Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...
  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Decreto 397 de 2011 Alcalde Mayor
 
  Fecha de Expedición: 26/08/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 30/08/2011  
  Medio de Publicación: Regisro Distrital 4720 de agosto 30 de 2011.  


 
Ver temas del documento  
  Contenido del Documento    
 

DECRETO 397 DE 2011

(Agosto 26)

"Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones."

LA ALCALDESA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL (D)

En uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren el numeral 4º del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 2° de la Ley 1066 de 2006, el artículo 1º del Decreto 4473 de 2006, el inciso 3º, numeral 3º, del artículo 47 del Acuerdo Distrital 308 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1066 de 2006, "Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones", estableció para todas las entidades públicas que de manera permanente tienen a su cargo el recaudo de rentas o caudales públicos, disposiciones para la gestión del recaudo de la cartera.

Que el artículo 2º de la citada Ley definió las obligaciones a cargo de las entidades públicas con cartera a su favor, dentro de las cuales, el numeral 1° precisa: "establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera (…)".

Que el artículo 5º de la citada Ley 1066 unificó el procedimiento para el cobro de las acreencias a favor de todas las entidades públicas, señalando que debe seguirse el descrito en el Estatuto Tributario.

Que el Gobierno Nacional reglamentó la Ley 1066 de 2006, mediante el Decreto 4473 de diciembre 15 de 2006, el cual en su artículo 6º determina que, dentro de los 2 meses siguientes a su entrada en vigencia, las entidades cobijadas por la citada Ley deberán expedir su propio reglamento interno de recaudo de cartera en los términos en el previstos.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 140 de la Ley 769 de 2002, Código Nacional de Tránsito y el artículo 8º del Acuerdo Distrital 20 de 1990, en concordancia con el artículo 5º de la Ley 1066 de 2006, el Fondo Financiero Distrital de Salud y la Secretaría Distrital de Movilidad tienen jurisdicción coactiva.

Que mediante el Decreto Distrital 066 de 2007, se estableció el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital.

Que el literal d) del artículo 2° del Decreto Distrital 066 de 2007 fue modificado por el Decreto Distrital 503 de 2007, asignando la competencia funcional para el cobro persuasivo, coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago del Fondo Financiero Distrital de Salud a la Dirección Jurídica y de Contratación de la Secretaría Distrital de Salud.

Que el parágrafo segundo del artículo 5º de la Ley 1066 de 2006, faculta a los representantes legales de las entidades públicas para dar por terminados los procesos de cobro coactivo, y proceder a su archivo, aplicando el artículo 820 del Estatuto Tributario Nacional, es decir, suprimir de los registros y cuentas corrientes de los contribuyentes de su jurisdicción, las deudas a cargo de las personas que hubieren muerto sin dejar bienes. Así mismo, podrán suprimir las deudas que no obstante las diligencias que se hayan efectuado para su cobro, estén sin respaldo por no existir bienes embargados, ni garantía alguna, siempre que, además de no tenerse noticia del deudor, la deuda tenga una anterioridad de más de cinco años, así como, las que por costo beneficio sean desfavorables para las finanzas distritales, tal y como lo prevé el numeral 3 del artículo 47 del Acuerdo 308 de 2008.

Que el artículo 33 del Acuerdo 308 de 2008, expedido por el Concejo Distrital, "Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D.C., 2008 – 2012 - BOGOTÁ POSITIVA: PARA VIVIR MEJOR", determinó como meta: "Alcanzar un 90% de confiabilidad de la información contable del Distrito", en lo relativo al Objetivo Estructurante: 7 . FINANZAS SOSTENIBLES, Programa: 3. Gestión fiscal responsable e innovadora, Proyecto: Fortalecimiento de la gestión de riesgo financiero y de la gestión contable.

Que el mismo Acuerdo 308 de 2008, en el inciso 3º del numeral 3º de su artículo 47, consagra:

"(…) En el mismo sentido y en términos de eficiencia institucional, se deberán implementar planes de depuración y saneamiento de cartera de cualquier índole a cargo de las entidades distritales, mediante la provisión y castigo de la misma, en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo-beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales".

Que la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, "Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación", expedida por el Contador General de la Nación, establece para las entidades públicas la obligación de depurar la información contable en forma permanente y sostenible.

