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  Circular 5 de 2012 Veeduría Distrital
 
  Fecha de Expedición: 24/01/2012  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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CIRCULAR 5 DE 2012

(Enero 24)

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO; DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS; GERENTES, DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES; ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS; ALCALDES LOCALES; RECTORES DE COLEGIOS EDUCATIVOS DISTRITALES Y JEFES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO.

DE:

VEEDOR DISTRITAL (E)

ASUNTO:

ENTREGA DE CARGOS.

FECHA:

Bogotá D.C. Enero 20 de 2012.

Teniendo en cuenta que en los actuales momentos se vienen presentando ingresos y retiros de servidores públicos de las entidades distritales, producto del cambio en la administración del Distrito Capital resulta pertinente recordar la normatividad vigente en materia y recibo de cargos.

En primer lugar, la ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, que tiene por objeto "... fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones", es aplicable en todas las Ramas del Poder Público Distrital, a quienes se desempeñen en calidad de titulares y representantes legales y a los particulares que manejen fondos o bienes del Estado y, en su artículo 4º establece que el término para rendir el informe deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello.

Por su parte, la Directiva Distrital No.007 de 2006, del Alcalde Mayor de Bogotá, Estableció como responsables de entregar el Acta de Gestión en el Distrito Capital a los siguientes funcionarios:

"a. Los Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos y Gerente de la UESP, en su calidad de titulares de los mismos.

b. Los Directores o Gerentes de las entidades descentralizadas en calidad de representantes legales de las mismas.

c. Los alcaldes locales del Distrito Capital

d. Los Servidores Públicos del nivel directivo en los que el respectivo titular o representante legal considere debe recaer esta obligación, lo cual deberá ser comunicado a la correspondiente Oficina de Control Interno, dentro de los 20 días siguientes a la recepción de la entidad, indicando básicamente sus nombres, atribuciones y responsabilidades".

En esta Directiva se establecieron las siguiente obligaciones para los servidores públicos entrantes:

"a. Revisar y verificar el contenido del Acta de Informe de Gestión o del Acta Circunstanciada para determinar la existencia o no de irregularidades, en un plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir de la firma del acta.

b. Requerir al servidor público saliente para que haga las aclaraciones y entregue la información adicional que se le solicite, las cuales deberán ser entregadas en un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud o requerimiento, salvo que medie fuerza mayor o caso fortuito.

c. Informar a la Oficina de Control Disciplinario Interno la existencia de irregularidades con el fin de que inicie las acciones disciplinarias correspondiente".

Además, se determinaron obligaciones, al respecto, para los jefes de las Oficinas de Control Interno:

"a. Velar por el cumplimiento de la Ley 951 de 2005 y de lo dispuesto en esta Directiva.

b. Requerir a los Servidores Públicos obligados a presentar el Acta de Informe de Gestión cuando no cumplan

c. Participar en el levantamiento de las actas circunstanciadas.

d. Informar a la Oficina de Control Disciplinario Interno de las audiencia injustificada de los servidores públicos saliente para que se inicie la acción disciplinaria correspondiente.

Es de señalar que se debe entender que la disposición hace referencia a las oficinas de Control Interno de las Entidades y no a la de Control Interno Disciplinario, pues el fin de la presentación del informe es de carácter administrativo y de funcionamiento; sin perjuicio de las investigaciones que se puedan adelantar con posterioridad al estudio y análisis del informe"

De igual manera, en la Directiva se observó que los criterios allí definidos eran similares a los prescritos en la Resolución 5674 de 2005, de la Contraloría General de la República y se anexaron los formatos a utilizar.

Finalmente, en el numeral 7) del artículo 5, del decreto distrital No.371 de 2010, de promoción de la transparencia y prevención de la corrupción, se estableció como deber de las entidades distritales: "El mejoramiento de los procesos de entrega y recibo de cargos, ante posibles cambios de sus directivos y servidores públicos en general, con el propósito de mantener la continuidad en la gestión institucional y conservar la memoria documental de cada entidad".

Por lo anterior, se insta a los funcionarios distritales a revisar la normatividad referida y a garantizar que se cumpla la misma, contando con los soportes respectivos en los plazos establecidos.

Cordialmente,

SALVADOR MENDOZA SUÁREZ

 
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