RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el numeral 14 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 del 21 de julio de 1993, señala dentro de las atribuciones del Alcalde Mayor la de «Asegurar la exacta recaudación y administración de las rentas y caudales del erario y decretar su inversión con arreglo a las leyes»;

Que por su parte, el artículo 130 del Decreto 807 del 17 de diciembre de 1993, por el cual se armoniza el procedimiento y la administración de los tributos Distritales con el Estatuto Tributado Nacional, establece que «... El Gobierno Distrital podrá recaudar total o parcialmente tales impuestos, sanciones e intereses, a través de los bancos y demás entidades financieras».

Que la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., en cumplimiento de su función de recaudar y de acuerdo con los avances tecnológicos que se imponen, ha implementado diferentes modalidades para presentación de los documentos tributarios y pago de los impuestos, sanciones o intereses.

Que en desarrollo de las mencionadas disposiciones, se expidieron a nivel Distrital, diferentes actos administrativos reguladores del tema de recepción de documentos tributados y recaudo de los impuestos distritales, anticipos, sanciones intereses y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de impuestos, a través de las diferentes instituciones financieras y adoptando mecanismos electrónicos de presentación y pagos.

Que una vez efectuada la revisión y evaluación del proceso de recepción de documentos tributarios y recaudo de los tributos distritales por parte de las entidades financieras, se hace necesaria la revisión del cuerpo normativo adoptándolo a los actuales requerimientos del sistema recaudatario.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1.- REQUISITOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE RECEPCIÓN Y RECAUDO

Podrán obtener la autorización para el recaudo de los impuestos, retenciones, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, todos los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria que presenten la solicitud de autorización firmada por el representante legal de la entidad, mediante el diligenciamiento del formato que la Dirección Distrital de Impuestos tiene dispuesto para éste fin, siempre y cuando esta actividad no sea contraria a las funciones que para cada una de éstas instituciones señale el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y cumplan con las condiciones de capacidad financiera, técnica, y administrativa que exija la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

PARÁGRAFO: Modificado por el art. 1, Decreto Distrital 549 de 2002 La entidad financiera que estuvo vinculada en el proceso recaudatorio, para obtener una nueva autorización deberá acreditar el pago por concepto del Régimen Sancionatorio derivado del convenio de recaudo con la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., en aquellos actos administrativos contra los cuales no proceda recurso alguno. Para este efecto, la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., - Dirección Distrital de Impuestos, certificará éste hecho.

ARTÍCULO 2.- AUTORIZACIÓN Modificado por el art. 2, Decreto Distrital 549 de 2002

El Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C., autorizará mediante acto administrativo, a los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero solicitantes, la recepción, y recaudo de los impuestos y demás tributos distritales, previa recomendación emitida por el Comité Evaluador para la Evaluación de las Entidades Financieras Recaudadoras de los Tributos Distritales, que en adelante se denominará- «Comité Evaluador de las Entidades Financieras Recaudadoras y Receptoras».

La entidad autorizada para iniciar el proceso de recaudo deberá suscribir un Convenio con la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., el cual la acreditará como entidad recaudadora. La vigencia de dicho convenio regirá a partir de su firma y será a término indefinido. No obstante lo anterior, la entidad recaudadora o la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., podrán en cualquier momento renunciar o revocar, según sea el caso, dicha autorización mediante comunicación escrita, la cual surtirá efecto quince (15) días calendario después de recibida.

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., señalará las condiciones y el procedimiento que debe cumplir cada una de las entidades recaudadoras que esté en proceso de retiro, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones previamente adquiridas.

ARTÍCULO 3.- APOYO A LAS ENTIDADES RECAUDADORAS

La Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., coordinará de manera conjunta con las entidades recaudadoras las actividades tendientes a:

1. Brindar la capacitación y asesoría sobre la Implementación de procedimientos de operación y control requeridos para la operatividad del proceso de recepción y recaudo, siendo obligatoria la asistencia para los Jefes Operativos de cada entidad recaudadora.

