RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 139 DE 2013

(Marzo 19)

“Por la cual se fijan las directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá D.C., en cumplimiento de la Resolución Reglamentaria No. 010 de 2013”.

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Artículo 1º y el Literal J del Artículo 8º del Decreto 267 de 2007 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, en su Artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado; y que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

Que el Capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 (Art. 100, 101 y 102) reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o de los particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando las causales, forma y monto de las mismas.

Que es deber del todo servidor público, de acuerdo con la Ley 734 de 2002, cumplir y hacer que se cumplan la Constitución, las leyes, los decretos, los acuerdos distritales, los estatutos de la entidad, los reglamentos, los manuales de funciones y de procedimientos, entre otros.

Que mediante la Ley 951 de 2005, se creó el acta de informe de gestión y se fijaron las normas para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado, estableciendo la obligación para los servidores/as públicos/as en calidad de titulares y representantes legales, y los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, de presentar a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000: 2005, adoptado para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante la Resolución 041 de 2006, en el numeral 2.5 objetivos de información, literal b), dispone que se deben “Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Entidad a los Órganos de Control Externo”.

Que de conformidad con el artículo 1º de la Resolución 464 de 2011, “Por la cual se modifica la Resolución 290 de 2009, que reorganizó el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital”, el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General comprende: El Subsistema de Gestión de Calidad (SGC), el Subsistema de Gestión Documental (SIGA), el Subsistema de Seguridad en la Información (SGSI), el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), el Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), el Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), el Subsistema de Control Interno (SCI) y el Subsistema de Desarrollo Administrativo, basado en un enfoque por procesos.

Que el artículo 3° de la Resolución Reglamentaria N° 10 de 2013, “Por medio de la cual se prescriben los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.; y se dictan otras disposiciones”,establece que la Rendición de Cuenta. “Es la presentación de información en virtud del deber legal y ético que tiene el servidor público, persona natural o jurídica a quien se le hayan confiado bienes o recursos del Distrito Capital, de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y sobre los resultados de su gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido”.

Que el artículo 49 ídem establece que la Contraloría de Bogotá podrá imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables de rendir la cuenta cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Que el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor debe rendir la cuenta consolidada sobre la gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados de la entidad, en los siguientes períodos: mensual, intermedio, anual y al culminar su gestión.

Que la rendición de la cuenta a la Contraloría de Bogotá, D.C. deberá realizarse a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

Que se hace necesario fijar las directrices para la rendición de la cuenta de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá, D.C., introdujo a este proceso, mediante la expedición de la Resolución 010 de 2013.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

OBJETIVO

ARTÍCULO 1.- OBJETIVO. La presente Resolución tiene por objeto establecer las directrices al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para preparar, validar, consolidar y rendir la cuenta mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá D.C., las cuales igualmente se aplicarán al momento de culminar la gestión del Secretario General.

PARÁGRAFO. La información reportada en la Cuenta Fiscal por la Secretaría General debe ser precisa, correcta, veraz y completa, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 9º de la Resolución 010 de 2013.

CAPÍTULO II

DE LA CUENTA Y LA RENDICIÓN

ARTÍCULO 2.- RENDICIÓN DE LA CUENTA. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., responderá e informará sobre la administración de bienes y recursos públicos asignados y sobre los resultados de la gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

PARÁGRAFO. La cuenta se estructurará con el conjunto de formatos y documentos electrónicos, en la forma y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., en la Resolución 010 de 2013 y demás disposiciones que la modifiquen o sustituyan.

ARTÍCULO 3°.- DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que administran, procesan, presentan y custodian la información requerida en la cuenta, están obligados a suministrar la información en el medio y oportunidad exigidos en la presente resolución, así como a permitir a la Contraloría de Bogotá D.C. el acceso directo a los sistemas de información, previa autorización de claves y atributos debidamente controlados.

CAPÍTULO III

DE LOS RESPONSABLES

ARTÍCULO 4°.- RESPONSABLES DE PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN. Son responsables de preparar y validar la información para la consolidación y posterior rendición de la cuenta, los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de acuerdo con lo establecido en los artículos 13, 14, 15 y 16 de la presente Resolución.

PARÁGRAFO. El/la responsable de preparar y validar la información, con el envío de la misma al encargado de consolidarla, certifica que la información es precisa, correcta, veraz y completa.

ARTÍCULO 5º.- RESPONSABLES DE CONSOLIDAR LA CUENTA. Son responsables de consolidar la cuenta en cada uno de los periodos los siguientes funcionarios:

Cuenta Mensual: Subdirector(a) financiero(a)

Cuenta intermedia, anual y al culminar la Gestión: Jefe/a Oficina de Control Interno.

