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Concepto 21437 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
03/05/2012
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

Memorando

2-2012-21437 – 03/05/2012

2214200

Bogotá, D.C.,

Doctor

HENRY HUMBERTO VILLAMARÍN SERRANO.

Subdirector de Gestión Corporativa y control Disciplinario

Departamento Administrativo del Servicio Civil

Ciudad

Asunto:

Su Oficio SGC- 0924 -Solicitud de Concepto – Reconstrucción de un contrato por medio de un documento digitalizado. Radicados Nos. 1-2012-17446 y 3-2012-12033.

Respetado doctor Villamarín:

Esta Dirección recibió, por traslado de la Directora del Archivo de Bogotá, la comunicación del asunto dirigida a la Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos, en la que ese Departamento solicita concepto acerca de la reconstrucción de un contrato por medio de un documento digitalizado.

Al respecto, cabe precisar que el artículo 34 del Decreto Distrital 654 de 2011 establece que, podrán solicitar concepto jurídico a esta secretaría, los/las Jefes/as de las entidades y organismos distritales, o a través o de los/las jefes/as o directores/as de las Oficinas Jurídicas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

" 34.1. Las consultas deberán realizarse por escrito y contendrán una formulación clara y precisa del punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico.

34.2. La solicitud de consulta deberá acompañarse del pronunciamiento de la oficina jurídica de la correspondiente entidad u organismo distrital solicitante."

No obstante lo anterior, y en razón al conocimiento que esa entidad manifiesta en la solicitud, en relación con la normatividad aplicable a la reconstrucción de documentos, como orientación para establecer la reconstrucción del contrato digitalizado se sugiere acudir a las diferentes fuentes y herramientas del proceso de registro y custodia contractual, a saber:

1. Cotejar la copia magnética con la copia del contrato que debe obrar en el área financiera de ese Departamento, como resultado del trámite de registro presupuestal.

2. Con la copia que repose en la compañía de seguros que amparó el contrato.

3. Con la copia de la solicitud de publicación del extracto del contrato en el anexo al registro distrital.

4. En caso de haberse solicitado el archivo del documento al Archivo de Bogotá, se podrá dirigir a dicha dependencia al efecto, informándole del acta de transferencia documental con la cual se envió, para facilitar su ubicación.

5. Solicitarle copia del contrato al contratista.

6. Consultar la publicación del contrato en el portal de contratación.

7. Obtener copias de la información contractual remitida a los organismos de control.

De otra parte, en relación con la consulta, se considera pertinente citar la sentencia del Consejo de Estado, Nº 11001-03-28-000-2006-00013-00(3946-3949) de Sección Quinta, del 8 de Noviembre de 2007 que respecto de un contrato sin formalidades plenas señaló: "Cuando se trate de documentos públicos que reposen en las oficinas de la entidad respectiva, la copia que se obtenga de los archivos magnéticos de la entidad debe cumplir con las exigencias propias del artículo 254 del C. de P. C., esto es debe haber sido expedida por el director de la oficina administrativa en que repose el archivo magnético respectivo. En suma, para la Sala el contrato sin formalidades plenas puede acreditarse de dos formas: (i) Con copia auténtica del documento físico que repose en las oficinas de la entidad contratante, y (ii) Con copia auténtica obtenida del documento que en medio magnético reposa en las oficinas de la entidad contratante. En uno y otro caso la copia, por ser de un documento público y por haber sido expedido por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se reputa auténtica y su valor probatorio no puede ser desconocido mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad (C. de P. C. art. 252)."

En este orden de ideas se tiene que, el archivo magnético del contrato, que reposa en PDF con numeración, fecha y firmas manuscritas, tendrá valor probatorio en tanto cumpla con los requisitos del artículo 2541 del C.P.C.

Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria que pudiere derivarse para los funcionarios que tengan a su cargo la custodia y conservación de los documentos contractuales de conformidad con lo previsto por el artículo numeral 132 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, en concordancia con el inciso 23 del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.

Cordialmente,

JORGE ENRIQUE RAMÍREZ HERNÁNDEZ

AMPARO DEL PILAR LEÓN SALCEDO

Director Jurídico Distrital

Subdirectora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

 

NOTAS DE PIE DE PÀGINA

1 ARTÍCULO 254. VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS. <Artículo  modificado por el artículo 1, numeral 117 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada.

2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.

3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa.

2 de las prohibiciones a los servidores públicos "Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones".

3 Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

c.c:

Doctor Gustavo Adolfo Ramírez Ariza – Director Archivo de Bogotá.

Anexos:

N.A.

Proyectó:

Clara Pachón Salazar

Revisó:

Amparo León Salcedo