.

f) Asesorar el diseño y programación de la producción audiovisual e impresión documental de información y el material de prensa, radio y televisión.

g) Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 9º. Subdirección Administrativa y Financiera. Es la dependencia que ofrece todo el soporte administrativo, financiero, logístico y operativo de los procesos misionales del(Sic) la Orquesta filarmónica de Bogotá.

Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera de la OFB:

a) Dirigir la ejecución de los planes, programas y proyectos relacionados con los asuntos de carácter administrativo, presupuestal y financiero.

b) Ejecutar las políticas y estrategias para la gestión del talento humano al servicio de la Orquesta filarmónica de Bogotá y preparar la documentación requerida para tal fin.

c) Dirigir la implementación de los procesos para la gestión documental de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

d) Coordinar con las demás dependencias la elaboración del anteproyecto de presupuesto, del programa anual de caja, del plan de compras y de los demás planes requeridos para la gestión financiera de la Orquesta filarmónica de Bogotá.

e) Diseñar, ejecutar y promover las normas y procedimientos en materia de conservación, seguridad y manejo de los inventarios de la Orquesta filarmónica de Bogotá.

f) Coordinar la implementación y ejecución de procedimientos para garantizar la oportuna y efectiva atención al usuario, derechos de peticiones, quejas, soluciones y sugerencias en cuanto a la prestación del servicio.

g) Dirigir la prestación de los servicios generales en lo relacionado con adecuaciones locativas, servicios de aseo, cafetería, vigilancia, conservación y reparación de los bienes muebles e inmuebles y del equipo automotor de la Orquesta filarmónica de Bogotá.

h) Dirigir la formulación e implementación de las políticas, planes, programas y proyectos para la administración de las tecnologías de la información y las comunicaciones que requiera la Orquesta filarmónica de Bogotá.

i) Adelantar las investigaciones de carácter disciplinario que se instauren contra los servidores de la Orquesta filarmónica de Bogotá y resolverlos en primera instancia.

j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 10º. Subdirección Sinfónica. Es la dependencia encargada del desarrollo y gerencia de los proyectos de inversión social y cumplimiento de los cometidos misionales relacionados con la ejecución y difusión del repertorio sinfónico y el fortalecimiento de los procesos y dimensiones de la música sinfónica, académica y el canto lírico.

Son funciones de la Subdirección Sinfónica de la OFB:

a) Diseñar, implementar y ejecutar los planes, programas y proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá orientados a fortalecer los procesos de participación, planeación, fomento, organización, información y regulación de la música sinfónica, académica y del canto lírico.

b) Diseñar, implementar y ejecutar los planes, programas y proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá para la formación, creación, investigación, circulación y apropiación de la música sinfónica, académica y del canto lírico.

c) Gestionar la producción técnica requerida para la ejecución de los planes, programas y proyectos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

d) Dirigir el desarrollo, fomento, difusión y proyección del repertorio sinfónico nacional y universal de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

e) Formular y ejecutar estrategias para cualificar y proyectar el desarrollo profesional de la planta artística de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

f) Establecer relaciones interinstitucionales e intersectoriales que se efectúen en el campo de la música sinfónica, académica y del canto lírico y que sean competencia de la Subdirección.

g) Diseñar e implementar los protocolos de mercadeo y comercialización de la Orquesta Filarmónica de Bogotá para el desarrollo de la programación musical sinfónica.

h) Coordinar la producción técnica, los medios audiovisuales, producción de discos compactos y el desarrollo de las actividades sinfónicas.

i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ARTÍCULO 11°. Funciones generales de las dependencias de la OFB. Las dependencias de la OFB, además de las funciones específicas establecidas en el presente Acuerdo, tendrán las funciones siguientes:

a) Informar y divulgar sobre las gestiones, logros, proyectos y acciones programadas y adelantadas en los temas de competencia.

b) Preparar los estudios técnicos requeridos para el desarrollo de sus actividades.

c) Formular, en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera, los planes operativos de las áreas, el plan de contratación anual, los planes de acción de los proyectos de inversión, y demás instrumentos de planeación interna que requieran el concurso de las diferentes dependencias de la OFB.

d) Revisar, mejorar y actualizar los procesos de la dependencia, de acuerdo con las normas que regulan la materia y así mismo determinar los controles de riesgos de los procesos a su cargo, conforme a las orientaciones y con el apoyo de la Oficina de Control Interno.

e) Responder por la memoria institucional, la clasificación, organización y configuración de los archivos de gestión de las dependencias y su transferencia al Archivo Central de la OFB, conforme a las normas que regulan la materia.

f) Adelantar las actividades tendientes a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la OFB, así como del Modelo Estándar de Control Interno.

g) Proyectar los actos administrativos de competencia de las dependencias, con el apoyo de la Oficina Asesora de Jurídica.

h) Promover el autocontrol en las dependencias de la OFB.

i) Elaborar y presentar oportunamente los informes de gestión que requieran las demás dependencias o los entes de control.

j) Asesorar y apoyar a las demás dependencias de la Entidad en los asuntos de su competencia.

ARTÍCULO 12°. Adopción de la planta de personal. De conformidad con la estructura prevista en el presente Acuerdo, se procederá a adoptar la planta de cargos de la OFB, la cual será distribuida de acuerdo con la estructura organizacional, las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos que aquellas adelanten, la naturaleza de las funciones, los niveles de responsabilidad y el perfil de los cargos.

ARTÍCULO 13°. Grupos internos de trabajo. El Director General de la Entidad, podrá conformar grupos internos de trabajo de acuerdo con la estructura organizacional, necesidades del servicio, planes, programas y proyectos de la Entidad.

ARTÍCULO  14°. Vigencia y derogatorias. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo No. 001 de 2008.