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  Documento 1 de 2011 Caja de Vivienda Popular
 
  Fecha de Expedición: --/ 00/2011  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 4798 de diciembre 22 de 2011  


 
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REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento del Artículo 75 de la Ley 446 de julio 7 de 1998, La Caja de la Vivienda Popular mediante Resolución Nº 611 de 28 de diciembre de 1998, creó el Comité de Conciliación.

Que el Consejo Directivo de la Caja de la Vivienda Popular, con el Acuerdo Nº 004 de 9 de mayo de 2008, modificó la estructura organizacional de la entidad, motivo por el cual, mediante Resolución 041 de 18 de febrero de 2009, se modifica la Resolución Nº 0149 de 31 de marzo de 2003.

Que en sesión Nº 089 de 26 de mayo de 2011, el Comité aprobó la expedición de un acto administrativo que compendie las nuevas disposiciones legales contenidas en el Decreto 1716 de 14 de mayo de 2009, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001, y dejar sin efecto la totalidad de las disposiciones que le sean contrarias.

Que el Capítulo II del Decreto 1716 de 14 de mayo de 2009, establece la Integración de los Comités de Conciliación, sesiones, votación y funciones, entre otros.

Que los Comités de Conciliación son instancias administrativas de cada entidad u organismo distrital que actúan como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las entidades públicas.

Que los Comités de Conciliación deciden en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

Parágrafo único.- La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar, no constituye ordenación del gasto, en concordancia con la Directiva Presidencial número 05 de 22 de mayo de 2009, numeral 3º.

Que los artículos 15 y siguientes del Decreto Nacional 1716 de 2009, reglamentan la integración y el funcionamiento de los Comités de Conciliación, además de la obligatoriedad del cumplimiento de sus disposiciones en esta materia por parte de las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capitales de departamentos y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Que el numeral 10 del Artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio Reglamento.

Que en consecuencia, se hace necesario reglamentar del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones, en los términos y condiciones dispuestos en el Decreto Nacional 1716 de 2009.

Que en mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, D.C., acordaron reglamentar el Comité de Conciliación creado en el año de 1998, en los siguientes términos:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1º. Principios Rectores. Los/as miembros del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular y los/as servidores/as públicos/as que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados/as, obrarán inspirados/as en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTICULO 2º. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Caja de la Vivienda Popular.

2) Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los/as apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.

4) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5) Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el/la representante legal o el/la apoderado/a, actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al/la coordinador/a de los/as agentes públicos del Ministerio Público ante la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7) Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8) Definir los criterios para la selección de abogados/as externos/as que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9) Designar al/a la funcionario/a que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, el cual será un/a profesional del Derecho.

10) Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO 3º. Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, estará integrado por los/as siguientes funcionarios/as, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1) El/la Director/a General, o su delegado/a, como ordenador/a del gasto, quien lo presidirá.

2) El/la Director/a Jurídico/a.

3) El/la Director/a de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario CID.

4) El/la Subdirector/a Administrativo/a.

5) El/la Subdirector/a Financiero/a.

La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo.

Parágrafo primero.- Concurrirán solo con derecho a voz, los/las funcionarios/as que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto:

1) El/la apoderado/a que representa los intereses de la entidad en cada proceso.

2) El/la asesor/a de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

3) El/la secretario/a técnico/a del Comité.

Parágrafo segundo.- El Comité podrá invitar a sus reuniones a un/a funcionario/a de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.

Parágrafo tercero.- Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios/as que requiera para mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

ARTÍCULO 4º. Participación de la Oficina de Control Interno.- El/la funcionario/a responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los/as miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El/la citado/a funcionario/a podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO 5º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones.- A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en los artículos 30 del Código Contencioso Administrativo y 150 del Código de Procedimiento Civil, así como el artículo 40 de Ley 734 de 2002, así:

1) Cuando el/la miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos/as de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio/a o socios/as de hecho o de derecho.

2) Cuando el interés general propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del/la servidor/a público/a.

3) Haber hecho parte de listas de candidatos/as a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el/la miembro del Comité o las partes del proceso.

