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  Resolución 2321 de 2011 Ministerio de la Protección Social
 
  Fecha de Expedición: 17/06/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 01/07/2011  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 48106 de junio 20 de 2011  


 
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RESOLUCIÓN 00002321 DE 2011

(Junio 17)

Derogada por el art. 13, Resolución Min. Salud 1344 de 2012

por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sector Salud.

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, 5º del Decreto-ley 1281 de 2002 y 2º numeral 10 del Decreto-ley 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas instituciones que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren, con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

Que resulta necesario para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de su financiación, la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, incluyendo los regímenes especiales y de excepción del Sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes, así como, la optimización en el flujo de los recursos.

Que la conformación de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) requiere la definición de las estructuras de los datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificación de los afiliados y su registro, siendo así como en el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010, se establecieron los términos tanto para dicha conformación y actualización por parte de las Entidades Promotoras de Salud (EPS), Entidades Obligadas a Compensar (EOC), Direcciones Departamentales con Corregimientos Departamentales y el Distrito Capital, como para la entrega de los resultados de las validaciones por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).

Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA), dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Que conforme a lo establecido en las Leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011, el giro de los recursos del Régimen Subsidiado en Salud, debe hacerse a partir de la información de los afiliados que para este régimen repose en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Que el artículo 3º de la Ley 1266 de de 2008, establece que la fuente de información es la responsable por la calidad de los datos de los titulares de la información y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma.

Que el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010, estableció los tiempos para la conformación y actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) por parte de las Entidades Promotoras de Salud (EPS), Entidades Obligadas a Compensar (EOC), Direcciones Departamentales con Corregimientos Departamentales y el Distrito Capital, así como la entrega de los resultados de las validaciones por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).

Que a través de la Resolución 4712 de 2010 se modificó el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010, incluyendo para las Entidades Territoriales y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), el reporte de las novedades de verificación sobre las actualizaciones que realizaron las Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Que dada la dinámica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los avances tecnológicos que influyen en sus sistemas de información y la necesidad de mejoramiento en el flujo de los recursos del Régimen Subsidiado en el marco de los Decretos 971 y 1700 de 2011, se hace necesario redefinir los tiempos del proceso de novedades y el flujo de información sobre la afiliación a dicho Sistema, a sus regímenes de especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud, permitiendo así agilizar el proceso de información para dar cumplimiento al giro efectivo de los recursos frente a la información reportada, todo lo cual motiva la expedición de la presente resolución.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los Regímenes Especiales y de Excepción del mismo, a las entidades de Medicina Prepagada y a los Planes Adicionales de Salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

Artículo 2°. Campo de aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades obligadas a compensar (EOC), a las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, al Distrito Capital, a los Municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales y de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviación o indebida apropiación.

Parágrafo. El Sistema de Salud de las Fuerzas Armadas, se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.

Artículo 3°. Disposición, mantenimiento, soporte y reporte de información. Los obligados a mantener y reportar información, deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado, deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del Administrador Fiduciario del Fosyga.

El Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces definirá y dispondrá a través del sitio WEB del Administrador Fiduciario del Fosyga -www.fosyga.gov.co- la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.

Artículo 4°. Conformación y Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). La Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al Sector Salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

1. Reglas generales para la entrega del Archivo Maestro de Ingreso y/o el de Novedades de Actualización.

El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá un archivo Maestro de Ingresos, y/o un archivo de novedades de actualización y/o los archivos relacionados con el proceso de traslados, por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras definidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios indicados por él.

2. Términos para la remisión de los archivos al Fosyga.

Las Entidades remitirán la información de sus afiliados dentro de los procesos de validación establecidos para la BDUA, de acuerdo a la siguiente programación:

2.1. Procesos mensuales de actualización de la BDUA, fechas, entidades y archivos a reportar.

2.2. Tipo de información a entregar por parte de las Entidades en los procesos de validación de la BDUA.

a) Régimen Contributivo: La remisión de novedades en el Régimen Contributivo se realizará de la siguiente manera por parte de las entidades:

I) En el Proceso de Traslados: las EPS y EOC reportarán los archivos de solicitud de Traslados R1.

II) En el Primer Proceso: las EPS y EOC remiten la respuesta en el archivo R4 a los traslados solicitados (R1), adicionalmente, reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: MC y NC, respectivamente.

III) En el Tercer Proceso: las EPS y EOC reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: MC y NC, respectivamente.

b) Régimen Subsidiado: La remisión de novedades en el Régimen Subsidiado se realizará de la siguiente manera por parte de las EPS, las Entidades Territoriales y el INPEC:

I) En el Proceso de Traslados: las EPS reportarán los archivos de Traslados S1.

