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  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Reglamento 1 de 2010 Concejo de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 09/06/2010  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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MODIFICACIÓN AL REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL CONCEJO DE BOGOTA, D.C.,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el Numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional No.1716 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución N° 0275 de 1999, se creo el Comité de conciliación del Concejo de Bogotá, D. C.

Que mediante Resolución N° 0340 del 1º. de julio de 2005, expedida por la Mesa Directiva del Concejo de Bogotá D. C., se integró el Comité de Conciliación en el Concejo de Bogotá, D.C.

Que mediante Resolución N° 0164 del 12 de mayo de 2010, se deroga la Resolución No.340 de 2005, se integra el Comité de Conciliación del Concejo de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones.

Que en razón a lo previsto en el Decreto Nacional 1716 expedido el 14 de mayo de 2009, reglamentario del artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, del artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001, según el cual se modificó lo atinente al proceso de conciliación extrajudicial, se fijan políticas para conciliar, se asignan nuevas funciones al Comité de Conciliación y se deroga el Decreto Reglamentario 1214 de 2000, se hace necesario modificar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación en los términos y condiciones previstos en el Decreto referido.

Que en el ordenamiento jurídico se establecen diferentes mecanismos de solución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia y de los derechos de los ciudadanos.

Que los artículos 15 y siguientes del Decreto Nacional 1716 del 14 de mayo de 2009, reglamentan la integración y funcionamiento de los Comités de Conciliación, además de la obligatoriedad del cumplimiento de sus disposiciones en esta materia por parte de las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Que el numeral 10 del Artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio Reglamento.

Que en consecuencia, se hace necesario modificar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Concejo de Bogotá, D.C., con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones, en los términos y condiciones dispuestos en el Decreto Nacional 1716 de 2009.

Que en mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación del Concejo de Bogotá, D.C., ACUERDAN modificar el Reglamento Interno aprobado en el año 2005, en los siguientes términos:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1º.- Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación del Concejo de Bogotá, D.C. y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTICULO 2º.- Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del Concejo de Bogotá, D. C., tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior del Concejo de Bogotá, D.C.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses del Concejo de Bogotá, D.C.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Concejo de Bogotá, D.C., para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulte demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

10. Dictar su propio reglamento.

ARTICULO 3º. Miembros e invitados permanentes u ocasionales del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros permanentes:

1. El Presidente del Concejo o su delegado que en todos los casos será el Secretario General de la Corporación, quien lo presidirá.

2. El Secretario Distrital de Hacienda en su condición de ordenador del gasto en el Fondo Cuenta del Concejo o quien haga sus veces. (Acuerdo 059 de 2002).

3. El Director Administrativo y Financiero del Concejo.

4. El Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

5. Un Asesor de la Mesa Directiva del Concejo de Bogotá, D.C., designado por el Presidente.

Parágrafo 1º. La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1º de este artículo.

Parágrafo 2º. El Secretario Distrital de Hacienda como ordenador del gasto en el Fondo Cuenta del Concejo de Bogotá, D.C., será citado a las reuniones del Comité, únicamente cuando se trate de asuntos inherentes al ejercicio de funciones conforme al Acuerdo 059 de 2002.

Parágrafo 3º. Concurrirán sólo con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica deban asistir según el caso concreto:

* El apoderado que represente los intereses del Concejo de Bogotá, D.C., en cada proceso.

* El Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno o quien haga sus veces.

* El Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo 4º. El Comité podrá invitar a sus reuniones a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir con derecho a voz.

Parágrafo 5º. Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

ARTÍCULO 4º.- Participación de la Oficina de Control Interno. El funcionario responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO 5º.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en los artículos 30 del Código Contencioso Administrativo y 150 del Código de Procedimiento Civil, así como el artículo 40 de Ley 734 de 2002, así:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario, o haber sido designado por éste como referencia, con el mismo fin.

5. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el miembro del Comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTICULO 6º.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad- hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

El funcionario que sea designado para el reemplazo de quien se ha declarado impedido o recusado, debe ser de la misma oficina o área respectiva.

