RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Secretaría
Jurídica Distrital

Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...

Concepto 3164 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
07/02/2011
Fecha de Entrada en Vigencia:
07/02/2011
Medio de Publicación:
NP
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

Memorando

MEMORANDO

Código Dependencia

2214200

Para

Dra. ANA MARGOTH GUERRERO

Subdirectora Sistema Distrital de Archivo

De

DIRECTOR JURÍDICO DISTRITAL

SUBDIRECTORA DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS

Asunto

Solicitud de Concepto - Reserva legal de documentos del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

No. de radicación

3-2011-1355

3-2011-3164

(07/02/11)

Trámite

Actividad

Esta Dirección recibió su comunicación del asunto, mediante la cual remite la solicitud de concepto realizada por el doctor Diego Romero, Abogado Contratista del Instituto Distrital del Patrimonio Cultural, quien realiza la siguiente consulta:

1. Los expedientes que tramite el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural respecto de permisos de intervención de inmuebles declarados patrimonio cultural, pueden ser consultados por cualquier ciudadano?

2. Los documentos de los inmuebles como son plano arquitectónicos y otros que comprendan el interior del predio puede considerarse documento público por hacer parte del expediente?

3. De acuerdo a lo anterior, estos documentos como los planos pueden ser consultados y reproducidos por cualquier ciudadano sin importar que no sea el propietario o persona con interés directo en el trámite?

Sobre el particular, es Dirección procede a pronunciarse en los siguientes términos:

La materia del presente concepto gira en torno al alcance del artículo 74 de la Constitución Nacional, el cual consagra el derecho que tiene toda persona de acceder a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley.

Así las cosas resulta importante analizar en primer lugar el contenido material del término "documento público" para efectos de aplicar dicha norma en el caso objeto de estudio.

Sobre el particular, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil desde el punto de vista del procedimiento, señala que el documento es básicamente un medio de prueba, y lo define como los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, etc., y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, estos documentos pueden ser públicos y privados.

Asimismo, el documento público, de acuerdo con la definición del mismo código, es aquél otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Se denomina instrumento público cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario; se denomina escritura pública, cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo.

El documento privado es, por exclusión, todo el que no reúna los requisitos para ser público, por tanto desde el punto de vista del Código de Procedimiento Civil, se observa una perspectiva orgánica, puesto que el carácter público del documento, lo determina la calidad persona u órgano donde se origina.

Por su parte, en el derecho administrativo se amplía el contenido del término, en el sentido que para el Código Contencioso Administrativo, el derecho de solicitar y obtener acceso a la información de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, hace parte del derecho constitucional de petición. El concepto de documento público se desarrolla, pues, alrededor, ya no de la persona que lo produce (funcionario público) sino de la dependencia que lo posee, produce o controla.1

En efecto, las normas de derecho administrativo no definen el término de "documento público", sino que se ocupan primordialmente de regular el acceso de los ciudadanos a esos documentos oficiales y, si bien admiten que algunos puedan ser reservados, procura que esta circunstancia sea excepcional. En el marco del derecho administrativo, lo que cuenta no es tanto definir el concepto de documento público, sino regular el acceso de los ciudadanos a él, para garantizar su efectividad.

De otro lado, la Ley 57 de 19852 al subrogar el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo, indicó que "Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional."

Como puede apreciarse, la Ley 57 de 1985 no define el "documento público", sin embargo, una interpretación sistemática de la misma permite concluir que para ella, el documento público es todo documento que repose en las oficinas públicas, entendiendo por éstas las que expresamente están enumeradas en su propio texto.

Asimismo, la norma en mención contempla algunos casos en los que esos documentos, a pesar de reposar en las oficinas públicas, están sometidos a reserva,3 en otras palabras, podría decirse que esta ley define el concepto de acuerdo al lugar donde se encuentre el documento, pues, su ubicación más que su producción o contenido, es lo que determina el carácter público del mismo.

En este contexto y una vez analizada la definición de documento público se responderán las preguntas formuladas así:

Pregunta No. 1 ¿Los expedientes que tramite el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural respecto de permisos de intervención de inmuebles declarados patrimonio cultural, pueden ser consultados por cualquier ciudadano?

En este sentido, es de señalar que nuestro ordenamiento jurídico, autoriza a cualquier ciudadano para acceder a la información, de forma tal que éstos puedan consultar todos los documentos que reposen en las oficinas públicas y privadas que presten un servicio público, además que da la posibilidad de solicitar y obtener copias de las mismas, con excepción de aquellas que tengan una reserva de carácter legal, o alguna relación con la defensa o la seguridad nacional.

