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  Resolución 52 de 2001 Contraloría de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 08/11/2001  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 21/11/2001  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 2518 del 21 de noviembre de 2001  


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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 052 DE 2001

(Noviembre 8)

Derogada por el art. 67, Resolución de la Contraloría Distrital 20 de 2006

Modificada y Adicionada por la Resolución de la Contraloría Distrital 05 de 2005

Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la Información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTA D.C.

en uso de sus atribuciones constitucionales, legales, reglamentarias; y,

CONSIDERANDO

Que el Artículo 267 de la Constitución Política señala que el control fiscal es una función pública que se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley, para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes públicos.

Que el Contralor de Bogotá, D. C., en uso de las atribuciones conferidas por los numerales 1 al 4, 6, y 7 del artículo 268 y artículo 272 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 109 del Decreto Ley 1421 de 1993 y 32 del Acuerdo 24 de 2001, está facultado para prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de vigilancia de competencia de la Contraloría de Bogotá, revisarlas y fenecerlas, llevar el registro de la deuda pública, exigir informes sobre su gestión, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control interno; presentar informes sobre el estado de los recursos naturales y medio ambiente, certificar la situación de las Finanzas y el Balance de Hacienda del Distrito.

Que el inciso 5 del Artículo 272 de la Constitución Política y en concordancia con el artículo 65 de la Ley 42 de 1993 establece que los contralores departamentales, distritales y municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el Artículo 268 Ibídem al Contralor General de la República de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la citada Ley.

Que el Artículo105 del Decreto Ley 1421 de 1993, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá.

Que el Artículo 4 de la Ley 42 de 1993, determina que el control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Que de conformidad con lo ordenado en el Artículo 268 de la Constitución Política y el Artículo16 de la Ley 42 de 1993, el Contralor de Bogotá D.C. es quien determina las personas obligadas a rendir cuentas y prescribe los métodos, formas y plazos para ello.

Que el inciso segundo del Artículo 36 de la Ley 42 de 1993 ordena que para configurar la Cuenta del Tesoro se observarán, entre otros los siguientes factores: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecución presupuestal.

Que la Ley 42 de 1993 en su Artículo 99 consagra: "Los contralores podrán imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación. La amonestación y la multa serán impuestas directamente; la solicitud de remoción y la suspensión se aplicarán a través de los nominadores".

Que el Artículo 3 del Acuerdo 24 de 2001, establece como objetivo de la Contraloría de Bogotá D.C., ejercer en representación de la comunidad la vigilancia de la gestión fiscal de la administración del Distrito Capital y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Distrito; evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Sector Público Distrital, en la correcta, eficiente, económica, eficaz y equitativa administración del patrimonio público.

Que el literal e) del Artículo 4ª de la Ley 298 de 1996, establece como una de las funciones de la Contaduría General de la Nación, señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector público en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir.

Que se hace necesario que la Contraloría de Bogotá D.C., adecue los tipos de reporte contables a la estructura de cuentas establecida en el Plan General de Contabilidad Pública.

Que el inciso 3 del Artículo 9 de la Ley 358 de 1997, establece que las corporaciones públicas y las contralorías territoriales deberán vigilar el cumplimiento de los planes de desempeño. La Contraloría General de la República podrá coordinar y controlar el ejercicio de esta función con las contralorías del orden territorial.

Que la Corte Constitucional en sentencia No. C-373 de 1997, estableció "que la articulación de los intereses nacionales y de los intereses de las entidades territoriales puede dar lugar a la coexistencia de las competencias paralelas, que serán ejercidas independientemente en sus propios campos, o a un sistema de competencias compartidas, que se ejercerán de manera armónica". Fundamento del control prevalente y concurrente a cargo de la Contraloría General de la República respecto de las Contralorías Territoriales, cuando se trate de recursos que a cualquier título transfiera la Nación a los Entes Territoriales.

Que corresponde al Contralor General de la República, conforme al numeral 12º del Artículo 268 de la Carta Política, dictar las normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las Entidades Públicas del orden Nacional y territorial.

Que en atención a la disposición antes descrita, la Contraloría de Bogotá, D.C., en acatamiento a las directrices adoptadas en el Sistema Nacional de Control Fiscal «SINACOF», liderado por la Contraloría General de la República, estima del caso adoptar el presente instrumento a efectos de unificar criterios en materia de vigilancia y control fiscal a nivel nacional, y como un medio eficaz que recoja las políticas y plan de acción de la Entidad en procura de la eficiente labor.

Que el artículo 2 de la Ley 42 de 1993, señala los sujetos de control fiscal, entre los cuales se encuentran las personas naturales o jurídicas de carácter privado que manejen fondos o bienes del Estado.

Que el artículo 8 ibídem, específica que la vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que éstos cumplan con los objetivos previstos por la Administración, es decir, cuando administren, recauden o inviertan fondos públicos

Que conforme a los artículos 365 y 367 de Constitución Política de Colombia, en concordancia con los artículos 5 y 178 de la Ley 142 de 1994, corresponde al Distrito Capital asegurar la prestación general y eficiente de los servicios públicos domiciliarios.

Que el artículo 50 de la Ley 142 de 1994 establece que la vigilancia de la gestión fiscal de las empresas de servicios públicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados.

Que el Acuerdo 41 de 1993, por medio del cual se reglamenta la prestación del servicio de recolección, barrido y disposición final de los residuos sólidos, faculta al Alcalde Mayor para contratar la prestación de este servicio a través del sistema de concesión.

Que el documento de «Requisitos básicos recolección, barrido y limpieza, recolección de residuos patógenos, planta de transferencia», por el cual el Distrito Capital en las instrucciones generales a los proponentes para la concesión del servicio de aseo en sus distintos componentes, numeral 9.2. Nuevo Sistema Comercial, estableció para los concesionarios, que el área comercial estuviese bajo su responsabilidad y manejada por una entidad especializada, definiendo las funciones que tendría ese nuevo sistema comercial.

Que los contratos suscritos para la prestación del servicio de aseo números 018, 019, 020 y 021 de 1994 establecieron en la cláusula 4 Obligaciones del Concesionario, numeral 4.6 la obligatoriedad de cumplir el reglamento de la concesión, expedido por el Distrito Capital mediante Decreto 609 del 28 de septiembre de 1994.

Que dicho reglamento, en el numeral 8.8 Administración de los Recaudos, se estableció en cabeza de los concesionarios la responsabilidad del recaudo y administración financiera de los recursos, función que se efectuará por intermedio de la entidad comercial que operará bajo la responsabilidad común.

Que los concesionarios de recolección, barrido y limpieza de vías y áreas públicas, crearán una empresa que se encargará de las funciones comerciales que le correspondía prestar al Distrito Capital, lo que implica que el manejo de los dineros recaudados por concepto de las tarifas cobradas por la prestación del servicio mencionado por parte de los concesionarios, corresponde a servicios de los cuales es titular el Distrito Capital.

Que la Corte Constitucional en sentencia C-167 del 20 de abril de 1995, determinó que la función fiscalizadora ejercida por la Contraloría General de la República es una función pública que abarca, incluso, a todos los particulares que manejan fondos o bienes de la Nación.

Que las atribuciones y el ejercicio de la función pública otorgadas a los particulares no modifican per se, la naturaleza privada de las personas jurídicas, pero en ejercicio de la atribuciones, éstas se hallan sujetas a las reglas propias de la función que ejercen, pues en razón del acto de habilitación, ocupan el lugar de la autoridad estatal, con sus obligaciones, deberes y prerrogativas. En consecuencia, para los efectos de la función administrativa, las personas jurídicas privadas deben actuar teniendo en cuenta las finalidades señaladas en el ordenamiento jurídico y utilizando explícitamente los medios autorizados, tales como, las normas administrativas; por tanto, los recursos económicos provenientes del ejercicio de las funciones públicas, tienen el carácter de fondos públicos y, por ende, están sujetas a controles específicos, entre otros el que ejerce la Contraloría General de la República a través del control fiscal de los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que el Concejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda - Subsección «A», en fallo de acción de cumplimiento del 10 de marzo de 1999, determinó que.. «la sujeción de las empresas prestadoras de servicios públicos al régimen de derecho privado, según los mandatos de la ley 142 de 1994 en cuanto a sus actos y contratos, no hace que su gestión escape al control fiscal, al que constitucional y legalmente está sometida».

Así mismo, en la providencia mencionada estableció que «...corresponde al Estado, por conducto de sus autoridades, ejercer los diversos controles atribuidos por la Carta Fundamental y entre ellos el fiscal, función pública - ejercidas por las Contralorías nacional y territoriales- para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, o de los entes territoriales, según los precisos y perentorios términos de su artículo 267.»

RESUELVE

TITULO I

DEL AMBITO DE APLICACIÓN

Artículo 1º.- Adicionado por el art. 1, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 AMBITO DE APLICACIÓN. La presente Resolución aplica a todas las entidades y organismos del orden Distrital y particulares que manejen y/o administren recursos o fondos públicos en sus diferentes y/o sucesivas etapas de planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación, dada la competencia que sobre su vigilancia y control fiscal ha sido conferido a la Contraloría de Bogotá, D. C., por la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Parágrafo. Harán parte integral de esta Resolución, los anexos y/o formatos e instructivos que se hace referencia en la presente normatividad.

TITULO II

RENDICIÓN DE LA CUENTA Y SU REVISIÓN

CAPITULO I

De la cuenta y su rendición

Artículo 2º.- CUENTA. Se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.

Artículo 3º.- RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene todo servidor público o persona natural o jurídica de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido

Parágrafo. Para efectos de la presente Resolución se entiende por responder e informar:

a. Responder: Es aquella obligación que tiene todo servidor público y particular que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal.

b. Informar: Es la acción de comunicar, mensual, semestral anual o de manera ocasional y de acuerdo a las necesidades de la Contraloría de Bogotá D.C., sobre la gestión fiscal desplegada por el manejo de fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados de manera parcial o consolidada.

CAPITULO II

De los responsables

Artículo 4º.- RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA. Son responsables de rendir cuenta a la Contraloría de Bogotá D. C. todos los servidores públicos y las personas naturales o jurídicas que manejen y/o, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogotá.

