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  Acuerdo 2 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - Comité de Conciliación
 
  Fecha de Expedición: 31/05/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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ACUERDO 002 DE 2011

(Mayo 31)

"Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C."

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No.1716 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que mediante la Resolución N° 720 de 1998, expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., se creó el Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que mediante la Resolución 318 del 22 de septiembre de 2010, el Secretario General modificó la integración del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 establece como función de los comités de conciliación de las entidades públicas, en el numeral 10 del artículo 19, la de darse su propio reglamento.

Que el Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., ha encontrado necesario efectuar la expedición de un nuevo Reglamento en atención a su nueva conformación y al nuevo marco normativo que regula sus atribuciones.

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,

ACUERDAN:

Capítulo. I

Disposiciones Generales

Artículo 1º. Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría General contenido en los artículos siguientes.

Artículo 2º. Principios Rectores. Los/as miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

Artículo 3º. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos incluidos el/los pacto(s), así como de los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el/la apoderado/a actuará en las audiencias de conciliación y de pacto(s) de cumplimiento, previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos terminados con fallo condenatorio a efecto de determinar la procedencia de la acción de repetición. Al efecto, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

7. Informar, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, las decisiones adoptadas sobre la procedencia de la acción de repetición anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de las mismas en los casos en que se decida no instaurarlas.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Dejar constancia de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

10. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

11. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

12. Aprobar por resolución el informe presentado por el Secretario Técnico sobre acciones de repetición y llamamiento en garantía, en los meses de junio y diciembre en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 28 del Decreto 1716 de 2009.

13. Dictar su propio reglamento.

Artículo 4º. Integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los/as siguientes funcionarios/as, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus integrantes permanentes:

1. El/la Secretario/a General o su delegado/a que es el/la Subsecretario/a General.

2. El/la Director/a Jurídico/a Distrital, en su calidad de jefe de la oficina jurídica.

3. El/la Director/a de Gestión Corporativa, en su calidad de ordenador del gasto.

4. El/la Subdirector/a Distrital de Estudios e Informática Jurídica.

5. El/la Subdirector/a Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos.

Los/as funcionarios/as previstos en los numerales 4 y 5, de dirección y de confianza designados por el/la Secretario/a General al efecto.

Asimismo serán integrantes e invitados/as permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los/as siguientes funcionarios/as:

1. El/la Director/a de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia o el/la funcionario/a que este designe.

2. El/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno de la Secretaría General.

3. El/la Subdirector/a Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

4. El/la Secretario/a Técnico/a del Comité.

Parágrafo 1º. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del/la Jefe/a de la Entidad, quien la ha delegado en el/la Subsecretario/a General.

Parágrafo 2º. En el evento en que el/la Presidente(a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el/la director/a Jurídico/a Distrital, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

Parágrafo 3°. Serán invitados/as ocasionales los/as funcionarios/as que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el/la apoderado/a que represente los intereses del ente en el proceso, según el caso concreto.

Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios/as que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

Artículo 5º. Participación de la Oficina de Control Interno. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno, apoyará la gestión de los/as miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, debiendo presentar un informe semestral a esta instancia sobre dichos aspectos.

El/la citado/a funcionario/a podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

Artículo 6º. Participación de la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico. El/la Subdirector/a Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico remitirá a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, en forma oportuna dentro de los términos legales, los casos que requieran ser sometidos a consideración del Comité, para su incorporación dentro del orden del día de la sesión siguiente, con miras a realizar su respectivo estudio.

El/la citado/a funcionario/a realizará la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. Finalmente deberá coadyuvar en la sustanciación y cumplimiento de las decisiones del Comité.

Artículo 7º. Participación de la Subdirección Distrital (sic) Estudios e Informática Jurídica. El/la Subdirector/a Distrital (sic) Estudios e Informática Jurídica deberá informar al Comité de Conciliación acerca del precedente judicial vigente aplicable a los casos sometidos a consideración, como criterio que permita orientar la decisión en cuanto a la procedencia de los mismos.

En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en la jurisprudencia reiterada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, los/las integrantes de los Comités de Conciliación deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, atendiendo lo establecido en el numeral 5 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, y en la Directiva Presidencial 05 de 2009.

Artículo 8º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el/la miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del/la servidor/a público/a.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el/la miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el/la miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el/la funcionario/a, o haber sido designado/a por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero/a o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el/la miembro o compañero/a, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el/la miembro del Comité, cónyuge, compañero/a o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado/a, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado/a.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado/a, denuncia penal contra el/la miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el/la denunciado/a se halle vinculado/a a la investigación penal.

11. Haber formulado el/la miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado/a, o estar aquéllos legitimados/as para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado/a.

13. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor/a o deudor/a de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio/a de alguna de las partes o su representante o apoderado/a en sociedad de personas.

15. Haber dado el/la miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado/a, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero/a o legatario/a de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

Artículo 9º. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno/a de los/as integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los/as integrantes del Comité podrán ser recusados/as, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el/la Presidente/a del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Secretaría General miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s)/a(s) o recusado, los/as cuales deberán ser del nivel directivo o asesor. Cuando este actuando el/la delegado/a del/la Secretario/a General, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar al/os/as integrantes ad -hoc.

