RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Con el propósito de preparar el anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2013 y teniendo en cuenta las Circulares 09 del 30 de marzo de 2012, en la cual, el Alcalde Mayor comunica los Lineamientos de Política para la Programación Presupuestal Vigencia 2013 y la 004 del 30 de julio de 2012, donde se establece la Guía Distrital para la elaboración del presupuesto de la vigencia 2013 y presentación del mismo a las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación, se describe la metodología que se llevará a cabo al interior de la Secretaría General.

Así mismo, la presente Circular define los lineamientos para estructurar el Plan Contractual de la Entidad y el respectivo PAC inicial de la siguiente vigencia.

Para la estructuración del presupuesto 2013, se conservarán los criterios de racionalización y austeridad del gasto, en concordancia con lo establecido en la Ley de Saneamiento Fiscal (617 de 2000). Por lo tanto, es importante que se continúen priorizando los gastos y se eliminen aquellos que no sean indispensables.

Es necesario tener en cuenta, que la asignación de los recursos para la vigencia 2013, se efectuarán atendiendo los criterios de sostenibilidad fiscal, techos establecidos en la estrategia financiera del Plan de Desarrollo, disponibilidad de recursos y productos a entregar, focalizados en gastos sociales que benefician directamente a la población en situación de desplazamiento y víctimas del conflicto interno, grupos de primera infancia, niñez, adolescencia y la financiación de proyectos estratégicos como la construcción de vivienda de interés prioritario y la movilidad en la ciudad.

En este contexto, los responsables de proyectos transversales, deberán, dentro del ámbito de sus competencias, gestionar y conseguir recursos, ante las instancias nacionales e internacionales, para financiar acciones estratégicas del Plan de Desarrollo.

En relación con el presupuesto de 2012, es importante que cada responsable de rubro de funcionamiento o de proyecto de inversión, realice una evaluación técnica y financiera de los procesos contractuales que viene adelantando y de los recursos que a la fecha, aún no tienen registro presupuestal. Lo anterior, con el fin de que sean ejecutados dentro de la anualidad.

Si existen recursos que no vayan a ser utilizados, se deben iniciar los trámites necesarios para efectuar traslados internos o devoluciones al Distrito y así evitar reservas presupuestales en la siguiente vigencia (Artículo 8 de la Ley 819 de 2003).

Recuerde que las reservas presupuestales evidencian falta de planeación en los recursos. No obstante, si de manera sustancial, se requiere constituir reservas para el ejercicio básico de la función pública, estas deben ser justificadas por el Ordenador del Gasto y el Jefe de Presupuesto de la Entidad (Circular 031 de 2011 Procuraduría General de la Nación).

Así mismo, es importante identificar y comunicar oportunamente cuales procesos de contratación quedarán en curso¹, para ser incluidos en el presupuesto de la siguiente vigencia.

Para calcular el presupuesto, se requiere efectuar una planeación técnica y financiera de cada necesidad de gasto, teniendo en cuenta el alcance de los compromisos y contratos suscritos en la vigencia 2012.

Para algunas necesidades de gasto, es conveniente considerar los precios del mercado, para lo cual, se pueden hacer las cotizaciones necesarias y así evitar grandes diferencias entre el presupuesto solicitado y el aprobado.

En relación con los servicios personales asociados a la Nómina, se deberá seguir los lineamientos expresados en la Circular 004 del 30 de julio de 2012. Posteriormente, es imprescindible registrar la información en el Sistema de Gestión Contractual de la Secretaría General.

Para los rubros de Honorarios Entidad, Remuneración Servicios Técnicos y bonificación de escoltas, las dependencias autorizadas deberán reportar sus necesidades a la Dirección de Gestión Corporativa, con la debida justificación.

Para solicitar los Gastos de Personal Supernumerario, se requiere anexar los estudios de cargas laborales previstos dentro de la política de formalización del trabajo, con el fin de que sean evaluados e incorporados al Sistema PREDIS, teniendo en cuenta que la inflación proyectada a 31 de diciembre de 2012 es del tres por ciento (3.0%).

Para proyectar los demás gastos de funcionamiento, cada responsable debe ingresar al Sistema de Gestión Contractual a través del "Módulo Programación del Anteproyecto", y teniendo en cuenta las necesidades reales para la vigencia 2013, deberá registrar el objeto de manera clara, sucinta y precisa, así como el valor, fecha de inicio y terminación, y demás información relacionada con cada gasto.

En relación con los Gastos Generales, la Secretaría Distrital de Hacienda ha dispuesto en el Sistema PREDIS la versión 99. Se requiere entonces, que sea ajustada, incorporando el precio real y las cantidades adquiridas en el 2011. Así mismo, es importante incorporar el precio real y las cantidades adquiridas en el año 2012, como también, la proyección a 31 de diciembre; en aquellos casos en los que aún no se ha llevado a cabo la respectiva contratación.

