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CISG00182001
CIRCULAR No. 018
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PARA : |
Subsecretaria de Control Vivienda, Oficina de Personas Jurídicas, Unidad Coordinadora de Prevención Integral UCPI. |
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DE : |
Subsecretaría General |
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ASUNTO: |
Recorridos de Correspondencia. |
Ver Circular Secretaría General 44 de 1996
Ver Circular Secretaría General 06 de 2001
Ver Circular Secretaría General 11 de 2001
Ver Circular Secretaría General 17 de 2002
Como es de todos conocido se realizó el traslado de la Sede de la Avenida Caracas con calle 63 a la Sede de la Avenida Caracas No. 53-80 desde el pasado 1 de mayo.
En procura de realizar una utilización eficiente de los recursos administrativos y con el fin de efectuar recomendaciones de las acciones a seguir, respecto a los recorridos internos y externos de la correspondencia, se deben tener en cuenta las siguientes medidas:
- Se realizó la instalación de una oficina de radicación para el Centro de Documentación e Información.
- Con el fin de efectuar la recolección y entrega de la correspondencia a las dependencias ubicadas en la Sede de la Avenida Caracas Nº. 53-80, el Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos, en los siguientes horarios:
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Mañana |
8 :30 a.m. |
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10 :30 a.m. |
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12: 30 m. |
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Tarde |
2 :30 p.m. |
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3:30 p.m. |
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Para correspondencia remitida a las Oficinas ubicadas en el Palacio Lievano:
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Mañana |
8 :30 a.m. |
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Medio Día |
12: 30 m. |
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Tarde 5:00 p.m. |
Para correspondencia remitida a la Imprenta Distrital y Consejerías:
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Mañana |
8 :30 a.m. |
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Tarde |
5:00 p.m. |
Las dependencias deben utilizar las carpetas de color azul y verde para el traslado de documentos, las cuales están identificadas con el código de cada oficina, y se utilizarán siempre para la radicación de correspondencia interna y salidas.
El procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación es la radicación, por lo que resulta fundamental tener en cuenta que las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información se consideran oficiales; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
El registro y control a través del sistema automático de trámites no acepta comunicaciones con fechas anteriores.
No se admitirá por ningún motivo el desplazamiento de funcionarios al C.D.I. para realizar radicaciones, por cuanto se suplen estos desplazamientos con los recorridos para la distribución y recolección de correspondencia.
El Centro de Documentación e Información hará llegar a cada dependencia a través de las carpetas todas las comunicaciones debidamente radicadas, registradas y los servicios atendidos.
Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Finalmente y agradeciendo toda su colaboración en la aplicación rigurosa de estas recomendaciones, es importante reiterar que la implementación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias.
Cualquier observación, sugerencia o información adicional, favor dirigirse al Jefe del Centro de Documentación e Información.
La Subsecretaría General, ÁNGELA PIEDAD ARENAS PORRAS
Rad. 2-2001-19275 del 11 de mayo de 2001
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