RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 0001344 DE 2012

(Junio 4)

por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y se efectúan modificaciones a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.

LA MINISTRA DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial, las conferidas por el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 5° del Decreto-ley 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2° del Decreto-ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 1438 de 2011 se adoptaron reformas al Sistema General de Seguridad Social en Salud de las que forma parte el nuevo esquema de administración del Régimen Subsidiado reglamentado por el Decreto 971 de 2011, modificado por los Decretos 1700 y 3830 del mismo año, el cual dispone en el parágrafo 2° del artículo 7° que podrán reconocerse novedades de afiliación retroactivas generadas después del primero de abril de 2011 y registradas en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, hasta un (1) año después de la generación de la misma.

Que el inciso final del artículo 8° del Decreto 2280 de 2004 establece que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, y según lo previsto en el artículo 14 del Decreto 4023 de 2011, la declaración de giro y compensación de cada EPS y EOC, estará constituida por la información de los afiliados que registran las EPS y las EOC en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, por lo que se hace necesario en el Régimen Contributivo, habilitar novedades de afiliación sobre registros que no hayan sido objeto de compensación excepcional de la que tratan los Decretos 4450 de 2005, 4047 de 2006, 3260 de 2007 y 2729 de 2010.

Que adicionalmente el precitado Decreto 4023 de 2011 integró los procesos de afiliación, recaudo, conciliación y compensación en el Régimen Contributivo, lo que torna innecesario mantener el reporte de información a la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, generado en el marco de la Resolución 413 de 2009, que dictó disposiciones orientadas a la actualización en la BDUA teniendo en cuenta las novedades de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA.

Que por Acuerdo número 29 de 2011, expedido por la Comisión de Regulación en Salud, CRES, toda la población afiliada al Régimen Subsidiado deberá recibir el mismo plan de beneficios, modificando así los beneficios a los que tienen derecho las personas que estaban afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud mediante el esquema de subsidios parciales de que trata el artículo 14 de la Ley 1122 de 2007 y, por ende, el monto de la Unidad de Pago por Capitación que respecto de estas se venía reconociendo, por lo que resulta indispensable actualizar los registros que contienen el valor del Subsidio Parcial (SP) al Subsidio Total (ST), en el campo modalidad de Subsidio contenido en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

Que en aras de registrar las novedades de movilidad existentes en los procesos de validación entre los Regímenes Contributivo y Subsidiado se hace necesario habilitar el reporte de este tipo de novedades en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, para los Regímenes Especiales y de Excepción.

Que por todas las consideraciones expuestas, resulta indispensable efectuar modificaciones a la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, que como tal permitan:

i) Reconocer novedades de afiliación retroactivas que faciliten el proceso de liquidación mensual de afiliados en el Régimen Subsidiado de que trata el parágrafo 2° del artículo 7° del Decreto 971 de 2011 modificado por los Decretos 1700 y 3830 del mismo año;

ii) Incorporar las novedades sobre registros que no hayan sido objeto de compensación excepcional de la que tratan los Decretos 4450 de 2005, 4047 de 2006, 3260 de 2007 y 2729 de 2010 y facilitar de esta forma el proceso de compensación en el Régimen Contributivo;

iii) Actualización del dato correspondiente a la variable “Modalidad de Subsidio”;

iv) El reporte de la novedad por movilidad por parte de los Regímenes de Excepción y Especial;

v) Adicionar algunos códigos que identifiquen nuevos tipos de cotizantes de conformidad con la normativa vigente, y

vi) Definir procesos de depuración y control de la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer los datos mínimos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, fijar lineamientos de control aplicables al Régimen Contributivo, al Régimen Subsidiado, a los Regímenes Especiales y de Excepción, a las entidades de Medicina Prepagada y Planes Adicionales de Salud, efectuando en lo pertinente, modificaciones a la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

Serán disposiciones de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), al Distrito Capital de Bogotá, D. C., a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales y de excepción del Sector Salud, a las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud.

Artículo 2°. Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA. El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dicha afiliación, en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

Parágrafo. La actualización de la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud.

Artículo 3°. Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes dispondrán en sus correspondientes bases de datos toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la información como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, a las entidades que administran las afiliaciones de los distintos regímenes.

Parágrafo 1°. Para efectos del Régimen Subsidiado, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios, al Inpec y a las entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado y elaborará de forma mensual, un archivo consolidado de Régimen Subsidiado, en el que se incluirán las novedades actualizadas en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, y el cual deberá ser proporcionado por el mencionado administrador a cada entidad.

Adicionalmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, entregará mensualmente a este Ministerio las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la Base de Datos Única de Datos, BDUA.