La información que se entregue a la Contraloría, se presentará en la forma indicada en la presente resolución, debidamente refrendada por los responsables y citando el número total de folios que la conforman.

Artículo 5º.- RESPONSABILIDAD DE RENDIR CUENTA AL CULMINAR LA GESTION. Los responsables de rendir cuenta de que trata el Artículo anterior, en caso de retiro definitivo o suspensión provisional mayor a treinta (30) días, deberán rendir cuenta de su gestión a la Contraloría de Bogotá D. C. en los términos prescritos en la presente Resolución, de conformidad con su anexo No.1, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al retiro o suspensión. El período de rendición de la cuenta, abarcará el término comprendido entre la última rendición de cuenta y la fecha del retiro o suspensión, cuando esté comprendida en un término menor a la anualidad fiscal correspondiente.

Esta rendición no exime al nuevo responsable de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

Parágrafo 1. Cuando el retiro definitivo del responsable de rendir cuenta coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar información adicional, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el nuevo responsable.

Parágrafo 2. Para efectos de esta resolución se entiende por gestión fiscal; lo señalado en la ley 610 de 2000:

«El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión, y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales»

CAPITULO III

De la forma, período y términos

Artículo 6º.- FORMA. Las entidades públicas del orden distrital y los particulares sujetos a la vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá D.C, a través de los responsables de que trata el Artículo cuarto de la presente resolución, presentarán una cuenta anual consolidada y una información mensual, semestral y ocasional, sobre su gestión financiera, operativa y de resultados, por transferencia electrónica de información, según sea el caso, de acuerdo al desarrollo tecnológico de la entidad o en medio magnético (disquete) y copia dura (documento físico), debidamente certificado, los cuales para efectos fiscales, penales, disciplinarios y/o administrativos constituirán plena prueba; igualmente para el informe de que trata el Artículo 5º de esta Resolución.

Parágrafo. La Contraloría de Bogotá, D.C. a través de la Dirección de Informática, precisará para cada caso, la metodología para acceder a los sistemas de información y/o bases de datos de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal.

Artículo 7º.- PERIODO. La cuenta consolidada anual se rendirá por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1 y diciembre 31 de cada año.

Adicionalmente todos los sujetos de control deberán presentar ante la Central Única de Recepción de Información que trata el Título II, Capitulo IV de la presente Resolución, información mensual, semestral, anual y de manera ocasional, como parte del deber legal de informar dentro del contexto de la Rendición Cuenta, para el cumplimiento integral del ejercicio del control fiscal.

Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C., a través de las Direcciones Sectoriales solicitará información dentro del Proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, sobre la gestión de los sujetos de control de que trata el Artículo primero de esta Resolución.

La información del anterior inciso, sobre la gestión de los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal, se rendirá por el período y con la oportunidad que sean requeridos por los funcionarios designados como lideres del equipo de auditoría respectivo.

Si la gestión de los responsables de rendir cuenta, es menor a una vigencia fiscal, su informe comprenderá el tiempo durante el cual se manejaron los recursos.

Artículo  8º.- Modificado por el art. 2, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002, Modificado por el art. 1, Resolución Contraloría Distrital 05 de 2005. TÉRMINOS. El término máximo para la presentación de la cuenta anual consolidada a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal, será hasta el día 15 de febrero del año siguiente.

Para las sociedades de economía mixta, la fecha máxima de presentación será el día 31 de marzo del año siguiente en concordancia con lo establecido en el Código de Comercio.

Los particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos por un término inferior a una vigencia fiscal, presentarán su informe dentro de los 30 treinta días siguientes a la fecha de culminación de su gestión.

La información se rendirá por el período y con la oportunidad que sean requeridos y señalados en la presente resolución, así:

a. Mensual dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al mes reportado.

b. Semestral dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al semestre reportado.

c. Ocasional en la forma y términos requeridos.

Parágrafo 1. La información Financiera, Económica y Social deberá ser presentada en las fechas y términos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

Parágrafo 2. Si la fecha corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día hábil inmediatamente siguiente.

CAPITULO IV

Del Contenido de la Cuenta o Informe

Artículo 9º.-  Modificado por el art. 1, Resolución de la Contraloría Distrital 37 de 2003 ENTIDADES Y ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DISTRITAL, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, SECTOR DE LOCALIDADES, FONDOS, ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS Y SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN IGUAL O SUPERIOR AL 90% DEL TOTAL DEL CAPITAL. Deben incluir lo siguiente:

MENSUAL

1. Información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos, sus modificaciones, notas y anexos. (Los órganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 2)

2. Ejecución reconocimientos vigencias anteriores. (anexo 2A)

3. Información relacionada con la ejecución presupuestal de gastos e Inversiones sus modificaciones, notas y anexos. (Los órganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 3)

4. Ejecución de reservas de la vigencia anterior. (anexo 4)

5. Programa Anual de Caja -PAC-, sus modificaciones, notas y anexos. (Los órganos que conforman el Presupuesto General del Distrito). (anexo 5)

6. Las entidades públicas distritales que mantengan compromisos de deuda pública interna y externa deberán remitir los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda y demás datos contemplados en el SEUD. (anexo 6)

7. Comportamiento de los indicadores de endeudamiento según Ley 358 de 1997.

8. Informe sobre el portafolio de inversiones Financieras.(anexo 7)

9. Informe sobre recursos de tesorería. (anexo 8).

10. Informe sobre disponibilidad de fondos (anexo 8A).

11. Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Información correspondiente a las operaciones efectivas de caja según Metodología FOSIT (Fortalecimiento del Sistema de Información Financiero Territorial.)

12. Información contractual.

· Sistema de información contractual Distrital. (anexo 9)  El anexo 9, fue derogado por el art. 11, Resolución Contraloría Distrital 23 de 2005 ·

Relación de contratos liquidados durante el período. (anexo 10).  

SEMESTRAL

1. Estados Contables básicos. La siguiente información se presentará de manera consolidada y comparativa para los estados contables anuales y se acompañará de los formatos CGN 96-001 y CGN 96-002, anexos y notas establecidas por la Contaduría General de la Nación.

· Balance General

· Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

· Estado de Cambios en el Patrimonio

· Estado de Flujo de Efectivo

2. Plan de Compras Anual y su ejecución de la vigencia reportada (anexo 11)

3. Avance sobre la ejecución del Plan Indicativo de Gestión o Plan Estratégico o Corporativo.

4. Modificado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Informe sobre el Plan de Desarrollo, Plan de Acción, avance de proyectos y demás información relacionada según metodología de registro y seguimiento establecido por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

5. Análisis de los Indicadores de Gestión: Hace referencia al seguimiento y evaluación del comportamiento de los indicadores de Economía, Eficiencia, Eficacia, Efectividad, Equidad y valoración de los Costos Ambientales utilizados para el control y medición de los resultados de las actividades misionales y las áreas de apoyo de la Entidad.

6. Informe de avance de los planes de mejoramiento (anexo 12)

7. De los recursos entregados en fiducia, anexar estados financieros e informe de gestión.

8. Relación sobre peticiones, quejas y reclamos recepcionados y atendidos por la entidad. (anexo 13)

9. Informe sobre austeridad en el gasto que contenga código y rubro presupuestal, estrategias, acciones, resultados y ahorro mensual y acumulado.

10. Informe gastos e inversión ambiental, según clasificación funcional. (anexo 14)

11. Informe de gestión ambiental. (anexo 15)

12. Informes sobre presuntos detrimentos patrimoniales, pérdidas, hurtos y/o pérdidas detectados indicando valor y estado de las actuaciones al respecto.

ANUAL: Adicional a la información semestral señalada en este artículo se deberá remitir la siguiente:

1. Informe del Revisor Fiscal (si la entidad esta obligada a tenerlo).

2. Informe de Auditoría Externa (si se ha contratado).

3. Informe de Control Interno (anexo 16)

4. Informe de Composición Accionaria (Sociedades de Economía Mixta)

5. Plan de Compras Anual proyectado para la nueva vigencia (anexo 11).

6. Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Plan estratégico, corporativo o de acción proyectado para la nueva vigencia.

7. Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Plan de Desarrollado proyectado para la nueva vigencia

8. Informe de procesos en contra de la entidad que contenga

· Tipo de proceso

· Despacho de conocimiento (Fiscalía, Juzgado, Tribunal, etc.),

· Número de radicación del proceso.

· Demandante (nombres y apellidos y/o razón social)

· Pretensiones (valor inicial y valor actualizado)

· Actuaciones adelantadas

· Nombre del (los) abogado(s) que atendieron el proceso. Si es externo indicar: No. de contrato, fecha, valor, objeto.

· Hechos (Breve descripción de los hechos que dieron origen al proceso)

· Estado del proceso.

9. Cierre presupuestal de la vigencia y Constitución de Reservas y Reconocimientos Presupuestales.

10. Balance Social (anexo 17)

11. Informe de Gestión y Resultados.

12. Inventario Físico y valorizado de propiedad planta y equipo.

13. Informe de la gestión realizada con los recursos asignados para participación ciudadana.

OCASIONAL

1. Para efectos de la expedición del certificado de registro de deuda pública externa e interna las entidades prestatarias del nivel Distrital deberán presentar a la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al perfeccionamiento del contrato de deuda, los siguientes documentos:

· Oficio remisorio con la solicitud de la expedición del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y/o de conceptos requeridos para el crédito; el destino que tendrían los recursos, la fecha de celebración del contrato, y otros contenidos en los formatos que para tal efecto establezca la Dirección de Economía y Finanzas Distritales o quien haga sus veces en la Contraloría de Bogotá, D. C.

· Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligación, debidamente perfeccionado.

· Traducción oficial en idioma español del respectivo contrato o documento donde conste la obligación, cuando se trate de empréstitos externos.

· Proyección de desembolsos, amortizaciones y condiciones financieras del respectivo contrato durante la vigencia del empréstito a partir de la fecha de su perfeccionamiento

· Fotocopia de la autorización y/o conceptos contemplados en los artículos 10 y 13 del Decreto 2681 de 1993.

· Fotocopia del certificado de registro ante la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda para los empréstitos externos.

