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  Concepto 22525 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 04/08/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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MEMORANDO

No. Salida

3-2011-22525

Código Dependencia

2214200

Para

Dra. ANA MARGOTH GUERRERO

Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos

De

DIRECTOR JURÍDICO DISTRITAL

SUBDIRECTORA DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS

Asunto

Concepto Jurídico "Diplomado de Gestión Documental de Procesos".

No. de radicación

3-2011-13837

Trámite

Actividad

Ver  Concepto del DAFP 64224 de 2008

Esta Dirección recibió su comunicación del asunto, mediante la cual solicita concepto jurídico respecto de la viabilidad de capacitar al personal provisional, supernumerario y contratistas a través de un Diplomado de Gestión Documental, en el marco del convenio interadministrativo celebrado entre la Universidad de la Salle y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

En este sentido, debe precisarse que junto con la consulta no se remitió documento alguno del cual pueda inferirse el caso específico que la motivó, por lo tanto, esta Dirección estima que la consulta es de carácter general, abstracto y, en consecuencia, las apreciaciones y el concepto que se emiten tienen ese mismo carácter.

En primer lugar, cabe señalar que los convenios interadministrativos son aquellos que se celebran exclusivamente entre entidades públicas y para el cumplimiento de funciones administrativas a ellas asignadas, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

Por lo anterior, no encuentra viable esta Dirección que la Universidad de la Salte haya celebrado un convenio interadministrativo con la Alcaldía Mayor de Bogotá, dado que dicho ente universitario es de derecho privado, ésta constituido como corporación sin ánimo de lucro, de utilidad común, con personería jurídica y autonomía propia.

Ahora bien, es pertinente señalar que el artículo de la Ley 872 de 2003 prescribe que:

"Durante el desarrollo del sistema de gestión de calidad y su posterior certificación, la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA el Departamento Administrativo de la Función Pública y demás instituciones de orden distrital y nacional que dentro de su ordenamiento jurídico deban garantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública brindarán el apoyo a que hubiere lugar prestando el debido acompañamiento a las entidades que así lo soliciten".

Asimismo, el artículo 12 del Decreto Nacional 1248 de 2010 indica que:

"El Departamento Administrativo de la Función Pública es el órgano competente para conceptuar en materia salarial y prestacional (…)".

Igualmente, el Decreto Nacional 3622 de 2005 señala que la política de gestión de la calidad debe ser formulada por el Departamento Administrativo de la Función Pública:

"b) Gestión de la Calidad Como un instrumento gerencial que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía"

Por otro parte, el literal h) del articulo 14 de la Ley 909 de 2004 indica que corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública definir las políticas generales de capacitación y formación del talento humano al servicio del Estado en la Rama Ejecutiva del Poder Público.

De la misma forma, los numerales 1° y 4º del artículo 20 del Decreto Nacional 188 de 2004 indica que corresponde a la Oficina Asesora Jurídica las funciones de:

"Asesorar al Director General y a las dependencias de la entidad en la interpretación de las normas constitucionales y legales, para garantizar una adecuada toma de decisiones, y mantener la unidad de criterio en la interpretación y aplicación de las disposiciones en el campo de acción del Departamento"

"Orientar la absolución de las consultas jurídicas relativas a los objetivos y funciones de la entidad"

En este sentido, se considera que el Departamento Administrativo de la Función Pública, como ente facultado por la Ley debe brindar apoyo y asesoría a las entidades de la administración pública, en el diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, a través de la instrumentalización difusión y asesoría, por lo cual se recomienda acudir ante esa entidad para los fines pertinentes.

No obstante esta Dirección procede a transcribir los conceptos jurídicos que a la fecha han sido emitidos por ese Departamento, así:

En el concepto No. 4224 de 2008 al pronunciarse sobre la viabilidad jurídica de capacitar a funcionarias y vinculados provisionalmente a las plantas de personal en temas de MECI, NTCGP y otras metodologías que sean de contenido gerencial y que propendan por el logro de los objetivos institucionales ha señalado que:

"(…) Así las cosas, a juicio de esta Dirección, la capacitación que es objeto del presente pronunciamiento no hace parte de la educación formal y no formal de que tratan las normas a que se hizo mención anteriormente, sino que constituye una instrucción que debe impartirse a toda persona vinculada en la entidad que corresponda, con el propósito de garantizar la puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad que evidentemente contribuye al logro de los objetivos institucionales.

Por consiguiente, se considera que a todos los empleados del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, cualquiera que sea la forma de vinculación, se les debe impartir la capacitación que la entidad haya programado para la implementación del MECI y la norma NTCGP (...)"

La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá solicitó al Departamento Administrativo de la Función Pública lo siguiente:

"¿Es viable que con cargo a recursos presupuestales provenientes de un proyecto de inversión que propende por el fortalecimiento de la Administración Distrital y la Gestión Pública Distrital participen los contratistas de prestación de servicios, supernumerarios y provisionales del Distrito Capital en un Diplomado de Sistema Integrado de Gestión?".

La respuesta dada por el citado Departamento1 fue la siguiente:

'Así las cosas y conforme a la información suministrada en la consulta se precisa: Teniendo en cuenta los Subsistemas que según el Decreto 176 de 2010 conforman el Sistema Integrado de Gestión, se observa que los de Gestión de Calidad, interno de Gestión Documental y Archivo, Seguridad de la Información y Control Interno, se identifican con los temas de la Gestión de Calidad en el Sector Público y con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno cuya observancia es determinante para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Asimismo, se evidencia que los Subsistemas restante esto es el de Seguridad y Salud Ocupacional Responsabilidad Social y Gestión Ambiental, deben ser observados no solo por los empleados de carrera de las entidades públicas del Distrito, sino también por sus empleados provisionales y sus contratistas de prestación de servicios. En este sentido es de anotar que el Subsistema Único de Acreditación aunque no se relaciona directamente con los citados temas, es solo uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión que aplica exclusivamente para los hospitales del Distrito.

En este orden de ideas y siguiendo los planteamientos jurídicos expuestos en los referidos conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica se considera viable que en el Diplomado de Sistema Integrado de gestión sean incluidos los provisionales los supernumerarios y los contratistas del Distrito Capital".

Por lo anterior, si bien esta Dirección comparte las consideraciones del Departamento Administrativo de la Función Pública en relación con esta temática, para la viabilización de la actividad se sugiere elevar consulta específica sobre el contenido del programa del Diplomado de Gestión Documental a impartir al personal de planta, provisional, y supernumerario y a Ios contratistas.

Cordialmente

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

AMPARO DEL PILAR LEÓN SALCEDO

Director Jurídico Distrital

Subdirectora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

NOTA DE PIE DE PÁGINA:

1 Radicado No. 20116000020991 del 4 de marzo de 2011 de la Dirección Jurídica del DAFP.

c.c. N.A.

Anexo: N.A.

Proyectó: Diana Marcela Medina Díaz

Revisó: Amparo León Salcedo

Aprobó: Camilo José Orrego Morales

 
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