4) Haber sido recomendado por el/la miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el/la funcionario/a, o haber sido designado/a por éste/a como referencia, con el mismo fin.

5) Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero/a o alguno/a de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6) Haber conocido del proceso en instancia anterior el/la miembro o compañero/a, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7) Ser el/la miembro del Comité, cónyuge, compañero/a o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado/a, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8) Haber sido el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados, guardador/a de cualquiera de las partes.

9) Existir pleito pendiente entre el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado/a.

10) Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado/a, denuncia penal contra el/la miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia y que el/la denunciado/a se halle vinculado/a a la investigación penal.

11) Haber formulado el/la miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado/a, o estar aquellos/as legitimados/as para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12) Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado/a.

13) Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor/a o deudor/a de alguna de las partes, su representante o apoderado/a, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14) Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio/a de alguna de las partes o su representante o apoderado/a en sociedad de personas.

15) Haber dado el/la miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado/a, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16) Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero/a o legatario/a de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17) Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él o ella debe fallar.

ARTÍCULO 6º. Trámite de impedimentos y recusaciones.- Si alguno/a de los/as miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento citadas en el articulo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los/as miembros del Comité podrán ser recusados/as, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, el/la presidente/a del Comité designará un miembro ad¬ hoc que reemplace al que se ha declarado impedido/a o recusado/a.

El/la funcionario/a que sea designado/a para el reemplazo de quien se ha declarado impedido/a o recusado/a, debe ser de la misma oficina o área respectiva.

CAPÍTULO II

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

ARTÍCULO 7º. Sesiones y votación.- El Comité de Conciliación se reunirá 2 veces al mes, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1716 de 2009, previa citación que haga la Secretaría Técnica, en la hora y lugar indicado en la convocatoria respectiva.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su presidente/a, el/la director/a jurídico/a, el/la asesor/a de la oficina de control interno, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este Reglamento.

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO 8º. Convocatoria.- De manera ordinaria, la Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar a los/as miembros del Comité de Conciliación con por lo menos cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración de los/as miembros del Comité.

Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que emita el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

PARÁGRAFO: Cuando se convoque a reuniones extraordinarias, se hará por escrito o vía correo electrónico, sin que sea necesario que se haga con 5 días de anticipación.

ARTÍCULO 9º. Formalidad de la Convocatoria.- Los/as miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO 10º. Inasistencia a las sesiones.- Cuando alguno de los/as miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los/as miembros e invitados/as y en caso de inasistencia así lo señalará, indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el/la funcionario/a encargado/a de la Asesoría de Control Interno en la entidad.

ARTÍCULO 11. Desarrollo de las sesiones.- En el día y hora señalados, el/la presidente/a del Comité instalará la sesión.

A continuación, la Secretaría Técnica del Comité informará a el/la presidente/a sobre la (Sic)

extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/la presidente/a.

Los/as apoderados/as harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se les formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del/a apoderado/a de la entidad, los/as miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.

Efectuada la deliberación, el/la presidente/a del Comité procederá a preguntar a cada uno de los/as miembros el sentido de su voto.

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica informará al/la presidente/a que todos los temas han sido agotados, procediendo el/la presidente/a a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por la Secretaría Técnica del Comité y con base en las mismas, el/la citado/a funcionario/a elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

ARTÍCULO 12. Trámite de las proposiciones.- Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los/as apoderados/as se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los/as miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del Reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO 13. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones.- El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los/as miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 14. Salvamento y aclaración de votos.- Los/as miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO III

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

ARTÍCULO 15. Las fichas técnicas en materia de conciliación extrajudicial y/o judicial.- Cada caso objeto de estudio del Comité de Conciliación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el/la apoderado/a que tenga a cargo el caso judicial o por el/la responsable del área que genera la solicitud de conciliación extrajudicial.

Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a o el/la responsable del área que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o extrajudicial, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Procedimiento para elaboración de la ficha técnica para establecer la viabilidad o no, de las conciliaciones.

Elaboración de Fichas Técnicas para la conciliación:

Para la conciliación extrajudicial y judicial, los/as apoderados/as de la entidad en los procesos judiciales, informarán oportunamente al/la director/a jurídico/a de la Caja de la Vivienda Popular, la fecha y hora de la diligencia de conciliación judicial, aportando para el efecto la ficha técnica debidamente estructurada, para su presentación ante el Comité de Conciliación.