· Fotocopia del formulario de registro de préstamo en moneda extranjera ante el Banco de la República

· Calendario de utilización y período de disponibilidad de los fondos

2. Suprimido por el art. 10, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Las entidades distritales deberán reportar los planes de mejoramiento dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral a fin de permitir su seguimiento y control

3. Copia de la evaluación del control interno contable establecido por la Contaduría General de la Nación, dentro de los términos señalados para tal fin.

4. Adicionado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002

Parágrafo 1.: : La Secretaria de Educación Distrital presentará anualmente y en forma consolidada la información de los Fondos de Servicios Docentes.

Parágrafo 2. Modificado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Los Fondos de Servicios Docentes presentarán a la Contraloría de Bogotá semestralmente la siguiente información:

1. Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos con su modificaciones. (anexos 2 y 3 )

2. Estados Contables, de conformidad con la información presentada a la Secretaría de Educación y los lineamientos de la Contaduría General de la Nación.

3. Estado de Tesorería (anexo 8 ).

4. Informe del Revisor Fiscal (segundo semestre)

5. Información Contractual: Sistema de información contractual Distrital (anexo 9) y Relación de Contratos Liquidados durante el período (anexo 10).

6. Cumplimiento del Plan de Mejoramiento (anexo 12).

Artículo 10º.- SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN IGUAL O SUPERIOR AL 50% E INFERIOR AL 90% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO. Deben Incluir en su Información lo siguiente:

SEMESTRAL

1. Estados Financieros básicos. La siguiente información se presentará de manera consolidada y comparativa para los estados contables anuales y se acompañará de los formatos CGN 96-001 y CGN 96-002, anexos y notas establecidas por la Contaduría General de la Nación

· Balance General

· Estado de Ganancias y Pérdidas

· Estado de Cambios en el Patrimonio

· Estado de Flujo de Efectivo

2. Información contractual.

· Sistema de información contractual Distrital. (anexo 9)

· Relación de contratos liquidados durante el período. (anexo 10).

3. Plan Indicativo de Gestión o Plan Estratégico o Corporativo y su ejecución.

4. Informe Gastos e Inversión Ambiental, según clasificación funcional (anexo 14)

5. Informe de Gestión Ambiental (anexo 15)

ANUAL: Adicional a la información semestral señalada en este artículo deberá remitir la siguiente.

1. Informe del Revisor Fiscal (si la entidad esta obligada a tenerlo).

2. Informe de Auditoría Externa (si se ha contratado).

3. Informe de Composición Accionaria (Sociedades de Economía Mixta)

4. Plan estratégico, corporativo o de acción proyectado para la nueva vigencia.

5. Informe de Gestión y Resultados.

6. Inventario de propiedad planta y equipo

OCASIONAL

1. Copia de la evaluación del control interno contable establecido por la Contaduría General de la Nación, o por autoridad competente dentro de los términos señalados para tal fin

Artículo 11º.- SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN INFERIOR AL 50% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO. Deben Incluir en su Información lo siguiente:

ANUAL

1. Informe de gestión de la Gerencia el cual debe incluir aspectos ambientales.

2. Estados Financieros básicos y sus notas anexas

3. Informe de Composición Accionaria.

4. Informe del Revisor Fiscal, si lo hay.

5. Informe de la Auditoría Externa, si la hay.

6. Informe de la Auditoría Interna, si la hay.

Artículo 12º.- EMPRESAS PRIVADAS O PARTICULARES QUE ADMINISTREN, MANEJEN Y/O INVIERTAN BIENES Y/O RECURSOS PUBLICOS. Presentarán el siguiente informe respecto de los Recursos Públicos:

ANUAL.

1. Estados Financieros Básicos Comparativos y notas

2. Plan de Inversión (Detallado por Planes y Programas)

3. Informe del Revisor Fiscal, si lo hay

4. Informe de la Auditoría Externa, si lo hay

5. Relación de contratos suscritos con recursos públicos, que contenga número de contrato, fecha de suscripción, contratista, objeto, valor y duración.

Artículo 13º.- Derogado por el art. 32, Resolución Contraloría Distrital 24 de 2003 EMPRESA COMERCIAL DE SERVICIOS DE ASEO. LTDA. - ECSA LTDA. -, O DE LA EMPRESA QUE SE CREE PARA TAL FIN, se efectuará en forma semestral, anual y cuando las necesidades de control fiscal lo exijan, así:

SEMESTRAL

1. Estados contables con corte a 30 de junio y 31 de diciembre. Texto subrayado fue Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002

2. Aclarado por el art. 7, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Informes del comportamiento de ingresos y sistemas de recaudo y retribuciones. Comportamiento de las bolsas zonal y de compensación. (anexo 17)

ANUAL. Además de información anterior:

1. Plan de gestión y resultados, con su respectiva evaluación, de conformidad con lo exigido por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRAP -

2. Estudios de costos y tarifas.

3. Informe del Revisor Fiscal anual. (si lo hay)

4. Informe de la Auditoría Externa (si la hay)

Artículo 14º.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS (EMPRÉSTITOS INTERNACIONALES, BIRF, BID, CONVENIOS PNUD) O CUALQUIER OTRO ORGANISMO INTERNACIONAL, Respecto de estos proyectos presentarán la siguiente información:

ANUAL

1. Estados Contables Básicos del Proyecto en pesos y en dólares.

2. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados.

3. Presupuesto

4. Estado de Inversión por Categorías

5. Estado de manejo de la Cuenta Especial

6. Informe de procesos en contra de la entidad que contenga

· Tipo de proceso

· Radicación del Proceso

· Despacho de conocimiento (Fiscalía, Juzgado, Tribunal, etc.)

· Número de radicación del proceso.

· Demandante (nombres y apellidos y/o razón social)

· Pretensiones (valor inicial y valor actualizado - contabilizado)

· Actuaciones adelantadas

· Nombre del (los) abogado(s) que atendieron el proceso. Si es externo indicar: No. de contrato, fecha, valor, objeto.

· Hechos (Breve descripción de los hechos que dieron origen al proceso)

· Estado del proceso.

Artículo 15º.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLES. Respecto de estos proyectos presentarán la siguiente información:

ANUAL

1. Estados Presupuestales y de Tesorería

2. Estados Contables Básicos

3. Plan de Inversión

4. Relación de contratos suscritos con recursos públicos, que contenga número de contrato, fecha de suscripción, contratista, objeto, valor y duración.

5. Relación de Desembolsos Efectuados.

Artículo 16º.- LAS ENTIDADES PUBLICAS QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE LIQUIDACION.

Decretada la disolución e iniciada la liquidación de la entidad, los responsables deberán rendir a la Contraloría de Bogotá, D.C. cuenta de su gestión dentro de 30 días hábiles siguientes.

Para tal efecto, presentarán:

1. Los estados financieros con sus anexos y soportes, depurados y firmados por el contador y el representante legal.

2. Un informe de gestión, que contenga:

· Todo hecho que modifique los resultados del último ejercicio fiscal posterior a los últimos estados financieros.

· Relación de los contratos y pagos efectuados por la entidad dentro del año inmediatamente anterior al inicio de la liquidación.

· Relación de la nómina vigente y de los contratos de prestación de servicios, indicando el monto total de los mismos, relación detallada de los pasivos laborales y personal jubilado a cargo.

· Informe de procesos en contra de la entidad que contenga

- Tipo de proceso

- Radicación del Proceso

- Despacho de conocimiento (Fiscalía, Juzgado, Tribunal, etc.)

- Número de radicación del proceso.

- Demandante (nombres y apellidos y/o razón social)

- Pretensiones (valor inicial y valor actualizado - contabilizado)

- Actuaciones adelantadas

- Nombre del (los) abogado(s) que atendieron el proceso. Si es externo indicar: No. de contrato, fecha, valor, objeto.

- Hechos (Breve descripción de los hechos que dieron origen al proceso)

- Estado del proceso.

· Reclamaciones y litigios en curso iniciados contra terceros por la entidad, indicando las pretensiones, el estado procesal y el Despacho que lo conoce a la fecha.

· Relación detallada de las obligaciones tributarias, identificando la naturaleza del impuesto, su cuantía, forma de pago, intereses causados, sanciones impuestas, acompañados de las declaraciones tributarias presentadas durante el último año.

· Inventario depurado con corte al mes anterior de su presentación, en el cual se detallen y valoren los activos y pasivos de la entidad, indicando su composición y los métodos utilizados para su valuación.

· Relación completa de los acreedores, indicando nombre o razón social, identificación, dirección, cuantía, naturaleza de los créditos, acompañado de los documentos donde consten las obligaciones.

· Acta de entrega y recibo de la entidad: El representante legal de la entidad a liquidar remitirá al organismo de control fiscal copia del acta mediante la cual hace entrega de la entidad al liquidador una vez sea nombrado y posesionado, en un término que no exceda de diez (10) días hábiles, la cual contendrá toda la información contemplada en el siguiente numeral.

Igual obligación tendrá el gerente, director o representante legal, en caso de ser nombrado liquidador de la misma.

Publicación del estado de liquidación.

Designado el liquidador, éste deberá enviar a la Contraloría de Bogotá, D.C. copia del aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el Distrito Capital, mediante el cual haya informado a los acreedores y terceros sobre el estado de liquidación en que se encuentra la Entidad, con la constancia de su fijación en lugar visible de las oficinas y establecimientos que tenga la misma.

Rendición de cuentas del liquidador.

El liquidador deberá rendir cuenta de sus actuaciones. La cuenta será puesta a disposición de la Contraloría de Bogotá, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al vencimiento de cada trimestre del año y estará integrada por los informes relacionados a continuación:

· Relación de todos los actos, negocios, convenios o contratos que haya realizado tendientes a facilitar la preparación y realización de una liquidación del patrimonio rápida y progresiva.

· Relación de las gestiones que hubiere realizado para el recaudo de los dineros y la recuperación de los bienes que por cualquier circunstancia deban ingresar al activo a liquidar, así como las prestaciones accesorias.

· Relación de los actos ejecutados necesarios para la conservación de los activos y todos los actos y contratos celebrados requeridos para el desarrollo de la liquidación, incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelación del pasivo.

· Relación de los bienes consumibles enajenados.