Que se hace necesario adicionar al Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital, la competencia para aprobar la depuración o saneamiento contable de cartera en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo-beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales. Así mismo, la obligación de las entidades públicas de verificar que el Manual de Administración y Cobro de Cartera contemple las acciones requeridas para establecer saldos contables de cartera que reflejen derechos ciertos de cobro.

Que de conformidad con el artículo 141 del Decreto Distrital 807 de 1993, modificado por el artículo 141 del Decreto Distrital 422 de 1996, y en concordancia con los artículos 35º y 39º del Decreto Distrital 545 de 2006, modificados por los artículos 10º y 13º del Decreto Distrital 616 de 2007, corresponde a la Oficina de Cobro de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad y de la Subdirección de Impuestos a la producción y al consumo de la Secretaría Distrital de Hacienda adelantar las distintas etapas del proceso de cobro de los impuestos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB.

Que de conformidad con el literal a) del artículo 49 del Decreto Distrital 545 de 2006, corresponde a la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería, "Dirigir y coordinar el procedimiento de cobro coactivo de los créditos a favor de las entidades que hacen parte de la Administración Central, cuya competencia no haya sido asignada a otra dependencia y previa delegación que para el efecto haga el Tesorero Distrital al Jefe de Oficina de Ejecuciones Fiscales".

Que de conformidad con el artículo 35 del Decreto Ley 1421 de 1993 el Alcalde Mayor es el representante legal del Distrito Capital y junto con el Secretario (a) o Jefe (a) de Departamento Administrativo correspondiente constituyen el Gobierno Distrital, según lo establecido en el artículo 53 del mismo Estatuto.

Que con el fin de actualizar la normatividad existente sobre el Reglamento Interno de Cartera del Distrito Capital, contenida en los Decretos Distritales 066 y 503 de 2007, se considera pertinente elaborar un nuevo texto normativo y derogar los citados Decretos.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

Artículo 1º- Ámbito de aplicación.

Están obligados a aplicar el presente Reglamento Interno de Recaudo de Cartera, las entidades y organismos del nivel Central de la Administración del Distrito Capital y el Sector de las Localidades, que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de éstas tengan que recaudar rentas o caudales públicos.

Parágrafo. El presente Reglamento Interno de Recaudo de Cartera podrá ser aplicable a las entidades y organismos del nivel descentralizado, mientras son adoptados por los mismos.

Artículo 2°.- Competencias para adelantar el cobro persuasivo, el cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago.

Son competentes para adelantar el proceso de cobro persuasivo, el cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago, los siguientes servidores conforme con la estructura de cada entidad u organismo:

a) En las Localidades la competencia funcional para adelantar el cobro persuasivo, es del (a) Alcalde (sa) Local.

b) En las entidades de la Administración Central, la competencia funcional para adelantar el cobro persuasivo, es de los (as) Secretarios (as) de Despacho, los (as) Directores (as) de Departamento Administrativo y de las Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica o sus delegados.

c) En las entidades del nivel central de la administración, la competencia funcional para adelantar el proceso de cobro coactivo y para el otorgamiento de facilidades de pago de las acreencias no tributarias a su favor y que no estén asignadas a otra entidad, es del (la) Jefe (a) de la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería.

d) En la Secretaría Distrital de Hacienda respecto de las acreencias por concepto de impuestos distritales la competencia funcional para adelantar el proceso de cobro persuasivo, de cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago es de los (as) Jefes (as) de las Oficina de Cobro de las Subdirecciones de Impuestos a la Propiedad y Producción y Consumo, de los (as) Subdirectores (as) de Impuestos a la Propiedad y Producción y Consumo y del (a) Director (a) Distrital de Impuestos.

e) En la Secretaría Distrital de Movilidad la competencia funcional para ejercer el cobro persuasivo, el cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago, es del (a) Jefe (a) de la Oficina de Cobro de dicha Secretaría.

 f) Derogado por el art. 45, Decreto Distrital 507 de 2013. En el Fondo Financiero Distrital de Salud, la competencia funcional para el cobro persuasivo, el cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago será ejercida por la Dirección Jurídica y de Contratación de la Secretaría Distrital de Salud.

