RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Ver Circular Secretaría General 27 de 2002

Teniendo en cuenta que las Tablas de Retención Documental se constituyen en una herramienta eficaz para la mejor organización del archivo que reposa en las diferentes dependencias de la Secretaría General, me permito informarles que estas fueron adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad, mediante el Acuerdo 01 de abril 25 de 2002.

Adjunto a la presente, fotocopia del citado acuerdo, así como del manual que forma parte integrante del mismo, los cuales se constituyen en material importante de consulta para su implementación en la Secretaría General.

Por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus facultades legales, especialmente las señaladas en la

Resolución 073 de 1999 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. , en concordancia con el Acuerdo 7 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y,

Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia estipula que: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley...".

Que la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, creó el Archivo General de la Nación, señalándole dentro de sus funciones la de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, como programa especial para todas las instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas del orden nacional, departamental, municipal y distrital.

Que mediante el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, señalando los principios que regulan la función archivística, su categorización y campo de aplicación, e indicando en su artículo 23 que le compete a los Comités de Archivo de las entidades aprobar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos" aplicable a todos los niveles de la administración pública, establece en su artículo 11º la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, dispone que: "La documentación de la administración publica es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de los recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación."

Que el artículo 15 de la citada Ley dispone que: "... Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades."

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, señala que: "... Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos."

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, consagra que: "Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental."

Que la Ley 200 del 28 de julio de 1995, en los numerales 5 y 24 del artículo 40 sobre los deberes de los servidores públicos determina que les corresponde: "...Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos" y "...Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización".

Que mediante Resolución 073 del 28 de enero de 1999, se modificó la estructura interna del Comité de Archivo de la Secretaría General, señalándole dentro de sus funciones en el artículo 5º, numerales 1 y 5 lo siguiente: "Definir las políticas y los programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención y sistematización de documentos y archivos." y "Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos del valor de los documentos y su selección." Además acorde con lo dispuesto en el Acuerdo 7 de 1999, le corresponde al Comité adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que mediante Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura ¿ Archivo General de la Nación, se estipula la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental y en la "ETAPA 2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN" establece "... las entidades públicas elaborarán y presentarán sus respectivas Tablas de Retención Documental ante la instancia archivística que oportunamente se informará y de acuerdo con el siguiente calendario..." y en el numeral D indica: " Distritos Especiales, Turísticos, Culturales e Históricos fecha límite noviembre de 2002."

Que mediante Acta No. 18 del 19 de marzo de 2002 del Comité de Archivo de la Secretaría General, se aprueban las Tablas de Retención Documental presentadas por el Centro de Documentación e Información para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

Que con base en las anteriores consideraciones se hace necesario dar cumplimiento a las normas citadas.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar las Tablas de Retención Documental y el Manual de las siguientes áreas las cuales hacen parte integral del presente Acuerdo, como norma reguladora del quehacer archivístico en la entidad:

ARTÍCULO SEGUNDO. Las políticas y procedimientos establecidos en las Tablas de Retención Documental y el Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO TERCERO. Será responsabilidad de cada una de las áreas, en coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo de la Secretaría General, la permanente actualización de las Tablas de Retención Documental.

ARTÍCULO CUARTO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Bogotá, D. C., a los

Presidente del Comité

Secretaria del Comité

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La finalidad de la documentación es estar al servicio de la adecuada toma de decisiones, cuya rapidez y calidad depende de la cantidad y de la calidad o precisión de la información disponible en cada caso; es decir, de la forma en que la documentación haya sido organizada y de las posibilidades de acceso a ella cuantas veces resulte necesario.

Los documentos creados y tramitados en razón de las actividades propias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se deben conservar como constancia de tales actividades y servir de consulta e información para la toma de decisiones. De la correcta clasificación y ordenación de los documentos en cada dependencia, dependerá la utilización de los mismos, se evitarán repeticiones innecesarias de experiencias y se facilitará la toma de decisiones y la enajenación de procesos administrativos.