Para la programación de la vigencia 2013, estará disponible la versión 01, con la información registrada en el 2012. Por lo anterior, se requiere que los responsables de los rubros como: Combustibles, Gastos de Computador, CADE y Promoción Institucional, revisen la información registrada en el Sistema de Gestión Contractual, y si es necesario, realizar la actualización de las cantidades, para lo cual, se debe presentar una justificación del cambio, a la Subdirección Financiera. Si la información reportada contiene variaciones representativas con el Sistema PREDIS, se solicitarán justificaciones adicionales.

De otra parte, la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, deberá calcular las obligaciones contingentes judiciales de la Secretaría General y registrarlas en el Sistema de Procesos Judiciales "SIPROJ", así como los gastos conexos que se generan por consecuencia de los fallos de las providencias judiciales. Es importante, que esta información sea reportada a la Subdirección Financiera, para que se reporte a la Secretaría Distrital de Hacienda.

Para la programación de los gastos que se ejecutan a través de los proyectos de inversión, es necesario que cada responsable o gerente concrete la información técnica y financiera para el año 2013, garantizando que las metas y actividades tengan completa coherencia con los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo Bogotá Humana. Para este ejercicio, se debe revisar y actualizar previamente la Formulación del Proyecto de Inversión y formular su respectivo Plan de Acción para la vigencia 2013 (Programación de Metas y Actividades - Formato 2210111-FT-134 Versión 03) y enviar estos documentos a la Oficina Asesora de Planeación.

Cabe recordar, que para los proyectos de inversión dirigidos a la comunidad, las metas deben contemplar los criterios de atención diferencial de la población por género, condición social y ciclo vital. Igualmente, se requiere identificar las inversiones con la perspectiva territorial, enfatizando en el nivel de UPZ.

De otra parte, es importante revisar, ajustar y reprogramar las metas de los indicadores de objetivos y productos del PMR para el 2013, los cuales deben ser coherentes con los logros que se esperan alcanzar a 31 de diciembre de 2012.

Con el fin de garantizar una adecuada proyección de giros de cada necesidad de gasto o compromiso, se debe contemplar los tiempos de trámites precontractuales y contractuales, desde el momento en que se solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), hasta que se proyecte el último pago. El Sistema de Gestión Contractual, le recomendará una fecha límite para enviar toda la documentación necesaria del contrato a la Subdirección de Contratación.

Es de aclarar, que la programación de giros de cada necesidad, se debe proyectar sólo hasta el mes de diciembre de 2013, con el fin de dar cumplimiento al principio de anualidad, lo que conlleva a no constituir reservas presupuestales en el 2014.

Considerando la importancia de este instrumento de planeación y ejecución presupuestal, se expresarán los lineamientos y requisitos para solicitar vigencias futuras 2013, 2014 y 2015.

Si se requiere comprometer recursos bajo la figura de vigencias futuras, es importante soportarlas con la mayor rigurosidad, dado que para su aprobación, debe adelantarse el trámite ante el Consejo de Gobierno, previo a la autorización por parte del CONFIS, y aprobación del Concejo Distrital, de conformidad con las normas vigentes.

Para este fin, la Oficina Asesora de Planeación acompañará a los responsables de rubro de funcionamiento y proyectos de inversión que lo requiera.

Una vez la Secretaría Distrital de Hacienda informe las cifras presupuestales que se llevarán para aprobación del Concejo de Bogotá, se darán a conocer a los responsables de los rubros de funcionamiento y proyectos de inversión, con el fin de ajustar la información contenida en el Sistema de Gestión Contractual, ejercicio que se efectuará a través del Módulo de "Programación Anteproyecto Ajustado".

Actualizada la información, será puesta a consideración del Comité de Contratación de la Secretaría General para su aprobación, de acuerdo con la Resolución 442 de 2011. El resultado de este ejercicio será el Plan Contractual aprobado para el año 2013 y el PAC inicial de cada rubro, documento que será enviado por el Secretario General a la Dirección Distrital de Tesorería y al CONFIS territorial.

En este sentido, El PAC Inicial para la vigencia 2013, no tendrá modificaciones en el primer mes del siguiente año, por ello, es importante registrar con especial cuidado los giros mes a mes de cada necesidad que se pretende ejecutar, teniendo en cuenta que los recursos programados en un mes y que no sean girados, serán trasladados automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar" o "Columna 13" y como consecuencia no podrá disponer fácilmente de ellos.

Para cumplir con las disposiciones y fechas determinadas por la Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación, a continuación se presenta un cronograma para preparar el Anteproyecto de Presupuesto de la vigencia 2013 y posterior aprobación del Plan Contractual de la Secretaría General:

Cordialmente,