Artículo 3°.- Competencias para declarar la remisión de acreencias no tributarias.

Son competentes para declarar la remisión de las acreencias no tributarias, los siguientes:

a) En las Localidades el (la) Alcalde (sa) Local.

b) En las entidades del nivel central esta función se delega en los (as) Secretarios (as) de Despacho, los (as) Directores (as) de Departamento Administrativo y los (as) Directores (as) de Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica.

Parágrafo. Para ordenar la remisión de las acreencias no tributarias que se hayan enviado para cobro coactivo a la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, se deberá contar con el análisis y previa recomendación de dicha Oficina, respecto de la viabilidad o procedencia de la aplicación del parágrafo 2º del artículo 5 de la Ley 1066 de 2006 y por tanto del artículo 820 del Estatuto Tributario Nacional.

Artículo 4°- Competencias para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera.

Para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera y en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo-beneficio para la determinación y/o cobro sea desfavorable para las finanzas distritales en el Sector Central y en las Localidades, son competentes los siguientes servidores, conforme a la estructura de cada entidad u organismo:

a) En las Localidades, el (la) Alcalde (sa) Local tiene la competencia funcional para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera, previa recomendación del Comité de Depuración Contable de Cartera que para el efecto se constituya.

b) En la Secretaría Distrital de Hacienda, el (la) Director (a) Distrital de Impuestos tiene la competencia funcional para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera respecto de las acreencias por concepto de impuestos distritales, previa recomendación del Comité de Depuración Contable y de Cartera de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá –DIB-, conformado por los (las) Subdirectores (as), los (as) Jefes (as) de las Oficinas de Cobro de las Subdirecciones de Impuestos a la Propiedad y a la Producción y al Consumo

c) En las entidades de la Administración Central, la competencia funcional para ordenar la depuración contable y saneamiento de cartera originada en conceptos diferentes a impuestos distritales es de los (as) Secretarios (as) de Despacho, los (as) Directores (as) de Departamento Administrativo y de Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica o sus delegados del nivel directivo, previo análisis y recomendación del Comité que para el efecto se conforme.

Artículo 5°- Comité de Depuración Contable y saneamiento de Cartera. Se conformará de la siguiente manera:

1.- En las Alcaldías Locales, lo integran: el (la) profesional especializado (a) con funciones de Coordinador (a) Administrativo (a) de la respectiva localidad, el (la) profesional con funciones de Contador (a) Local y el (la) profesional especializado con funciones de coordinador (a) normativo (a) y Jurídico(a). A las sesiones del mismo podrán ser invitados con voz pero sin voto, un delegado de la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería o un delegado de la Dirección Distrital de Contabilidad y un delegado de la Subsecretaría de Asuntos locales y Desarrollo Ciudadano de la Secretaría Distrital de Gobierno.

2. - En las entidades del Sector Central de la Administración, lo integran, un delegado del Secretario (a) de Despacho, o del Director (a) de Departamento Administrativo o del Director (a) de Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica según sea el caso, el (la) Contador (a) de la entidad, y un delegado del área de origen que haya impuesto las acreencias. A las sesiones del mismo podrán asistir con voz pero sin voto un delegado de la Oficina de Ejecuciones Fiscales de Dirección Distrital de Tesorería y/o un delegado de la Dirección Distrital de Contabilidad.

En las actas de Comité se consignará la recomendación al/la Alcalde/sa Local y/o al representante de la entidad del nivel central para aplicar o no, de acuerdo con el análisis realizado y la documentación presentada por el área responsable, la depuración o saneamiento contable y/o la remisión de las obligaciones no tributarias estudiadas en el mismo.

Parágrafo 1º. Se ordenará la depuración contable y saneamiento de cartera en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo-beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales en el Sector Central y en las Localidades, siempre que exista el fundamento normativo que autorice este tipo de depuración y saneamiento.

Parágrafo 2º. Cuando exista un Comité que entre los temas de su competencia tenga la depuración y saneamiento contable y de cartera, bien sea el Comité de Sostenibilidad Contable u otro, sólo se requerirá verificar que el mismo está conformado de la manera citada en este artículo, en cuyo caso no será necesaria la creación de un Comité de Depuración Contable y de Cartera.

