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Resolución 1038 de 2000 Secretaría Distrital de Gobierno

Fecha de Expedición:
30/08/2000
Fecha de Entrada en Vigencia:
30/08/2000
Medio de Publicación:
Registro Distrital 2219 del 31 de agosto de 2000
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RSB010382000

RESOLUCIÓN 1038 DE 2000

(Agosto 30)

Derogada por la Resolución de la Secretaría de Gobierno 226 de 2001

Por medio de la cual se aprueban los procedimientos para la ejecución de los proyectos de inversión y de los gastos de funcionamiento de la Secretaria de Gobierno de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.

El Secretario de Gobierno

en uso de sus facultades y especialmente las contempladas en el literal a) y o) del artículo segundo del Decreto 069 del 2 de Febrero

de 1999 y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo previsto en el literal a) y o) del artículo segundo del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde al Secretario de Gobierno la formulación de la política general y asegurar el funcionamiento de la Secretaría de Gobierno.

Que de acuerdo con lo previsto en el literal r) del artículo segundo del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, se encuentra a cargo del Secretario de Gobierno la ordenación de los gastos y la celebración de los contratos y convenios de conformidad con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto asignado a la Secretaría de Gobierno.

Que el artículo 13 de la ley 80 de 1993 establece que los contratos que celebren las entidades estatales se regirán por las disposiciones civiles y comerciales y particularmente por la previsto dentro del Estatuto de Contratación, exceptuando aquellos contratos financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, en donde las entidades estatales podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con los procedimientos de formación y adjudicación y cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes. Por lo tanto, los contratos que suscriba la Secretaria de Gobierno que sean financiados por aquellas entidades descritas en el artículo 13 de la ley 80 de 1993, se regularán por lo dispuesto en los reglamentos especiales expedidos por éstas.

Que el numeral 5o. del artículo 26 establece respecto de la responsabilidad de los representantes de las entidades estatales lo siguiente: "La responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección será del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma."

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, por lo cual se hace necesario establecer un procedimiento que haga más ágil y eficiente la ejecución de los gastos de inversión y funcionamiento asignados a la Secretaría de Gobierno.

Que de conformidad con lo previsto en los literales a) y h) del artículo vigésimo primero del Decreto 069 del 2 de febrero de 1999, le corresponde a la Subsecretaria de Planeación y Gestión interactuar con las demás dependencias de la entidad a fin de armonizar la actividades desarrolladas por cada una en la búsqueda del cumplimiento de la misión de la Secretaría de Gobierno y el coordinar los procesos administrativos y presupuestales para la realización de las licitaciones y contratación directa que requiera para su funcionamiento la Secretaría de Gobierno.

Que en aplicación del literal a) y c) del artículo vigésimo segundo del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección Administrativa entre otras funciones, el adelantar el proceso de adquisición de los bienes y servicios que permitan el adecuado funcionamiento de todas las dependencias de la Secretaria de Gobierno y el atender las solicitudes de servicios generales, por lo cual se hace necesario centralizar en esta dependencia todo proceso licitatorio o de concurso o cualquier convocatoria de contratación directa que la Secretaria de Gobierno ordene abrir.

Que de acuerdo con lo previsto en el literal f) del artículo tercero del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Gestión Humana lo siguiente: "Formular, elaborar, proponer y ejecutar el Plan Anual de Capacitación, Inducción y Re ¿ Inducción aplicable a los empleados, buscando el desarrollo integral del personal al Servicio de la Secretaría."

Que de acuerdo con lo previsto en el literal a) del artículo sexto del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Contratación lo siguiente:"Asesorar los procedimientos de licitaciones, concursos y contrataciones directas, la adjudicación, celebración y liquidación de los actos y contratos comprendidos dentro de la finalidad de la Secretaria, siempre de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia."

Que de acuerdo con lo previsto en el literal b) del artículo sexto del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Contratación lo siguiente:"Revisar los aspectos jurídicos de los pliegos de condiciones o términos de referencia que elaboren las distintas dependencias de la Secretaría de Gobierno para el trámite de los procesos contractuales."

Que de acuerdo con lo previsto en el literal c) del artículo sexto del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Contratación lo siguiente:"Evaluar jurídicamente las propuestas u ofertas que se presenten dentro de los procesos licitatorios, concurso de méritos o procesos de contratación directa con formalidades plenas que adelanten las distintas dependencias."

Que de acuerdo con lo previsto en el literal d) del artículo sexto del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Contratación lo siguiente: "Elaborar los contratos para la firma del Secretario de Gobierno o de quien tenga la facultad para celebrar contratos, comprometer y ordenar gastos."

