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  Concepto 24080 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 20/06/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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2214200

Bogotá, D.C.,

Doctora

BEATRIZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ

Secretaría de Despacho

Secretaría Distrital de Hacienda

Carrera 30 No. 25-90 piso 6°

Ciudad

Asunto:

Comunicación del 01 de junio de 2011 – Solicitud de concepto Convenio 00350 de 2009. Radicado No. 1-2011-22648, 1-2011-22736.

No. Salida:

2-2011-24080

Respetada doctora Arbeláez:

Esta Dirección recibió la comunicación del asunto, mediante la cual el señor Diego Alberto Puerta Franco, Gestor Ciudad Bolívar Localidad Digital, del Programa Masificación de TIC –ETB, solicita concepto jurídico respecto de la viabilidad de realizar la transferencia de los bienes adquiridos en virtud del convenio Interadministrativo de Cooperación 00350 o el ingreso a la contabilidad de cada una de las entidades firmantes teniendo en cuenta la clausula novena del mismo y que en la actualidad se dará por terminado de mutuo acuerdo.

Sobre el particular, de manera atenta, la citada comunicación se traslada a la Secretaría a su digno cargo, en los términos del artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, por competencia, teniendo en cuenta que corresponde a esa entidad la función de fijar las pautas, directrices y procedimientos para el registro, actualización y valoración de los inventarios del Distrito Capital, sus organismos y entidades, de conformidad con lo preceptuado en el literal c) del artículo 56 del Decreto Distrital 545 de 20061 y el artículo 5° del Decreto Distrital 616 de 2007, para su conocimiento, evaluación y respuesta directa al interesado.

No obstante lo anterior, se estima pertinente hacer algunas referencias normativas y conceptuales sobre la temática objeto de consulta, así:

NORMATIVIDAD

El artículo 95 de la Ley 489 de 1998 señala:

"(..) Asociación entre entidades públicas. Las entidades públicas podrán asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro (…)"

Ahora bien, el literal g) del artículo 13 del Decreto Distrital 714 de 1996 incluye como principio del sistema presupuestal el siguiente:

"Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada Entidad de la Administración a su objeto y funciones y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas".

Por su parte, el artículo 21 del Decreto Nacional 4444 de 2008, "Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2° del artículo de la Ley 1150 de 2007" sobre reglas especiales para la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas señala:

"(…) Para efectos de la enajenación de bienes muebles, las entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden, mediante publicación en su página web del acto administrativo motivado que contenga el inventario.

La entidad interesada en la adquisición de estos bienes por enajenación a título gratuito, deberá manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación del inventario. En dicha manifestación la entidad señalará la necesidad del bien para el cumplimiento de sus funciones y las razones que justifican la solicitud.

En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés.

Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes, se procederá a realizar un acta de entrega que suscribirán los representantes legales de las entidades involucradas y se entregarán materialmente los bienes muebles en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega (…).

De otro lado, la Resolución 01 de 20012 expedida por el Contador General de Bogotá, en los numeral 3.2.16 y 5.6.4 indican que dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la entidad no desea tener más en su patrimonio o que por haber sido tipificados como Bienes Servibles No útiles u Obsoletos o como Bienes Inservibles, se deba salir de ellos, se encuentran el traslado o Traspaso de Bienes Entre Entidades Distritales a través de operaciones Interinstitucionales y en el numeral 5.6.4.6 señala:

"(…) La característica de este tipo de operaciones es la transferencia de la propiedad de los bienes que realicen las Entidades Distritales.

TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes sin contra prestación económica se realiza entre entidades del sector central distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscriba entre los funcionarios responsables del Almacén o Bodega de las respectivas entidades.

TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado o entre las entidades descentralizadas entre sí, del nivel distrital, por tratarse de dos personas jurídicas diferentes. Este hecho económico se efectuará a través de un Convenio Interadministrativo suscrito por los correspondientes representantes legales de las entidades, y se formalizará con la respectiva acta de entrega.