Parágrafo 3º. En el evento que no exista el Comité referido en el Parágrafo anterior, dentro del mes siguiente a la publicación del presente Decreto, las entidades antes mencionadas, así como las Alcaldías Locales, deberán conformar un Comité que dentro de sus atribuciones contemple los aspectos relativos a la depuración y saneamiento contable y de cartera.

Artículo 6°.- Principio de procedibilidad.

Para el cobro de las rentas o caudales públicos, la entidad acreedora será responsable de constituir el título ejecutivo de la obligación de manera clara, expresa y exigible, conforme con la legislación que regula el origen de la misma, así como, de establecer la legal ejecutoria del mismo, sin perjuicio del cobro de los títulos que provienen del deudor, como resulta ser el caso de las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes y los demás títulos ejecutivos señalados en el artículo 828 del Estatuto Tributario Nacional.

Entendiendo por obligación clara, expresa y exigible, lo siguiente:

Clara: Aquella que es fácilmente inteligible y se entiende en un solo sentido.

Expresa: En el documento que contiene la obligación debe constar en forma nítida el crédito- deuda, sin que para ello haya que acudir a suposiciones.

Exigible: La obligación sea ejecutable, es decir, que puede demandarse su cumplimiento por no estar pendiente de plazo o una condición o de estarlo ya se cumplió y tratándose de actos administrativos, que estos no hayan perdido su fuerza ejecutoria.

CAPÍTULO II

PROCESO DE COBRO

Artículo 7°- Etapas del proceso de cobro.

El proceso administrativo de cobro de rentas distritales tiene tres (3) etapas:

a) Determinación del debido cobrar.

b) Cobro persuasivo.

c) Cobro coactivo.

Artículo 8°. Determinación del debido cobrar.

Corresponde a esta etapa del proceso la verificación de las acreencias pendientes de pago a favor de las entidades de que trata el artículo segundo del presente Decreto. Esta etapa comprende la identificación de acreencias pendientes de pago, la exigibilidad de las mismas, la ocurrencia o existencia de hechos que den lugar a la interrupción o suspensión de la prescripción y la validación de los títulos ejecutivos correspondientes.

Articulo 9°- Etapa persuasiva del recaudo de cartera.

Cada una de las entidades u organismos del Distrito Capital encargados del recaudo de rentas o caudales públicos deberá adelantar a los deudores, a través del funcionario competente, una gestión persuasiva que contendrá como mínimo las siguientes acciones:

* Localización del deudor: Entendiendo por tal las referencias en las cuales sea posible contactar al deudor para efectos de comunicaciones y notificaciones. Comprende además la determinación de su domicilio, lugar de trabajo, direcciones y teléfonos, principales y secundarios.

* Realización de comunicaciones telefónicas y/o escritas: recordando el cumplimiento de las obligaciones derivadas del título ejecutivo. En estas comunicaciones se informará de manera clara la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago.

* Realización de visitas: si se conoce el domicilio del deudor, a criterio de cada entidad, se podrán realizar algunas visitas con el propósito de suministrar al deudor la información relativa a la obligación pendiente de pago, la opción de solicitar facilidades de pago, así como las implicaciones de pasar a la etapa de cobro coactivo.

* Identificación bienes del deudor: Verificar los bienes que eventualmente puedan respaldar el pago de la obligación.

Parágrafo 1. Para las acreencias diferentes a impuestos, la etapa de cobro persuasivo en la entidad de origen del título ejecutivo tendrá una duración máxima de 4 meses, contados a partir de la ejecutoria del respectivo título. Si al vencimiento de los mismos no se logra el pago de la obligación o la facilidad de pago, la entidad que originó el título ejecutivo deberá remitirlo inmediatamente con su respectiva constancia de ejecutoria a la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de Tesorería para lo de su competencia. Sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias que se generen en el evento de incumplimiento de lo señalado por parte de los responsables.

Artículo 10°- Etapa coactiva del recaudo de cartera.

Esta etapa se adelantará de conformidad con el procedimiento establecido en el Estatuto Tributario Nacional, así como, a las remisiones normativas que en él se establezcan.

Adicionalmente, para el recaudo de la cartera, se deberá tener en cuenta lo señalado en los artículos 5º, 8º, 9º y 17 de la Ley 1066 de 2006.