Artículo 4°. Entrega de novedades de actualización y/o corrección de información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes entregarán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, las novedades de ingresos, y/o un archivo de novedades de actualización y/o corrección de información y/o los archivos relacionados con el proceso de actualización de novedades de traslados o movilidad por cada entidad obligada a reportar, en las estructuras definidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

1. Tipo de archivos a entregar por parte de las Entidades en los procesos de actualización de la BDUA.

2. Plazos para la entrega de los archivos al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determinará el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, y de acuerdo con el siguiente calendario:

a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”.

b) El segundo día hábil de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última semana del mes, las EPS, EOC, las EPSS y las Entidades de Regímenes Especiales y de Excepción, entregarán los archivos S1, R1, E1 y NR con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el siguiente día hábil en los archivos S2, R2 y E2.

c) El último día hábil de cada una de las denominadas “Semana Proceso BDUA”, exceptuando la última semana del mes, las EPS, EOC, las EPSS, los Regímenes Especiales y de Excepción y las Entidades de Medicina Prepagada y Administradoras de Planes Adicionales de Salud, entregarán los archivos S4, R4, E4, MC, MA, NC, MS, NS, ME, NE, MP y NP con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el siguiente día hábil, en los archivos correspondientes a los resultados del proceso de actualización de la BDUA.

d) El último día hábil de la última “Semana de Proceso BDUA” de cada mes, se realizará el proceso de actualización del Régimen Subsidiado de la BDUA para las Entidades Territoriales, Departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales y el INPEC, con respuesta el siguiente día hábil.

El calendario de presentación de novedades para la actualización de la BDUA, a que refiere el presente numeral, se resume a partir de los tiempos, entidades y archivos a reportar; tal como se describe en el cuadro que se señala a continuación:

Parágrafo 1°. La información remitida por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, una vez sea verificada con la malla validadora y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del citado administrador y acompañada de la comunicación remisoria firmada por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación.

A partir del 1° de noviembre de 2012, se suprimirá la precitada comunicación y los archivos en los cuales conste la información inscrita a través de la página web del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, deberán ser firmados electrónicamente por el representante legal de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes.

Parágrafo 2°. El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en ningún caso, recibirá archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización y/o correcciones y/o de novedad de traslados y/o movilidad, en fechas distintas a las señaladas en el numeral 2 del presente artículo ni en horas diferentes a las que para el efecto establezca el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Artículo 5°. Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, por lo tanto, dichas entidades deberán velar por su oportuna actualización y/o corrección de información de conformidad con los principios de la administración de datos, previstos en el artículo 4° de la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación y la respectiva modificación para su correcto registro en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

Parágrafo 1°. Las Entidades Territoriales serán las responsables de la identificación de la población especial cuyo documento de identificación no haya sido expedido por parte de la autoridad competente, por lo tanto para su identificación y correspondiente registro en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, dichas entidades deberán utilizar los tipos y número de documentos para población del Régimen Subsidiado, previstos en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Parágrafo 2°. Tratándose de afiliadas al Régimen Subsidiado, las Entidades Territoriales y el Inpec deberán efectuar seguimiento al reporte de las novedades realizadas por parte de las EPS de su jurisdicción, de tal manera que la información sea actualizada correctamente en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA.

Artículo 6°. Cruce y validación de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, deberán efectuar cruces y validaciones entre sus bases de datos con el fin de que la información consolidada y entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, sea depurada.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, informará a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, los registros que presentan inconsistencias a que haya lugar con el fin de que estas efectúen la respectiva corrección y posteriormente remitan los ajustes de las novedades correspondientes.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas validaciones, generará y remitirá los archivos de los registros válidos y los inconsistentes con el fin de que las entidades que administran afiliaciones efectúen las respectivas correcciones y posteriormente remitan los ajustes de acuerdo con el calendario definido en el numeral 2 del artículo 4° de la presente resolución.

Artículo 7°. Reserva en el manejo de los datos. La información presentada en medio físico, magnético, archivos o bases de datos de los sistemas de información administrados por este Ministerio, incluida la contenida en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, es de circulación restringida para los terceros totalmente ajenos al ámbito propio en el cual se obtuvo dicha información y deberá ser protegida con la debida reserva, custodia y conservación.

Artículo 8°. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. De conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información necesaria para la operación del sistema de monitoreo y de los sistemas de información del sector salud, serán reportados por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.

Artículo 9°. Actualización de la modalidad del subsidio en la BDUA. El Ministerio de Salud y Protección Social, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, procederá a realizar la actualización en la BDUA de los registros que contienen el valor de Subsidio Parcial (SP) en el campo Modalidad del Subsidio a Subsidio Total (ST) con fecha de inicio de la novedad de 1º de enero de 2012.

Artículo 10. Procesos de depuración de la información consolidada en la BDUA. Este Ministerio podrá definir procesos de depuración y auditoría posteriores al cruce y validación de la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, sin perjuicio de los que actualmente existen por parte del administrador fiduciario de los recursos de Fondo de Solidaridad y Garantía, F osyga.

Parágrafo. Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, informará a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de pago sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar.

Artículo 11. Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados, BDUA, constituirá el soporte para el giro de recursos en los Regímenes Contributivo y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones no debidos de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Artículo 12. Especificaciones técnicas. La Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación - TIC de este Ministerio, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones o ajustes al mismo.

Artículo 13. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 413 de 2009, 3059 de 2010, 2321, 243 y 297 de 2011 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los 4 días del mes de junio del año 2012.

La Ministra de la Salud y Protección Social,

BEATRIZ LONDOÑO SOTO.

NOTA: Publicada en el Diario Oficial No. 48452 de junio 5 de 2012