Como puede apreciarse, esta regla general de acceso a los documentos públicos tiene rango constitucional4, y la Carta únicamente prevé que por medio de una Ley se establezcan excepciones de acceso a éste tipo de documentos.

Así las cosas, en el presente caso no existe una norma de carácter legal que establezca límite para acceder a los expedientes que reposan en las entidades que otorgan permisos de intervención de inmuebles declarados patrimonio cultural, por lo cual se considera, que la regla general es la publicidad de la que gozan dichos documentos, garantizando de esta manera el derecho de acceso a la información y los principios de transparencia y publicidad que deben caracterizar la actuación de los poderes públicos.

Por su estrecha relación las preguntas Nos. 2 y 3 se resolverán en un solo punto, en los siguientes términos:

Pregunta No. 2 ¿Los documentos de los inmuebles como son planos arquitectónicos y otros que comprendan el interior del predio puede considerarse documento público por hacer parte del expediente?

Pregunta No. 3 ¿De acuerdo con lo anterior, estos documentos como los planos pueden ser consultados y reproducidos por cualquier ciudadano sin importar que no sea el propietario o persona con interés directo en el trámite?

Sobre el particular, la Corte Constitucional indicó: "los documentos públicos no se limitan a aquellos que son producidos por órganos públicos, sino que se extiende a aquellos documentos que reposan en las entidades públicas, los producidos por las entidades públicas y documentos privados que por ley, declaración formal de sus titulares o conducta concluyente, se entienden públicos.5"

En este contexto, debe entenderse que al reposar los planos arquitectónicos en los expedientes que tiene el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, se consideran documentos públicos, y los ciudadanos podrían acceder a los mismos salvo que exista una reserva legal o por motivos de seguridad y defensa nacional, no puedan proporcionarse.

De otro lado, los inmuebles declarados patrimonio cultural son bienes normalmente estatales y excepcionalmente privados, que se distinguen no por su titularidad sino por su afectación al dominio público, por motivos de interés general6 en el presente caso bienes afectados a la riqueza nacional, como por ejemplo el patrimonio cultural, arqueológico e histórico y los bienes de dominio privado o estatal destinados al uso público.

Así las cosas, frente a los bienes de carácter privado declarados como patrimonio cultural, la solicitud de acceso a la información deberá elevarse ante la entidad pública donde repose el respectivo expediente.

De otro lado, la Corte Constitucional en la Sentencia T- 466 de 2010 indicó que el acceso a los documentos públicos es un derecho de carácter fundamental, que encuentra su límite en el carácter reservado de cierta información; (ii) la obtención de información oficial se rige por las normas del derecho de petición contenidas en el Código Contencioso Administrativo; (iii) los recursos de la vía gubernativa (reposición, apelación y queja) proceden contra los actos administrativos que decidan sobre una solicitud de acceso a documentos públicos.

Asimismo, la jurisprudencia de la Corte Constitucional ha observado estos tres límites específicos "(i) la existencia de reserva legal, en relación con la limitación del derecho; (ii) la necesidad de que tales restricciones se sujeten a los principios de razonabilidad y proporcionalidad y estén relacionados con la protección de derechos fundamentales, como es el caso de la intimidad, o de valores constitucionalmente protegidos, como sucede con la seguridad y la defensa nacional; y (iii) el carácter temporal de la restricción, en la medida en que la ley debe fijar un plazo después del cual los documentos pasen al dominio público.7"

Por lo anterior, en concepto de esta Dirección, no existe reserva legal alguna para a un ciudadano que no sea el propietario o persona con interés directo en el trámite de intervención del inmueble declarado patrimonio cultural se le entregue copia de los planos arquitectónicos, más aun teniendo en cuenta que el artículo 3º y el literal f) del artículo 4º de la Ley 594 de 20008 indica que:

"(…) Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

Finalmente, debe recordar que la expedición de las respectivas copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

AMPARO DEL PILAR LEÓN SALCEDO

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Sentencia T- 473 de 1992.

2 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales".

3 Artículo 12 de la Ley 57 de 1985 "(…) siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición.

4 Artículo 74 de la Constitución Política.

5 Sentencia T-473 de 1992.

6 Artículo 1º de la Constitución Política de 1991.

7 Sentencia T- 334 de 2007.

8"Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Proyectó: Diana Marcela Medina.

Revisó: Amparo León Salcedo.

Aprobó: Camilo José Orrego Morales.