2. Informar los requerimientos técnicos que se deben implementar para el procesamiento y envio tanto de la información asociada a los documentos tributarios, como de los documentos en sí.

3. Poner a disposición de las entidades y contribuyentes los documentos tributarios que la Dirección Distrital de Impuestos adopte para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

4. Informar de manera oportuna el término de reciprocidad o índice de consignación que se obtenga del proceso de calificación bimestral aplicado a las entidades recaudadoras.

ARTÍCULO 4.- OBLIGACIONES GENERALES DE LAS ENTIDADES RECAUDADORAS

Las entidades recaudadoras, además de cumplir las obligaciones contempladas en el artículo 131 del Decreto 807 de 1993 y las que se establezcan en el convenio que se suscribirá con cada una de ellas, atenderán las siguientes:

1. Recibir en todas sus agencias y sucursales, en forma directa o a través de medios electrónicos, los documentos tributarios y recaudar en moneda legal colombiana los tributos de todos los contribuyentes o declarantes que lo soliciten, sean o no sus clientes, cualquiera que sea el monto de sus obligaciones tributarias, incluso cuando no se realice pago alguno sobre ellas.

Para el caso de utilización de medios electrónicos, la entidad recaudadora atenderá a los clientes que cumplan con los requisitos establecidos en las normas vigentes sobre la materia.

2. Efectuar la recepción y recaudo dentro de los horarios ordinarios de atención al público, así como en los horarios adicionales, especiales o extendidos de que dispongan.

3. Recaudar y responder por los valores registrados en las casillas que determinan el total del pago indicado por el contribuyente en los documentos tributarios, independientemente de si llevan o no el sello de recibo sin pago.

En la utilización de medios electrónicos, igualmente la entidad recaudadora responderá por los valores predeterminados en los documentos tributarios en sus respectivas fechas de pago.

4. Designar una de sus sucursales para que opere con el carácter de centralizadora en la ciudad de Bogotá, D.C., en lo relativo a las obligaciones a cargo de la entidad recaudadora.

5. Abstenerse de cobrar a los contribuyentes costos o comisiones derivados de los gastos en que se incurran por la recepción de los documentos tributarios o el recaudo de los tributos Distritales, cuando estos se hicieran de manera directa, es decir a través de ventanilla.

6. Abstenerse de recibir los documentos tributarios adoptados por la Dirección Distrital de Impuestos, con tachones, sellos, enmendaduras, borrones, valores en centavos en las casillas destinadas para el registro de valores, o en formatos diferentes a los preestablecidos así como en fechas fuera de los rangos determinados para los esquemas de recaudo sugerido y asistido.

7. Realizar las verificaciones de información mínimas que exija la Dirección Distrital de Impuestos al momento recepcionar los documentos tributarios, sin que deban garantizar que los mismos estén correctamente diligenciados por el contribuyente y que las sumas pagadas correspondan al monto total o exacto de sus obligaciones tributarias.

8. Abstenerse de absolver consultas, atender requerimientos, reclamaciones o peticiones de cualquier naturaleza tributaria, que se deriven del diligenciamiento y liquidación de los documentos tributarios.

9. Conservar la copia de los documentos tributarios y la copia de cada archivo magnético, enviados a la Dirección Distrital de Impuestos, en los eventos en que así se establezca. El término de conservación y custodia será mínimo de seis (6) años contados a partir de la fecha de recepción. Para la conservación y custodia de los documentos las entidades podrán utilizar medios técnicos que permitan su consulta y reproducción, como microfilmación o archivo de imágenes virtuales.

10. Mantener en todas las agencias y sucursales un instructivo del procedimiento de recepción y recaudo, dispuesto por la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

11. Informar a la Dirección Distrital de Impuestos, el nombre, cargo, teléfono y dirección de correo electrónico de los funcionarios de la sucursal Centralizadora autorizados para intervenir como responsables en el proceso de recepción de documentos, recaudo y consignación de dineros y enviar por escrito el registro de firmas de estos funcionarios. Dicha información se deberá enviar de manera inmediata cuando se presenten cambios de estos funcionarios.

