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Concepto 25929 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
29/06/2011
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

2214100

Bogotá D.C.,

Doctora

MARIA DEL PILAR BAHAMON FALLA

Subdirectora General Jurídica

Instituto de Desarrollo Urbano - IDU

Calle 22 No. 6-27

Ciudad

Asunto:

Solicitud de concepto jurídico relacionado con la normatividad aplicable a las Entidades Distritales y en especial al IDU, para el suministro de refrigerios en el ámbito de la austeridad del gasto. Radicaciones Nos. 1-2010-50078 y 1-2010-53899.

No. Salida

2-2011-25929

Respetada doctora Bahamon:

Esta Dirección recibió su oficio del asunto, mediante el cual solicita concepto jurídico relacionado con la normatividad aplicable a las Entidades Distritales y en especial al citado Establecimiento Público, para el suministro de refrigerios en el ámbito de la austeridad del gasto.

Al respecto, se plantean los siguientes interrogantes:

1) ¿Es procedente que las Entidades Distritales y en especial el IDU adquieran los servicios de refrigerios en el marco del inciso del artículo 11 del Decreto Nacional 1737 de 1998, modificado por el artículo 5° del Decreto Nacional 2209 del mismo año?

2) ¿Es viable suministrar refrigerios para eventos de capacitación para el personal que labora en el IDU, en los términos previstos en la Resolución 1694 de 2009 expedida por ese Establecimiento?

3) ¿Es procedente proporcionar refrigerios para reuniones del Consejo Directivo del IDU por caja menor?

Para dar respuesta a los interrogantes planteados, se revisarán las normas que regulan las materias objeto de las inquietudes.

1. NORMATIVIDAD APLICABLE

1.1. Decretos Nacionales 1737 y 2209 de 2008

Los artículos 1º y 2º del Decreto Nacional 1737 de 1998, por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público, disponen:

"Artículo 1º.- Se sujetan a la regulación de este Decreto, salvo en lo expresamente aquí exceptuando, los organismos, entidades, entes públicos, y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del Tesoro Público.

Artículo 2º.- Las entidades territoriales adoptarán medidas equivalentes a las aquí dispuestas en sus organizaciones administrativas.".

El artículo 11 del citado Decreto, modificado por el artículo 5º del Decreto Nacional 2209 de 1998, señala:

"Artículo 11.- Las entidades objeto de la regulación de este decreto no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades o funciones que normativa y funcionalmente le competen.

Cuando reuniones con propósitos similares tengan ocurrencia en la sede de trabajo los servicios de alimentación podrán adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones vigentes en materia de cajas menores (...)".

Según la referida normatividad, las entidades territoriales deben adoptar medidas equivalentes a las allí dispuestas.

1.2. Decreto Distrital No. 030 de 1999

Los artículos 1º y 2º del Decreto Distrital No. 030 de 1999, por el cual se expiden medidas sobre austeridad en el gasto público del Distrito Capital, disponen:

"Artículo 1. Ámbito de aplicación: El presente Decreto se aplica a todos los organismos y entidades que conforman el sector central y el descentralizado del Distrito Capital, al de las localidades, a la Veeduría Distrital y a la Sociedad Canal Capital.

Articulo 2. Las entidades y organismos a los que se refiere el presente Decreto adoptarán medidas para que las decisiones de gastos se ajusten a criterios de eficiencia, economía y eficacia con el fin de racionalizar el uso de los recursos del tesorero público distrital (…)".

Por lo anterior, las entidades que conforman el Distrito Capital deben definir internamente la manera de hacer más eficiente la ejecución del gasto público, entre otros.

1.3. Resolución No. 1694 de 2009 expedida por el IDU

La Resolución No. 1694 de 2009, por la cual se unifican las medidas de austeridad en el Instituto de Desarrollo Urbano y se ajustan a la nueva Estructura Organizacional, señala los criterios generales de racionalidad del gasto público, que deben ser aplicados en la entidad.

En artículo 21 de la citada Resolución, dispone que: "Los refrigerios se suministrarán al personal que labora en el IDU únicamente en las siguientes circunstancias: (…) Cuando se realicen eventos de capacitación, entrenamiento o reuniones internas con una duración superior a 3 horas.".

Este acto administrativo no establece la posibilidad de hacer uso de recursos de caja menor para la adquisición de alimentos.

1.4. Resolución No. 1602 de 2001, expedida por el Secretario Distrital de Hacienda y el Director Distrital de Presupuesto

Según el numeral 3.9 del Manual Operativo de Presupuesto, adoptado mediante la Resolución No. 1601 de 2001, expedida por el Secretario Distrital de Hacienda y el Director Distrital de Presupuesto, las cajas menores son "(…) fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las entidades y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración.".

1.5. Decreto Distrital No. 61 de 2007 y Resolución No. DDC-000001 de 2009

Respecto de la destinación que deben tener las cajas menores el inciso 1º del artículo 4º del Decreto Distrital 061 de 2007, dispone:

"El dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva.".

Sobre el particular, el numeral 5º del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores, adoptado mediante la Resolución No. DDC-000001 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., señala:

"Los fondos que constituyen las cajas menores solamente pueden utilizarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios e imprevistos y definidos en la resolución de constitución respectiva.".

2. CONSIDERACIONES JURÍDICAS

2.1. El Decreto Nacional 1737 de 1998, modificado por el Decreto 2209 de 1998, señala que los servicios de alimentación requeridos para reuniones con propósitos similares a los de desarrollar, planear o revisar las actividades o funciones de las entidades, pueden adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones vigentes en materia de cajas menores.

2.2. La referida normatividad dispone que las entidades territoriales deben adoptar medidas equivalentes a las allí dispuestas.

2.3. Según las normas distritales sobre Cajas Menores, la finalidad de éstas es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la Administración.

2.4. Los gastos relacionados con la adquisición de refrigerios para reuniones de un Consejo Directivo, no tienen el carácter de ser urgentes, imprescindibles, e inaplazables, y como tal, no deben adquirirse por caja menor.

3. RESPUESTA

Con base en lo expuesto, la consulta planteada se responde en su orden, así:

3.1. De conformidad con la normatividad distrital sobre Cajas Menores, no es procedente que las Entidades Distritales incluido el IDU, adquieran los servicios de refrigerios en el marco del inciso 2º del artículo 11 del Decreto Nacional 1737 de 1998, modificado por el artículo 5º del Decreto Nacional 2209 del mismo año.

3.2. Dado que en la Resolución No. 1694 de 2009 expedida por el IDU no se establece la posibilidad de hacer uso de recursos de caja menor para la adquisición de alimentos, y que en ésta se señalan criterios generales de racionalidad del gasto público que deben ser aplicados en la entidad; se considera que es viable suministrar refrigerios en eventos de capacitación para el personal que labora en el IDU, de conformidad con lo previsto en el citado acto administrativo.

3.3. No es procedente proporcionar refrigerios para reuniones del Consejo Directivo del IDU por caja menor.

Atentamente,

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

Director Jurídico Distrital

C.C.: No aplica.

Anexos: No aplica.

Elaboró:

Dary Rodríguez M.

Revisó:

Camilo José Orrego Morales