RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Con el propósito de elaborar y programar el anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2012, se describe la metodología que se adelantará al interior de la Secretaría General, teniendo en cuenta las Circulares 015 del 31 de marzo de 2011, en la cual, el Alcalde Mayor imparte los lineamientos de política para la programación presupuestal vigencia 2012 y la 02 del 14 de junio de 2011, donde se establece la Guía Distrital para la elaboración del presupuesto de la vigencia 2012 y presentación del mismo a las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación.

Así mismo, esta circular define los lineamientos para estructurar el Plan Contractual de la Secretaría General y el respectivo PAC inicial de la siguiente vigencia.

Se conservarán los criterios de racionalización y austeridad del gasto, en concordancia con lo establecido en la Ley de Saneamiento Fiscal (617 de 2000). Por lo tanto, es importante que se continúen priorizando los gastos y se eliminen aquellos  que no sean indispensables.

La asignación de los recursos para el 2012, se efectuarán atendiendo los gastos originados por la ola invernal, las inversiones requeridas para mitigar los impactos del cambio climático y el riesgo por la posible ocurrencia de eventos catastróficos. Así mismo, se priorizarán los compromisos registrados en el Plan de Desarrollo, focalizados en gastos sociales que benefician directamente a la población en situación de desplazamiento, grupos de infancia, niñez, adolescencia y demás grupos poblacionales o etnías.

En relación con el presupuesto de 2011, es importante que cada responsable de rubro de funcionamiento o de proyecto de inversión, realice una evaluación técnica y financiera de los procesos contractuales que viene adelantando y de los recursos que aún no tienen registro presupuestal.

Igualmente, si existen recursos que no vayan a ser utilizados, se deben iniciar los trámites necesarios para efectuar traslados internos o devolución al Distrito. Lo anterior, con el fin de constituir el menor monto posible de reservas presupuestales; siendo para el presente año el 13% de la apropiación definitiva (Circular 14 de 2011 de la Dirección Distrital de Presupuesto). Las cifras por encima de este porcentaje, serán asumidas con el presupuesto asignado en la vigencia 2012.

De otra parte, es importante identificar y comunicar oportunamente cuales procesos de contratación quedarán en curso¹, para ser incluidos en el presupuesto de la vigencia 2012.

Para calcular el presupuesto que se ejecutará en la vigencia 2012, se debe realizar una planeación técnica y financiera de cada necesidad de gasto, teniendo en cuenta los compromisos suscritos en la vigencia 2011.

Para algunas necesidades es imprescindible consultar los precios indicativos en el Sistema SICE y considerar también los del mercado, para lo cual se pueden hacer las cotizaciones necesarias y así evitar grandes desaciertos entre el presupuesto solicitado y el realmente aprobado.

En relación con la planta de personal, se deberá seguir los lineamientos expresados en la Circular 02 del 14 de junio de 2011 y posteriormente, se registrará en el Sistema de Gestión Contractual de la Secretaría General, teniendo en cuenta la información enviada a la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Para los rubros de: Personal Supernumerario, Honorarios Entidad, Remuneración Servicios Técnicos y bonificación escoltas, las dependencias autorizadas deberán reportar sus necesidades a la Subdirección Financiera, con la debida justificación para su evaluación e incorporación al Sistema PREDIS, teniendo en cuenta que la inflación proyectada a 31 de diciembre de 2011 es del tres por ciento (3.0%).

La proyección de gastos relacionados con la planta de personal, se efectuará de acuerdo con los lineamientos registrados en la Circular 02 del 14 de junio de 2011, emitida por las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación.

Para calcular los demás gastos de funcionamiento y de inversión, cada responsable deberá ingresar al Sistema de Gestión Contractual a través del "Módulo Programación del Anteproyecto", y teniendo en cuenta las necesidades reales en la vigencia 2012, debe registrar la descripción de manera clara, sucinta y precisa, así como el valor, código CUBS, fecha de inicio y terminación y demás información relacionada con cada gasto.

En relación con los Gastos Generales, la Secretaría Distrital de Hacienda ha dispuesto en el Sistema PREDIS la versión 99. Se requiere entonces, que sea ajustada, incorporando el precio real y las cantidades adquiridas en el 2010, así como también, la proyección en aquellos casos en los que aún no se ha llevado a cabo la contratación. Para la programación de 2012, estará disponible la versión 01, con la información registrada en el 2011.