El/la funcionario/a responsable del área que origina la conciliación extrajudicial o los/as apoderados/as de la Caja de la Vivienda Popular, procederán a elaborar el estudio de los elementos que configuran la supuesta responsabilidad legal y fáctica del tema objeto de conciliación, con fundamento en lo previsto en las normas jurídicas sustantivas, procedimentales, pautas jurisprudenciales consolidadas y de control vigentes.

Los/as apoderados/as de la entidad o el/la funcionario/a responsable del área que origina la conciliación extrajudicial, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, de manera que el Comité de Conciliación determine su posición de conciliar siempre que se presenten los supuestos jurídicos y probatorios que hagan viable la celebración de un acuerdo conciliatorio, evitando con ello lesionar el patrimonio público.

El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica diseñada para el efecto en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del/la abogado/a y/o funcionario/a que las elaboró.

Recibida la información registrada en la ficha técnica, ésta se entregará en forma oportuna a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, para ser incorporada en la convocatoria del Comité de Conciliación.

La decisión aprobada en sede del Comité de Conciliación, será entregada al/la funcionario/a que debe concurrir en representación de la entidad, a la audiencia de conciliación extrajudicial, una vez notificado/a de la fecha y hora de la misma por parte del/la delegado/a de la Procuraduría General de la Nación.

ARTÍCULO 16. De la acción de repetición. El Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el/la subdirector/a financiero/a, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por el concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

Parágrafo único.- El/la asesor/a de Control Interno de la entidad o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ARTÍCULO 17. Las fichas técnicas en materia de repetición.- Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición en el formato establecido en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales-SIPROJWEB y presentarla al Comité de Conciliación, y agotará el trámite previo a su presentación, debiendo satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo del/la director/a jurídico/a de la Caja de la Vivienda Popular.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

Procedimiento para elaboración de la ficha técnica para la acción de repetición.

1) Una vez se obtenga el acto administrativo del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito causado por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Caja de la Vivienda Popular, la subdirección financiera, deberá remitir al día siguiente el correspondiente acto administrativo, con sus antecedentes a la Secretaría Técnica para efectos de análisis por parte del Comité de Conciliación.

2) Una vez remitida la documentación pertinente, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, a través del funcionario designado para el efecto, previo el análisis respectivo, la remitirá a la Dirección Jurídica, responsable de la defensa judicial de la Caja de la Vivienda Popular, a fin de que se elabore la respectiva ficha técnica, para lo cual la persona responsable registrará la información pertinente en el Módulo de Pago de Sentencias del SIPROJWEB previo a la elaboración de la ficha de estudio de repetición en el aplicativo dispuesto en el Módulo de Conciliación del SIPROJWEB por parte del/la apoderado/a a cargo.

3) Repartido el caso, el/la abogado/a procederá a elaborar el estudio de los elementos que configuren la responsabilidad civil-patrimonial del/la servidor/a público/a y con base en éste, presentará recomendación de instaurar o no demanda de repetición.

El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica diseñada en el aplicativo correspondiente, en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para tal fin.

Así mismo, deberá analizarse la jurisprudencia de lo contencioso administrativo aplicable a cada caso, el manual de funciones de los/as servidores/as que resulten implicados y las pruebas con las que cuente la Caja de la Vivienda Popular.

Para la elaboración de la ficha técnica, el/la apoderado/a cuenta con un término máximo de diez (10) días calendario.

El/la abogado/a podrá solicitar el traslado de pruebas que obren en los procesos disciplinarios o fiscales, si a ello hay lugar, para analizarlas y determinar la actuación dolosa o gravemente culposa como causa de la condena patrimonial a la que se obligó a indemnizar la entidad.

Una vez remitido el concepto de repetición, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación deberá listarlo en el orden del día de la sesión del Comité de Conciliación siguiente.

