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Resolución 579 de 2011 Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - IDRD

Fecha de Expedición:
31/08/2011
Fecha de Entrada en Vigencia:
31/08/2011
Medio de Publicación:
Registro Distrital 4727 de septiembre 14 de 2011.


 
 

RESOLUCIÓN 579 DE 2011

(Agosto 31)

"Por la cual se establece el procedimiento administrativo para imposición de multas y declaratoria de incumplimiento en los contratos celebrados por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte"

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE,

en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las contenidas en la Ley 80 de 1993, el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y el Acuerdo 4 de 1978 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 3º de la Ley 80 de 1993, establece como fines de la Contratación Estatal, que "Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines (…)".

Que en concordancia con lo anterior, los numerales 1º y 2º del artículo 4º de la Ley 80 de 1993, establecen respectivamente lo siguiente: "Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales:

*Numeral 1º: Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrá hacerse al garante.

*Numeral 2º: Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar".

Que el numeral 2 articulo 5 de la Ley 80 de 1993, establece, que para la realización de los fines de la Contratación estatal, los contratistas, entre otros derechos y deberes, "Colaboraran con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las ordenes que durante el desarrollo del contrato ellas las impartan y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pueden presentarse".

Que el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, establece, que los "contratos que celebren las entidades estatales, se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en la materias particularmente reguladas en esta Ley (…)".

Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, en relación con los principios que rigen las actuaciones contractuales de las Entidades Estatales, dispone que: "Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas, las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del Derecho y los particulares del Derecho Administrativo".

Que el numeral 1o del articulo 26 de la Ley 80 de 1993, determina en virtud del principio de responsabilidad, que los servidores públicos, están obligados, entre otros, a "(…) buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato".

Que en concordancia con lo anterior, los incisos 1º, 2º y 3º del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, establece:

*"Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta Ley, correspondan a su esencia y naturaleza.

*Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales.

En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración.(…)".

Que el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 "Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos", dispone en relación con el debido proceso:

"Del derecho al debido proceso. El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede solo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo, podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. (…)".

Que el Acuerdo 004 de 1978 expedido por el Concejo de Bogotá, en su artículo 6° estableció como funciones del Director del Instituto, entre otros, la de dictar, los actos, realizar las operaciones y los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de conformidad con los Acuerdos del Concejo, las decisiones de la Junta Directiva y las demás disposiciones estatutarias que rigen la Entidad;

Que mediante la Resolución No. 023 de 2010 ""Por medio de la cual se delegan funciones en los procesos contractuales", se estableció, en cabeza de la Directora General de la entidad, la competencia general para la ordenación del gasto y la facultad de iniciar procesos de selección, adjudicación, celebración, supervisión, terminación, liquidación, adición, suspensión, modificación e interpretación de los contratos y convenios que requiera el Instituto, delegándose en concordancia con dicha competencia general, funciones en los procesos contractuales a los Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a), Subdirector (a) Técnico (a) de Parques, Subdirector (a) Técnico (a) de Recreación y Deportes y Subdirector (a) Técnico (a) de Construcciones.

Que así mismo, en los numerales 10º, 12º y 16º del artículo Primero de la Resolución No. 023 de 2010, en precedencia, se estableció dentro del "Alcance General de la Delegación", lo siguiente:

"ARTICULO PRIMERO. ALCANCE GENERAL DE LA DELEGACION: (….) La delegación incluye el trámite hasta la culminación de las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, previstas en el Régimen General de la Contratación; así mismo la expedición de todos los actos necesarios para que se adelanten las etapas precontractuales, contractuales y post-contractuales; actuaciones y actividades, dentro de las cuales se entiende incorporadas, las siguientes:

(…)

Numeral 10: Designar el supervisor de los contratos y convenios. (…)

Numeral 12: Ejercer las facultades excepcionales, imponer multas, declarar el incumplimiento y hacer efectivas garantías, de manera coordinada con el Área de Apoyo a la Contratación. (…)

Numeral 16: Hacer uso de los medios que pueden utilizar las entidades estatales para asegurar el cumplimiento del objeto contractual, de conformidad con las normas de contratación estatal y las cláusulas contractuales (…)"

Que la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, establece en su artículo 86, que las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, "(…) podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal (…)", previa aplicación del procedimiento allí establecido.