La gestión coactiva a cargo de las entidades, de que trata los artículos segundo y tercero de este Decreto, deberá iniciarse una vez agotada la etapa persuasiva y con antelación suficiente a la ocurrencia de la prescripción de la acción de cobro que en ningún caso podrá ser inferior al sesenta por ciento (60%) del término de prescripción.

Artículo 11°- Criterios de generación y clasificación de cartera pública.

Cada una de las entidades o dependencias públicas del Distrito Capital encargadas del recaudo de rentas o caudales públicos, deberán aplicar para generar y clasificar la cartera, entre otros, los siguientes criterios:

- Clasificación por cuantía. Para identificar el tipo de cobro al cual va a ser sometida una acreencia a favor del Distrito Capital, deberán dividirse conforme con el monto de las deudas de cada ciudadano así: a) Grandes, b) Medianas y c) Pequeñas.

Para la clasificación de deudores morosos como grande, mediano y pequeño, se aplicarán los siguientes criterios:

a) Deudores de grandes acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 50% más alto del total de la cartera de cobro.

b) Deudores de medianas acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 25% siguiente más alto del total de la cartera de cobro.

c) Deudores de pequeñas acreencias. Deudores cuyas deudas totales consolidadas (capital, sanción e intereses) constituyen el 25% restante del total de la cartera de cobro.

No obstante la anterior clasificación, cada entidad puede aplicar un criterio de mínima rentabilidad que será fijado dentro del Manual de Administración y Cobro de Cartera, conforme con la naturaleza de las acreencias a su favor, así como, porcentajes diferentes de acuerdo con la capacidad operativa y el volumen de obligaciones y deudores por gestionar.

- Criterio de antigüedad. Esta clasificación se realizará en consideración al término de prescripción de la acción de cobro para las obligaciones y en razón de la acreencia más antigua del deudor.

- Condiciones particulares del deudor. Estos criterios están referidos a la naturaleza jurídica del deudor y al comportamiento del mismo respecto de la obligación.

a) En razón de su naturaleza jurídica:

* Entidad de derecho público o privado.

* Entidad sin ánimo de lucro o comerciante.

* Persona víctima de secuestro o desaparición forzosa.

b) En razón del comportamiento del deudor:

* Renuente: Es el deudor que además de omitir el cumplimiento voluntario de la obligación, en forma reiterada no responde a las acciones persuasivas de cobro o realiza compromisos que incumple en forma sucesiva.

* Reincidente: Es el deudor que en el transcurso de dos (2) años mantiene un comportamiento reiterado en el incumplimiento por generación de nuevas obligaciones a su cargo, independientemente de que las anteriores ya hayan sido canceladas.

Para efectos de este artículo, se entiende por compromiso la realización de visitas, fechas de abonos o pagos y facilidades de pago.

Artículo 12°.- Criterios de gestión de la cartera.

Orientado por los principios de eficiencia, eficacia y economía de la gestión pública, las entidades y organismos que trata el artículo segundo deberán definir criterios para gestionar la cartera pública, para lo cual tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes criterios en el orden que a continuación se relacionan:

a) Establece los tiempos de la prescripción de las obligaciones.

b) Establece el volumen de la cartera a cobrar.

c) Clasificar la cartera.

d) Revisar el Recurso humano con el cual se cuenta para adelantar el cobro coactivo.

e) Ponderar la deuda teniendo como referente la relación costo - beneficio.

Artículo 13°.- Saldos contables de cartera.

Con el fin de establecer saldos contables de cartera que reflejen derechos ciertos de cobro, cada entidad que trata el artículo segundo, debe verificar que el Manual de Administración y Cobro de Cartera contemple las acciones descritas a continuación:

a) Informar al área responsable del control de la cartera e incorporarse al sistema dispuesto para tal fin, todos los hechos económicos y financieros que afecten los saldos de cartera realizados en cualquier dependencia de la entidad. Cuando no existan sistemas integrados de información financiera, deberán informarse debida y oportunamente al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable.

b) Definir los mecanismos que permitan clasificar e identificar la cartera no cobrable, entre los cuales pueden estar: la naturaleza, el origen, la condición jurídica, la situación económica del deudor, la antigüedad y demás que la entidad determine según las condiciones propias de dicha cartera. Así mismo, se debe establecer la periodicidad, medios, soportes y estrategias para informar al área contable con el fin de efectuar la correspondiente reclasificación contable, como cartera de difícil cobro.