II) En el Primer Proceso: las EPS remiten la respuesta a los Traslados en el archivo S4, a los traslados solicitados (S1), adicionalmente, reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: MS y NS, respectivamente.

III) En el Segundo Proceso: las Entidades Territoriales y el INPEC, remitirán las novedades de actualización en el archivo NS: el Retiro por Muerte (N09) o la Novedad de Retiro (N13) o la Anulación de Ingreso no autorizados por el municipio o el INPEC (N15) a los afiliados que en el momento de la realización de este proceso no se encuentren correctamente actualizados por las EPSS en la BDUA.

c) Régimen Especial, Régimen de Excepción, Entidades Administradoras de Planes Adicionales de Salud y las Entidades de Medicina Prepagada: Reportarán los Maestros de Ingresos y las Novedades de Actualización: ME y NE, respectivamente, en el Tercer Proceso de BDUA.

3. Términos de reporte de Resultados de Validación y Actualización de la BDUA.

El Administrador Fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes:

a) Entrega de resultados Proceso de Traslados: En el quinto (5°) día hábil de cada mes, se dispondrá por parte del Fosyga los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en la fecha establecida para la entrega de resultados del Primer Proceso, se dará respuesta de la actualización de los traslados en BDUA con los archivos R5, R6, S5 y S6.

b) Entrega de Resultados Procesos Mensuales de Actualización de la BDUA.

I) Primer Proceso: el noveno (9°) día hábil a las EPS del Régimen Contributivo y Subsidiado, los resultados del proceso del Maestro de Ingresos MC, MS, de Novedades de Actualización MS, NS y actualización de los traslados en BDUA con los archivos R5, R6, S5 y S6.

II) Segundo Proceso: el décimo tercer (13) día hábil a Entidades Territoriales y al INPEC, los resultados del proceso de Novedades de Actualización NS.

III) Tercer proceso: el décimo séptimo (17) día hábil a las EPS del Régimen Contributivo, a las administradoras de los Regímenes de Excepción y Especiales, Entidades de Medicina Prepagada y Planes Adicionales de Salud, los resultados del proceso del Maestro de Ingresos MC, ME, y de Novedades de Actualización NS, NE.

Parágrafo 1°. Para el Régimen Subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso mediante el mecanismo definido por el Administrador del Fosyga a los Departamentos, al Distrito Capital, a los municipios, al Inpec y a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado que reportaron novedades durante el mes de proceso. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el Archivo Consolidado de Régimen Subsidiado que les proporciona a cada entidad el Consorcio Fiduciario del Fosyga en el sitio destinado para tal fin.

Parágrafo 2°. El Administrador Fiduciario del Fosyga entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso.

Parágrafo 3°. En ningún caso, se recibirán archivos maestros de ingresos o de novedades de actualización o de solicitud de traslados después de las fechas definidas para tal fin.

Parágrafo 4°. Las Entidades Territoriales y el INPEC velarán por el envío oportuno de las novedades correspondientes (traslados, retiros, ingresos o actualización de datos del afiliado) por parte de las EPS de su jurisdicción, de tal manera que la información registrada en la BDUA sea exactamente igual a la que posee la Entidad Territorial, el INPEC y las EPS.

Artículo 5°. Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al Sector Salud. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades Obligadas a Compensar (EOC), las Entidades de Medicina Prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, el Distrito Capital, los Departamentos con Corregimientos Departamentales y los Municipios, las Entidades de Regímenes Especiales y de Excepción, tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008.

Las entidades deben mantener un Sistema de Información que contenga los datos necesarios para identificar y localizar a sus afiliados, adicionalmente para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control; la información que las entidades deben remitir para la consolidación de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), es un subconjunto de datos básicos de dicha afiliación.

Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las Entidades Territoriales.

Artículo 6°. Responsabilidades en el Cruce de Bases de Datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las entidades obligadas a reportar la información de afiliación para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces que consideren pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre las bases de datos y la información consolidada entregada por el Administrador Fiduciario del Fosyga, con el objeto de remitir la información depurada.

El Administrador Fiduciario del Fosyga verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos.

Artículo 7°. Identificación de los afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las Entidades Territoriales y EPS tienen la responsabilidad de gestionar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los ciudadanos colombianos y por el DAS, para los extranjeros residentes en Colombia.

Artículo 8°. Presentación y recepción de la información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios establecidos por dicho administrador.

Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte de la presente resolución.

La información entregada por medios digitales o por transferencia electrónica deberá entregarse acompañada de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada.

Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado, es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.

Artículo 9°. Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del Fosyga, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, las Entidades Territoriales y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias.