Por lo anterior, es imprescindible que los responsables de estos rubros (Ej: Combustibles, Gastos de Computador, CADE y Promoción Institucional), revisen las cantidades ingresadas en el Sistema de Gestión Contractual, y si es necesario realizar la actualización de cantidades, para lo cual, se debe presentar una justificación del cambio a la Subdirección Financiera. Si la información reportada contiene variaciones representativas con el Sistema PREDIS, se solicitarán justificaciones adicionales.

De otra parte, la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico deberá calcular las obligaciones contingentes judiciales de la Secretaría General y registrarlas en el Sistema de Procesos Judiciales "SIPROJ". Así mismo, se requiere establecer los gastos conexos que se generen como consecuencia de los fallos de las providencias judiciales. Es importante, que esta información sea reportada a la Subdirección Financiera, para que se reporte a la Oficina Asesora de Control de Riesgos y a la Dirección Distrital de Presupuesto, dependencias de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Para la programacion de lsos gastos que se ejecutan a traves de los proyectos de inversión, es necesario que cada responsable o gerente concrete la información técnica y financiera para el año 2012, garantizando que las metas y actividades tengan completa coherencia con los compromisos establecidos en el Acuerdo 308 del Plan de Desarrollo. Para este ejercicio, se debe actualizar previamente la Formulación del Proyecto de Inversión con su respectivo Plan de Acción de la Vigencia 2012 (Programación de Metas y Actividades – Formato 2210111-FT-134 Versiòn 03) y enviar estos documentos a la Oficina Asesora de Planeación.

Igualmente, se requiere revisar, ajustar y reprogramar las metas de los indicadores de objetivos y productos del PMR para el 2012, los cuales deben ser coherentes con logros que se esperan alcanzar hasta el 31 de diciembre de 2011.

Con el fin de garantizar una adecuada proyección de giros de cada necesidad de gasto o compromiso, se deben prever los tiempos de trámites precontractuales y contractuales, desde el momento en que se solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), hasta que se proyecte el último pago. El Sistema de Gestión Contractual le recomendará una fecha límite para enviar a la Subdirección de Contratación toda la documentación necesaria para celebrar el contrato.

Es de aclarar que la proyección de giros de cada necesidad se debe programar sólo hasta el mes de diciembre de 2012, con el fin de dar cumplimiento al principio de anualidad, lo que conlleva a no constituir reservas presupuestales en el 2013. Para tal fin, se anexa el Calendario para Trámite de Cuentas Internas de la siguiente vigencia, elaborado por la Subdirección Financiera.

Cabe mencionar, que los valores deben registrarse o presentarse con los tres últimos dígitos en ceros.

NOTA: Sin excepciçon, el plazo de ejecución de la contrataciòn será máximo hasta el 31 de diciembre de 2012.

Una vez la Secretaría Distrital de Hacienda informe las cifras presupuestales que se llevarán para aprobaciòn del Concejo de Bogotá, se darán a conocer a los responsables de los rubros de funcionamiento y proyectos de inversión , con el fin de ajustar la información contenida en el Sistema de Gestión Contractual, ejercicio que se efectuará a través del modulo de "Programación Anteproyecto Ajustado".

Actualizada la información será puesta a consideración del Comité de Contratación de la Secretaría General para su aprobación, de acuerdo con el Artículo 12 de la Resolución 427 de 2010. El resultado de este ejercicio será el Plan Contratual aprobado para el año 2012 y el PAC inicial de cada rubro, documento que será enviado por el Secretario General a la Dirección Distrital de Tesorería y al CONFIS territorial.

En este sentido, el PAC inicial para la vigencia 2012, no tendrá modificaciones en el primer mes del siguiente año, por ello, se (sic) importante registrar con especial cuidado los giros mes a mes de cada necesidad que se pretende ejecutar, teniendo en cuenta que los recursos programadas en un mes y que no sean girados, serán trasladados automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar" o "Columna 13" y como consecuencia no podrá disponer fácilmente de ellos.

Para cumplir con las disposiciones y fechas determinadas por la Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación, a continuación se presenta un cronograma para preparar el Anteproyecto de Presupuesto de la vigencia 2012 y posterior aprobación del Plan Contractual de la Secretaría General:

Cordialmente,