c) Efectuar en forma permanente las acciones administrativas y contables relacionadas con procesos de depuración de la cartera, de tal forma que permitan establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. Para tal efecto, las áreas contable y de gestión elaborarán, documentarán y registrarán los ajustes que sean necesarios para revelar razonablemente la información contable respectiva.

d) Realizar actividades de comunicación y capacitación para que los funcionarios de la entidad conozcan las políticas y procedimientos relacionados con la determinación, administración, seguimiento, evaluación, recaudo y control de los derechos por concepto de cartera.

e) Efectuar revisiones y conciliaciones periódicas sobre la consistencia de los saldos reportados por el sistema de información contable frente a la información contenida en el sistema de gestión encargado de la administración y control de la cartera, con el propósito de garantizar su confiabilidad y adecuada clasificación contable.

f) Establecer los lineamientos, métodos y criterios para el cálculo y registro oportuno de la provisión de cartera, de acuerdo con los procedimientos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

g) Definir los rangos de antigüedad de la cartera de tal forma que cada entidad pueda clasificar y revelar los saldos contables por capital, intereses corrientes, intereses de mora u otros conceptos con base en la realidad económica y normas vigentes en esta materia.

h) Registrar oportunamente las daciones en pago recibidas para cubrir los saldos adeudados de cartera por concepto de capital, intereses y otros conceptos.

i) Realizar toda la gestión requerida para recaudar o recuperar los derechos a favor de la entidad pública, en atención a los principios constitucionales que rigen la Administración Pública.

j) Determinar las condiciones para adelantar el proceso de depuración contable de la cartera en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo beneficio resulte negativa para la entidad.

CAPÍTULO III

FACILIDADES DE PAGO

Artículo 14°.- Competencia para otorgar facilidades de pago.

En cualquier etapa del proceso administrativo de cobro, el funcionario competente podrá mediante resolución, conceder facilidades para el pago de las obligaciones que compongan la cartera de su dependencia, hasta por el término de cinco (5) años, cuando el deudor o un tercero a su nombre constituya garantía que respalde suficientemente la deuda a satisfacción de la entidad y sea fácilmente realizable.

La facilidad de pago debe comprender el capital, las sanciones actualizadas e intereses, si a ello hubiere lugar.

Artículo 15°- Solicitud de facilidad de pago.

El deudor o un tercero a su nombre podrán solicitar se le conceda facilidad de pago por las obligaciones adeudadas, cumpliendo con los requisitos señalados en las disposiciones legales y previo análisis de la capacidad de pago del deudor.

Cuando del análisis de la solicitud se concluya que no cumple con los requisitos para su otorgamiento, se conminará al deudor para que la subsane, en caso contrario y superado el término concedido, se entenderá que desiste de la misma y deberá continuarse con el proceso de cobro.

Artículo 16°- Resolución de otorgamiento de la facilidad de pago.

Cumplidos los requisitos establecidos en el Manual de Administración y Cobro de Cartera, conforme con las disposiciones legales, se proferirá la resolución que otorga la facilidad de pago, ordenando notificar al deudor, garante y/o al tercero que la haya solicitado, estableciendo las condiciones en las cuales se concede tales como: la identificación plena del deudor, discriminación de las obligaciones y su cuantía, descripción de las garantías, plazo concedido, modalidad y fecha de pago de las cuotas y las causales de incumplimiento.

Artículo 17°- Garantía suficiente y realizable.

Se entenderá que una garantía respalda suficientemente la deuda a satisfacción de la entidad, cuando cubra como mínimo el doble del monto total de la obligación principal, las sanciones actualizadas y los intereses causados hasta la fecha en que se profiera la resolución de la facilidad para el pago.

Adicionalmente, la garantía debe ser realizable, es decir que cada entidad u organismo, previo al otorgamiento de la facilidad de pago, deberá adelantar un estudio de títulos de los bienes ofrecidos cuando estos sean muebles y/o inmuebles, verificando aspectos como: tipo de bien, titularidad, afectaciones, limitaciones de dominio, derechos sucesorales, mutaciones, entre otros.