· Relación de los bienes de la entidad enajenados.

· Relación de todos los gastos realizados, demandados por la liquidación.

· Relación de las cuentas exigidas y comprobadas de la gestión a los liquidadores anteriores y a los secuestres designados en los juicios que se incorporen a la liquidación.

· Relación de las acciones promovidas de responsabilidad civil, penal, disciplinaria o fiscal, contra los administradores, revisores fiscales y funcionarios de la entidad en liquidación, y en general contra cualquier persona que con su conducta haya lesionado el patrimonio de la entidad en liquidación.

· Relación de todas las acciones necesarias adelantadas para la conservación y reintegro de los bienes que conforman el patrimonio a liquidar.

· Presentación del plan de pago de las obligaciones, teniendo en cuenta el inventario, la prelación legal de pagos y las normas presupuestales.

Bienes que integran el patrimonio a liquidar.

El patrimonio de la entidad en liquidación está conformado por la totalidad de los activos que tengan un valor económico y la totalidad de los pasivos. Se exceptúan los bienes inembargables e intransferibles.

Inventario de liquidación.

El liquidador elaborará y presentará ante la Contraloría de Bogotá, D.C. el inventario de liquidación dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de aceptación del cargo, con base en el acta de entrega.

En el evento en que el liquidador se posesione con una antelación mínima de (60) sesenta días calendario a la finalización del respectivo trimestre, el inventario de liquidación se presentará al vencimiento del trimestre siguiente.

a. Contenido y requisitos del inventario. El inventario incluirá además de la relación pormenorizada de todos los activos, la de todas las obligaciones con especificación de la prelación u orden legal de pago, inclusive de las que solo pueden afectar eventualmente su patrimonio como las condicionales, las litigiosas, las fianzas; los avales, entre otros.

Este inventario debe ser suscrito por un contador público y por el liquidador.

b. Avalúo de los bienes. El liquidador presentará los avalúos de los bienes enajenados dentro del trimestre. Tratándose de bienes cotizados en bolsa no se requerirá el avalúo.

Presentación de la cuenta final de liquidación.

Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de haber entrado en vigencia el decreto de liquidación final de la entidad, deberá ser presentada la cuenta definitiva de liquidación por parte del liquidador a la Contraloría de Bogotá D.C. mediante oficio en el que se indique el lugar donde se encuentran los soportes para su revisión, debiéndose conformar con los siguientes documentos:

1. Decreto de liquidación final de la entidad, suscrito por el Alcalde Mayor y el Secretario de Hacienda.

2. Acta de liquidación final de la entidad.

3. Acta de entrega de los bienes muebles.

4. Acta de entrega de donación de bienes a entidades públicas.

5. Acta de entrega de las obligaciones pendientes de pago.

6. Acta de entrega a la Secretaría de Hacienda de los títulos valores, acciones o participaciones que la entidad poseía al momento de la liquidación.

7. Acta de entrega de los bienes inmuebles a la Secretaría de Hacienda.

8. Acta de entrega a la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., relacionando todas las demandas en las que es parte la entidad.

9. Escrituras de propiedad de los bienes inmuebles que poseía la entidad, acompañadas de las copias de las escrituras de traspaso con el correspondiente certificado de libertad y tradición actualizado, con vigencia no mayor a 30 días.

10. Informe sobre el estado en el que se entregan los bienes inmuebles y el uso actual que se le está dando a cada uno de los mismos.

11. Estados financieros definitivos con corte a la fecha de liquidación final, señalando dónde se encuentran los soportes para su respectiva verificación.

12. Estado de cartera por edades y por deudor, junto con la identificación del propietario y ejecutor actual de la misma.

13. Informe de gestión del proceso de liquidación, acompañado del seguimiento a las observaciones formuladas por la Contraloría de Bogotá en las cuentas de períodos anteriores, que no fueron subsanadas por la Entidad.

14. Movimiento de la cuenta del Fondo de Pasivos, con sus respectivas órdenes de pago y soportes.

15. Los demás documentos que soportan las actuaciones y operaciones realizadas durante el período.

Artículo 17º.- ENTIDADES EN PROCESO DE TRANSFORMACION, FUSION Y ESCISION.

Las entidades que inicien procesos de Transformación, Fusión, Escisión o se acojan a la Ley 550 de 1999 deberán presentar cuenta por el periodo comprendido entre la última rendición de cuenta y la fecha de promulgación del acto administrativo que ordene tal evento.

La cuenta se rendirá dentro de los 10 diez días hábiles siguientes a la fecha del acto administrativo que así lo decrete y a la culminación de cada una de las etapas o fases previstas.

Así mismo, deben presentar a la Contraloría de Bogotá, D.C. los estados financieros y la relación de inventarios con que participan en el nuevo ente, dentro del mes siguiente a la fecha en que se adopte la medida.

Artículo 18º.- CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS.

Los responsables del manejo de los recursos destinados a atender el pago de recompensas, operaciones de inteligencia, contrainteligencia y pago de información especializada que realiza la Policía Metropolitana de Bogotá, con cargo al presupuesto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. rendirán la información contentiva de la relación de gastos efectuados en el periodo con los soportes correspondientes, el informe de gestión y el Estado de Tesorería en el cual se consignen todos los movimientos y el saldo del rubro por periodos semestrales, con fecha de cierre a 30 de junio y 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. Esta información deberá presentarse en el despacho del señor Contralor Auxiliar, el primer día hábil de los meses de agosto y febrero de cada vigencia respectivamente.

CAPITULO V

De la presentación

Artículo 19º.- PRESENTACIÓN. La cuenta e informes de que trata la presente Resolución deberán ser presentados por sus responsables en la Central Única de Recepción de Información de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Contraloría de Bogotá D.C., salvo la excepción consagrada en el artículo 18° de la presente Resolución.

Parágrafo 1. La información correspondiente, se reportará a la Contraloría de Bogotá, D.C., de conformidad con los anexos mencionados en esta Resolución. Aquella Información que no se deba rendir a través de anexos, se efectuará conforme a las normas que le sean aplicables.

Parágrafo 2. Los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, reposarán en las correspondientes entidades, a disposición de este Órgano de vigilancia y control fiscal, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

Parágrafo 3. La presentación de la Información se efectuará conforme a lo previsto en los artículos de la presente Resolución; sin el pleno de estos requisitos, se entenderá por no presentada.

CAPITULO VI

De la revisión y su resultado

Artículo 20º.- REVISIÓN. La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

La Contraloría de Bogotá, D.C., mediante el proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, revisará la información que los responsables presenten sobre su Gestión, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma.

Artículo 21º.- RESULTADO. La Contraloría de Bogotá, D.C., se pronunciará a través de los Informes de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral, sobre la gestión fiscal de los responsables que deben rendir cuenta, de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos en el Manual de Fiscalización para Bogotá.

El pronunciamiento emitido a través del dictamen integral en el Informe de Auditoría constará de una opinión, sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la Información Financiera y los conceptos sobre la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y el cumplimiento de metas e impactos de resultados.

Parágrafo 1. Si la Contraloría de Bogotá, D.C. encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la Gestión Fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento.

En caso contrario, si como resultado de la auditoría, la opinión sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la Información Financiera y/o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.

Parágrafo 2. La Contraloría de Bogotá, D.C., tendrá como plazo máximo uno (1) año contados a partir de la fecha de la presentación de la información anual consolidada, para emitir pronunciamiento a través de los informes de auditoría; fecha después de la cual, si no se llegara a producir, se entenderá fenecida la cuenta, sin perjuicio de que en un proceso posterior de auditoría y/o ante hechos evidentes irregulares se pueda levantar dicho fenecimiento, conforme a lo establecido en el Artículo17 de la Ley 42 de 1993.

TITULO III

DEL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PARA LA AUDITORÍA DE LOS ESTADOS CONTABLES DEL DISTRITO CAPITAL Y LA CERTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LAS FINANZAS

DEL DISTRITO

CAPITULO I

Auditoría del Balance

Artículo 22º.- Modificado por el art. 8, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002 Para los fines del informe de auditoría de los estados contables del Distrito y el control interno financiero y contable del Distrito Capital, la Secretaría de Hacienda Dirección Distrital de Contabilidad, deberá remitir a la Central Unica de Recepción de información, a más tardar el 15 de septiembre de cada vigencia la información del primer semestre y 31 de marzo de la vigencia siguiente al año reportado, la siguiente información.

Semestral y Anual comparativo

1. Balance General consolidado del Distrito Capital

2. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

3. Estado de Cambios en el Patrimonio del Distrito Capital

4. Notas a los Estados Contables con sus respectivos anexos y formatos del Distrito Capital

5. Metodología de consolidación empleada

6. Cuadros resumen del Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social sin eliminaciones y con eliminaciones

7. Cuadro de distribución o conformación por sectores tal y como se desarrolló el trabajo de consolidación en la Secretaría de Hacienda.

8. Informe de control interno del proceso de consolidación

Parágrafo Adicionalmente la Secretaría de Hacienda pondrá a disposición de la Contraloría, cualquier otra clase de información que se requiera en el desarrollo de la auditoría al proceso de consolidación de los estados contables del Distrito Capital.

CAPITULO II

CERTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE

LAS FINANZAS DEL DISTRITO

Artículo 23º Para los fines del informe de la certificación de la situación de las finanzas del distrito, la Secretaría de Hacienda, deberá remitir a la Central única de recepción de información, a más tardar el 15 de febrero de la siguiente vigencia al año reportado, la información que a continuación se relaciona:

ANUAL

1. Situación Fiscal

2. Cálculo de Excedentes

3. Utilidades de las empresas

TITULO IV

DE LAS EXCEPCIONES, SANCIONES, PRORROGAS Y DISPOSICIONES VARIAS

CAPITULO I

De las Excepciones

Artículo 24º.- Derogado por el art. 32, Resolución Contraloría Distrital 24 de 2003 EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS. La forma, período, términos y contenido de la rendición de información de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, sin perjuicio de su naturaleza jurídica, será la contenida en las disposiciones que para tal efecto expida la Contraloría General de la República en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias conferidas por las leyes 142 de 1994 y 689 de 2001 y demás normas que las modifiquen

Parágrafo. 1 Igual excepción tendrán en materia de Rendición de Cuenta y su Revisión aquellos sujetos de control para los cuales la Contraloría de Bogotá, D.C. expida un reglamento específico.