12. Informar de manera oportuna a la Dirección Distrital de Impuestos el cierre, traslado, apertura de nuevas agencias y/o sucursales, o el cambio de datos básicos como dirección, número de teléfono, fax y demás información que requiera la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C, , para adelantar el control y seguimiento del recaudo y de las entidades recaudadoras.

13. Entregar los reportes de recaudo bajo los formatos, plazos y mecanismos que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

14. Asegurarse que los funcionarios del proceso de recaudación de los tributos distritales, en sus sucursales y agencias, estén capacitados de acuerdo con los instructivos y normas que rigen la materia.

15. Suministrar y colocar los autoadhesivos para el control de la recepción y pago en cada uno de los documentos tributarios, según la estructura que determine la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C. Será responsabilidad de la entidad recaudadora mantener a disposición de sus sucursales y agencias, un número suficiente de autoadhesivos que permita la correcta prestación del servicio. Los autoadhesivos se encuentran bajo la exclusiva responsabilidad de las entidades recaudadoras, las cuales deben adoptar los mecanismos de custodia necesarios para evitar la pérdida o el uso indebido de los mismos.

16. Deberá suministrar bajo los lineamientos del documento técnico para envío y recepción de la información, en forma sistematizada por intermedio de ¡a sucursal centralizadora, la información que se derive de los procesos de recepción de documentos, recaudo de dineros y abonos de recursos a la institución financiera receptora realizados en un mismo día. En los casos a que haya lugar o que así lo determina la Dirección Distrital de Impuestos, esta entrega se acompañará de los correspondientes documentos físicos.

17. Adicionado por el art. 3, Decreto Distrital 549 de 2002

18. Adicionado por el art. 3, Decreto Distrital 549 de 2002

19. Adicionado por el art. 3, Decreto Distrital 549 de 2002

ARTICULO 5.- RECEPCIÓN DOCUMENTOS TRIBUTARIOS

Las entidades recaudadoras autorizadas, recibirán los documentos tributarios y recaudarán los tributos determinados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. - Dirección Distrital de Impuestos.

Los formularios de las declaraciones tributarias, los recibos de pago y demás documentos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, en lo sucesivo documentos tributarios, son los que para el efecto haya adoptado la Dirección Distrital de impuestos. Las declaraciones tributarias deberán estar diligenciadas en los formularios prescritos para tal fin.

ARTÍCULO 6.- FORMA DE PAGO DE LOS TRIBUTOS

Las entidades recaudadores recibirán el pago de los impuestos distritales y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, habilitando todos los medios de pago de que dispongan para tal fin, tales como: por ventanilla en efectivo, por ventanilla en cheque de gerencia, por buzón de autoservicio, débito en cuenta por sistema de audio respuesta, débito en cuenta por cajero electrónico, débito en cuenta por datáfono, débito en cuenta por domiciliación, débito en cuenta por Internet, tarjeta crédito por sistema de audio respuesta, tarjeta crédito por cajero electrónico, tarjeta crédito por datáfono, tarjeta crédito por domiciliación, tarjeta crédito por lnternet; igualmente bajo su responsabilidad podrán recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier procedimiento que facilité el pago.

En todos los casos e independiente del medio utilizado por el contribuyente para efectuar el pago, la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., entenderá el pago como realizado en efectivo y la fecha del mismo corno la registrada al momento de la transacción por parte del contribuyente.

PARÁGRAFO: Las entidades recaudadoras serán responsables por el importe de los cheques y/o tarjetas de crédito o débito que resulten impagados por cualquier motivo.

ARTÍCULO 7.- PROHIBICIÓN DE MODIFICAR, ANULAR 0 DESTRUIR DOCUMENTOS RECEPCIONADOS

Independiente del medio que utilice el contribuyente para la presentación y pago de los documentos tributarios, las entidades recaudadores no podrán efectuar modificaciones, sustituciones o correcciones en la información contenida en los documentos físicos o en los registros electrónicos que se deriven del cumplimiento de la obligación, como tampoco podrán anularlos, destruirlos o borrarlos.

El Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C., autorizará como entidad(es) receptora(s) a los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria, que cumplan con los procedimientos y requisitos establecidos previa recomendación emitida por el Comité Evaluador de las Entidades Financieras Recaudadoras y Receptoras.

ARTÍCULO 9.- CONSIGNAClÓN DEL RECAUDO EN LAS ENTIDADES RECEPTORAS.

Los recaudos diarios realizados por las entidades recaudadoras deberán ser consignados, a favor de la Dirección Distrital de Tesorería, en la(s) institución(es) Financiera(s) autorizadas por la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., como entidad(es) receptora(s), en la(s) cuenta(s) que dicha Secretaría determine para tal efecto, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan para la realización y reporte de la consignación.

El término de reciprocidad o índice de consignación determinados para las entidades recaudadoras, será el resultado de la evaluación que realice la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., -Dirección Distrital de Impuestos- de acuerdo con los procedimientos que se establezcan.

PARÁGRAFO PRIMERO. El término de reciprocidad o índice de consignación se contará a partir del día calendario siguiente al del recaudo. Si el plazo venciere en un día que no fuere hábil, la consignación deberá efectuarse el día hábil siguiente. En todos los casos, los plazos de que trata este artículo se entenderán en días calendario.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando un banco o entidad especializada del sector financiero, sometido a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria se acoja por primera vez a la autorización prevista en este Decreto, se le establecerá un plazo de transición para la consignación de los dineros recaudados, el cual será determinado por la Secretaria de Hacienda de Bogotá, D.C., y estará vigente hasta cuando se cuente con la información necesaria para su evaluación.

ARTÍCULO 10.- DETERMINACION DEL VALOR A CONSIGNAR

Para la determinación del valor a consignar, las entidades recaudadoras tomarán en cuenta la sumatoria de los recaudos efectuados en un mismo día por el conjunto de agencias y sucursales, conforme al total de los valores registrados en las casillas «total a pagar» de los documentos físicos. Para el caso de los pagos realizados a través de los medios electrónicos el valor a consignar se tomará del «total a pagar» que figuren en los documentos tributarios electrónicos enviados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., Dirección Distrital de Impuestos.

ARTÍCULO 11.- SANCIONES A LAS ENTIDADES RECAUDADORAS

Cuando una entidad recaudadora incumpla las obligaciones que le corresponda, quedará sometida al régimen sancionatorio establecido en el estatuto Tributario Nacional y en las demás normas concordantes. Sin perjuicio de lo previsto en el Estatuto Tributario Nacional, para la imposición de sanciones deberá formularse pliego de cargos dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que se realice el incumplimiento de la obligación, o desde la fecha en que la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., - Dirección Distrital de Impuestos tenga conocimiento del hecho, en caso de que el incumplimiento sea respecto del envío o suministro de la información física y magnética.

Transcurrido dicho término la obligación de las entidades recaudadoras no cesará respecto de los valores recaudados y de los requerimientos de información.

ARTÍCULO 12.- CÁLCULO DE LA EXTEMPORANEIDAD

Para efectos de la extemporaneidad en la entrega de la información en medios magnéticos y documentos físicos, la sanción se aplicará contabilizando los días calendario de retraso, de conformidad con el artículo 676 del Estatuto Tributario Nacional. Se entiende como entrega de información, la entrega de la totalidad de documentos físicos recibidos en una misma fecha de recaudo y los medios magnéticos respectivos, incluyendo el horario adicional o extendido del día.

ARTÍCULO 13.- DEVOLUCIONES Y COMPENSACIONES

Cuando las entidades recaudadoras consignen equivocadamente un valor recaudado por un tipo de documento tributario en una cuenta diferente a las autorizadas, o cuando consignen un mayor valor a lo recaudado, la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., - Dirección Distrital de Impuestos, podrá a solicitud de las entidades recaudadoras o de manera oficiosa realizar la devolución o la compensación respectiva, cumpliendo con el procedimiento que se establezca.