De modo que, por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El Archivo General de la Nación define como el documento de archivo "... registro de información producida o recibida por una persona o entidad en función de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación."

Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren, como resultado de su trámite, una serie de valores que hacen al documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad.

2. MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia, Artículos 23, 74 y subsiguientes.
• Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, "Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".
• Ley 200 del 28 de Julio 1995, "Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único".
• Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos".
• Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el se adopta y expide el Reglamento General de Archivos".
• Resolución 073 de la Secretaría General del 28 de enero de 1999, "Por la cual estructura el Comité de Archivo".
• Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura ¿ Archivo General de la Nación, "Por la cual se estipula la Elaboración y Adopción de las Tablas de Retención Documental".

2. COMITÉ DE ARCHIVO

Creado con la Resolución 332 del 20 de junio de 1996, modificada a su vez por la Resolución 073 del 28 de enero de 1999, el Comité de Archivo es el órgano asesor interno de la Secretaría General, cuyo objetivo es el de coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución, fijando políticas para su manejo.

3. OBJETIVO GENERAL.

Dotar a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. del instrumento técnico apropiado para la clasificación, ordenación, organización, y conservación de la documentación producida por las diferentes dependencias de la entidad.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

1. Disponer de la documentación organizada, en forma que la información institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
2. Contribuir a la racionalización de la producción documental., así como a su adecuado manejo.

6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Las Tablas de Retención Documental, son un "listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos".

Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".

La Secretaría General se beneficia con la elaboración de las Tablas de Retención Documental, ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información.
• Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Del mismo modo, para el apropiado trabajo en el archivo las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

• Permite el manejo integral de los documentos.
• Facilita la organización a partir del concepto de Archivo Total.
• Controla la producción y trámite documentales.
• Identifica y reflejan las funciones institucionales.
• Integra todos los procesos archivísticos para el manejo más racional de los documentos.

• Entidad Productora. Nombre de la Secretaría General.
• Oficina Productora. Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
• Código. Este campo está constituido por:
• Código de Oficina. Establecido, para cada dependencia de la Secretaría General, en la Circular Interna Nº 011 del 20 de marzo de 2001.
• Código de Serie y Subserie. Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación de la Secretaría General.
• Series, Subseries y Tipos Documentales. Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General.
• Retención en Años. Este campo está constituido, por:
• Archivo de Gestión. Advierte el tiempo de permanencia de los expedientes en su fase administrativa.
• Archivo Central. Anuncia el plazo en términos de tiempo y permanencia de los expedientes una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información.
• Original / Copia. Indica la tradición documental.
• Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está constituido por:
• S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.
• M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.
• E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.
• CT: Conservación Total. Establece qué expedientes se conservarán permanentemente y se convertirán en patrimonio documental de la entidad para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.
• Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, eliminación y o conservación.
• Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.
• Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes en cada una de las dependencias; es la base para argumentar las disposiciones finales.

• Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes de carácter representativo o especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

7.1 Documentos Facilitativos: Aquellos que son comunes a toda la administración, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones; ejemplo, notas contables, recibos de caja, calificación de objetivos, etc.

7.2 Documentos Sustantivos: Los que se producen en relación con las funciones misionales de cada entidad; por ejemplo, el Reconocimiento de Personería Jurídica a entidades sin Ánimo de Lucro ó la Enajenación de Inmuebles Destinados a Vivienda, entre otros.

En la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. se encuentra establecido la existencia de los siguientes tipos de archivos:

Para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., este archivo comprende los dos últimos años de gestión.

8.2 Archivo Central o Intermedio, ubicado en la Calle 11 Sur N°.1 ¿ 60 Este y compuesto por los documentos que se transfieren desde los Archivos de Gestión, de las dependencias de la Secretaría General, su consulta es esporádica y su eliminación está supeditada a las Tablas de Retención Documental.