Parágrafo Transitorio: Hasta tanto la Contraloría General de la República expida la nueva reglamentación de que trata el Artículo 5 de la Ley 689 de 2001 se aplicará las normas vigentes

CAPITULO II

De las sanciones

Artículo 25º.- TIPOS DE SANCIONES. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá, D.C: podrá según el caso, imponer sanciones pecuniarias a los responsables, de conformidad con los procedimientos, causales, términos y competencias consagrados en los artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993 y la Resolución Reglamentaria No. 042 de septiembre 4 de 2001, expedida por la Contraloría de Bogotá, D.C. y demás normas que las modifiquen.

CAPITULO III

Prórrogas

Artículo 26º.- SUJETOS DE CONTROL. Los responsables de rendir la Cuenta e Información, de que trata la presente Resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito, dirigida al Director Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control o a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de esta Contraloría, según el caso.

Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables con anterioridad no inferior a cinco días hábiles a su vencimiento.

El Director podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de diez días hábiles y tendrá un plazo de tres días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.

CAPITULO IV

Disposiciones varias

Artículo 27º.- Establecer en la Contraloría de Bogotá D.C. la Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, dependiente de la Subdirección de Servicios Administrativos- Dirección Administrativa y Financiera, bajo la supervisión de la Dirección de Planeación, quien impartirá las instrucciones del caso y ejercerá vigilancia permanente por el buen desarrollo de esta gestión.

Artículo 28º.- OTRA INFORMACIÓN. La Contraloría de Bogotá, DC. podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades públicas del orden Distrital o particulares que administren, manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, cualquier otra información diferente a la que se refiere la presente Resolución que se requiera para el cumplimiento de la misión del Organismo de Vigilancia y Control Fiscal.

Artículo 29º.- La Contraloría de Bogotá tendrá acceso a los sistemas de información automatizados que utilice la administración.

Parágrafo. La Secretaría de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en particular, deben garantizar el acceso a los sistemas de información y computación que registren y manejen información relativa al presupuesto, al PAC, a los proyectos de inversión, al Plan de Desarrollo Distrital, la Contabilidad Consolidada del Distrito y los demás sistemas de información de administración financiera del Distrito Capital.

Artículo 30º.- Los sujetos de control de que trata esta Resolución, por principio de economía, pondrán a disposición de la Contraloría para ser consultada en la fuente, toda aquella información que reportan a otras autoridades distritales o nacionales.

Artículo 31º.- Cuando la información sea enviada en medio magnético, o correo electrónico las entidades remitentes deberán solicitar a la Dirección Técnica de Informática, las especificaciones de compatibilidad en cuanto a lenguaje y programas.

Artículo 32º.- CERTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los documentos donde conste la información financiera, presupuestal, estadística y de endeudamiento público por cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal y por el respectivo Jefe de la Oficina que los elabore, identificando su nombre completo y cédula de ciudadanía y teléfono.

Parágrafo. Cuando el representante legal delegue la presentación de la información a que se refiere éste articulo, remitirá junto con la información respectiva el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.

Artículo 33º.- DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución deroga la Resoluciones Reglamentaria 035 de octubre de 1999, 013 de septiembre de 1998 y 009 de abril de 1999 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su expedición y publicación.

Parágrafo Transitorio. La información mensual y semestral de que trata el Artículo noveno (9) de esta Resolución deberá ser remitida a partir de la vigencia fiscal 2002.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 8 días del mes de Noviembre de 2001

JUAN ANTONIO NIETO ESCALANTE

Contralor de Bogotá, D.C.

ANEXOS Disponibles en el Registro Distrital 2518 del 21 de noviembre de 2001.

 

 

ANEXO No. 1

INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR LA GESTION

El informe que tienen que rendir los responsables de que trata la presente resolución, al culminar su gestión fiscal, debe incluir lo siguiente:

1. Período que cubre:

2. Estados contables básicos

Con corte al 30 del 30 del mes inmediatamente a su retiro

3. Información Presupuestal

(anexos 2 , 2A, 3, 4, 5, )

4. Relación de Contratos

(anexos 9.y 10)

5. Relación de los Proyectos de Inversión.

Se debe relacionar el estado de los proyectos de inversión en ejecución o que hayan sido terminados, el periodo que está informando

6. Informe de Gestión y Resultados

 

ANEXO No. 11

PLAN DE COMPRAS ANUAL

La información solicitada en el presente anexo se refiere al plan de necesidades y al presupuesto de compras que proyecta la Entidad para el desarrollo de sus actividades en cumplimiento de su Misión Organizacional; esta información debe contemplar los siguientes aspectos:

1. Plan de Necesidades

Hace referencia a la formulación del Plan de Necesidades que la entidad ha expedido como soporte y fundamento para la elaboración del Plan de Compras adoptado para la vigencia fiscal que se reporta.

Esta información debe detallar:

· Justificación

· Objetivos

· Principales Políticas de Compras

· Metodología para la Formulación del Plan de Compras

2. Plan de Compras

El Plan de Compras tiene que ver con la especificación que en cumplimiento con las normas vigentes sobre la planeación y programación, las entidades deben presupuestar para la adquisición de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de todas sus dependencias tanto misionales como de apoyo. Dicha programación debe formularse teniendo como marco la consideración por los principios de Economía, Eficiencia. Eficacia y Equidad dentro de unos términos de calidad, cantidad y oportunidad. Esta Información debe incluir:

· Cobertura.

Con base en la estructura de la entidad se debe identificar la composición del plan de compras tanto para el Nivel Central como para el Seccional o Regional (según la estructura organizacional y descentralizada que tenga la entidad)

· Período

Se debe especificar cual fue la periodicidad de su ejecución (Mensual, bimestral, Trimestral o Semestral.)

· Composición

Se debe detallar por rubros (Compra de Equipos, Materiales y Suministros, etc.) los diferentes Items de compra, cantidad, modalidad de adquisición, asignación presupuestal, sus modificaciones y su valor ejecutado ( en valores absolutos y porcentuales)

· Procedimiento

Describa el procedimiento seguido para la elaboración y ejecución del Plan de Compras y sus Responsables.

Nota: Este mismo formato se utilizará para el reporte del Plan de Compras proyectado para la nueva vigencia.

ANEXO No. 12

INFORMACIÓN SOBRE EL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Este anexo orienta la presentación sobre los avances alcanzados por la administración de acuerdo al último Plan de Mejoramiento, que sobre la vigencia anterior se ha comprometido realizar la entidad, según las recomendaciones y observaciones formuladas por Contraloría de Bogotá a través del informe efectuado por la auditoria; esta información debe contemplar los siguientes aspectos:

1. Fecha en que se suscribió el Plan de Mejoramiento

Hace referencia al día en que la Administración fue notificada de la conformidad de los aspectos formales del Plan de Mejoramiento

2. Periodo que cubre o cubrió el Plan de Mejoramiento

Se debe especificar el periodo que se planeó realizar, es decir el día que se inicio y se determinó terminar. (Anexar el cumplimiento de los cronogramas detallando las actividades ejecutadas por áreas, ciclos o procesos entre otros ítems, definidos dentro de los componentes del Plan de Mejoramiento presentado)

3. Alcance

En este punto se determina:

* Cumplimiento del objetivo general del Plan de Mejoramiento

* Cumplimiento de los objetivos específicos del Plan de Mejoramiento

* Cumplimiento de las actividades previstas para la operacionalización del Plan de Mejoramiento (determinando las áreas, ciclos o procesos que se involucraron en el plan de mejoramiento, estrategia, cumplimiento de las actividades, fuente de los recursos, ejecución económica, tiempo de ejecución programado, tiempo tomado, indicador de cumplimiento, responsables).

* Mecanismos de seguimiento interno aplicados (determinando las áreas, ciclos o procesos que se involucraron en el plan de mejoramiento, estrategia, cumplimiento de las actividades, fuente de los recursos, ejecución económica, tiempo de ejecución programado, tiempo utilizado, indicador de cumplimiento, responsables).

* Se describen las actividades o estrategias propias de cada área, ciclo o proceso

* Cumplimiento de las acciones previstas a desarrollar para subsanar las observaciones a sus estados contables (determinando el cumplimiento de los compromisos resultantes del desarrollo de los componentes contenidos para este ítem dentro del Plan de Mejoramiento.)

* Cumplimiento de las acciones previstas a desarrollar para subsanar las observaciones a su gestión (determinando el cumplimiento de los compromisos resultantes de desarrollo de los componentes contenidos para este ítem dentro del Plan de Mejoramiento.)

4. Relación de actividades pendientes a realizar por áreas o dependencias.

Describen las actividades que no se han realizado y los tiempos en que pretenden alcanzar.

5. Las observaciones sobre la ejecución del Plan de Mejoramiento

Referencia a las limitaciones o adelantos alcanzados y los aspectos importantes obtenidos en la ejecución del Plan de Mejoramiento.

CONTRALORIA DE BOGOTA

DIRECCIÓN SECTORIAL DE RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE

ANEXO 15

EL INFORME DE GESTIÓN AMBIENTAL

Deben contener una información que determine la manera como cada entidad o localidad ejecutan su Plan de Gestión Ambiental, teniendo en cuenta que este se constituye en un instrumento programático que fija el marco mediante el cual se desarrolla la actividad ambiental tendiente al manejo sostenible de los recursos naturales y el medio ambiente. Debe contener e indicar como mínimo el desarrollo de los siguientes puntos:

· Su Misión y Visión Institucional

· Políticas Ambientales

· Plan de Acción Ambiental

· Programas Ambientales

· Proyectos Ambientales

· Objetivos y Metas ambientales.