De acuerdo con el hecho que origina el traspaso o el traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Si la entidad ha determinado que posee bienes servibles no utilizables u obsoletos, o tipificados como inservibles, y considera que uno de los posibles destinos para darles salida definitiva es a través del traslado o traspaso a otra entidad, deberá realizar un ofrecimiento mediante documento escrito a aquellas entidades que de acuerdo con su conocimiento o bases de datos, estén interesadas en obtener dichos bienes.

2. La entidad interesada deberá manifestar igualmente por escrito su interés de recibir estos bienes, y previo estudio donde se evidencie que la entidad está en capacidad de recibir el traslado o traspaso, se procederá a suscribir entre las partes el acto administrativo de entrega y recibo debidamente motivado, al que deberá anexarse documento expedido por el Director Administrativo, o por quien haga sus veces en la entidad que entrega, donde certifique que los bienes traspasados en el estado en que se encuentran no son requeridos por la entidad, o que existe orden expresa basada en normas legales o políticas de la entidad.

La afectación contable corresponde a Operaciones Interinstitucionales por Traspaso de Bienes, como Gasto para quien entrega y como Ingreso para quien recibe.

El acta de entrega firmada por las partes en señal de conformidad oficial izará la transacción, y debe señalar el origen o causa del traslado o traspaso, relacionar y detallar las características de los bienes objeto del traslado o traspaso, la conformación de su valor en libros, y en caso de determinarse el valor del avalúo técnico por el cual la entidad receptora ingresará los bienes a su patrimonio (…)"

La Resolución 001 de 2001 "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital" señala en su numeral 5.6.1.2 el procedimiento administrativo que se requiere para la salida de bienes no útiles u obsoletos de las entidades distritales, por medio de autorización expresa del representante legal, que para este evento debe ser por medio de acto administrativo motivado, asimismo el Decreto 4444 de 2008 establece unas Reglas especiales para la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas.

Ahora bien, una vez revisado el Convenio Interadministrativo de Cooperación se observa que en el mismo no quedó contemplado claramente cuál sería el destino de los equipos, tecnología, aplicaciones tecnológicas o bienes aportados por los firmantes, pues solamente se señaló que a la terminación y liquidación del mismo las partes decidirían su destino.

Así las cosas, se encuentra procedente señalar que toda vez que no se contempló dentro del convenio cuál sería la forma de entrega de los bienes aportados por cada una de las partes firmantes, se considera que los mismos deben ingresar a la contabilidad de las entidades que los aportaron.

Igualmente, en el caso de que las entidades distritales decidan realizar el traspaso o traslado de inventario a otra entidad deberán hacerlo con posterioridad a la terminación del convenio, una vez los bienes aportados ingresen a la contabilidad de cada una de las entidades, con autorización del Director o Representante Legal de las mismas y en todo caso teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, el Decreto Distrital 714 de 1996 y el artículo 21 del Decreto Nacional 4444 de 1998.

En este orden de ideas, de conformidad con el Decreto 4444 de 2008, para efectos de la enajenación de bienes muebles, las entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden, mediante publicación en su página web del acto administrativo motivado que contenga el inventario, o a título oneroso, siguiendo el procedimiento previsto en el mismo.

Cordialmente,

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

AMPARO DEL PILAR LEÓN SALCEDO

Director Jurídico Distrital

Subdirectora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 El literal c) del artículo 56 del Decreto Distrital 545 de 2006, dispone que el Director Distrital de Contabilidad debe "(…) c. Fijar las pautas, directrices y procedimientos para el registro, actualización y valoración de los inventarios del Distrito Capital, sus organismos y entidades."

2 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

c.c.

Señor DIEGO ALBERTO PUERTA FRANCO, Gestor Ciudad Bolívar Localidad Digital, Dirección Masificación de TIC, Vicepresidencia Comercial, carrera 8 No. 20 – 56 piso 8 oficina 816.

 

Señor OSCAR CARDONA, Profesional Especializado, Subdirección de Informática y Sistemas, Alcaldía Mayor de Bogotá.

Anexo: 32 folios

Proyectó:

Diana Marcela Medina Díaz

Revisó:

Amparo León Salcedo

Aprobó:

Camilo José Orrego Morales

 
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