Que de acuerdo con lo previsto en el literal e) del artículo sexto del Decreto 069 del 2 de Febrero de 1999, le corresponde a la Dirección de Contratación lo siguiente: "Aprobar las pólizas o garantías únicas que otorguen los contratistas para respaldar las obligaciones contractuales."

Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO.- Aprobar el siguiente procedimiento para la ejecución de proyectos de inversión:

CAPÍTULO I

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

1o.- SOLICITUD DE CADA GERENTE DE PROYECTO (VISTO BUENO SUBSECRETARIO O DIRECTOR)

Definido el presupuesto de inversión, el Gerente de cada proyecto, una vez realizada la evaluación técnica del proyecto le solicitará la iniciación del proceso contractual a la Subsecretaría de Planeación y Gestión por correo electrónico direccionado a la Subsecretaría o Dirección correspondiente para que éste lo reenvíe; o por escrito anexando la justificación y con el visto bueno de la Subsecretaria o Dirección a que pertenezca.

La justificación de la solicitud deberá contener como mínimo los siguientes puntos y deberá ser diligenciada en el formato elaborado para tal fin: 1. Enunciación del proyecto, descripción de su objetivo y meta que pretende cubrir la solicitud de iniciación del proceso licitatorio o convocatoria directa.

2. El objeto del contrato.

3. Las Especificaciones Técnicas del bien o características del servicio a contratar

4. El plazo de ejecución (que en lo posible no debe ser superior al 31 de diciembre de la respectiva vigencia)

5. Forma de pago considerando que la Secretaria de Gobierno tiene veinticinco (25) días hábiles para tramitar y autorizar el giro a la Secretaria de Hacienda de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá una vez se hayan aportado y aprobado los documentos necesarios por parte del supervisor del contrato.

6. Obligaciones del contratista

7. Valor de honorarios para contratos de prestación de servicios profesionales

8. Designación del supervisor en caso de celebrarse el contrato

9. Criterios de evaluación a ser tenidos en cuenta para seleccionar al contratista en cuanto a experiencia general del proponente, experiencia específica, calidades de los profesionales y número mínimo si el proyecto lo requiere, relación del equipo mínimo si el proyecto lo requiere, fórmulas para evaluar el precio, capacidad económica mínima, etc.; salvo que se trate de contratos de prestación de servicios intuito personae.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando se trate de contratos que deba suscribir la Secretaria de Gobierno y sean financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales; el Gerente de Proyecto si el contrato no se rige por lo previsto en el Estatuto de Contratación Administrativa y el reglamento especial así lo tiene previsto, remitirá los términos de referencia debidamente aprobados por la entidad correspondiente y demás documentos pertinentes a la Subsecretaría de Planeación y Gestión, con el objeto de que la misma tramite la viabilidad técnica ante la Dirección de Planeación y la disponibilidad presupuestal ante la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios en cualquiera de sus modalidades, que deban ser contratados con base en el literal a ) o d) del articulo 24 de la ley 80 de 1993, en concordancia con lo señalado en el artículo tercero del Decreto 855 de 1994,; la solicitud presentada por el Gerente del Proyecto en el formato establecido para tal fin, deberá indicar el valor de los honorarios y estar acompañada con la documentación exigida por la ley, de acuerdo con las indicaciones que para estos efectos establezca la Dirección de Contratación, quien efectuará el proceso de selección.

2o.- SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (REALIZA ESTUDIO) / DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN (OTORGA VIABILIDAD TÉCNICA)

Recibida la solicitud por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión realizará el correspondiente estudio y en tal evento procederá a devolver la solicitud y su justificación para su corrección y en el caso de no tener observaciones, se seguirá adelante con el proceso precontractual, para lo cual se procederá a remitir a la Dirección de Planeación por correo electrónico o por escrito a fin de que otorgue su concepto sobre la viabilidad técnica de la solicitud, concepto que podrá ser emitido a la Subsecretaría de Planeación y Gestión por correo electrónico o por escrito, para lo cual será válido la firma digital en ambos casos.

PARÁGRAFO PRIMERO. De no otorgarse la viabilidad técnica por parte de la Dirección de Planeación, la Subsecretaria de Planeación y Gestión devolverá toda la documentación al Subsecretario o Dirección correspondientes.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se trate de contratos que deba suscribir la Secretaria de Gobierno y sean financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales; recibida la solicitud por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión realizará el correspondiente estudio y en tal evento procederá a devolver la solicitud y su justificación para su corrección y en el caso de no tener observaciones, se seguirá adelante con el proceso precontractual, para lo cual se procederá a remitir a la Dirección de Planeación y Financiera por correo electrónico o por escrito a fin de que otorgue su concepto sobre la viabilidad técnica de la solicitud y la disponibilidad presupuestal respectivamente, concepto y disponibilidad que podrán ser emitidos a la Subsecretaría de Planeación y Gestión por correo electrónico o por escrito, para lo cual será válido la firma digital en ambos casos.