8.3 Archivo Histórico o Permanente, compuesto por los documentos que se transfieren desde el archivo central, y que por decisión del Comité de Archivo deben conservarse permanentemente, dado el valor que poseen para la investigación, la ciencia o la cultura. De modo que, existirá un Archivo Histórico o permanente de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., ubicado en la carrera 6 con Calle 5.

Los documentos de un archivo se producen como soporte material de la actividad de la institución, en consecuencia, su organización consiste en respetar el orden y el origen de los mismos.

Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el Archivo son, el respeto del Principio de Procedencia y el Principio de Respeto al Orden Original de los documentos, los cuales están determinados por la oficina productora de los mismos.

El Archivo de Gestión se organiza de acuerdo con las funciones, actividades y trámites que adelanta cada dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., conforme a la estructura de la entidad y en tal razón le compete a cada dependencia mantener una disposición que le permita acceder a la documentación que produce o recibe, en forma ágil y oportuna.

Para la organización física del Archivo de Gestión se debe disponer del siguiente tipo de carpetas:

• Carpeta de aleta vertical natural sin plastificar, en yute de 600 gramos.
• Carpeta cuatro tapas natural, en yute de 300 gramos.
• Tapas legajadoras, en yute de 600 gramos.

El Cuadro de Clasificación es un sistema que organiza la información permitiendo situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros, para constituir generalmente expedientes. Tiene igualmente, como ventaja, el normalizar la denominación de los expedientes.

El Expediente entendido como el "conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto".

El expediente se inicia y resuelve en la dependencia que tiene la competencia específica en relación con el tema de que se trate, independientemente de que intervengan diferentes dependencias para su resolución. Así, los documentos adquieren un valor primario que permiten a la entidad obtener los datos necesarios para el desarrollo de sus tareas. Al mismo tiempo, cada documento adquiere un valor legal, por cuanto es prueba de los actos que contiene.

La estructura final de la clasificación y la organización de los Archivos de Gestión, en cada dependencia, es una responsabilidad compartida entre el encargado del archivo y los gestores de los programas y proyectos de la dependencia.

Por lo tanto, la importancia de su conocimiento y su mantenimiento debe evitar en lo posible, la creación indiscriminada de expedientes que duplican y dificultan el manejo de la información.

En consecuencia se debe planificar la organización física de los documentos de archivo, de la siguiente manera:

• Realizar una distribución secuencial de las gavetas del archivador o de las bandejas de estantería.
• Distribuir las series documentales en las gavetas, atendiendo el orden de codificación establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en la Tablas de Retención Documental.
• En el vértice superior de la gaveta, adhiera una descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

Ejemplo:

Para crear un expediente, siga las siguientes instrucciones:

• Ubicar en el Cuadro de Clasificación la serie y/o subserie correspondiente al asunto del expediente a crear.
• Obtenida dicha información, corrobórela contra la Tabla de Retención Documental correspondiente a la oficina.

• Ubicar al interior de cada carpeta, solo los documentos que corresponden al expediente en cuestión y ordénelos en forma cronológica ascendente; es decir, del mes de enero al mes de diciembre de cada año, atendiendo el orden natural en que fueron elaborados, evitando guardar duplicados. La foliación se realiza en el orden en que van llegando los documentos, consecutivamente. Esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra, en forma legible y sin enmendaduras.
• Cuando se proceda a archivar documentos, se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite, que se trata de originales o copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos exigidos a los documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en especial de las firmas originales.
• Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares y las copias sobrantes.
• Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos cincuenta folios (250), así mismo en los expedientes, que por su volumen ocupen más de una carpeta, se deberá indicar cual es la primera parte, la segunda, y así sucesivamente. Ejemplo: 1; 1.2, 1.3, 1.4, etc.
• Cada expediente debe ser ingresado en la base de datos, Sistema de Administración Documental, "SIADOC", con el fin de proceder a su identificación.
• Cada uno de ellos debe estar debidamente clasificado en carpetas y rotulado con los siguientes datos que lo identifican:

• Nombre de la entidad.
• Nombre de la Dependencia que los posee o produce.
• Nombre del expediente.
• Número del expediente