Artículo 10. Disposición de la información. La información que esté contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) únicamente será suministrada cuando esta sea requerida por las entidades de control y/o las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad que garanticen la privacidad de la información, según sea el caso.

Artículo 11. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial, en el artículo 2° de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el Ministerio y/o el Administrador Fiduciario del Fosyga dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.

Artículo 12. Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su anexo técnico serán indispensables para el giro de recursos en el Régimen Contributivo y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones no debidos de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Artículo 13. Especificaciones técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

Artículo  14. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1° de julio de 2011, deroga las Resoluciones 1982, 4140 y 4712 de 2010 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 17 de junio de 2011.

El Ministro de la Protección Social,

MAURICIO SANTA MARÍA SALAMANCA.

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 48106 de junio 20 de 2011.

ANEXO TÉCNICO

BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA)

El presente anexo técnico está dividido en 6 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.

2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del Régimen Contributivo.

4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del Régimen Subsidiado.

5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes.

6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Única de Afiliados la siguiente tabla:

TABLA 1

TIPOS Y NÚMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO:

Aplica para los afiliados de población especial beneficiaria del subsidio que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla "1. TIPOS Y NÚMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL".

2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES.

2.1. DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS.

Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

TABLA 2

SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

TABLA 3

NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS

2.2. DISEÑO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, Exceptuados y para las entidades de Medicina Prepagada, Seguros de Salud y Planes Complementarios de Salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral "4. Glosario de Campos" de este Anexo Técnico.

Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se actualiza en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), que administra el Consorcio Fiduciario del Fosyga, estos afiliados subirán con estado ACTIVO.

Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

2.2.1. RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

Aplica para las EPS y EOC.

TABLA 4

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

Si un afiliado tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por uno de los Aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos "Tipo de identificación del aportante" y "Número de identificación del aportante" en el archivo maestro de afiliados.

TABLA 5

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

2.2.2. RÉGIMEN SUBSIDIADO

Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS).

TABLA 6

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO

2.2.3. REGÍMENES DE EXCEPCIÓN

Aplica para ECOPETROL, el Fondo Prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.

TABLA 7

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A LOS REGÍMENES DE EXCEPCIÓN

 

 

2.2.4. MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES COMPLEMENTARIOS DE SALUD.

TABLA 8

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD O PLANES COMPLEMENTARIOS

2.3 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

Aplica para todos los Regímenes: Contributivo, Subsidiado (EPSS, Entidades Territoriales y el INPEC), Exceptuados, Medicina Prepagada y Seguros de Salud.

NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la TABLA 9. "ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES". Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las Entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la Tabla 10. "CÓDIGOS DE NOVEDADES").

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.

TABLA 9

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

TABLA 10

CÓDIGOS DE NOVEDADES

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

 

 

Cuando una Entidad le presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la Entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo "Consecutivo de la Novedad".

3. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TRASLADO AFILIADOS EN BDUA POR PARTE DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA los cuales están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse previamente, siguiendo toda la normativa vigente.

3.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL MÓDULO DE TRASLADOS

Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de datos.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo R1.

R1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

Para el caso que el afiliado que se pretenda trasladar pertenezca al Régimen Subsidiado, la Entidad2 también deberá realizar el archivo R1 solamente que estos afiliados se trasladarán automáticamente sin surtir el resto del proceso de los Rs.

R2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.

R3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

R4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.

R5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.

R6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R1 y el R4.

Fecha de afiliación a la EPS o EOC: Corresponde a la fecha en que el afiliado suscribió el formulario de afiliación ante la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.

3.2 PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA BDUA

3.2.1 SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 A LA ENTIDAD1

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al Administrador Fiduciario del Fosyga, el archivo R1, en el Proceso de Traslados de BDUA.

3.2.2 ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R1

El Administrador Fiduciario del Fosyga remite a la Entidad2, el archivo R3 con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia. Este envío se realizará en la fecha definida para la entrega de resultados del Proceso de Traslados.

El Administrador Fiduciario del Fosyga, enviará a la Entidad1 el archivo R2 con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia.

El Envío de los archivos R3 y R2 se realizará en la fecha definida para la entrega de los resultados del Proceso de Traslados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario del Fosyga al archivo R1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los siguientes procesos de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, las EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados.

3.2.3 ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL ARCHIVO R2

En el Primer Proceso de actualización de BDUA, del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la Entidad1 enviará al Administrador del Fosyga el Archivo R4, con la respuesta y la causal, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

3.2.4 ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO R4

El Administrador Fiduciario del Fosyga en el primer proceso, procederá a validar y actualizar en la BDUA los traslados que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1, e informará a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1 en el archivo R4.