Si se trata de derechos, deberá tener en cuenta el objeto, la vigencia, el tomador, el beneficiario, la cláusula de revocación y la efectividad de la póliza, entre otras.

Parágrafo.- No obstante lo anterior, de conformidad con el inciso 2 º del artículo 814 del Estatuto Tributario Nacional, podrán concederse acuerdos de pago sin garantía cuando el plazo no sea superior a un año y el deudor denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro.

Artículo 18°- Plazos de las facilidades de pago.

Los funcionarios públicos competentes concederán facilidades de pago, teniendo en cuenta los plazos y condiciones que se señalan a continuación:

1. Para facilidades de pago hasta doce (12) meses:

a) Solicitud del deudor o un tercero a su nombre.

b) Acreditar el pago inicial de un porcentaje de la deuda.

c) Denuncia de bienes para embargo y secuestro.

2. Para facilidades de pago superior a doce (12) meses:

a) Solicitud del deudor o un tercero a su nombre.

b) Acreditar el pago inicial de un porcentaje de la deuda.

c) Garantías ofrecidas: garantía bancaria o de compañía de seguros; reales: hipotecas y prendas; fiducia en garantía, libranza o garantía personal.

Parágrafo 1.- El pago inicial a acreditar, debe corresponder a un porcentaje susceptible de variar de acuerdo con el flujo de caja del deudor o al estado del proceso que contra él se adelante. El porcentaje será establecido en el Manual de Administración y Cobro de Cartera de cada entidad, de acuerdo con el tipo de obligación a recaudar.

Parágrafo 2.- En los anteriores casos si la periodicidad de la facilidad es superior a un mes, la cláusula aceleratoria deberá pactarse en razón de los dos meses siguientes al incumplimiento.

Se entiende que cláusula aceleratoria, es a partir del vencimiento de la segunda cuota sin que se hubiera puesto al día el deudor.

Artículo 19°- Garantías admisibles.

Para conceder facilidades de pago serán admisibles, de parte del deudor principal como de un tercero, las garantías previstas en la legislación colombiana, previo cumplimiento de los requisitos de ley, siempre y cuando a juicio del funcionario competente respalden en forma suficiente, idónea y eficaz, las obligaciones objeto del acuerdo, que a continuación se relacionan:

a) Garantía bancaria o de compañía de seguros

b) Garantías reales: hipotecas y prendas

c) Fiducia en garantía

d) Libranza

e) Garantías personales

Los gastos que se generen en el otorgamiento de las garantías para la suscripción de facilidades de pago serán de cargo del deudor o del tercero.

Artículo 20°- Cambio de garantía.

Cuando existan circunstancias excepcionales, el funcionario competente, esto es, quien otorgó el acuerdo de pago, así como su inmediato superior, y dentro del plazo concedido para la facilidad, podrán autorizar el cambio de la garantía ofrecida para su otorgamiento, siempre y cuando la nueva garantía sea de igual o superior realización.

Artículo 21°- Manual de procedimiento.

Cada una de las entidades y organismos del sector central del Distrito Capital debe contar con un Manual de Administración y Cobro de Cartera que deberá contener los parámetros fijados en este Decreto de acuerdo con su estructura y competencia funcional así como a la legislación y naturaleza de la renta o caudal público de la que sea responsable.

Parágrafo 1º. Las entidades descritas en el artículo segundo, cuentan con un plazo de tres (3) meses contados a partir de la publicación del presente Decreto para actualizar el respectivo Acto Administrativo que adoptó el Manual de Administración y Cobro de Cartera, incluyendo los lineamientos expuestos en el presente Decreto.

Parágrafo 2º. Para el sector de las Localidades la competencia para actualizar el Manual de Administración y Cobro Persuasivo de la Cartera, será de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Artículo  22°-. Vigencia.

El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga los Decretos Distritales 066 y 503 de 2007, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 26 días del mes de agosto del año 2011.

CLARA EUGENIA LÓPEZ OBREGÓN

Alcaldesa Mayor Designada

HÉCTOR ZAMBRANO RODRÍGUEZ

Secretario Distrital de Hacienda

NOTA: Publicado en el Regisro Distrital 4720 de agosto 30 de 2011.