3o.- SECRETARIA DE GOBIERNO (OTORGA VISTO BUENO)

Recibida la viabilidad técnica por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión, remitirá la solicitud y la viabilidad técnica al Secretario de Gobierno para que otorgue su visto bueno con el objeto de seguir adelante con el proceso precontractual.

PARÁGRAFO. Cuando se trate de contratos que deba suscribir la Secretaria de Gobierno y sean financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales; recibida la viabilidad técnica y la disponibilidad presupuestal por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión, remitirá la solicitud, la viabilidad técnica y la disponibilidad presupuestal al Secretario de Gobierno para que otorgue su visto bueno con el objeto de seguir adelante con el proceso precontractual.

4o.- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (ELABORA LOS ESTUDIOS PREVIOS EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE DEL PROYECTO O SU DELEGADO PARA DETERMINAR LOS PRECIOS DEL MERCADO) / DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA (GESTIONA LA CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO)

Otorgada la viabilidad de seguir adelante con el proceso precontractual por parte del Secretario de Gobierno, la Subsecretaría de Planeación y Gestión remitirá la solicitud con el visto bueno del Secretario de Gobierno y el concepto de viabilidad técnica a la Dirección Administrativa, quien en coordinación con el Gerente del proyecto o su delegado procederán a efectuar los estudios previos de que trata el numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993. Para este evento la Dirección Administrativa podrá utilizar como herramienta, la BASE DE DATOS "CENTRAL DE PRECIOS DE REFERENCIA" para determinar entre otros, los potenciales proveedores del bien o servicio y un indicativo aproximado del valor del bien o servicio determinado por los precios del mercado. De los estudios previos se elevará un informe por correo electrónico o por escrito a la Subsecretaría de Planeación y Gestión donde se solicitará la correspondiente disponibilidad presupuestal; anexando cuadro comparativo del mercado y debidamente diligenciada la ficha técnica del proyecto describiendo el objeto a contratar y la fecha aproximada desde la presentación de la solicitud hasta la liquidación del contrato que se pretenda suscribir.

PARÁGRAFO PRIMERO. En aquellos casos que se pretenda contratar capacitación para funcionarios de la Secretaría de Gobierno por proyectos de inversión, otorgada la viabilidad de seguir adelante con el proceso precontractual por parte del Secretario de Gobierno, la Subsecretaría de Planeación y Gestión remitirá la solicitud con el visto bueno del Secretario de Gobierno y el concepto de viabilidad técnica a la Dirección de Gestión Humana, quien efectuará las diligencias necesarias para cumplir con los objetivos de la capacitación de los funcionarios pertenecientes a la Secretaria de Gobierno de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá el correspondiente informe a la Subsecretaría de Planeación y Gestión.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se trate de contratos que deba suscribir la Secretaria de Gobierno y sean financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales; otorgada la viabilidad de seguir adelante con el proceso precontractual por parte del Secretario de Gobierno, la Subsecretaría de Planeación y Gestión remitirá a la dependencia encargada de manejar los recursos del financiamiento internacional, la solicitud con el visto bueno del Secretario de Gobierno, el concepto de viabilidad técnica y la disponibilidad presupuestal, quien seguirá delante de acuerdo con lo previsto en el procedimiento especial.

5o.- SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (SOLICITA C.D.P.) / DIRECCIÓN FINANCIERA (EXPIDE C.D.P.)

Recibido el informe presentado por la Dirección Administrativa (o de la Dirección de Gestión Humana), la Subsecretaria de Planeación y Gestión solicitará por correo electrónico o por escrito la expedición de la correspondiente disponibilidad presupuestal a la Dirección Financiera, que garantizara los recursos para el contrato que se pretende suscribir tal como lo preceptúa el numeral 6º del artículo 25 de la ley 80 de 1993. La Dirección Financiera una vez expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal informará por correo electrónico o por escrito a la Subsecretaría de Planeación y Gestión para continuar con el proceso precontractual, para lo cual será válida la firma digital en ambos casos.

PARAGRAFO. De no expedirse el certificado de disponibilidad presupuestal por parte de la Dirección Financiera, la Subsecretaria de Planeación y Gestión devolverá toda la documentación al Subsecretario o Dirección correspondientes.