Que se hace necesario establecer el procedimiento administrativo, que al interior del Instituto Distrital de Recreación y el Deporte, debe adelantarse, para la imposición de las multas y declaratoria de incumplimiento en los contratos celebrados por la entidad, de conformidad con lo establecido en las normas citadas.

Que en merito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Establecer el procedimiento administrativo, que debe adelantarse en el Instituto Distrital de Recreación y el Deporte, para la imposición de multas y declaratoria de incumplimiento, ya sea parcial o total, en los contratos o convenios suscritos por la entidad, el cual deberá realizarse dentro de los siguientes lineamientos:

1. Identificación de incumplimiento de obligaciones contractuales: Los encargados del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, de la supervisión y/o vigilancia del cumplimiento y ejecución de las obligaciones de los diferentes contratos suscritos por la entidad, deberán identificar, cualitativa y cuantitativamente, el incumplimiento, ya sea parcial o total, de las obligaciones contractuales, por parte del respectivo contratista y/o interventor.

2. Limite de Imposición de Multas Contractuales: En caso de incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales por parte del contratista, el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, podrá imponer multas diarias y sucesivas equivalentes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a. Cuando el contrato o convenio no exija la constitución de garantía única, la multa no podrá exceder del uno por mil (1X1000) del valor total del respectivo contrato.

b. Cuando el contrato o convenio exija la constitución de garantía única la multa no podrá exceder el valor total establecido para el riesgo que ampare el "cumplimiento de las obligaciones, cláusula penal pecuniaria y multas" del contrato o convenio.

c. Cuando el contrato o convenio exija la constitución de garantía única que ampare el "cumplimiento de las obligaciones, cláusula penal pecuniaria y multas" y establezca multas indicando su tope máximo se aplicará éste último.

3. Informes sobre el incumplimiento contractual:

a. Quien ejerce el control y seguimiento de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones de los contratos que suscriba el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, es el Interventor o el Supervisor, de conformidad con la designación que efectúe al respecto el ordenador del gasto del respectivo contrato o convenio.

b. Una vez identificadas, cualitativa y cuantitativamente, el incumplimiento, ya sea parcial o total, de las obligaciones contractuales, por parte del respectivo contratista y/o interventor, el interventor del contrato o el supervisor designado del contrato o convenio, deberá informar al ordenador del gasto según corresponda, precisando el alcance de las obligaciones incumplidas conjuntamente con los documentos que la soportan. En aquellos contratos suscritos por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, cuyo seguimiento al cumplimiento y ejecución de las obligaciones contractuales corresponda al Interventor designado y/o contratado al efecto, la información concerniente al incumplimiento de las obligaciones pactadas corresponderá al respectivo interventor, el cual deberá ponerlas en conocimiento del supervisor asignado al efecto.

c. El ordenador del gasto, previa apreciación de la información suministrada por el supervisor del contrato, deberá definir la procedencia de la aplicación de multas o declaratoria de incumplimiento, parcial o total, del respectivo contrato. Para el caso de interventor externo, este será el responsable de definir la procedencia de las multas o declaratoria de incumplimiento, total o parcial del respectivo contrato.

Para los dos eventos sancionatorios, se fijará la tasación que corresponda a la multa a imponer o el incumplimiento, parcial o total, de las obligaciones contractuales.

4. Citación a Audiencia: El ordenador del gasto procederá a citar a audiencia, al contratista incumplido o en renuencia de incumplimiento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, al recibo de los informes y conceptos técnicos enviados por el Interventor y/o supervisor del contrato incumplido, según el caso y el procedimiento indicado, indicando sucintamente el objeto de la audiencia y las consecuencias jurídicas de la no comparecencia.