Los registros aprobados por la Enitdad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6. Este envío se realizará en el primer proceso del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:

Artículo 31. Consulta base de datos. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema.

De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.

El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 pero que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 y por tanto procederá a actualizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 y que resulten glosados.

3.3 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE TRASLADO

3.3.1 ARCHIVO R1

3.3.2 ARCHIVO R2

3.3.3 Archivo R3 Y R6

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o R6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la Entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

3.3.4 Archivo R4

3.3.5 Archivo R5

4. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TRASLADO DE AFILIADOS EN BDUA POR PARTE DE LAS EPSS RÉGIMEN SUBSIDIADO

A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.

En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.

4.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL MÓDULO DE TRASLADOS

Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una EPS Subsidiada para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo S1.

S1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

Para el caso que el afiliado que se pretende trasladar pertenezca al Régimen Contributivo, la Entidad2 también deberá realizar el archivo S1.

Cuando el afiliado se encuentre en la BDUA con Estado de Afiliación "RETIRADO" o "DESAFILIADO" en cualquiera de los regímenes, el traslado se efectuará de forma automática sin surtir el resto del proceso de los Ss.

S2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.

S3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.

S4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.

S5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.

S6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el S1 y el S4.

Fecha de afiliación a la EPSS: Corresponde a la fecha en que el afiliado suscribió el formulario de afiliación ante la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.

4.2 PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE TRASLADO DE AFILIADOS EN LA BDUA

4.2.1 SOLICITUD DE TRASLADO EN LA BDUA DE LA ENTIDAD2 A LA ENTIDAD1

Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al Administrador Fiduciario del Fosyga, el archivo S1, en el Proceso de Traslados de BDUA.

4.2.2 ACTIVIDADES A REALIZAR POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO S1

El Administrador Fiduciario del Fosyga remite a la Entidad2, el archivo S3 con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia. Este envío se realizará en la fecha definida para la entrega de resultados del Proceso de Traslados.

El Administrador Fiduciario del Fosyga, enviará a la Entidad1 el archivo S2 con los registros de afiliados que no fueron glosados ninguna inconsistencia.

El Envío de los archivos S3 y S2 se realizará en la fecha definida para la entrega de los resultados del Proceso de Traslados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario al archivo S1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los siguientes procesos de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado.

4.2.3 ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA ENTIDAD1 CON EL ARCHIVO S2

En el Primer Proceso de actualización de BDUA, del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la Entidad1 enviará al Administrador del Fosyga el Archivo S4, con la respuesta y la causal, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

4.2.4 ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO CON EL ARCHIVO S4

El Administrador Fiduciario del Fosyga en el primer proceso, procederá a validar y actualizar en la BDUA los traslados que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo S1, e informará a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1 en el archivo S4.

Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo S6. Este envío se realizará en el primer proceso del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.

Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:

Artículo 31. Consulta base de datos. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema.

De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.

El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo S2 pero que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo S4 y por tanto procederá a actualizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo S4 y que resulten glosados.

4.3 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PARA EL PROCESO DE TRASLADO

4.3.1 ARCHIVO S1

* La EPS Subsidiado podrá actualizar los datos del afiliado, de acuerdo con el documento de identificación que soporta el formulario de afiliación.

4.3.2 ARCHIVO S2

4.3.3 ARCHIVO S3 Y S6

Los afiliados que sean devueltos en el archivo S3 o S6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas el afiliado quedará tal cual se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que solicita el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.

4.3.4 ARCHIVO S4

4.3.5 ARCHIVO S5

5. GLOSARIO DE CAMPOS

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.

En la columna CÓDIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripción de la variable, en la columna LONGITUD DEL CAMPO el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en RÉGIMEN se indica a qué régimen (Contributivo –C–, Subsidiado –S–, Excepción –E–, Prepagadas o pólizas de salud –P–) es aplicable.

La segunda tabla de este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas en la parte 3 y 4 del presente anexo que están relacionados con el reporte de información para la actualización de los traslados de afiliados ante la BDUA.

TABLA 11

GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES

 

Cuadro (3)

C: Contributivo, S: Subsidiado, E: Excepción, P: Medicina Prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud.

TABLA 12

GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS DE TRASLADO

6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN

6.1 MEDIOS

La información debe presentarse en medio digital. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios aceptados:

a) Disco Compacto (CD) y/o DVD

b) Transferencia Electrónica.

6.2 CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión ‘.txt’.

b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la Razón Social en el Maestro de Aportantes).

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro.

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (") ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j) Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero y viceversa.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(C. F.).