6o.- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (INICIAR PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA DEPENDIENDO LA CUANTIA POR LICITACIÓN O CONTRATACIÓN DIRECTA EN COORDINACIÓN CON EL GERENTE DE PROYECTO Y LA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN, LO CUAL INCLUYE LA DISCUSIÓN DE PLIEGOS O TERMINOS DE REFERENCIA Y SU APROBACIÓN POR PARTE DEL SECRETARIO DE GOBIERNO)

6.1 La Subsecretaria de Planeación y Gestión una vez recibido el informe sobre disponibilidad presupuestal de la Dirección Financiera remitirá a la Dirección Administrativa los siguientes documentos para iniciar el proceso de selección del contratista quien deberá coordinarlo con la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto o su delegado:

6.1.1 Solicitud del Gerente del Proyecto con el visto bueno del Secretario de Gobierno.

6.1.2 Justificación de la ejecución del gasto de inversión suscrito por el Gerente del Proyecto en formato diligenciado.

6.1.3 Concepto sobre viabilidad técnica elaborado por la Dirección de Planeación.

6.1.4 Informe elaborado por la Dirección Administrativa que contenga los estudios previos.

6.1.5 Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por la Dirección Financiera

6.2 Con base en los documentos anteriores, la Dirección Administrativa procederá de la siguiente manera dependiendo del procedimiento de selección de que se trate:

6.2.1 LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

Cuando por factores propios de lo que se pretende contratar, se haga obligatorio por ley la apertura de un proceso licitatorio o concursal, la Dirección Administrativa iniciará los trámites regulados en el Estatuto de Contratación para estos eventos y en coordinación con la Dirección de Contratación, se efectuarán cada uno de los pasos regulados en el procedimiento contemplado en el artículo 30 de la ley 80 de 1993, para lo cual la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto o su delegado atenderán las siguientes etapas:

6.2.1.1 La Dirección de Contratación comunicará dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes a la Cámara de Comercio la apertura de la licitación o concurso público.

6.2.1.2 La Dirección de Contratación proyectará la resolución por medio de la cual se ordena la apertura de la Licitación o concurso para la firma del Secretario de Gobierno y se publicará en los casos que haya lugar.

6.2.1.3 La Dirección Administrativa procederá a efectuar las publicaciones que ordena la ley previa revisión del proyecto de aviso de publicación por parte de la Dirección de Contratación.

6.2.1.4 El COMITÉ DE LICITACIONES procederá a discutir los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia tomando como documento base el "PLIEGO UNIFORME DE CONDICIONES" y los "DATOS DE INVITACIÓN", para lo cual se apoyarán en el Gerente de Proyecto o su delegado, definiendo el cronograma de la licitación o concurso dependiendo de la complejidad del objeto a contratar y aprobados en sesión final por el Secretario de Gobierno mediante suscripción del mismo en la parte final del PLIEGO DE CONDICIONES.

6.2.1.5 La apertura de la Licitación o concurso público se efectuará a través de la fijación de un "ACTA DE APERTURA" en la urna destinada para la recepción de ofertas ubicada en la Dirección de Contratación, donde se describirá el objeto a contratar y el plazo de la licitación para recibo de propuestas, que deberá ser suscrita por la Dirección de Contratación, el Gerente de Proyecto y la Oficina de Control Interno como testigo de la transparencia del proceso. Copia del "ACTA DE APERTURA" se colocará en la urna destinada para la recepción de propuestas.

6.2.1.6 Durante el desarrollo del procedimiento de selección, la Dirección del Contratación se apoyará en el Gerente de Proyecto o su delegado para resolver las solicitudes de aclaraciones que presenten los participantes en la licitación o concurso y para elaborar los adendos a que haya lugar.

6.2.1.7 Recibidas las ofertas se levantará un "ACTA DE CIERRE" por los funcionarios que intervinieron en el "ACTA DE APERTURA", y acto seguido el COMITÉ DE LICITACIONES designará los subcomités jurídico, técnico y económico para presentar informe de evaluación de las ofertas estableciendo el correspondiente orden de elegibilidad al COMITÉ DE LICITACIONES para que este a su vez emita la recomendación al Secretario de Gobierno.

6.2.1.8 Revisado el informe de evaluación técnico, económico y jurídico junto con el consolidado de orden de elegibilidad por parte del Secretario de Gobierno, la Dirección de Contratación pondrá dicho informe a disposición de los proponentes por cinco (5) días hábiles de conformidad con lo previsto en el numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993.

6.2.1.9 Vencido el término anterior y en el evento de presentarse observaciones al informe, el COMITÉ DE LICITACIONES procederá a revisar dichas observaciones con cada uno de los subcomités jurídico, técnico y económico a fin de dar respuesta a las observaciones presentadas, las cuales servirán para integrar la parte motiva del acto administrativo que se expida por parte del Secretario de Gobierno, ya sea adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación.

