RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

El pasado 14 de febrero el Despacho de la Secretaría General expidió la Circular Interna No. 004 mediante la cual se busca implementar medidas de austeridad en el gasto, en procura de la utilización eficiente de los recursos.

En la citada Circular, se ha designado a esta Subsecretaría para que efectúe recomendaciones de las acciones a seguir, por tal razón respecto a la utilización del servicio de fotocopiado, se implementarán las siguientes medidas:

1. No se tomarán fotocopias de originales para formar el juego de correspondencia, dichas copias deben ser elaboradas por la oficina que las genero en la impresora correspondiente, el costo de este proceso a través de este medio es mas económico para la Entidad.
2. No se tomarán fotocopias de documentos personales tales como cédulas de ciudadanía, licencias de conducción, registros etc.
3. No se duplicarán libros, ni textos de carácter particular.
4. Para el mejor desempeño y ejecución del servicio, es conveniente que ustedes conozcan lo siguiente:

Centros de copiado.

• Central de Fotocopiado. Ubicada en el Palacio Liévano oficina 106 extensión 1481. El servicio se prestará de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:30 p.m.
• Sede Avenida Caracas No. 63-09. El servicio se prestará de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:30 p.m.

• Secretaría General.

• Secretaría Privada - Despacho del Señor Alcalde.

• Oficina de Divulgación y Prensa.

• Imprenta Distrital. Calle 11 sur # 0-60 este.
• Oficina de Asuntos Judiciales y Oficina de Control Disciplinario Interno. Calle 9 # 9-63.

1. Solicitud del Servicio: El trabajo de fotocopiado se deberá realizar previa aprobación de los Jefes de cada dependencia mediante el formato de solicitud que formalizará cada trabajo, el cual está numerado consecutivamente e indicará: Dependencia, código de dependencia, nombre y firma de la persona autorizada, nombre y firma de la persona que recibe, descripción del trabajo, cantidad de originales, número de copias de cada uno, tamaño y cantidad. No se realizarán trabajos si el formato de solicitud no esta debidamente autorizado.
2. En las dependencias donde están asignadas máquinas, se debe nombrar un funcionario responsable de la operación del equipo, quien velará por el buen uso de la máquina y diligenciará el formato correspondiente que avalará las copias contabilizadas por la máquina.

A estos funcionarios semanalmente se les entregará en su sitio de trabajo, los materiales e insumos (toner, papel) por parte del operario asignado en la Central de Fotocopiado.

3. En las áreas donde se adjudicó fotocopiadora, está prohibido el uso de las mismas por personal diferente al de la oficina asignada, adicionalmente éstas contarán con códigos de seguridad que solamente serán suministrados a los funcionarios encargados de su operación.
4. Cuando se presente alguna falla en el funcionamiento de las máquinas, el responsable de la misma informará inmediatamente a la extensión 1481, para que esta sea reparada o reemplazada dentro de las veinticuatro horas siguientes al reporte de la falla.

Cualquier observación, sugerencia o información adicional, favor dirigirse al Jefe del Centro de Documentación e Información.

Subsecretaria General. ÁNGELA PIEDAD ARENAS PORRAS.

Rad. 2-2001-10131 del 2 de marzo de 2001.