• Separación y clasificación documental. El encargado del Archivo de Gestión en cada dependencia de la Secretaría General, llevará a cabo la separación física de los documentos objeto de archivo, de la papelería inservible, formas en desuso, formas continuas y formularios que han perdido su vigencia, así como de libros, revistas, folletos y periódicos que se encuentren dentro de las unidades documentales o físicamente dentro de los archivadores.
• No serán transferidos al Archivo Central los expedientes que se hayan conformado con la denominación de correspondencia enviada, debido a que la copia se encontrará en el respectivo expediente.
• No se debe transferir por ningún motivo, los expedientes con copias de Decretos, Resoluciones y Circulares recibidas o enviadas, ya que los originales reposan en el Grupo de Decretos y Resoluciones de la Secretaría General ó del organismo competente.
• Se eliminarán segundas, terceras y cuartas copias, cuando se tengan los originales de los documentos en el respectivo expediente.
• Se eliminarán manuscritos y documentos personales.
• Una vez separados físicamente los legajos, paquetes o fólderes que contienen los documentos a eliminar, el responsable del Archivo de Gestión, en la dependencia, lo presentará ante el respectivo jefe para su aprobación y/o comentarios del caso.
• Una vez aprobada su destrucción por el jefe del área, se deben picar y eliminar los documentos.

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

• Los expedientes a transferir deben haber cumplido como mínimo dos (2) años en la dependencia correspondiente, una vez haya finalizado su trámite administrativo.

• Se deben suprimir materiales abrasivos, como por ejemplo clips, gomas, plásticos, grapas, carpetas innecesarias, impresos en blanco, duplicados, papel carbón, notas adhesivas, y otros.

• Se deben sustituir las carpetas deterioradas.
• Los expedientes deben ser ingresados en cajas de conservación de archivo, las cuales solo podrá contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se podrán mezclar expedientes de diferentes oficinas. La caja se debe marcar únicamente con lápiz, NO utilizar marcadores, resaltadores, plumones o cintas adhesivas.
• No se admitirá documentación fragmentada, ni suelta, así como tampoco documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales). Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de varios, diversos, general o similares.

• El traslado de la documentación irá a cargo de la Oficina correspondiente. Esta se realizará teniendo en cuenta el cronograma establecido por la entidad. No obstante, será necesario ponerse en contacto con el auxiliar administrativo del Archivo Central con el fin de concretar el día y el lugar en que se formalizará el traslado.

• El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias de la Secretaría General, indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.

• Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

• Será responsabilidad de cada una de las áreas de la Secretaría General, en coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo de la Secretaría General, la permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia Documental.

• Fecha de Préstamo
• Nombre del Solicitante
• Dependencia
• Nombre del Documento Prestado
• Firma de quien recibe
• Fecha de Devolución

Al recibir el documento y reintegrarlo a su sitio de origen, se anulará el formato o formulario de solicitud de préstamo de documentos y éste se utilizará para efectos de las estadísticas correspondientes. Si se trata de una carpeta, en el formato de solicitud de préstamo de documentos se registra la fecha de devolución y se guarda por un tiempo prudencial para efectuar la revisión de la misma y establecer responsabilidades en caso de extravío de alguno de los documentos contenidos en la carpeta.

Para facilitar el uso del presente Manual, a continuación se explican algunos términos o conceptos empleados.

Alberch Fugueras, Ramón; Cruz Mundet, José Ramón. ¡Archivese! Los Documentos del Poder. El Poder de los Documentos. Alianza Editorial, S.A., Madrid ¿ España; 1999.

La Ley General de Archivos 594 del 14 de julio de 2000. Trascripción Archivo General de la Nación de Colombia, 2000.

Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Archivo General de la Nación. Segunda edición. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1998

Reglamento general de archivos. Archivo General de la Nación. Texto aprobado por la Junta Directiva del AGN mediante acuerdo 007 del 29 de junio de 1994, Santafé de Bogotá.