6.2.1.10 En el evento de adjudicarse la licitación por parte del Secretario de Gobierno, la Dirección de Contratación se encargará de seguir adelante con el procedimiento de selección dentro del cual realizará entre otras las siguientes actividades:

6.2.1.10.1 Notificar la resolución de adjudicación al proponente que obtuvo el primer orden de elegibilidad

6.2.1.10.2 Elaborar el contrato adjudicado, e indicar al contratista los requisitos necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato

6.2.1.10.3 Remitir copia del contrato a la Dirección Financiera para registro presupuestal, y copia del contrato suscrito a la Subsecretaría de Planeación y Gestión para el informe de gestión

6.2.1.10.4 Informar al supervisor del contrato remitiéndole copia del contrato para que suscriba el acta de iniciación si así se pactó contractualmente y cumpla con las demás funciones que le corresponden.

6.2.2 CONTRATACIÓN DIRECTA

En el evento que por los factores propios de lo que se pretende contratar la ley permita la selección del contratista mediante los trámites de contratación directa, y de acuerdo con el concepto que en ese sentido se haya emitido por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión, la Dirección Administrativa iniciará los trámites regulados en el Estatuto de Contratación para estos eventos y en coordinación con la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto se efectuarán cada uno de los pasos regulados en los procedimientos contemplados en los decretos reglamentarios de la ley 80 de 1993, para lo cual la Dirección Administrativa, la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto o su delegado atenderán las siguientes etapas:

6.2.2.1 Con base en el estudio de mercado y el potencial de firmas con capacidad para ejecutar el objeto a contratar, la Dirección Administrativa procederá a elaborar para la firma del Secretario de Gobierno las cartas de invitación a los proponentes idóneos, las cuales contendrán los criterios de evaluación con los cuales se seleccionará a la oferta más favorable para los intereses de la entidad y si el proceso así lo exige se harán las publicaciones que ordena el decreto reglamentario que regula los procedimientos de selección por contratación directa. Sin embargo, en los casos en que por la cuantía y la complejidad del objeto del contrato se requiera, la Subsecretaria de Planeación y Gestión ordenará la elaboración de los TERMINOS DE REFERENCIA tomándose como referencia para todos los casos el documento "PLIEGO UNIFORME DE CONTRATACIÓN" y sus correspondientes "DATOS DE INVITACIÓN" discutidos por el COMITÉ DE LICITACIONES de la SECRETARIA DE GOBIERNO con el apoyo del Gerente del proyecto o su delegado y aprobados en sesión final por el Secretario de Gobierno mediante suscripción del mismo en la parte final del PLIEGO DE CONDICIONES.

6.2.2.2 Recibidas las ofertas, el Secretario de Gobierno o la Dirección Administrativa procederá en coordinación con el Gerente de Proyecto y la Dirección de Contratación a evaluarlas, de lo cual deberán elaborar un informe de evaluación de las propuestas presentadas. Por lo tanto vez establecido el orden de elegibilidad, la Dirección Administrativa, la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto procederán a presentar un informe al Secretario de Gobierno para que seleccione al proponente que haga el mejor ofrecimiento para la entidad.

6.2.2.3 Tomada la decisión por parte del Secretario de Gobierno la Dirección de Contratación procederá a:

6.2.2.3.1 Comunicar al proponente su situación de haber obtenido el primer orden de elegibilidad

6.2.2.3.2 Elaborar el contrato adjudicado, e indicar al contratista los requisitos necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato

6.2.2.3.3 Remitir copia del contrato a la Dirección Financiera para registro presupuestal y copia del contrato suscrito a la Subsecretaria de Planeación y Gestión para el informe de gestión.

6.2.2.3.4 Informar al supervisor del contrato remitiéndole copia del contrato para que suscriba el acta de iniciación si así se pactó contractualmente y cumpla con las demás funciones que le corresponden.

6.3 En los casos referentes a la capacitación de los funcionarios pertenecientes a la Secretaria de Gobierno, la Subsecretaria de Planeación y Gestión una vez recibida la disponibilidad presupuestal de la Dirección Financiera remitirá directamente a la Dirección Contratación para la elaboración de correspondiente contrato de prestación de servicios.

6.4 Cuando se trate de contratos que deba suscribir la Secretaria de Gobierno y sean financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derechos público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales; la dependencia encargada de manejar los recursos del financiamiento internacional una vez seleccionado el contratista remitirá a la Subsecretaría de Planeación y Gestión la solicitud para elaborar el respectivo contrato, para lo cual anexará la minuta correspondiente con las cláusulas que imponga la respectiva entidad y en medio magnético.