Si el Comité de conciliación decide iniciar los procesos de repetición, los/as abogados/as encargados deberán surtir la presentación de la demanda respectiva, dentro de un plazo máximo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de la toma de decisión por parte de los miembros del Comité de Conciliación.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 18. Llamamiento en garantía con fines de repetición.- Los/as apoderados/as de la Caja de la Vivienda Popular deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.

ARTÍCULO 19. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos.- Los/as abogados/as que actúen como apoderados/as de la Caja de la Vivienda Popular, deberán determinar al momento de contestar las demandas judiciales de responsabilidad patrimonial, la procedencia del llamamiento en garantía, debiendo presentar un informe escrito a través de las fichas técnicas diseñadas para tal fin de Procesos Judiciales SIPROJWEB, a la Secretaría Técnica para el análisis del caso por parte del Comité de Conciliación, en la sesión siguiente a su remisión.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los/as apoderados/as mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

ARTÍCULO 20. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía.- En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia, un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del/la funcionario/a si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de Conciliación por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

ARTÍCULO 21. Publicación.- La Oficina Asesora de Comunicaciones de la Caja de la Vivienda Popular, será la encargada de publicar en la página web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación remitirá las actas contentivas de estos acuerdos conciliatorios, a la Oficina Asesora de Comunicaciones, para su respectiva publicación.

ARTÍCULO 22. Fichas técnicas en procesos de alta probabilidad de condena.- Los/as abogados/as encargados/as de la defensa judicial y extrajudicial de la Caja de la Vivienda Popular, deben proceder a calificar el riesgo y presentar al Comité de Conciliación un informe recomendando la conciliación de los procesos con calificación de alta probabilidad de condena.

El informe debe contener como mínimo:

1) El análisis de los hechos.

2) Las pruebas, identificando la que demuestre la ocurrencia del daño, el nexo de causalidad y especialmente el avalúo económico de los perjuicios.

3) El título de imputación de responsabilidad bajo el marco de la línea jurisprudencial reiterada aplicable al caso.

4) El concepto financiero del área involucrada si es del caso.

Parágrafo primero.- Con relación a los procesos con calificación media, el/la apoderado/a debe tener especial control y seguimiento de la etapa procesal probatoria; finalizada esta etapa, deberá recalificar el riesgo procesal y establecer el extremo de la valoración, es decir, si el proceso es para riesgo alto o bajo y proceder a recomendar al Comité según las pautas arriba señaladas.

Parágrafo segundo.- Cuando la calificación del riesgo procesal sea baja, el/la abogado/a debe fortalecer la defensa a través del seguimiento de los posibles riesgos extremos del proceso, tales como la variación jurisprudencial, tendencias de fallo del despacho donde se encuentre radicado el proceso o actuaciones irregulares dentro del proceso, entre otras.

La valoración y calificación de los riesgos que deben realizar los/as abogados/as, la llevarán a cabo con la metodología establecida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor mediante el SIPROJ.

ARTÍCULO 23. Apoderados/as.- Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación o por el/la representante legal de la entidad cuando no se tenga la obligación de constituirlo ni se haya hecho de manera facultativa, serán de obligatorio cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.

ARTÍCULO 24. Informes de los/as apoderados/as.- Los/as abogados/as que actúan como apoderados/as de la Caja de la Vivienda Popular, deberán presentar a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación un informe sobre el desarrollo de la audiencia de conciliación, junto con una copia del acta contentiva de los acuerdos conciliatorios celebrados ante el agente del Ministerio Público o los diferentes entes jurisdiccionales, para efectos de verificar los alcances del acuerdo conciliatorio y cumplimiento de las decisiones del Comité.

Igual procedimiento deberá surtirse cuando los entes jurisdiccionales respectivos no impartan aprobación judicial de la conciliación propuesta.

ARTÍCULO 25. Asesoría.- La Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia asesorará a los respectivos entes en la conformación y funcionamiento de los comités y en el diseño y desarrollo de las políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de las de prevención del daño antijurídico estatal.

ARTÍCULO 26. Obligatoriedad de las audiencias.- Cuando se trate de conciliación, aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el/la apoderado/a de la Caja de la Vivienda Popular, deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales el Comité consideró no viable conciliar.