CAPÍTULO II

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

ARTICULO 7º. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá 2 veces al mes de conformidad con lo establecido en el Decreto 1716 de 2009, previa citación que haga la Secretaría Técnica, en la hora y lugar indicado en la convocatoria respectiva.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran o cuando lo estime conveniente su Presidente, el Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno o al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este Reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTICULO 8º. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con por lo menos cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité.

Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que emita el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

PARÁGRAFO: Cuando se convoque a reuniones extraordinarias, se hará por escrito o vía correo electrónico, sin que sea necesario que se haga con 5 días de anticipación.

ARTÍCULO 9º. Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO 10º. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y en caso de inasistencia así lo señalará, indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el funcionario encargado de la Oficina de Control Interno en la entidad.

ARTÍCULO 11º.- Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Efectuada la deliberación, el Presidente del Comité procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto.

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

ARTÍCULO 12º.- Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del Reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO 13º.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 14º.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO III

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

ARTICULO 15º.- Las fichas técnicas en materia de conciliación extrajudicial y/o judicial. Cada caso objeto de estudio del Comité de Conciliación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el apoderado que tenga a cargo el caso judicial o por el responsable del área que genera la solicitud de conciliación extrajudicial. 

Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado o el responsable del área que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán de acuerdo con el siguiente procedimiento:

* PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE LA FICHA TÉCNICA PARA ESTABLECER LA VIABILIDAD O NO, DE LAS CONCILIACIONES.

1.- Elaboración de Fichas Técnicas para la conciliación:

Una vez obtenida la información relacionada con la conciliación Extrajudicial prevista por la Ley 1285 de 2009 y reglamentado su artículo 13 por el Decreto Nacional 1716 de 2009, el Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través del funcionario designado para estos efectos, la remitirá al Abogado responsable del Área que origina la conciliación extrajudicial, a fin de que se elabore la ficha técnica respectiva, dentro del término señalado.

Para la conciliación judicial, los apoderados de la entidad en los procesos judiciales, informarán oportunamente a la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la fecha y hora de la diligencia de conciliación judicial, aportando para el efecto la ficha técnica debidamente estructurada, para su presentación ante el Comité de Conciliación.

El funcionario responsable del área que origina la conciliación extrajudicial o los apoderados del Concejo de Bogotá, D.C., procederán a elaborar el estudio de los elementos que configuran la supuesta responsabilidad legal y fáctica del tema objeto de conciliación, con fundamento en lo previsto en las normas jurídicas sustantivas, procedimentales, pautas jurisprudenciales consolidadas y de control vigentes.

Los apoderados de la entidad o el funcionario responsable del área que origina la conciliación extrajudicial, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, de manera que el Comité de Conciliación determine su posición de conciliar siempre que se presenten los supuestos jurídicos y probatorios que hagan viable la celebración de un acuerdo conciliatorio, evitando con ello lesionar el patrimonio público.

El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica diseñada para el efecto en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado y/o funcionario que las elaboró.

Recibida la información registrada en la ficha técnica, ésta se entregará a la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien la remitirá en forma oportuna a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, para su alistamiento dentro del orden del día de la sesión siguiente, para consideración del mismo.

La decisión aprobada en sede del Comité de Conciliación, será entregada al funcionario que debe concurrir en representación de la entidad, a la audiencia de conciliación extrajudicial, una vez notificado de la fecha y hora de la misma por parte del delegado de la Procuraduría General de la Nación.

ARTICULO 16º. Las fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición en el formato establecido en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales-SIPROJWEB y presentarla al Comité de Conciliación y agotará el trámite previo a su presentación, debiendo satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

* PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA FICHA TÉCNICA PARA LA ACCION DE REPETICIÓN.

1.- Una vez se obtenga la constancia del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito causado por concepto de la responsabilidad patrimonial del Concejo de Bogotá, D.C., la Dirección Administrativa y Financiera deberá remitir al día siguiente el correspondiente acto administrativo, con sus antecedentes a la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. , para efectos de análisis por parte del Comité de Conciliación.