6.5 En los casos referentes a los contrato de prestación de servicios en cualquiera de sus modalidades, la Subsecretaria de Planeación y Gestión una vez recibida la disponibilidad presupuestal de la Dirección Financiera remitirá directamente a la Dirección Contratación para que inicie el proceso de selección de conformidad con el Estatuto de Contratación y sus decretos reglamentarios.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Aprobar el siguiente procedimiento para la ejecución de gastos de funcionamiento:

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

1o.- EVALUACIÓN DEL GASTO POR PARTE DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

La Dirección Administrativa evaluará la ejecución de los gastos de funcionamiento en cuanto a la adquisición de bienes o servicios, bien porque está dentro de sus competencias dicha evaluación como son los servicios de aseo, vigilancia, mantenimiento de las áreas locativas, etc.; o de acuerdo con las solicitudes que le sean presentadas por la Secretaria de Gobierno, los Subsecretarios o Directores adscritos a la misma. De dicha evaluación se presentará un informe por correo electrónico o por escrito a la Subsecretaría de Planeación y Gestión con el objeto de iniciar el correspondiente proceso precontractual, el cual deberá contener:

1. El objeto del contrato

2. Las Especificaciones Técnicas del bien o características del servicio a contratar

3. El plazo de ejecución (que en lo posible no debe ser superior al 31 de diciembre de la respectiva vigencia)

4. Forma de pago considerando que la Secretaria de Gobierno tiene veinticinco (25) días hábiles para tramitar y autorizar el giro a la Secretaria de Hacienda de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá una vez se hayan aportado y aprobado los documentos necesarios por parte del supervisor del contrato.

5. Obligaciones del contratista

6. Valor de honorarios para contratos de prestación de servicios profesionales

7. Designación del supervisor en caso de celebrarse el contrato

8. Criterios de evaluación a ser tenidos en cuenta para seleccionar al contratista en cuanto a experiencia general del proponente, experiencia específica, calidades de los profesionales y número mínimo si el proyecto lo requiere, relación del equipo mínimo si el proyecto lo requiere, fórmulas para evaluar el precio, capacidad económica mínima, etc.; salvo que se trate de contratos de prestación de servicios intuito personae.

2o.- SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (REALIZA ESTUDIO) / SECRETARIA DE GOBIERNO (OTORGA VIABILIDAD)

Recibido el informe emitido por la Dirección Administrativa, la Subsecretaria de Planeación y Gestión realizará el correspondiente estudio y en tal evento procederá a devolver el informe para su corrección y en el evento de no tener observaciones, se seguirá adelante con el proceso precontractual, para lo cual se procederá a solicitar la viabilidad por parte del Secretario de Gobierno.

3o.- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (ELABORA LOS ESTUDIOS PREVIOS PARA DETERMINAR LOS PRECIOS DEL MERCADO) / DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA (GESTIONA LA CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO)

Otorgada la viabilidad de seguir adelante con el proceso precontractual por parte del Secretario de Gobierno, la Subsecretaría de Planeación y Gestión remitirá la solicitud con el visto bueno del Secretario de Gobierno a la Dirección Administrativa, quien procederá a efectuar los estudios previos de que trata el numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993. Para este evento la Dirección Administrativa podrá utilizar como herramienta, la BASE DE DATOS "CENTRAL DE PRECIOS DE REFERENCIA" para determinar entre otros, los potenciales proveedores del bien o servicio y un indicativo aproximado del valor del bien o servicio determinado por los precios del mercado. De los estudios previos se elevará un informe por correo electrónico o por escrito a la Subsecretaría de Planeación y Gestión y se remitirá para su estudio y trámite correspondiente, anexando debidamente diligenciada en medio magnético la ficha técnica del proyecto describiendo el objeto a contratar y la fecha aproximada desde la presentación de la solicitud hasta la liquidación del contrato que se pretenda suscribir.

PARÁGRAFO. En aquellos casos que se pretenda contratar capacitación para funcionarios de la Secretaría de Gobierno por gastos de funcionamiento, otorgada la viabilidad de seguir adelante con el proceso precontractual por parte del Secretario de Gobierno, la Subsecretaría de Planeación y Gestión remitirá la solicitud con el visto bueno del Secretario de Gobierno a la Dirección de Gestión Humana, quien efectuará las diligencias necesarias para cumplir con los objetivos de la capacitación de los funcionarios pertenecientes a la Secretaria de Gobierno de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá el correspondiente informe a la Subsecretaría de Planeación y Gestión.

4o.- SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (SOLICITA C.D.P.) / DIRECCIÓN FINANCIERA (EXPIDE C.D.P.)

Recibido el informe presentado por la Dirección Administrativa (o de la Dirección de Gestión Humana), la Subsecretaria de Planeación y Gestión solicitará la expedición de la correspondiente disponibilidad presupuestal a la Dirección Financiera por correo electrónico o por escrito, que garantizara los recursos para el contrato que se pretende suscribir tal como lo preceptúa el numeral 6º del artículo 25 de la ley 80 de 1993. La Dirección Financiera una vez expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal informará a la Subsecretaria de Planeación y Gestión por correo electrónico o por escrito para continuar con el proceso precontractual, para lo cual será válida la firma digital en ambos casos. PARAGRAFO. De no expedirse el certificado de disponibilidad presupuestal por parte de la Dirección Financiera, la Subsecretaria de Planeación y Gestión devolverá toda la documentación al Subsecretario o Dirección correspondientes.