CAPÍTULO IV

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

ARTÍCULO 27. Secretaría Técnica.- La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el/la profesional del derecho adscrito a la Dirección Jurídica de la entidad, que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1) Convocar a las sesiones de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento.

2) Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

3) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4) Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/la representante legal del ente y a los/as miembros del Comité cada seis (6) meses. Copia del mismo, será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y del Derecho y a la Dirección Jurídica Distrital.

5) Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

6) Informar al/la Coordinador/a de los/as agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

7) Coordinar el archivo y control de las actas del Comité.

8) Entregar a los/as abogados/as encargados/as de la defensa judicial de la Caja de la Vivienda Popular, copia del acta del Comité de Conciliación para que sea aportada en la audiencia de conciliación correspondiente, o de existir política relacionada con el asunto, la certificación respectiva.

9) Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación.

Parágrafo único: La designación o cambio del/la secretario/a técnico/a deberá ser informada/o inmediatamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y a la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 28. Elaboración de actas.- La Secretaría Técnica del Comité deberá elaborar y diligenciar las actas del Comité en el Sistema de Información de Procesos Judiciales-SIPROJWEB y deberán suscribirse por parte del/la presidente/a y secretario/a del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación dejará constancia en las actas, de las deliberaciones, de los asistentes y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 29. Trámite de aprobación de actas.- La Secretaría Técnica deberá remitir a cada uno de los/as miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos procedan de inmediato a realizar sus observaciones.

Si la Secretaría Técnica no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por la Secretaría Técnica a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, el día hábil siguiente.

Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité que hayan asistido a la respectiva sesión, en un término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión y se incluirá para su aprobación como un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a la misma.

ARTÍCULO 30. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica.- El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Dirección Jurídica de la Caja de la Vivienda Popular, serán públicos y podrán ser consultados en esta dependencia.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización a la Secretaría Técnica, la cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán expedidas y tramitadas por la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 31. Informes de gestión del Comité de Conciliación.- La Secretaría Técnica del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, cada seis (6) meses.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, la Secretaría Técnica del mismo, deberá diligenciar el formato elaborado para tal efecto por la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 32. Inasistencia de la Secretaría Técnica.- Cuando por cualquier situación administrativa la persona encargada de la Secretaría Técnica del Comité no pueda asistir a las sesiones, el/la presidente/a del Comité designará para que actúe como secretario/a técnica/o ad hoc en las respectivas reuniones, a uno/a de los integrantes de dicho Comité.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

ARTÍCULO 33. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.- Corresponde a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes semestrales.

Los/as abogados/as que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, al día siguiente de la ocurrencia de cualquiera de estos eventos.

Los apoderados/as allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. Así mismo, en aquellos casos de llamamiento en garantía.

ARTÍCULO 34. Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias.- Es obligatoria la asistencia del apoderado/a de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y de derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

CAPÍTULO VI

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

ARTÍCULO 35. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa Judicial de la Caja de la Vivienda Popular.- Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse a finales del primer y segundo semestre de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenada la Caja de la Vivienda Popular, o en los procesos que haya decidido conciliar o por los cuales resulte condenado, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa litigiosa de los intereses de la entidad.

En este sentido, deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originan las demandas y sentencias condenatorias durante el respectivo semestre.

Para tal propósito la Dirección Jurídica de la Entidad, presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTÍCULO 36. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades en el interior de la entidad.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 37. Vigencia.- El presente Reglamento Interno de Conciliación regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

El presente Reglamento se discutió en las sesiones de 14 de septiembre y 5 de octubre de 2011, siendo aprobado en ésta última fecha por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben a los cinco (5) días del mes de octubre de dos mil once (2011).

ROSA DORY CHAPARRO ESPINOSA

Directora General – Presidenta del Comité

GLADYS GARCÍA HURTADO

Directora Jurídica

GINA ALEXANDRA VACA LINARES

Directora Gestión Corporativa y CID

BRENDA MADRIÑÁN NARVÁEZ

Subdirectora Financiera

HÉCTOR VELÁSQUEZ MONTOYA

Subdirector Administrativo

JOSÉ AURELIO HOYOS HOYOS

Secretario Técnico

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 4798 de diciembre 22 de 2011

 
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