PARÁGRAFO 1º. La Cuenta Intermedia comprende el periodo del 1° de enero al 30 de junio de la vigencia fiscal en curso; la cuenta anual comprende el periodo del 1° de enero al 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.

PARÁGRAFO 2º. Información Ocasional. La información diferente a la señalada en la cuenta consolidada solicitada por la Contraloría de Bogotá, D.C., a que se refiere el artículo 47 de la Resolución 010 de 2013, debe ser rendida en los términos señalados por el órgano de control; será precisa, correcta, veraz y completa y deberá prepararla, de acuerdo con el contenido de la solicitud, el responsable de la respectiva dependencia.

PARAGRAFO 3°. Excepciones de consolidación y envío anual. El envío de los formatos CB-1007 “Informe Cierre Presupuestal – Cierre Presupuestal Contratación” y CB-1008 “Informe Cierre Presupuestal – Movimiento Cierre” debe ser realizado por el Subdirector Financiero en las fechas establecidas en la presente Resolución.

ARTÍCULO 6°.- PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS. La rendición de las cuentas debe realizarse a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF- en los términos señalados en el artículo 9° y 11° de la Resolución 010 de 2013, mediante la respectiva firma digital, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en dicho sistema e impresión del certificado de recepción de información.

PARÁGRAFO. RENOVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL: El/la Subsecretario/a General realizará oportunamente los trámites correspondientes ante Certicámara para mantener vigente y actualizada la firma digital del/la Secretario/a General.

ARTÍCULO 7º.- RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO. La Subdirección de Informática y Sistemas debe garantizar la instalación y funcionamiento del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF, en los equipos de los responsables de validar, consolidar y presentar la cuenta., así mismo capacitar, apoyar y monitorear a los mismos.

CAPÍTULO IV

DE LA FORMA, PRESENTACIÓN Y DEBERES

ARTÍCULO 8°.- CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información de la cuenta se clasifica en:

1. FORMATOS ELECTRÓNICOS: Datos parametrizados que deberán ser diligenciados, enviados y validados utilizando SIVICOF.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra, hojas electrónicas entre otros, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, los cuales deberán ser remitidos utilizando la opción respectiva en SIVICOF.

ARTÍCULO 9°.- PROCEDIMIENTOS PARA PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS. Los responsables de preparar y validar la información deben remitirla dentro de los términos previstos en esta resolución, de la siguiente forma:

1. FORMATO ELECTRÓNICO (CB): El responsable prepara la información, la diligencia directamente en el SIVICOF, valida que esté de acuerdo con las directrices de la Resolución 010 de 2013 de la Contraloría de Bogotá, D.C., y la remite por medio electrónico al responsable de consolidarla.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (CBN): El área responsable prepara la información, la diligencia y la remite por medio electrónico en el respectivo archivo (procesador de palabra, hoja electrónica, imágenes o en archivos empaquetados y comprimidos), al responsable de consolidarla.

Con la entrega de la información al responsable de consolidar, el Jefe de la respectiva Dependencia, certifica por escrito, que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, será responsable por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y legales a que hubiera lugar.

3. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN: La custodia y conservación de los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, será responsabilidad de cada uno de los jefes de las respectivas dependencias. Los documentos fuente estarán a disposición del ente de vigilancia y control fiscal, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

ARTÍCULO 10°.- PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA CUENTA. Los responsables de consolidar la cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D.C., y presentarla a la Contraloría de Bogotá. D.C., deben:

1. Recibir la información en la forma requerida por la Contraloría de Bogotá. D.C., previamente validada y certificada como precisa, correcta, veraz y completa por el jefe de la dependencia respectiva, lo cual hará mediante memorando interno.

2. Verificar los casos en que no se registre información para alguno de los formatos o documentos exigidos, cuya justificación se efectuará por el jefe de la dependencia responsable de preparar y validar la información.

3. Conservar una copia magnética de los formatos electrónicos y documentos electrónicos requeridos en la cuenta presentada a la Contraloría de Bogotá. D.C.