5o.- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (INICIAR PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA DEPENDIENDO LA CUANTÍA POR LICITACIÓN O CONTRATACIÓN DIRECTA EN COORDINACIÓN CON LA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN, LO CUAL INCLUYE LA DISCUSIÓN DE PLIEGOS O TERMINOS DE REFERENCIA Y SU APROBACIÓN POR PARTE DEL SECRETARIO DE GOBIERNO)

5.1 La Subsecretaria de Planeación y Gestión una vez recibido el informe sobre la disponibilidad presupuestal de la Dirección Financiera, remitirá a la Dirección Administrativa los siguientes documentos para iniciar el proceso de selección del contratista quien deberá coordinarlo con la Dirección de Contratación:

5.1.1 Informe de la Dirección Administrativa sobre la ejecución de los gastos de funcionamiento con el visto bueno del Secretario de Gobierno

5.1.2 Informe elaborado por la Dirección Administrativa que contenga los estudios previos

1.1.3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por la Dirección Financiera

5.2 Con base en los documentos anteriores, la Dirección Administrativa procederá de la siguiente manera dependiendo del procedimiento de selección de que se trate:

5.2.1 LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

En el evento que por los factores propios de lo que se pretende contratar se haga obligatorio por ley la apertura de un proceso licitatorio o concursal, la Dirección Administrativa iniciará los trámites regulados en el Estatuto de Contratación para estos eventos y en coordinación con la Dirección de Contratación se efectuarán cada uno de los pasos regulados en el procedimiento contemplado en el artículo 30 de la ley 80 de 1993, para lo cual la Dirección de Contratación atenderá las siguientes etapas:

5.2.1.1 La Dirección de Contratación comunicará dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes a la Cámara de Comercio la apertura de la licitación o concurso público.

5.2.1.2 La Dirección de Contratación proyectará la resolución por medio de la cual se ordena la apertura de la Licitación o concurso para la firma del Secretario de Gobierno.

5.2.1.3 La Dirección Administrativa procederá a efectuar las publicaciones que ordena la ley previa revisión del proyecto de aviso de publicación por parte de la Dirección de Contratación.

5.2.1.4 El COMITÉ DE LICITACIONES procederá a discutir los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia tomando como documento base el "PLIEGO UNIFORME DE CONDICIONES" y los "DATOS DE INVITACIÓN", definiendo el cronograma de la licitación o concurso dependiendo de la complejidad del objeto a contratar y aprobados en sesión final por el Secretario de Gobierno mediante suscripción del mismo en la parte final del PLIEGO DE CONDICIONES.

5.2.1.5 La apertura de la Licitación o concurso público se efectuará a través de la fijación de un "ACTA DE APERTURA" en la urna destinada para la recepción de ofertas ubicada en la Dirección de Contratación, donde se describirá el objeto a contratar y el plazo de la licitación para recibo de propuestas, que deberá ser suscrita por la Dirección de Contratación, el Gerente de Proyecto y la Oficina de Control Interno como testigo de la transparencia del proceso. Copia del "ACTA DE APERTURA" se colocará en la urna destinada para la recepción de propuestas.

5.2.1.6 Durante el desarrollo del procedimiento de selección, la Dirección del Contratación se apoyará en la Dirección Administrativa para resolver las solicitudes de aclaraciones que presenten los participantes en la licitación o concurso y para elaborar los adendos a que haya lugar.

5.2.1.7 Recibidas las ofertas se levantará un "ACTA DE CIERRE" por los funcionarios que intervinieron en el "ACTA DE APERTURA", y acto seguido el COMITÉ DE LICITACIONES designará los subcomités jurídico, técnico y económico para presentar informe de evaluación de las ofertas estableciendo el correspondiente orden de elegibilidad al COMITÉ DE LICITACIONES para que este a su vez emita la recomendación al Secretario de Gobierno.

5.2.1.8 Revisado el informe de evaluación técnico, económico y jurídico junto con el consolidado de orden de elegibilidad por parte del Secretario de Gobierno, la Dirección de Contratación pondrá dicho informe a disposición de los proponentes por cinco (5) días hábiles de conformidad con lo previsto en el numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993.