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

Capítulo. II

Funcionamiento del Comité

Artículo 10º. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, las sesiones se llevarán a cabo en el Despacho de la Dirección Jurídica Distrital o en el lugar indicado en la citación respectiva.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente/a, el/la Director Jurídico/a Distrital, el/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

Artículo 11º. Discusión de asuntos de impacto distrital o de interés de otro organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, deberá convocarse al Comité de Conciliación, como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un/a representante del organismo o entidad Distrital comprometida en el caso, quien debe pertenecer igualmente al nivel Directivo y será designado/a por el/la Secretario/a de Despacho, Director/a de Departamento Administrativo o Alcalde Local, respectivamente.

Estas invitaciones serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité con la Dirección Jurídica Distrital.

Artículo 12º. Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos de cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los/as funcionarios/as o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el/la abogado/a a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

Artículo 13º. Formalidad de la convocatoria. Los/as integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

Artículo 14º. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a de los/as miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a dejará constancia de la asistencia de los/as miembros e invitados/as, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno en la entidad.

Artículo 15º. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión.

A continuación, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité informará al/la Presidente/a sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/la Presidente/a.

Los/as apoderados/as harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, de forma posterior a la presentación que del caso haga el/la Subdirector/a Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

Una vez se haya surtido la presentación, los/las miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a informará al/la Presidente/a que todos los temas han sido agotados, procediendo el/la Presidente/a a levantar la sesión.

Parágrafo. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario/a Técnico/a del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

Artículo 16º. Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los/as apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los/as miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

Artículo 17º. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de ellos asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la Presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

Artículo 18º. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados todos sus miembros.

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el/la Presidente del Comité y el/la Secretario/a Técnico/a.

Artículo 19º. El/la Directora/a (sic) Jurídica Distrital ha sido facultado/a por el Comité de Conciliación, para dar aplicación a las políticas de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos para tal efecto.

Artículo 20º. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente.

Capítulo. III

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

Artículo 21º. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

Los/as apoderados/as de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

Artículo 22º. Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

Artículo 23º. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 del 2009, los/as apoderados/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los/as apoderados/as mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Dirección Jurídica Distrital.

Artículo 24º. Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/la Secretario/a General y a los miembros del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

Artículo 25º. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a). Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

b). Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c). Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d). Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e). Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f). Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

Artículo 26º. El/la Subdirector/a Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, presentará el informe del artículo antes indicado, en la primera sección ordinaria de los meses de junio y diciembre de cada año, a efectos de enviarlo al Ministerio del Interior y de Justicia, previa aprobación del Comité.

Capítulo. IV

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

Artículo 27º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un/a Asesor/a de Despacho o por un/a Profesional del Derecho de la Dirección Jurídica Distrital que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el/la Presidente/a y el/la Secretario/a del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/la representante legal del ente y a los/as miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al/la Coordinador/a de los/as agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.

7. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB.

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 28º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los/as asistentes y las decisiones adoptadas por los/as miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

Artículo 29º. Trámite de aprobación de Actas. El/la Secretario/a Técnico/a deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno/a de los/as miembros asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto que aquellos/as remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el/la Secretario/a Técnico/a no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los/as miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el/la Presidente/a del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a y todos/as los/as asistentes al mismo, dentro de un punto del Orden del Día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

Artículo 30º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Subdirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

El/la Subdirector de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, designará al/la funcionario/a de la Subdirección de Gestión Judicial responsable del archivo de estos documentos, informándole de tal hecho al Comité de Conciliación.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Subdirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

Para la consulta de tales documentos, los/as interesados/as deberán solicitar autorización al/la Secretario/a Técnico/a, quien dará las instrucciones respectivas al/la funcionario/a responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité.

Capítulo. V

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

Artículo 31º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al/la Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

Los/as abogados/as que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los/as apoderados/as allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

Artículo 32º. Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del/la apoderado/a de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los/as miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

Capítulo. VI

Prevención del Daño Antijurídico

Artículo 33º. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en la última sesión ordinaria de los meses de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el/la Subdirector/a de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

Artículo 34º. Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 21 del Decreto Nacional 1716 del 2009, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad.

Capítulo. VII

Disposiciones Finales

Artículo  35º. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital, deroga expresamente el Reglamento, aprobado mediante el Acuerdo 001 del 14 de marzo de 2005 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

El presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación, y fue aprobado por los integrantes del mismo.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de mayo del año 2011

YURI CHILLÁN REYES

Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Jefe de la Entidad – Presidente del Comité de Conciliación

BEATRÍZ HELENA HINCAPIÉ MOLINA

Subsecretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Delegada del Jefe de la Entidad

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

DOLLY ARIAS CASAS

Director Jurídico Distrital

Directora de Gestión Corporativa

LUIS EDUARDO SANDOVAL ISDITH

Subdirector de Estudios e Informática Jurídica

AMPARO DEL PILAR LEÓN SALCEDO

Subdirectora de Doctrina y Asuntos Normativos

Invitados permanentes,

HÉCTOR DÍAZ MORENO

Subdirector de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico

HAROLD ALZATE RIASCOS

Jefe Oficina de Control Interno

MARÍA CLAUDIA QUIMBAYO DUARTE

Secretaria Técnica

 
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