2. Una vez remitida la documentación pertinente, la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. a través del funcionario designado para el efecto, previo el análisis respectivo, la remitirá a los abogados de la Alcaldía Mayor, responsables de la defensa del Concejo de Bogotá, D.C., preferiblemente a quien representó los intereses de la entidad, a fin de  que se elabore la respectiva ficha técnica, para lo cual la persona responsable registrará la información pertinente en el Módulo de Pago de Sentencias del SIPROJWEB previo a la elaboración de la ficha de estudio de repetición en el aplicativo dispuesto en el Módulo de Conciliación del SIPROJWEB por parte del apoderado a cargo.

3.- Repartido el caso, el abogado procederá a elaborar el estudio de los elementos que configuren la responsabilidad civil-patrimonial del servidor público y con base en éste, presentará recomendación de instaurar o no demanda de repetición.

El estudio deberá seguir la estructura presentada en la ficha técnica diseñada en el aplicativo correspondiente, en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. para tal fin.

Así mismo, deberá analizarse la jurisprudencia de lo contencioso administrativo aplicable a cada caso, el manual de funciones de los servidores que resulten implicados y las pruebas con las que cuente el Concejo de Bogotá, D.C.

Para la elaboración de la ficha técnica, el apoderado cuenta con un término máximo de diez (10) días calendario.

El abogado podrá solicitar el traslado de pruebas que obren en los procesos disciplinarios o fiscales, si a ello hay lugar, para analizarlas y determinar la actuación dolosa o gravemente culposa como causa de la condena patrimonial a la que se obligó a indemnizar la entidad.

Una vez remitido el concepto de repetición, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación deberá listarlo en el orden del día de la sesión del Comité de Conciliación siguiente.

Si el Comité de conciliación decide iniciar los procesos de repetición, los abogados encargados deberán surtir la presentación de la demanda respectiva, dentro de un plazo máximo de dos (2) meses contados a partir de la fecha de la toma de decisión por parte de los miembros del Comité de Conciliación.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTICULO 17º.- Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Los abogados que actúen como apoderados del Concejo de Bogotá, D.C., deberán determinar al momento de contestar las demandas judiciales de responsabilidad patrimonial, la procedencia del llamamiento en garantía, debiendo presentar un informe escrito a través de las fichas técnicas diseñadas para tal fin de Procesos Judiciales SIPROJWEB, a la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el análisis del caso por parte del Comité de Conciliación, en la sesión siguiente a su remisión.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

ARTICULO 18º.- Fichas técnicas en procesos de alta probabilidad de condena. Los abogados encargados de la defensa judicial y extrajudicial del Concejo de Bogotá, D.C., deben proceder a calificar el riesgo y presentar al Comité de Conciliación un informe recomendando la conciliación de los procesos con calificación de alta probabilidad de condena.

El informe debe contener como mínimo:

* El análisis de los hechos

* Las pruebas, identificando la que demuestre la ocurrencia del daño, el nexo de causalidad y especialmente el avalúo económico de los perjuicios.

* El título de imputación de responsabilidad bajo el marco de la línea jurisprudencial reiterada aplicable al caso.

* El concepto financiero del área involucrada si es del caso.

Parágrafo 1º. Con relación a los procesos con calificación media, el apoderado debe tener especial control y seguimiento de la etapa procesal probatoria; finalizada esta etapa, deberá recalificar el riesgo procesal y establecer el extremo de la valoración, es decir, si el proceso es para riesgo alto o bajo y proceder a recomendar al Comité según las pautas arriba señaladas.

Parágrafo 2º. Cuando la calificación del riesgo procesal sea baja, el abogado debe fortalecer la defensa a través del seguimiento de los posibles riesgos extremos del proceso, tales como la variación jurisprudencial, tendencias de fallo del despacho donde se encuentre radicado el proceso o actuaciones irregulares dentro del proceso, entre otras.

La valoración y calificación de los riesgos que deben realizar los abogados, la llevarán a cabo con la metodología establecida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor mediante el SIPROJ.