ARTÍCULO 14.- RESERVA DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Las Entidades Recaudadoras deberán guardar absoluta reserva con relación a la información y demás datos de carácter tributario que el contribuyente diligencie en los documentos tributarios que adopte la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., - Dirección Distrital de Impuestos. En consecuencia, sólo podrán ser utilizados para fines de transcripción, procesamiento de la información y elaboración de los informes o reportes que exija la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.,

ARTÍCULO 15.- DEVOLUCIÓN DE LOS MEDIOS MAGNÉTICOS CON INCONSISTENCIAS

Los medios magnéticos que durante el proceso de validación fueren rechazados por parte de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., sólo podrán ser retirados por la persona previamente autorizada por la entidad recaudadora.

ARTÍCULO 16.- FACULTAD PARA SOLICITAR INFORMACIÓN

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., de acuerdo con sus prioridades y necesidades de información o por motivo de los adelantos tecnológicos, impartirá las instrucciones pertinentes e implementará los procedimientos necesarios para el suministro electrónico o contable de la información que deben entregar las entidades recaudadoras, de conformidad con el procedimiento que se establezca.

ARTÍCULO 17.- INFORME DE RECAUDO

Las entidades recaudadoras deberán reportar a la Dirección Distrital de Impuestos, por tipo de documento tributario, esquema de pago, modalidad o medio de pago y fecha de recaudo los valores recaudados. El reporte de esta información se realizará bajo los formatos, plazos y mecanismos o instrucciones que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO 18.- AUTORIZACIÓN PARA CONDICIONES ESPECIALES

El Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C., para asegurar el adecuado cubrimiento y funcionamiento del servicio de recepción de documentos tributarios y recaudo de los tributos distritales, podrá establecer las medidas necesarias y autorizar condiciones especiales y transitorias a una o más entidades recaudadoras.

Para obtener la autorización de recepción y recaudo de las entidades financieras, en condiciones especiales se requerirá concepto previo emitido por el Comité Evaluador de Entidades Recaudadoras y Receptoras de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO 19.- DE LA VINCULAClÓN DE LAS ENTIDADES RECAUDADORAS AL PROCEDIMIENTO PREVISTO EN ESTE DECRETO

Las entidades recaudadoras que al momento de entrar en vigencia el presente Decreto, se encuentren autorizadas para efectuar la recepción de los documentos tributarios y el recaudo de los impuestos distritales y manifiesten que no se acogen a lo en él establecido, deberán informarlo por escrito a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la entrada en vigencia.

En consecuencia, quienes no efectúen manifestación en el sentido antes señalado, aceptan el contenido, condiciones y requisitos del presente Decreto y se entenderán incorporadas en los convenios actualmente suscritos.

ARTÍCULO  20.- DESARROLLO PROCEDIMENTAL

Los procedimientos a que se hace mención en el presente Decreto se desarrollarán a través de las resoluciones que expida la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., y serán de obligatorio cumplimiento para las entidades recaudadoras autorizadas.

ARTÍCULO 21.- RECEPCIÓN Y RECAUDO POR MEDIOS ELECTRONICOS.

Los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria, interesadas en obtener la autorización para recepcionar documentos tributarios y recaudar tributos distritales por medios electrónicos, deberán demostrar su capacidad tecnológica que garantice la correcta prestación de este servicio y el reporte de la información, de conformidad con los requisitos que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO 22.- VISITAS DE VERIFICAClÓN

La Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., realizará visitas a las agencias y sucursales de las entidades recaudadoras, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos y obligaciones acordados en este Decreto, así como en las resoluciones reglamentarias que se expidan.

ARTÍCULO 23.- CONVENIO DE RECAUDO

Los convenios que se generen como consecuencia del otorgamiento de la autorización por parte de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., para la recepción y recaudo de los tributos distritales son de adhesión y por lo tanto las Entidades Recaudadoras se acogerán a las condiciones que allí se establezcan.

ARTÍCULO 24.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS

El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial el Decreto 960 del 31 de diciembre de 1999.