CAPÍTULO V

DE LOS PERÍODOS Y LOS TÉRMINOS

ARTÍCULO 11°.- DE LA CUENTA MENSUAL, INTERMEDIA Y ANUAL. En concordancia con lo previsto en la Resolución 010 de 2013 de la Contraloría de Bogotá. D.C., los términos para la presentación de la cuenta mensual, intermedia y anual son los siguientes:

1. CUENTA MENSUAL

2. CUENTA INTERMEDIA

2. CUENTA ANUAL

Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, Responsables de procesos y demás servidores/as obligados/as a presentar información relacionada con los Informes de Gestión y Resultados y Proyectos de Inversión, deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el quinto día hábil del mes de enero, en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en el año de la vigencia anterior.

PARÁGRAFO 1: La Oficina Asesora de Planeación, una vez haya consolidado y realizado la asesoría y verificación pertinente de cada uno de los informes de gestión y proyectos de inversión de las dependencias de la Secretaría General, trimestralmente, en los primeros diez días hábiles de Abril, Julio, Octubre y Enero, remitirá a la Oficina de Control Interno en medio físico y magnético una copia de cada uno de los informes con sus respectivas estadísticas, con en el propósito de realizar la evaluación de gestión por dependencias, ordenado en el artículo 39 de la Ley 909 de 2005.

PARÁGRAFO 2: El Subdirector/a Financiero/a será el responsable de consolidar y presentar a través del SIVICOF, en los términos establecidos, los formatos “CB-1007 Informe Cierre Presupuestal – Cierre Presupuestal Contratación y CB-1008 Informe Cierre Presupuestal – Movimiento Cierre”.

ARTÍCULO 12°.- DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. La cuenta que debe presentar el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.. a la Contraloría de Bogotá, D.C., cuando culmine su gestión, cubrirá el período comprendido entre la fecha de corte de la última rendición de cuenta efectuada (intermedia o anual) y la fecha de retiro definitivo del cargo y contendrá la información relacionada en el artículo 16 de la presente Resolución.

El Secretario General debe rendir cuenta, al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su retiro.

CAPÍTULO VI

DEL CONTENIDO DE LAS CUENTAS CONSOLIDADAS

ARTÍCULO 13º.- DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN MENSUAL. La cuenta mensual consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. incluye los siguientes informes:

ARTÍCULO 14°.- DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN INTERMEDIA. La cuenta intermedia consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento de la cuenta intermedia se presentará con corte a 30 de junio de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado.

ARTÍCULO 15°.- CONTENIDO INFORMACIÓN ANUAL. La cuenta anual consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado.

ARTÍCULO 16.- DE LA DESCRIPCIÓN Y EL CONTENIDO DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. El/la Secretario/a General al culminar su gestión, debe presentar la siguiente información:

PARÁGRAFO 1. Esta rendición no exime al nuevo Secretario General de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

PARÁGRAFO 2. Cuando el retiro definitivo del responsable de rendir cuenta coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar la información señalada en este artículo, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el nuevo responsable.

PARÁGRAFO 3. Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles después del retiro, el Secretario General deberá solicitar, por escrito, autorización a la respectiva Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá. D.C., para el envío de la información de Rendición de Cuentas al Culminar la Gestión por medio del sistema SIVICOF.

CAPÍTULO VII

DE LOS PROCEDIMIENTOS SANCIONATORIOS

ARTÍCULO 17.- DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL. De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, las previstas en los artículos 100, 101 y 102 de la mencionada Ley, en materia de la rendición de cuenta e informes.

PARÁGRAFO 1. Se entenderá por no presentada la cuenta consolidada cuando esta no cumpla con lo previsto en las Resoluciones 010 de 2013 de la Contraloría de Bogotá, D.C., en los aspectos referentes a presentación, forma, términos, período, contenido y refrendación.

PARÁGRAFO 2. Para la imposición de sanciones por el incumplimiento en la rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá, D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente de esa Entidad, en concordancia con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen de conformidad con el Artículo 50 de Resolución 010 de 2013 de la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 18°.- DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. En caso de incumplimiento de la presente Resolución se informará a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios para lo de su competencia.

ARTÍCULO 19°.- OTRAS DISPOSICIONES. En caso que la Contraloría de Bogotá. D.C., realice cambios en los formatos o en las fechas de rendición de las cuentas establecidas en la Resolución Reglamentaria 010 de 2013, el/la responsable de consolidar la cuenta, señalado en el artículo 5° de esta Resolución, hará los respectivos ajustes a esos formatos o fechas y los comunicará a los/as responsables de preparar y validar la información.

ARTÍCULO  20°.- DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 24 del 23 de enero de 2012.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los diecinueve (19) días del mes de marzo de dos mil trece (2013).

JOSÉ ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO

Secretario General (E.)

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 5088 de marzo 22 de 2013.