· Justificación para su Desarrollo (Diagnósticos y priorizaciòn de problemas ambientales)

· Los Recursos Económicos Destinados a la Gestión Ambiental relacionados en la Clasificación Funcional del Gasto e Inversión en Protección Ambiental

· El Catálogo de Responsabilidades

· El Cronograma de Actividades para la Gestión Ambiental

· Indicadores de Gestión, Indicadores de Calidad Ambiental e Indicadores de Sostenibilidad que miden el desarrollo y avance del proyecto o actividad

· Los Controles (Auditorías ambientales, interventorías e informes de control interno)

· Avances y Resultados

Esta información deberá indicar si esta gestión fue planeada con base en diagnóstico de la situación ambiental y evidenciar si los proyectos, actividades y metas solucionaron total o parcialmente los problemas ambientales más agudos:

La gestión ambiental debe propender por el cumplimiento de todos los aspectos considerados en las normas ambientales vigentes o el cumplimiento de los requerimientos de la autoridad ambiental competente. Por eso los planes de gestión deben considerar las normas que rigen el desarrollo de las actividades contempladas y los requisitos que deben cumplir cada una de ellas.

El informe debe especificar los recursos económicos asignados y el movimiento de los mismos, durante el período, de tal forma que permita conocer la asignación inicial, las modificaciones efectuadas y las ejecuciones efectuadas.

Es importante para el desarrollo de la gestión ambiental fijar un protocolo de responsables de cada una de las actividades que se desprendan del accionar ambiental de la entidad; debe relacionarse el cronograma de ejecución; esta información muestra no solo el avance, sino adicionalmente quién fue o es el responsable de la interventoría, coordinación o seguimiento.

ANEXO No. 16

INFORME DE CONTROL INTERNO

El presente anexo requiere información en dos aspectos, así: primero, una síntesis del último informe sobre el sistema de control interno; segundo, un informe sobre la Directiva Presidencial No. 002 de Agosto 28 de 2000

I. El informe sobre el Sistema de Control Interno es el producido por la correspondiente Oficina de Control Interno, de conformidad con los parámetros adoptados por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, establecidas mediante Circular 01 de 2000 suscrita por el Presidente de dicho Consejo complementada por el Decreto No. 1537 del 26 de Julio de 2001, el cual debe incluir como mínimo los siguientes aspectos:

1. Carátula, Portada, Indice o Tabla de Contenido

2. Introducción:

* Objetivo y Origen de la Evaluación del Sistema de Control Interno.

* Alcance del Informe

Se debe Indicar la cobertura y período durante el cual se realiza la evaluación.

* Metodología

Descripción de la técnicas aplicadas en la evaluación.

3. Resumen Gerencial:

* Concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno.

Descripción del nivel de desarrollo del sistema de control interno, una vez evaluadas cada una de sus fases con sus componentes y determinada su respectiva ponderación. Así mismo deberá incluir los aspectos relativos al sistema de control interno contable.

* Relación de las fortalezas y debilidades del sistema así como las acciones de mejoramiento emprendidas durante el período y por ejecutar.

* Relación de los hallazgos relevantes resultantes de las actividades de evaluación realizadas durante el período.

Relación de los principales hallazgos (positivos y negativos) que fueron determinados como producto del proceso de la evaluación, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificación si esta última esta determinada.

* Austeridad del Gasto

Breve exposición sobre las medidas de austeridad que en cumplimiento de la normatividad vigente ha adoptado la entidad y los resultados obtenidos.

* Las entidades a que se refiere la Directiva Presidencial 09 de 1999, deben incluir breve exposición de los avances logrados en la implementación de las herramientas para la transformación de la Administración Pública.

4. Cuerpo del Informe:

Corresponde a la descripción de las acciones llevadas a cabo dentro de la organización y que sirven de base para el concepto en relación con la evaluación del Sistema e incluye las fases de: Ambiente de Control, Administración del Riezgo, Operacionalización de los elementos del sistema, documentación y retroalimentación consolidados en la matriz para la calificación del sistema de control interno.

II. Un informe sobre el cumplimiento de las directrices señaladas por el Señor Presidente de la República en la Directiva No. 02 de agosto 28 de 2000, que hace referencia sobre "Gobierno en línea" .

INSTRUCTIVO ANEXO 2 Y 2A

A continuación se indica la definición de Reconocimientos, y los lineamientos para diligenciar los formatos que se adjuntan con el fin de que la información sea registrada correctamente.

Definición de Reconocimiento

Son recursos que al cierre de la vigencia fiscal no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recaudaran en una fecha posterior al 31 de diciembre. Estos Reconocimientos se registran como ejecutados o causados en el presupuesto de Ingresos de la vigencia fiscal que se cierra. En este grupo se podrán incluir los empréstitos que respalden compromisos de la vigencia que se cierra, pero que no han sido desembolsados y que estan soportados en el cupo global de endeudamiento autorizado.

También se incluyen las cuotas pendientes de recibir por concepto de Transferencias de la Nación, o de otro ente u organismo estatal de cualquier orden, siempre y cuando se obtenga la certificación correspondiente.

Los Reconocimientos deben demostrarse mediante certificación suscrita por parte de la persona natural o jurídica, pública o privada en la cual se originan los recursos, o mediante cálculos efectuados con base en disposiciones legales vigentes. (Tomada del Instructivo de Cierre Presupuestal Vigencia 1999, Secretaría de Hacienda Distrital).

Lineamientos para diligenciar formatos

1. Formato Informe de Ejecución Presupuesto de Ingresos

La columna 11 se diligencia únicamente al cierre de la vigencia fiscal actual (mes de diciembre), cuando se tengan las certificaciones que los sustenten, discriminando de acuerdo con su naturaleza (Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital).

En el renglón de Reconocimientos Año anterior que figura al final del formato, por fuera del reporte presupuestal del periodo vigente, se registrarán mensualmente el total de los recaudos de los mismos que se hayan ejecutado en la vigencia actual, para lo cual se diligenciara esta fila, columnas 3 a la 9.

2. Formato 2A Informe de Ejecución Reconocimientos Vigencia Anterior

En este formato se detallarán mes a mes los movimientos, recaudos y afectaciones de los Reconocimientos de la vigencia precedente, que en el formato 2 figuraban solamente en la fila TOTAL Reconocimientos Año Anterior.

Esto con el objetivo de llevar una estadística pormenorizada del cumplimiento efectivo de estos ingresos.

INSTRUCTIVO ANEXO 4

RESERVAS PRESUPUESTALES

Las Reservas Presupuestales que se deben constituir de conformidad con el decreto 1064 de 1998, son las obligaciones y compromisos que al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, estén legalmente contraídas y hayan desarrollado el objeto de la apropiación afectada.

Las reservas presupuestales se clasifican según el objeto del gasto así:

· Gastos de Funcionamiento: servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de funcionamiento.

· Servicio de la deuda: Interna y Externa.

· Gastos de Inversión: Inversión directa y transferencias para inversión.

El registro contable de esta cuenta en la contabilidad financiera se hará como cuenta de orden. Las obligaciones pendientes de pago a 31 de dic. De cada año, no harán parte del presupuesto de la vigencia siguiente.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RESERVAS

1. Código: En esta columna se registrara el número correspondiente a la nomenclatura de la cuenta de acuerdo al Plan de Cuentas respectivo.

2. Concepto: Se utilizara la denominación de la cuenta del Plan de Cuentas

3. Reservas: Registra el valor de la reserva constituida a dic. 31 de cada año.

4. Anulaciones: Se registran los valores de acuerdo a las actas de anulación de reservas.

5. Reserva Definitiva: Es la diferencia entre los valores de las reservas constituidas menos las anulaciones

6. Autorización de Giro mes: es el valor correspondiente a lo girado en el mes del reporte.

7. Autorización de Giro acumulada: Sumatoria de los giros de los meses corridos a la fecha del reporte.

8. Ejecución autorización giro: Es igual a los giros acumulados sobre las reservas definitivas por 100

9. Reserva sin autorización de giro: Es la diferencia entre la reserva difinitiva y las autorizaciones de giros acumuladas

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR

EL ANEXO No. 6.1

CRÉDITOS REGISTRADOS

1. DEPARTAMENTO: Escribir el nombre del departamento que informa. Ej.: Antioquía, Amazonas.

2. PRESTATARIO: Escribir el nombre de la parte interesada que figura en el contrato como receptora del préstamo y a cuyo cargo se encuentra la responsabilidad del servicio de la deuda.

3. CÓDIGO CRÉDITO: El número asignado por la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda. DCP, al momento del registro.

4. PRESTAMISTA: Escribir el nombre del establecimiento de crédito o entidad que otorga el préstamo o suministre los bienes o servicios.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1.Moneda: Escriba la sigla de la moneda original en la cual se pactó el crédito. Ver tabla de monedas.

5.2 Monto Crédito: Escriba el valor originalmente contratado.

5.3 Fecha Firma: Escriba el día, mes y año en el que, de acuerdo con el contrato se firmó el préstamo.

5.4 Garantía: Escriba el número que corresponda al tipo de garantía según los códigos del recuadro. La casilla del porcentaje se utiliza en pignoraciones.

5.5. Redescuento: Escriba la sigla o acrónimo de la entidad que realiza la operación y el margen de redescuento. Ej.: FINDETER-85%.

5.6Tipo de Crédito: Escriba el número que corresponda al tipo de crédito contratado según el recuadro.

5.7Vigencia: Escriba la letra que corresponda al estado en que se encuentra el crédito según el recuadro.

7.8 y 10: Escriba el nombre y la firma correspondiente.

9. Fecha: Escriba la fecha de elaboración del informe.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL ANEXO No. 6.2

CONDICIONES FINANCIERAS

1, 2 Y 3 Se diligencian igual al anexo No. 1

4. TRAMO: Es la porción del crédito que varía en un contrato cuando se presentan las siguientes:

1) Por moneda: El crédito es desembolsado en diferente monedas y se paga en la moneda desembolsada.

2) Por interés: El crédito tiene pactados intereses diferentes para diferentes montos del crédito.

3) Por plazo: El crédito tiene pactados diferentes plazos para pagos.

4)Por Prests: Cuando existan varios prestamistas y éstos selecionan diferentes fechas de pago.

No: Se escribe el número del tramo teniendo en cuenta las estipulaciones anteriores.

Mda: Se escribe la moneda pactada para cada tramo.

Monto: Se escribe el valor estipulado para cada tramo.