Dicha citación deberá efectuarse de manera escrita y motivada, con fundamento en los informes previos aportados por el interventor y/o el supervisor del contrato, o por el supervisor solamente, en caso de tratarse de incumplimiento del interventor.

Igualmente, deberán ser citados a la audiencia, el Representante legal de la Compañía de Seguros garante del cumplimiento de las obligaciones del contrato incumplido o su delegado, el Interventor y/o Consultor (si hubiere lugar a ello) y el supervisor del contrato.

La audiencia deberá programarse con un término no inferior a cinco (5) días hábiles ni superior a diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la citación por parte del contratista citado.

PARAGRAFO: Son requisitos de la citación a audiencia:

a). La exposición de los hechos constitutivos de incumplimiento y de las obligaciones contractuales incumplidas en que estos se fundamentan.

b). La enumeración de las pruebas con fundamento en las cuales se hace la citación a audiencia.

c). La tasación de la multa de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato, cuando a ella haya lugar.

d). La tasación de la cláusula penal pecuniaria de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato cuando a ello haya lugar.

e). La indicación del lugar, fecha y hora en la que se realizará la audiencia.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Informe al Ordenador del Gasto sobre el incumplimiento contractual:

El Informe que debe presentar el Interventor y/o Supervisor del contrato al Ordenador del Gasto del contrato respectivo, según los lineamientos establecidos, debe reunir los siguientes requisitos:

a). Motivación detallada en la que se expongan los hechos constitutivos del incumplimiento.

b). La relación de las obligaciones incumplidas.

c). La tasación de la multa de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato, cuando a ella haya lugar.

d). La tasación de la cláusula penal pecuniaria de conformidad a lo pactado en el respectivo contrato cuando a ello haya lugar.

e). Enumeración de las pruebas con fundamento en las cuales se inicia el proceso sancionatorio.

ARTÍCULO TERCERO.- Procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento contractual:

El Instituto Distrital para la Recreación y Deporte podrá declarar el incumplimiento, parcial o total, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria. Para tal efecto observará el siguiente procedimiento:

a). La audiencia será presidida por el ordenador del gasto responsable del contrato, con la asesoría del responsable del Área de Apoyo a la Contratación.

b). Instalada la audiencia y comprobada la personería jurídica que legitima la actuación de los asistentes, el ordenador del gasto, procederá a poner en conocimiento del contratista incumplido, los fundamentos fácticos de hecho y de derecho en que se fundamenta la citación y consiguientemente, las causales constitutivas de incumplimiento de las obligaciones del respectivo contrato.

c). Una vez surtida dicha actuación, el ordenador del gasto, otorgará el uso de la palabra a las partes, para que éstas, de manera sucinta, expongan sus posiciones y la justifiquen con los medios de prueba que estimen convenientes.

El orden de uso de la palabra y derecho de defensa, en su orden, es el siguiente: -Interventor y/o Supervisor del contrato; -Representante legal de la Compañía de Seguros o su delegado y -Contratista.

d). En ejercicio del uso de la palabra, el representante legal del contratista y/o su delegado y su garante, podrán presentar sus descargos, rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

e). Una vez finalizadas las intervenciones, el ordenador del gasto se pronunciará sobre la existencia y determinación del incumplimiento, parcial o total, de las obligaciones contractuales y si, por tal efecto, procede imponer multa, declarar el incumplimiento, parcial o total, del contrato y si como consecuencia de dicha declaratoria, procede hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria estipulada al efecto en el contrato.

f). La ausencia de uno o varios de los citados requeridos no impedirá la celebración de la audiencia. El ordenador del gasto respectivo velará porque ésta se celebre de manera organizada, sin que se presenten dilaciones de las partes en las exposiciones.

g). En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Ordenador del Gasto del respectivo contrato, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. El Instituto Distrital de Recreación y Deporte podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

h). En caso de que los descargos y/o pruebas allegadas por el contratista afectado sean suficientes a juicio del Interventor y/o del supervisor y del ordenador del gasto responsable del contrato, se archivaran las diligencias, dejando constancia en la respectiva acta.

