RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Teniendo en cuenta que, una de las funciones de la Dirección Archivo de Bogotá como ente rector del Sistema Distrital de Archivos -SDA es la de asistir a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en la formulación y coordinación de las políticas de gestión documental distrital, esta Dirección considera necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, el cumplimiento de lo reglado en la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, en las demás disposiciones legales y la conformación del Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital¹, del cual forma parte el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo –SIGA².

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, es obligación de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos, y el artículo 24 ibídem estipula la obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental, procedimiento regulado mediante Acuerdos 039 y 42 del AGN.

Les recordamos que la Dirección Archivo de Bogotá, en desarrollo de las normas anteriormente mencionadas y en desarrollo de una de sus funciones de implementación de las políticas, normas e instrucción de la función archivística y la gestión documental de la Administración Distrital, ha publicado la "Guía para la Elaboración, presentación, Aprobación, Aplicación y Seguimiento de las TRD, para la Entidades Distritales³"

De igual manera, y de conformidad con lo previsto en el artículo 1 del Decreto 176 de 2010, se entiende como Sistema Integrado de Gestión -SIG, el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

El Decreto 514 de 2006, indica que la función archivística es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Este Decreto, contempla la obligatoriedad a toda entidad de la administración Distrital de contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el cual debe estar conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.

Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá.

El personal responsable del SIGA, deberá ser un profesional idóneo que pueda acreditar título en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos y que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad.

Es importante resaltarle a todas las Entidades de la Administración Distrital que todo proceso de contratación cuyo objeto esté referido a las actividades de gestión documental, deberá contar con el visto bueno de la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor⁴.

Es preciso resaltar lo informado mediante la Circular 002 del 6 de septiembre del 2010, de la Dirección Archivo de Bogotá, mediante la cual se recuerda a las entidades de la Administración Distrital, que tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2010, para la organización definitiva de sus fondos documentales acumulados, de conformidad con el Decreto 545 de 2009⁵.

En tal virtud y consecuente con lo expuesto, es de advertir, lo indicado en el artículo 4 y 5 del Decreto 173 de 2004⁶, sobre la situación de riesgo o de deterioro que pueda conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad física de un documento o conjunto documental cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica o industrial, el Archivo de Bogotá está en la obligación de rescatar y acopiar el patrimonio documental en riesgo y desarrollar los procedimientos necesarios para su conservación, para lo cual deberá poner en conocimiento de los organismos competentes para la aplicación de las sanciones administrativas, disciplinarias o penales previstas en las normas legales para los servidores públicos responsables directos y delegados de la documentación producida por las entidades Distritales.

Cordialmente,