5. TABLA: Se utiliza esta columna de tabla para los créditos que tengan suscritos varios pagarés.

No. Pagaré: Se escribe el número consecutivo que internamente se le asigne según la fecha de suscripción.

No: Se escribe el número preimpreso del pagaré si lo tiene.

Monto: En esta casilla se escribe el valor del pagaré.

6. AMORTIZACIÓN A CAPITAL

No. Se escribe el número total de cuotas pactadas en el contrato para el pago del crédito.

Igual (S/N/F/G): En esta columna se escribe la letra que corresponda según la clase de cuota pactada.

S= iguales

N= diferentes

F= Condiciones Findeter

G= Graduales.

PER: Periodicidad. Escriba la letra según corresponda.

S= Semestral

A= Anual

T= Trimestral

SM= semanal

NN= No periodicidad

M= Mensual

B= bimensual.

Fecha Inicial: La fecha en la cual se pactó el primer pago de amortización.

Fecha Final: La fecha de pago de la última cuota de amortización.

Pago en día: Si el pago cae en día festivo escriba:

F= Se paga el mismo día

D= Se paga el día hábil después

A= Se paga el día hábil anterior al pago.

Fecha primer pago: Esta columna se diligencia en el evento que el día de pago cae en día festivo y la fecha inicial sufre variación.

7.INTERESES. En esta columna se escribe la letra que corresponda según las estipulaciones del contrato de la siguiente manera:

C= Interés corriente

M= Interés de Mora

F= Interés fijo

N= Interés variable

V= La aplicación del interés es al vencimiento

A= La aplicación del interés es anticipado

E= La tasa de interés es efectiva

N= La tasa de interés es nominal.

C1= Meses comerciales = 360 días

C2= Meses corrientes = 365 días

PER: Periodicidad de acuerdo como se pactó el pago de los intereses.

Clase: Se escribe la sigla según lo pactado en el contrato y teniendo en cuenta el numeral 8 así:

DTF= Depósito a término fijo

IPC= Índice de precios al consumidor

FEN= Tasa especial fijada para créditos con redescuento en la FEN.

TCC= Títulos canjeables por certificados de cambio

Otras= Escribir que otra clase de interés se pactó diferente a las enunciadas.

Margen: Los puntos adicionales a la clase de interés pactado. Ej.: DTF+2

Días Base: Los días tomados como base para la liquidación y pago de los intereses.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR

ANEXO 6.3

COMISIONES

1,2 y 3: Se diligencian igual a los anexos 1 y 2

4. TIPO: Se escribe la clase de comisión pactada en el contrato de préstamo.

Código: Se escribe el número que corresponda según el recuadro.

Nombre: Se escribe el nombre de la comisión en el evento de utilizar el código 07 Ej.: 07= Comisión de Vigilancia.

5. P/taje: Se escribe el porcentaje contractualmente estipulado.

6. Fecha Inicio de: Se escribe la fecha en la cual se debe realizar el Causación pago de la comisión.

7. Fecha primer pago: Se escribe la fecha en la cual se realizó el pago.

8. Moneda: Se escribe la moneda de pago teniendo en cuenta la sigla o el código correspondiente de acuerdo con el listado anexo al final de estos instructivos.

9. Valor: Se escribe el valor a pagar de la comisión de acuerdo con el porcentaje estipulado.

10. Periodicidad: En esta columna se escribe la manera como se va a cancelar la comisión.

Código: Escriba la letra según corresponda, de acuerdo al cuadro.

Días Base: Se escribe el número de días sobre los cuales se va a liquidar la comisión.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR

ANEXO No. 6. 4

TABLA DE AMORTIZACIÓN

1. Código Crédito: Código único asignado por Minhacienda

2. Mda. Crédito: Escriba la moneda original en la cual se va a cancelar el préstamo.

3. Monto Crédito: Escriba el valor total del crédito contratado.

4. Número Tabla: Escriba el número correspondiente a la tabla en el evento que se hagan varias tablas para un mismo crédito.

5. Monto Tabla: Escriba el valor correspondiente a la tabla, dependiendo del número de tablas.

6. No. Amortizaciones: Escriba el número de cuotas teniendo en cuenta el plan de amortización. Ej.: 16 cuotas.

7. Periodicidad: Escriba la periodicidad para el pago de las amortizaciones. Ej: T= Trimestral.

8. Fecha de diligenciamiento: Escriba la fecha correspondiente al período que está informando. Ej: 31-01-96.

Tabla:

No.: Escriba el número y secuencia de la cuota.

Fecha de pago Pactada: Escriba la primera fecha en la cual debe realizarse el primer pago y así sucesivamente. Ej.: 31-03-97 31-12-00

Monto Pactado: Escriba el valor de cada una de las cuotas de amortización.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR

ANEXO No. 6. 5

SISTEMA UNIFICADO DE INFORMACIÓN DE MOVIMIENTOS DE CRÉDITOS

1. DEPARTAMENTO: Escriba el nombre del departamento al cual pertenece la entidad territorial que informa.

2. ENTIDAD PRESTATARIA: Escribir la sigla o acrónimo de la entidad que informa.

3. ESTADO EN EL MES DE: Escriba el mes y el año a que corresponde el informe.

4. DILIGENCIADO POR: Nombre de la persona que elabora el informe.

5. TELÉFONO: El número de la dependencia con el fin de cualquier aclaración.

6. CÓDIGO DEL CRÉDITO: Código único asignado por la DCP al registro.

7. TRAMO (tr.): Número del tramo al que corresponde la transacción, conforme a lo estipulado en el anexo No.2.

8. FECHA DE VENCIMIENTO: (día, mes, año): Escriba la fecha en la cual se vence contractualmente la obligación que se informa.

9. FECHA DE OPERACIÓN: (día, mes, año): fecha en la cual se ejecuta o efectúa la transacción.

10. TIPO DE TRANSACCIÓN: Escriba el número a que corresponde la transacción informada, teniendo en cuenta los códigos del recuadro.

11. DOCUMENTO:

Clase: Escriba el nombre del soporte de la transacción según el recuadro.

Número: Número del documento que respalda la transacción.

12. TASA DE INTERÉS: Valor porcentual de la tasa de interés efectivamente pagada al prestamista.

13. MOVIMIENTO DEUDA:

Moneda Tramo: Escriba sigla de la moneda original en la cual se pactó el crédito y que corresponde a la transacción informada.

Valor Tramo: Escriba el monto correspondiente a la transacción equivalente a la moneda tramo.

Moneda Pago: Escriba sigla de la moneda con la que se efectúa la transacción, en el caso que sea diferente a la del tramo. Ej.: créditos del Birf y Bid en canasta de monedas.

Valor Pago: En el caso que la moneda del tramo sea diferente a la de pago, escriba e monto pagado correspondiente a la moneda de pago. Ej.: Crédito Birf y Bid.

14. ACUMULADOS: Escriba el monto acumulado por tipo de transacción en la moneda tramo hasta la fecha de corte informado.

15. TASA DE CAMBIO USD: Corresponde a la tasa de cambio de la moneda original a dólares, de acuerdo a la efectivamente pagada o desembolsada en dólares.

16. TASA DE CAMBIO A PESOS COLOMBIANOS: Corresponde a la tasa de cambio en la fecha de operación de dólares a pesos colombianos en la fecha en que se efectuó la transacción informada.

17. SALDO DEUDA EN MONEDA ORIGINAL: Escriba saldo de deuda a capital en moneda tramo a la fecha de corte informado después de efectuar transacción tipo 05 (desembolso) y/o 06 (amortización)

18. SALDO DEUDA PESOS COLOMBIANOS: Escriba saldo de deuda a capital en moneda tramo a la fecha de corte informado después de efectuar transacción tipo 05 (desembolso) y/o 06 (amortización) a la tasa representativa del mercado para fin de mes.

19. RECURSOS PARA EL PAGO: Escriba el número según la lista de los recursos utilizados para el pago.

NOTAS

Los datos a consignar en los anexos 1, 2, 3, 4 y 6 se tomarán directamente de los contratos y se diligencian solamente cada vez que se suscriba un crédito nuevo.

Se debe presentar en forma separada informe de deuda interna e informe de deuda externa.

Debe incluir en la información de movimientos de los créditos (Anexo No.5) todos los créditos tengan o no movimiento.

No necesariamente se deben diligenciar todas las columnas. Se llenarán las que de acuerdo al contrato sean necesarias.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR

ANEXO No. 6.6

DESTINOS

1,2 Y 3: Se diligencia igual a los anexos 1, 2, 3 y 4

4. PROYECTO: Se especifica en estas columnas los proyectos que se van a financiar con el valor del empréstito.

Nombre: Se escribe el nombre del proyecto específico.

Ej.: 1) Remodelación Centro de Salud

2) Pavimentación calle 26

3) Compra instalaciones Colegio Municipal

Porcentaje: Escriba el porcentaje que según la distribución autorizada va a asignar para cada uno de los proyectos. Ej.: 1) 25%

2) 35%

3) 40%

Monto: Escriba el valor resultante de aplicar los diferentes porcentajes al total del préstamo.

5. TIPO DE GASTO: Escriba F= Funcionamiento

I= Inversión

S= Servicio de la deuda, según la

destinación del empréstito.

6. SECTOR ECONÓMICO:

Nombre: Escriba el número correspondiente de acuerdo con la tabla de sectores económicos.

Ej.: 1) 0900

2) 1500

3) 0800

Porcentaje: Se escribe los mismos porcentajes según nuestro ejemplo.

Monto: Igual a lo estipulado en el proyecto.

7. LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA: Se escribe la región, departamento o ciudad a la cual está beneficiando el proyecto.

Porcentajes y montos: Se diligencia de la misma forma que los anteriores.