i). De la actuación adelantada en la audiencia se elaborará acta, donde quedará consignada la documentación aportada, los descargos presentados por el contratista y/o la aseguradora, las pruebas aportadas, decretadas y practicadas, el concepto técnico del interventor y/o supervisor frente a los descargos presentados y la decisión final tomada por el ordenador del gasto respectivo, indicando la causal del incumplimiento y la sanción impuesta, cuando a ello haya lugar.

j). Mediante resolución motivada, la cual se entenderá notificada en la misma audiencia, el Instituto Distrital para la Recreación y Deporte, por conducto del respectivo ordenador del gasto del contrato respectivo, procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, o la declaratoria de incumplimiento, parcial o total del contrato. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

k). Ejecutoriada la resolución sancionatoria, el ordenador del gasto del contrato, según las competencias del área a su cargo, ordenara realizar, a quien previamente determine al efecto, las siguientes gestiones:

1- Enviar copia de los actos administrativos sancionatorios (Resolución de imposición de multas y/o Declaración de incumplimiento contractual y Resolución confirmatoria), a la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, para lo de su competencia.

2- Adelantar los trámites de cobro al contratista, de la cláusula penal pecuniaria y/o multas impuestas, pudiendo al efecto, acudir entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al mismo o a la efectividad y cobro de la garantía única con cargo al riesgo respectivo

3- Efectuados los requerimientos que se indican y agotados los mecanismos de que trata el numeral en precedencia, sin que se haya efectuado el pago de la sanción impuesta por parte del contratista o dichos saldos no cubran la totalidad de lo adeudado, deberá determinarse el envío de copia debidamente autenticada y constancia de ejecutoria de los actos administrativos sancionatorios, así como de los requerimientos efectuados, a la Oficina Asesora Jurídica, para lo de su competencia.

4- Ordenar el envío de copia de los actos administrativos sancionatorios (Resolución de imposición de multas y/o Declaración de incumplimiento contractual y Resolución confirmatoria), a la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., en donde se encuentre inscrito el contratista sancionado, así como a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993.

ARTÍCULO CUARTO.- Los procesos administrativos sancionatorios de carácter contractual, de imposición de multa y/o declaratoria de incumplimiento, parcial o total, de las obligaciones del contrato y consecuente efectividad de la cláusula penal pecuniaria, que se encuentren en curso a la fecha de expedición del presente acto administrativo, deberán dar plena aplicación a las normas que sobre Debido Proceso y Derecho de Defensa establece el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.

ARTÍCULO QUINTO.- Responsabilidad de los Supervisores, los Interventores y Ordenadores del Gasto en la vigilancia del cumplimiento del objeto contractual:

El Interventor que no haya informado oportunamente al IDRD, dentro de los lineamientos establecidos en la presente resolución, de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto del respectivo contrato sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

ARTÍCULO SEXTO.- En ningún evento se podrá pactar en las etapas precontractuales o contractuales la inaplicación de multas y/o la modificación del porcentaje señalado en la presente resolución. La inobservancia de lo anterior, acarreará las sanciones de Ley al ordenador del gasto responsable del contrato.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- La aplicación de la multa no impide la aplicación de otras sanciones por las mismas causales, si los hechos que la originaron se presentan de forma reiterada.

ARTÍCULO OCTAVO.- Los procesos sancionatorios en curso deberán ajustarse a la presente resolución.

ARTÍCULO  NOVENO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el procedimiento de declaratoria de Multas e Incumplimiento o Control de Cumplimiento y Sanciones establecido en la Resolución No. 420 de 2008 "Por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoria de Contratos de Obra Pública y Contratos de Consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte" y el artículo décimo octavo de la Resolución 024 de 2010 "Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte".

Dada en Bogotá, D.C., a los treinta y un (31) días del mes de agosto de dos mil once (2011).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ANA EDURNE CAMACHO CORREDOR

Directora General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4727 de septiembre 14 de 2011.