ARTÍCULO 19º. Informes de los apoderados. Los abogados que actúan como apoderados del Concejo de Bogotá, D.C., deberán presentar a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación un informe sobre el desarrollo de la audiencia de conciliación, junto con una copia del acta contentiva de los acuerdos conciliatorios celebrados ante el agente del Ministerio Público o los diferentes entes jurisdiccionales, para efectos de verificar los alcances del acuerdo conciliatorio y cumplimiento de las decisiones del Comité.

Igual procedimiento deberá surtirse cuando los entes jurisdiccionales respectivos no impartan aprobación judicial de la conciliación propuesta.

ARTÍCULO 20º. Obligatoriedad de las audiencias. Cuando se trate de conciliación, aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado del Concejo de Bogotá, D.C., deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales el Comité consideró no viable conciliar.

CAPÍTULO IV

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

ARTÍCULO 21º.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el profesional del derecho que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Convocar a las sesiones de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Copia del mismo, será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Justicia y del Derecho y a la Dirección Jurídica Distrital.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. Así mismo, este informe con el respectivo fallo deberá ser remitido a la Dirección Jurídica Distrital.

7. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité.

8. Entregar a los abogados encargados de la defensa judicial del Concejo de Bogotá, D.C., copia del acta del Comité de Conciliación para que sea aportada en la audiencia de conciliación correspondiente o de existir política relacionada con el asunto, la certificación respectiva.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 22º.- Elaboración de Actas. El Secretario Técnico del Comité deberá elaborar y diligenciar las actas del Comité en el Sistema de Información de Procesos Judiciales-SIPROJWEB y deberán suscribirse por parte del Presidente y Secretario del Comité, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

El Secretario Técnico del Comité dejará constancia en las actas, de las deliberaciones, de los asistentes y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 23º.- Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos procedan de inmediato a realizar sus observaciones.

Si el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, el día hábil siguiente.

Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico  del Comité que hayan asistido a la respectiva sesión, en un término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión y se incluirá para su aprobación como un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a la misma.

ARTÍCULO 24º.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Secretaría General del Concejo de Bogotá, D.C., serán públicos y podrán ser consultados en esta dependencia.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, el cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTÍCULO 25º. Informes de Gestión del Comité de Conciliación. El Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, cada seis (6) meses.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo, deberá diligenciar el formato elaborado para tal efecto por la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia y la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 26º. Inasistencia del Secretario Técnico. Cuando por cualquier situación administrativa el Secretario Técnico del Comité no pueda asistir a las sesiones, el Presidente del Comité designará para que actúe como Secretario Técnico Ad-hoc en las respectivas reuniones, a uno de los integrantes de dicho Comité.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

ARTÍCULO 27º.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes semestrales.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, al día siguiente de la ocurrencia de cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. Así mismo, en aquellos casos de llamamiento en garantía.

ARTICULO 28º.- Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y de derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

CAPÍTULO VI

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

ARTÍCULO 29º.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del Concejo de Bogotá, D.C. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse a finales del primer y segundo semestre de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el Concejo de Bogotá, D.C., o en los procesos que haya decidido conciliar o por los cuales resulte condenado, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa litigiosa de los intereses de la entidad.

En este sentido, deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originan las demandas y sentencias condenatorias durante el respectivo semestre.

Para tal propósito el Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 30º. Vigencia. El presente Reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en los Anales del Concejo de Bogotá, D.C.

El presente Reglamento se discutió en las sesiones del 18 y 31 de mayo, siendo aprobado en ésta última fecha por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben a los nueve (9) días del mes de junio de dos mil diez (2010).

GLADYS GARCÍA HURTADO

Presidente

JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ

Secretario Distrital de Hacienda

PATRICIA DUQUE CRUZ

Directora Administrativa y Financiera

HECTOR DIAZ MORENO

Subdirector Distrital de Defensa Judicial

y Prevención del Daño Antijurídico 

OLGA MARLÉN RODRÍGUEZ VEGA

Asesora Mesa Directiva

Invitado permanente:

AMÉRICA TARAZONA CAICEDO

Coordinadora Grupo de Trabajo Control Interno

Elaboraron: Olga Marlén Rodríguez Vega y Elba Ligia Acosta Castillo

Revisaron: Nancy Reyes. Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

                  Elba Ligia Acosta Castillo. Secretaria Técnica Comité.


 
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