TABLA DE MONEDAS

CÓDIGO

MONEDA

SIGLA

01

Dólar Americano

USD

02

Libra Esterlina

GBP

03

Dólar Canadiense

CAD

04

Marco Alemán

DEM

05

Florin Holandés

NLG

06

Franco Belga

BEC

07

Yen Japonés

JPY

08

Franco Francés

FRF

09

Franco Suizo

CHF

10

Peseta Española

ESP

11

Libra Italiana

ITL

12

Bolívar Venezolano

VEB

13

Chelín Austríaco

ATS

14

Nuevo Cruzado

BRN

15

Peso Mexicano

MXP

16

Austral Argentino

ARA

17

Peso Colombiano

COP

18

Corona Sueca

SEK

28

Marco Holandés

FIM

32

Dinar Yugoslavo

YUD

34

Corona Noruega

NOK

35

Corona Danesa

SKK

51

Derechos Esp. de Giro

DEG

52

Dólar Equiv. a pesos

DEQ

53

Unidad de Cuenta

UA

54

Dólar equiv. a Bolívar

DEB

55

Dólar equiv. a Cruzado

DEC

56

Dólar equiv. a peso mex.

DEP

57

Unidad moneda Europea

XEU

58

Dólar equiv. a Austral

DARA

59

Canasta de monedas

CAM

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO ANEXOS 6.7 Y 6.8

DEUDA PUBLICA

Los formatos del informe mensual y acumulado de Deuda Pública Interna y Externa se diligenciaran de la siguiente manera:

(1) (2) Mes y año en el cual se produce el informe.

(3) Nombre de la Entidad que presenta el informe

(4) Número de orden de los diferentes créditos que se relacionan.

(5) (6) Código y nombre que identifica la Entidad prestamista.

(7) Indica el número del contrato.

La siguiente información deberá registrarse en miles de pesos:

(8) Para el informe mensual: Se indicará el saldo de capital del primer día del mes que se está reportando.

Para el informe acumulado: Se indicará el saldo de capital del primero de enero. En el caso de obligaciones en divisas se debe convertir al tipo de cambio legal vigente.

(9) Para el informe mensual: Se indicarán los aumentos de capital ocurridos durante el mes que se está reportando.

Para el informe acumulado: Se indicarán los aumentos del capital efectuados desde el primero de enero hasta el periodo de emisión del informe.

(10) Para el informe mensual: Se indicarán exclusivamente las variaciones ( crecientes o decrecientes) presentadas durante el mes de por diferencia en el tipo de cambio ( divisas, UVR, etc.).

Para el informe acumulado: Se indicarán exclusivamente las variaciones ( crecientes o decrecientes) presentadas por diferencia en el tipo de cambio, desde el primero de enero hasta el periodo de elaboración del informe.

(11) Para el informe mensual: Se indicarán los pagos efectuados durante el mes reportado, por concepto de amortización a capital.

Para el informe acumulado: Se indicarán los pagos efectuados desde el primero de enero hasta el periodo de emisión del informe, por concepto de amortización a capital.

(12) Para el informe mensual: Se indicarán exclusivamente los pagos efectuados durante el mes por concepto de intereses corrientes.

Para el informe acumulado: Se indicarán los pagos efectuados desde el primero de enero hasta el período de elaboración del informe, por concepto de intereses corrientes.

(13) Para el informe mensual: Se indicarán los pagos efectuados por concepto de comisiones, durante el mes reportado.

Para el informe acumulado: Se relacionan los pagos efectuados por concepto de comisiones, desde el primero de enero hasta el período de elaboración del informe.

(14) Para el informe mensual: Se indicarán los pagos efectuados durante el mes por conceptos diferentes a los mencionados en los numerales 11, 12 y 13.

Para el informe acumulado: Se señalarán los pagos efectuados desde el primero de enero hasta la fecha de corte del informe, por conceptos diferentes a los mencionados en los numerales 11, 12 y 13.

(15) Se indicará el saldo de capital al término del mes reportado. En el caso de obligaciones en divisas, se debe reflejar el saldo al tipo de cambio legal vigente.

(16) Sumatoria vertical de las columnas 8 a la 15 en lo que respecta a la deuda interna.

(17) Sumatoria vertical de las columnas 8 a la 15 en lo que respecta a la deuda externa.

(18) Sumatoria vertical de los totales anotados en deuda interna y externa.

(19) Información adicional que la Entidad considere pertinente anotar.

(20) Firma del Jefe de la oficina responsable de la información de la deuda pública.

(21) Firma del Gerente o Director.

(22) Firma del Revisor o Auditor Fiscal.

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMENTO INFORME DE DEUDA PUBLICA - CONDICIONES FINANCIERAS

El formato de condiciones financieras se diligenciará de la siguiente manera:

(1) (2) Mes y año al cual corresponde el informe.

(3) Nombre de la entidad que presenta el informe.

(4) Número asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(5) Nombre de la Entidad prestamista.

(6) Indicar el número de contrato del empréstito.

(7) Moneda con la cual se adquirió la deuda, la cual debe estar especifica en el contrato. Especificar cuando se trate de UVR u otro tipo de unidad.

(8) Nombre de persona natural o jurídica que otorga el respaldo para adquirir la deuda.

(9) En caso de que la garantía sea pignoración de rentas, indicar el porcentaje pignorado.

(10) Fecha en que se suscribió el contrato de empréstito.

(11) Se indicará la fecha del primer desembolso realizado por la Entidad prestamista.

(12) Especificar la fecha límite, que indica el contrato para la utilización del crédito.

(13) Indicar la fecha en que se efectuó el primer pago a capital.

(14) Especificar de acuerdo con las condiciones del contrato, el día, mes y año en que se debe terminar de amortizar el préstamo.

(15) Indicar el valor por el cual fue otorgado el crédito, en la moneda de origen.

(16) Si el contrato a sido modificado indicar la cuantía en moneda de origen en que fue adicionado o disminuido.

(17) Valor que ha desembolsado la Entidad prestamista, hasta el período de presentación del informe.

(18) Indicar el porcentaje de la tasa de interés pactada en el contrato.

(19) Indicar la modalidad convenida para el pago (T.A., T.V., S.A., S.V., etc.)

(20) Especificar las obras o finalidad a la(s) que se aplicaron o aplicarán los recursos del crédito contratado.

(21) Espacio para la información adicional que la Entidad considere pertinente anotar.

(22) Firma del Jefe de la oficina responsable de la información de deuda pública.

(23) Firma de Gerente o Director de la Entidad que reporta el informe.

(24) Firma del funcionario de la Auditoria Fiscal que haya revisado el informe.

(25) Fecha en la cual es diligenciado el formato.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR ANEXO 8

RECURSOS DE TESORERIA

ENTIDAD FINANCIERA: Corresponde a la entidad donde se mantienen los recursos monetarios para atender obligaciones de giro permanente, llámese banco, corporación de ahorro y vivienda u otros.

NÚMERO DE CUENTA CORRIENTE: Hace referencia al número asignado por la entidad financiera, para identificar la propiedad de los recursos depositados por el cuentadante.

SALDO ANTERIOR: Corresponde al saldo del último mes reportado con que cerraron las cuentas tanto corrientes como de ahorro, en cada una de las entidades financieras.

MOVIMIENTO DE INGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de ingresos consolidados mensualmente en cada cuenta, recibidos por todo concepto.

MOVIMIENTO DE EGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de egresos consolidados mensualmente de cada cuenta, causados por los pagos o giros por todo concepto, correspondientes en la misma vigencia.

SALDO SEGÚN TESORERIA: Identifica al saldo final mensual de cada cuenta con corte al periodo reportado.Corresponde al resultado de la diferencia entre el movimiento de ingresos menos el mivimiento de egresos.

FECHA ULTIMA CONCILIACION: Hace referencia a la fecha de la última conciliación bancaria practicada.

NOTA: Los registros de cada cuenta deben hacerse separadamente.Ejemlo:

Los de cuentas corrientes deben identificar a los diferentes bancos donde se mantienen recursos depositados.

Los de cuentas de ahorro hacen referencia a los recursos depositados en corporaciones de ahorro y vivienda o depósitos de ahorro en otros bancos.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR

ANEXO 8 A « DISPONIBILIDAD DE FONDOS»

ENTIDAD: Hace referencia a la Entidad Distrital

FECHA: Corresponde al último día de cada mes y recoge los saldos de los movimientos presentados en el mismo periodo.

I. FONDOS EN MONEDA NACIONAL: Hace referencia a la sumatoria de los saldos de recursos depositados en cajas menores y principal, cuentas corrientes, ahorro e inversiones financieras temporales en las distintas entidades del sector financiero colombiano.

II. FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Corresponde a la sumatoria de los saldos de los recursos depositados en bancos del exterior, ya sea a través de cuentas corrientes, ahorro e inversiones en otro tipo de moneda. Su valor debe darse en pesos y por lo tanto deben calcularse a la Tasa Representativa del Mercado al cierre de cada mes.

TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE TESORERIA: Es la sumatoria de los Items I + II.

ACREEDORES VARIOS: Hace referencia a las obligaciones que presenta la Entidad con terceros, por lo tanto son recursos que mantiene el sujeto de control pero no corresponde a recursos propios, así:

a) FONDOS DE TERCEROS: Son recursos que maneja la Entidad pero corresponden a terceros Ej: Fondos de Pensiones.

b) RECAUDOS DE TERCEROS: Son recursos que la entidad mantiene, en razón a los convenios celebrados con otras entidades para su correspondiente recaudo.

c) TESORERIAS DE TERCEROS: Son recursos de las distintas entidades de la Administración, que por su naturaleza y función son manejados por la Tesorería Distrital.

TOTAL DISPONIBILIDAD ORDINARIA: Es el resultado de la diferencia entre los fondos disponibles de tesorería y los acreedores varios.

INVERSIONES PERMANENTES: Corresponden a las inversiones en acciones que mantienen las Entidades del Distrito en otras entidades tanto del sector público como privado valoradas al costo.

RECURSOS COMPROMETIDOS: Son los compromisos adquiridos por las Entidades aún no cancelados, como por Ej: las reservas.

NOTA: El anexo 9, fue derogado por el art. 11, Resolución Contraloría Distrital 23 de 2005

 

 

 
HOJA DE VIDA DEL DOCUMENTO
Artículo 1º Adicionado por el art. 1, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 8º Modificado por el art. 2, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Modificado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Modificado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 9º, numeral 4 Adicionado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 9º, Parágrafo 2. Modificado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 13º, Semestral 1, texto subrayado Derogado por el art. 12, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 13º, Semestral 2, Aclarado por el art. 7, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002
Artículo 22º Modificado por el art. 8, Resolución Contraloría Distrital 03 de 2002

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