5.2.1.9 Vencido el término anterior y en el evento de presentarse observaciones al informe, el COMITÉ DE LICITACIONES procederá a revisar dichas observaciones con cada uno de los subcomités jurídico, técnico y económico a fin de dar respuesta a las observaciones presentadas, las cuales servirán para integrar la parte motiva del acto administrativo que se expida por parte del Secretario de Gobierno, ya sea adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación.

5.2.1.10 En el evento de adjudicarse la licitación por parte del Secretario de Gobierno, la Dirección de Contratación se encargará de seguir adelante con el procedimiento de selección dentro del cual realizará entre otras las siguientes actividades:

5.2.1.10.1 Notificar la resolución de adjudicación al proponente que obtuvo el primer orden de elegibilidad

5.2.1.10.2 Elaborar el contrato adjudicado, e indicar al contratista los requisitos necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato

5.2.1.10.3 Remitir copia del contrato suscrito para registro presupuestal a la Dirección Financiera y copia a la Subsecretaria de Planeación y Gestión para el informe de gestión.

5.2.1.10.4 Informar al supervisor del contrato dicha condición para que suscriba el acta de iniciación si así se pactó contractualmente y cumpla con las demás funciones que le corresponden.

5.2.2 CONTRATACIÓN DIRECTA

En el evento que por los factores propios de lo que se pretende contratar la ley permita la selección del contratista mediante los trámites de contratación directa, y de acuerdo con el concepto que en ese sentido se haya emitido por parte de la Subsecretaria de Planeación y Gestión, la Dirección Administrativa iniciará los trámites regulados en el Estatuto de Contratación para estos eventos y en coordinación con la Dirección de Contratación se efectuarán cada uno de los pasos regulados en los procedimientos contemplados en los decretos reglamentarios de la ley 80 de 1993, para lo cual la Dirección Administrativa y la Dirección de Contratación atenderán las siguientes etapas:

5.2.2.1 Con base en el estudio de mercado y el potencial de firmas con capacidad para ejecutar el objeto a contratar, la Dirección Administrativa procederá a elaborar para la firma del Secretario de Gobierno las cartas de invitación a los proponentes idóneos, las cuales contendrán los criterios de evaluación con los cuales se seleccionará a la oferta más favorable para los intereses de la entidad y si el proceso así lo exige se harán las publicaciones que ordena el decreto reglamentario que regula los procedimientos de selección por contratación directa. Sin embargo, en los casos en que por la cuantía y la complejidad del objeto del contrato se requiera, la Subsecretaria de Planeación y Gestión ordenará la elaboración de los TERMINOS DE REFERENCIA tomándose como referencia para todos los casos el documento "PLIEGO UNIFORME DE CONTRATACIÓN" y sus correspondientes "DATOS DE INVITACIÓN" discutidos por el COMITÉ DE LICITACIONES de la SECRETARIA DE GOBIERNO y aprobados en sesión final por el Secretario de Gobierno mediante suscripción del mismo en la parte final del PLIEGO DE CONDICIONES.

5.2.2.2 Recibidas las ofertas, el Secretario de Gobierno o la Dirección Administrativa procederá en coordinación con el Gerente de Proyecto y la Dirección de Contratación a evaluarlas, de lo cual deberán elaborar un informe de evaluación de las propuestas presentadas. Por lo tanto vez establecido el orden de elegibilidad, la Dirección Administrativa, la Dirección de Contratación y el Gerente del Proyecto procederán a presentar un informe al Secretario de Gobierno para que seleccione al proponente que haga el mejor ofrecimiento para la entidad.

5.2.2.3 Tomada la decisión por parte del Secretario de Gobierno la Dirección de Contratación procederá a:

5.2.2.3.1 Comunicar al proponente su situación de haber obtenido el primer orden de elegibilidad

5.2.2.3.2 Elaborar el contrato adjudicado, e indicar al contratista los requisitos necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato

5.2.2.3.3 Remitir copia del contrato suscrito para registro presupuestal a la Dirección Financiera y copia del contrato a la Subsecretaria de Planeación y Gestión para el informe de gestión.

5.2.2.3.4 Informar al supervisor del contrato dicha condición para que suscriba el acta de iniciación si así se pactó contractualmente y cumpla con las demás funciones que le corresponden.

5.3 En los casos referentes a la capacitación de los funcionarios pertenecientes a la Secretaria de Gobierno, la Subsecretaria de Planeación y Gestión una vez recibida la disponibilidad presupuestal de la Dirección Financiera remitirá directamente a la Dirección Contratación para la elaboración de correspondiente contrato de prestación de servicios.

ARTÍCULO TERCERO.- La presente resolución rige a partir de su publicación en el Registro Distrital.

PUBLÍCASE, COMUNÍCASE Y CÚMPLASE

JAIME BUENAHORA FEBRES-CORDERO

Secretario de Gobierno EMCA.

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 2219 del 31 de Agosto de 2000.